Kallelse/föredragningslista 2017-04-06 Föredragningslista regionstyrelsen den 25 april 2017 Nr Ärenden Dnr 84/17 Val av justerare LS2017-0186 85/17 Fastställelse av föredragningslista LS2017-0110 86/17 Regiondirektörens rapport LS2017-0003 Planer, regelverk, styrning m.m. 87/17 Regionstyrelsens delegationsordning LS2016-0537 88/17 Regionstyrelsens samt styrelser och nämnders interna kontrollplaner 2017 LS2017-0012 89/17 Reglemente för regionens läkemedelskommitté 2017 LS2017-0178 90/17 Riktlinjer för hantering av diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling LS2017-0192 91/17 Landstingsarkivets verksamhetsberättelse 2016 LS2017-0116 92/17 Länsbarnombudsmannens verksamhetsberättelse 2016 och plan 2017 LS2017-0173 93/17 Årsredovisning 2016 - Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling LS2016-0581 94/17 Verksamhetsplan och budgetram 2018 - Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling LS2017-0114 95/17 Ombildning av gemensamma kostnämnden LS2017-0215 96/17 Funktionshinderpolitiskt program LS2016-0267 97/17 Genusrelaterad budgetering LS2017-0135 Ekonomi 98/17 Fördelning av folkhälsomedel 2017 LS2017-0032 99/17 Upphandling av HR-systemlösning LS2016-0419 Arbetsgivarfrågor 100/17 Oberoende av inhyrd personal LS2017-0194
Kallelse/föredragningslista 2017-04-06 101/17 Medel för kompetensförsörjningsåtgärder LS2017-0230 Hälso- och sjukvård 102/17 Patientsäkerhetsberättelse Landstinget i Uppsala län 2016 LS2016-0136 103/17 Ramverk för journalen - ålderssänkning från 18 till 16 år gällande åtkomst till ournalen via nätet LS2017-0199 104/17 Val av ledamöter till Region Uppsalas läkemedelskommitté LS2017-0180 Yttranden 105/17 Remissyttrande avseende Parlamentariska landsbygdskommitténs slutbetänkande För Sveriges landsbygder LS2017-0068 106/17 Remissyttrande avseende Boverkets rapport En metod för bedömning av bostadsbyggnadsbehovet LS2017-0048 107/17 Remissyttrande avseende Nationell läkemedelslista LS2017-0038 108/17 Remissyttrande avseende Regional innovationsstrategi för smart specialisering Gävleborg LS2017-0148 109/17 Revisionssvar avseende Granskning av upphandlade och ingångna avtal av förbrukningsvaror LS2017-0149 110/17 Valärenden LS2017-0005 111/17 Anmälan av beslut enligt delegation LS2017-0007 112/17 Skrivelser för kännedom LS2017-0016
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-03-20 Regionstyrelsen essica Bräck Tfn 018-611 60 41 E-post jessica.brack@regionuppsala.se Regionstyrelsen Val av justerare Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut Simon Alm (SD) utses att jämte ordförande Börje Wennberg (S) justera dagens protokoll. Tid för justering: den xx april 2017 Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se Dnr LS2017-0186
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-02-17 Regionkontoret essica Bräck Tfn 018-611 60 41 E-post jessica.brack@regionuppsala.se Regionstyrelsen Fastställelse av föredragningslista Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut Föredragningslista för sammanträdet fastställs. Ärendebeskrivning Regionstyrelsen fastställer förslag till föredragningslista för sammanträdet. Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se Dnr LS2017-0110
Kallelse/föredragningslista 2017-04-06 Föredragningslista regionstyrelsen den 25 april 2017 Nr Ärenden Dnr 84/17 Val av justerare LS2017-0186 85/17 Fastställelse av föredragningslista LS2017-0110 86/17 Regiondirektörens rapport LS2017-0003 Planer, regelverk, styrning m.m. 87/17 Regionstyrelsens delegationsordning LS2016-0537 88/17 Regionstyrelsens samt styrelser och nämnders interna kontrollplaner 2017 LS2017-0012 89/17 Reglemente för regionens läkemedelskommitté 2017 LS2017-0178 90/17 Riktlinjer för hantering av diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling LS2017-0192 91/17 Landstingsarkivets verksamhetsberättelse 2016 LS2017-0116 92/17 Länsbarnombudsmannens verksamhetsberättelse 2016 och plan 2017 LS2017-0173 93/17 Årsredovisning 2016 - Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling LS2016-0581 94/17 Verksamhetsplan och budgetram 2018 - Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling LS2017-0114 95/17 Ombildning av gemensamma kostnämnden LS2017-0215 96/17 Funktionshinderpolitiskt program LS2016-0267 97/17 Genusrelaterad budgetering LS2017-0135 Ekonomi 98/17 Fördelning av folkhälsomedel 2017 LS2017-0032 99/17 Upphandling av HR-systemlösning LS2016-0419 Arbetsgivarfrågor 100/17 Oberoende av inhyrd personal LS2017-0194
Kallelse/föredragningslista 2017-04-06 101/17 Medel för kompetensförsörjningsåtgärder LS2017-0230 Hälso- och sjukvård 102/17 Patientsäkerhetsberättelse Landstinget i Uppsala län 2016 LS2016-0136 103/17 Ramverk för journalen - ålderssänkning från 18 till 16 år gällande åtkomst till ournalen via nätet LS2017-0199 104/17 Val av ledamöter till Region Uppsalas läkemedelskommitté LS2017-0180 Yttranden 105/17 Remissyttrande avseende Parlamentariska landsbygdskommitténs slutbetänkande För Sveriges landsbygder LS2017-0068 106/17 Remissyttrande avseende Boverkets rapport En metod för bedömning av bostadsbyggnadsbehovet LS2017-0048 107/17 Remissyttrande avseende Nationell läkemedelslista LS2017-0038 108/17 Remissyttrande avseende Regional innovationsstrategi för smart specialisering Gävleborg LS2017-0148 109/17 Revisionssvar avseende Granskning av upphandlade och ingångna avtal av förbrukningsvaror LS2017-0149 110/17 Valärenden LS2017-0005 111/17 Anmälan av beslut enligt delegation LS2017-0007 112/17 Skrivelser för kännedom LS2017-0016
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-03-20 Regionkontoret essica Bräck Tfn 018-611 60 41 E-post jessica.brack@regionuppsala.se Regionstyrelsen Regiondirektörens rapport Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut Regiondirektörens redovisning av aktuell och pågående verksamhet inom Region Uppsala godkänns enligt bilaga. Ärendebeskrivning Regiondirektören lämnar en skriftlig och muntlig rapport angående aktuell och pågående verksamhet inom Region Uppsala. Bilagor Regiondirektörens rapport april 2017 Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se Dnr LS2017-0003
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-03-20 Regionkontoret essica Bräck Tfn 018-611 60 41 E-post jessica.brack@regionuppsala.se Dnr LS2016-0537 Regionstyrelsen Regionstyrelsens delegationsordning Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut Delegationsordning för regionstyrelsen antas enligt bilaga. Ärendebeskrivning Behov föreligger om revidering av regionstyrelsens delegationsordning. Beslut om bidrag till ideella föreningar samt fördelning av folkhälsomedel har setts över. Vidare förslås att beslut om remissyttranden delegeras till regionstyrelsen personalutskott avseende remisser inom utskottets verksamhetsområde. I anslutning till revidering av delegationsordningen kommer även regiondirektörens vidaredelegering att uppdateras. Bilagor Delegationsordning Kopia till Regiondirektören Regionkontorets avdelningschefer Regionjuristerna Samtliga förvaltningschefer Registrator, Akademiska sjukhuset Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se
Dnr LS 2016-0537 Regionstyrelsens delegationsordning Region Uppsala Fastställd av regionstyrelsen 2017-04-25 Gäller fr.o.m. xx
2 (7) 1 Företrädarskap Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från regionstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Region Uppsala. Beslut som vidaredelegerats av förvaltningschef ska anmälas till styrelsen. Ärendetyp 1.1 Avtalstecknande Delegering till: Regionstyrelsens ordförande 1.2 Avtalsteckning, löpande åtgärder Regiondirektör tillika förvaltningschef Förvaltningschef 1.3 Fullmakt Regionstyrelsens ordförande Regiondirektör tillika förvaltningschef Chefsjurist 1.4 Mottagande av delgivning Regiondirektör tillika förvaltningschef HR-direktör Chefsjurist Förhandlingschef Regionsjurist 1.5 Brådskande beslut Regionstyrelsens ordförande 1.6 Ombud Regionstyrelsens ordförande (efter samråd med regionstyrelsens arbetsutskott) Beskrivning Undertecknande av avtal och andra handlingar från regionstyrelsen. Befogenhet att företa rättshandlingar, som att skriva under och säga upp avtal, vilka blir bindande för landstinget. Får vidaredelegeras. Utfärdare och innehavare av fullmakt (bl.a. rättegångsfullmakt) att föra Region Uppsalas talan i mål och rättsliga ärenden som ankommer på styrelsen. Får vidaredelegeras. Får vidaredelegeras av regiondirektör. Fatta beslut å regionstyrelsens vägnar i ärenden som är så brådskande att styrelsens avgörande inte kan avvaktas (kommunallagen 6 kap 36 ). Utse Region Uppsalas ombud vid bolagsstämmor och andra externa organ.
3 (7) 2 Personal Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från regionstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Region Uppsala. Beslut som vidaredelegerats av förvaltningschef ska anmälas till styrelsen. Ärendetyp 2.1 Anställning och anställningsvillkor, regiondirektör 2.2 Anställningsvillkor, regiondirektör Delegering till: Regionstyrelsens arbetsutskott Regionstyrelsens ordförande 2.3 Avslutande av anställning, regiondirektör Regionstyrelsens ordförande och efter att samråd skett med regionstyrelsens arbetsutskott. Regionstyrelsens ordförande 2.4 Tillfälligt förordnande, regiondirektör 2.5 Anställning, förvaltningschef 2.6 Anställningsvillkor, förvaltningschef Regionstyrelsens arbetsutskott Regiondirektör 2.7 Avslutande av anställning, förvaltningschef Regiondirektör 2.8 Tillfälligt förordnande, förvaltningschef Regiondirektör 2.9 Anställning Regiondirektör tillika förvaltningschef 2.10 Avslutande av anställning Regiondirektör tillika förvaltningschef Beskrivning Anställning och villkor. Fortlöpande löne- och anställningsvillkor under anställningen. Avslutande av anställning och villkor kopplade till avslutandet. Avslutande ska ske skriftligt. Anställning och villkor. Förordnande får gälla för maximalt sex månader i taget. Förordnande av semestervikarie för regiondirektören är verkställighet. Anställning och villkor. Fortlöpande löne- och anställningsvillkor under anställningen. Avslutande av anställning och villkor kopplade till avslutandet. Förordnande och anställningsvillkor. Förordnande får gälla för maximalt sex månader i taget. Anställning och anställningsvillkor för personal som inte omfattas av delegation från annan styrelse eller nämnd. Får vidaredelegeras. Avslutande av anställning och villkor kopplade till avslutandet för personal som inte omfattas av delegation från annan styrelse eller nämnd. Får vidaredelegeras.
4 (7) 2.11 Stridsåtgärder 2.12 Tvisteförhandling 2.13 Besluta om kollektivavtal Regionstyrelsens ordförande (efter samråd med regionstyrelsens arbetsutskott) Regiondirektör tillika förvaltningschef HR-direktör Förhandlingschef Arbetsrättsliga stridsåtgärder. Regiondirektör tillika förvaltningschef HR-direktör Teckna och säga upp kollektivavtal. Får vidaredelegeras. Genomföra och avsluta lokal tvisteförhandling. Får vidaredelegeras av regiondirektör. Teckna kollektivavtal gällande allmän övertid överstigande 200 timmar per år för enskild medarbetare får vidaredelegeras av regiondirektör. 3 Ekonomi Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från regionstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Region Uppsala. Beslut som vidaredelegerats av förvaltningschef ska anmälas till styrelsen. Ärendetyp 3.1 Avskrivning Delegering till: Ekonomidirektör Direktör för ekonomi och hållbar utveckling 3.2 Beslut om mottagande av gåva/arv/donation Regiondirektör 3.3 Medelsförvaltning Ekonomidirektör Direktör för ekonomi och hållbar utveckling Finanschef Beskrivning Beslut om avskrivning av fordran mellan 80 000 kr till 200 000 kr. Avskrivning upp till 80 000 kr är ett verkställighetsbeslut. Beslut om mottagande av gåva, arv och donation till Region Uppsala. Delegationen gäller värden uppgående till högst 1 000 000 kr per gåva/arv. Mottagande av gåva upp till 10 000 kr är verkställighet. För medelsplacering med en tidshorisont om mindre än ett år gäller ekonomidirektörs /finanschefs delegation upp till 500 000 000 kr per placering.
5 (7) 3.4 Medelsförvaltning Regionstyrelsens arbetsutskott 3.5 Upptagande av lån m.m. Regionstyrelsens arbetsutskott 3.6 Tecknande av borgen Ekonomidirektör Direktör för ekonomi och hållbar utveckling Hälso-, sjukvårds- och FoUU-utskottet 3.7 Bidrag till föreningar 3.8 Fördelning av folkhälsomedel Hälso-, sjukvårds- och FoUU-utskottet För medelsplacering med en tidshorisont överstigande ett år gäller utskottets delegation upp till 1 000 000 000 kr per placering. Lån tas upp i enlighet med den låneram som regionfullmäktige beslutat för det aktuella budgetåret. Tecknande av borgen efter beslut i regionfullmäktige. Beslut om bidrag till ideella föreningar handikappföreningar och pensionärsföreningar. Beslut om fördelning av folkhälsomedel efter ansökan. 4 Upphandling inklusive investeringar (förutom fastighetsinvesteringar) Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från regionstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Region Uppsala. Beslut som vidaredelegerats av förvaltningschef ska anmälas till styrelsen. Ärendetyp 4.1 Initiering av upphandling Delegering till: Förvaltningschef 4.2 Förfrågningsunderlag Regionstyrelsens arbetsutskott Beskrivning Upphandlingsinitieringar inom den egna verksamheten upp till ett avtalsbelopp om 10 000 000 kr (inom budget). Får vidaredelegeras. Anta förfrågningsunderlag för upphandlingar där kontraktsvärdet är 10 000 000 kr eller högre. Mindre justeringar i förfrågningsunderlaget kan göras fram till anbudsinlämnandet.
6 (7) 5 Beslut rörande förtroendevalda Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från regionstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Region Uppsala. Beslut som vidaredelegerats av förvaltningschef ska anmälas till styrelsen. Ärendetyp 5.1 Anställning, politisk sekreterare Delegering till: Regionråd 5.2 Arvodestolkning Regionstyrelsens arbetsutskott 5.3 Konferenser Regionstyrelsens arbetsutskott Beskrivning Formell anställning och avslut av anställning gällande politiska sekreterare. Tolka bestämmelserna i fråga om arvoden till Region Uppsalas förtroendevalda. Utse deltagare i konferenser, kurser och liknande för förtroendevalda samt besluta om arvode. 6 Särskild delegation Rutin: Delegaten svarar för att beslut fattade med delegation anmäls. Se rutin för anmälan av beslut fattade med delegation från regionstyrelsen och övriga nämnder samt styrelser i Region Uppsala. Beslut som vidaredelegerats av förvaltningschef ska anmälas till styrelsen. Ärendetyp 6.1 Representation Delegering till: Regionstyrelsens ordförande Beskrivning Beslut om representation upp till 160 000 kr. Representation där totalsumman för arrangemanget understiger 20 000 kr är verkställighet. 6.2 Remissyttrande 6.3 Remissyttrande 6.4 Offentlighets- och sekretesslagen m.m. Regiondirektör (efter samråd med regionstyrelsen arbetsutskott) Hälso-, sjukvårds- och FoUU-utskottet Personalutskottet Förvaltningschef tillika förvaltningschef Chefsjurist Landstingsintern representation, t ex personalsammankomst, i landstingets egna lokaler inom beviljad budget är verkställighet upp till 160 000 kr. Beslut om yttranden i ärenden av mindre principiell natur, där Region Uppsala är remissinstans. Beslut om yttranden inom utskottets verksamhetsområde. Beslut av större principiell vikt beslutas av regionstyrelsen. Myndighetens prövning enligt offentlighets- och sekretesslagen (främst 6 kap) om ut-
7 (7) Regionjurist Regionarkivarie 6.5 Personuppgiftslagen Regiondirektör tillika förvaltningschef 6.6 Kvalitetsregister Chefsjurist Regionjurist lämnande av allmän handling (jämte överprövning). Även uppställande av förbehåll vid utlämnande. Beslut enligt tryckfrihetsförordningen 2 kap 14. Får vidaredelegeras av förvaltningschef. Förordnanden enligt personuppgiftslagen. Får vidaredelegeras. Beslut att påta sig ansvaret som Centralt personuppgiftsansvarig, CPUA, för regionala eller nationella kvalitetsregister.
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-03-17 Regionkontoret essica Bräck Tfn 018-611 60 41 E-post jessica.brack@regionuppsala.se Dnr LS2017-0012 Regionstyrelsen Regionstyrelsens samt styrelser och nämnders interna kontrollplaner 2017 Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut Plan för intern kontroll för regionstyrelsen och Regionkontoret 2017 fastställs enligt bilaga. Sjukhusstyrelsens, vårdstyrelsens, fastighets- och servicenämndens, regionala utvecklingsnämndens, kulturnämndens, kollektivtrafiknämndens och patientnämndens interna kontrollplaner 2017 läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Regionstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll inom Region Uppsala och det är regionfullmäktige som beslutar kring regelverket för regionens interna kontroll. Varje styrelse och nämnd inom regionen har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt respektive verksamhetsområde och ska varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen för sin verksamhet. 2013-02-25, 5, godkände landstingsstyrelsen åtgärder i syfte att effektivisera styrelsens utövande av sin uppsiktsplikt. Bland annat ska styrelser och nämnder årligen rapportera sina interna kontrollplaner. Arbetet med intern kontroll ska utgöras av en process som säkerställer en röd tråd där risker som hotar verksamhetens mål identifieras och kopplas till verksamhetens processer; kärnprocesser och stödprocesser. Kontrollaktiviteter som hanterar de identifierade riskerna ska dokumenteras och respektive kontrollaktivitets effektivitet ska testas regelbundet genom självutvärderingar. Åtgärder ska vidtas vid identifierade brister, för att säkerställa att risken hanteras. Sammanfattande resultat återrapporteras till styrelse respektive nämnd varje tertial. Utgångspunkten för 2017 års internkontrollprocess har varit de strategiska målen i Regionplan och budget. I de fall styrelse/nämnd identifierat ytterligare väsentliga mål Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se
2 (3) för sin respektive verksamhet har dessa också inkluderas i internkontrollarbetet. De stödprocesser som, genom urval, ingår i internkontrollplanen 2017 är löneprocessen och inköpsprocessen. Respektive styrelse/nämnd har därefter, tillsammans med förvaltningarna, arbetat för att identifiera de risker som hotar de identifierade målen och därefter tagit fram de kontroller som hanterar de identifierade riskerna. Respektive styrelse/nämnds internkontrollplan fastställs under mars/april 2017. Det kan noteras att samtliga styrelser och nämnder, utom kollektivtrafiken och varuförsörjningsnämnden, har dokumenterat sin internkontrollplan enligt den nya processen. Kollektivtrafiknämnden och varuförsörjningen kommer att dokumentera sin internkontrollplan enligt den nya processen från och med nästa år. Kontrollernas effektivitet kommer att testas regelbundet under året och eventuell identifierad brist kommer att åtgärdas löpande för att säkerställa att risken hanteras och verksamhetsmålet uppnås. Sammanfattande resultat av den löpande testningen kommer att återrapporteras till styrelse/nämnd varje tertial. Bilagor Sjukhusstyrelsens internkontrollplan 2017 Vårdstyrelsens internkontrollplan 2017 Fastighets- och servicenämndens internkontrollplan 2017 Regionala utvecklingsnämndens internkontrollplan 2017 Kulturnämndens internkontrollplan 2017 Kollektivtrafiknämndens internkontrollplan 2017 Patientnämndens internkontrollplan 2017 Varuförsörjningsnämndens internkontrollplan 2017 Kopia till Samtliga styrelser och nämnder
3 (3)
Bilaga KTN 2016 118 Kollektivtrafikförvaltningen UL Rutin Kontrollmål 1.1 Ekonomi Produktion Beräkning av ersättning till trafikföretag. 1.2 Ekonomi Ekonomi 3.13 Försäljning Produktion Kvalitetssäkra att intäkterna är korrekta. Ej fungerande försäljningssystem Följa upp att ersättningen är korrekt beräknad samt rätt index är använt. Kontrollera avvikelseunderlaget. Utreda diffar på avräkningskontona 1669 samt 2895. Genomföra detaljerad analys av vilka möjliga problem som kan uppstå. 4.4 Samhälle & Trafik Medarbetare Personberoende Ha redundans för kritiska funktioner 16 4.19 Samhälle & Trafik Produktion Bristfällig resandedata Att resandedata är korrekt 9 7.1 Teknik & infra PubTrans ur funktion Genomföra detaljerad analys av vilka möjliga problem som kan uppstå. 8 Produktion Kontroll utvecklad? (/N/K) Perspektiv Riskvärde Kontrollmoment nr. Bilaga 1. Internkontrollplan 2017 Metod / Kontrollmoment Frekvens Ansvar för Avvikelse kontroll samt rapportering uppföljning till 4 Fullständig granskning att samtliga månader är uppföljda. Tertialvis Controller Förvaltningschef 4 Fullständig granskning att samtliga månader är uppföljda. Kontroll att analysen är gjord och proaktiva aktiviteter initierade. Kompetens- och bemanningsplanering Återkommande rimlighetsbedömning Tertialvis Controller Förvaltningschef N Kvartalsvis Försäljning Försäljningschef. Minst årligen Minst halvårsvis Avdelningschef Förvaltningschef Avdelningschef Förvaltningschef Kontroll att analysen är gjord och proaktiva aktiviteter initierade. N 12 N Kvartalsvis Systemförvaltare Ledningsgrupp Förklaring till tabell ovan. Kontrollmoment nr. Perspektiv Rutin Kontrollmål Riskvärde Metod / Kontrollmoment Kontroll utvecklad? Frekvens Kontrollansvarig utsedd? Ansvar för kontroll samt uppföljning Avvikelserapportering till Numrera kontrollmomenten för enkel uppföljning av kontrollmomentet gentemot riskanalys. Ange genom drop-downlisten inom vilket perspektiv i det balanserade styrkortet kontrollen är. Landstinget i Uppsala läns perspektiv är * Medborgare och Kund * Ekonomi * Produktion * Förnyelse * Medarbetare. Beskriv vad är det som skall följas upp. Frågeställning, aktivitet eller process. Vad är målet med kontrollen? Målet skall vara mätbart för att kunna göra en objektiv bedömning av resultatet. Utifrån riskanalysen anges värdet för händelsen. Ange hur kontrollen kommer att genomföras. Finns det en kontroll utvecklad för att kunna genomföra intern kontrollen? Ange (ja), N (nej) eller K (Kommentar). Anges K skall kommentar till detta anges vid "Metod / Kontrollmoment. Hur ofta sker kontrollen. Månadsvis, kvartalsvis, tertialsvis, halvårsvis eller årlig kontroll. Ange om det finns dokumenterat vem eller vilka som ansvarar för att utföra kontrollen. Roll vilken är ansvarig för kontrollområdet. I rollen skall ingå att följa upp rutinen samt utveckla den och därmed reducera riskvärdet. Ange till vilken roll avvikelserapportering sker. Protokoll KTN 2016-11-14 - justerat 2016-11-16
Bilaga KTN 2016 118 Kollektivtrafikförvaltningen UL Rutin Initierat kontrollen Sannolikhet (1-4) Konsekvens (1-4) Riskvärde (SxK) Finns det rutin som beskriver de olika momenten i processen? (/N/K) Är rutinen dokumenterad? (/N/K) Är rutinen känd av personalen? (/N/K) Är ansvarsfördelning tydlig? (/N/K) Finns ansvarsfördelning dokumenterad? (/N/K) 1.1 Ekonomi Produktion Beräkning av ersättning till trafikföretag. Ekonomi 1 4 4 Då det är fast (70%) och rörlig del (bonus 30%). Begränsa Kontrolleras enligt rutin varför sannolikheten att det sker är liten men det får stora konsekvenser om felaktiga beräkningar görs. Ersättning till kontrakterade trafikföretag är UL:s största kostnad varför det är av stor vikt att beräkning av denna sker korrekt. N N Följa upp att ersättningen är korrekt beräknad samt rätt index är använt. Kontrollera avvikelseunderlaget. 4 Fullständig granskning att samtliga månader är uppföljda. Tertialvis Controller Förvaltningschef 1.2 Ekonomi Ekonomi Kvalitetssäkra att intäkterna är korrekta. Ekonomi 2 2 4 N N Utreda diffar på avräkningskontona 1669 samt 2895. 4 Fullständig granskning att samtliga månader är uppföljda. Tertialvis Controller Förvaltningschef Ekonomi Felaktig redovisning av dagskassor. Ekonomi 2 2 4 N Följa upp att redovisning av dagskassor är korrekta. 4 Stämma av stickprov av dagskassor. Månadsvis Controller Försäljningschef. 1.4 Ekonomi Ekonomi Bristande kunskap om biljettsystemet. Ekonomi 2 3 6 Generellt på UL finns bristande kunskap om biljettsystemet. Begränsa Bristande support från leverantören (Atron). Stämma av att intäkterna är korrekt bokade från biljettsystemet. 6 Kontroll av skarpa bokningar från Atries. Månadsvis Controller Försäljningschef. 1.5 Ekonomi Ekonomi Dokumentera arbetsrutiner Ekonomi 3 2 6 Begränsa N Dokumentera arbetsflödet, skapa arbetsmanualer 6 Kontroll av att nya arbetsrutiner är tydligt dokumenterade N Årlig kontroll Controller Förvaltningschef 1.6 Ekonomi Ekonomi 3 9 Kontrollera att vi är lojala mot upphandlade avtal. 9 Analys av inköp. Tertialvis Administration Controller Ekonomi Bristande lojalitet mot inköpsavtal samt att Ekonomi avtal inte efterlevs. Felaktigt utbetalda löner Ekonomi 3 1.7 Ekonomi 1 2 2 Tertialvis Administration HR-chef Att alla rekvisitioner inte faktureras. Felaktig avskrivningstid på anläggningar samt att utrangeringar inte gjorts. Ekonomi Ekonomi 1 1 2 2 2 2 Stämma av lön mot gällande anställningsavtal för samtliga UL's anställda. Stämma av stickprov av rekvisitionsfaktureringen. Ekonomi Ekonomi Kontrollera att rätt lön betalas ut till samtliga UL's anställda mot gällande anställningsavtal. Följa upp att samtliga rekvisitioner faktureras. 2 1.8 Ekonomi 1.9 Ekonomi I och med biljettsystemet samt ett stort antal försäljningskanaler har ekonomiprocessen förändrats och lett till nya arbetsrutiner. Risk för att vi tvingas betala höga viten om vi inte följer upphandlade avtal. Finns risk att vi betalar ut felaktiga löner samt löner till anställda som avslutat sin anställning. Finns risk att alla rekvisitioner inte faktureras. Finns risk för att felaktig/för lång avskrivningstid tillämpas på anläggningar samt att utrangeringar inte görs på ett korrekt sätt. Viktigt att vi har kontroll på konto 1669 samt 2895 då det är stora belopp som är bokade på dessa konton. Viktigt att ha kontroll på hantering av kontanter. Minskar risken för att fel uppstår samt att oegentligheter kan göras. Ca 34 mnkr bokas månatligen upp som intäkter från Arties. Det är av yttersta vikt att dessa intäkter blir korrekt bokade. Det är viktigt att rutinerna dokumenteras för att undvika uppkomsten av fel hantering som leder till inkomstbortfall. Kontroll sker genom avtalsuppföljningen mot de upphandlade avtalen. Viktigt att korrrekta löner betalas ut i enlighet med gällande anställningsavtal. Viktigt att alla rekvisitioner faktureras. Kan bli kostsamt om för lång avskrivningstid tillämpas på anläggningar. 1.3 Ekonomi Avräkningskontona 1669 samt 2895 har saldon som tillsammans uppgår till ca 50 mnkr. Viktigt att vi har kontroll på dessa konton. Vid kontanthantering finns alltid en risk för omedvetna samt medvetna fel. Månatlig Kvartalsvis Controller Controller Försäljningschef. Förvaltningschef 2.1 Administration Medarbetare Förståelse styrmodell - centralt Regionen kontra lokalt förvaltning Administration 3 2 6 Otydlighet, ineffektivitet, låg grad av delaktighet och förståelse för helhetn Begränsa Som medarbetare måste man förstå sin del i helheten. Det ökar motivationen och viljan att presetera sitt yttersta om du förstår vad du ska göra för att driva mot målen, både de lokala och de centrala övergripande N N N K N 2.2 Administration Medarbetare Internkommunikationen och informationsöverföringen mellan avdelningarna Administration 4 2 8 Ineffektivt Begränsa Vi har nu former för att sprida information, men fortfarande måste vi se över våra huvuvdprocesser och mötas över gränserna. Projekt, samarbetsformer, informationsspridning för att skapa effektiva flöden och strukturerat driv mot målen K K K 2.3 Administration Medarbetare Oklara rollbeskrivningar och förväntningar Administration 2 4 8 Begränsa 8 2.4 Administration Medarbetare Återkoppling och feedback på individnivå Administration 2 3 6 Begränsa 6 2.5 Administration Produktion Diarieföringsprocessen hanteras effektivt Administration 2 3 6 Ineffektivitet, frustration och saker faller mellan stolarna alternativ dubbelarbetas. Varje medarbetare har individuell/styrkort som följs upp i MAS och per tertial Ärenden blir liggande och vi följer inte lagstiftningen 2.6 Administration Medarbetare Sårbart med personberoende kompetens, en Administration person/kompetensområde 3 3 9 Värdefull och relevant kompetens försvinner med en individ Begränsa 2.7 Administration Medarbetare 2 3 6 Administration 4 2 8 Otydlighet, ineffektivitet, låg grad av delaktighet och förståelse för helheten Sämre arbetsmiljö och mindre motiverade medarbetare Begränsa Medarbetare Ledningens tydlighet, beslutsamhet och stringens Lyhört och effektivt ledarskap Administration 2.8 Administration 2.9 Administration Medarbetare Ett givet medarbetarskap Administration 4 2 8 2.10 Administration Produktion Dokumenterade rutiner och huvudprocesser Administration 2 2 3.1 Försäljning Medarbetare Flytten till Eldaren Försäljning 2 2 3.2 Försäljning Produktion Resursbrist på avdelningen Försäljning 1 3.3 Försäljning Produktion Samarbete mellan avdelningar Försäljning 2 3.4 Försäljning Medarbetare För låg personalomsättning Försäljning 3.5 Försäljning Medarbetare För hög personalomsättning på Kundtjänst 3.6 Försäljning 3.7 Försäljning Medarbetare Produktion 3.8 Försäljning Kommentar till Riskvärdering Riskhantering Motivering för Internkontrollarbete Begränsa Begränsa Begränsa Begränsa Begränsa Begränsa Kontrollmål Inventera anläggningsregistret och försäkra oss om att rätt avskrivningstider används samt att utrangerade anläggningar tas bort ur anläggningsregistret. Samtliga medarbetare har ett individuellt styrkort (som följs upp per tertial) där tydlig korrelation till central styrmodell framgår. Upplevelsen av god internkommunikation har ökat. Begränsa Kontroll utvecklad? (/N/K) Perspektiv Riskvärde Kontrollmoment nr. Riskanalys 2017 Metod / Kontrollmoment 2 2 Inventera anläggningsregistret. Frekvens Ansvar för kontroll samt uppföljning Avvikelse rapportering till 6 Samtliga medarbetare vet vilka UL:s övergripande mål och uppdrag är och hur dessa hänger ihop med det indivuduella styrkortet. Styrkortet upprättas i samband med MAS:et Tertialvis Avdelningschef Avdelningschef 8 Upplevelsen av god internkommunikation har ökat jämfört med mätningen 2015. Enkäten skickas ut årligen. halvårsvis Kommunikationschef Kommunikationschef Huvudprocesser med tillhörande stödprocesser finns dokumenterade. Givna aktiviteter och ansvar. årligen Avd chef Avd chef 6 Vi behöver arbeta med att dokumentera processer och rutiner. I möjligaste mån minska sårbarheten och tydliggöra vad vi gör. N N N K K Alla medarbetare har tydliga styrkort och tydligt nedskrivna processer 9 Begränsa Tydliga, beslutsföra och raka ledare. Konsekvensstyrt ledarskap. Beslutsföra ledare N Upplevelsen av ett gott ledarskap har ökat 8 Högre HME i 2016 års medarbetarenkät årligen Avd chef Avd chef Sämre arbetsmiljö och irritation Begränsa Medarbetarna är aktiva, tar ansvar för arbetsmiljön och processerna och "sätter sig inte på läktaren" N N N N Medarbetarskapspolicyn är känd av alla. 8 Det finns en given och tydlig medarbetarskapspolicy N årligen Avd chef Avd chef 4 ineffektivt och svårare att nå målen Begränsa 4 Osäkerhet, oro, lägre produktivitet Begränsa Kan innebära att medarbetare tappar fokus och möjlighet att genomföra sina uppgifter som leder till prodution. Att samtliga planerade aktiviteter blir genomförda.. Daglig avstämning under flyttveckan för att säkerställa processer och planering. Dagligen i 7 dgr Försäljning Försäljningschef. 2 2 Uppgifter blir inte gjorda. Intäktstapp och leveransbrist. Begränsa 2 2 4 Uppgifter blir inte gjorda. Intäktstapp och leveransbrist. Begränsa 4 1 1 1 För litet tillskott av energi/kompetens. Mindre kreativitet Begränsa 1 Försäljning 2 2 4 Minskad prduktivitet. Resurskrävande rekrytering Begränsa Uppföljning av plan vid avstämningstillfällen Månadsvis Kundtjänstchef Försäljningschef. Hot från arga kunder Otydlig ansvarsfördelning betr Trafikinfo Försäljning Försäljning 2 3 2 2 4 6 Orolig personal, arbetsmiljöproblem, sjukfrånvaro Uppgifter blir inte gjorda. Sämre leverans mot kund. Begränsa Begränsa Produktion UL-korten tar slut Försäljning 1 4 4 Begränsa 3.9 Försäljning Produktion Resursbrist på andra avdelningar Försäljning 2 2 4 Finns inga UL-kort till kunder. Innebär att försäljning stannar I vissa processer beroend av andras leverans. Stopp i förs. 3.10 Försäljning Produktion Ojämn trafikproduktion Försäljning 2 2 Ekonomi Atries ur funktion Försäljning 4 3 4 Trafikstörningar påverkar Kundtjänst bemanning mm. Arbetsmiljöfråga 12 Innebär produktionsstopp. Ekonomisk uppföljning (ex fakturering) upphör. Begränsa 3.11 Försäljning 3.12 Försäljning Förnyelse Liten omvärldsbevakning Försäljning 2 1 Produktion Ej fungerande försäljningssystem Försäljning 3 4 2 Att vi inte följer utveckling inom fokusområden. Felaktiga och sena beslut. 12 Systemen ur funktion. Uteblivna intäkter och minskat förtroende hos kund. Begränsa 3.13 Försäljning 3.14 Försäljning Produktion Telefonsystemet på Kundtjänst ur funktion Försäljning 1 3 3 Kunderna kan inte nå oss på utlovade tider. Minskat förtroende och irriterade kunder Begränsa 4.1 Samhälle & Trafik Medarbetare Flytten Samhälle & Trafik 3 2 6 Osäkerhet, oro, lägre produktivitet 4.2 Samhälle & Trafik Medarbetare Regionbildning Samhälle & Trafik 3 2 6 Osäkerhet, oro, lägre produktivitet 6 4 Kan innebära personalbrist vid toppar samtidigt som utbildning och rekrytering är kostsamt och resurskrävande i sig. Ta fram en plan för det uppskattade rekryteringsbehovet för 2017. 4 4 4 6 Innebär intäktsförluster och problem med missnöjda kunder. Innebär att planerade aktiviteter inte kan genomföras samt att processer för intäkter kan tillfälligt stoppas. Dokumentera en inköpsplan för 2017-2018. 4 Avstämning av inköpsplan löpande Halvårsvis Försäljning Försäljningschef. Genomföra avdelningsövergripande planering beträffande resursläget. 4 Införa avstämningsmöten mellan berörda avdelningar N Kvartalsvis Försäljning Försäljningschef. Kan innebära intäktsförluster samtidigt som kunden upplever biljettsystmet som ur funktion. N N N Genomföra detaljerad analys av vilka möjliga problem som kan uppstå. 12 Kontroll att analysen är gjord och proaktiva aktiviteter initierade. N Kvartalsvis Försäljning Försäljningschef. Kan innebära intäktsförluster samtidigt som kunden upplever biljettsystmet som ur funktion. N N N Genomföra detaljerad analys av vilka möjliga problem som kan uppstå. 12 Kontroll att analysen är gjord och proaktiva aktiviteter initierade. N Kvartalsvis Försäljning Försäljningschef. Begränsa Flytten till Eldaren kommer att påverka samtliga medarbetare i olika grad. Viktigt att engagemanget och motivationen hålls uppe även under och efter denna förändring N Att eventuell oro framkommer och hanteras 6 Kontinuerlig dialog med medarbetare Minst månadsvis Avdelningschef Förvaltningschef Begränsa Regionbildningen och hur detta organiseras kommer att påverka ett antal medarbetare i olika grad. Viktigt att engagemanget och motivationen hålls uppe även under och efter denna förändring N Att eventuell oro framkommer och hanteras 6 Kontinuerlig dialog med medarbetare Minst månadsvis Avdelningschef Förvaltningschef Begränsa Begränsa Begränsa 4 2 3 Protokoll KTN 2016-11-14 - justerat 2016-11-16
