Effektiv IT-drift inom staten

Effektiv IT-drift inom staten Bilaga 1 Kostnadsberäkningar för nuläge Version 1.0

Innehåll BILAGA 1 KOSTNADSBERÄKNINGAR FÖR NULÄGE... 3 KOSTNADER FÖR HELA DEN OFFENTLIGA IT-VERKSAMHETEN... 3 Reviderade IT-kostnader för kommuner och landsting... 3 REVIDERADE IT-KOSTNADER FÖR STATEN... 6 Estimeringsmetod för revidering av statliga IT-kostnader... 6 Beräknade IT-kostnader för statliga myndigheter... 8 Beräknade IT-kostnader för statliga bolag... 8 Totala IT-kostnader för staten... 9 Totala IT-kostnader för offentliga sektorn... 9 KOSTNADER FÖR IT-DRIFT INOM STATEN... 10 REVIDERADE KOSTNADER FÖR IT-DRIFTEN INOM STATLIGA MYNDIGHETER... 10 REVIDERADE KOSTNADER FÖR IT-DRIFTEN INOM STATLIGA BOLAG... 10 TOTAL KOSTNAD FÖR IT-DRIFT INOM STATEN... 10 Versionshantering Nedanstående tabell redovisar ändringshistoriken för dokumentet. Version Beskrivning Namn 1.0 Första fastställda utgåva. Rickard Edebrandt, Nils Knutsson, Tage Lindberg, Stefan Ellström, Håkan Pettersson, Kenneth Olofsson Sid. 2 (10)

Kostnadsberäkningar för nuläge När det gäller bedömningen av volymer och IT-kostnader för den offentliga sektorn kommer redovisningen att presenteras i två steg: Steg 1 Hela IT-verksamheten inom kommuner, landsting och stat inklusive de offentligt ägda bolagen. Steg 2 Enbart IT-drift inom statliga myndigheter inklusive de statligt ägda bolagen. Uppskattning och beräkning av IT-kostnader har genomförts i två olika steg. De olika stegen bearbetar materialet successivt till den nivå som förstudien har behov av. Som utgångspunkt för arbetet i steg 1 har tidigare gjorda förstudier och rapport använts (se avsnitt 2). I detta steg görs dessutom en nollställning av all information så att den gemensamt avser år 2012. Detta material har kompletterats med beräkningar av den offentliga IT-verksamheten som bedrivs i bolagsform inom kommuner, landsting och stat. Denna information har aldrig tidigare analyserats bortsett från de statliga bolagens IT-verksamhet. Dessa beräkningar har gjorts relativt översiktligt. För arbetet med steg 2 som specificerar kostnaden för IT-drift inom den statliga sektorn, har Riksrevisionens rapport 1 från 2010 använts för en analys och bearbetning som förstudien genomfört. Förstudien har därefter kompletterat Riksrevisionens material med en egen enkätundersökning 2 bland statliga myndigheter. Med denna enkätundersökning fås en precisering av kostnaderna för de olika komponenterna av IT-drift. För att ytterligare kvalitetssäkra informationen har förstudiens sju deltagande statliga myndigheter besvarat en fördjupad enkätundersökning 3. Beräkningarna görs relativt detaljerat för de statliga myndigheterna. När det gäller de statliga bolagens kostnader för IT-drift görs mer översiktliga kalkyler. Kostnader för hela den offentliga IT-verksamheten I detta avsnitt redovisas kostnaderna för steg 1. Dessa avgränsas till att omfatta all IT-verksamheten inom kommuner, landsting och stat inklusive de offentligt ägda bolagen. Reviderade IT-kostnader för kommuner och landsting I detta avsnitt redovisas statistik från Statistiska Centralbyrån (SCB) över de offentligt ägda företagen inom kommuner och landsting 4. Statistiken är uppdelad på de branschområden som de aktuella företagen verkar inom. Kommunägda företag. Det finns 1 622 kommunägda företag. Dessa företag fördelar sig på följande sätt när det gäller bransch, antal företag, antal anställda och omsättning. Redovisningen avser 2010. 1 Riksrevisionen 2011 IT inom statsförvaltningen (RiR 2011:4) 2 Bilaga 2 - Sammanställning av enkät till Riksrevisionens respondenter 3 Bilaga 3 - Sammanställning av enkät till de sju myndigheter som deltagit i förstudien 4 Statistiska Centralbyrån (SCB), Årsbok för offentlig ekonomi 2011 Sid. 3 (10)