4.3 Samhälle & Trafik Medarbetare Hög personalomsättning Samhälle & Trafik 2 3 6 4.4 Samhälle & Trafik Medarbetare Personberoende Samhälle & Trafik 4 4 4.5 Samhälle & Trafik Medarbetare Resursbrist Samhälle & Trafik 3 4.6 Samhälle & Trafik Medarbetare 4.7 Samhälle & Trafik Förnyelse Oklara rollbeskrivningar på Samhälle & Trafik förvaltningsnivå Trafikförsörjningsprogrammet används inte Samhälle & Trafik 4.8 Samhälle & Trafik 4.9 Samhälle & Trafik Produktion Produktion Politisk detaljstyrning Externa händelser som påverkar trafiken 4.10 Samhälle & Trafik Förnyelse 4.11 Samhälle & Trafik 4.12 Samhälle & Trafik Medborgare och kund Medborgare och kund 4.13 Samhälle & Trafik 4.14 Samhälle & Trafik Ekonomi Ekonomi 4.15 Samhälle & Trafik 4.16 Samhälle & Trafik Kompetensbrist, ökad belastning Bilaga KTN 2016 118 Begränsa Personalen besitter olika former av specialkompetens inom kollektivtrafik som tar tid att utveckla. Det innebär att personalomsättning direkt påverkar i vilken takt och med vilken kvalitet arbetet kan utföras. Dessutom risker kvarvarande personal att få en oacceptabel arbetssituation om den totala arbetsbördan inte kan anpassas. N Ha goda förutsättningar för att behålla personal 6 Kontinuerliga avstämningar med stöd av medarbetarsamtal, medarbetarundersökning Minst kvartalsvis Avdelningschef 16 Sårbart, kompetensbrist Begränsa För att kunna hantera avdelningens uppdrag har arbetsuppgifterna fördelats mellan medarbetarna med i vissa fall mycket litet överlapp. Vissa funktioner är dessutom direkt avgörande för att kollektivtrafik ska kunna bedrivas överhuvudtaget i form av planering och beställning av trafik. Det är därför mycket viktigt att dessa funktioner kan fungera även om någon medarbetare slutar. N Ha redundans för kritiska funktioner 16 Kompetens- och bemanningsplanering Minst årligen Avdelningschef Förvaltningschef 3 9 Kompetensbrist, ökad belastning Begränsa Vid resursbrist riskerar avdelningen inte att kunna leverera enligt avdelningens uppdrag. Dessutom riskerar medarbetarna överbelastning. N Anpassa ambitionsnivå efter tillgängliga resurser 9 Kontinuerlig bemanningsplanering Minst månadsvis Avdelningschef Förvaltningschef 4 3 12 Ineffektivitet, saker faller mellan stolar Begränsa 12 2 2 4 Vi arbetar inte mot de mål politiken givit oss Begränsa 4 Samhälle & Trafik Samhälle & Trafik 1 1 3 4 3 4 Svårighet att nå de övergripande målen Kollektivtrafiken kan inte användas Begränsa Begränsa Kontinuerlig avstämninng Minst kvartalsvis Avdelningschef Förvaltningschef Externa parter hindrar önskad utveckling Samhälle & Trafik 2 2 4 Svårighet att nå de övergripande målen Begränsa Synpunkter hanteras godtyckligt Lågt förtroende Samhälle & Trafik Samhälle & Trafik 3 3 2 2 6 6 Olika behandling Svårighet att nå de övergripande målen Begränsa Begränsa Avstämning genom Kollektivtrafikbarometern Minst halvårsvis Avdelningschef Förvaltningschef Samhälle & Trafik Samhälle & Trafik 2 4 3 4 6 Trafiken kan inte följas upp 16 Svårighet att nå de övergripande målen Begränsa Begränsa 6 16 Produktion Medarbetare Felaktigt data från Rebus Oklart med rutiner och budget för infrastruktur Reaktivt, behovstyrt arbetssätt Informationsöverföring mellan avdelningar Samhälle & Trafik Samhälle & Trafik 3 2 3 2 9 4 Svårighet att nå de övergripande målen Ineffektivitet, saker faller mellan stolar Begränsa Begränsa 9 4 4.17 Samhälle & Trafik 4.18 Samhälle & Trafik 4.19 Samhälle & Trafik Produktion Produktion Produktion Easit falerar Brister i trafikutvecklingsprocessen Bristfällig resandedata Samhälle & Trafik Samhälle & Trafik Samhälle & Trafik 1 3 3 4 2 3 4 6 9 Kan ej följa upp projekt Svårighet att nå de övergripande målen Risk för fel i beslutsunderlag Begränsa Begränsa Begränsa 4 6 9 Återkommande rimlighetsbedömning N Minst halvårsvis Avdelningschef Förvaltningschef 4.20 Samhälle & Trafik Produktion Lång politisk process Samhälle & Trafik 4 4 Begränsa 16 4.21 Samhälle & Trafik Produktion Brister i koordinering mellan trafik-, infrastrukturutveckling och mm-åtgärder Samhälle & Trafik 4 4 16 Kort om handläggningstid och därmed svårt att arbeta med kvalitet 16 Ineffektivt Begränsa 16 4.22 Samhälle & Trafik Ekonomi Dålig koll på trafikekonomin Samhälle & Trafik 1 4 4 Direkt resultatpåverkande Begränsa Granska beslutsunderag och utbetalningar Månadsvis Avdelningschef Förvaltningschef 5.1 Stab Produktion Administration av bolagen Stab 2 2 4 Medarbetare Ej backup för stabens funktioner Stab 2 3 6 5.3 Stab Produktion Ej uppdaterade krishanteringsplaner Stab 2 4 8 Bolagsstämmor för bolagen hålls inte i tid. Årsredovisningar skickas inte till Bolagsverket i tid. Det finns begränsad backup för stabens funktioner om någon är frånvarande. Krishanteringsplanerna är ej uppdaterade och hänger inte samman. Begränsa 5.2 Stab Begränsa Det är av yttersta vikt att krishanteringsplanerna är uppdaterade med aktuella uppgifter. Krishanteringsplanen ska antas av Ledningsgruppen årligen eller vid eventuell förändring. 8 Årlig kontroll Presschef Ledningsgrupp 6.1 Kommunikation Medborgare och kund 58 % positiva till UL's varumärke. Kommuniation 2 1 2 Sjunkande procent positiva till UL's Varumärke Acceptera Av stor vikt för UL's varumärke att andelen positiva inte sjunker. 2 Årsvis Kommunikationschef Ledningsgrupp 6.2 Kommunikation Medborgare och kund Sjunkande marknadsandel Stab/nämnd 1 2 2 Lägre marknadsandel Acceptera Stor vikt för nämnden Årsvis Staben Ledningsgrupp/nämnd Ekonomi Samordning av budget och aktiviteter. Kommuniation 2 2 4 Budget i obalans. Kan ej genomföra planerade aktiviteter Begränsa Stor vikt för UL att ha en budget i balans Månadsvis Ekonomi/Kommunikation Ledningsgrupp 6.4 Kommunikation Produktion Ökade digitala tjänster med ca 20 % Kommuniation 2 2 4 Når ej målet på +20% Acceptera Måttlig Följa upp ökning av digitala tjänster. 4 Årsvis Kommunikationschef Ledningsgrupp 6.5 Kommunikation Förnyelse Ny utvecklad hemsida/ul-app Kommuniation 2 1 2 Sämre kundservice Acceptera Stor vikt för UL. Nya utvecklade versioner 2 Årsvis Kommunikationschef Ledningsgrupp 6.6 Kommunikation Medarbetare Når inte målet på 75 % nöjdhet med intern kommunikation i medarbetarenkäten. Kommuniation 3 3 9 Sämre intern kommunikation samt färre nöjda medarbetare. Acceptera Stor vikt för UL. Följa upp resultat i medarbetar enkäten. 9 ämföra marknadsandel mot 2015 års utfall i Kollbar. Uppföljning av ekonomi på avdelningsnivå en gång per månad Följa upp om ökningen av digtala tjänster når 20% eller ej. Kontroll att nya versioner av hemsida samt app släpps. Kontroll att andelen som är nöjda med intern kommunikation ökar i medarbetarenkäten. 6.3 Kommunikation Mätning av andelen som är posotiva till UL's varumärke. Uppföljning att markandsandelen är högre än i 2015 års Kollbar Att budget är i balans och att kostnaderna inte rusar. Kontrollera att Ledningsgruppen har antagit krishanteringsplanen och att det finns dokumenterat i sammanträdesprotokoll. Enkät Årsvis Kommunikationschef Ledningsgrupp 7.1 Teknik & infra Produktion PubTrans ur funktion Teknik & infra 2 4 8 Trafikledning utan verktyg, trafikinformation till kund ligger Begränsa nede Kan leda till intäktsförluster i from av minska resande, problem att leda trafiken för trafikbolagen samt ett högre tryck på kundtjänst N N N Genomföra detaljerad analys av vilka möjliga problem som kan uppstå. 8 Kontroll att analysen är gjord och proaktiva aktiviteter initierade. N Kvartalsvis Systemförvaltare Ledningsgrupp Externa händelser som påverkar kollektivtrafiken måste hanteras för att minimera påverkan för våra kunder. Säkerställa att befintliga rutiner ger avsedd effekt 4 Om medborgarna skulle få lågt förtroende för planering och genomförande av kollektivtrafiken skulle vi inte kunna nå de mål som satts politiskt. Beslut om trafik- och infrastrukturförändringar baseras delvis på resandedata. Fel resandedata riskerar fel i dessa beslut. Förändringar i trafiken påverkar direkt dess kostnad med relativt stora belopp. Viktigt att göra bra bedömningar och uppföljning av hur trafikekonomin påverkas. N N N N N N N N Säkerställa att förtroendet hålls på en hög nivå Att resandedata är korrekt Att trafikekonomin prognostiseras och följs upp korrekt Rutin Initierat kontrollen Sannolikhet Konsekvens Riskvärde (SxK) Kommentar till riskvärdering Riskhantering Motivering till Internkontrollarbete 6 6 4 4 Begränsa 6 Förklaring till tabell ovan. Kontrollmoment nr. Perspektiv 3 4 Förvaltningschef Numrera kontrollmomenten för enkel uppföljning av kontrollmomentet gentemot riskanalys. Här anges inom vilket perspektiv i det balanserade styrkortet kontrollen är: Beskriv vad är det som skall följas upp. Frågeställning, aktivitet eller process. Varifrån i verksamheten kommer initiativet till att införa rutinen till riskanalys inför internkontrollplan? Sannolikheten för att en händelse inträffar enligt skala 1-4 som beskrivs närmre i Anvisningar samt bilaga 3, Riskmatris Konsekvenser av attt det inträffade sker enligt skala 1-4 som beskrivs närmre i Anvisningar samt bilaga 3, Riskmatris. Riskvärdet består av sannolikhet multiplicerat med konsekvens. Kommentar till riskvärdesbedömningen. Hur har tankarna bakom värderingen av sannolikhet och konsekvens varit? Ange lämplig hantering för att begränsa och förebygga riskerna. Riskhanteringen består av att antingen acceptera, begränsa, dela eller eliminera. Kommentera riskhanteringen i ruta "Kommentar till Riskvärdering". Ange varför rutin antingen förs vidare till del i internkontrollplanen eller ej. Varför förs rutinen över till internkontrollplanen? Vilka risker ser du i att rutinen brister och att arbetet behöver kontrolleras? Efter dessa följer ett antal a / Nej frågor som tydliggör dokumentation och ansvarsfördelning av rutinen. Är det oklart avseende exempelvis samtliga enheters dokumentering och ansvarsfördelning ange K för att kommentara detta i ruta "Kommentar till Riskvärdering". Protokoll KTN 2016-11-14 - justerat 2016-11-16 2 4
Bilaga 25 RPB RPB eller nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Stategiskt mål Indikator Vad vill vi uppnå? Vad hindrar oss att nå målet? Aktivitet för att eliminera/minimera risken Test att kontrollaktiviteten har blivit Information om utfört test utförd och att den fungerar, dvs att den och slutsats om hur väl eliminerar/minimerar risken kontrollaktiviteten fungerar Mål Indikator Målvärdet eller mål Regionala utvecklingsnämndens beslut verkställs Identifierad risk Kontrollaktivitet Sammanställning och regelbunden uppföljning av balanslistor Test av kontrollaktiviteten Stickprovskontroll att uppföljning av balanslistor har genomförts Beslut fattade av RUN verksälls inte Verksamheten Utförd kontroll och slutsats Styrelse/nämnd Riskbedömning - presentera i matris Sannolikhet att Effekt av att det inträffar att det inträffar Ansvarig för test av kontrollaktiviteten Nämndsekr RS Riskbedömning 4 3 Effekt RPB 2 1 0 0 1 2 Sannolikhet 3 4
Sjukhusstyrelsen Protokoll Sammanträdesdatum: 2017-03-28 49/17 Dnr SHS2017-0056 Internkontrollplan för sjukhusstyrelsen 2017 Beslut Sjukhusstyrelsens beslut 1. Internkontrollplan för 2017 fastställs enligt bilaga. 2. Internkontrollplanen överlämnas till regionstyrelsen. Bilaga 49 Ärendebeskrivning I enlighet med Region Uppsalas regler för intern kontroll har en plan för den interna kontrollen för sjukhusstyrelsen upprättats. Internkontrollplanen för styrelsen ska upprättas årligen eller vid behov. Syftet med den interna kontrollen är att skapa mervärde för verksamheten genom att identifiera och åtgärda risker. Varje styrelse/nämnd ska varje år upprätta en internkontrollplan. Sjukhusstyrelsens plan för internkontroll ska överlämnas till regionstyrelsen liksom övriga styrelsers/nämnders internkontrollplaner, i enlighet med beslut i landstingsstyrelsen 2013-04-02, 33. Internkontrollplanen för sjukhusstyrelsen, föreligger som bilaga till detta ärende för styrelsen. Yrkande Ordföranden Vivianne Macdisi (S) yrkar bifall till förslag till beslut. Ordföranden finner att sjukhusstyrelsen fattar beslut enligt förslag. Kopia till Regionstyrelsen Exp 2017 Sign usterandes signatur Utdragsbestyrkande 41 (42)
Bil SHS 2017 49 RPB RPB eller nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Verksamheten Aktivitet för att eliminera/minimera risken Test att kontrollaktiviteten har blivit utförd och att den fungerar, dvs att den eliminerar/minimerar risken Information om utfört test och slutsats om hur väl kontrollaktiviteten fungerar Stategiskt mål Indikator Vad vill vi uppnå? Vad hindrar oss att nå målet? Mål Indikator Målvärdet eller mål Sjukhusstyrelsens beslut verkställs Identifierad risk Uppföljning sker inte av att SHS beslut verkställs SHS Har en vård som planeras och ges utifrån behov, allas lika värde och med individens delaktighet i fokus Delaktighet, involvering, respekt och bemötande (2 indikatorer) Index NPE, ska öka Verksamheten arbetar inte med förbättringsåtgärder baserade på resultat från NPE Kontrollaktivitet Sammanställning och regelbunden uppföljning av balanslistor Åtgärdsplan för identifierade brister och tidplan för genomförande tas fram och dokumenteras Utförd kontroll och slutsats Test av kontrollaktiviteten Stickprovskontroll att uppföljning av balanslistor har genomförts Stickprovskontroll att åtgärdsplan och tidplan för genomförande har upprättats för alla väsentliga identifierade brister. Uppföljning av att genomförandeplanen följs per T2 och årsbokslutet. AS/LE Bedriver vård med hög patientsäkerhet Andelen vårdrelaterade infektioner ska minska Verksamheten arbetar inte med förbättringsåtgärder baserade på resultat från Infektionsverktyget Åtgärdsplan för identifierade brister och tidplan för genomförande tas fram och dokumenteras Stickprovskontroll att åtgärdsplan och tidplan för genomförande har upprättats för alla väsentliga identifierade brister. Uppföljning av att genomförandeplanen följs per T2 och årsbokslutet. Bedriver vård med hög patientsäkerhet Antalet förskrivna och på apotek uthämtade recept på antibiotika Ska minska Läkemedelsrutin utförs inte Läkemedelsgenomgång genomförs enligt föreskrift, vid respektive vårdepisod Stickprovskontroll att läkemedelsgenomgång genomförs enligt föreskrift, vid respektive vårdepisod Bedriver vård med hög patientsäkerhet Antalet förskrivna och på apotek uthämtade recept på antibiotika Ska minska Centrumen lyckas inte implementera rutiner för minskad urinkateter-användning i enlighet med Stramas 10-pkts-program Åtgärdsplan för genomförande tas fram och dokumenteras Uppföljning att genomförandeplanen följs per T2 och årsbokslut Har en aktiv arbetsgivarpolitik och ett tydligt och lyhört chefskap som skapar förutsättningar för nytänkande och säkerställer en långsiktigt god kompetensförsörjning samt en god arbetsmiljö Tillräcklig och ändamålsenlig kompetensförsörjning Systematiskt och strategiskt arbete med kompetensförsörjning Otillräckliga personella resurser eller bristande kompetens Plan tas fram för genomförande av uppdraget Driva, utveckla och samordna kompetensförsörjningen Uppföljning att genomförandeplanen följs per T2 och årsbokslut Levererar vård och innovationer i världsklass genom samarbete mellan Verkställighet av ALF-plan sjukvården, Uppsalas två universitet och näringslivet Verkställighet av ALF-plan Beslut i universitetssjukvårdsnämnden verkställs inte (ALF) Stickprovskontroll att uppföljning av beslut tagna har genomförts Hög patientsäkerhet Minskad förekomst av VRI Verksamheten arbetar inte med förbättringsåtgärder baserade på resultat från utvärdering av patientsäkerhetsarbetet privata vårdgivare Sammanställning och regelbunden uppföljning av att universitetssjukvårdsnämndens beslut verkställs Åtgärdsplan och tidplan för genomförande tas fram och dokumenteras Lön/arvode utbetalas inte efter avslutad anställning Lön/avode utbetalas felaktigt till personer som har avslutat sin anställning i Region Uppsala Stickprovskontroll att Nettolönelistan har attesterats av chef Alla anställningsärenden är korrekta när de kommer till löneadministratör Felaktiga anställningsuppgifter kommer till Primula Varje chef kontrollerar och godkänner "Nettolönelistan" innan löneutbetalning sker Respektive chef/bemanningsassistent upprättar anställningsuppgifter. Anställningsuppgifterna granskas av HR ansvarig vid respektive verksamhet,innan det skickas in till löneadministratören, via Bemanningärende i Primula, för registrering. AS/LE AS LE AS/LE AS Andelen vårdrelaterade infektioner (VRI) Stickprovskontroll att åtgärdsplan och tidplan för genomförande har upprättats för alla väsentliga identifierade brister. Uppföljning av att genomförandeplanen följs per T2 och årsbokslutet. HSA LÖN LÖN Stickprovskontroll på de anställningsärenden som kommit in under året. Ad-hoc aktivitet, vilket medför att 30 stickprov, eller det antal som kontrollen utförs, tas jämnt fördelat över året. Kontrollen genomförs vid T2 och T3. Stickprovskontrollen utförs av löneavdelningen. Styrelse/nämnd Riskbedömning Riskbedömning - presentera i matris Sannolikhet att Effekt av att det inträffar att det inträffar 4 Ansvarig för test av kontrollaktiviteten Nämndsekreterare VS 3 Effekt RPB 2 1 0 0 1 2 Sannolikhet 3 4
INTERNKONTROLL PLAN UTIFRÅN ÄGARUPPDRAG ÅR Varuförsörjningsnämnden 2017 Riskvärde Perspektiv Riskvärde 1-10 1=låg risk 10=hög risk Metod/Kontrollmoment Frekvens Utför kontroll Ansvar för kontroll samt uppföljning Rapportering till Rutin Kontrollmål Avstämning av kostnader beräknad i procent på avropat varuvärde. Uppföljning av att logistikkostnader i förhållande till produktion är samma eller lägre än föregående år. Sammanställning av avropat varuvärde och logistikkostnader via systemet IBM 7 Cognos. 1 ggr/mån Ekonomichef Ekonomichef Förvchef/VFN Fånga upp prislistor som avviker från tidsplan så tidigt som möjligt. Uppföljning av produktionsplan/ tidsplan mot faktiskt utfall. Åtgärdsplan på eventuella 7 avvikelser. 1 ggr/kv Controller Upphandlingschef Förvchef/VFN Maximalt 6 % av alla upphandlade produkter som finns på Mediq innehåller PVC med ftalater Uppföljning av förekomst av PVC och ftalater i upphandlade produkter i VF s elektroniska 6 katalog. 1 ggr/kv Miljökemist Miljökemist Förvchef/VFN En region för alla VFN ska svara för att sjukvården inom regionerna/landstingen försörjs med förbrukningsartiklar av rätt kvalité och trygga leveranserna av dessa. En nyskapande region VFN ska medverka till en utvidgning av regionernas/landstingens beställarstöd och E-handel. Kontroll av antal prislistor som produceras. En växande region VFN ska bidra till en giftfri miljö genom att fortsätta arbetet med utfasning av skadliga ftalater i det avtalade sortimentet. Medarbetare Kontroll av avtalade artiklar.
VFN har en aktiv arbetsgivarpolitisk och ett tydligt och lyhört chefskap som skapar förutsättningar för nytänkande och säkerställer en långsiktigt god kompetensförsörjning samt en god arbetsmiljö. HME Bättre resultat på samtliga områden än 2016 Uppföljning och åtgärdsplan på de områden där det finns 7 förbättringspotential. 1 ggr/år LG LG VFN
RPB RPB RPB eller nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Information om utfört test Test att kontrollaktiviteten har blivit utförd och att den fungerar, dvs att den och slutsats om hur väl kontrollaktiviteten fungerar eliminerar/minimerar risken Test av kontrollaktiviteten Stategiskt mål Indikator Vad vill vi uppnå? Vad hindrar oss att nå målet? Aktivitet för att eliminera/minimera risken Mål Indikator Målvärdet eller mål Identifierad risk Kontrollaktivitet KoB Samtliga elever som använder förvaltningens fordon har deltagit i förvaltningens säkerhetsutbildning KoB Korrekta underlag finns för bidragsutbetalningar. Bidragen når rätt mottagare KoB Ärenden i diarie och ärendehanteringssystemet Public 360 ska avslutas inom 3 månader. Avvikelser ska kommenteras KoB Inventering genomförs enligt framtagna riktlinjer Förvaltningens fordon används utan Fordonsansvarig på Wiks folkhögskola kallar samtliga berörda elever till att säkerhetsutbildning har utbildning genomgåtts Verksamheten tar ut betalningsunderlag för bidragsutbetalningar enligt checklista. Bidragsutbetalningar görs utan underlag. Utbetalningarna når fel Underlagen skickas till LRC för utbetalning mottagare Registrator tar månatligen ut listor över alla öppna ärenden i Public 360 och stämmer av dessa med handläggarna för att säkerställa att de avslutas Ärenden blir inte offentliga Anläggningsregistret innehåller inventarier som inte längre finns eller köpta inventarier saknas i Inventering utförs årligen och enligt anläggningsregistret central riktlinjer KoB Lön Lön Har en aktiv arbetsgivarpolitik och ett tydligt och lyhört chefskap som skapar förutsättningar för nytänkande och säkerställer Hållbart en långsiktigt god kompetensförsörjning samt medarbetarengage All fast anställd personal har individuell mang, index ska öka kompetensutvecklingsplan, som följs upp en god arbetsmiljö. Lön/arvode utbetalas inte efter avslutad anställning HR partner säkerställer att medarbetarsamtal utförs enligt checklista, där Kompetensutvecklingsplaner följs ej kompentensutvecklingsplan ingår som en del. upp Lön/avode utbetalas felaktigt till Varje chef kontrollerar och godkänner personer som har avslutat sin "Nettolönelistan" innan anställning i Region Uppsala löneutbetalning sker Alla anställningsärenden är korrekta när de Felaktiga anställningsuppgifter Respektive chef/bemanningsassistent kommer till löneadministratör kommer till Primula upprättar anställningsuppgifter. Anställningsuppgifterna granskas av HR ansvarig vid respektive verksamhet,innan det skickas in till löneadministratören, via Bemanningärende i Primula, för registrering. Verksamheten Utförd kontroll och slutsats Styrelse/nämnd Riskbedömning presentera i matris Sannolikhet att Effekt av att det inträffar att det inträffar Ansvarig för test av kontrollaktiviteten Stickprovskontroll att alla som använt förvaltningens fordon under peroden också har genomgått säkerhetsutbilning enligt checklista. Tertialvis uppföljning. Registrator Stickprovskontroll att korrekta underlag har skickats till LRC för bidragsutbetalning. Tertialvis uppföljning Registrator Stickprovskontroll att månatlig uppföljning av alla öppna ärenden genomförs med handläggare. Tertialvis Ekonomicontroller Stickprovskontroll av genomförd inventering. Genomförs i samband med att investeringen utförts. Chef för kulturenheten Stickprovskontroll att individuella kompetensutvecklingsplaner finns för fast anställd personal och att den följs upp. Stickprovskontroll att Nettolönelistan har attesterats av chef Stickprovskontroll på de anställningsärenden som kommit in under året. Ad hoc aktivitet, vilket medför att 30 stickprov, eller det antal som kontrollen utförs, tas jämnt fördelat över året. Kontrollen genomförs vid T2 och T3. Stickprovskontrollen utförs av löneavdelningen. Ekonomicontroller
Riskanalys - internkontroll 2017 2 1 1 2 2 4 2 3 4 4 1 2 2 1 2 2 6 8 N N N Konsekvenserna av brand/brandtillbud kan bli stora och det är därför av stor vikt att upprättade handlingsplaner mm är uppdaterade, kända och följs. Förvaltningen genomför löpande genomgångar av säkerhet, däribland brandsäkerhet. Förvaltningen bedömer inte att ytterligare kontroller behövs inom detta område. Förvaltningen har en person som särskilt arbetar med webbplatserna och den information som läggs ut där. Förvaltningen bedömer att detta säkerställer att webbplatsen innehåller korrekt och aktuell information. Ingen ytterligare kontroll bedöms för närvarande behövas. N Delvis Delvis Begränsa Riskhantering Diskriminering motverkar en framgångsrik samhällsutveckling och leder till att det strategiska målet inte kan nås. Acceptera N Sannolikheten att förvaltningen inte genomför strategiska insatser enl kulturplanen bedöms som låg då detta följs upp löpande i samband med uppföljning av förvaltningens styrkort. Om ett brandtillbud inträffar är det viktigt att brandskyddsorganisation fungerar och att den lokala handlingsplanen för brand följs. Vid händelse av brand kan skadorna, såväl ekonomiska som mänskliga, bli stora och i vissa fall irreversibla. Acceptera 4 Finns ansvarsfördelning dokumenterad? (/N/Kommentar) Kontroll av att fattade Kulturenheten/St bidragsbeslut har verkställts. aben 1 Är ansvarsfördelning tydlig? (/N/Kommentar) Ekonomi 6 Är rutinen känd av personalen? (/N/Kommentar) Ekonomi Kontroll av att korrekta beslutsunderlag finns Kulturenheten/St kopplat till förvaltningens aben bidragsutbetalningar och att bidrag når rätt mottagare. Staben 1 Är rutinen dokumenterad? (/N/Kommentar) Uppföljning av förvaltningens ekonomi 3 Finns det rutin som beskriver de olika momenten i processen? (/N/Kommentar) Ekonomi 2 Acceptera Staben 8 Acceptera Uppdatering av Medborgare och kund förvaltningens webbplatser 2 5 Om felaktig information lämnas på webbplaterna kan förvaltningens anseende hos medborgarna på sikt försämras avseevärt. Sannolikheten att felaktig information finns på webbplatserna bedöms som låg. 5 Om förvaltningen inte löpande följer upp sin ekonomi kan detta få stora konsekvenser i form av en ekonomi i obalans både på kort och lång sikt, vilket också påverkar möjligheterna att utföra verksamheten på bästa sätt. Acceptera Rutiner vid brand och brandtillbud 4 8 Om bidrag betalas ut utan att ett formellt beslut fattats, kan de ekonomiska konsekvenserna bli stora. Likaså om ett bidrag av misstag betalas ut till felaktig mottagare. Begränsa Medborgare och kund Wiks slott och Wiks Folkhögskola 2 Kommentar till Riskvärdering Vid olyckor i samband med bilkörning kan skadorna, såväl ekonomiska som mänskliga, bli stora och i vissa fall irreversibla. 8 Hanteringen av bidrag, från beslut till utbetalning, är en manuell rutin med flera inblandade parter. Detta ökar risken för att ärenden" faller mellan stolarna". Konsekvensen för bidragsmottagarna kan bli stor om utbetalningarna försenas, men även förvaltningens anseende externt riskeras att försämras. Begränsa Genomförande av strategiska Medborgare och kund insatser inom ramen för den Staben regionala kulturplanen Riskpoäng Staben Upptäckbarhet (1-4) Uppföljning av att de regionala kulturaktörerna som uppbär offentligt stöd Medborgare och kund arbetar aktivt med tillgänglighet, jämställdhet och interkultur. Allvarlighetsgrad (1-4) Initierat Rutin kontrollen Säkerhetsutbilding av förare Wiks Medborgare och kund vid användning av Folkhögskola förvaltningens fordon Perspektiv Sannolikhet (1-4) Kultur och bildning Motivering för Internkontrollarbete Då konsekvenserna av ev olyckor i samband bilkörning är stora är det av stor vikt att eleverna vid Wiks Folkhögskola får ta del av förvaltningens säkerhetsutbildning innan de använder förvaltningens fordon. Att säkerställa att det stöd som ges till olika kulturaktörer kommer alla medborgare till del är viktigt för att skapa livskvalitet i hela länet. Det strategiska målet kan inte nås om diskriminering förekommer och det är därför viktigt att säkerställa att de aktörer som erhåller stöd arbetar aktivt med dessa frågor. Rutiner för uppföljning av kulturaktörerna finns, där bland annat dessa frågor behandlas och återrapportering sker till Kulturrådet. Förvaltningen bedömer att inte ytterligare kontroller behövs inom detta område. Om insatserna skulle utebli innebär detta att förvaltningen inte följt den plan som kulturnämnden uppdragit förvaltningen att genomföra, det är därför viktigt att säkerställa att insatserna genomförs enligt plan. Genomförandet av regional kulturplan följs upp löpande i samband med förvaltningens styrkort. Ingen ytterligare kontroll bedöms för närvarande behövas. Att inte ha kontroll på de ekonomiska ramar som förvaltningen har för sin verksamhet har flera negativa konsekvenser. Risken för att beslut fattas på felaktiga grunder ökar och därmed minskar också möjligheten att skapa goda ekonomiska förutsättningar på längre sikt. I dagsläget finns rutiner för ekonomisk uppföljning både inom förvaltningen och inom landstinget i stort och bedömningen är att ingen ytterligare kontroll behövs för närvarande. Förvaltningens bidragshantering är omfattande både i volym och kronor. Cirka 90 mnkr utbetalades i bidrag under 2014, fördelat på ca 120 utbetalningstillfällen. Det är därför viktigt att det finns tydliga rutiner kring hanteringen och att dessa också följs. Eftersom utbetalningarna verkställs vid LRC och underlagen arkiveras där, är det svårt att genomföra en kontroll av samtliga utbetalningar för förvaltningen. Förvaltningen bedömer det dock möjligt att genomföra stickprov med hjälp av LRC för att i viss mån säkerställa en korrekt hantering. Förvaltningens bidragshantering är omfattande både i volym och kronor. Det är därför viktigt att det finns tydliga rutiner kring hanteringen och att dessa också följs.
Riskanalys - internkontroll 2017 1 4 Produktion Ärenden hanteras effektivt 2 3 2 7 Produktion Beslut och beslutsunderlag läggs in i diarie- och ärendehanteringssystemet Public 360 Medarbetare Individuell kompetensutveckling Staben Staben Staben 2 2 4 3 1 2 7 7 Finns ansvarsfördelning dokumenterad? (/N/Kommentar) 2 Är ansvarsfördelning tydlig? (/N/Kommentar) 1 Är rutinen känd av personalen? (/N/Kommentar) Rutin för hantering av kortare driftstopp i kök (t ex Wiks slott elavbrott) Är rutinen dokumenterad? (/N/Kommentar) Produktion Kortare driftstopp i matproduktionen kan innebära att mat till gäster inte kan leveraras i tid. Detta riskerar påverka gästernas upplevelse negativt, men är troligen inte av avgörande betydelse för gästens bild av slottet som konferensanläggning så länge det handlar om kortare driftstopp och gästen informeras om omständigheterna. Om ärenden blir liggande för länge eller hanteras felaktigt kan konsekvenserna för förvaltningen på sikt bli stora då det påverkar förvaltningens anseende utåt. Interna och externa behov gör att förvaltningen löpande behöver gå tillbaka och titta på beslut och beslutsunderlag. Om dessa inte är registrerade i diarie- och ärendehanteringssystemet Public 360 krävs tidsödande arbete för att få fram dessa. I värsta fall kan dokumenten inte återfinnas vilket skulle kunna leda till allvarliga konsekvenser. Brister i den individuella kompetensutvecklingen av medarbetarna riskerar leda till att inneboende kompetens inte utnyttjas och att engagemang och motivation hos medarbeterna minskar. Finns det rutin som beskriver de olika momenten i processen? (/N/Kommentar) 8 Wiks slott har en lokal akutplan för att kunna hantera kortare avbrott. Förvaltningen bedömer inte att behov av internkontroll inom detta område föreligger. Förvaltningens anseende kan försämras om ärenden blir liggande för länge eller hanteras felaktigt. Det är därför av vikt att säkerställa att handläggning sker inom rimlig tid. De allvarliga konsekvenser som skulle kunna uppstå om beslut och beslutsunderlag inte kan återfinnas gör det extra viktigt att säkerställa att rutinerna kring ärendehandläggningen följs. Registrator har ett övergripande ansvar att kontrollera att underlag till ärenden i Public 360 finns inlagda innan ärenden avslutas. Denna kontroll utförs löpande. Ingen ytterligare kontroll bedöms för närvarande behövas. Individuella kompetensutvecklingsplaner ska tas fram och följas upp i samband med medarbetarsamtal. För att säkerställa kvalitet i detta arbete kommer förvaltningen under 2015 att utbilda och informera kring hur man arbetar med individuella kompetensutvecklingsplaner. Riskhantering Riskpoäng Upptäckbarhet (1-4) 4 Begränsa 3 Acceptera 1 Landstingets konst är utplacerad i en mängd olika lokaler, som är relativt obevakade och där många människor rör sig dagligen. Det finns därmed en risk att konst kan försvinna, omplaceras eller förstöras. Begränsa Kulturenheten Kommentar till Riskvärdering Acceptera Inventering av konst Initierat kontrollen Begränsa Produktion Rutin Allvarlighetsgrad (1-4) Perspektiv Sannolikhet (1-4) Kultur och bildning Motivering för Internkontrollarbete Landstinget har cirka 20 000 konstverk i sin ägo, varav många är utplacerade i landstingets lokaler runt om i länet. Konsten är registrerad som en tillgång i landstingets balansräkning och rutiner måste därmed finnas för att kunna upprätthålla tillräcklig kontroll över tillgångarna och säkra att redovisningen är tillförlitlig. Det är därför viktigt att säkerställa att inventering genomförs regelbundet i enlighet med framtagna riktlinjer.
Riskanalys - internkontroll 2017 Kultur och bildning
2017-04-06 REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida Patientnämnden 5 (7) 24 Internkontrollplan Dnr 2017-19A Beslut Patientnämnden beslutar att - godkänna internkontrollplanen - lägga övrig informationen till handlingarna. Ärende Marie-Charlotte informerade om internkontrollplanen. Ordförandes sign usterandes sign Utdragsbestyrkande
RPB RPB eller nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Verksamheten Information om utfört test och slutsats om hur väl kontrollaktiviteten fungerar Utförd kontroll och slutsats Stategiskt mål Indikator Vad vill vi uppnå? Vad hindrar oss att nå målet? Aktivitet för att eliminera/minimera risken Test att kontrollaktiviteten har blivit utförd och att den fungerar, dvs att den eliminerar/minimerar risken Mål Indikator Målvärdet eller mål Identifierad risk Kontrollaktivitet Test av kontrollaktiviteten PN möten genomförs 5 gånger per år och har en stående punkt på dagordning med "Analys från Patientnämnden till patientsäkerhetsteamet och andra politiska organ - Patientsäkerhet inom region Uppsala" Stickprovskontroll enligt anvisning att ämnet tagits upp på mötet. Möten med politiker förbereds, Genomförda möten genomförs och följs upp på adekvat sätt Hög kvalitet och patientsäkerhet samt att Ämnet tas inte upp och politiker synpunkter och klagomål diskuteras och blir inte informerade om kvalitet förmedlas i politiska nämnder och och patientsäkerhet styrelser Styrelse/nämnd Riskbedömning presentera i matris Sannolikhet att Effekt av att det inträffar att det inträffar Handläggare Susanne 2 Ärenden dokumenteras och skrivs avidentifierat och i klarspråk Kollegial granskning 100% utav sammanfattningar av patientärenden ska vara skrivna enligt klarspråk, utan att sekretess kan röjas Resurser för att göra uppföljning Kollegial granskning efter varje räcker inte månad Kontroll att kollegial granksning har genomförts enligt anvisning Yttrande ska innehålla den information som checklistan visar Yttranden kontrolleras enligt Uppgifter saknas och patienten/närstående får inte svar checklistan. på de frågor som önskas, fel uppgifter eller uppgifter saknas etc. Kontroll att yttranden kontrollerats enligt checklistan. Genomgång av checklistan 1 gång per år. Andel nöjda patienter 100% av patienter eller närstående ska Patienter har höga förväntingar på Införa Nationell patientenkät. vara nöjda med handläggning av ärendet patientnämndens mandat och Åtgärdsplan för identifierade brister uppdrag och tidsplan för genomförande tas fram och dokumenteras Stickprovskontroll att åtgärdsplan och tidplan för genomförande har upprättats för alla väsentliga identifierade brister. Uppföljning av att genomförandeplanen följs per T2 och årsbokslutet. 100% av personalen har medarbetarsamtal Antal medarbetarsamtal Nöjda medarbetare Medarbetare är sjukskriven, tjänstledig Aktiviteter genomförs enligt överenskommelse i medarbetarsamtalet Genomgång 1 gång per år 100% av personalen har lönesamtal Antal lönesamtal Lönesamtal med varje medarbetare Medarbetare har för höga förväntningar Uppföljning i medarbetarsamtal Genomgång 1 gång per år 100% av medarbetare får rätt lön/arvode efter avslutad anställning Antal medarbetare som avslutat sin anställning Lön/arvode utbetalas inte efter avslutad anställning Lön/arvode utbetalas felaktigt till Varje chef kontrollerar och personer som har avslutat sin godkänner "Nettolönelistan" innan anställning i Region Uppsala löneutbetalningar sker Alla anställningsärenden är korrekta när de kommer till löneadministratör Respektive chef/bemanningsassistent upprättar anställningsuppgifter. Anställningsuppgifterna granskas av HR ansvarig vid respektive verksamhet, innan det skickas in till löneadministratören, via Bemanningsärende i Primula för registrering 4 Riskbedömning 4 Förvaltningschef 3 3 3 2 Förvaltningschef 1 4 4 Förvaltningschef 4 Stickprovskontroll att Stickprovskontroll på de anställningsärende som kommit in anställningsärenden har genomförts under året. Ad-hoc aktiviteter, vilket korrekthar attesterats av chef medför att 30 stickprov, eller det antal som kontrollen utförs, tas jämnt fördelat över året. Kontrollen genomförs vid T2 och T3. Stickprovskontrollen utförs av löneavdelningen. 0 4 Stickprovskontroll att Nettolönelistan har attesterats av chef 0 HR 2 100% av anställningar av nya Antal korrekta medarbetare är korrekt utförda anställningar 4 Förvaltningschef 2 God tillgänglighet 3 Förvaltningschef 2 Processen för yttrande följs till Checklista 100% Ansvarig för test av kontrollaktiviteten Effekt RPB 4 HR 3 3 1 2 Sannolikhet 3 4
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-03-07 Hälso- och sjukvårdsavdelningen Agneta Eklund Tfn 018-611 61 78 E-post agneta.eklund@regionuppsala.se Dnr LS2017-0178 Regionstyrelsen Reglemente för regionens läkemedelskommitté Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut Läkemedelskommitténs reglemente fastställs enligt bilaga. Ärendebeskrivning Behov föreligger av revidering av läkemedelskommitténs reglemente, senast fastställt av regionstyrelsen i juni 2016. På kommitténs önskemål föreslås en utökning av antal ledamöter från tolv till tretton under 3. Även 8, angående kommitténs åligganden, har justerats. I och med dessa revideringar blir läkemedelskommittén bättre anpassad till programrådsarbetet och arbetet med kunskapsstyrning utifrån nationella riktlinjer. I övrigt har ordet landsting ersatts med region. Beredning Ärendet är berett i hälso-, sjukvårds och FoUU-utskottet. Ärendet har handlagts inom hälso- och sjukvårdsavdelningen samt förankrats med läkemedelskommittén. Bilagor Förslag till nytt reglemente 2017 Reglemente för läkemedelskommittén från juni 2016 Kopia till Hälso- och sjukvårdsdirektör Sjukhusdirektör Akademiska sjukhuset Sjukhusdirektör Lasarettet i Enköping Primärvårdsdirektör Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se
2 (2) Direktör Hälsa- och habilitering Ordförande i läkemedelskommittén
Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottet Protokoll Sammanträdesdatum: 2017-03-31 25/17 Dnr LS2017-0178 Reglemente för regionens läkemedelskommitté 2017 Beslut Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottet Regionstyrelsens föreslås fastställa Läkemedelskommitténs reglemente enligt bilaga. Bilaga 25 Ärendebeskrivning Behov föreligger av revidering av läkemedelskommitténs reglemente, senast fastställt av regionstyrelsen i juni 2016. På kommitténs önskemål föreslås en utökning av antal ledamöter från tolv till tretton under 3. Även 8, angående kommitténs åligganden, har justerats. I och med dessa revideringar blir läkemedelskommittén bättre anpassad till programrådsarbetet och arbetet med kunskapsstyrning utifrån nationella riktlinjer. I övrigt har ordet landsting ersatts med region. Beredning Ärendet har handlagts inom hälso- och sjukvårdsavdelningen samt förankrats med läkemedelskommittén. Kopia till Regionstyrelsen Exp. 2017Sign. usterandes signatur Utdragsbestyrkande 14 (19)
Dnr LS2017-0178 Reglemente för regionens läkemedelskommitté i Uppsala län Fastställt av regionstyrelsen den 25 april 2017. 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för läkemedelskommittén i Region Uppsala. Reglementet fastställs av regionstyrelsen. Reglementet gäller i den mån inte lag, författning eller andra av statlig myndighet meddelade eller fastställda bestämmelser föranleder annat. För läkemedelskommitté gäller vad som är stadgat i Lagen om läkemedelskommittéer (SFS 1996:1157) 2 Mandatperiod Läkemedelskommittén tillsätts om inte annat beslutas för fyra år, räknat fr.o.m. 1 januari året efter det år då val av regionfullmäktige ägt rum. Kommittén tillsätts av regionstyrelsen senast i december månad. 3 Ledamöter i läkemedelskommittén Antalet ledamöter i kommittén är tretton: ordförande, vice ordförande, sekreterare, två verksamhetschefer/motsv från Akademiska sjukhuset, läkemedelschef på Akademiska sjukhuset, sjuksköterska från Akademiska sjukhuset, verksamhetschef/motsvarande från Lasarettet i Enköping, en chefsläkare primärvård, en två distriktsläkare primärvård, klinisk farmakolog, läkare med kompetens inom programrådsarbete samt privatpraktiserande specialist. Ledamöter som representerar förvaltningarna utses av Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.lul.se
2 (4) dessa. Övriga ledamöter utses föreslås av hälso- och sjukvårdsdirektör. Regionstyrelsen fastställer dessa val. 4 Ordförande och vice ordförande Ordförande utser vice ordförande. Är ordförande och vice ordförande förhindrade att närvara vid sammanträde, får kommittén utse annan ledamot att tillfälligt leda sammanträdet. Är ordförande p.g.a. sjukdom eller av annat skäl förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under längre tid än en månad i följd eller sammanlagt sex månader under ett år förordnar kommittén en ledamot som ersättare för ordföranden att fullgöra dennes uppgifter. Eventuella ekonomiska förmåner som är förenade med uppdraget som ordförande övertas under förordnandetiden av ersättaren. Vad nu sagts om ordförande gäller även vice ordförande. 5 Adjungerade Kommittén äger rätt att till sig adjungera personer med lämplig kompetens. 6 Enheten för kunskapsstöd För det administrativa stödet till läkemedelskommittén ansvarar enheten för kunskapsstöd. 7 Sekreterare Sekreteraren för kommitténs protokoll, ombesörjer expedieringen av kommitténs beslut och fullgör i övrigt de uppgifter som beslutas av läkemedelskommittén. Utgående skrivelser, riktlinjer mm som beslutas av kommittén underskrivs av ordförande med kontrasignering av sekreterare. Kommittén får besluta att underskrift i vissa fall skall ske i annan ordning. 8 Kommitténs åligganden Läkemedelskommittén ska arbeta med producentobunden information och rekommendationer baserade på vetenskap och beprövad erfarenhet. Läkemedelskommittén ska verka för en rationell evidensbaserad, patientsäker och kostnadseffektiv läkemedelsanvändning avvägd mot andra behandlingsmetoder såsom icke-farmakologisk behandling. Läkemedelskommittén ska också verka för en rationell och patientsäker läkemedelshantering. Läkemedels miljöpåverkan ska beaktas. Det åligger och tillkommer kommittén att: utifrån av regionfullmäktige fastställda övergripande mål utarbeta en verksamhetsplan för kommittén som anger riktlinjer för verksamhetens inriktning och utveckling. Planen fastställs av regionstyrelsen.
3 (4) samordna läkemedelsarbetet inom regionen, bidra till en utveckling/samordning av läkemedelskommittéernas arbete inom Uppsala-Örebroregionen, ansvara för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagar, avtal, bestämmelser samt regionens riktlinjer, direktiv och anvisningar, ansvara för att verksamheten bedrivs effektivt och planmässigt och i linje härmed verka för att organisationen är ändamålsenligt uppbyggd, hålla regionstyrelsen kontinuerligt underrättad om utvecklingen inom kommitténs verksamhetsområde. För att fullgöra sina uppgifter äger kommittén att från regionens tjänstemän infordra de uppgifter, erhålla de upplysningar och det biträde som kommittén behöver. 9 Sammanträden Kommittén skall för varje kalenderår upprätta en plan över sina sammanträden. 10 Kallelse Skriftlig kallelse skall i god tid före varje sammanträde med kommittén utsändas till kommitténs ledamöter och adjungerade. Med kallelsen skall följa en preliminär föredragningslista över de ärenden som avses bli behandlade vid sammanträdet jämte de handlingar som hör till ärendena. Slutlig föredragningslista fastställs vid varje sammanträdes början. 11 Närvarorätt Rätt att närvara vid kommittésammanträden samt att delta i överläggningarna tillkommer tjänsteman vid läkemedelsteamet inom enheten för kunskapsstöd, hälso- och sjukvårdsavdelningen. 12 Tjänsteman och adjungerad Tjänsteman hos landstinget eller adjungerad som tillkallas av kommittén får, om kommittén beslutar det, delta i överläggningarna men ej i besluten. 13 Beredning av ärenden Kommitténs ordförande beslutar om formerna för beredning och föredragning av ärenden vid kommitténs sammanträden.
4 (4) 14 Beslutsrätt, jäv Kommittén får handlägga ärende endast om mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Om jäv finns bestämmelser i 11 och 12 förvaltningslagen. Ledamot i kommittén ska till kommitténs ordförande inlämna jävsdeklaration angående sina intressen i läkemedelsindustrin. 15 Arkiv För vården av kommitténs arkiv gäller arkivreglemente, som fastställs av regionfullmäktige.
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-03-31 Regionkontoret Mikael Landsten Tfn 076-495 47 72 E-post mikael.landsten@regionuppsala.se Dnr LS2017-0192 Regionstyrelsen Riktlinjer för hantering av diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut 1. Riktlinjer för hantering av diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling antas enligt bilaga. Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta följande: 2. Policy för diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling, beslutad av landstingsfullmäktige 2014-04-23, 40, upphävs. Ärendebeskrivning Policy för diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling (beslutad av landstingsfullmäktige 2014-04-23, 40, dnr CK 2013-0387) är i behov av revidering. Med denna revidering föreslås att policyn samtidigt konkretiseras och i stället benämns som riktlinjer. Regionstyrelsen föreslås besluta om Riktlinjer för hantering av diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling. Regionfullmäktige föreslås därefter upphäva Policy för diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling. Bakgrund Policy för diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling är i behov av revidering. Dels har flertalet förvaltningar inom Region Uppsala efterfrågat tydligare riktlinjer för hur ärenden som rör trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling ska hanteras, dels har regionstyrelsen beslutat att Region Uppsalas likabehandlings- och mångfaldsarbete ska integreras i regionens befintliga verksamheter utifrån ett arbetsgivarperspektiv, 2016-12-06, 312. Beslutet har medfört att revidering av Region Uppsalas Arbetsmiljöpolicy har föreslagits som innebär att likabehandlings- och Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se
2 (2) mångfaldsperspektivet integreras i policyn samt en namnändring till Policy för hälsofrämjande arbetsplats. Förslaget föreligger till regionfullmäktiges sammanträde den 27 april. I och med revidering av Region Uppsalas arbetsmiljöpolicy har Region Uppsala tre policyer som inkluderar likabehandlings- och mångfaldsperspektivet; Likabehandlingspolicy Policy för hälsofrämjande arbetsplatser Policy för diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling Detta riskerar att medföra otydligheter, och med anledning av detta, samt förvaltningarnas önskemål om tydligare riktlinjer för hur ärenden som rör trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling ska hanteras, föreslås Policy för diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling ersättas av mer konkreta Riktlinjer för hantering av diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling. Beredning Ärendet är berett i regionstyrelsens personalutskott. Regionstyrelsens personalutskott föreslår regionstyrelsen besluta att Riktlinjer för hantering av diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling antas enligt bilaga, samt att föreslå regionfullmäktige att upphäva Policy för diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling. Bilagor Riktlinjer för hantering av diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling Beslut personalutskottet 2017-03-31, 17 Beslut i landstingsfullmäktige 2014-04-23, 40 Kopia till Regionfullmäktige
Dnr LS2017-0192 Riktlinje för hantering av Diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling Gäller från och med xx xxxxxxxx 2017 och tills vidare
Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Inledning... 3 Definitioner... 3 Diskriminering... 3 Trakasserier... 4 Sexuella trakasserier... 5 Repressalier... 5 Kränkande särbehandling... 5 Förebyggande arbete på arbetsplatsen... 5 Hantering av upplevda trakasserier och kränkande särbehandling... 6 Kränkning eller hot från patient, brukare, kund eller invånare.... 6 Till dig som är chef... 6 Till dig som har blivit utsatt... 8 Till dig som är arbetskamrat... 8 Hantering av upplevd diskriminering... 9 Var kan du vända dig?... 9 Läs mer... 10 Regelverk... 10 Webbplatser... 10 Bilaga 1... 11 Mall för hantering av upplevda trakasserier och kränkningar... 11 2 (11)
Inledning Region Uppsala ska vara en av länets mest attraktiva arbetsgivare. För att skapa förutsättningar för trivsel, engagemang och ett hållbart arbetsliv är det viktigt att regionen värnar om medarbetarnas arbetsmiljö och hälsa. En del av regionens systematiska arbetsmiljöarbete är förebyggande, så att till exempel diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling inte ska ske. Alla som arbetar inom regionen har rätt att behandlas med respekt och arbeta i en miljö som är fri från diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling. Dessa är allvarliga hot mot hälsa, välbefinnande, arbetsglädje och möjligheter till framgång, och kan därför aldrig accepteras inom regionen. Dessa riktlinjer utgår från Region Uppsalas Likabehandlingspolicy respektive Arbetsmiljöpolicy (ändras till Policy för hälsofrämjande arbetsplats om regionfullmäktige så beslutar 2017-04-27). Syftet med detta dokument är att tydliggöra vad diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling innebär samt vad arbetsgivare respektive arbetstagare har för möjligheter och ansvar när detta inträffar. Målgruppen för dokumentet är alla chefer, medarbetare, praktikanter och inhyrd personal inom regionen. Definitioner Diskriminering, trakasserier, mobbing, utfrysning, härskartekniker, kränkande särbehandling det finns många begrepp kring detta känsliga ämne. Begreppen och definitionerna som används i detta dokument bygger främst på diskrimineringslagstiftningen och Arbetsmiljöverkets föreskrift Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). Diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling ska inte förväxlas med tillfälliga konflikter, skilda uppfattningar eller samarbetsproblem som finns på de flesta arbetsplatser. Sådana problem kan dock eskalera och bli en orsak till att diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling uppstår. För att förhindra att så sker är det viktigt att även mindre konflikter hanteras så skyndsamt som möjligt. Diskriminering Arbetsgivaren får inte diskriminera dig som är arbetstagare, arbetssökande, praoelev, studerande eller praktikant, samt inhyrd eller inlånad arbetskraft. Med diskriminering menas att du blivit missgynnad genom att du har behandlats sämre än någon annan eller att du missgynnats genom tillämpning av en regel eller bestämmelse som framstår som neutral. Missgynnandet måste också ha ett samband med någon av 3 (11)
diskrimineringsgrunderna (se definitioner av dessa nedan). Diskriminering kan även vara att du missgynnats genom att skäliga åtgärder inte vidtagits för att förhindra trakasserier, eller att skäliga åtgärder inte vidtagits för att förbättra tillgängligheten för dig som har en funktionsnedsättning. De sju diskrimineringsgrunderna definieras på följande sätt: kön: att någon är kvinna eller man; omfattar också personer som avser att ändra eller har ändrat sin könstillhörighet (t ex transsexuella) könsidentitet eller könsuttryck: en persons identitet eller uttryck i form av kläder, kroppsspråk, beteende eller annat liknande förhållande med avseende på kön (t ex transvestiter eller personer som definierar sig som ett annat kön än kvinna eller man) etnisk tillhörighet: en individs nationella och etniska ursprung, hudfärg eller annat liknande förhållande religion eller annan trosuppfattning: religiösa övertygelser eller övertygelser som har grunder som är jämförbara med religion, exempelvis judendom, islam, kristendom, buddism och ateism. Notera att etiska, filosofiska eller politiska åsikter skyddas inte av lagen. funktionsnedsättning: varaktiga fysiska, psykiska eller begåvningsmässiga begränsningar av en persons funktionsförmåga som till följd av en skada eller en sjukdom fanns vid födelsen, har uppstått därefter eller kan förväntas uppstå (t ex syn- eller hörselskador, autism, allergier, epilepsi, förlamning eller MS) sexuell läggning: homosexuell, bisexuell eller heterosexuell läggning ålder: uppnådd levnadslängd. Eftersom det krävs ett missgynnande för att diskriminering rent juridiskt ska komma på tal, krävs det också en hierarkisk nivåskillnad mellan den som diskriminerar och den som blir diskriminerad. Det är alltså bara den som har möjlighet att missgynna någon som kan diskriminera någon. Vid diskrimineringsärenden är det alltid arbetsgivaren som står som ansvarig. Diskriminering kan till exempel innebära att du inte får löneökning för att du är gravid, att du inte blir kallad till arbetsintervju eftersom du har ett namn som inte låter svenskt, eller att det inte görs försök att anpassa din arbetsplats utifrån ditt funktionshinder. Trakasserier Begreppet trakasserier används i diskrimineringslagen för ett uppträdande som kränker någons värdighet och som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna. Detta kan till exempel vara förlöjligande, nedvärderande, förolämpande generaliseringar eller att någon blir kallad för något nedlåtande. Trakasserier kan även vara osynliggörande eller undanhållande av information som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna. Det gemensamma för trakasserier av olika slag är att de gör att en person känner sig förolämpad, hotad, kränkt eller illa behandlad. Trakasserier är ett beteende som är 4 (11)
ovälkommet. Samma beteende kan uppfattas som trakasserier av en person medan en annan person inte alls behöver bli illa berörd. Därför är det alltid den som är utsatt för trakasserier som avgör vad som är ovälkommet. Sexuella trakasserier Sexuella trakasserier är trakasserier som är av sexuell natur. Det kan handla om beröringar, tafsningar, skämt, förslag, blickar, jargong eller bilder som är sexuellt anspelande. Sexuella trakasserier skiljer sig från en ömsesidig flirt genom att de är ovälkomna och oönskade. Det är alltid den som är utsatt för sexuella trakasserier som avgör vad som är ovälkommet och oönskat. I den följande texten i detta dokument avses både trakasserier och sexuella trakasserier i begreppet trakasserier. Repressalier En arbetsgivare får inte utsätta arbetssökande, arbetstagare, praktikanter eller inhyrd personal för negativa följder eller konsekvenser, så kallade repressalier, på grund av att denna anmält eller påtalat att arbetsgivaren inte uppfyllt sin skyldighet gentemot diskrimineringslagen, medverkar eller medverkat i en utredning utifrån diskrimineringslagen, avvisat eller fogat sig i arbetsgivarens trakasserier eller sexuella trakasserier. Kränkande särbehandling Kränkande särbehandling är, precis som med trakasserier, ett uppträdande riktat till en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt. Skillnaden är att det inte är någon koppling till diskrimineringsgrunderna eller handlingar av sexuell natur. Förebyggande arbete på arbetsplatsen Det är både viktigt och ett lagkrav att arbetsgivaren bedriver ett förebyggande arbete för att minska risken för diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling. Ingen individ ska behöva bli utsatt för detta. Olösta och långvariga problem riskerar dessutom påverka stresstoleransen i gruppen på ett negativt sätt, och det kan även orsaka syndabockstänkande att gruppen försöker hitta någon att lägga skulden på. Ett målinriktat förebyggande arbete bidrar till en god arbetsmiljö, vilket i sin tur leder till en hälsofrämjande arbetsplats med ett långsiktigt hållbart arbetsliv. Arbeta därför systematiskt med det förbyggande arbetsmiljö- och likabehandlingsarbetet. Stöd för detta finns i Arbetsmiljöhandboken. 5 (11)
Hantering av upplevda trakasserier och kränkande särbehandling Om arbetsgivaren får kännedom om att någon chef, medarbetare, praktikant eller inhyrd personal anser sig ha blivit utsatt för trakasserier eller kränkande särbehandling har arbetsgivaren en skyldighet att utreda detta, och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas för att förhindra att det sker i framtiden. Alla har dock ett eget ansvar att reagera och säga ifrån. Kränkning eller hot från patient, brukare, kund eller invånare. Rätten att välja vård begränsar sig i första hand till val av vårdgivare/utförare av offentligt finansierad öppen vård. Med utförare avses till exempel vårdcentral eller mottagning, men inte behandlare. En patient kan ha önskemål om att få träffa en viss läkare eller annan vårdpersonal än den som erbjudits, men har inte i någon situation rätt att framföra krav som innebär att medarbetare eller studenter känner sig kränkta, hotade eller diskriminerade. Om patient/brukare/kund/invånare kränker, trakasserar eller hotar en medarbetare inom Region Uppsala regleras inte detta av någon arbetsrättslig lagstiftning, men som chef är det viktigt att stötta sina medarbetare i en sådan situation. Vid behov ska även andra former av stöd kopplas in, t.ex. HR-funktionen och/eller företagshälsovården. Region Uppsala ska vara en av länets mest attraktiva arbetsgivare, och då måste vi bedriva ett aktivt arbete för att alla ska kunna arbeta i en miljö fri från sådant beteende. Om det är en grov kränkning kan det blir aktuellt med en polisanmälan gentemot den som utsätter våra medarbetare. Undersökning, vård och behandling som ges med stöd av hälso- och sjukvårdslagen är alltid frivillig och kräver patientens samtycke. Därför är patienten i sin fulla rätt att tacka nej till den vård som erbjuds och fri att kontakta annan vårdgivare som bättre motsvarar önskemålen. En patient som vägrar att bli behandlad av viss medarbetare anses tacka nej till erbjuden vård. Till dig som är chef Om du som chef får kännedom om att någon chef, medarbetare, praktikant eller inhyrd personal anser sig ha blivit utsatt för trakasserier eller kränkande särbehandling måste du skapa dig en bild av vad som har inträffat genom att utreda detta. Vad en utredning innebär kan skilja sig från fall till fall, men grundläggande är att alltid intervjua den som upplever sig utsatt. Du behöver också intervjua den som pekats ut, om inte den utsatta personen har en tydlig önskan om att vara anonym. Eventuella vittnen kan också behöva intervjuas. Om du kommer fram till att trakasserier eller kränkande särbehandling har förekommit är du skyldig att vidta åtgärder för att förhindra att det sker igen i framtiden. Detta gäller oavsett om den som är utsatt önskar vara anonym eller inte. Önskar anmälaren vara 6 (11)
anonym bör dock inte åtgärder riktade mot enskilda personer genomföras, utan i första hand handlar det då om generella åtgärder som inte riskerar peka ut någon individ. Exempel på generella åtgärder kan vara utbildning för medarbetarna, eller att frågor om normer och bemötande diskuteras på en arbetsplatsträff och följs upp. Åtgärder riktade mot enskilda personer är i första hand att få personen att be om ursäkt och förstå varför en viss handling upplevts som kränkande. I andra hand, eller om det är återkommande kränkande beteende, kan det bli tal om arbetsrättsliga konsekvenser så som skriftlig varning, omplacering eller uppsägning. Andra nödvändiga åtgärder kan vara att se över hur arbetet är organiserat, till exempel om det visar sig att det handlar om ett genomgående arbetsmiljöproblem på arbetsplatsen. Checklista för chefer Börja med att lyssna på den utsatta personen och skriv anteckningar över vad som framkommer (använd gärna mallen som är bilagd). Det är viktigt att informera om att allt som sägs är konfidentiellt och att det är den utsatta som själv avgör vad som ska föras vidare. Visa empati och behandla personen med respekt. Informera om vad regelverket säger och gå igenom alternativen för fortsatt utredning. Om personen önskar vara anonym, och du inte bedömer det som absolut nödvändigt att ändå tala med den utpekade personen, var då tydlig med att du inte vidtar annat än generella åtgärder. Vidta inga åtgärder över huvudet på den utsatta personen. Dokumentera vilken information du gett den utsatta personen och vad ni kommit överens om för fortsatt hantering. Om personen önskar vara öppen med sina upplevelser måste du tala med den utpekade personen. Informera då om vad som framkommit, och lyssna på den utpekades version. Även eventuella vittnen kan behöva intervjuas i detta skede. Dokumentera allt som framkommer, och använd gärna mallen även här. Om du bedömer att trakasserier eller kränkande särbehandling förekommit behöver du tala om för den som utsätter andra att beteendet inte är acceptabelt och att det måste upphöra omedelbart. Personen behöver också be om ursäkt till den som blivit utsatt. I många fall räcker dessa åtgärder för att få stopp på beteendet. Dokumentera åtgärderna, med fördel i mallen. Bedömer du att det behövs ytterligare åtgärder riktade mot den som utsatt andra, till exempel utbildning eller arbetsrättsliga åtgärder, författa en handlingsplan för detta. Använd gärna den bilagda mallen. Fundera också på vilken hjälp du behöver av din chef, den egna HR-funktionen eller av företagshälsovården. Håll regelbunden kontakt med den utsatta personen, även om personen är sjukskriven. Det är viktigt att visa din vilja att lösa problemet samt att personen behövs på arbetsplatsen. Dokumentera tidpunkter för era kontakter och eventuella överenskommelser. 7 (11)
Följ upp eventuell handlingsplan. Till dig som har blivit utsatt Du behöver inte stå ut med att bli trakasserad eller kränkt, utan du bör anmäla detta till din chef, chefens chef eller HR-funktionen på din arbetsplats. Det är den som är utsatt för trakasserier som avgör vad som är kränkande. Enligt lagen ska den som trakasserar dock vara medveten om att beteendet upplevs på detta sätt. Det är därför viktigt att du som är trakasserad klargör för den som trakasserar dig att beteendet är ovälkommet och att det måste få ett slut. Detta kan ske muntligt, skriftligt eller med hjälp av någon du har förtroende för. Om kränkningen är uppenbar ska man dock inte behöva säga ifrån för att det ska räknas som trakasserier i lagens mening. Checklista för dig som blivit utsatt Var tydlig och säg ifrån. Lämna inget utrymme för missförstånd. Skriv ner vad som har hänt. Anteckna datum, klockslag, eventuella vittnen, vad personen sa och gjorde, hur du kände dig, vad du tänkte och hur du reagerade. Skriv gärna ned din berättelse under händelsebeskrivning i intervjumallen som är bilagd dessa riktlinjer. Tala med din närmaste chef. Om det är din chef/arbetsledare som diskriminerar eller trakasserar, tala med hens chef eller HR. Tala med ditt fackliga ombud, skyddsombud eller någon annan som du litar på. Du ska heller inte behöva bli utsatt för repressalier om du anmält eller påtalat att arbetsgivaren inte uppfyllt sin skyldighet gentemot diskrimineringslagen, om du medverkar eller medverkat i en utredning enligt diskrimineringslagen, eller om du avvisat eller fogat dig i arbetsgivarens trakasserier eller sexuella trakasserier. Om du upplever att du blir utsatt för repressalier ska du vända dig till chefens chef, HR eller ditt fackliga ombud. Till dig som är arbetskamrat Vi måste gemensamt lyfta fram problem så att de kan åtgärdas. Det handlar om allas arbetsmiljö. Försök därför att säga ifrån om du upplever att någon på din arbetsplats kränker andra eller beter sig på ett sådant sätt att de riskerar att kränka andra. Om någon som blivit utsatt berättar detta för dig, påminn hen om vikten av att informera sin chef eller chefens chef om det som hänt. Checklista för dig som är arbetskamrat Säg ifrån om du upplever att kollegor beter sig olämpligt. 8 (11)
Lyssna på vad din utsatta kollega har att berätta. Visa ditt stöd genom till exempel att erbjuda att följa med när den utsatta kollegan ska tala med chefen. Hantering av upplevd diskriminering Medarbetare som upplever eller får kännedom om upplevd diskriminering bör påtala detta för sin chef eller chefens chef. I ett första skede kan det vara svårt att veta om det är just diskriminering det handlat om, så arbetsgivaren bör initialt hantera ärendet precis som vid hantering av upplevda trakasserier. Förhoppningsvis kan frågan lösas genom detta. Om så inte är möjligt bör medarbetaren i första hand vända sig till sitt fackförbund, alternativt till Diskrimineringsombudsmannen (DO) eller till någon ideell förening som enligt sina stadgar har att ta till vara sina medlemmars intressen. Vid diskrimineringsärenden, alltså om Region Uppsala blir stämda till Arbetsdomstolen eller eventuellt uppmärksammade om upplevd diskriminering vid en lokal förhandling, är arbetsgivaren svarande och är den som ska bevisa att diskriminering inte förekommit. Var kan du vända dig? Följande funktioner kan du vända dig till inom Region Uppsala: Medarbetare Chef eller chefens chef HR Fackligt ombud Skyddsombud Företagshälsovård Arbetsgivare Chef eller chefens chef HR HR på Regionkontoret Företagshälsovård 9 (11)
Läs mer Regelverk Arbetsmiljölagen (SFS 1977:1160) Diskrimineringslagen (SFS 2008:567) Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) Likabehandlingspolicy, Landstinget i Uppsala län (2012-04-24) Arbetsmiljöpolicy, Landstinget i Uppsala län (2012-06-18) Ändras till Policy för hälsofrämjande arbetsplats om regionfullmäktige så beslutar 2017-04-27. Webbplatser Arbetsmiljöverket (www.av.se) Diskrimineringsombudsmannen (www.do.se) 10 (11)
Bilaga 1 Mall för hantering av upplevda trakasserier och kränkningar Datum Närvarande vid samtalet Beskrivning av händelsen Vilka personer var närvarande vid händelsen När ägde det rum Personer som såg vad som hände, vittnen Beskrivning av händelse eller händelser Åtgärdsförslag Eventuella åtgärder Ansvarig för åtgärder När ska det följas upp Datum Underskrift chef Underskrift medarbetare 11 (11)
Personalutskottet Protokoll Sammanträdesdatum: 2017-03-31 17/17 Dnr LS2017-0192 Riktlinjer för hantering av diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling Beslut Regionstyrelsens personalutskotts beslut 1. Regionstyrelsen föreslås besluta att anta Riktlinjer för hantering av diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling enligt bilaga. 2. Regionstyrelsen föreslås besluta att föreslå regionfullmäktige att upphäva Policy för diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling, beslutad av landstingsfullmäktige 2014-04-23, 40. Bilaga 17 Ärendebeskrivning Policy för diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling (beslutad av landstingsfullmäktige 2014-04-23, 40, dnr CK 2013-0387) är i behov av revidering. Med denna revidering föreslås att policyn samtidigt konkretiseras och i stället benämns som riktlinjer. Regionstyrelsen föreslås besluta om Riktlinjer för hantering av diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling. Regionfullmäktige föreslås därefter upphäva Policy för diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling. Yrkanden Ordförande Bertil Kinnunen yrkar att regionstyrelsens personalutskott beslutar enligt föreliggande förslag. Regionstyrelsens personalutskott beslutar enligt föreliggande förslag. Kopia till Regionstyrelsen Exp. 2017Sign. usterandes signatur Utdragsbestyrkande 11 (12)
Personalutskottet usterandes signatur Protokoll Sammanträdesdatum: 2017-03-31 Utdragsbestyrkande 12 (12)
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-02-13 Landstingsarkivet Anne Hallvig Tfn 018-611 62 21 E-post anne.hallvig@lul.se Dnr LS2017-0116 Regionstyrelsen Landstingsarkivets verksamhetsberättelse 2016 Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut Landstingsarkivets verksamhetsberättelse 2016 godkänns enligt bilaga. Ärendebeskrivning Landstingsarkivet är arkivmyndighetens beredande och verkställande organ. Verksamhetsberättelse för år 2016 har sammanställts där verksamhet och ekonomi för arkivmyndighetens verksamhetsår presenteras. Bilagor Verksamhetsberättelse 2016 Nyckeltal 2016 Kopia till Landstingsarkivet Förvaltningsdirektören Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se
2 (2)
2017-03-15 Dnr LS2017-0116 Landstingsarkivet Anne Hallvig Tfn 018-611 62 21 E-postanne.hallvig@regionuppsala.se Regionstyrelsen Landstingsarkivets verksamhetsberättelse2016 Uppdrag Landstingsarkivet är arkivmyndighetensberedandeoch verkställandeorgan. Arkivmyndighetenshuvuduppgiftär, enligt arkivlagen,att utöva tillsyn över regionens verksamheteroch omhändertaöverlämnadearkiv. Tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, patientdatalagen samtpersonuppgiftslagen är exempel på andralagar som rör verksamhetsområdet. Verksamhetenstyrsävenav internaregler, blandannat arkivreglernasom är beslutadeav fullmäktige. Genomtillsyn och genomatt utarbetastrategiskarutiner och riktlinjer, ge råd och utbilda bidrar landstingsarkivet till att effektiviseraoch höja kvalitetenpå regionverksamheternas dokumenthantering och arkivvård.i landstingsarkivets tillsynsuppdragingår ocksåupplandsmuseet, Musik i Uppland,Upplandsstiftelsenoch Stiftelsenför ett medicinhistorisktmuseumi Uppsala. Arbeta för en god arkivhantering Tillsyn Arkivhanteringinom offentlig sektorutgår från det lagstadgadekravetpå insyn, den s.k. offentlighetsprincipen.tillsynen är ett verktyg för granskningav att arkivlagenefterlevs och att offentlighetsprincipenupprätthålls. För att få en samladbild över myndigheternasarkivvårddär ävenlandstingetsstiftelser och bolag innefattas,genomfördelandstingsarkivet enligt plan en landstingsö vergripandetillsyn med särskilt fokus på hanteringav personalhandlingar och efterlevnadav instruktionenpersonalaktenhanteringsvisningaroch innehåll Dnr LRC2015-0007. Tillsynen genomfördesenligt den form som utarbetadesunder föregåendeår och omfattadesamtligaförvaltningar,stiftelser(medundantagför medicinhistoriskamuseet)och bolaginom RegionUppsala.Det kundekonstaterasatt det fannsomfattande brister i arkivvårdeni undersöktaobjekt och en rad föreläggande och anmärkningargavssom ska varaåtgärdadesenast2017-11-01. En sammanfattande tillsynsrapporttill arkivmyndighetenkommeratt färdigställasav landstingsarkivarien. Landstingsarkivet Västra Ågatan 16 Landstingets resurscentrum 751 85 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 www.regionuppsala.se
2 (9) Individuella rapporter för varje tillsynsobjekt finns att ta del av under diarienummer LA2016-0003. Råd och stöd Myndigheternas frågor rörande tillämpningen av landstingets arkivregler rörde de flesta aspekterna av arkivvården. Den landstingsgemensamma arkivarien har stöttat verksamheten i dokumenthanteringsoch arkivfrågor gett råd, svarat på frågor, föreläst m.m., bland andra för Regionförbundet, Upplandsstiftelsen, Kultur och bildning inkl. Länsbiblioteket, Kollektivtrafikförvaltningen, Primärvården, Ledningskontoret och Akademiska sjukhuset. Hon har även deltagit i testning av det nya diariesystemet P360 och medverkat i projektgruppen för införandet av systemet. Under året har flera verksamheter flyttat till nya lokaler, och det har även förekommit ombyggnationer av äldre lokaler inom landstinget som fått till följd att arkivlokaler och förråd har behövt tömmas på handlingar. Landstingsarkivet har under året inventerat dessa handlingar vid bland andra Ledningskontoret och Akademiska sjukhuset och gett råd och stöd till berörda förvaltningar inför flytten till Regionens hus i kvarteret Eldaren. Bevarandematerial har tagits emot av landstingsarkivet medan handlingar som har en gallringsfrist, dvs kan gallras först om x antal år, har levererats till Företagens Historia, landstingsgemensam arkivlokal för gallringsmassor vid Uppsala Business Park. I och med införandet av P360 under året har det uppstått ett stort behov hos verksamheterna av råd och stöd rörande dels diarieföring i sig, dels den av landstingsarkivet framtagna klassificeringsstruktur som implementerats i systemet. Landstingsarkivet har kontinuerligt besvarat verksamhetens frågor och även stöttat registratorerna på plats i verksamheterna. Landstingsarkivet har även besvarat verksamheternas frågor rörande Instruktion för dokumenthantering CK2015-0004, bilaga 1 Dokumentstruktur, som även den tillämpas i P360 och i DocPlus, ett system för dokumenthantering Utbildning Utbildning för verksamhet Den landstingsgemensamma arkivarien har ansvarat för en del i seminarierna En enklare arbetsvardag (tidigare Nya arbetssätt och dokumenthantering). Landstingsarkivet, främst den gemensamma arkivarien, har hållit utbildningar om diarieföring för handläggare i Public 360. Utbildning externt Lokal objektspecialist Veronika Byström Nyrén och förvaltningsledare Leif Sandberg, R7earkiv, inbjöds i slutet av november till Institutionen för ABM (Arkiv, Bibliotek och Museer), för att tala om R7e-arkiv och digital arkivering. Detta som en del i kursen Digitalt bevarande i arkiv, vilken hålls inom ramen för det två-åriga Masterprogrammet. Det är andra året i rad som Uppsala universitet efterfrågat denna föreläsning.
3 (9) Dokumentstyrning Klassificeringsstruktur Klassificeringsstrukturen används vid registrering av allmänna handlingar i landstingets ärende- och diarieföringssystem Public 360 i enlighet med 5 kap. OSL. Landstinget uppnår härmed öppenhet och effektivitet i ärendehanteringen samt underlättar återsökning. Klassificeringsstrukturen är hierarkisk och systematisk uppbyggd med utgångspunkt i verksamhetsområden (VO) på den översta nivån och processer (P) på den nedersta nivån. Varje verksamhetsområde, processgrupp och process får en unik numrering för att upprätthålla ordning och underlätta förvaltning. Nivåerna för numrering utgår från det övergripande (VO) ner till det specifika (P). Det är alltid på processnivå allmänna handlingar ska diarieföras/registreras. Klassificeringsstrukturen versionshanteras och finns även i DocPlus, Landstinget Uppsala läns system för dokumenthantering. Klassificeringsstrukturen har under året uppdaterats till version 2016 1:1. I slutet av december skickades en remiss ut med förslag till ändring av klassificeringsstrukturen, Klassificeringsstruktur 2017 1:0. Riktlinje för DocPlus, Public 360 och OneDrive Landstingsgemensamma arkivarien har deltagit i arbete med framtagande av riktlinje för DocPlus, Public 360 och OneDrive. I detta dokument ges generella riktlinjer, vilka tydliggörs genom typexempel, för i vilket/vilka system handlingar ska hanteras. Riktlinje för värdering pappershandlingar En riktlinje för värdering av pappershandlingar som förvaras på tjänsterum har utarbetats. Syftet är att underlätta för handläggaren vid en genomgång av pappershandlingar på tjänsterummet så att de kan avgöra vad som kan rensas, gallras respektive bevaras. Här finns också information om vad handläggaren ska göra av handlingar de inte längre har plats för, något som är aktuellt nu när flera verksamheter ska flytta till nya lokaler. Gallringsbeslut Förslag till gallringsbeslut har beretts av landstingsarkivet och beslutats av arkivmyndigheten/landstingsstyrelsen rörande: Folktandvårdens databas Sture, ett administrativt system som användes innan nuvarande system T4 infördes. Systemet Easy Lazy, som innan övergången till Cosmic användes av sjukgymnaster vid Friskhuset för att föra anteckningar över sjukgymnastbesök för anställda vid Akademiska sjukhuset. Vårdsystemet Infomedix IMx RoS, som användes för att hantera information och arbetsflöden av laboratorieprover. All information i systemet får gallras, i och med att denna antingen redan överförts till R7e-arkiv, eller att informationen genom sitt innehåll eller funktion är av tillfällig betydelse.
4 (9) Dokumenthanteringsplan Arbetet med att ta fram en dokumenthanteringsplan för Ledningskontoret fortgår. För Patientnämnden har en dokumenthanteringsplan färdigställts, i samarbete mellan Patientnämndens kansli och landstingsgemensamma arkivarien, och beslutats av nämnden. Styrgrupp för DocPlus och Public 360 Landstingsarkivet har under året varit representerat i den gemensamma styrgruppen för DocPlus och Public 360. Kundnöjdhet Landstingsarkivet har genomfört en enkät för att mäta kundnöjdheten internt. Enkäten, som bestod av elva flervalsfrågor med plats för kommentarer, ställdes till landstingets registratorer som är en grupp vi ofta kommer i kontakt med. Landstingsarkivet fick ett mycket gott omdöme överlag, men kan behöva förbättra bevakningen av ärenden då det framkom att svarstiden upplevdes för lång av någon. Samarbete och nätverkande Arkivarieutbildningen Uppsala universitet I år tog landstingsarkivet emot fyra studenter från arkivarieutbildningen vid Uppsala universitet, tre för kort praktik och en för den långa praktiken. Delad erfarenhet - projektstart för Region Gävleborg Inför Regionen Gävleborgs projektstart rörande dokumenthantering fick landstingsarkivet i februari besök av Lars Harbe, landstingsarkivarie och Maria Reeves, projektledare LOV Utveckling- och projektledning. Regionen önskade dra lärdom av landstingsarkivets erfarenheter rörande processkartläggning och klassificering men också av landstingsarkivets lärdomar av medverkan i framtagandet av Instruktion för dokumenthantering och framtagandet av en klassificeringsstruktur för Public360, landstingets nya system för ärende- och dokumenthantering. Landstingsarkiv i samverkan Landstingsarkivets personal deltog i nätverksträff, Landstingsarkiv i samverkan, 14-15 april 2016. Värd var Stockholms läns landstingsarkiv. Under träffen diskuterades bland annat privata vårdgivares arkivering, verksamhetsbaserad arkivredovisning, molntjänster och gallringsutredningar i digital information. Förvalta och förvara information Uppdraget att tillgängliggöra arkivinformationen för allmänhet och för forskningsändamål innebär att landstingsarkivet ska ta emot arkivhandlingar, förvara och vårda, samt ordna och redovisa dessa för att därigenom skapa bästa möjliga förutsättningar för forskare och andra att få fram och använda den information de behöver ur arkivbestånden.
5 (9) Ordningsarbeten och leveranser Ordningsarbeten har bedrivits enligt plan med personal som haft detta som huvudsaklig arbetsuppgift. Under året har 341 hyllmeter arkiv från 15 olika arkivbildare förtecknats klart och slutuppställts. I förtecknat skick upptar de 237 hyllmeter. Särskilt kan nämnas kirurgi- och hudklinikernas arkiv från akademiska sjukhusets statliga tid. Analoga leveranser Vi har mottagit 429 leveranser av arkivmaterial från 32 olika arkivbildare, häribland återfinns två leveranser vi mottagit på grund av IVO-beslut. 87 av leveranserna avser annat än barnhälsovårdsjournaler. Mängden levererade handlingar, mer än 400 hyllmeter, är ovanligt stor och hänförlig främst till de lokalomflyttningar som olika landstingsverksamheter genomgått på senare tid. Under året har en ny rutin för leverans till landstingsarkivet utarbetats i syfte att höja kvaliteten hos förvaltningarnas arbete med detta. Digitalisering Digitalisering av analogt arkivmaterial fortgår enligt plan. Den stora mängd, ca 60 hyllmeter, videoband i olika format som mottogs från akademiska sjukhusets fotoavdelning år 2010, är nu nästan helt digitaliserad och arbetet med att granska och registrera filmerna i databas pågår. Antalet filmer som registrerats är nu uppe i nästan 1000 st, dock förekommer dubbletter i materialet. Under året har en filmskanner för 16- och 8-mm filmer anskaffats för att på ett kostnadseffektivt sätt digitalisera det omfattande äldre filmmaterial som landstingsarkivet har från akademiska sjukhuset, omsorgsverksamheten, Folke Bernadottehemmet m.fl. verksamheter. Samarbetet med Fyris Daglig verksamhet har fortsatt under året med skanning och registrering av fotografier och pressklipp. Leveranser till Företagens historia Leveranser av gallringsmassor från landstingets verksamheter till den gemensamma arkivlokalen vid Företagens Historia administreras av Landstingsarkivet. Under året har landstingets förvaltningar levererat sammanlagt 460 hyllmeter gallringsbart material där gallringsfristen ännu inte löpt ut. Elektroniska leveranser och inleveransprojekt Arkivering av journalsystemet ournal 3 fortgick i stort sett enligt plan. Samtliga 36 databaser godkändes för produktionssättning under året, varav 12 databaser till slutarkiv. Projektet har försenats ca 2-3 mån beroende i huvudsak på fördröjningar i inleveranser gentemot R7e-arkiv. Vi bedömer dock den kvarvarande delen hanterbar med tanke på projektets totala längd på ca 2,5 år. Det finns fortfarande dokumentation kvar att göra för verksamheterna, dokumentationen ingår i projektet och ska levereras till slutarkivet.