Tabell 1 - Kommunägda företag per bransch (2010) Energi och vatten Handel, hotell och restaurang Fastighetsverksamhet m.m. Utbildning, vård och omsorg Antal bolag 404 33 150 852 20 163 Antal anställda 15 497 989 7 445 16 853 930 4 341 Omsättning 91 358 2 905 11 118 71 092 817 6 765 Summa 1 622 46 055 184 055 I de kommunägda företagen finns det drygt 46 000 anställda. Dessa företag omsätter drygt 184 miljarder kronor. Landstingsägda företag. Det finns 112 landstingsägda företag. Dessa företag fördelar sig på följande sätt när det gäller bransch, antal företag, antal anställda och omsättning. Redovisningen avser 2010. Tabell 2 - Landstingsägda företag per bransch (2010) Fastighetsverksamhet Utbildning, vård och omsorg Antal bolag 37 35 19 21 Antal anställda 2 233 941 15 728 1 066 Omsättning 20 381 5 178 11 575 991 Summa 112 19 968 38 124 I de landstingsägda företagen finns det cirka 20 000 anställda. Dessa företag omsätter drygt 38 miljarder kronor. Med SCB:s statistik om de aktuella företagens omsättning 2010 kan IT-kostnaderna kalkyleras med hjälp av Radar Group index om IT-kostnadernas andel av den totala omsättningen inom olika branscher. Sid. 4 (10)

De kommunägda företagens omsättning kopplad till branschindex ger följande resultat: Tabell 3 - Kommunägda företags IT-verksamhet per bransch (2010) Energi och vatten Handel, hotell och restaurang Fastighetsverksamhet m.m. Utbildning, vård och omsorg Omsättning 91 358 2 905 11 118 71 092 817 6 765 Branschindex i % IT-kostnad/ omsättning 3,3 0,9 1,9 1,4 2,6 3,1 Skattad total IT-kostnad 3 015 26 211 995 21 210 Summa 184 056 4 478 Med denna kalkylmetod tyder det på att de kommunägda företagen har en ITkostnad på cirka 4,5 miljarder kronor år 2010. De landstingsägda företagens omsättning kopplad till branschindex ger följande resultat: Tabell 4 - Landstingsägda företags IT-verksamhet per bransch (2010) Fastighetsverksamhet Utbildning, vård och omsorg Omsättning 20 381 5 178 11 575 991 Branschindex i % IT-kostnad/ omsättning 1,9 1,4 2,6 3,1 Skattad total IT-kostnad 387 72 301 31 Summa 38 124 791 Med denna kalkylmetod tyder det på att de landstingsägda företagen har en ITkostnad på cirka 0,8 miljarder kronor år 2010. De befintliga beräkningarna av IT-kostnader för kommuner som gjorts av Institutet för Informationsteknologi avser år 2009. Den genomsnittliga årliga ökningen av de offentliga IT-kostnaderna har varit 2,5 procent för åren 2009-2011 5. Genom uppräkning med detta värde för tre år blir 2012 års kostnad: Kommuner (10,3 + 3 år à 2,5 %): 11,1 mdkr. Landsting (6,1 + 3 år à 2,5 %): 6,6 mdkr Genom att lägga till de kommun- och landstingsägda bolagens IT-kostnader samt revidera 2009 års belopp till 2012 års nivå (2,5 % per år) erhålls följande bild av IT-kostnaderna i kommen och landsting: 5 Genomsnittlig ökning av IT-kostnader för stat och kommuner under åren 2009-2012 enligt IDC, Public Sector IT Spending, Sweden, Actual 2009-2010, Forecast 2011-2012 Sid. 5 (10)