6 (9) Arkiveringsprojekt för inleverans av patientdata (avlidnas) från KoVIS till R7e-arkivets slutarkiv påbörjades i november 2015. Under året har mappning pågått liksom arbete med att få fram en första testleverans. Arbetet med arkivering av det gamla diarieföringssystemet AIDA fortgick under året och aktuellt inom projektet var mappning inför första testleverans. Det patientadministrativa systemet Infomedix, IMx RoS, laboratoriesvar befinner sig i produktion sedan slutet av december 2015. Sedan april 2016 endast åtkomst via Cosmic/R7e-arkiv. Patientnämndens äldre version av diariesystemet Vårdsynpunkter behöver tas omhand, antingen genom arkivering eller migrering. En preliminär projektgrupp sammansattes under året som bland annat tittar på möjligheten att låta extern leverantör migrera informationen till nya Vårdsynpunkter. Inledande diskussion har förts kring arkivering av Primärvårdens journalsystem Medex. En förstudie startades under året som bland annat ska utreda om informationen ska/kan arkiveras med interna resurser eller om extern leverantör ska anlitas. Inledande diskussion har skett under året rörande hantering av den äldre versionen av Medcontrol. Möjligheten att migrera informationen till nya Medcontrol undersöks. Diskussion ägde rum med Regionförbundet om arkivering av deras diariesystem inför regionbildningen år 2017. Det beslutades dock att landstingsarkivet tar emot diariet i analog form eftersom diariehandlingarna även fanns bevarade i pappersform och det var ett relativt litet system. R7e-arkiv, lokal förvaltning R7e-arkiv är landstingets e-arkivlösning som möjliggör långtidslagring av elektronisk information från landstingets verksamheter. E-arkivet utvecklades gemensamt av Uppsala-Örebro sjukvårdsregion, R7, och har gemensam central förvaltning och drift. Rollen som lokal objektspecialist för R7e-arkiv är placerad hos landstingsarkivet. Landstingsarkivet har därmed varit representerat och deltagit aktivt i såväl R7e-arkivs förvaltningsgrupps arbete som i centralt utvecklingsarbete i form av arbetsmöte kring förändrade sökmöjligheter i R7e-arkiv. Rollen som lokal IT-specialist är placerad hos Medicinsk teknik, sjukhusfysik och IT (MSI). Den kunskap och erfarenhet vi tillgodogör oss i de olika inleveransprojekten måste tas omhand och struktureras för att kunna återanvändas i kommande inleveranser. I syfte att skapa en god erfarenhetsöverföring konsulterades en erfaren person inom området från EP för att få tips och råd. Arbetet med strukturering fortgår. En kontakt mellan Landstingets styrgruppsrepresentant för R7e-arkiv och den lokala förvaltningen för R7e-arkiv etablerades. Representanten informerades om det lokala arbetet med R7e-arkiv, pågående inleveranser och vikten av ett nära samarbete mellan styrgruppsrepresentanten och den lokale objektspecialisten för att få ett så bra och kostnadseffektivt förvaltningsarbete som möjligt.
7 (9) Projekt R7e-arkiv centralt Landstingsarkivet har deltagit i ett projekt rörande ofullständiga personnummer i slutarkiv och hur de ska hanteras. R7e-arkiv kan inte ta emot leveranser av patientjournaler med ofullständiga personnummer, vilket är ett bekymmer då stora delar av det material som exempelvis Uppsala önskar leverera in ur KoVIS är äldre material där det ofta saknas den sista siffran i personnumret eller där det endast finns födelsedata. En förstudie kommer att ske under 2017 som grundar sig på detta projekts arbete. Landstingsarkivet deltar även i projektarbete rörande R7e-arkivs centrala utvecklingsprojekt för möjliggörande av inleverans och återsökning av leveransdokumentation. Ytterligare ett utvecklingsprojekt inom R7e-arkiv där landstingsarkivet deltar rör ny återsökningsfunktion för diarium. Betydande förbättringar av sökfunktionen har redan tagits fram, dock återstår ytterligare utveckling i projektet som fortsätter under 2017. Tillhandahålla information Tryckfrihetsförordningen, som tryggar varje medborgares rätt att ta del av allmänna handlingar, är i väsentliga avseenden en utgångspunkt för landstingsarkivets verksamhet. I uppdraget ingår att på begäran lämna ut allmänna handlingar, men också att öka kännedomen om och användandet av arkiv. Ärenden och forskarbesök Antal forskarbesök under året var 38 stycken, en minskning från föregående år. Antalet unika personer som döljer sig bakom siffran ökade, vilket innebär att fler avnämare utnyttjar de arkiv som förvaras här. Antalet ärenden var 716 stycken, vilket motsvarar föregående års nivå. Ansvaret för utlämnande av barnhälsovårdsjournaler överförs succesivt till ceså genom att pappersjournaler som förvaras här skannas och sedan gallras, varför vi förväntar oss viss ytterligare nedgång av antalet ärenden. Dock har nedgången hittills kompenserats i oväntat hög takt genom ökat antal förfrågningar avseende andra arkivhandlingar. Arkivpedagogisk verksamhet För att öka medborgarnas förståelse för landstingsarkivet som kulturarvsinstitution pågår ett utåtriktat arbete. Målet med det utåtriktade arbetet är bl.a. att nya målgrupper ska upptäcka landstingsarkivets unika källmaterial. Föreläsningsserie Under april månad var landstingsarkivet värd för föreläsningsserien vid Uppsala Arkivcentrum under titeln Landstingets historia i rörliga bilder Filmkväll där 36 personer deltog. Bo Grängsjö, tekniker IT vid Medicinsk teknik, sjukhusfysik och it (MSI), inledde kvällen med att berätta om hur digital teknik används inom landstinget idag. Därefter visade Bo ett urval av de filmer landstingsarkivet digitaliserat från i första
8 (9) hand videokassetter och rullband och som visar på landstingets mångskiftade verksamhet. Arkivens Dag Arkivens Dag är ett nationellt evenemang för att väcka intresse för arkivens verksamhet och funktion som samhällets minne. Evenemanget äger rum andra lördagen i november, i år med det nationella temat Välkommen hem. Landstingsarkivet deltog i ett samarbetsprojekt mellan arkiv, bibliotek och museer i Uppsala med utställningar vid Fyriskällan, S:t Olofsgatan 15 i Uppsala. Landstingsarkivet visade ett digitalt bildspel med titeln Välkommen hem min plats på jorden. I bildspelet får vi genom ritningar, fotografier, konstverk och dokument möta olika boendeformer för omsorgstagare, elever och personal. Arkivpedagogiskt skolprojekt Landstingsarkivet har för andra året i rad genomfört det arkivpedagogiska skolprogrammet för barn i årskurs 4-6 samt grundsärskolan som tagits fram av landstingsarkivet i samverkan med två av Upplandsmuseets museipedagoger. Skolprojektet har under våren genomförts för mellanstadieklasser i Enköping vid sex tillfällen. Intervjuer Intervjuer av landstingets registratorer inför deras pensionsavgång fortsätter och i februari intervjuades Akademiska sjukhusets avgående huvudregistrator Magdalena Tempelman. Syftet är att dels fånga registratorernas unika kunskap om landstingets olika verksamheter, dels dokumentera yrkets utveckling genom åren. Studiebesök Etnologistudenter från Uppsala universitet har för tredje året i rad gjort ett studiebesök hos landstingsarkivet. Vi har också tagit emot studiebesök av personal från Carolina Redivivas avdelning för bokbinderi och papperskonservering. Studenter från Historiska institutionen B-kurs, har vid fyra tillfällen i större grupper gjort studiebesök vid landstingsarkivet under året. Studiebesöken är ett resultat av det samarbete som påbörjades mellan institutionen och arkivinstitutioner i Uppsala under föregående år. Syftet är att studenterna ska få kunskap om det material som finns hos de olika arkiven, få fram möjliga uppsatsförslag och att studenter ska använda källmaterial hos arkiven i större utsträckning än vad de idag gör. Personal Landstingsarkivet har åtta tillsvidareanställda arkivarier, varav en finansieras av förvaltningarna gemensamt, förutom landstingsarkivarien. Dessutom finns en arkivassistent på 50 procent med en tidsbegränsad anställning fram till och med 31 maj 2017. På arbetsplatsen arbetstränar ytterligare en person som är brukare inom Uppsala
9 (9) kommun men som har sin arbetsplats hos regionarkivet för att bistå med digitalisering av analogt arkivmaterial. Vikarier sattes delvis in för de fem tjänster där ordinarie personal av olika anledningar har varit helt eller delvis tjänstlediga eller sjukskrivna under året. Ekonomi Landstingsarkivets faktiska lönekostnader blev -318 tkr lägre än budgeterat på grund av sjukskrivningar, tjänstledigheter samt reducering av arbetstid bland medarbetarna. Vi har en avvikelse för lokal- och fastighetskostnader för perioden på -189 tkr på grund av lägre hyreskostnader. Avvikelsen mot övriga budgeterade kostnader är främst väsentligt lägre kostnad än förväntat för interna resurser (IT-specialist + projektledare) för arkivering av patientjournalsystemet 3. Resultatet för landstingsarkivet slutade på ett överskott i årets budget på 680 tkr.
Nyckeltal 2016 (2015) Antal forskarbesök 38 (57) Antal förfrågningar 716 (715) Antal leveranser 429 (393) Antal förvarade hyllmeter 4938 (4691) Förtecknade arkiv: (Hyllmeteruppgift avser efter ordningsarbetet, avrundat till halva meter) Akademiska sjukhuset 1858-1982: Hudkliniken, journalserie 26,5 Akademiska sjukhuset 1858-1982: Kirurgiska kliniken 165,0 Centrala företagsnämnden 0,5 Personalnämnden 26,0 Centrala utbildningsgruppen 3,0 Personalnämndens utvecklingsgrupp 1,0 Centrala arbetsmiljökommittén 0,5 Politiska jämställdhetsgruppen 2,0 Distriktssköterskan i Enbo (Hållnäs) 0,5 Tierps sjukstuga 1,5 Tierps sjukhus 2,5 Tierp-Älvkarleby sjukvårdsdistrikt 2,5 Centrala förslagskommittén 0,5 Uppsala stads epidemisjukhus 5,0 Förslagsverksamheten vid landstingets kansli 0,5
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-03-08 Enheten för analys och utveckling Birgitta Lejman Tfn 018-611 62 02 E-post birgitta.ekholm.lejman@regionuppsala. se Dnr LS2017-0173 Regionstyrelsen Länsbarnombudsmannens verksamhetsberättelse 2016 och plan 2017 Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut 1. Länsbarnombudsmannens verksamhetsberättelse 2016 godkänns och läggs till handlingarna. 2. Länsbarnombudsmannens verksamhetsplan 2017 godkänns. Ärendebeskrivning Landstinget i Uppsala län antog år 2000 en policy för barnkonventionen. Vidare antog landstingsfullmäktige 2013-04-24, 33, Policy för att förverkliga barnets rättigheter och handlingsplan för 2013-2017. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen beslutade 2015-12-15, 261, om ett avtal med föreningen Barnombudsmannen i Uppsala om funktionen Länsbarnombudsmannen. Verksamhetsberättelsen för 2016 visar att närmare 100 av regionens verksamheter har tagit fram aktivitetsplaner utifrån fyra temaområden i handlingsplanen för att förverkliga barnets rättigheter. Antalet genomförda barnkonsekvensanalyser som tas fram inför beslut är fortfarande mycket lågt. Den utbildningsfilm som lanserades i januari 2016 har gett en positiv effekt, uppemot 2000 har sett filmen varav 1000 också gått kursen på Ping Pong. LänsBo håller utbildning för cirka 700 medarbetare årligen ute i verksamheterna. Barnsjukhuset satsar på dialog med barn och unga och har nu minst fem expertråd. Folktandvården och barnakuten utvärderar sina besök genom att barn och unga från 3 4 år får tycka till om sitt besök på pekskärm. Bildstöd inför unga patienters besök finns inom barnhälsovården, primärvården, folktandvården och habiliteringen. Arbete med förberedelsematerial pågår även på andra områden. Verksamhetsplanen visar att de flesta målen, i handlingsplanen för att förverkliga barnets rättigheter, är på god väg att nås. Antalet genomförda barnkonsekvensanalyser behöver däremot öka betydligt. Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se
2 (2) Verksamhetsplanen för 2017 har fokus på utbildning till förtroendevalda och anställda med syfte att nå en ökad kunskap om barnets rättigheter samt öka antalet beslut som föregås av en barnkonsekvensanalys. Dialog med barn och unga är ett annat område som prioriteras. Framtagna aktivitetsplaner kommer följas upp under året och intresserade verksamheter som vill ta fram ett stöd i arbetet. Verksamhetsberättelse 2016 och verksamhetsplan 2017 har granskats och diskuterats vid Länsbarnombudsmannens politiska referensgrupp den 6 februari 2017. Bilagor Länsbarnombudsmannens verksamhetsberättelse 2016. Länsbarnombudsmannens verksamhetsplan 2017. Kopia till Region Uppsalas samtliga styrelser, nämnder och beredningar Region Uppsalas samtliga förvaltningar Barnombudsmannen i Uppsala
Martin Price Läns-BO Uppsala martin.price@boiu.se 0725-718200 Slutversion 2017-03-06 Verksamhetsberättelse Läns-BO 2016 Bakgrund Sedan 1 november 2012 har Läns-BO arbetat på uppdrag från landstinget i Uppsala län (fortsättningsvis kallat Region Uppsala ). Uppdragets former beskrivs i ett avtal mellan Region Uppsala och föreningen Barnombudsmannen i Uppsala. Fyra gånger om året träffas en politisk referensgrupp för få rapport och diskutera uppdragets prioriteringar. Arbetets innehåll utgår från barnets rättigheter och Region Uppsalas handlingsplan för genomförandet av barnets rättigheter, antagen våren 2013. Läns-BO:s planer och redovisningar har sedan starten utgått från avtal och handlingsplanen. Men från redovisningen för 2015 görs det istället utifrån modellen för verksamheters aktivitetsplaner. Dessa har Läns-BO tagit fram tillsammans med närmare 100 intresserade verksamheter. De har fyra tema som sammanfattar handlingsplanen. Även en hel förvaltning kan anta en egen aktivitetsplan. Så har gjorts av Primärvården, Akademiska, Hälsa & Habilitering samt Folktandvården. Rubrikerna är: 1. Beslut om och med barn ska föregås av ett barnrättsperspektiv. 2. Kunskap behövs om barns behov och rättigheter hos såväl Region Uppsalas förtroendevalda som anställda. 3. Dialog med barn och unga är en särskild kompetens och formerna ska gärna beskrivas och studeras. 4. Skydd och stöd har alla barn särskilda behov av. I regel behövs rutiner för att säkra detta och den samverkan som behövs med andra berörda. 5. (För Läns-BO även temat att bidra till att upprätta nya och revidera befintliga planer.) Tema 1. Beslut om och med barn ska föregås av ett barnrättsperspektiv. Barnets bästa i främsta rummet är ett tydligt och tungt krav från barnkonventionen, men också i tex Patientlagen. Att beskriva vad som är barnets bästa och hur det står sig i främsta rummet är en utmaning för de flesta. Region Uppsala har en dokumentmall för en förenklad barnkonsekvensanalys. Mål 2016 - Påtagligt fler beslut ska föregås av ett barnrättsligt underlag, såsom en barnkonsekvensanalys. Läns-BO har 2016 medverkat i eller känner till cirka 10 (*) genomförda barnkonsekvensanalyser, rörande beslut i verksamheter. Det måste anses som alldeles för få. Åtagandet är prioriterat i policy och handlingsplan som nu varit gällande i fyra verksamhetsår. För en märkbar förbättring behövs både tydligare efterfrågan från ledningar och politik men också att barnrättsperspektivet blir en del i ordinarie beslutsstöd. BOiU arbetar för att alla barn och unga ska få den hjälp de behöver och att alla barn och unga ska kunna påverka sin vardag och samhället. Detta gör vi genom att ge stöd och råd, informera, påverka och stärka barns och ungas röster. Vi är en ideell förening som funnits sedan 1988.
*) De Läns-BO sett eller medverkat till är: Akademiska 5 st, Folktandvården 1, Ledningskontor/politik 2, Hälsa/habilitering 1. Patientlagen kräver att när vård ges till ett barn ska barnets bästa särskilt beaktas. Här avser lagen mötet med patient i vardagen, snarare än inför beslut om förändring i en verksamhet. Det är svårt att mäta vad som händer i patientmöten, men journalstudier eller intervjuer kan ge oss en uppfattning om barnets bästa är en faktor vardagen. Kanske att journalförande uppmanas använda en åtgärdskod liknande då en anmälan görs om misstanke att ett barn far illa (GD008). Nya Hälso- och Sjukvårdslagen träder i kraft 2017 och har nu även den en formulering om barnets bästa. Där avses istället beslut i ledning och politik. Det blir lättare att hänvisa till och följa. Ingen verksamhet har såvitt Läns-BO vet lagt in barnets rätt i ordinarie rutiner för underlag till beslut (beslutsstöd). Glädjande är att från 2017 ingår barnkonsekvensanalys i regionkontorets Ärendehandbok och alla deras utredare ska få utbildning av Läns-BO. Tema 2. Kunskap behövs om barns behov och rättigheter hos såväl Region Uppsalas förtroendevalda som anställda. Ökad kunskap om barns behov: 1) Läns-BO deltar i Sveriges Kommuners och Landstings (SKL) utvecklingsarbete för anpassad Nationell Patientenkät för de under 18 år. Fram till och med 2015 besvarades Nationell Patientenkät avseende patienter under 16 år nästan uteslutande av vårdnadshavare. Läns-BO har lokalt och nationellt agerat för att även de under 16 år ska tillfrågas men gärna med annan metod än enkät. Kompromissen i upphandlingen för 2016-2018 blev att nationell enkät inte längre skulle skickas till patient under 16 år (som ändå bara besvarades av vårdnadshavare). Istället skulle en vårdnadshavar-enkät gå ut för de vårdbesöken. Utöver detta skulle särskilda metoder utvecklas för att unga patienter. SKL hade våren 2016 ett möte om detta, men enligt uppgift har det därefter avstannat. 2) Läns-BO, Barnombudsmannen i Uppsala och Regionförbundet har 2016 ett samarbetsprojekt om samordnad elevhälsodatabas modell ELSA. Med finansiering från folkhälsomedel har vi inventerat arbetssätten samt intresse hos personal att samordna och tillgängliggöra information från elevhälsosamtal i länets kommuner. Arbetet har utförts av en kollega till LänsBO på Barnombudsmannen i Uppsala. Goda förlagor finns nu och målen med samordning ska kunna uppnås. Istället för att bygga en regional databas är målet nu att samla delar av elevhälsosamtalen i EMQ (Nationellt kvalitetsregister för elevhälsans medicinska insatser).
Ökad kunskap om barnets rättigheter: 3) Ett grunduppdrag är att utbilda om barnets rättigheter. Utbildningsfilmen på Pingpong medför att många verksamheter vill ha uppföljande besök från Läns-BO. 4) På Pingpong ramas filmen in av en interaktiv portal där medarbetare kan läsa mer, ställa frågor och få goda råd. Läns-BO är redaktör för sidan. 5) Utbildningsfilm nr 2 för chefer i Region Uppsala handlar om barnrätt i beslut. Den blir ca 7 minuter lång och produceras under våren 2016. Cirka 650 personer har vid möten fått utbildning av Läns-BO under 2016. Tillkommer cirka 300 studerande till läkare, sjuksköterska, psykolog och socionom som deltar vid studiedagen om barn som far illa. Nästan 1 000 anställda har sett filmen på utbildningsplattformen Pingpong. 700 av dessa har också genomfört och fått godkänt på kunskapsfrågorna. Filmen ligger också på Region Uppsalas Youtube och har där 1 100 visningar. Utöver dessa drygt 2 000 har många medarbetare sett filmen i grupp. Där blir det oklart hur många som sett filmen. Därför erbjuder jag under 2017 chefer att sända mig lista på medarbetare som sett filmen, och hjälpa dem markera det i Pingpong. På Pingpong har Läns-Bo lärarbehörighet och kan lägga mer tid på att ha och få kontakt med medarbetare som lär sig om barnets rätt. Det finns viktig kunskap om implementeringen av barnets rätt hos medarbetare. Filmen för chefer spelades in under 2016 men redigeringen har dragit ut på tiden, bla pga ombildning till Region och omläggning till DocPlus. 6) Utbildning och diskussion om Patientlagen inklusive barnets bästa och mognadsbedömning fortsätter vara en arbetsuppgift på förfrågan. Större insats sker på Barnveckan i Östersund i april (mot arvode). Några motsvarande utbildningar har genomförts inom landstinget. Vid ett par tillfällen har utbildning gjorts utanför landstinget, men då mot arvode. Aktuellt under 2017 blir ändringar i Hälso- och sjukvårdslagen och under 2018 att Barnkonventionen troligen blir lag. 7) Hemsidan på www.lul.se/br underhålls och Läns-BO bidrar till förvaltningarnas Navet-sidor. Förutom den samlade www.lul.se/br finns nu också en intern sida om barnrätt för anställda på Akademiska. Dessutom akademiska.se/ung som vänder sig till den unga som ska besöka Akademiska som patient eller anhörig. Vidare finns sidor om de unga expertråden på barnsjukhuset akademiska.se/ungaexperter och en alldeles ny sida för deras medlemmar ungaexperter.wordpress.com Läns-BO håller i eller bidrar till alla dessa.
8) Läns-BO deltar för Region Uppsala i SKL s nätverk för barnets rättigheter. Läns-BO har deltagit och utbytt kunskap och erfarenheter vid två stycken tvådagarsmöten. Läns-BO rapporterar direkt till hälso- och sjukvårdsdirektören. 9) Läns-BO är medlem i redaktionsrådet för 1177 med uppdrag barnets rättigheter. Fyra-fem gånger om året får Läns-BO ett antal texter eller kortfilmer som ska granskas, som medlem i rådet. Region Uppsala är inte uppdragsgivare och därför fakturerar Barnombudsmannen i Uppsala för arbetet. 10) Läns-BO är medlem i referensgrupp för en handbok om barnkonventionen från Norstedts förlag riktad till socialtjänsten. Detta tog mer tid än väntat våren 2016, men var också en utmärkt repetition och fortbildning inför att barnkonventionen planeras antas som lag. Tema 3. Dialog med barn och unga är en särskild kompetens och formerna ska gärna beskrivas och evidensbaseras. Goda exempel på former för kontakt med barn och unga finns i hela LUL exempelvis för att informera, förbereda, fråga, inhämta samtycke, smärtlindra. Läns-BO har gjort många studiebesök för att samla in goda exempel och några beskrivs i Gröna Häftet. Prioritering för Läns-BO från 2016 blir dialog med barn och unga i grupp, snarare än som individer. 1) Barnsjukhuset startar under 2016 minst tre råd för barn och unga. Ett expertråd för unga med diabetes 1 och för hela verksamheten ett tonårsråd och ett barn- och föräldraråd. Läns-BO hjälper dessa och motsvarande råd under en pilotperiod. Förutom de nämnda i rubriken fanns sedan tidigare ett råd för unga med CF och det bildades ett för unga med cancer. Under våren 2017 tillkommer ett råd för unga med astma/allergi. Läns-BO är engagerad i alla råden. Under 2017 sker integration av råden i barnsjukhusets ordinarie lednings- och kvalitetsarbete. Ansvar och praktiskt genomförande behöver flyttas till verksamheterna. En mindre roll i barnsjukhusets råd ger tid för Läns-BO att sprida arbetssättet till andra delar av Region Uppsala. Exempelvis för unga med övervikt. Det bör integreras i arbetet med en ECHO-zon utifrån Uppsala Health Summit. 2) Akademiska, men också andra förvaltningar ser över hur barn och unga kallas till besök. Läns-BO är engagerad i flera samarbeten kring såväl utskick som webb. Under 2016 har kallelsematerial för barn utvecklats tillsammans med barnhälsovården och folktandvården. Samma med Region Uppsalas egna vårdcentraler där de också lagt materialet på webben.
Den som kallas till Akademiska får ett häfte med länken akademiska.se/ung Hälsa & habilitering har själva utvecklat en sida med bildförberedelser för barn och unga. Närliggande är att barnsjukhusets Barnwebb görs om under 2017. 3) Patienten är också brukare och bör när lämpligt tillfrågas direkt av sin verksamhet om hur besöket eller vistelsen var. Goda former finns på flera håll i Region Uppsala och Läns-BO är engagerad i några av dem. Utvärdering pågår för folktandvårdens och barnakutens pekskärmar (smileys /VAS-skala) för yngre barn. I övrigt lite aktivitet. Planer finns för sms eller app för snabb återkoppling från barn och förälder som besökt barnsjukhuset. 4) Värdebaserad vård har stor potential för ungas delaktighet. Arbetssättet ska breddinföras på Akademiska Barnsjukhuset. Läns-BO ger råd om dialogformer. Tog inte fart på Akademiska, och än mindre på barnsjukhuset. Delarna som har med dialog med unga på barnsjukhuset att göra deltar Läns-BO i ändå. Tema 4. Skydd och stöd har alla barn rätt till. I regel behövs rutiner för att säkra detta och den samverkan som behövs med andra berörda. 1) Barnskyddsrådet fortsätter utbilda och samverka. Rådet administreras och leds inom avtalet för Läns-BO, i samverkan med Uppsala kommun och förhoppningsvis framöver även de övriga kommunerna i länet. Målgrupp för utbildningar är personer i olika verksamheter inom länet. Två gånger om året arrangeras stort seminarium, ibland med internationella föreläsare. Våren 2016 var rubriken: Traumamedveten skola, hälsovård och omsorg och hösten 2016 var det: Tidiga insatser för små barn forskning och praktik. 2) Barnhälsovården och Läns-BO har förslag på rutin för kontakten om barn med särskilda behov mellan en Vårdcentral och kommunens socialtjänst. Rutinen ska prövas som pilot hos några intresserade under 2016. Flera kontakter har tagits men först sent på hösten besöktes två vårdcentraler. Dock för tidigt att dra slutsatser om hur det kommer att fungera. 3) Länsövergripande riktlinjer för samverkan kring barn och unga är under framtagande. Läns-BO sitter i arbetsgruppen med särskilt intresse för delaktighet, SIP och hemsjukvård. Riktlinjen blev en BUS (barn unga samverkan) för länet. Arbetsinsatsen för Läns-BO blev stor med många möten och mycket redigering. Den är nu antagen i länets viktiga forum TKL och skolchefsnätverk.
5 Bidra till att upprätta nya och revidera befintliga planer. 1) Följa och understödja genomförandet i förvaltningarna Akademiska, Primärvården, Hälsa & Habilitering samt Folktandvården. Denna uppgift är fokus i mötena med Läns-BO s referensgrupp. De tre förstnämnda samt Kultur & Bildning har pågående systematiskt arbete och Hälsa & Hab ska ta ett nytt tag 2017. Dock ännu ingen plan i Kollektivtrafikförvaltning, Enköpings lasarett eller Landstingsservice. 2) Verksamheter på alla nivåer får hjälp med en egen plan när så önskas. Aktuella insatser görs i Verksamhetsområden på Akademiska och i Hälsa & Hab samt på kliniker i Folktandvården och på Vårdcentraler i Primärvården. Över 25 verksamheter har under 2016 efter möte med Läns-BO fått ett eget förslag på aktivitetsplan. Några av dem är uppdateringar, men de flesta nya. ================================ Ekonomisk redovisning för 2016 Artikel Lönekostnader inkl overhead, it, web,layout, admin, ek, arb ledn Budget Utfall -750,000-751,874 Övriga personalkostnader -5,000-5,448 Utbildning + handledning -15,000-15,471 Hyra och andra lokalkostnader+kontorsmat -72,000-68,761 Telefon, mobil och fast -9,000-9,392 Datorer och internet -4,000-750 Resor -10,000-2,040 Verksamhet: material, ev seminarier -30,000-3,859-5,000-3,280-25,000-34,027-925,000-894,902 Referensgrupp Barnskyddsrådet TOTALT:
Martin Price Läns-BO Uppsala martin.price@boiu.se 0725-718200 Slutversion 2017-03-07 Verksamhetsplan Läns-BO 2017 Enligt gällande avtal (HSS 2012-0070) ska Barnombudsmannen i Uppsala för uppdraget Läns-BO lämna in en verksamhetsplan till hälso- och sjukvårdsavdelningen. Planen bygger på prioriteringar utifrån handlingsplanen 2013-2017 för att förverkliga barnets rättigheter. Prioriteringarna görs i referensgruppen. Planen fastslås vid Barnombudsmannens årsmöte. Genomförandet av barnets rätt i Region Uppsala 4 tema Läns-BO:s planering görs sedan 2015 utifrån fyra tema som sammanfattar handlingsplanen. Samma tema används för verksamheter som vill arbeta utifrån en egen aktivitetsplan. För Läns-BO tillkommer temat att arbeta med aktivitetsplanerna. 1. Beslut med ett barnrättsperspektiv. Barnets bästa i främsta rummet är ett tydligt krav i barnkonventionen och lagar. Patientlagen gällande vardagliga beslut inkl behandling och i den kommande uppdateringen av Hälso- och sjukvårdslagen i beslut om verksamhet och rutiner. Barnkonsekvensanalyser. Bidra till att göra fler. Särskilt där ännu inga gjorts och på nivåerna förvaltning och ledningskontor. Beslutsstöd som rör barn och unga. Bevaka att barnrätt ingår där barn berörs. Undersöka hur ett urval tycker att det är att göra barnkonsekvensanalys. 2. Kunskap om barns behov, åsikter och rättigheter. Temat innehåller två typer av kunskap. Barns behov, som från tex statistik och forskning men också dialoger med berörda barn och unga. För det andra kunskap hos medarbetare och besökare i verksamheterna om barnets rättigheter. Patientenkät (nationell) finns idag men vänder sig inte till de under 16 år. De ska höras med anpassade metoder. Läns-BO deltar gärna om arbetet tar fart. Regionen har antagit en ny samverkansstruktur. Läns-BO deltar gärna i den planerade tjänstemannagruppen för frågor om barn och unga. Kriterier för god barnsjukvård (modell Smileys Holland). Eventuellt samarbete Skånes universitetssjukhus, Nobab och barnsjukhuset. Läns-BO finns tillgänglig och erbjuder utbildning för verksamheter. Målsättning som tidigare cirka 25 utbildningar per år. Pingpong är Region Uppsalas digitala lärplattform. Läns-BO har där gjort kurs om barnets rätt. Lärarbehörigheten ger möjlighet till kontakt med medarbetare. 2017 görs och sprids en ny kortfilm riktad till chefer om barnets rätt i beslut. Hemsidor om genomförandet av barnets rätt ska fortsätta underhållas. Samlat beskrivs det på www.regionuppsala.se/br Läns-BO uppmanar verksamheter att berätta om sina aktiviteter för sina besökare. BOiU arbetar för att alla barn och unga ska få den hjälp de behöver och att alla barn och unga ska kunna påverka sin vardag och samhället. Detta gör vi genom att ge stöd och råd, informera, påverka och stärka barns och ungas röster. Vi är en ideell förening som funnits sedan 1988.
Hemsidor som förberedelse för barn inför besök finns och är ett komplement till förberedelse i kallelsen. Läns-BO hjälper till på förfrågan. Barnrättspiloter (eller -ombud) finns i delar av Region Uppsala. Somliga träffas i nätverk. Läns-BO kommer till dem på förfrågan. SKL har ett nätverk för de i regioner/landsting som arbetar med barnets rätt. Läns-BO ingår där på uppdrag av Region Uppsala. 1177 har en redaktion med sakkunniga granskare där Läns-BO ingår. 3. Dialog med barn och unga. Lagkraven på att höra vad en minderårig patient tycker har stärkts på senare år. Hälsooch sjukvården behöver bli bättre på rutiner för att höra barns uppfattningar och ibland inhämta samtycke. Även ledningar och staber behöver dialog med unga för att utforma verksamheterna. Läns-BO prioriterar de samarbeten som har rätt förutsättningar. Råd och expertgrupper har startats på barnsjukhuset. Modellen sprids troligen under 2017 till BUP och habilitering. Läns-BO bidrar till att organisationen kring dem blir hållbar. Grupperna kan kompletteras med tekniska sätt att inhämta åsikter som appar, sms, väntrums-pekskärmar. Verksamhetsledningar och landstingsservice (bla fastighetsfrågor) behöver utveckla former för dialog med barn och unga. Folkhälsa behöver dialog som komplement till statistik som Liv & Hälsa Ung. Arbete med förebyggande av övervikt i planerade projektet ECHO Regionens nya samverkansstruktur FoU barn/unga liksom riktlinjen BUS bör ha kanaler att höra barn och unga. 4. Skydd, stöd och samverkan systematiseras. Barnskyddsrådet administreras av Läns-BO och genomför två symposier om året på olika teman om utsatta barn och med fokus på samverkan. Två studiedagar om året på temat "samverkan för skydd av barn" genomför Läns-BO tillsammans med fyra institutioner (socionomer, läkare, psykologer och sjuksköterskor) vid Uppsala universitet. Fortsatt arbete med piloter för samverkan mellan å ena sidan lokal barnhälsovård (eller tandvård) och å andra sidan deras kommuns socialtjänst. Bidra till spridning av riktlinjen BUS och goda modeller för SIP. 5. Aktivitetsplaner (för pkt 1-4 ovan) i verksamhet Riktade insatser till verksamheter som inte kommit igång. Tex BUP, landstingsservice, Hälsa & Hab samt många vårdcentraler. Följa upp de som antagits under 2015 och 2016. Bidra till uppdatering av Regions Uppsalas handlingsplan för genomförande av barnets rättigheter. Ny ska antas hösten 2017. Föreslå formen 4 tema. Nya handlingsplanen behöver kunna vara mätbar så den kan ingå i verksamheters avtal. ================= Budget näst sida. =================
Budget för 2017 Artikel Lönekostnader Läns-BO samt för insatser av kollegor på BOiU (overhead, it, web, layout, admin, ek, arb ledn) Budget 2016 750,000 Budget 2017 760,000 Övriga personalkostnader Läns-BO 5,000 5,000 Utbildning + handledning Läns-BO 15,000 10,000 Hyra (på BO i Uppsala) 72,000 60,000 Andra lokalkostnader (skrivare etc) 15,000 Kontorsmaterial, litteratur 4,000 Telefon, mobil och fast 9,000 12,000 Datorer och internet 4,000 8,000 Resor 10,000 5,000 Verksamhet (material samt ev seminarier) 30,000 30,000 5,000 4,000 Referensgrupp Ekonomihantering extern (bokslut etc) 5,000 Förbrukningsmaterial övrigt 2,000 TOTALT: 900,000 920,000
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-02-13 Regionkontoret essica Bräck Tfn 018-611 60 41 E-post jessica.brack@lul.se Dnr LS2016-0581 Regionstyrelsen Årsredovisning 2016 - Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta följande: Årsredovisning 2016 för Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling godkänns och direktionen beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2016. Ärendebeskrivning Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling har inkommit med årsredovisning och revisionsberättelse för verksamhetsåret 2016. Revisorerna tillstyrker att fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för direktionen samt de enskilda ledamöterna i densamma. Bilagor Årsredovisning 2016 Revisionsberättelse för år 2016 Kopia till Regionfullmäktige Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-02-13 Regionkontoret essica Bräck Tfn 018-611 60 41 E-post jessica.brack@regionuppsala.se Dnr LS2017-0114 Regionstyrelsen Verksamhetsplan och budgetram 2018 - Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta följande: Verksamhetsplan och budgetram för Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling för år 2018 godkänns. Ärendebeskrivning Enligt förbundsordningen skall förslag på budget med plan för verksamhet och ekonomi senast den 31 mars tillställas medlemslandstingen/regionerna för godkännande av budgetram. Direktionen godkände den 8 mars 2017 verksamhetsplan och budgetram för år 2018 och föreslår Region Uppsala att godkänna planen och budgetramen. Bilagor Plan för verksamhet och ekonomi 2018 samt plan för ekonomi 2019-2020 Kopia till Regionfullmäktige Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se
1(9) Förslag Plan för verksamhet och ekonomi 2018 samt plan för ekonomi 2019-2020 Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling Plan för verksamhet och ekonomi 2018 ver 2.doc
2 av 9 Innehållsförteckning Innehållsförteckning 2 Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling (KAS) 3 Verksamhetens art och inriktning 3 Organisation KAS 3 Organisation Skandionkliniken 4 Organisation Hotel von Kraemer 5 Mål 5 Strategiska mål Skandionkliniken 5 Patient 5 Process/verksamhet 5 FoU forskning och utveckling 6 Medarbetare 6 Ekonomi 7 Övriga mål och förändringar som påverkar kommunalförbundets verksamheter 7 Budgetförslag 2018, plan för ekonomi 2019-2020 och investeringar 2018-2020 9 Plan för verksamhet och ekonomi 2018 ver 2.doc
3 av 9 Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling (KAS) Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling ägs av de sju landsting/regioner som innehar universitetssjukhus: Region Uppsala, Region Östergötland, Region Skåne, Stockholms läns landsting, Västerbottens läns landsting, Västra Götalandsregionen samt Region Örebro län. Verksamhetens art och inriktning Kommunalförbundets ändamål och uppgift är att skapa förutsättningar för en nationell anläggning för avancerad strålbehandling, uppföra anläggningen och svara för driften av anläggningen. Verksamheten ska vara nationell och ska för aktuella indikationer vara likvärdigt tillgänglig för alla medborgare i Sverige oavsett bostadsort. I uppgiften ligger även att svara för annan verksamhet som har ett naturligt samband med verksamheten på Skandionkliniken. Eftersom patienter från hela landet kommer att få behandling på Skandionkliniken finns behov av boende under vistelsen i Uppsala. I byggnaden ingår därför ett hotell med 84 rum och en restaurang. Patientverksamheten skall bedrivas så att alla förberedelser inför behandlingen på Skandionkliniken (diagnostik, behandlingsplanering, del av behandling och eftervård) utförs inom eller på uppdrag av varje sjukvårdsregion enligt principen delat ansvar och distribuerad kompetens. Förbundet skall svara för forskning och utveckling (FoU) relaterat till den verksamhet som bedrivs på kliniken. Kommunalförbundet är ett förbund med förbundsdirektion. Anläggningen dimensioneras initialt för 15000 behandlingstillfällen per år, motsvarande ca 1000 patienter, under antagandet att varje patient i genomsnitt får 15 behandlingstillfällen under sitt behandlingsförlopp 1. Detta mål ska nås under fjärde verksamhetsåret efter klinisk start, alltså under 2019. I ett senare skede ska behandlingskapaciteten kunna byggas ut till 37 500 behandlingstillfällen. Organisation KAS Kommunalförbundet har två verksamheter, Skandionkliniken och Hotel von Kraemer. KAS organisationsplan framgår av figur 1. 1 Under planeringen av Skandionklinikens tillkomst gjordes en utredning av hur många behandlingstillfällen, eller behandlingsfraktioner, varje patient förväntas genomgå, då denna parameter är den som bestämmer behandlingskapaciteten i högre grad än antalet patienter. Man landade på siffran 15 som ligger nära det nationella genomsnittet för konventionell strålbehandling väl medvetna om att detta tal rymmer en stor osäkerhet. Klart är att varje patient kommer att erbjudas det antal behandlingstillfällen som anses optimalt ur ett medicinskt perspektiv, oavsett hur denna siffra förhåller sig till det gjorda antagandet om antal behandlingstillfälle per patient. Plan för verksamhet och ekonomi 2018 ver 2.doc
4 av 9 Figur 1 Direktion Kommunalförbundet styrs av en politiskt vald direktion med normalt sex direktionsmöten per år. Direktionen består av sju ledamöter och sju ersättare. Förbundsdirektör Kommunalförbundets högsta tjänsteman är förbundsdirektören. Förbundsdirektören rapporterar till direktionen. Kansli Kommunalförbundet har ett kansli med en kanslichef, en finanschef, en chefsjurist, en redovisningsekonom och en HR-strateg. Styrgrupp Nationell Protonterapi Styrgrupp Nationell Protonterapi ska enligt arbetsordningen, förutom att vara beslutsstöd till direktionen och till Skandionklinikens ledning, ta ansvar för den sammantagna nationella protonterapiprocessen baserad på begreppen gemensamt ansvar, nationellt samägande och distribuerad kompetens. I styrgruppen ingår två ledamöter från varje medlemslandsting, förbundsdirektören för kommunalförbundet (ordförande), verksamhetschefen på Skandionkliniken och den medicinskt ansvarige onkologen med radiologisk ledningsfunktion. Organisation Skandionkliniken Skandionklinikens linjeorganisation har två chefsnivåer: verksamhetschef och vårdenhetschef. Den medicinska och radiologiska ledningsfunktionen upprätthålls av en specialistkompetent onkolog. Ytterligare en onkolog har samordningsansvar för verksamhetens FoUU (forskning och utveckling, samt utbildning). Plan för verksamhet och ekonomi 2018 ver 2.doc
5 av 9 Organisation Hotel von Kraemer I hotellet ingår Hotel von Kraemer samt restaurang von Kraemers matsal. Ansvarig chef för verksamheten är hotellchefen som är underställd förbundsdirektören. Anställd personal är underställd hotellchefen. Mål Målen delas upp i strategiska mål Skandionkliniken och övriga mål. De strategiska målen är indelade i fem perspektiv: patient, process/verksamhet, FoU, medarbetare, och ekonomi. Målen ska säkerställa att verksamheten utvecklas i enlighet med förbundsordningen och övriga fattade beslut. För att säkerställa att målen nås fastställs styrtal och måltal för de två närmast kommande åren. Aktiviteter kopplade till respektive styrtal beskrivs inte i detta dokument. Strategiska mål Skandionkliniken Patient Mål Styrtal Måltal 2018 Måltal 2019 Vården på Skandionkliniken håller hög kvalitet och ges utan väntetider Andel patienter som påbörjat sin behandling inom 7 dagar från datum för godkänd plan vid nationell konferens 80 % 90 % Patienternas medicinska behov, omvårdnadsbehov och sociala förväntningar tillgodoses Andel nöjda patienter enligt patientenkät 90 % 95 % Kvartalsvis redovisning Månadsvis redovisning 80 % 90 % Patienter och anhöriga är välinformerade ämlik vård Geografisk fördelning av patienter i relation till befolkningsunderlaget i respektive landsting/region Process/verksamhet Mål Styrtal Fastställda vårdvolymer uppnås Antal utförda behandlingsfraktioner Plan för verksamhet och ekonomi 2018 ver 2.doc Måltal 2018 13 250 Måltal 2019 15 000
6 av 9 Aktiv och fungerande avvikelsehantering Allas medverkan i fortsatt utveckling och kvalitetssäkring av nationella protonterapin och den distribuerade kompetensen Antal rapporterade avvikelser per år > 60 Andel avslutade avvikelseärenden inom 3 månader 95 % Alla klinikers deltagande i multiprofessionella nationella videoronder och med samtliga professioner företrädda 90 % > 70 95 % 100 % FoU forskning och utveckling Mål Styrtal Måltal 2018 Måltal 2019 Möjligheter till FoU är tillvaratagna genom kliniska studier och kvalitetsdatabaser Andel patienter i kliniska studier >80 % >80% Andel patienter registrerade i kvalitetsdatabas av de som tillfrågats och tackat ja till att delta 80 % 100 % Experimentell protonstråleforskning etablerad vid Skandionkliniken Antal projekt >5 >15 Medarbetare Mål Styrtal Måltal 2018 Måltal 2019 Nöjda medarbetare Verktyg och styrtal beslutas under 2017 Beslutas under 2017 >2018 Kliniken behåller och attraherar kvalificerade och engagerade medarbetare Andel medarbetare med individuella utvecklingsplaner 75 % 100 % Låg sjukfrånvaro Registrerad sjukfrånvaro (% av arbetad tid) Arbetsmiljö är en Beslutas under 2017 naturlig del av arbetet Plan för verksamhet och ekonomi 2018 ver 2.doc <4% < 3,8 % Beslutas under 2017 >2018
7 av 9 Ekonomi Mål Styrtal Måltal 2018 Måltal 2019 Resultat utfall resultat budget 0 0 Återställt eget kapital Eget kapital Återställt 2020 Återställt 2020 Uppbyggt eget kapital + 10 % eget kapital Senast 2024 senast 2024 Ekonomi i balans Enligt tidigare direktionsbeslut Hög kostnadseffektivitet Redovisning av kostnadseffektivitet Observera att ingående parametrar i begreppet kostnadseffektivitet bestäms under 2017 Internationell benchmarking med andra jämförbara protonterapikliniker Kvartalsvis I nivå med det internationella genomsnittet Månadsvis Över det internationella genomsnittet Övriga mål och förändringar som påverkar kommunalförbundets verksamheter Verksamheten kommer under nästkommande år att påverkas av redan fattade beslut, ännu ej fattade beslut och tillkommande uppdrag. Verksamhetens omfattning och ekonomi kan påverkas i betydande utsträckning av dessa beslut och på sätt som ännu inte kan tydliggöras fullt ut. Verksamheten är i reguljär drift, men kommer under budgetperioden fortfarande att vara i ett uppbyggnads- och utvecklingsskede. Nedan redovisas större hittills kända förändringar och tillkommande uppdrag, vilka kan förväntas påverka Kommunalförbundet under 2018. Kvalitetsregisterbaserad uppföljning Styrgrupp nationell protonterapi har tillsatt en arbetsgrupp för kvalitetsregisterbaserad uppföljning av protonterapiverksamheten. Flera förslag till lösningar finns avseende teknisk plattform samt utformning av kvalitetsregistret. Arbetet är försenat, men under 2017 förväntas styrgruppen fatta beslut om formerna för registeruppföljning. Mål 2018: Implementera kommande beslut kring registeruppföljning, inklusive användning av utdata för ledning och styrning. Kliniska studieprotokoll Ett antal diagnosgrupper har under några år arbetat med att ta fram kliniska studieprotokoll, men fördröjning av detta arbete fördröjer framtagandet av ny kunskap liksom användning av verksamhetens fulla resurs, såväl avseende utrustning som kompetens. Mål 2018: Samtliga påbörjade studieprotokoll är färdiga och under implementering. Plan för verksamhet och ekonomi 2018 ver 2.doc
8 av 9 FoU - strategi och budget Kommunalförbundet ska svara för att möjligheterna till forskning och utveckling tillvaratas och ska medverka till dess finansiering. Uppdraget ska konkretiseras och finansieringen säkras avseende kostnader för framtagande och genomförande av kliniska studieprotokoll och associerade kostnader. Under 2016 har funktionen FoUUsamordnare inrättats på Skandionkliniken, med målsättningen att samordna klinikens interna arbete inom området liksom gentemot det på de sju universitetssjukhusen. Mål 2018: Fastställda planer för FoU är under implementering. Distribuerad kompetens rotationstjänstgöring Styrgrupp nationell protonterapi beslutade att systemet med rotationstjänstgöring skulle utvärderas under första halvåret 2016. Resultatet av utvärderingen har lett till att Skandionkliniken från och med fjärde kvartalet 2016 har två anställda specialistläkare, en med medicinskt och radiologiskt ledningsansvar och en med ansvar för samordning av verksamhetens FoUU. Rotationstjänstgöringen för onkologer behöver utvecklas mot en jämnare bemanning på plats när antalet behandlingar ökar, medan den för sjukhusfysiker bedöms fungera väl i sin nuvarande form. Onkologisjuksköterskor har hittills inte varit aktuella för rotationstjänstgöring, men frågan aktualiseras under 2017. Mål 2018: Att under kontinuerlig utvärdering fortsätta att utveckla och kvalitetssäkra rotationstjänstgöringen på Skandionkliniken. Strategi ST-läkare Diskussioner kring strategi för ST-läkares tjänstgöring på Skandionkliniken har initierats under 2016 och 2107. Sådan tjänstgöring skulle medverka till att vidareutveckla den distribuerade kompetensen, och på sikt även utanför universitetssjukhusen. Mål 2018: Fastställd strategi för ST-läkares tjänstgöring på Skandionkliniken implementerad. Avrop och installation behandlingsrum 3 Direktionen beslutade i början av 2013 att avvakta avrop och installation av det tredje behandlingsrummet (gantryt) tills behovsbilden klarnat. Våren 2017, efter 1.5 år av klinisk drift, bedöms ett adekvat beslutsunderlag föreligga och ärendet bör då tas upp till förnyad prövning. Ett beslut om avrop och installation kommer att få betydande konsekvenser för den kliniska verksamheten under installationstiden. Leveranstiden uppskattas till 1½ 2 år. För att inte tvingas reducera behandlingskapaciteten under installationsfasen krävs en noggrann planering av verksamheten. Beslut om avrop bör fattas under första halvåret 2017. Mål 2018: Implementera beslut avseende det tredje behandlingsrummet och därtill hörande förändringar. Miljö: Installation värmesköldar cyklotron Möjligheter att reducera cyklotronens energiförbrukning med upp till 30 % har undersökt, vilket är betydande minskning av belastningen på miljön. Detta kan göras genom installation av värmesköldar på cyklotronen. Plan för verksamhet och ekonomi 2018 ver 2.doc
9 av 9 Mål 2018: Genomföra energibesparande åtgärder. Hotel von Kraemer Direktionen beslöt i december 2015, i ett akut läge efter hotellentreprenörens konkurs, att ta över verksamheten på Hotel von Kraemer och att därefter utreda formerna för den fortsatta verksamheten. Utredning och beslut i frågan förväntas vara klar under andra kvartalet 2017. Mål 2018: Genomföra beslut avseende Hotel von Kraemer. Budgetförslag 2018, plan för ekonomi 2019-2020 och investeringar 2018-2020 Förslag till budget 2018 plan för ekonomi 2019-2020 och investeringar 2018 2020 redovisas i Bilaga. Index Uppräkningarna är baserade på SKL s indexanalyser. Undantagna är posterna för serviceavtal IBA samt räntekostnader, då dessa belopp är fasta. Tredje gantryt Budgeten är framräknad på nuvarande uppdrag. Ett beslut om att göra avrop av det tredje behandlingsrummet kan komma under perioden. Hotel von Kraemer Ingen budget är lagd för hotellet, eftersom beslut om framtida driftsform kommer att fattas inom kort. Plan för verksamhet och ekonomi 2018 ver 2.doc
Budget 2018 Kommunalförbundet Avancerad Strålbehandling samt plan för 2019-2020 Skandionkliniken (Alla belopp i tkr) Fastställd Förslag Plan Plan 2017 2018 2019 2020 85 319 88 306 91 573 94 961 72 521 14 475 172 316 83 890 16 906 189 102 91 573 18 419 201 564 94 961 19 100 209 022 Personal Arvoden direktion/revisorer 29 567 531 38 682 550 39 853 570 41 058 591 Serviceavtal - IBA - Varian - Övriga avtal 30 121 1 377 2 062 30 121 1 426 2 134 30 121 1 478 2 213 30 121 1 533 2 295 3 330 4 000 4 148 4 301 38 763 636 38 906 658 40 345 683 41 838 708 2 228 6 500 2 336 6 728 2 419 6 976 2 509 7 235 516 1 208 412 1 500 26 198 3 000 534 1 251 300 2 000 29 832 2 000 553 1 297 311 2 000 31 682 2 000 574 1 345 323 2 000 32 854 2 000 27 525 100 175 573 27 525 100 189 081 27 525 100 194 275 27 525 100 198 910-3 257 21 7 289 10 113 2017 2018 2019 2020 22 290 22 290 - - - -29 486-29 465-22 176-12 064 8 600 1 000 1 000 1 000 Intäkter Abonnemang Vårdintäkter - Fraktion - Externa vårdintäkter Finansiella intäkter Summa intäkter Kostnader Köpta tjänster Hyror - Kliniken - Lägenheter Drift fastighet - Akademiska Hus - El, värme, kyla, vatten Förbrukningsinventarier/material - Sjukvårdsmaterial - Övrigt material Försäkringar FoU-verksamhet Avskrivningar Övriga kostnader / oförutsett Finansiella kostnader - Räntekostnader - Övriga finansiella kostnader Summa kostnader Resultat Hotel von Kraemer (Alla belopp i tkr) Intäkter Kostnader Resultat Prel ackumulerat resultat Planerade investeringar 0
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-03-28 Regionkontoret essica Bräck Tfn 018-611 60 41 E-post jessica.brack@regionuppsala.se Dnr LS2017-0215 Regionstyrelsen Ombildning av gemensamma kostnämnden Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta följande: 1. Den gemensamma kostnämnden ombildas tillsammans med Region Västmanland och Landstinget i Sörmland från och med den 1 september 2017. 2. Reglemente för gemensamma kostnämnden, att gälla från och med den 1 september 2017, antas enligt bilaga. 3. Samverkansavtal för gemensamma kostnämnden antas enligt bilaga. Ärendebeskrivning Region Uppsala har sedan 2010 en gemensam kostnämnd med Region Västmanland. Nämnden ansvarar för produktion och leverans av kvalitativ god och näringsriktig patientmat till ett konkurrenskraftigt pris för Akademiska sjukhuset och Västmanlands sjukhus exklusive Fagersta sjukhus som drivs på entreprenad. För Västmanland har även personalmatsal och cafeterior samt ansvar för avdelningskök ingått i Kostnämndens ansvarsområde. Efter den föreslagna ombildningen omfattar ansvarsområdet inte denna del av verksamheten. Nämnden ska svara för produktion och leverans av kvalitativ god och näringsriktig patientmat till ett konkurrenskraftigt pris. Nämnden svarar även för upphandling och leverans av livsmedel. Överenskommelsen bygger på att respektive part till en gemensamt finansierad verksamhet uppdrar att för parternas räkning handha de angivna uppgifterna. Region Västmanland är värdregion och den gemensamma nämnden ingår i Region Västmanlands organisation. Fram till och med 2016 drevs verksamheten i en särskild förvaltning, men från och med 2017 ingår kostverksamheten i förvaltningen Verksamhets- och Ledningsstöd. Landstinget Sörmland ansluter till kostnämnden och nämnden ombildas från och med 1 september 2017. Det samlade resultat som finns i nämnden sedan tidigare år särskiljs i Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se
2 (2) Kostnämndens bokföring i samband med ombildningen. Ansvaret för det tillkommer Region Västmanland och Region Uppsala. Ombildningen av kostnämnden kommer att behandlas av fullmäktige i samtliga tre regioner och landsting. Landstinget i Sörmland kommer liksom de båda regionerna att ha tre ordinarie ledamöter och tre suppleanter. Bilagor Reglemente Samverkansavtal Kopia till Regionfullmäktige
REGLEMENTE Giltigt fr.o.m. 1 (5) Dok.nummer-Utgåva 24749-2 Reglemente för gemensam kostnämnd 2017-2018 1 PARTER Region Uppsala, Landstinget Sörmland och Region Västmanland, nedan kallat parterna, har inrättat en gemensam nämnd som benämns Gemensam Kostnämnd. Region Västmanland är värdlandsting och den gemensamma nämnden ingår i Region Västmanlands organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och ett mellan de samverkande parterna ingånget samverkansavtal för den gemensamma nämnden. 2 ÖVERENSKOMMELSE Överenskommelsen innebär att nämnden ansvarar för produktion och leverans av kvalitativ god och näringsriktig patientmat till ett konkurrenskraftigt pris för Akademiska sjukhuset, Nyköpings lasarett samt Västmanlands sjukhus. Nämnden ansvarar även för upphandling och leverans av livsmedel. Överenskommelsen bygger på att respektive part till en gemensamt finansierad förvaltning uppdrar att för parternas räkning handha de nedan angivna uppgifterna. För att uppnå de fördelar som eftersträvas är det av största vikt att respektive part lojalt och solidariskt följer det som överenskommits om i detta avtal, dvs. att part förbinder sig att inte bedriva med förvaltningen konkurrerande verksamhet. 3 NÄMNDENS UPPGIFTER Nämnden ska ansvara för produktion och leverans av kvalitativ god och näringsriktig patientmat till ett konkurrenskraftigt pris för Akademiska sjukhuset, Nyköpings lasarett och Västmanlands sjukhus. Tillkommande enheter för leverans av patientmat beslutas av parterna. Nämnden ska utveckla rutiner och system som genom ett gemensamt agerande ger kostnadsmässiga, kvalitativa, affärsmässiga och administrativa fördelar som gagnar både den egna verksamheten och kärnverksamheten. Nämnden ska bedriva ett kontinuerligt miljö- och kvalitetssäkringsarbete. Nämnden ska utöva regionens arbetsgivar- och ägaransvar inom sitt verksamhetsområde. 4 Utfärdad av: Godkänd av: FÖRÄNDRINGAR AV NÄMNDENS ANSVAR OCH BEFOGENHETER Om nämndens ansvar och befogenheter förändras ska detta godkännas av samtliga parters fullmäktige genom ett reviderat reglemente. Benita Karlsson Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet
REGLEMENTE Giltigt fr.o.m. 2 (5) Dok.nummer-Utgåva 24749-2 Reglemente för gemensam kostnämnd 2017-2018 5 LEDAMÖTER Nämnden har nio ledamöter och nio ersättare. Parterna utser tre ledamöter och tre ersättare vardera. 6 MANDATPERIOD Ledamöter och ersättare i nämnden väljs för fyra år, räknat från och med 1 januari året efter det år då valet till fullmäktige har ägt rum i landet. Valet förrättas av det under valåret, i respektive region, nyvalda regionfullmäktige senast i december månad. Reglementet är reviderat 2017 i och med att Landstinget Sörmland ingått i nämnden från 2017-09-01. Landstinget Sörmanlands ledamöter och ersättare väljs från 201709-01 till och med 2018-12-31. 7 ORDFÖRANDE Ordförande och en vice ordförande utses av värdregionen i samråd mellan parterna för två år i taget från och med den 1 januari. Posterna som ordförande och vice ordförande bör rotera mellan parternas företrädare i nämnden och ordförandena ska vara ordinarie ledamöter i nämnden. Ordförande ska leda, samordna och övervaka nämndens arbete. Om varken ordförande eller vice ordförande kan närvara vid sammanträdet, utser nämnden annan ledamot att fullgöra ordförandes uppgifter vid sammanträdet. Om ordförande eller vice ordförande för längre tid är hindrad att fullgöra sitt uppdrag, får nämnden utse annan ledamot att som ersättare fullgöra dennes uppgifter. 8 NÄRVARO- OCH YTTRANDERÄTT FÖR ANNAN ÄN LEDAMOT Ersättare har rätt att närvara och yttra sig i överläggningarna. Ersättare från parti som inte har ordinarie ledamot i nämnden har rätt att få sin mening antecknad till protokollet. Om en ledamot är förhindrad att delta i ett sammanträde eller del därav ska den ersättare från den part som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av något annat hinder än jäv får därefter under samma dag inte tjänstgöra vid sammanträdet. Utfärdad av: Godkänd av: Benita Karlsson Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet
REGLEMENTE Giltigt fr.o.m. 3 (5) Dok.nummer-Utgåva 24749-2 Reglemente för gemensam kostnämnd 2017-2018 Rätt att närvara vid nämndens sammanträden och att yttra sig i överläggningarna tillkommer ansvarig tjänsteman samt regiondirektören eller annan på nämndens begäran. 9 ERSÄTTNING Ersättning utgår till ledamot och ersättare enligt respektive parts egna bestämmelser. Nämndens sekreterare anmäler till respektive part vilka som varit närvarande vid sammanträdet, varefter varje part ansvarar för ersättningen. 10 TID OCH PLATS FÖR SAMMANTRÄDEN Nämnden ska för varje kalenderår upprätta en plan över sina sammanträden. Sammanträde ska även hållas när minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller ordförande finner att det behövs. Plats för sammanträdet är Västerås om nämnden inte bestämmer annat. 11 KALLELSE TILL SAMMANTRÄDEN Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Före varje sammanträde med gemensamma Kostnämnden ska nämndens ledamöter och ersättare få en kallelse och preliminär föredragningslista, som regel en vecka före sammanträdet. Slutlig föredragningslista fastställs vid varje sammanträdes början. 12 ANMÄLAN OM FÖRHINDER En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare. Ledamot som är förhindrad att delta ska själv meddela sin ersättare. 13 FÖREDRAGNING Föredragning inom nämnden sker av ordföranden eller på dennes uppdrag av nämndens ansvariga tjänsteman eller någon av parternas tjänstemän. Nämnden kan uppdra beredning och föredragning av visst ärende eller viss grupp av ärenden åt en eller flera särskilda ledamöter eller åt någon av parternas tjänstemän. 14 PROTOKOLL Protokollet justeras av nämndens ordförande och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Utfärdad av: Godkänd av: Benita Karlsson Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet
REGLEMENTE Giltigt fr.o.m. 4 (5) Dok.nummer-Utgåva 24749-2 Reglemente för gemensam kostnämnd 2017-2018 Nämndens sekreterare ansvarar för att nämndens beslut delges dem som är berörda av besluten. Fullständiga protokoll delges parterna samt regionens revisorer. Nämndens sekreterare ansvarar för att nämndens justerade protokoll anslås på respektive parts anslagstavla. 15 FÖRVALTNING Region Västmanland utser verksamhetschef i samråd med Region Uppsala och Landstinget Sörmland. Kostnaderna för förvaltningen fördelas lika mellan parterna enligt samverkansavtal. 16 ADMINISTRATION Region Västmanland tillhandahåller sekreterare och kanslifunktion. Kostnaderna fördelas mellan parterna enligt samverkansavtal. 17 UNDERTECKNANDE AV HANDLINGAR Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne, vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. 18 DELGIVNING Delgivning till nämnden sker med ansvarig tjänsteman eller den som i övrigt enligt särskilt beslut är behörig att motta delgivning. 19 DELEGERING Nämnden får uppdra åt ledamot eller ersättare eller åt grupp av ledamöter och/eller ersättare eller åt tjänsteman att på nämndens vägnar besluta i ett visst ärende eller viss grupp av ärenden, dock inte i fall som avses i Kommunallagens 6 kap 34. Beslut som fattas på delegation ska anmälas till nämnden, som bestämmer hur det ska ske. Nämnden fastställer en delegationsordning. 20 Utfärdad av: Godkänd av: REDOVISNING AV VERKSAMHETEN Nämnden ska varje år i en årsberättelse redovisa sin verksamhet. Årsberättelsen ska tillställas respektive parts fullmäktige under första kvartalet efter verksamhetsåret. Benita Karlsson Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet
REGLEMENTE Giltigt fr.o.m. 5 (5) Dok.nummer-Utgåva 24749-2 Reglemente för gemensam kostnämnd 2017-2018 21 REVISION OCH ANSVARSFRIHET Den gemensamma nämnden ska granskas av revisorer hos var och en av de samverkande parterna. Revisorerna kan samarbeta vid revisionen. Respektive part prövar frågan om ansvarsfrihet för hela nämnden. 22 ARKIV För vården av nämndens arkiv gäller det reglemente som Region Västmanlands regionfullmäktige fastställt. 23 INTERN REFERENS Regionfullmäktige, Region Västmanland 2017-xx Regionfullmäktige, Region Uppsala 2017-xx Landstingsfullmäktige, Landstinget Sörmland 2017-xx Utfärdad av: Godkänd av: Benita Karlsson Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet
AVTAL Giltigt fr.o.m. 1 (3) Dok.nummer-Utgåva 24947-2 Avtal om kostsamverkan Region Västmanland, Region Uppsala och Landstinget Sörmland, nedan kallat parterna, har träffat följande överenskommelse om gemensam Kostnämnd. Region Västmanland är värdregion och den gemensamma nämnden ingår i Region Västmanlands organisation. Samverkan sker under ledning av gemensam nämnd enligt 3 kap 3 a kommunallagen. På tjänstemannanivå finns även ett ägarråd med representanter från parterna samt från kostverksamheten. 1. ÖVERENSKOMELSE Överenskommelsen innebär att nämnden ansvarar för produktion och leverans av kvalitativ god och näringsriktig patientmat till ett konkurrenskraftigt pris för Akademiska sjukhuset, Nyköpings lasarett samt Västmanlands sjukhus. Överenskommelsen bygger på att respektive part till en gemensamt finansierad verksamhet uppdrar att för parternas räkning handha de nedan angivna uppgifterna. För att uppnå de fördelar som eftersträvas är det av största vikt att respektive part lojalt och solidariskt följer det som överenskommits om i detta avtal, dvs. att part förbinder sig att inte bedriva med Kost konkurrerande verksamhet. 2. NÄMNDENS UPPGIFTER Nämnden ska ansvara för produktion och leverans av kvalitativ god och näringsriktig patientmat till ett konkurrenskraftigt pris för Akademiska sjukhuset, Nyköpings lasarett och Västmanlands sjukhus. Nämnden ansvarar även för upphandling och leverans av livsmedel. Tillkommande enheter för leverans av patientmat beslutas av parterna. Nämnden ska utveckla rutiner och system som genom ett gemensamt agerande ger kostnadsmässiga, kvalitativa, affärsmässiga och administrativa fördelar som gagnar både den egna verksamheten och kärnverksamheten. Nämnden ska bedriva ett kontinuerligt miljö- och kvalitetssäkringsarbete. Nämnden ska utöva regionens arbetsgivar- och ägaransvar inom sitt verksamhetsområde. 3. ORGANISATION Region Västmanland är värdregion och den gemensamma nämnden ingår i Region Västmanlands organisation. Utfärdad av: Godkänd av: Andreas Engstedt Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet
AVTAL Giltigt fr.o.m. 2 (3) Dok.nummer-Utgåva 24947-2 Avtal om kostsamverkan 4. LEDAMÖTER Antalet ledamöter ska vara nio ledamöter och nio ersättare. Parternas respektive fullmäktige ska välja tre ledamöter och tre ersättare vardera till nämnden. Parterna är överens om att posterna som ordförande och vice ordförande bör rotera mellan parternas företrädare i nämnden. 5. FINANSIERING Budget ska upprättas så att kostnader och intäkter balanseras. Budget upprättas av Region Västmanland i samråd med Region Uppsala och Landstinget Sörmland. Förslag till budget ska tillställas Region Uppsala och Landstinget Sörmland senast den sista september varje år. Kostnaderna fördelas lika mellan parterna. Om över- eller underskott uppstår i bokslut regleras detta årligen genom överenskommelse mellan de samverkande parterna i nämnden. Resultatredovisning Regionstyrelsen i Region Västmanland beslutar när nämnden senast ska redovisa sin medelsförvaltning under föregående budgetår. Medelsförvaltning Region Västmanland förvaltar den gemensamma nämndens medel. Region Uppsala och Landstinget Sörmland har rätt till löpande insyn i medelsförvaltningen. 6. INSYN I FÖRVALTNINGEN Samverkande parter har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning som gäller nämndens verksamhet. Nämnden ska till respektive fullmäktige i samverkande regioner och landsting tertialvis rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är. 7. FÖRVALTNINGSCHEF OCH ADMINISTRATION Region Västmanland utser verksamhetschef i samråd med Region Uppsala och Landstinget Sörmland. Region Västmanland har ansvaret för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt planera och administrera den verksamhet som nämnden har ansvaret för. Region Västmanland tillhandahåller sekreterare och kanslifunktion. Utfärdad av: Godkänd av: Andreas Engstedt Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet
AVTAL Giltigt fr.o.m. 3 (3) Dok.nummer-Utgåva 24947-2 Avtal om kostsamverkan 8. ÖVRIGA BEFOGENHETER Nämnden har befogenhet att, inom ramen för vad kommunallagen tillåter, åta sig matförsörjningsuppgifter för primärkommuner och andra externa organisationer. Nämnden har befogenhet att förhandla med andra landsting eller primärkommuner som önskar delta i samarbetet. Vidare har nämnden befogenhet att pröva och eventuellt föreslå att omfattningen av samarbetet utvidgas till andra områden än vad som regleras i detta avtal. Beslut om ytterligare parter i samarbetet eller att omfattningen av samarbetet ska utvidgas till andra områden ska fattas genom beslut i respektive region och landsting. 9. GILTIGHET, AVTALSTID SAMT UPPSÄGNING AV AVTALET Samverkansavtalet gäller under förutsättning att avtalet samt reglementet för Gemensamma Kostnämnden godkänts av samtliga parters fullmäktige. Avtalet gäller från och med september månad 2017 till och med december månad 2018. För avtalets upphörande i sin helhet krävs likalydande beslut i parternas respektive fullmäktige. Vid ett upphörande av verksamheten i sin helhet eller om någon part vill frånträda avtalet ska särskilda förhandlingar ske mellan parterna angående formerna för detta samt angående den ekonomiska regleringen mellan parterna. 10. TVIST Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte kommer överens ska tvister avgöras i allmän domstol. 11. AVTALSEXEMPLAR Detta avtal är upprättat i tre likalydande exemplar av vilka parterna har tagit var sitt. Utfärdad av: Godkänd av: Andreas Engstedt Kontrollera aktuell version mot original i dokumenthanteringssystemet
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-02-17 Regionkontoret Henrik Andreasson Tfn 018-611 61 12 E-post henrik.andreasson@regionuppsala.se Dnr LS2016-0267 Regionstyrelsen Funktionshinderpolitiskt program Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut 1. Region Uppsalas viljeinriktningar inom funktionshinderområdet ska integreras i ett samlat utvecklingsarbete av systematisk ledning i jämställdhets- och likabehandlingsarbete 2. Regiondirektören ges i uppdrag att i det fortsatta arbetet beakta frågorna som beskrivs i enlighet ärendebeskrivningen Ärendebeskrivning Regionstyrelsen gav 2016-03-01, 56, utifrån förslag från beredningen för äldre- och funktionshinderfrågor (BÄF), regiondirektören i uppdrag att ta fram förslag till ett funktionshinderpolitiskt program för Region Uppsalas verksamheter. Framtagande skulle ske i samråd med beredningen och Rådet för delaktighet. Även brukarorganisationer skulle involveras i arbetet. Programmet ska syfta till att ligga till grund för konkreta åtgärder i verksamhetsplaner och andra motsvarande styrande dokument och utgå från bland annat FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning. Programmets viljeinriktning skulle vara att säkerställa ett stort oberoende och livskvalitet åt alla. I arbetet har tydligt framkommit behovet av och vinsten med att regionens funktionshinderpolitik är en integrerad del av regionens övergripande ledning av och arbete med likabehandling och mångfald. Vad som eftersträvas är extra kraft till arbetet med att motverka barriärer och hinder för personer med funktionsnedsättnings delaktighet i samhället. Region Uppsala har tilldelats statliga medel för en utveckling av systematiskt ledningsarbete för jämställdhetsintegrering. ämställdhet ses här utifrån ett intersektionellt perspektiv vilket ger att förutom kön/genus ska även ålder, sexualitet/könsidentitet, funktionalitet, socioekonomi och härkomst studeras. Därför Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se
2 (2) behöver arbetet integreras med regionens ledning av likabehandlingsfrågor och inkludera en översyn av existerande styrdokument inom området. Till det fortsatta arbetet ska beredningen utse fyra ledamöter som ska delta i det fortsatta arbetet. Beredning Ärendet är berett i beredningen för äldre och funktionshinderfrågor 2017-02-07, 6. Bilagor Beslut beredningen för äldre och funktionshinderfrågor 2017-02-07, 6 Beslut landstingsstyrelsen 2016-03-01, 56 Beslut beredningen för äldre och funktionshinderfrågor 2015-12-09, 86 Kopia till Enhetschefen, enheten för hållbar utveckling HR-direktören
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-02-20 Regionkontoret Mikael Landsten Tfn 018-611 64 86 E-post mikael.landsten@lul.se Dnr LS2017-0135 Regionstyrelsen Genusrelaterad budgetering Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslår regionfullmäktige besluta följande: Beredningen för demokrati, jämställdhet och integrations förslag om att samtliga verksamheter inom landstinget ska ta fram könsuppdelad statistik anses besvarat med vad som framgår i ärendebeskrivningen. Ärendebeskrivning Beredning för demokrati, jämställdhet och integration har 2016-10-05, 50, föreslagit regionfullmäktige att fatta beslut om att samtliga verksamheter inom landstinget ska ta fram könsuppdelad statistik. Regionfullmäktige biföll 2014-11-19, 101, motionen ämställdhetsintegrera Landstinget i Uppsala län. Regionstyrelsen fick då i uppdrag att leda ett långsiktigt och systematiskt arbete med jämställdhetsintegrering, som ska involvera samtliga verksamheter i landstinget. Regionstyrelsen anser att det är positivt att frågan lyfts från beredningen men eftersom att arbetet med jämställdhetsintegrering förutsätter att könsuppdelad statistik tas fram, ryms detta inom ramen för regionfullmäktiges beslut 2014-11-19, 101. ämställdhetsintegrering ämställdhetsintegrering är den huvudsakliga strategin som används för att uppnå Sveriges jämställdhetspolitiska mål. Strategin innebär kortfattat att ett jämställdhetsperspektiv ska finnas med i allt beslutsfattande, på alla nivåer och i alla steg av processen från förslag, till genomförande och utvärdering. I arbetet med jämställdhetsintegrering ska man systematiskt synliggöra och analysera vilka konsekvenser förslag får för kvinnor respektive män. Hur resurser fördelas mellan könen, hur detta i sin tur möter kvinnors och mäns, flickors och pojkars behov, och vilka effekter som kommer av denna fördelning, är därför grundläggande budgetfrågor. Könsuppdelad statistik är således en förutsättning för att genomföra arbetet. Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se