Tabell 5 - IT-kostnaderna i kommuner och landsting (2012) Kommuner Kommunägda bolag Landsting Landstingsägda bolag Totala IT-kostnader 11,1 4,7 6,6 0,8 Summa 23,2 Den totala IT-kostnaden för kommuner och landsting inklusive de ägda bolagen blir 15,8 (11,1+4,7) respektive 7,4 (6,6+0,8) miljarder kronor. Reviderade IT-kostnader för staten Då kalkylerna av statens IT-kostnader bygger på ett relativt osäkert material har förstudien beslutat att kvalitetssäkra dessa kostnader. Detta sker genom: Ytterligare bearbetning av myndigheternas kostnadsuppgifter till Riksrevisionens enkät år 2009. En begäran om kompletterande kostnadsuppgifter till de myndigheter som lämnade svar till Riksrevisionen 2009. En fördjupad analys av IT-kostnaderna bland de sju myndigheter som deltar i denna förstudie. En skattning av IT-kostnaderna inom statligt ägda bolag med stöd av nyckeltal från Radar Groups rapport om IT-nyckeltal och KPI:er 2011. Genom detta kalkyleringssätt kommer en mer aktuell bild av statens IT-kostnader att kunna redovisas. Estimeringsmetod för revidering av statliga IT-kostnader De statliga myndigheterna kan delas in i myndigheter under regeringen (496 st) respektive myndigheter under riksdagen (4 st). Bland myndigheter under regeringen utgörs den största gruppen av förvaltningsmyndigheter (249 st) varav 33 st är högskolor och universitet. De övriga myndigheterna under regeringen är polisen (23 st), domstolarna (86 st), AP-fonderna (6 st), affärsverken (4 st) samt utlandsmyndigheterna (128 st). Estimeringen av de totala IT-kostnaderna för statliga myndigheter har gjorts utifrån de uppgifter om IT-kostnader bland myndigheter under regeringen som förstudien fått tillgång till genom Riksrevisionens enkät och de kompletterande uppgifter som begärts in. Som grund för kostnadsestimeringen delades myndigheterna in i fem grupper: Sid. 6 (10)