2 (2) ämställdhetsintegrering i Region Uppsala Den 26 oktober 2016 togs Handlingsplan för jämställd regional utveckling i Region Uppsala 2016-2018 fram. Handlingsplanen utgjorde underlag till ansökan till Tillväxtverket om finansiering för jämställdhetsarbetet. Handlingsplanen har sikte på en fortsättning efter 2018. Det har i samband med framtagandet av handlingsplanen också genomförts en analys av vilka indikatorer kopplade till Regionplan 2017-2019 som går att få könsuppdelade. Tillväxtverket beviljade den 25 november 2016 Region Uppsalas ansökan och ger ett bidrag för att genomföra projektet ämställd regional utveckling i Region Uppsala 2016-2018 med 1,8 mnkr. I projektet har Region Uppsala valt att avgränsa arbetet till att genomföra två insatser (prioriteringar) under perioden 2016-2018: 1. 2. Systematiskt ledningsarbete för jämställdhetsintegrering (1,5 mnkr). Arbetet avgränsas till att omfatta Region Uppsalas regionkontor som består av politik, ledning, avdelnings- och enhetschefer samt medarbetare. ämställdhetsintegrering av företags- och innovationssystemet via verksamt.se/uppsala ur ett intersektionellt perspektiv (300 tkr). Bilagor Beslut beredningen för demokrati jämställdhet och integration 2016-10-05, 50 Beslut landstingsfullmäktige 2014-11-19, 101 Handlingsplan för jämställd regional utveckling Kopia till Regionfullmäktige
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-03-31 Avd för ekonomi och hållbar utveckling Henrik Andréasson Tfn.: 018-6116112 E-post: henrik.andreasson@regionuppsala.se Dnr LS2017-0032 Regionstyrelsen Fördelning av folkhälsomedel 2017 Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut Regionstyrelsen fördelar folkhälsomedel för 2017 i enlighet med ärendebeskrivningen. Ärendebeskrivning Vårdstyrelsen beslutade 2016 om en utvecklad hantering av landstingets folkhälsomedel. Folkhälsomedlen syftar till att genom stöd till insatser som sker utöver ordinarie verksamhet skapa extra kraft, synergieffekter och långsiktiga vinster i arbetet för en god och jämlik hälsa i befolkningen. För att ytterligare stärka dessa syften tas årligen fram fokusområden. Under 2017 är dessa: psykisk hälsa med fokus barn och unga, fysisk aktivitet samt stöd genom hälso- och sjukvården till hälsosamma levnadsvanor. Projekt som beaktar ökad jämlikhet i hälsa ska prioriteras. Ansökningar som faller inom ramen för folkhälsomedlens syfte och fokusområden ska samlat bedömas med hänsyn till kriterierna. Kriterierna är att projektet har ett hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande perspektiv, syftar till ökad kunskap och kompentens om hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande arbetssätt, bygger på evidens och beprövad erfarenhet, stärker samverkan i länet samt att projektet kan antas ge långsiktiga positiva effekter för befolkningens hälsa. 22 ansökningar om folkhälsomedel har inkommit. Ett antal ansökningar bedöms falla utanför ramen för folkhälsomedlens syfte, kriterier och/eller fokusområden. Vid prioritering av fördelning av medlen har stor vikt lags vid hur väl projekten kan ge den extra kraft och skapa de synergieffekter som medel och fokusområden syftar till. Föreslagna projekt och fördelning är: 170 tkr till Heby kommuns projekt Insatser för tobaksfri skoltid. 225 tkr till Upplandsstiftelsens projekt Naturupplevelse på lika villkor i Wiks naturpark Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se
2 (3) 81 tkr till Primärvårdens ledningskontors projekt Motiverande samtal i grupp för patienter med KOL 250 tkr till Barnombudsmannen i Uppsalas projekt Uppsökande tips och råd via sociala medier till vuxna nära barn 75 tkr till IOGT-NTO Midnimo Kulturförenings projekt för fotboll på kvällar och helger i Tierp. 71 tkr till Ekeby hälsocenters projekt Träning/avslappning i grupp 423 tkr till RFSU Uppsalas projekt Sexualupplysning till unga i hela länet. Beredning Bedömning av aktuella ansökningar har gjorts i samråd med representanter från Programråd för sjukdomsförebyggande metoder och Regional arbetsgrupp för folkhälsa. STI-samordnare har också varit med i beredningen. Ärendet har beretts i regionstyrelsens hälso-, sjukvård- och FoUU-utskott 2017-03-31. Bilagor Rapportbilaga fördelning folkhälsomedel 2017 Inkomna ansökningar för folkhälsomedel 2017 Beslut vårdstyrelsen 2016-03-23 om Utvecklad hantering av landstingets folkhälsomedel och hälsofrämjandepris Kopia till Heby kommun Upplandsstiftelsen Primärvården Barnombudsmannen i Uppsala IOGT-NTO Ekeby hälsocenter RFSU
3 (3)
Rapportbilaga fördelning av folkhälsomedel 2017 Följande projekt föreslås tilldelas folkhälsomedel 2017: 170 tkr till Heby kommuns projekt Insatser för tobaksfri skoltid. Projektet ska genom kompetenshöjande insatser och metodutveckling inom elevhälsan vara en del i kommunens satsning på en tobaksfri skoltid. Inom projektet ingår utbildningar för beslutsfattare och berörd personal inom skolan. Elevrådet kommer att involveras i utformandet av arbetet riktat mot elever. Elevhälsan erbjuds kurser i motiverande samtal, MI. Metoden utgör ett bra stöd i att motivera rök eller snusstopp för elever och är också användbart verktyg i elevhälsans övriga arbete. Projektet faller inom medlens syfte och inom fokusområdet stöd till hälsosamma levnadsvanor genom hälso- och sjukvården. Projektet ger kraft och synergi i länets arbete för god och jämlik hälsa. I de i regionförbundets förbundsstyrelse antagna avsiktsförklaringar kring samverkansinsatser för barn och ungas hälsa är tobaksfri skoltid ett prioriterat område. Projektet i Heby kan fungera som exempel för andra kommuners och skolors arbete för tobaksfri skoltid. 225 tkr till Upplandsstiftelsens projekt Naturupplevelse på lika villkor i Wiks naturpark Projektet syftar till att genomföra ytterligare anpassningar av parkmiljön i Wik, för att på detta sätt göra hela tillgänglighetskedjan väl fungerande. Projektet ska bland annat bygga lätta tillgängliga grindar och anlägga en torrtoalett som håller dagens tillgänglighetsmått. Inom projektet ryms också framtagande av en plan hur Wiks naturpark och andra naturområden kan användas för arbetslag i behov av enklare arbeten och/eller rehabilitering. Parallellt med projektet arbetar Upplandsstiftelsen för att fler ska upptäcka parken och med särskilda satsningar på personer med funktionsnedsättning. Projektet faller inom medlens syfte och inom fokusområde fysisk aktivitet. Projektet har ett jämlikhetsperspektiv då det syftar till att ge förutsättningar för människor att på lika villkor vistas i naturen. Satsningen kopplar väl till det svenska friluftspolitiska målet om friluftsliv för folkhälsa. Genom de parallella satsningar som sker ger projektet synergieffekter. 81 tkr till Primärvårdens ledningskontors projekt Motiverande samtal i grupp för patienter med KOL Projektet syftar till att utveckla Primärvårdens arbete med sjukdomsförebyggande metoder genom att utveckla och pröva en behandlingsmodell med motiverande samtal, MI, i grupp för patienter med KOL. MI är en evidensbaserad metod som förespråkas inom nationella riktlinjer. Att kombinera MI med ett gruppformat kan ge ökad effektivitet genom att gruppdynamiken ger möjlighet till stöd och uppmuntran från flera personer. Ett pilotprojekt har genomförts för patienter med metabolt syndrom med positiva resultat. Projektet ger möjlighet att som helhet prova interventionen på en redan existerande grupp med patienter med ett kartlagt processflöde. Projektet sker i samverkan med Uppsala universitet. 1 (3)
Projektet faller inom ramen för medlens syfte och inom fokusområdet stöd till hälsosamma levnadsvanor genom hälso- och sjukvården. Projektet ligger i linje med Region Uppsalas arbete med hälsoinriktad hälso- och sjukvård. 250 tkr till Barnombudsmannen i Uppsalas projekt Uppsökande tips och råd via sociala medier till vuxna nära barn Genom projektet vill Barnombudsmannen i Uppsala (BOiU) att fler föräldrar och andra vuxna nära barn ska få kännedom om verksamma förhållningssätt för goda relationer mellan barn och vuxna. Detta ska ske genom att via sociala medier tipsa om verksamheter, aktiviteter, länkar med mera, som är främjande, förebyggande och/eller åtgärdande. En undersökning visar att de flesta föräldrar i Uppsala län inte har fått erbjudande eller tips om föräldrastödjande insatser. Undersökningen visade också på ett intresse av att få stöd via nätet. Som ideell förening ser sig BOiU ha ett tilltal som kan vara lämpligt för projektets syfte. I projektet ska samverkan ske inom Nätverket för regional föräldrastödssamverkan. Projektet faller inom ramen för medlens syfte och inom fokusområdet psykisk hälsa. Goda relationer mellan barn och vuxna i deras närhet är en viktig förebyggande faktor för god psykisk hälsa. Projektet ger kraft till länets arbete med föräldrastöd, som är ett prioriterat område i de regionala avsiktsförklaringarna kring samverkansinsatser för barn och ungas hälsa. Ett mål för samverkansinsatserna är att alla föräldrar ska erbjudas föräldrastöd under barnets uppväxt 0-17 år. Projektet är en del i arbetet mot detta mål. Medel ges för drift under återstående tid 2017 samt 2018. I dialog med Nätverket för regional föräldrastödssamverkan kan metoden utvärderas och utvecklas. Under perioden kan också permanent lösning för samlad information om insatser utarbetas. 75 tkr till IOGT-NTO Midnimo Kulturförenings projekt för fotboll på kvällar och helger i Tierp Projektets mål är att skapa hälsofrämjande vanor bland ungdomar i Tierp genom att erbjuda fotbollsverksamhet på kvällar och helger i Tierps sporthall och genom turneringar. Projektet utvecklar och stärker en existerande verksamhet som startades för att ge föreningens ungdomar möjligheten att spela fotboll. De flesta har utländsk härkomst och flera är ensamkommande. Föreningen belyser att ohälsan är större i denna grupp än i resten av befolkningen. Genom fotbollsverksamheten kan ungdomarna aktivera sig och umgås och hälsosamma vanor kan byggas upp som kan hållas fast vid genom livet. Planer finns att starta en fotbollsförening i framtiden. Projektet faller inom ramen för medlens syfte och inom fokusområdena fysisk aktivitet och psykisk hälsa. Projektet har utöver ett fokus på fysisk aktivitet också en genomtänkt tanke att verksamheten kan vara ett sätt att öva sig i sin svenska och att möten mellan människor kan leda till större känsla av sammanhang. Föreningen planerar inför framtiden och därför kan stöd till projektet också ge långsiktiga effekter på länets hållbarhetsarbete. 2 (3)
71 tkr till Ekeby hälsocenters projekt Träning/avslappning i grupp Projektet kommer att innehålla praktiska, effektiva och evidensbaserade åtgärder för att hjälpa patienter med pågående sjukskrivning eller diagnoser som riskerar att leda till sjukskrivning. För diagnoserna finns evidens för insatser för ökad fysisk aktivitet i kombination med avspänning. Inom projektet syfte ligger att utvärdera modellen och vid positivt resultat sprida modellen till andra enheter inom Region Uppsala. Projektet faller inom ramen för medlens syfte och inom fokusområdet stöd till hälsosamma levnadsvanor genom hälso- och sjukvården. Projektet ligger i linje med Region Uppsalas arbete med hälsoinriktad hälso- och sjukvård och då projektet inbegriper spridning av modellen ges extra kraft till detta arbete. 423 tkr till RFSU Uppsalas projekt Sexualupplysning till unga i hela länet. Projektets övergripande målsättning är att via normkritisk, inkluderande och sexualpositiv sexualundervisning ge möjlighet till en god och jämlik sexuell hälsa, oavsett könsidentitet och sexuell läggning eller var man som ung går i skolan i Uppsala län. RFSU har lång erfarenhet av utbildningsinsatser på högstadie- och gymnasieskolor och utbildningarna bygger på evidens och beprövad erfarenhet. Utbildningen ska ses som ett komplement till skolornas sexualupplysning. I dagsläget är de flesta av skolorna som RFSU Uppsala samarbetar med belägna i Uppsala kommun. Med projektet vill RFSU Uppsala erbjuda länets högstadieskolor utanför Uppsala kommun kostnadsfria utbildningsinsatser för att på detta sätt ge skolorna möjlighet att bedöma insatserna och kunna återkomma senare läsår för att boka insatserna i enlighet med RFSU:s taxor. Projektet faller inom ramen för medlens syfte och inom fokusområdet psykisk hälsa. Sexuell hälsa är sammankopplat med psykisk hälsa. Projektet riktar sig till länets kommuner utom Uppsala, kommuner som idag inte nås i samma utsträckning i länets arbete kring STI- och sexuell hälsa. Därmed har projektet ett jämlikhetsperspektiv. Genom projektet ges skolor möjligheten att bedöma undervisningen och kan återkomma med bokningar. Därmed kan långsiktiga effekter ges för länets hållbarhetsarbete. Bedömningen av ansökan har stämts av med Region Uppsalas STI-samordnare. 3 (3)
Bilaga 1. Ansökan: Folkhälsomedel, Uppsala Läns Landsting. SMS-ordinerad promenad- och styrketräning efter akut stroke eller TIA en randomiserad kontrollerad studie (StrokeWalk). Kontaktperson - studieansvarig: Birgit Vahlberg, Med Dr och fysioterapeut (VO Paramedicin, neurologen 85 D), Akademiska sjukhuset; Organisationsnr: 232100-0024. Mobil: 0709-583473 Forskargrupp Projektansvarig är Birgit Vahlberg, med dr, leg specialistfysioterapeut inom neurologi och geriatrik, Akademiska sjukhuset, Uppsala. BV har många års erfarenhet av stroke rehabilitering på olika nivåer inom vårdkedjan. BV kommer att ansvara för att inkludera patienter i studien samt utföra samtliga bedömningar av fysisk funktion. BV kommer också att vara ansvarig i manusskrivande samt delta aktivt i analys av insamlad data. Tommy Cederholm, professor i klinisk nutrition sedan 2005. Är också verksam läkare vid Akademiska sjukhuset i Uppsala med geriatrik och internmedicin som specialitet. Hans forskning har fokuserat på energi- och proteinkatabolism, inflammation, kroppssammansättning och nutritionsstatus hos äldre, kroniskt sjuka och personer med demens. TC kommer att vara delaktig genom att bidra till analys- och skrivarbete. Staffan Eriksson, med dr och fysioterapeut, disputerad 2007 med en avhandling rörande fall bland äldre och demens, handledare till doktorand vid Mälardalens högskola, har forskat om stroke och motorik. SE kommer att vara aktiv i granskning av insamlad data samt statistiska beräkningar, manusskrivande och diskussioner. Ulf Holmbäck, forskare, Uppsala universitet (klinisk nutrition och metabolism), ansvarar för delar av nutritionsundervisning på läkar- och sjuksköterskeprogrammet i Uppsala och håller i olika universitetskurser i nutrition och vetenskaplig metodik. UH är kunnig i analyser av kroppssammansättning och fysisk aktivitet och kommer att delta i manusskrivande. Marie Berglund, forskningsassistent, Pediatriska forskningslaboratoriet, Akademiska sjukhuset i Uppsala. Kommer att utföra mätningar av kroppssammansättning och hantera aktivitetsdata. Meritförteckning - Curriculum Vitae Birgit Vahlberg, 640417-8987 Högre utbildning: 1990, sjukgymnastik, Uppsala universitet. 1998, sjukgymnastik, Master of Science. PhD thesis/avhandling: 2015/01/23 Med Dr, medicinska fakulteten, Uppsala universitet. Titel: Physical function, body composition and exercise in elderly community-living individuals after stroke. Handledning av Karin Hellström, Lena Zetterberg & Tommy Cederholm. Specialist certifiering: 2006, sjukgymnastik/ Neurologi och Geriatrik. Nuvarande anställning: 2015, Fysioterapeut, Neurologisk avdelning/akademiska sjukhuset, 100%. Tidigare anställning: 1990-1991 Sjukgymnast, Enköping sjukhus/akademiska sjukhuset, 100%. 1991-1992 Sjukgymnast, Uppsala kommun, 100%. 1992-2015 Sjukgymnast, Geriatriska kliniken Akademiska sjukhuset, 100% anställning. 2008-2010 Forskningsassistent, Fysioterapiutbildningen/ Uppsala Universitet, 25%. 2010-an 2015 Doktorand tjänst, Fysioterapiutbildningen/Uppsala Universitet, 100% inklusive undervisning 20%. 1
Andra akademiska och/eller kliniska meriter: Pedagogisk erfarenhet: Undervisning av fysioterapistudenter i kliniska färdigheter, vetenskaplig metodik och geriatrisk rehabilitering bland annat genom seminarier och föreläsningar under min doktorandperiod. ag har också kontinuerligt handlett examensarbeten i fysioterapi på grundutbildningen under doktorandperioden samt deltagit i examinationer av PM och uppsatser på avancerad nivå. Under många år har jag även undervisat fysioterapistudenter i kliniska neurologiska färdigheter vid fysioterapiutbildningen (timanställd) samt kontinuerligt handlett studenter i klinisk praktik. Publikationer Birgit Vahlberg: 1. Refereegranskade senaste 7 åren. 1) Hellström K,Vahlberg B, Urell C, Emtner M. Fear of falling, fallrelated self-efficacy, anxiety and depression in individuals with COPD. Clin Rehabil 2009:23(12):1136-1144 2) Vahlberg B, Cederholm T, Lindmark B, Zetterberg L, Hellström K. Factors related to performance-based mobility and self-reported physical activity in individuals 1-3 years after stroke: a cross-sectional cohort study. Stroke Cerebrovasc Dis 2013:22(8):e426-34. 3) Vahlberg B, Lindmark B, Zetterberg L, Hellström K, Cederholm T. Functional performance, nutritional status and body composition in ambulant community-living individuals 1-3 years after suffering from a stroke. BMC Geriatrics, February 2016 DOI: 10.1186/s12877-016-0226-1. 4) Vahlberg B; Hellström K; Zetterberg L; Lindmark B; Cederholm T. Body composition and physical function after progressive resistance and balance training among older adults after stroke: an exploratory randomized controlled trial. Disabil Rehabil un 24:1-8 (E-pub ahead of print). 5) Vahlberg B, Cederholm T, Lindmark B, Zetterberg L, Hellström K. Short-term and longterm effects of a progressive resistance and balance exercise program in individuals with chronic stroke: a randomized controlled trial. Disabil Rehabil. 2016 jul 14:1-8 (Epub ahead of print). 2. Refereegranskade kongressbidrag Postrar vid vetenskapliga kongresser: Factors related to performance-based mobility and self-reported physical activity in individuals one to three years after stroke: a cross-sectional cohort study. Vahlberg B, Cederholm T, Lindmark B, Zetterberg L, Hellström K. Presenterad vid läkarstämman i Göteborg, 2011 Body Composition, Nutritional Status, and Physical Function in Community-Living Individuals 1-2 Years after Suffering a Stroke. Vahlberg B, Hellström K, Lindmark B, Zetterberg L, T Cederholm. Presenterad vid Experimental Biology Society, Boston, 2014 Effects of Progressive Resistance and Balance training in Chronic Stroke: A Randomized Controlled Trial. Vahlberg B, Cederholm T, Lindmark B, Zetterberg L, Hellström K. Presenterad vid Europeiska stroke-kongressen, Lissabon 2013. 2
Body composition and training after stroke. Vahlberg B, Hellström K, Lindmark B, Zetterberg L, T Cederholm. Presenterad vid European Union Geriatric Medical Society (EUGMS) kongress i Oslo, 2015 Effects of SMS-guided outdoor walking and strength training after acute stroke a pilot study. Birgit Vahlberg1, Tommy Cederholm2. Presenterad vid European Union Geriatric Medical Society (EUGMS) kongress i Lissabon, 2016 Projektets betydelse: Det är viktigt att hitta fungerande, enkla och effektiva strategier som kan leda till ökad fysisk aktivitet och minskat stillasittande efter stroke eller TIA. Inaktivitet leder till försämrad fysisk funktion och en ökad risk för återinsjuknande i kardiovaskulär sjukdom (stroke och hjärtinfarkt). Projektet SMS-ordinerad promenad- och styrketräning efter akut stroke eller TIA en randomiserad kontrollerad studie faller väl inom ramen för fokusområdet fysisk aktivitet och därmed kriterierna för folkhälsomedel. Valet av promenader som träningsform utgår från att de är lätta att genomföra, utan kostnad, kan utföras var som helst och utan att patienten behöver åka iväg eller passa någon speciell tid. Stroke är ofta ett resultat av metabola syndromet; dvs. övervikt, bukfetma, högt blodtryck, höga blodfetter och högt blodsocker. Alla dessa faktorer påverkas positivt av fysisk aktivitet och promenader. Promenadträning är en effektiv träningsform då många av kroppens stora muskler i armar och ben används. Stora samhällsvinster skulle kunna göras genom att initiera träning och fysisk aktivitet hos personer med stroke, som ofta har låg fysisk aktivitetsnivå. Fokus i denna studie kommer att vara på att uppnå ökad fysisk funktion, och att minska modifierbara riskfaktorer. Vi startade den nu beskrivna StrokeWalk-studien vid strokeenheten, Akademiska sjukhuset, Uppsala i November 2016. I dagsläget är 10 patienter inkluderade. Initialt utfördes en pilotstudie med 15 deltagare för att testa studieupplägg och design.. Utifrån denna pilotstudie justerades nuvarande studieprotokoll något. Ordinarie verksamhet: Personer med akut Stroke (AS) eller TIA och med mindre funktionsnedsättning saknar stöd till att på egen hand öka sin fysiska aktivitetsnivå efter insjuknandet. Inga tydliga rutiner finns för att rekommendera lämplig träning efter den akuta sjukhusvården för de med lägre grad av funktionsbortfall. Folkhälsan för denna utsatta grupp med hög risk för ytterligare stroke och hjärtinfarkt kan förbättras och arbetet med studien kan leda till att nya rutiner implementeras i ordinarie verksamhet. Regimen kan omgående implementeras i den dagliga verksamheten då den inte är personal- eller tidskrävande. Att leverera SMS med träningsinstruktioner går snabbt att utföra genom internetbaserade tjänster (www.intime.nu) och i dagens samhälle har de flesta tillgång till en mobiltelefon. Hur telerehabilitering och mobiltelefoner kan användas för att leverera träningsinstruktioner via SMS är outforskat vad gäller Personer med AS. 3
Bilaga 2 (projektbeskrivning) SMS-ordinerad promenad- och styrketräning efter akut stroke eller TIA en randomiserad kontrollerad studie (StrokeWalk). Birgit Vahlberg, Staffan Eriksson, Ulf Holmbäck, Tommy Cederholm Bakgrund: I Sverige insjuknar årligen ca 30 000 personer med akut stroke (AS) och 6-8000 personer i transitorisk ischemisk attack (TIA). TIA innebär att de neurologiska symtomen försvinner inom 24 timmar efter debut (1). Det är vanligt att ett flertal av personerna med TIA senare insjuknar i manifest stroke. Livsstilsförändring kan motverka risken att återinsjukna i stroke eller annan hjärt- och kärlsjukdom (2). I Sverige är nästan 12% av alla dödsfall relaterade till otillräcklig fysisk aktivitet och 30% av männen och kvinnorna är otillräckligt aktiva (3). Inaktiviteten beror till stor del på stillasittande fritid och/eller arbete (3). Konditions- och styrketräning med måttlig intensitet är viktigt sekundärpreventivt för att motverka funktionsnedsättning, diabetes typ 2, stroke och hjärtinfarkt (4). Dos per vecka för förbättrad hälsa är pulshöjande fysisk aktivitet minst 150 minuter utförd med måttlig intensitet alternativt 75 minuter i hög intensitet. Muskelstärkande aktiviteter bör utföras minst 2 gånger i veckan. Enligt nyligen publicerade riktlinjer gäller samma rekommendationer för de med stroke, vilka ofta har låg fysisk aktivitetsnivå (5). Att bryta stillasittande och vara aktiv var 20:e minut har visats vara associerat med lägre glukos- och insulinnivåer (6). I Socialstyrelsens riktlinjer för förebyggande metoder från 2011 rekommenderas hälso- och sjukvården att använda rådgivande samtal med tillägg av skriftlig ordination av fysisk aktivitet, stegräknare samt även särskild uppföljning av åtgärden (7). Inga klara riktlinjer finns dock för hur träningen skall bedrivas för personer med AS (5). Speciellt individer med hög samsjuklighet och med båda stroke och hjärtinfarkt har försämrad livskvalitet (HRQoL)/självskattad hälsa (8). Kopplingen mellan ökad fysisk aktivitet och HRQoL/självskattad hälsa efter stroke behöver studeras ytterligare. Trenden är att vårdtiderna blir allt kortare inom sjukvården. Det är därför angeläget att hitta möjligheter att motverka inaktivitet hos de personer med AS som har lägre grad av funktionsbortfall och kort vårdtid. Träningsordination till deltagarnas mobiltelefoner via short message service (SMS) har visats ha en positiv effekt på rehabilitering, träningsdeltagande och återinsjuknande i hjärtinfarkt (9). Användandet av mobiltelefoner för att ordinera promenad- och styrketräning till personer med AS alternativt TIA behöver utforskas ytterligare. Syfte: Målet med denna studie är att utvärdera en metod för att uppnå rekommenderad nivå på fysisk aktivitet (minst 150 minuter/vecka) och att utvärdera (efter 3 månader och ett år) promenad- och styrketräning hos personer med AS eller TIA. Frågeställning: Är regelbundna utomhuspromenader och styrketräning för personer med AS eller TIA bättre än ingen intervention avseende fysisk funktion (gångkapacitet och hastighet, balans, handgreppstyrka), kroppssammansättning, biokemiska kardiovaskulära riskmarkörer, självskattad hälsa, grad av återinsjuknande i hjärt-/kärlsjukdom samt dödlighet? Vår hypotes är att promenadträning, med ordination via text-sms kommer att öka deltagarnas fysiska aktivitetsnivå och genom detta 1) förbättra fysisk funktion; 2) förbättra kroppssammansättning, dvs. minska fettmassan och öka muskelmassan; 3) förbättra lipid- och sockermetabolismen; 4) minska risken för kardiovaskulära återinsjuknanden, 5) förbättra självskattad hälsa/hrqol samt 6) minska dödligheten. Metod - Genomförande: Vi avser att randomisera 80 individer i en prospektiv parallel-grupp randomiserad studie, utförd vid strokeenheten (avdelning 85 B) vid Akademiska sjukhuset, Uppsala Inklusionskriterier är verifierad stroke eller TIA, ålder minst 18 år, planerad utskrivning till eget boende, ha tillräcklig gångkapacitet (dvs. klara 6 minuters gångtest, 6MWT) (10), motorik (Modified, Rankin Scale, MRS 2) (11) och kognition (Montreal Assessment Scale, MoCA > 23 poäng) (12) samt ha tillgång till en mobiltelefon. Exklusionskriterier är subaraknoidalblödning, medicinsk problematik (t ex okontrollerad hypertoni, obehandlade arytmier eller instabilt kardiovaskulärt status) som gör det olämpligt att delta samt demens, svårare afasi eller kognitiva nedsättningar med svårigheter att förstå instruktioner. Studien är godkänd i den regionala etikprövningsnämnden i Uppsala 16-01-27 (Dnr 2015/550). Randomiseringsförfarande: Allokeringen till intervention och kontrollgrupp sker slumpmässigt efter baslinjemätningarna. Deltagarna skriver på samtycke till studiedeltagande vid detta besök. Randomiseringen sker utifrån en datoriserad slumpmässig fördelning som är stratifierad för kön, och sker med på förhand iordningställda och kontrollerade slutna kuvert. 4 Field Code Changed Field Code Changed
Randomiseringslistorna har tillhandahållits och färdigställts av Uppsala Clinical Reserch (UCR). En oberoende forskningsassistent kommer att sköta randomiseringsprocessen samt informera deltagarna om grupptillhörighet. Grupp 1 - Intervention: promenadträning och funktionell styrkeövning; Grupp 2 Kontrollgrupp. Metod - utvädering: De bedömningar som sker inom projektet ligger utanför ordinarie avdelningsarbete, och kommer att utföras av projektansvarig (BV). Huvudutfallsmått är 6 MWT (förändring i meter av 6MWT) som mäter deltagarnas gångkapacitet enligt American Thoracic Society riktlinjer (10). Hjärtfrekvensen före, under och efter testet kommer att registreras med pulsoxymeter, collinor. Därefter kan energikostnad vid gång beräknas. (13). Efter utfört 6MWT skattar deltagarna ansträngningsgrad enligt Borgs ansträngningsskala (14). Motorisk funktion kommer att mätas med MRS (11) och MoCA (12) mäter kognition och utförs som screening för bedömning av möjligt studiedeltagande. Om deltagarna matchar inklusionskriterierna kommer ytterligare bedömning av fysisk funktion med mätningar av mobilitet (15); gång- och balanstester (16) samt handgreppstyrka (17) att utföras. Fysisk aktivitetsnivå mäts med Saltin Grimby Physical Activity Level Scale, SGPALS (18). Nutritionsstatus mäts med Mini Nutritional Assessment scale (19). Stress utvärderas i enlighet med hjärt- och lungfondens frågeformulär (20) rörande vardagsstress. Kroppssammansättning, dvs. fördelningen mellan muskelmassa (kg) och fettmassa (kg), mäts med bioelektrisk impedansanalys (BIA) och BodPod (luftpletysmografi). Insamling av venblodprov kommer att ske vid studiestart och efter 3 månader. Blodprover analyseras för allmänt blodstatus och markörer rörande nutritions- och inflammationsstatus, dvs. blodfetter, HbA1c, IGF-1, albumin, CRP och IL-6. Vissa prover fryses ned till -70 grader och sparas i biobank för senare analys. De initiala bedömningarna kommer att återupprepas efter 3 månader. Bedömningar av kognition, motorisk funktion, fysisk aktivitet, stress och kostvanor sker endast vid baslinjemätningarna. Data vid 1-års uppföljning rörande självskattad hälsa, återinsjuknande i kardiovaskulär sjukdom och dödlighet fås via det nationella RIKS-stroke registret, efter godkänt data uttag. Promenadintervention: Deltagarna får daglig träningsordination via text-sms till sina mobiltelefoner. Träningen består av utomhuspromenader och en funktionell styrkeövning. SMS:n levereras via en internettjänst (www.intime.nu) varje morgon utifrån ett på förhand utformat promenad- och styrketräningsprogram, som successivt stegras. De två första veckorna inleds med dagliga promenader på 15 minuter. Intensiteten i promenaderna skall skattas under träningsperioden enligt Borg ansträngningsskala (6-20) från måttligt till mer ansträngande, dvs 12-15 (14). De sista fyra veckorna utförs promenadträningen delvis i intervaller eller som 30 minuters utomhuspromenader. I intervallträningen ingår uppvärmning (5 minuter), snabba promenader under 4 minuter varvat med lugnare promenader under 3 minuter. Detta upprepas 3 gånger med efterföljande nedvarvning under ca 5 minuter. Utöver promenadträningen tillkommer samtidigt en funktionell styrkeövning; att vid upprepade tillfällen resa sig från sittande. Samtliga deltagare får tillgång till en stegräknare (Yamax) för att registrera promenadträningen tillsammans med en träningsdagbok. Stegmätaren skall bäras första veckan efter utskrivning samt i slutet av träningsperioden. Kontrollgruppen får sedvanligt omhändertagande vilket vanligtvis innebär avsaknad av träningsråd och inga restriktioner vad gäller rehabiliterande insatser eller träning på egen hand. Statistisk metod: Poweranalys visar att sammanlagt behövs 80 patienter för att uppnå en skillnad mellan grupperna i 6MWT på 34 meter med 80% power och alpha=0.05. Ett bortfall på 20% är inkluderat. Storleken av populationen baseras på vår tidigare träningsstudie (standardavikelse) och tidigare rapporterad klinisk relevant skillnad i det primära utfallsmåttet (21). Data kommer att analyseras med erkänt vetenskapliga statistiska metoder. Intention-to-treat analyser kommer att användas, vilket innebär att alla personer som inkluderas i studien kommer att analyseras. Data kommer att analyseras med icke-parametrisk eller parametrisk statistik avseende effekt, beroende på normalfördelning. Normalfördelning undersöks med Shapiro-Wilks test. Korrelations styrka kommer att analyseras med Spearmans s rho. För att mäta skillnader mellan grupperna från baslinjen till 12 veckors kontroll kommer students t-test att användas, förutsatt att data är kontinuerlig och normalfördelad. Ordinal data analyseras med Mann-Whitney U-test. Kategoriska variabler kommer att analyseras med Pearson s chi-squared test. Överlevnadsanalyser efter 1 år kommer att göras med Cox regression analyser. Samtliga analyser utförs med en signifikans nivå på p>0.05. Samtliga analyser kommer att utföras med SPSS version 24 (IBM, Armonk, NY, USA). 5
Registration: Clinicaltrial.govs NCT0290236 Tidsplan: 2017 rekrytering av deltagare, baslinjemätningar, start av intervention, uppföljande mätningar efter 3 månader. 2018 data analyser och 1 årsuppföljning samt spridning av resultat via publikationer, presentationer vid vetenskaplig kongress, patientföreningar mm. REFERENSER 1. RIKSstroke. RIKSstroke, the Swedish Stroke Register. available from: http://www.riksstroke.org: Årsrapport 2014. 2. O'Donnell M, Xavier D, Liu L, Zhang H, Chin SL, Rao-Melacini P, et al. Risk factors for ischaemic and intracerebral haemorrhagic stroke in 22 countries (the INTERSTROKE study): a casecontrol study. Lancet. 2010;376(9735):112-23. 3. WHO. Physical activity Fact Sheet: World Health Organization. available from http://www.who.int/mediacentre/factsheets/fs385/en.: World Health Organization.; 2016. 4. Yrkesföreningar för fysisk aktivitet (YFA) sl, 2011. Rekommendationer om fysisk aktivitet för vuxna. http://www.yfa.se/rekommendationer-for-fysisk-aktivitet /: 2011. 5. Billinger SA, Arena R, Bernhardt, Eng, Franklin BA, ohnson CM, et al. Physical activity and exercise recommendations for stroke survivors: a statement for healthcare professionals from the American Heart Association/American Stroke Association. Stroke. 2014;45(8):2532-53. 6. Dunstan DW, Kingwell BA, Larsen R, Healy GN, Cerin E, Hamilton MT, et al. Breaking up prolonged sitting reduces postprandial glucose and insulin responses. Diabetes Care. 2012;35(5):97683. 7. Socialstyrelsen. Nationella riktlinjer för sjukdomsförebyggande metoder 2011-stöd för styrning och ledning. In: Socialstyrelsen., editor. http://www.socialstyrelsen.se/publikationer 2011/2011-1111.2011. 8. Bach P, Riedel O, Pieper L, Klotsche, Dodel R, Wittchen HU. Health-related quality of life in patients with a history of myocardial infarction and stroke. Cerebrovasc Dis. 2011;31(1):68-76. 9. Varnfield M, Karunanithi M, Lee CK, Honeyman E, Arnold D, Ding H, et al. Smartphone-based home care model improved use of cardiac rehabilitation in postmyocardial infarction patients: results from a randomised controlled trial. Heart. 2014;100(22):1770-9. 10. Brooks D, Solway S, Gibbons W. ATS statement on six-minute walk test. Am Respir Crit Care Med. 2003;167(9):1287. 11. Banks L, Marotta CA. Outcomes validity and reliability of the modified Rankin scale: implications for stroke clinical trials: a literature review and synthesis. Stroke 2007;38(3):1091-6. 12. Nasreddine ZS, Phillips NA, Bédirian V, Charbonneau S, Whitehead V, Collin I, et al. The Montreal Cognitive Assessment, MoCA: a brief screening tool for mild cognitive impairment. Am Geriatr Soc. 2005;53(4):695-9. 13. MacGregor. The evaluation of patient performance using long-term ambulatory monitoring technique in the domiciliary environment. Physiotherapy. 1981;67(2):30-3. 14. Borg GA. Psychophysical bases of perceived exertion. Med Sci Sports Exerc. 1982;14(5):377-81. 15. Guralnik M, Ferrucci L, Pieper CF, Leveille SG, Markides KS, Ostir GV, et al. Lower extremity function and subsequent disability: consistency across studies, predictive models, and value of gait speed alone compared with the short physical performance battery. Gerontol A Biol Sci Med Sci. 2000;55(4):M221-31. 16. Steffen TM, Hacker TA, Mollinger L. Age- and gender-related test performance in communitydwelling elderly people: Six-Minute Walk Test, Berg Balance Scale, Timed Up & Go Test, and gait speeds. Phys Ther. 2002;82(2):128-37. 17. Bellace V, Healy D, Besser MP, Byron T, Hohman L. Validity of the Dexter Evaluation System's amar dynamometer attachment for assessment of hand grip strength in a normal population. Hand Ther. 2000;13(1):46-51. 18. Rödjer L, onsdottir IH, Rosengren A, Björck L, Grimby G, Thelle DS, et al. Self-reported leisure time physical activity: a useful assessment tool in everyday health care. BMC Public Health. 2012;12:693. 6
19. Bauer M, Kaiser M, Anthony P, Guigoz Y, Sieber CC. The Mini Nutritional Assessment -its history, today's practice, and future perspectives. Nutr Clin Pract. 2008;23(4):388-96. 20. Available from https://www.hjartlungfonden.se/documents/skrifter/skrift_stress_2011.pdf (Swedish).The heart and lung fundation.(cited april 2016): Stress. [database on the Internet]. 21. Flansbjer UB, Holmbäck AM, Downham D, Patten C, Lexell. Reliability of gait performance tests in men and women with hemiparesis after stroke. Rehabil Med. 2005;37(2):75-82. 7
Bilaga 3. Kostnadskalkyl: StrokeWalk Tidigare finansiering: Del i projektet Projektet inleddes med förstudier och litteraturgenomgång där träningsprogrammet togs fram efter litteraturgenomgång. Framtagande av forskningsplan och design av studier, resor i samband med de aktiviteter som beskrivits. Projektet inleds med en pilotstudie med före-efter mätningar. Publikation Finansiär 2015 Rehab ALF: 58 000 kr Muntlig presentation av resultaten från pilotstudien, European Union Geriatric Medicine Society (EUGMS), Oktober 2016. 2016-17 ALF 150 000 kr Planering och start av RCT. Projektledare har finansierats med 30% av heltid. Studieprotokoll samt resultat från pilotstudie i manuskript. 2015-2017 Strokeförbundet 180 000 kr 2016 Minnesfonden: 7 500 kr 2016 LSR neurologisektionen: 7 500 kr 2016 Regionala forskningsrådet (RFR) startbidrag: 25 000 kr 2017 Geriatriska fonden: 100 000 kr Finansiering för 2017 År 2017 Lön till projektledare vilket också inkluderar datainsamling och genomförande av RCT. Behov av finansiering Projektledare, dvs fysioterapeut 50% av heltid. Kostnad som denna ansökan avser För projektledare/fysioterapeut/ i Uppsala 50% av heltid (36000 kr) + soc avg =30 160 kr per månad Summa 6 mån = 181 000 kr kr Analys av blodprover sparade i biobank samt biobanking Kostnad för kroppssammansättningsmätningar inklusive randomisering och utskick stegräknare. Summa 2017: >100 000 kr 60 000 kr. 150 000 kr 100 000 kr 341 000 kr Sökta medel för detta projekt: Minnesfonden (LFR): 20 000 SEK. Max och Edit Follin stipendium: 132 900 SEK (sista ansökningsdag: 170131). Bissen brainwalk: 341 000 SEK (sista ansökningsdag: 170131). 8
Till: Henrik Andreasson Region Uppsala henrik.andreasson@regionuppsala.se Ansökan om folkhälsomedel 2017, fokusområden psykisk hälsa Uppsala 20170127 Bakgrund Den psykiska ohälsan i länet ökar i likhet med riket som helhet. Förutom ett stort mänskligt lidande för den som drabbas, och deras närstående, får det också långsiktiga negativa effekter för välfärdssamhället. På uppdrag av Hälso- och sjukvårdsstyrelsen har en viljeriktning och handlingsplan tagits fram (landstinget i Uppsala län 2015) för att säkra en trygg hälso- och sjukvård för personer med psykisk ohälsa i alla åldrar. För att uppnå detta rekommenderar utredningen att fokusera på delmålen att förebygga medikalisering samtidigt som en god vård (jämlik, säker, patientcentrerad, effektiv, tillgänglig och evidensbaserad) ska uppnås. Hälso- och sjukvårdens insatser bör vara tidiga, tillgängliga, samordnande och prioriterade för att åstadkomma det. I viljeriktningen beskrivs att primärvården behöver rustas med bemanning som har kompetens att omhänderta psykisk ohälsa samt stöd till att utveckla nya arbetssätt. Hälso- och sjukvårdsstyrelsens beslut poängterar att förebyggande arbete och tidiga insatser är framgångsfaktorer samt att en god kompetensförsörjning är en grundförutsättning. Med tanke på den ökande psykiska ohälsan i samhället är det av stor vikt att hantera det stora behovet och att prioritera insatser. Psykisk ohälsa som kunskapsområde behöver stärkas för att tillämpa nationella riktlinjer och förtydliga de olika vårdgivarnas roller i vårdkedjan. Ett teamomhändertagande gagnar ett omhändertagande av patienter med psykisk ohälsa och ett teamomhändertagande på vårdcentralen kan erbjuda patienten en arsenal av behandlingsformer (samtal, läkemedel, fysisk aktivitet) på ett mer nyanserat sätt. För att åstadkomma detta behöver samtliga professioner ökad kunskap, förståelse och trygghet gällande psykisk ohälsa. Organisationens verksamhet Primärvården utgör första linjens sjukvård när det gäller psykisk ohälsa och har en viktig roll i tidigt omhändertagande och förebyggande insatser. Projektet utöver ordinarie verksamhet skulle kunna bidra genom att: Utifrån hälso- och sjukvårdsstyrelsens beslut och den viljeriktning som framtagits behövs flera åtgärder på olika plan för att kunna hantera ökad psykisk ohälsa i befolkningen i Uppsala län.
Många professioner upplever rädsla och har dessutom begränsat med tid för att fråga och lyssna efter psykisk ohälsa. Organisationens professioner skulle gynnas av ökad kompetens, kunskap och framför allt trygghet gällande att efterfråga och att visa att man stannar kvar och lyssnar. Projektplan Syfte Att öka professionernas stöd, säkerhet och trygghet i förhållningssätt och bemötande av patienter med psykisk ohälsa på vårdcentral Att öka och lyfta kunskapen om egna förmågor i mötet med psykisk ohälsa samt att sätta gränser Att skapa redskap och trygghet för att möta det professionen på vårdcentralen redan står i gällande patienter med psykisk ohälsa Att öka stödet för och kunskaperna om personcentrerat arbetssätt Målgrupp Samtliga professioner på Primärvårdens vårdcentraler Metod Genomföra en behovsanalys utifrån samtliga professioner inom Primärvården gällande behov och önskemål, för att öka delaktighet och öka möjligheterna till att rätt insatser ges Skapa en arbetsgrupp med representanter för samtliga professioner samt verksamhetschefer I arbetsgruppen utarbeta en modell för kunskapsspridning och fortbildning gällande psykisk ohälsa, förhållningssätt och bemötande Extern konsultation i arbetsgruppen av psykiatriker och representant för patientföreningar samt HR expert Projektets mål Samtliga professioner inom verksamheten har fått ökad kunskap och känner mer trygghet i bemötandet av personer med psykisk ohälsa Projektet har satt igång snacket mer gällande förhållningssätt och bemötande vid psykisk ohälsa Ökad insikt och förståelse för den stora möjligheten och vikten med teambaserat arbetssätt Möjligheten med att ta vara på varandras kunskaper Ökade kunskaper om personcentrerat arbetssätt och att individanpassa Genom kunskaper och insikter på ett fördelaktigt sätt genereras möjligheter till nya arbetssätt
Tidsplan Projektet ansöker om medel för att utarbeta modell där stort fokus riktas mot verksamhetens behov av insatser. Planerat arbete fortlöpande under år 2017. Implementering planeras till början av 2018 då projektet avser att söka ytterligare medel för att möjliggöras. Kostnadskalkyl Projektledaruppdrag, 30 % i 9 månader Extern konsult 40 timmar á 1500kr/timme Summa: 147 000 60 000 207 000 Tiden för de samtal som ligger till grund för behovsinventeringen, och som förs med professionen på vårdcentralerna samt HR-professionen beräknar organisationen att stå för själva. Underskrift Monica Cornefjord Primärvården Landstingets vårdcentraler Organisationsnummer: 232100-0024 Region Uppsala
Ansökan om folkhälsomedel 2017 Ansvarig organisation Kontaktuppgifter Namn på projekt Projektets löptid RFSU Uppsala Västra Ågatan 16, 753 09, Uppsala http://www.rfsu.se/uppsala 802423-0545 Anna Due Projektledare RFSU Uppsalas Informatörsverksamhet anna.due@rfsu.se RFSU Uppsalas sexualupplysning för unga i hela länet Mars 2017- tom februari 2018 Söker belopp 423500 kr Organisationsnummer Kontaktperson RFSU Uppsalas ordinarie informatörsverksamhet RFSU Uppsala har erbjudit kompletterande sexualundervisning till högstadie- och gymnasieskolor i Uppsala län sedan 2006. Sedan hösten 2014 har RFSU Uppsala haft möjlighet att med hjälp av det hivpreventiva statsbidraget anställa en projektledare deltid för att samordna och leda informatörsverksamheten. Detta har lett till att det idag finns en hög grad av kvalitetssäkring kopplat till de utbildningsinsatser som bedrivs av RFSU Uppsala ute i Uppsalas skolor samt inte minst att verksamheten har kunnat växa och därmed nå fler unga i Uppsala län. Under 2016 fick 760 elever på högstadie- och gymnasieskolor i Uppsala län ta del av RFSU Uppsalas sex- och samlevnadspass. RFSU Uppsalas sexualundervisning utförs av specialutbildade informatörer. En informatörsutbildning på sammanlagt 40 timmar genomförs varje höst för att utbilda 20 nya informatörer och därmed ha tillräckligt många aktiva informatörer för att möta skolornas förfrågningar. Utöver detta genomförs nätverksträffar för informatörerna, i regel fyra gånger om året, där de får möjlighet till kunskapsinhämtning kring för sexualundervisningen relevanta ämnen och fortsatt utveckling i sin informatörsroll. Sexualundervisningen inom RFSU är utformad utifrån normkritiska och inkluderande perspektiv, med syftet att den ska kunna angå alla olika unga, oavsett exempelvis sexuell läggning eller könsidentitet. Varje utbildningsinsats är 100 minuter och hålls av en specialutbildad informatör som i sin roll fokuserar på att föra en dialog och reflektera tillsammans med eleverna kring de teman som berörs. Se bilaga 1 för att ta del av de teman som varje utbildningsinsats behandlar. RFSU Uppsalas sexualundervisning är ett komplement för skolorna och syftar till att fungera som startskott så att skolan ska ha en grund att börja ifrån med den egna sexualundervisningen. Efter utbildningsinsatserna erbjuds ett lärarsamtal där informatören berättar vad som behandlats under sex- och samlevnadspasset samt ger råd om var skolan kan ta vid med den egna sexualupplysningen. Många gånger är RFSU Uppsalas utbildningsinsatser den enda normkritiska, inkluderande och sexualpositiva sexualundervisning de unga får ta del av i skolan. 1
Bakgrund till projektansökan RFSU Uppsalas upptagningsområde är hela Uppsala län. Efter 2016 genomfördes en analys av vilka skolor som bokar RFSU Uppsalas sexualundervisning. I analysen framkom att endast 2 av 13 skolor(totalt 4 av 53 utbildningsinsatser)var utanför Uppsala kommun(se bilaga 2 för översikt insatser 2016). Idag erbjuds våra utbildningsinsatser till ett högre pris om skolan är lokaliserad utanför Uppsala kommun då det är en längre restid och högre reskostnad för våra informatörer, något som delvis skulle kunna förklara den stora skillnaden. Troligast är dock att en mer genomgående marknadsföring behöver genomföras med särskilt fokus på de mindre kommunerna inom Uppsala län. Statistiken visar tydligt att RFSU Uppsala är mer etablerat i Uppsala kommun och att det där finns en högre andel skolor som har kännedom om våra insatser. Detta motsäger RFSU Uppsalas önskan om att alla unga ska ha rätt till normkritiskt, inkluderande och sexualpositiv sexualupplysning oavsett var man bor i länet. Sammantaget talar för detta för att det finns ett behov av extra kraft till verksamheten för att öka spridningen av utbildningsinsatserna och bättre kunna nå fler unga i Uppsala läns mindre kommuner. Vår bedömning är att eftersom RFSU Uppsalas informatörsverksamhet sedan 2014 utvecklat en stabil grund med rutiner för administration och kvalitetssäkring av utbildningsinsatserna så finns idag goda förutsättningar för projektet att kunna nå fler unga i Uppsala län. Ett tillvägagångssätt för att kunna nå nya och fler skolor som vi tidigare använt med goda resultat är att erbjuda ett antal kostnadsfria utbildningsinsatser per år. På så sätt sänker vi tröskeln för att skolorna att ta del av våra utbildningsinsatser och vi vet utifrån erfarenhet att detta tillvägagångsätt har resulterat i att skolor återkommer senare läsår för att boka insatserna. Att erbjuda kostnadsfria utbildningsinsatser till skolorna ger möjlighet till att insatserna får ringar på vattnet i hela skolan och att skolorna får upp ögonen för utbildningsinsatserna och fortsätter återkomma med bokningar. Det som idag saknas inom vår verksamhet är medel till subventionering av utbildningsinsatser, resekostnader samt projektledning av marknadsföring och samordning av subventionerade insatser. Medel från er skulle möjliggöra för RFSU Uppsalas informatörsverksamhet att nå fler unga i Uppsala län med vår normkritiska, inkluderande och sexualpositiva sexualupplysning. Fokusområde psykisk hälsa hos unga Projektet RFSU Uppsalas sexualupplysning för unga i hela länet är kopplat till fokusområdet psykisk hälsa hos unga. Sexualitet kan beskrivas som en integrerad del av människan, som ett grundbehov och en aspekt av att vara mänsklig som inte kan skiljas från andra livsaspekter såsom exempelvis den psykiska hälsa. Psykisk hälsa är således sammankopplad med sexuell hälsa. Sexuell hälsa kan i enlighet med WHO:s definition beskrivas som: ett tillstånd av fysiskt, känslomässigt, mentalt och socialt välbefinnande i förhållande till sexualiteten; det är inte bara avsaknad av sjukdom och skada. Sexuell hälsa kräver en positiv och respektfylld inställning till sexualiteten och sexuella förhållanden, såväl som möjligheten att ha njutbara och säkra sexuella upplevelser, som är fria från tvång, diskriminering och våld.(who) 2
Sexualundervisning som sker i skolan har en central betydelse för ungas kunskap om sexuell hälsa. Generellt sett innebär ungdomsperioden en tid där frågor om den egna sexualiteten aktualiseras och den sexuella självbilden börjar förhandlas och undersökas. Under denna period är det av vikt att den sexualupplysning unga tar del av är inkluderande och ifrågasättande av problematiska normer, med andra ord att den inte är osynliggörande, fördömande eller exkluderande. Samtidigt visar Ungdomsbarometern(2014/2015) att enbart 1 av 5 ungdomar bedömer skolans sexoch samlevnadsundervisning som ganska eller mycket bra. Nästan hälften(47 %) av de tillfrågade ungdomarna bedömer skolans sex- och samlevnadsundervisning som ganska dålig eller mycket dålig. Här kommer RFSU Uppsalas sexualundervisning in som ett viktigt komplement. Psykisk ohälsa och sexuella kränkningar och trakasserier Psykisk ohälsa bland unga i åldern 16-24 år har ökat från 20,5 procent 2008-2009 till 28 procent 2014-2015. Ökningen sker hos både killar och tjejer men är betydligt vanligare hos tjejer. Detta visar ny statistik på sajten ungidag.se. En orsak till varför tjejer drabbas i större utsträckning än killar kan vara att de utsätts för sexuella kränkningar och trakasserier i skolan. Många svarar nej om de tillfrågas om de varit med om sexuella trakasserier, men om man sedan beskriver vad sexuella trakasserier kan vara, kan många känna igen. Exempel på sexuella trakasserier är: - Att ta på någon på ett sätt som den inte gillar. Att ta bilder på någon som sedan sprids utan att personen vill det. Att prata eller skämta om sex med någon som inte gillar det. På frågan Har du varit med om sexuella trakasserier? som umo.se ställer på sin sajt svarade 30 % a, flera gånger och 44 % Nej. RFSU Uppsala tror dock att mörkertalet är stort då många inte känner till vad som räknas som kränkning eller trakassering. Eftersom killar står för det mesta av sexuella trakasserier och kränkningar och tjejer står för det mesta av den psykiska ohälsan anser vi att det är viktigt att se hur dessa aspekter korrelerar. Om en person utsätts för sexuella kränkningar eller trakasserier kan det leda psykisk ohälsa för personen som utsatts. Under RFSU Uppsalas utbildningsinsatser tar informatören med hjälp av normkritiskt förhållningssätt och metoder som fokuserar på gränssättning, kommunikation och ömsesidighet upp frågor om sexuella kränkningar och trakasserier. Informatören lyfter genusperspektiv genom att problematisera olika handlingsutrymme och tillsammans med elevgruppen reflekterar vi över och ifrågasätter föreställningar om kön. På detta sätt kan utbildningsinsatserna bidra till att förebygga och ifrågasätta sexuella trakasserier och kränkningar vilket i sig motverkar psykisk ohälsa samt främjar goda levnadsvillkor. Alla unga har rätt till en vardag utan sexuella trakasserier och kränkningar. Psykisk ohälsa hos unga hbtq-personer De flesta unga hbtq-personer mår bra, men både fysisk och psykisk ohälsa är vanligare och ofta allvarligare i denna grupp än hos den övriga befolkningen. Nedsatt psykiskt välbefinnande är dubbelt så vanligt och självmordsförsök förekommer betydligt oftare än hos unga heterosexuella cispersoner (Hon hen han 2010). Ett sätt att förebygga och minska den psykiska ohälsa hos unga hbtq-personer är att liksom RFSU Uppsala bedriva en normkritisk och inkluderande sexualundervisning där fler sätt att vara, handla och 3
leva på än hetero- och cisnormativa lyfts och synliggörs på samma villkor som de inom normen. Alla unga har rätt till sexualundervisning som inkluderar och angår dem. Uppfyllande av kriterier Projektet RFSU Uppsalas sexualupplysning för unga i hela länet uppfyller flertalet av kriterierna för folkhälsomedel 2017 inom Region Uppsala. Den övergripande målsättningen inom projektet är att via normkritisk, inkluderande och sexualpositiv sexualundervisning ge möjlighet till en god och jämlik sexuell hälsa, oavsett könsidentitet och sexuell läggning eller var man som ung går i skolan i Uppsala län. Utbildningsinsatserna som RFSU Uppsala erbjuder kan kategoriseras som hälsofrämjande insatser då de sprider kunskap om sexualitet ur ett normkritiskt, inkluderande och sexualpositivt perspektiv vilket bidrar till och lägger grunden för en god sexuell och psykisk hälsa. RFSU Uppsalas utbildningsinsatser kan även kategoriseras som sjukdomsförebyggande insatser då sexualupplysningen innehåller kunskapsspridning och verktyg över hur man konkret kan förhindra spridning av sexuellt överförbara infektioner, såsom exempelvis gonorré, klamydia och hiv. Utbildningsinsatser som uppfyller dessa kriterier kan antas ge långsiktiga positiva effekter för befolkningens hälsa. Evidens och beprövad erfarenhet Sexualupplysningen som RFSU Uppsala erbjuder bygger på evidens och beprövad erfarenhet. Utbildningsinsatsernas metoder har utvärderats och testats inom RFSU:s lokalföreningar under många år och det faktamässiga innehållet utvecklas kontinuerligt utifrån nya forskningsrön. Varje år genomför RFSU Uppsala utvärderingar i form av skriftliga stickprovsenkäter där unga som deltagit vid utbildningsinsatserna besvarar en utvärdering. 2016 besvarade 129 av de 760 elever som deltog i RFSU Uppsalas utbildningsinsatser i skolan utvärderingen, dvs. ca 17 % av de vi mötte. Utvärderingarna visade att: - 83 % av eleverna uppgav en 4:a eller 5: a(på en skala där 1 = mycket dåligt och 5 = mycket bra)på frågan Hur tyckte du RFSU:s besök var?. 85 % uppgav en 3:a, 4:a eller 5: a(på en skala där 1 = stämmer mycket dåligt och 5 = stämmer mycket bra) på påståendet ag har lärt mig nya saker om sex och kroppen. 84 % uppgav en 3:a, 4:a eller 5: a(på en skala där 1 = stämmer mycket dåligt och 5 = stämmer mycket bra) på påståendet ag har lärt mig mer om hur man kan ha säkrare sex(exempelvis hur kondomer fungerar). Sammantaget visar våra utvärderingar att mer än 8 av 10 av de elever vi möter under utbildningsinsatserna uppskattar skolpassen och lär sig nya saker om sex och kroppen och säkrare sex. Detta kan jämföras med Ungdomsbarometern där enbart 1 av 5 ungdomar bedömer skolans sex- och samlevnadsundervisning som ganska eller mycket bra. För mer detaljerad information om utvärderingarnas resultat se bilaga 3. 4
Projektbeskrivning Bakgrund Sexuell hälsa är nära sammankopplat med psykisk hälsa. Projektet syftar till att nå fler unga i Uppsala län med normkritisk, inkluderande och sexualpositiv sexualundervisning och på så sätt öka kunskapen om säkrare sex, normer och sexualitet i målgruppen. RFSU Uppsalas upptagningsområde är hela Uppsala län. En analys av vilka skolor RFSU Uppsala når med sina utbildningsinsatser visar att färre än 8 % av insatserna genomförs utanför Uppsala kommun. Detta motsäger RFSU Uppsalas önskan om att alla unga ska ha rätt till normkritiskt, inkluderande och sexualpositiv sexualupplysning oavsett var man bor i länet. Detta talar för att det finns ett behov av extra kraft till verksamheten för att öka spridningen av våra utbildningsinsatser och bättre kunna nå fler unga i Uppsala läns mindre kommuner. Målgruppen för projektet Inom projektet görs en avgränsning till elever på högstadieskolor då merparten av länets gymnasieskolor är lokaliserade inom Uppsala kommun där RFSU Uppsalas utbildningsinsatser redan är relativt etablerade om man ser till tidigare års bokningsstatistik. Syfte och mål Det övergripande syftet med projektet är att via normkritisk, inkluderande och sexualpositiv sexualundervisning som leder till ökad kunskap om säkrare sex, normer och sexualitet ge möjlighet till en god och jämlik sexuell hälsa, oavsett könsidentitet och sexuell läggning och var man som ung går i skolan i Uppsala län. Med hjälp av riktad marknadsföring samt genomförande av subventionerade utbildningsinsatser i högstadieskolor i Enköpings kommun, Heby kommun, Håbo kommun, Knivsta kommun, Tierps kommun, Älvkarleby kommun och Östhammars kommun förväntas RFSU Uppsala få en större spridning av sina utbildningsinsatser under projektåret och därefter även kommande år. Projektmål Ökad kunskap om säkrare sex, normer och sexualitet hos unga i Uppsala län. Delmål Alla högstadieskolor i Enköpings kommun, Heby kommun, Håbo kommun, Knivsta kommun, Tierps kommun, Älvkarleby kommun och Östhammars kommun erbjuds kostnadsfria utbildningsinsatser från RFSU Uppsala för 2 av sina högstadieklasser. Preliminära förväntade resultat Varje högstadieskola erbjuds att 2 klasser per skola kostnadsfritt får ta del av RFSU Uppsalas utbildningsinsatser. Totalt innebär det 4 utbildningsinsatser per skola då en klass vanligen delas i 2 elevgrupper med ca 15 elever vardera. Inom de relevanta kommunerna finns i skrivande stund 31 högstadieskolor. Preliminärt beräknas 124 utbildningsinsatser med ca 15 elever deltagande per insats att resultera i att ca 1860 högstadieelever nås av RFSU Uppsalas utbildningsinsatser. 5
Tidplan Projektets löptid: Mars April Maj uni uli Augusti September Oktober November December anuari Februari Mars 2017- tom februari 2018 - Marknadsföring av projekt Framtagande av broschyr Utbildningsinsatser samordnas och genomförs Utbildningsinsatser samordnas och genomförs Marknadsföring av projekt Sammanställning av utvärderingar vårtermin Uppehåll i verksamheten Marknadsföring av projekt Utbildningsinsatser samordnas och genomförs Utbildningsinsatser samordnas och genomförs Utbildningsinsatser samordnas och genomförs Utbildningsinsatser samordnas och genomförs Utbildningsinsatser samordnas och genomförs Påbörjan av sammanställning och analys av resultat Påbörjan av redovisning Sammanställning och analys av resultat Slutlig redovisning Utvärdering av projektet Projektledaren ansvarar för kontinuerlig uppföljning, utvärdering och analys av projektets insatser och resultat, samt redovisning gentemot Region Uppsala. Projektledaren arbetar i nära samarbete med informatörsgruppen och sammankallar till regelbundna informatörsnätverksoch fortbildningsträffar samt enskilda utvecklingssamtal med informatörerna. Elevutvärdering Kontinuerlig uppföljning sker via stickprov från preventionsgruppen i form av skriftliga elevutvärderingar efter utbildningsinsats (se bilaga 4). Informatörsutvärderingar Kontinuerlig uppföljning sker via skriftliga utvärderingar som genomförs av informatörerna efter varje utbildningsinsats(se bilaga 5). Uppföljning med skolorna Efter insatsen ombeds skolans kontaktperson att återkoppla kring hur de upplevde att eleverna upplever insatsen. 6
Projektets budget Projektledning 40 % i 12 månader: Informatörsarvoden utbildningsinsatser(124 insatser): Resor till utbildningsinsats(124 t/r resor): Material: Broschyrer och handouts vid lärarsamtal: Kondomer(3000 st) + glidmedel(3000 st): Totalt belopp som sökes: 216000 155000 26500 4000 5000 17000 423500 Bilagor Broschyr utbildningsinsatsens innehåll Bokade utbildningsinsatser 2016 Utvärderingar insats högstadium och gymnasium Uppsala län Utvärderingsmall elev Utvärderingsmall informatör Bilaga nr 1 Bilaga nr 2 Bilaga nr 3 Bilaga nr 4 Bilaga nr 5 Underskrifter(finns underskrivna som bilaga i mailet) Firmatecknare och ordförande Ort och datum Underskrift Namnförtydligande Projektledare RFSU Uppsalas Informatörsverksamhet Ort och datum Underskrift Namnförtydligande Referenser http://www.who.int/reproductivehealth/topics/sexual_health/sh_definitions/en/ http://www.ungidag.se http://www.umo.se Ungdomar och sexualitet 2014/2015- Folkhälsomyndighetens rapport utifrån Ungdomsbarometern. Hon hen han, 2010, Ungdomsstyrelsen. 7
! av 8 1! Projektförslag Pillerpodden, 969773-3815 Föreningen Vår Tur (väntar in godkännande av ansökan, inskickad 24 januari 2017) Bredgränd 6, 75320 Uppsala Siri Strand: 0735 21 00 35 Emma Westas Rödin: 0735 21 00 25 oss@pillerpodden.com Patienten behöver bättre delaktighet för att läka bättre och för att förstå sin behandling och sina mål bättre. Vården behöver delaktiga patienter för att deras kunskap kan bidra till att förbättra vården och verksamheten. För unga med psykisk ohälsa saknas idag kanaler för dialog mellan patienter i grupp och vården. Vi vill utveckla former för detta i samarbete med både unga och vården. 1. Om vår ordinarie verksamhet och hur projektet ni söker medel för sker utöver ordinarie verksamhet, men ger extra kraft till verksamheten. Pillerpodden har funnits sedan 2014 och jobbar med ungas psykiska hälsa. Vår vision är att inget barn ska ta sitt liv, och vi har byggt upp allt vårt arbete på övertygelsen om att vår gärning är ett steg mot att nå den visionen. Vårt huvudsakliga syfte är att bryta tabut kring psykisk ohälsa, detta genom egenproducerad media, föreställningar, samtalsgrupper och inte minst föreläsningar. Vi utgår från ett erfarenhets- och patientperspektiv. Pillerpodden är politiskt obundet och jobbar opinionsbildande för en bättre vård, skola och en ökad medvetenhet i samhället kring psykisk ohälsa, detta genom täta kontakter med beslutsfattare, vården och media. Vi har blivit prisbelönta för vårt arbete, bland annat som finalister i Årets Uppsalabo 2016.
! av 8 2! ust nu jobbar vi med att avlasta och komplettera elevhälsan på skolor. I ett projekt på Rosendalsgymnasiet har vi, i samarbete med rektor och kurator, startat samtalsgrupper. I grupperna diskuteras skolans roll i elevers psykiska ohälsa. Elevernas åsikter och tankar förmedlas sedan av oss till skolledningen som tillsammans med oss kan utforma en åtgärdsplan för de problem eleverna anser att skolan har i sitt arbete med den psykiska hälsan. På sikt kan den psykiska hälsan i skolverksamheten öka, vilket medför en förbättring i såväl studieresultat och närvaro, som i relationen mellan personal och elev. Vi tror att vi genom följande projekt kan göra en liknande insats för psykiatrin. Projektet vi söker medel för går hand i hand med vår verksamhet där vi, genom att vara en oberoende plattform, blir en värdefull kommunikationsväg. Kopplar vi samman vårdens utbud med dess efterfrågan är vi övertygade om att vården förbättras. Projektet ger vår verksamhet en extra dimension att förändra vården, något som tillför kraft till både er och vår verksamhet. 2. En redogörelse för hur projektet faller inom något av aktuella fokusområden samt hur projektet uppfyller kriterierna för folkhälsomedel. Länsbarnombudsman Martin Price rekommenderade oss om att söka medel för detta arbete. Martin har läst och tyckt till om ansökan och står bakom den. Det kan bli en unik kanal mellan unga och psykiatrin. Såväl för unga patienter och de som inte är det. På barnsjukhuset har under 2016 vuxit fram flera grupper för unga patienter att komma till tals om vården. Men det saknas inom psykiatrin och utmaningarna där är i regel större gällande skam och stigma. Det finns fungerande råd för unga med psykisk ohälsa i engelska sjukvårdssystemet bland annat i Sheffield. Arbetet med gruppen STAMP har uppmärksammats som nationell förebild. Liknande verksamhet finns, såvitt vi vet, inte i Sverige. 2.1 Har ett hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande perspektiv Vårt projekt bygger på det behov som vi sett växa fram av kommunikation mellan patient och vård. Projektet överensstämmer med landstingets policy (2013-2017) och handlingsplan för att
! av 8 3! FÖRETAGSNAMN förverkliga barns rättigheter där det under mål 7 står att det ska utvecklas nya metoder för att lyfta barn och ungas åsikter kring de frågor som rör dem.1 Patientperspektivet hos unga möjliggör ett förebyggande arbete för psykiatrin. Förbättras ungas vård ökar dels förtroendet för vården, men förebygger också psykisk ohälsa längre fram i livet (se hänvisning till forskningsrapport nedan). 2.2 Ökar kunskap och kompetens om hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande arbetssätt Genom ett fördjupat patientperspektiv får vården mer kunskap om vad i verksamheten som fungerar, och vad som inte fungerar. Patientperspektivet ger både återkoppling bakåt och önskemål framåt, och samtalsgrupperna blir därmed en del av psykiatrins effektivisering och utveckling. 2.3 Bygger på evidens och beprövad erfarenhet I vårt projekt på Rosendalsgymnasiet har det visat sig att eleverna har lättare att kommunicera med oss än med skolledningen då de dels inte sitter i någon beroendeställning, och dels kan relatera till oss som också är unga. På så sätt har vi fått ett starkt förtroende. Vi tror att vi kan bygga ett liknande förtroende i projektet vi ansöker om. Att vårt projekt är hälsoförebyggande stöds av forskning som visat att 50 % av de som får symptom på psykisk sjukdom innan 14 års ålder kommer att lida av det senare i livet. Innan 24 års ålder uppges 75 % av de med symptom ha psykiska sjukdom även senare i livet. 2 Projektet vi ansöker för är inspirerat av STAMP, en grupp i åldrarna 14-25 som jobbar aktivt för ungas psykisk hälsa i Sheffield, England. Genom att bland ungdomar bryta stigmat kring psykisk ohälsa förebyggs diskriminering och andra påföljder av stigmat. I olika projekt bryts tabut kring 1Landstinget i Uppsala län, Policy och handlingsplan för att förverkliga barns rättigheter & handlingsplan 2013-2017 för att förverkliga barnets rättigheter, 2013-04-24. https://extdom.lul.se/applext/lul/styrdok.nsf/ 0ae487e851973d8ac125708f00518462/c792c4359418c40dc125708400408e16/$FILE/LUL%20Barnkonventionen %20-%20Policy%20o%20Handlingsplan%202013%20slutversion.pdf 2 Kessler RC, Amminger GP, Aguilar-Gaxiola S, et al. Age of onset of mental disorders: a review of recent literature. Curr Opin Psychiatry 2007; 20:359 364.
! av 8 4! psykisk ohälsa genom samtal som styrs av engagerade ungdomar som själva är nära målgruppen. STAMP har förbättrat ungas psykiska hälsa i Sheffield. 3 Även Young Helth Participation är ett projekt som uppmärksammar ungas inflytande på frågor som rör deras hälsa och pekar på att förståelse ger ett ökat deltagande.4 2.4 Stärker samverkan i länet Nya målsättningar för samverkan kring barn och unga beskrivs sedan 2016 i riktlinjen BUS Uppsala. Det första bland prioriterade frågor inom samverkan är unga med psykisk ohälsa. Arbetssättet med samtalsgrupper vi vill ta fram kan bli en modell för hela länet. 5Projektet förväntas öka ungdomars förtroende till vården, något som gör att fler ungdomar i länet söker hjälp i tid. Sättet att kommunicera kring vården som projektet möjliggör är nytt och modernt, vilket ger Uppsala gott rykte och ger en nyskapande möjlighet till god publicitet och spridning kring arbetssättet. 2.5 Kan antas ge långsiktiga positiva effekter för befolkningens hälsa Projektet är i sin förebyggande aspekt kostnadsförebyggande för psykiatrin i och med den effektivisering som hoppas kunna utvinnas av projektet. Projektet kan bli en modell som vården kan använda sig av på lång sikt där vården kan möta unga patienters behov och förebygga vidare psykisk ohälsa. 3. Projektplan Många av de som lyssnar på vår podcast och följer oss på sociala medier har erfarenhet av psykiatrin i Uppsala. Ofta får vi in berättelser om erfarenheter av vården som patienterna själva 3 Association 4 5 for Behavioral Health and Wellness, 2014. http://stampoutstigma.com Brady, Louca- Mai. Senast ändrad 2015. https://younghealthparticipation.com Region Uppsala, BUS- Uppsala Riktlinje om samverkan - barn och unga, 2016-11-22 http://publikdocplus.lul.se/ Home/GetDocument?containerName=e0c73411-be4b-4feeac09-640f9e2c5d83&reference=51de9145-9555-40d3-9b4c-6885a5041490&docId=DocPlusSTYR-13003
! av 8 5! inte vill förmedla till sin vårdkontakt, då de är rädda över att behandlingen kan påverkas negativt. Att framföra kritik medialt är sällan aktuellt för patienterna på grund av stigma och rädsla för att felaktigt representera patientgruppen. Dessa samtalshinder gör det svårt för vården att bemöta patienters återkoppling och framtida behov. Det patientperspektiv vi får ta del av är till nytta för psykiatrin. Vi ser också att sociala medier har blivit en riskfaktor för psykiatrins rykte i Uppsala då negativa erfarenheter lätt kan spridas anonymt. De negativa synpunkterna väger ofta tyngre på grund av diskursen kring samtalet om psykiatrin och utgör sällan en rättvis bild. Detta påverkar vårdens rykte och försämrar för såväl psykiatrin som för patientgruppen. Nya kommunikationsvägar är därför nödvändiga. Patientorganisationerna inom psykisk ohälsa har svårt att hitta unga som aktivt tar kontakt och vill bli synliga. Genom att använda oss av våra moderna sociala kanaler dit många unga i lokalområdet vänder sig kan vi starta samtalsgrupper där patientgruppen kommer till tals och delge sina synpunkter. Våra sociala kommunikationskanaler öppnar också en möjlighet för fler unga i länet att ta direkt kontakt med oss. Vi som leder detta är inte medicinskt professionella och kan därför lyssna med andra, färska ögon med fokus på berättelse snarare än vad som skulle behöva behandlas. Grupperna kan dessutom bidra med snabbare lokal omvärldsspaning kring nya eller gamla trender så som nätdroger, läkemedelsmissbruk, sexuella trakasserier och konflikter i lokalområdet. 3.1 Syfte Syftet med projektet är att förbättra psykiatrin för unga genom underlätta dialogen mellan patientgruppen och psykiatrivården. 3.2 Mål
! av 8 6! Målen med projektet är att 1) Ge psykiatrin ett patientperspektiv med konkreta önskemål att ha med i utvecklingsprocessen av psykiatrin i Uppsala. 2) Underlätta psykiatrins effektivisering genom att se önskemål inför beslutsprocesser istället för att få klagomål av patientgruppen efter att beslutet är taget. 3) Öka förtroendet för vården i länet, hos såväl patientgruppen som hos allmänheten och därmed öka chanserna till att fler unga söker psykiatrisk vård i tid. 4) Konstnadseffektivisera psykiatrin i och med projektets förebyggande aspekt som nämns ovan. 5) Framställa en modell som vården kan använda sig av, både lokalt och nationellt. 3.3 Beskrivning Samtalsgrupperna har tre olika faser. Inför gruppen, under gruppen och efter gruppen. Inför gruppen söker vi på våra kanaler, tillsammans med psykiatrin på deras, deltagare. Vi går igenom ansökningarna och ser till att gruppen blir sammansatt så att den representerar olika typer av patienter. Information om och ansökan till grupperna går ut en månad innan den första samtalsträffen. Vi ansvarar för kontakten med deltagarna och schemaläggning av grupperna. Inför uppstart hålls ett möte där psykiatrin kan påverka den konkreta agendan för tillfällena genom frågor psykiatrin har till patientgruppen. När agendan är bestämd får vi informationsmaterial som underlag om de vårdformer ni vill ska diskuteras. Projektet utgörs av sex olika grupper med fem till tio deltagare i varje grupp där vi under tre tillfällen diskuterar behovet av och önskemål kring psykiatrin och dess vårdformer. Tillfällena sker med en veckas mellanrum. Vi arbetar med grupperna i två omgångar, först tre grupper parallellt under tre veckor, och sedan ytterligare tre grupper under tre veckor. Varje tillfälle inleds av att vi informerar gruppen, efter det underlag vi fått från psykiatrin, om den vårdform som ska diskuteras. Under ledning av oss förs sedan en diskussion där vi samlar upp tankar, erfarenheter och önskemål gällande träffens tema. Det som sägs dokumenteras av oss. Deltagarna hålls för psykiatrin
! av 8 7! anonyma men är medvetna om att deras synpunkter sammanställs och förs vidare av oss. Lokal för gruppträffarna kan hållas i vårt konferensrum på Bredgränd 6, Uppsala. 3.4 Utvärdering Den dokumentation som görs under grupptillfällena samlas upp till en rapport som vi aktivt arbetar med under dessa sex veckor samt under ytterligare två veckor. I rapporten redogörs även hur närvaron har sett ut i grupperna, samt en utvärdering från gruppdeltagarna. I rapporten finns en sammanställning som vi redogör muntligt vid vårt avslutande möte med psykiatrin där hela rapporten med all dokumentation överlämnas. I mötet sker en återkoppling mellan oss och psykiatrin. Det mötet samt den skriftliga rapporten säkerställer en god utvärdering av projektet. 3.5 Tidsplan Vecka 1, 2, 3 och 4: Möte med ledningen i psykiatrin inför projektet. Information om projektet och ansökningar till det ges ut via Pillerpoddens kanaler samt psykiatrins, och ansökningar tas emot av Pillerpodden. Pillerpodden planerar och schemalägger grupperna. Vecka 5, 6, 7, 8, 9 och 10 Grupptillfällen och dokumentation till rapporten Vecka 11 och 12 Rapporten skrivs och sammanställs. Möte med ledningen för psykiatrin sker för återkoppling och utvärdering. 4. Redovisning av projektets budget inklusive de sökta projektmedlen Då vår egen budget är liten söker vi alla pengar till detta projekt från Landstinget. För att genomföra projektet behöver vi 1000 kronor (ink. moms) i timmen var, då projektet tar tid från annan verksamhet, så som förelsäningstillfällen. Pengarna vi söker kommer ersätta oss för dessa uppdrag. Vi står för lokal och fika till deltagarna.
! av 8 8! Förberedande arbete: 36 000 sek inkl. moms (18 timmar/person) I förberedande arbete läser vi in material och förbereder praktiskt, så som ställer i ordning lokalen och inhandlar fika. Här ingår också de timmar vi lägger på för kommunikation med gruppdeltagarna. Grupptillfällen: 36 000 sek inkl. moms (18 timmar/person) 6 grupper har 3 timmar var. Möten med psykiatrin: 8000 sek inkl. moms (4 timmar/person) Ett möte inför projektet, samt ett möte efter projektet. Varje möte beräknar vi tar 2 timmar. Rapport: 80 000 sek (40 timmar/ person) Dokumentation av grupptillfällena beräknar vi tar tre timmar per grupp. Efter det beräknar vi ägna lite drygt en halv arbetsvecka åt att skriva och färdigställa rapporten. Beskrivning Antal Pris/enhet Kostnad Förberedande arbete 18 kr 2 000 kr 36 000 Grupptillfällen 18 kr 2 000 kr 36 000 4 kr 2 000 kr 8 000 40 kr 2 000 kr 80 000 kr 160 000 Möten med ledningen Rapportskrivning Totalt
Ansökan om folkhälsomedel 2017 till Amningskurs för blivande föräldrar i Uppsala län Organisation : Amningshjälpen, organisationsnummer 813200-2737 Kontaktperson : Helen Avelin, tel 073-0543308, helen.avelin@amningshjalpen.se Kortfattad projektbeskrivning Nästan alla gravida vill amma sina barn. Trots det pågår i Sverige en nedåtgående amningstrend. Konsekvenserna av minskad amning är ökat antal infektioner hos spädoch småbarn, som i högre grad behöver sjukvård; och i förlängningen en försämrad folkhälsa. För att uppnå sina mål med amningen, behöver nyblivna föräldrar kunskap, stöd och tillit till sin förmåga att amma. Därför vill vi erbjuda amningskurser för blivande föräldrar till en låg kostnad, helst gratis. Vårdpersonal är välkomna att delta i kurserna och vi erbjuder även anpassade kurser för enbart vårdpersonal. Detta sprider amningskunskap till vårdkedjan och främjar samverkan mellan ideell verksamhet och landstinget. Fyra magisteruppsatser har hittills skrivits om Amningskurs för blivande föräldrar. Dessa visar på en ökning av tilliten till amningsförmågan hos mödrarna och av amningsfrekvensen vid fyra månaders ålder. Koppling till aktuella fokusområden Psykisk hälsa med fokus på barn och unga Att amma kortare kan vara en riskfaktor för psykisk ohälsa för barn och tonåringar (1). De blivande föräldrar som gått A mningskurs för blivande föräldrar ammar längre än andra föräldrar. Därför är det troligt att kurserna leder till en ökad psykisk hälsa för barn till deltagarna. Stöd genom hälso- och sjukvården till hälsosamma levnadsvanor Det finns resultat som visar att ammade barn äter en mer varierad kost (2). Dessutom finns ett samband mellan amning och lägre BMI hos barn och tonåringar (3, 4, 5). Därför är det
troligt att amning leder till mer hälsosamma matvanor och lägre BMI för deltagarnas barn. Utöver detta kopplas en rad hälsofördelar till amning (5). Organisationens ordinarie verksamhet Amningshjälpen är en ideell organisation vars huvuduppgift är att ge amningsrådgivning via telefon, mail, facebook, sms, hembesök etc. till föräldrar. Amningskurs för blivande föräldrar bedrivs vid sidan om den ordinarie verksamheten. I kurserna arbetar vi med att förebygga amningsproblem. En stor fördel är att vi når föräldrarna innan barnet föds. Det skiljer sig från den ordinarie verksamheten som handlar om att hjälpa till att lösa amningsproblem efter att de uppstått. Bilaga Projektplan med budget. Källor 1. 2. 3. 4. 5. Associations of Infant Feeding Practices and Picky Eating Behaviors of Preschool Children Shim, ae Eun et al. ournal of the American Dietetic Association, Volume 111, Issue 9, 1363-1368 The Long-Term Effects of Breastfeeding on Child and Adolescent Mental Health: A Pregnancy Cohort Study Followed for 14 Years Oddy, Wendy H. et al. The ournal of Pediatrics, Volume 156, Issue 4, 568-574 Breastfeeding in Infancy Is Associated with Body Mass Index in Adolescence: A Retrospective Cohort Study Comparing American Indians/Alaska Natives and Non-Hispanic Whites. Zamora-Kapoor A, Omidpanah A, Nelson LA, Kuo AA, Harris R, Buchwald DS. Acad Nutr Diet. 2017 an 9. Relationship between breastfeeding and early childhood obesity: results of a prospective longitudinal study from birth to 4 years Wallby T, Lagerberg D, Magnusson M. Breastfeeding Medicine Vol 12, Number 1, 2017 Breastfeeding in the 21st century: epidemiology, mechanisms, and lifelong effect Victora, Cesar G et al. The Lancet, Volume 387, Issue 10017, 475-490 Kontaktperson Helen Avelin, kursledare i Uppsala och medlem i Arbetsgruppen för Amningskurs för blivande föräldrar på nationell nivå
Ansökan om folkhälsomedel 2017 Unga med psykisk ohälsa och missbruk: Interventioner som förbättrar upptäckt och bemötande Sökande: Uppsala Universitet (i samarbete med Akademiska sjukhuset och Uppsala kommun) Organisationsnummer: 202100-2932 Kontaktperson: Christina Nehlin Gordh, forskare, socionom Institutionen för neurovetenskap, psykiatri Akademiska sjukhuset ingång 10 751 85 Uppsala Tfn 018-6112034 / 0709-661298 christina.nehlin.gordh@akademiska.se Forskargrupp: Professor Niklas Långström, Barn- och ungdomspsykiatri Uppsala Universitet, Med dr ohan Isaksson, barn- och ungdomspsykiatriska kliniken (BUP), Med dr Christina Nehlin Gordh, psykiatridivisionen Akademiska, Socionom Kristina Carlsson, Uppsala kommuns Ungdomscentrum. Om projektet Det övergripande syftet med detta projekt är att förhindra uppkomsten av mer svårbehandlad problematik hos unga med samtidig psykisk ohälsa och missbruk. Utifrån långvarig klinisk erfarenhet från arbete inom BUP respektive socialtjänst för ungdomar, har vi bildat en forskargrupp för att med vetenskapliga metoder utveckla samhällets insatser för unga (13-20 år) med tidiga tecken på både psykisk ohälsa och missbruk. Kombinationen psykisk ohälsa och missbruk är vanligt förekommande men förbises ofta av respektive vårdgivare. Socialtjänsten har svårt att upptäcka och att hantera vanliga former av psykisk ohälsa såsom ångest och depression, och BUP har motsvarande svårigheter när det gäller att upptäcka och hantera vanliga former av missbruk. Dessa ungdomar riskerar därför att inte få adekvat hjälp, vilket kan förlänga lidande och minska chanserna för tillfrisknande. Dessutom riskerar problematiken att utvecklas till permanent utanförskap och därmed ökade samhällskostnader. Projektet ska genomföras i samarbete med socialtjänstens ungdomsgrupper i länet samt med regionens barn- och ungdomspsykiatri. Ansvariga för dessa verksamheter är positiva till projektet. Vi vill utveckla förmågan och motivationen hos personal inom BUP och socialtjänst att tidigt upptäcka samtidig problematik genom en kortare utbildningsinsats till personalen. Utbildningen ska dokumenteras och göras tillgänglig i efterhand via Internet. Vi förväntar oss att forskningsprojektet ska bidra till ett ökat samarbete mellan vårdinstanserna. Vi avser också att utveckla stödet till föräldrar till unga med samtidig psykisk ohälsa och missbruk genom att samråd med föräldrar och ungdomar - utveckla en kortare utbildningsinsats för dessa föräldrar.
Aktuella fokusområden: Psykisk hälsa med fokus på barn och unga Stöd genom hälso- och sjukvården till hälsosamma levnadsvanor De utbildningsinsatser som planeras för socialtjänst och psykiatri samt insatserna för dessa ungdomars föräldrar sker på forskargruppens initiativ och ryms inte inom den ordinarie verksamheten vid de olika enheterna. Projektet planeras som ett fyraårigt doktorandprojekt och medel söks även från den statliga finansiären Forte och andra finansiärer. Projektplan Se bilaga 1. Budget Se bilaga 2. Underskrift av för organisationen behörig person Se bilaga 3.