Grupp 1: Stora myndigheter där IT-stödet är kritiskt för kärnverksamheten. Till denna grupp hör elva stora eller mellanstora förvaltningsmyndigheter och polismyndigheterna. Totalt 33 myndigheter med ca 77 000 anställda. Förstudien hade tillgång till faktiska IT-kostnadsuppgifter för 2010 från samtliga myndigheter i denna grupp. Grupp 2: Mellanstora myndigheter där IT-stödet utgör en stödfunktion för kärnverksamheten. Till denna grupp hör mellanstora förvaltningsmyndigheter, Länsstyrelserna samt domstolarna. Totalt 169 myndigheter med ca 74 000 anställda. Förstudien hade tillgång till faktiska ITkostnadsuppgifter för 2010 från 25 myndigheter i denna grupp. Eftersom IT-kostnaderna för de 25 kända myndigheterna i gruppen inte alls stod i paritet till antalet anställda per myndighet, estimerades kostnaden för de övriga myndigheterna med stöd av snittkostnaden för de 25 förstnämnda. Grupp 3: Mindre myndigheter där IT-stödet utgör en stödfunktion för kärnverksamheten. Totalt 101 myndigheter med ca 6 000 anställda. Förstudien hade tillgång till faktiska IT-kostnader för 2010 från 16 av de 101 myndigheterna. Eftersom kostnaderna för IT-stödet inom små myndigheter i första hand består av kostnader för IT-stöd för Ekonomi- och Personaladministration (EA/PA) samt kostnader för personliga arbetsplatser och verktyg, skattades IT-kostnaden för de övriga inom denna grupp med stöd av extrapolering utifrån antalet anställda. Grupp 4: Högskolor och universitet, Totalt 33 myndigheter med ca 53 000 anställda. Förstudien hade tillgång till faktiska IT-kostnader för 2010 från 10 av de 33 lärosätena. Här antogs att IT-kostnaden bör stå i paritet till antalet studerande och IT-kostnaden för de övriga lärosätena inom denna grupp skattades därför med stöd av extrapolering utifrån antalet studerande. Grupp 5: myndigheter - myndigheter under riksdagen, AP-fonder och utlandsmyndigheter. Totalt 164 myndigheter med ca 27 000 anställda. Förstudien hade inte tillgång till faktiska IT-kostnader för 2010 för någon av dessa myndigheter. Eftersom kostnaderna för IT-stödet bland dessa myndigheter (på samma sätt som bland som de mindre myndigheterna i grupp 3) i första hand består av kostnader för IT-stöd för ekonomi- och personalsystem samt kostnader för personliga arbetsplatser och verktyg, skattades IT-kostnaden för myndigheterna inom denna grupp med stöd av extrapolering utifrån antalet anställda. Som bas användes samma belopp för IT-kostnad per anställd som vid extrapoleringen av kostnaderna inom grupp 3. Sid. 7 (10)

Beräknade IT-kostnader för statliga myndigheter Beräkningen av de totala IT-kostnaderna för statliga myndigheter har gjorts utifrån de uppgifter om IT-kostnader förstudien fått tillgång till genom Riksrevisionens enkät och de kompletterande uppgifter som begärts in genom förstudiens egna enkäter. Underlagen har samtidigt räknats upp till 2012 års nivå 6 och blir då enligt följande: Tabell 6 - Beräknade IT-kostnader för statliga myndigheter (2012) Grupp 1 Stora myndigheter där IT utgör en kritisk del av kärnverksamheten Totala ITkostnader Grupp 2 Mellanstora myndigheter där IT utgör en stödfunktion 4,4 Grupp 3 Mindre myndigheter där IT utgör en stödfunktion 0,3 Grupp 4 Högskolor och universitet 2,2 Grupp 5 myndigheter 1,5 Summa 15,8 Felmarginalen uppskattas till +/- 10 % på totalnivå. Detta antagande bygger på att felmarginalen i grupp 1 (som står för mer än hälften av kostnaderna) antas vara max +/- 2,5 %, medan felmarginalen i övriga grupper antas vara max. +/- 15 %. Beräknade IT-kostnader för statliga bolag Skattningen av IT-kostnaderna inom statligt ägda bolag har gjorts med stöd av nyckeltal från Radar Groups rapport om IT-nyckeltal och KPI:er 2011. Det finns 612 statligt ägda företag. Dessa företag fördelar sig på följande sätt när det gäller bransch, antal företag, antal anställda och omsättning för 2010: Tabell 7 Statligt ägda bolag fördelat per bransch (2010) Tillverkning och utvinning Energi och vatten Handel, hotell och restaurang Fastighetsverksamhet 35 43 46 52 320 116 Antal bolag 7,4 Antal Omsättning anställda 8 796 8 117 17 800 55 015 32 490 12 042 39 148 68 285 72 243 96 803 31 835 41 527 Summa 612 134 260 349 841 6 Genomsnittlig ökning av IT-kostnader för stat och kommuner under åren 2009-2012 enligt IDC, Public Sector IT Spending, Sweden, Actual 2009-2010, Forecast 2011-2012 Sid. 8 (10)

I de statligt ägda företagen finns det således drygt 134 000 anställda. Dessa företag omsätter 350 miljarder kronor. Med SCB:s statistik om de aktuella företagens omsättning 2010 kan IT-kostnaderna kalkyleras med hjälp av Radar Group branschindex avseende IT-kostnadernas andel av den totala omsättningen, se nedan. Tabell 8 Statligt ägda bolags IT-kostnader per bransch Tillverkning och utvinning Energi och vatten Handel, hotell och restaurang Fastighetsverksamhet Omsättning Branschindex i % Skattad total IT-kostnad IT-kostnad/ omsättning 39 148 68 285 72 243 96 803 31 835 41 527 1,7 3,3 0,9 1,9 1,4 3,1 665 2 253 650 1 839 446 1 287 Summa 349 841 7 140 Enligt denna kalkylmetod har de statligt ägda bolagen en IT-kostnad på cirka 7,1 miljarder kronor år 2010. Uppräknat till 2012 års nivå blir kostnaden 7,5 miljarder kronor. Felmarginalen uppskattas här till +/- 20 %. Totala IT-kostnader för staten Sammanfattningsvis uppgår statens totala IT-kostnader till 23,3 miljarder kronor: Tabell 9 Totala IT-kostnaderna för staten (2012) Statliga myndigheter Statliga bolag IT-kostnader 15,8 7,5 Summa 23,3 Totala IT-kostnader för offentliga sektorn Den offentliga sektorn sammanlagda IT-kostnader beräknas uppgå till cirka 46,5 miljarder kronor: Tabell 10 Offentliga sektorns IT-kostnader (2012) Kommuner Landsting Stat IT-kostnader 15,8 7,4 23,3 Summa 46,5 Sid. 9 (10)

Kostnader för IT-drift inom staten I detta avsnitt beskrivs de beräkningar som ingår i steg 2. Dessa avgränsas till att omfatta driftkostnader för statliga myndigheter och statligt ägda bolag. Den tidigare beräknade totalkostnaden för IT bryts ner till att endast omfatta IT-drift. Reviderade kostnader för IT-driften inom statliga myndigheter Då kostnader för systemutveckling och systemförvaltning räknats bort från totalbeloppet för IT-verksamheten erhålls kostnaderna för IT-driften enligt samma uppställning som ovan. De beräknade IT-driftkostnaderna år 2012 är: Tabell 11 - Beräknade IT-driftkostnader för statliga myndigheter (2012) Grupp 1 Stora myndigheter där IT utgör en kritisk del av kärnverksamheten IT-driftskostnader Grupp 2 Mellanstora myndigheter där IT utgör en stödfunktion 3,2 Grupp 3 Mindre myndigheter där IT utgör en stödfunktion 0,2 Grupp 4 Högskolor och universitet 1,9 Grupp 5 myndigheter 0,8 Summa 10,5 Driftkostnaderna inom statliga myndigheter utgör därmed 66 % av de totala driftkostnaderna. Felmarginalen uppskattas även här till +/- 10 % på totalnivå enligt samma resonemang som för de totala IT-kostnaderna. Reviderade kostnader för IT-driften inom statliga bolag Förstudien hade inte tillgång till några nyckeltal som kunde användas för att bestämma hur stor andel IT-driftkostnaderna utgjorde av de totala IT-kostnaderna inom statliga bolag. Totalkostnaden för IT-drift inom statliga bolag skattades därför genom antagandet att driftkostnaderna här utgjorde en lika stor andel av de totala IT-kostnaderna som de gjorde bland de statliga myndigheterna, dvs. 66 %. Totalkostnaden för IT-drift inom statliga bolag estimeras därmed till 66 % av 7,5 mdkr = 5,0 mdkr. Total kostnad för IT-drift inom staten Sammanfattningsvis uppgår den statliga IT-driften till 15,3 miljarder kronor: Tabell 12 Kostnader för IT-drift i staten (2012) Statliga myndigheter Statliga bolag IT-driftskostnader 10,5 5,0 Summa 15,5 4,4 Sid. 10 (10)