2017-01-27 Ansökan folkhälsomedel 2017 Datum: 20170127 Projektnamn: Motiverande samtal i grupp för patienter med KOL Målgrupp Motiverande samtal i grupp på Flogsta vårdcentral för patienter med den kroniska sjukdomen KOL (kronisk obstruktiv lungsjukdom) med fokus på levnadsvanor. Målgruppen är patienter med KOL med behov av insatser för att stödja patienternas motivation till förändring av levnadsvanor med syfte att må bättre i sin sjukdom. Bakgrund En hälsofrämjande hälso- och sjukvård innebär att hälso- och sjukvårdens samlade insatser bidrar till bättre hälsa för patienter och befolkning. Den hälsoinriktade hälsooch sjukvården ska leda till bättre hälsa för den enskilde och bidra till en minskad dödlighet och sjuklighet, förbättrad funktionsförmåga, större välbefinnande samt högre hälsorelaterad livskvalitet. Hälso- och sjukvården ska arbeta för att förebygga ohälsa (Lag 2014:822). Åtgärder för att främja hälsa och förebygga sjukdom genom att erbjuda patienterna stöd för att förändra ohälsosamma levnadsvanor är en av hälso- och sjukvårdens viktiga uppgifter. Nationell strategi för att förebygga och behandla kroniska sjukdomar 2014-2017, syftar till att utveckla vården för personer med kroniska sjukdomar och skapa förutsättningar för en långsiktigt hållbar, effektiv och jämlik hälso- och sjukvård i Sverige. Strategin lyfter fram patientcentrerad vård, kunskapsbaserad vård samt prevention och tidig uppmärksamhet som särskilt viktiga förbättringsområden. Forskning och erfarenheter visar att förebyggande insatser som stöttar goda levnadsvanor kan förebygga, eller förbättra, 90 procent av sjukligheten i kroniska sjukdomar. En bättre vård förutsätter ökade möjligheter för patienterna att vara delaktiga i sin vård och att de förebyggande insatserna prioriteras mer (Nationell strategi för att förebygga och behandla kroniska sjukdomar 2014-2017). Patientlagen trädde i kraft den 1 januari 2015. Syftet är att stärka och tydliggöra patientens ställning samt att främja patientens integritet, självbestämmande och Utvecklingsenheten Org nr www.regionuppsala.se/primarvarden
2(7) delaktighet. Lagen ska öka patientinflytandet och stärka patientens ställning. Patientlagen ger en möjlighet att driva på utvecklingen och arbeta mer aktivt med nya arbetssätt, bemötande och kommunikation som ökar kvaliteten i mötet med patienten. Den nuvarande informationsplikten gentemot patienten utvidgas och förtydligas och där beskrivs bland annat att patientens ska fa information om sitt hälsotillstånd, om metoder som finns för undersökning, vård och behandling, samt om metoder för att förebygga sjukdom eller skada. (Patientlag 2014:821 Riksdagen) Nationella riktlinjer för sjukdomsförebyggande metoder, som publicerades 2011, innehåller rekommendationer för att förebygga sjukdom genom att stödja förändring av levnadsvanorna tobaksbruk, riskbruk av alkohol, otillräcklig fysisk aktivitet samt ohälsosamma matvanor. Socialstyrelsen har gett hälso- och sjukvården uppdraget att arbeta med levnadsvanor som en viktig del av förebyggande och behandlande åtgärder när levnadsvanorna leder till medicinska problem. En av de evidensbaserade metoder som förespråkas är Motiverande samtal (MI). Socialstyrelsens utvärdering av sjukdomsförebyggande metoder, som publicerats 2015, visar att hälso- och sjukvården behöver: utveckla interna arbetssätt öka medarbetares kompetens skapa organisation/strukturer som ger förutsättningar att arbeta med rådgivning kring levnadsvanor KOL Kroniskt obstruktiv lungsjukdom (KOL) är en mycket vanlig sjukdom. I Sverige beräknas mellan 500 000 och 700 000 personer vara drabbade, men många av dem vet inte om att de har KOL. I de allra flesta fallen får man KOL på grund av cigarettrökning. KOL är en lungsjukdom där luftrören blir trånga och det blir svårare att ventilera lungorna. KOL kan inte botas, men tidig upptäckt och tidigt insatt behandling mildrar symtomen och bromsar sjukdomens utveckling. De flesta personer med KOL har en lindrig eller medelsvår sjukdom, som rätt behandlad, innebär att man kan leva ett normalt eller i det närmaste normalt liv. Det viktigaste för den som är drabbad av KOL är att sluta röka, leva ett fysiskt aktivt liv och ta sina förskrivna mediciner. Fysisk aktivitet/träning är en viktig del i behandlingen av KOL. Fysisk aktivitet och konditionsträning ger förbättrad funktion och livskvalitet och bidrar till att bromsa upp sjukdomens utveckling. Offentlig primärvård I många olika vårdsituationer träffar personal inom primärvården patienter med en livsstil som påverkar deras hälsa på ett negativt sätt. Ett viktigt uppdrag inom primärvården är att förebygga och motivera till förändring av skadliga livsstilsfaktorer. Motiverande samtal är en metod som bygger på att lyssna till patientens behov och önskemål och att stödja till förändring på patientens egna villkor. Metoden är ett
3(7) interaktivt instrument som skiljer sig från den traditionella auktoritära rådgivningen som länge förekommit inom vården. För att få ett samarbete med patienten är det viktigt att ta reda på vilken beredskap han/hon har för förändring, och den motiverande samtalsmetodiken betonar speciellt vikten av detta. Från denna utgångspunkt tillämpas specifika samtalstekniker för att hjälpa patienten att öka sin motivation och beslutsamhet, med ett strategiskt förändringsmål i fokus. Att kombinera Motiverande samtal med ett gruppformat kan potentiellt addera till effektiviteten genom att gruppdynamiken ger möjlighet till stöd och uppmuntran från flera personer. Gruppbehandling har prövats framgångsrikt t.ex. inom kardiologisk sekundärprevention och cancerrehabilitering. Motiverande samtal i grupp Att erbjuda patienter åtgärder i grupp när det handlar om hälsa och livsstil är vanligt både nationellt och internationellt, och är för flera problem lika effektivt för patienten som individuella åtgärder. Positiva resultat av Motiverande samtal i grupp har rapporterats framför allt från missbruksvård, psykiatri och kriminalvård. Vad gäller levnadsvaneproblem finns evidens för att individuella MI-samtal har positiva effekter på matvanor, fysisk aktivitet och viktnedgång. Grupptillämpningar inom somatisk vård när det gäller förändring av levnadsvanor är fortfarande i sin linda. En vetenskaplig artikel har nyligen publicerats om en pågående MI- studie med 10 grupptillfällen över ett år där deltagarna har hög risk för kardiovaskulär sjuklighet. Studien är inte slutförd så resultat har inte publicerats ännu. Detta visar att vetenskapligt intresse finns för att utveckla grupptillämpningar av MI, och att det projekt vi föreslår kan ge viktiga indikationer om MI i grupp förefaller lovande för primärvårdens uppdrag att utveckla kliniska metoder för levnadsvanearbete. För individen finns flera fördelar med motiverande samtal i grupp: Ökar igenkännande av lidande och problem Minskar känslan av att bara jag har problem Minskar känslan av att vara ensam, annorlunda, mindre kompetent eller mindre värd Gruppmedlemmarna kan dela erfarenheter med varandra, och ge ökat hopp och självförtroende Ökar möjligheterna till att formulera och nå mål- och delmål Ger fler möjligheter till nya idéer, perspektiv, problemlösningar och handlingsalternativ Den föreslagna behandlingsformen Motiverande samtal i grupp har under 20162017 prövats på några vårdcentraler med deltagande av patienter med metabolt syndrom. Patienterna har undersökts före och efter behandlingen och vid uppföljande tillfällen. Undersökningarna omfattade dels medicinska parametrar (riskfaktorer för CVD9, dels livskvalitet och självskattad hälsa och funktion. Resultaten pekade på att Motiverande samtal i grupp har i mycket hög grad uppskattats av deltagande patienter
4(7) Positiva förändringar har skett i många variabler som mäts med SF-36 Förändringarna har i hög grad vidmakthållits efter behandlingsperioden Medicinska mätningar visar konsekvent positiva förändringar Behandlingen har letts av två gruppledare, vilket är i enighet med rekommendationer från de internationella mest kända företrädarna för MI i grupp, Karen Ingersoll och Chris Wagner (ref. Motivational Interviewing in Groups, C Wagner & K Ingersoll, Guilford Press, 2012) Pilotprojektet testade alltså om behandlingsformen MI i grupp var genomförbart och uppskattat av patienterna, och om förändringarna indikerade en möjlighet att uppnå positiva effekter. Eftersom behandlingsformen i princip är oberoende av vilken specifik sjukdom deltagarna har diagnosticerats med har frågan väckts om konceptet kan tillämpas på andra sjukdomar än metobola, men där levnadsvanor har betydelse för sjukdomsutvecklingen, såsom KOL. Syfte med projektet Organisationsnivå: Att utveckla Primärvårdens arbete med sjukdomsförebyggande metoder med fokus på fysisk aktivitet. Att utveckla och pröva en behandlingsmodell innebärande motiverande samtal för patienter med KOL. Att få möjlighet att som helhet prova en intervention på en redan existerande grupp med patienter med ett kartlagt processflöde. Individnivå: Att initiera och stödja gruppdeltagarnas motivation för livsstilsförändring Att öka den upplevda angelägenhetsgraden hos individen Att hjälpa patienterna att fatta beslut om förändring Att i samarbete kunna utveckla en individuell handlingsplan för varje deltagare. I det föreslagna projektet kommer en modell att prövas där MI genomförs i en befintlig patientgrupp med 6-8 patienter. I första hand läggs fokus på fysisk aktivitet och tobak, men andra livsstilsförändringar kan även beröras såsom alkohol och mat. Utvärdering kommer att ske i form av processmätningar och effektmått. Detta projekt kan bidra med kunskaper om effektiva sätt att hjälpa patienter i Primärvården att genomföra livsstilsförändringar i syfte att bibehålla och förbättra hälsan, hantera sin egen situation med kronisk sjukdom samt minska behovet av framtida dyrare vårdinsatser. Mål för projektet Ge patienter verktyg till ökad egenmakt över sin hälsa Utveckla arbetsmodell för motiverande samtal i befintlig patientgrupp Samarbete mellan Primärvården i Uppsala län och Uppsala Universitet
5(7) Metod och genomförande Deltagare: Behandlingen sker i grupper om 6-8 patienter, män och kvinnor i samma grupp. Deltagarna har olika livsstilsproblem där det finns medicinska skäl för livsstilsförändring. Fokus ligger i första hand på tobak, fysisk aktivitet och mat. Omfattning: Varje grupp träffas vid 5 tillfällen om 2 timmar vardera, en gång i veckan. Gruppen träffas för uppföljning 2 gånger efter 3 respektive 12 månader. Utvärdering: Projektet utvärderas med hjälp av processmått och effektmått. Processmåtten innefattar mätningar under behandlingens gång av deltagarnas upplevelse av behandlingen och deras grad av motivation till förändring. Efter behandlingen skattar patienterna sin upplevelse av hela behandlingens innehåll och upplägg. Effektmått kommer att vara psykometriska test som mäter livskvalitet, självskattad hälsa och funktion, hälsobeteenden (mat, motion, tobak, alkoholkonsumtion), samt fysiska test som mäter kondition och fysisk kapacitet. De medicinska undersökningarna kommer att utföras inom ramen för vårdcentralens reguljära verksamhet. En referensgrupp bestående av KOL-patienter som inte deltar i MI-grupp kommer att undersökas och följas upp under samma tidsperiod som behandlingsgrupperna är aktiva. På så sätt kan en jämförelse göras med utvecklingen av relevanta parametrar för patienter i sedvanlig vård. Även om patienterna inte randomiseras, och det därför kan finnas en selektions-bias kan detta ändå ge viss information om ett naturalieförlopp. Behandlare Grupperna kommer att ledas av behandlare med MI-utbildning och som är medlemmar i MINT (Motivational Interviewing Network of Trainers, Inc). De behandlare som blir aktuella har lett grupper inom pilotprojektet. Tidsplan 1 mars 2017 31 december 2017 Förberedelse inför intervention Gruppintervention på vårdcentral Under projekttiden regelbundna möten mellan Primärvården och Uppsala universitet Omvärldskontakter/studiebesök till andra landsting samt till miqa-gruppen vid Karolinska Institutet, som kodar inspelade MI-samtal för kvalitetssäkring Sammanställa mätresultat samt skriva rapport
6(7) Ekonomisk kalkyl Information samt planeringsarbete med vårdcentral 2 personer x 2 tillfällen x 2 timmar (1 gång med chef+1 gång med personalgrupp) samt presentation efter av projektet 2x2x2 16 timmar Förberedelsetid samt efterarbete gruppverksamhet 3 personer x 7 tillfällen x 2 timmar 42 timmar Patient/grupptid 3 personer x 7 tillfällen x 3 timmar 63 timmar Sköterska på vårdcentral som kallar, väger, mäter samt tar prover samt för referensgrupp Inmatning, databearbetning, rapportering 32 timmar 1-2 veckor Summa timmar samt kostnad (baserat på månadslön 33 000kr, 134 h, arbetsgivaravgift 134 timmar 45%) 58 870 kr Resekostnader 2000 Kompetensutveckling MINT Forum 2017 20000 Summa totalt 80 870 Kostnaderna för projektet är beräknade på att lokal och undersökningar tillhandahålls av vårdcentralen. Patienterna betalar patientavgift enligt normen. Organisation och bemanning Primärvården, Landstingets vårdcentraler i Region Uppsala är projektägare Marie Berggren, utvecklingsenheten, Primärvårdens ledningskontor Gunilla Burell, fil dr, associerad forskare vid Institutionen för Folkhälso- och vårdvetenskap, Uppsala universitet Sousan Elliin, ansvarig läkare Flogsta vårdcentral Elisabeth ohansson, ansvarig sjuksköterska Flogsta vårdcentral Marie Berggren och Gunilla Burell är båda medlemmar i den internationella organisationen MINT (Motivational Interviewing Network of Trainers Incorporated)
7(7) Projektets framtid efter avslut Om utvärdering visar positiva resultat implementeras modellen i ordinarie verksamhet. En implementering av metoden motiverande samtal i grupp förutsätter utbildning av gruppledare och kvalitetssäkring gällande metoden. Marie Berggren Primärvårdens ledningskontor Organisationsnummer: 232100-0024 Landstingets vårdcentraler Region Uppsala
Ansökan om folkhälsomedel 2017 Sökande: Tierps Vårdcentral. Organisationsnummer: 232100-0024 Kontaktperson: Lisa Ehrengren Rubbetoft, lisa.ehrengren.rubbetoft@lul.se, 0293-20284 Beskrivning av vår verksamhet: På sjukgymnastiken undersöker och behandlar vi funktionsproblem som begränsar människans förmåga att vara aktiv i vardagen. Sjukgymnasten har självständigt ansvar att bedöma, välja åtgärder, behandla och utvärdera. Vi arbetar evidensbaserat och hälsobefrämjande. Vid första besöket gör sjukgymnasten en undersökning och sedan en bedömning av besvär och gör upp en behandlingsplan där även patientens åsikter tas i beaktande. Vi arbetar bland annat med avspänning, rehabilitering för axel och skuldra enligt Axelina, kroppskännedomsträning, diabetesrelaterade besvär, ergonomi, hjärt- och lungsjukdom, idrottsmedicin, McKenzie behandling för rygg och nacke, neurologi, OMT 1 (ortopedisk manuell terapi), rygg och bäckenbesvär vid graviditet, smärtbehandlingar inklusive akupunktur och TENS, smärthantering, stresshantering, urininkontinens och blåsfunktionsstörning, yrsel och överviktsbehandling. Projektet vi önskar starta upp vänder sig till kvinnor och unga vuxna kvinnor med invandrarbakgrund. På sjukgymnastiken träffar vi kvinnor från många olika länder och kulturer med långvarig smärta och funktionsnedsättningar. Dessa kvinnor är ofta svåra att få igång i träning då det finnsbåde kulturella och sociala hinder för detta. I vissa fall hindras träningen av att de ej kan/vill träna tillsammans med män, ofta stoppar kvinnornas bristande kunskap om träning och träningens positiva effekter på hälsa och livskvalitet. Kostnaden för dessa kvinnor är både ekonomisk då de ofta på grund av långvarig smärta inte kommer ut i arbetslivet och innebär dessutom ett lidande för kvinnan. Det blir också dyrt för samhället med dessa kvinnor som ofta är vårdsökande och som på grund av smärta inte kommer ut i arbetslivet. Genom att hjälpa dessa kvinnor till ökad kunskap och kroppen och hur de själva kan påverka sin hälsa och livskvalitet genom träning kan man minska både det personliga lidandet och utgifter för sjukvårdskostnader för sjukdomar såsom övervikt/fetma, diabetes och långvarig smärta. I det här projektet ser jag ett samarbete med barnmorskorna här på vårdcentralen och kommun för att tillsammans förbättra hälsan och förebygga hälsoproblem hos denna grupp. Att stötta kvinnor i att komma igång med den här typen av aktivitet skulle ge ringar på vattnet genom att dess kvinnor då får kunskap och verktyg att i sin tur kunna stötta vänner och sina barn i fysisk aktivitet i ett förebyggande perspektiv. Detta skulle ge positiva effekter för hela denna grupps hälsa. Syfte: Likvärdig vård oavsett kulturell bakgrund och kunskap. Främja fysisk aktivitet hos denna grupp som idag inte har en självklar plats i vården. Mål: Ökad kunskap om fysisk aktivitets effekter på hälsa. Ökad delaktighet i samhället. Starta upp ett samarbete mellan primärvård och kommun för att främja fysisk aktivitet.
Tidsplan: Påbörja samarbete under våren för att undersöka resurser och kontaktvägar till dessa kvinnor. Under hösten starta upp gruppverksamhet. Utvärdering: Skattningsinstrument för livskvalitet och fysisk aktivitet, exempelvis EQ-5D. Budget: Kostnad för 5% av en sjukgymnasttjänst. Materialkostnader för information om fysisk aktivitet på andra språk. Tolkkostnad för översättning av material, informationsträffar 4 x 60 minuter. Rimligt att anta att vi börjar med de språk vi har flest patienter. Somali, arabiska.
Ansökan om folkhälsomedel 2017 Bålstadoktorn Praktikertjänst Kostnadsställe: 173690 ill Boman & David Zehlertz jill.boman@ptj.se david.zehlertz@ptj.se 0171667119 Verksamhet: Bålstadoktorn bedriver primärvårdsverksamhet inom avtal med landstinget där vi förser sjuka med nödvändig vård. Närmare 10 000 listade patienter, öppet mån-ons 7-19, tors-fre 7-17. I ordinarie verksamhet ingår MVC, BVC, sjukgymnastik, samtalskontakt/terapi. Projektet vi vill starta kommer ligga utanför ordinarie verksamhet och erbjuds på lunchtid och kvällar. Fokusområde: Är ökad fysiskaktivitet samt förbättrade levnadsvanor. Redogörelse: Alla vuxna från 18 år och uppåt, rekommenderas att vara fysiskt aktiva i sammanlagt minst 150 minuter i veckan. Intensiteten bör vara minst måttlig. Vid hög intensitet rekommenderas minst 75 minuter per vecka. Aktivitet av måttlig och hög intensitet kan även kombineras. Aktiviteten bör spridas ut över flera av veckans dagar och utföras i pass om minst 10 minuter. Fysisk aktivitet minskar risken för: förtida död, oavsett orsak hjärtkärlsjukdom, t ex högt blodtryck, kärlkramp, hjärtinfarkt, stroke metabola sjukdomar, tex typ 2 diabetes, fetma, metabola syndromet cancer, t ex tjocktarms- och bröstcancer fall och benbrott, t.ex. höftfraktur psykisk ohälsa, t.ex. demens, depression och stress FYSS 2017 Projektet har ett hälsofrämjande, sjukdomsförebyggande, kompetenshöjande, långtidsverkande och beprövad metodik. Projektplan: Syfte: Vi vill bli bättre på att förebygga sjukdom och ohälsa genom att initiera promenadgrupper samt beteendeaktivering genom föreläsning av psykolog. Patienter kommer att erbjudas och uppmanas att delta i detta projekt för att utveckla en mer aktiv livsstil och minskad sjukdomsrisk samt ev förebygga sjukdom. Detta är första steget till att skapa en mer hälsosam livsstil för våra patienter. Tanken är att promenad och beteendeaktivering har positiva effekter både fysiskt och psykiskt. Promenader är en lättillgänglig, enkel behandling för många olika sjukdomstillstånd. Beteendeaktivering genom föreläsningar syftar till att skapa medvetna val för en mer hälsosam livsstil. Vi erbjuder grupp för att deltagarna skall få ett socialt stöd, känna tillhörighet och delaktiga i förändringsprocessen till att förebygga ohälsa. Projektplan: Föreläsning om beteendeaktivering erbjuds 1 gång per månad av psykolog,
Promenadgrupper erbjuds 3 gånger/vecka med utbildad personal i form av läkare, terapeut och fysioterapeut. Deltagarna får välja att gå med eller utan stavar som vi tillhandahåller. FAR-recept utdelas i början och fylls i vid varje promenadtillfälle och utvärderas av personal. Promenaderna är på 30 minuter/gång. Ansökta medel kommer att användas till inköp av: stavar, hyra av lokal, arvode till personal samt övrig utrustning. Mål: Patienter som ligger i riskzon för hjärt- kärlsjukdom, inaktiva, psykisk sjukdom, tobaksbruk skall medverka i våra grupper där målet är utbildning och att de blir aktiva på egenhand. Tidplan: Mars december 2017 Vi planerar att ha en grupp under våren, som erbjuds 3 tillfällen/vecka samt föreläsning 1 gång/månad. Till hösten en grupp med samma upplägg. Utvärdering: Projektet utvärderas genom skattningsskala på upplevd hälsa, EQ5D där både fysisk och psykisk hälsa mäts, blodtryck, vikt/kroppssammansätning mäts både före och efter intervention. Budget: Anslag om 75 000:- som skall användas till hyra av föreläsningslokaler, arvode till föreläsare, inköp av träningsutrustning, mätutrustning, reklam utskick, extra personalinsatser med mera. Verksamhetsansvarig ill Boman BålstaDoktorn 2017-01-24 medsökande David Zehlertz BålstaDoktorn 2017-01-24
Barnombudsmannen i Uppsala Drottninggatan 8 753 10 Uppsala www.boiu.se boiu@boiu.se 018 69 44 99 Uppsala 27/1-2017 Ansökan om folkhälsomedel från Region Uppsala 2017 Sökande organisation: Barnombudsmannen i Uppsala, org nr 817 602-5198 Kontaktperson: Lisa Skiöld, lisa.skiold@boiu.se 0739-570379 Uppsökande tips och råd via sociala medier till vuxna nära barn Sammanfattning Föreningen Barnombudsmannen i Uppsala vill testa att lansera en uppsökande metod via sociala medier för att nå vuxna nära barn, däribland föräldrar, med konkreta tips, och hänvisningar till verksamheter, kurser och föreläsningar om hur ett positivt samspel mellan vuxna och barn kan underlätta vardagen och främja den psykiska hälsan hos såväl barnen som de vuxna. Bakgrund Vad händer med ett barn att få höra allt som den gör fel varje dag? Som blir utskälld flera gånger i veckan. Och vad händer med en vuxen som varje dag skriker till ett barn? Det är inte svårt att förstå att det är skadligt att leva i sådana relationer, och det är också vad forskningen visar. Samtidigt visar också forskning att det finns effektiva och relativt enkla sätt att förebygga sådan konfliktfylld tillvaro, och att främja goda relationer mellan barn och vuxna. I undersökningarna Liv och hälsa ung framkommer sjunkande siffror för den psykiska hälsan bland unga i årskurserna 7, 9 och gymnasiet i länet. Och i statistiken syns även liknande siffror på hur många som har en förälder att prata om allt med, eller som de litar på. Att föräldrarnas närvaro under barndomen är viktig för mental hälsa visas i en studie från 2003 av Krause, Medelson och Lynch. Ungdomar som upplevde att deras föräldrar inte reagerat på deras känslor eller förminskat dem löpte fyra gånger större risk att drabbas av depression och ångestproblem jämfört med de som fått bekräftelse på sina känslor som barn. Enligt en studie av Metzler, Sanders, Rusby & Crowley finns det flera aspekter som gör att egen-använt material, så som informationsblad och video, är att föredra framför föräldrautbildning på grund av den praktiska tillgängligheten för familjen. De menar att det behövs lättillgängliga former av information för att nå så många föräldrar som möjligt. Massinformation är enligt studien effektivt eftersom den går direkt till individen och normaliserar att det finns utmaningar i föräldraskapet och behov av stöd och tips. Man menar i samma studie även att det finns flera studier som visar på att egenboiu arbetar för att alla barn och unga ska få den hjälp de behöver och att alla barn och unga ska kunna påverka sin vardag och samhället. Detta gör vi genom att ge stöd och råd, informera, påverka och stärka barns och ungas röster. Vi är en ideell förening som funnits sedan 1988.
använda program har positiva effekter på föräldrars kunskap, beteende och attityder, samt inverkan på barnet. Nuläge En av de sammanhang där BOiU varit aktiva är ett regionalt samarbete kring föräldrastöd, tillsammans med (tidigare) Regionförbundet i Uppsala län och Länsstyrelsen i Uppsala. Det har där framkommit att såväl professionella som vuxna i familjer inte har tillräcklig kännedom om det stöd som finns på olika orter. Detta har också bekräftats i Uppsalas Länsstyrelses kännedomsundersökning om föräldrastöd från 2016, där det också framgår att det finns intresse för att kunna få stöd via internet. Några siffror från kännedomsundersökningen: De flesta, 67 procent, har inte blivit erbjudna någon form av professionellt föräldrastöd det senaste året. En större andel kvinnor, 38 procent, än män, 23 procent, uppger att de erbjudits stöd. Det är också vanligare att bli erbjuden stöd om du har små barn 0-5 år. 38 procent uppger att de har deltagit i nån form av föräldrastöd i form av forum på Internet det senaste året. 18 procent har fått enskilda stödsamtal 10 procent har deltagit i gruppverksamhet. 48 procent skulle vilja ha föräldrastöd i form av enskilda stödsamtal. 45 procent vill ha stöd på Internet. 22 procent gruppverksamhet, 20 procent föreläsning, 10 procent program via Internet. Arenor föräldrarna vill ha stöd på: 45 procent förskola/skola, Internet 40 procent, BVC 22 procent, 1177 svarar 20 procent, arbetsplatsen bara 3 procent. Även en annan undersökning i en mindre svensk kommun visar att det stöd föräldrar främst skulle vilja söka sig till, efter den egna familjen, är ett informationsmaterial på nätet. I undersökningen går det före både föräldrautbildning och träfflokal. (Möllerstrand, Gustavsson & Osvaldsson) I den regionala handlingsplan för åren 2016-2019 som beslutats av Regionförbundet i Uppsala läns styrelse, samt skrivits under av KSO i kommunerna i länet finns ett mål om att alla föräldrar ska erbjudas föräldrastöd under barnets uppväxt 0-17 år. Det är uppenbart att det är en lång väg kvar för att uppnå målet, och att det behövs en uppsjö olika tillvägagångssätt för att lyckas. I den nationella jämförelsen av föräldrastödsprogram, NF, från 2014 av Stattin, Hansson och Enebrink visas att föräldrastödsprogram uppvisar positiva effekter vad gäller psykiska hälsan för såväl barn som föräldrar. De ger bättre relationer, ny glädje i föräldraskapet och minskad stress. Intressant i detta sammanhang är att det även synts positiv effekt hos kontrollgruppen som enbart läst boken Fem gånger mer kärlek. Idag är dock många föräldrar stressade, och kommer sig inte för att varken skaffa eller läsa i böcker som kan ge god vägledning. Däremot tillbringar de en hel del tid på sociala medier. Att erbjuda ett uppsökande stöd, via de sociala medier där målgruppen befinner sig dagligen, är ett hittills oprövat sätt att nå fram.
Syfte, mål och metod Syfte: att öka andelen föräldrar och andra vuxna nära barn som har kännedom om verksamma förhållningssätt för goda relationer mellan barn och vuxna. Det övergripande syftet är att förbättra relationerna och den psykiska hälsan bland barn och vuxna i länet. Mål: att efter ett år ha fått 500 vuxna inom länet som följer sidan och att ha ökat efterfrågan på olika föräldrastödjande verksamheter, t ex de kurser (Triple P, Cope) som erbjuds av kommunerna i länet. Metod: Facebooksidan (som också bör kompletteras med Instagram och Twitter) ska tipsa om såväl främjande, förebyggande som åtgärdande länkar och lösningar. Det kan vara tips på verksamheter, enstaka föreläsningar, böcker och kurser. Mycket underlag finns också till exempel i böckerna Fem gånger mer kärlek av leg psykolog och doktor i psykologi Martin Forster och Med känsla för barns självkänsla, av beteendevetare och doktor i statsvetenskap med inriktning på politisk psykologi, Petra Krantz Lindgren, samt Ditt kompetenta barn av familjeterapeut esper uul. För att tipsa om aktuella verksamheter och aktiviteter är Nätverket för regional föräldrastödssamverkan en bra grund till information och kontakter. Arbetstid för att sammanställa informationen och att kontinuerligt marknadsföra sidan beräknas uppgå till några timmar i veckan. I utgångsläget är tanken att kunna ha ett öppet kommentarsfält för att kunna svara på enklare frågor. Det får dock utvärderas hur det kommer att fungera efterhand, med tanke på det hårda klimat som råder på nätet. Varför BOiU Barnombudsmannen i Uppsala, BOiU, är en ideell förening som har arbetat för barnets rättigheter i Uppsala kommun sedan 1988. BOiU arbetar med att ge stöd och råd, informera, påverka och stärka barns och ungas röster. I olika omgångar, och nu senast sedan 2012 arbetar vi även inom Region Uppsala (tidigare landstingsdelen), och samverkar i olika regionala och länsövergripande sammanhang. För närvarande arbetar vi för att också få ett närmare samarbete med de övriga kommunerna i länet. Idag har BOiU en hemsida med länkar under rubriken Behöver du hjälp. Dessa vänder sig såväl till barn, unga som vuxna nära barn. Vi har alltså en rutin i att ta fram liknande information på ett tilltalande och lättillgängligt sätt, och även att marknadsföra den via olika kanaler. Under hösten 2016 gjorde BOiU även en pilot med en barnrättskalender, som delades ut i grundskolans F-6. Ambitionen till hösten 2017 är att dela ut till att elever i årskurs 5, samt till alla klassrum från F-6. Kopplat till kalendern har vi också planer på att göra månadsutskick till såväl lärare som intresserade föräldrar med tips på material, samtalsupplägg och metoder för att stärka barnets rättigheter. En sådan här kanal ser vi som ett ytterligare sätt att få spinoff-effekt på en verksamhet som vi har tänkt göra.
Som ideell förening har vi ofta ett annat tilltal, som kan vara mer avslappnat, än de offentliga institutionerna. Det blir också mer naturligt för oss att tipsa om aktiviteter från såväl offentlig, som privat och ideell sektor, så länge det rör sig inom samma arena. Eftersom vi finns med i många sammanhang, och möter verksamheter som erbjuder olika former av föräldrastöd, så har vi en överblick av utbudet. Vi har också god relation till den avdelning som forskar om just föräldrastöd på Uppsala universitet, CHAP. Utvärdering I utvärdering kan användas antal som sett inlägg på Facebook, antal som följer sidan statistik på anmälningar till kurser i länet. Region Uppsala har också ett mätbart mål i form av andel föräldrar som känner till/har fått erbjudande om föräldrastödjande insatser som om det utvärderas kan användas även för denna insats. Tidsplan mars 2017 framtagning av upplägg, layout och insamling av material april 2017 lansering av funktionen mars 2018 utvärdering utifrån statistik angående hur många som gillar sidan. Därefter fortsatt/utvecklad satsning (kanske i koppling till den portal om föräldrastöd som Region Uppsala är på väg att ta fram.) Budget för framtagande och drift under ett respektive tre år Timpris för arbetskostnad, inklusive sociala avgifter och overhead beräknat på 500 kr/h Arbetstid för framtagande layout, informationsinsamling 40 timmar 20 000 kr Engångskostnad för start Arbetstid för uppdatering och marknadsföring 160 timmar 80 000 kr Per år 30 000 kr Per år 20 000 kr Per år Materialkostnad, marknadsföring (annonskostnad veckovis på Facebook, affischering och annonsering i papperstidningar) Utvärdering, insamlande av statistik från länets kommuner 40 timmar TOTALT år 1: 150 000 kr TOTALT för 3 år: 430 000 kr Lisa Skiöld, verksamhetschef på Barnombudsmannen i Uppsala
Ansokan Folkhtilsomedel 2017 Organisation: IOGT-NTO Midnimo Kulturfdrening Organisationsnummer: 802488-3624 Kontaktperson: Noor Ibrahim midnimotierp2o 1 6@ hotmail.com Telefon: 0709501865 Hemsida: www.midnimotierp. se IOGT-NTO Midnimo bildades viren 2015 i Tierp. Ambitionen frin borjan var att vara en forening for integration drir alla skulle kiinna sig viilkomna, Midnimo betyder Tillsammans pi Somaliska. Foreningen anordnar sedan starten studiecirklar inom minga olika iimnen, nu pig&r bland annat cirklar i matlagning, dans och sprik. Ungeflir en ging per vecka sker ocksfl forelzisningar i vir lokal pfl olika teman, alltifrfln samtal om hiilsa och till att motverka extremism bland ungdomar. Vflr lokal zir ett nav i vfl1 verksamhet, i stort sett vaie kviill finns det medlemmar pi plats som hiller pfl med olika projekt, eller bara umgis. Under 2015 som uppfattade vi ett cinskemil om att ffl spela fotboll fr&n flera av vi:ra yngre medlemmar, detta i kombination med att det kom rappofter om att unga i Tierp inte hade nflgot att gora pi kviillstid och att mflnga upplevde samhlillet som otryggt, gjorde att vi startade upp en fotbollsgrupp som trziffas pi helgkviillar. Det visade sig vara viildigt populiirt. Och det 6r nu denna del av vir verksamhet som vi onskar vidareutveckla. Vi tror att det finns chans att bide engagera de som dr aktiva i vir kulturverksamhet i fysisk aktivitet och de som dr intresserade av sport att engagera sig i forening- och kulturverksamhet, och vi ser b&da dessa effekter som mycket positiva. projekt lampar sig viil for &rets folkhzilsomedel. ust delen om fokus pfl bam och ungas psykiska hzilsa och fysisk aktivitet tycker vi att vi lyckats koppla ihop i projektet. Genom att vi ocksi arbetar bide preventivt for att motverka skadliga vanor och for att frlimja goda vanor som kigger grunden till ett htilsosamt och fysiskt aklivt liv tycker vi att vi passar in pi de uppsatta kriterier som finns. Lagsport keinns ocks& som riitt vzig att gi ftir att arbeta Efter att ha l:ist om kraven och kriterierna tycker vi att virt med samverkan i lzinet. Projektplan Syfte ser flera anledningar till att engagera ungdomarna i Tierp i v6r sportverksamhet. De flesta av ungdomarna som kommer till vir verksamhet kommer inte ursprungligen frin Sverige, flera zir ocksfr ensamkommande. Vi vet att oh:ilsan i den hzir gruppen zir hogre iin hos resten av befolkningen.r Bide vad gziller allmln hiilsa, men ocksfl vad g2i11er alkohol och andra droger, samt tobak. Mflnga lider ocksfl Vi 1 Se ex lton hrilsa, ingen etablering - hdlsons roll iflyktingmottagondet 20lL Ldnsstyrelsen
av oro och 6ngest2, det zir idag etablerat att fysisk aktivitet rir ett bra siitt att dzimpa de kiinsloma och undvika att ta till andra medel. Det iir ofta i ungdomsiren som vanor infcir resten av livet skapas, genom att engagera unga i en sport hoppas vi vid genom hela livet. pi att kunna bygga upp hiilsosamma vanor som de kan hilla fast Vi tror att det hiir zir en bra forebyggande verksamhet dfl vi har den pi helgkv?illar, ungdomarna kommer till oss istiillet for att hringa pi stan eller pfl fester, och efter att triiningarna dr slut gir de direkt hem dfl de lir trotta efter att ha spelat i flera timmar. Vi pratar mycket om tobak inom vir verksamhet, vi vet ocksfl att flera av ungdomarna slutat rcika sedan de borjade spela fotboll, helt enkelt av anledningen att de sjlilva miirkte att det piverkade deras kondition negativt och att det inte kiindes som att det var vlirt det. Vi har ocksi gott om vuxna fcirebilder genom vira trdnare som kan ta diskussioner om alkohol, tobak och andra droger. Genom att alla vi trdnare zir medlemmar i IOGT-NTO vet vi att alla iir nyktra. Ungdomarna som kommer till fotbollen iir frfln minga olika llinder, och vi anvdnder diirfor ocksi trziningama som ett siitt att triina sprik. Eftersom det enda sprflket a1la har gemensamt zir Svenska zir det sjiilvklart att det zir det rfldande spriket pfl traningarna och det blir diirmed ocksi en bonus for de ungdomar som behover utveckla sina sprikkunskaper och ett snabbare stitt att komma in i samh:illet. Verksamheten Vi vill under bide fredagar och lordagar ha idrottshallen i Tierp oppen for den som vill komma och spela fotboll, eller om det skulle visa sig finnas intresse for andra spofier. Vi vill dela upp trliningarna i tre grupper diir den forsta gruppen rir upp till 13 ir, den andra upp till 18 och den sista upp till 35 1r. D& vziljer alla hur liinge de vill stanna, men alla kan kzinna sig trygga under sin triiningstid att det inte kommer vara nigon faru att de [ldre utesluter de yngre eftersom alla har sina separata tider ocksi. Fcjr de som inte kiinner sig redo att spela eller av olika anledningar inte kan har vi ocksi lziktaren 6ppen, pi s& siitt hoppas vi pi att minska klyftan mellan olika intressen, och ocksi gora steget mindre att borja spela eftersom det finas mcijlighet att komma dit och liira kinna de andra spelarna forst. Vi skulle ocksi vilja borja ha hallen dppen uteslutande fdr tjejer nflgra dagar i veckan. Flera har uttryckt ett intresse for sport, men alla vill inte spela tillsammans med killarna. Vi har liven tillgflng till kvinnliga tranare som kan hjalpa till att ha oppet under dessa tider. testat att arrangera en turnering diir vi bide deltagit med egna lag och bjudit in n[rliggande orter. Turneringen blev otroligt uppskattad och ihigkommen. Vi skulle vilja arrangera fler turneringar. Det zir ett mycket effektivt och roligt siitt att fi ungdomar frin olika lag och orter att motas. Men det rir ocksi ett szitt att involvera fler personer i Tierp i integrationen och visa att det hzinder positiva saker pi orten. Vi skulle ocksi vilja ha mcijlighet att delta pi nlgon tumering eller cup pi annan ot1, vi tror att det skulle uppskattas mycket av ungdomarna och ge en extra morot att komma pi triiningarna Vi har tidigare och utvecklas me-r. V6r tidsplan zir att fortsiitta med de trziningar vi har bokade nu, och om vi fflr ett positivt besked om bidraget, boka in fler si snart det finns lediga tider. Innan sommaren skulle vi vilja ha en tumering for allmiinheten och en uteslutande fdr de som dr under 18, under hijsten skulle vi vilja arrangera en tumering for bara dejer och ytterligare en allmzin turnering. 2 Se ex Nyanlonda och osylsdkonde i Sverige 2016 Tinghog mfl.
g // Mel att skapa hiilsofrzimjande vanor bland ungdomarna i Tierp, speciellt bland de kommer att skapa ett som har annan bakgrund rin svensk. Vir forhoppning :ir att det i forlzingningen som ort' Detta positivt mervdrde bflde for individema som deltar i verksamheten men ocksl for Tierp mlinniskor leder genom att farre rastlosa ungdomar pi stan leder till okad trygghet, och moten mellan Vflft mll med projektet eir en storre kzinsla av sammanhang och att klinna sig hemma' K'antirativt hoppas vi pi att varje vecka ha minst 50 unika deltagare pfl ti11 arrangera 100 tillfiillen till vira aktiviteter och under 6'ret att utova sport i Tierp' Framtiden det under Vi har under 2016 provat pi olika siitt att bedriva vflr verksamhet och hoppas pil att utveckla Z}li.yi* forhoppning iiiatt hitta ett lflngsiktigt satt att finansiera sportverksamheten, nigot vi tror kraft i Tierp. om vi i kommer b1 lzittare nrir fler h6r om vad vi gor och vi blir en etablerad positiv Men vi hoppas att fcirllingningen kan skapa egna lag finns ocks[ andra mcijligheter att soka finansiering. fortszitta utvecklas verksamheten kan leva vidare si liinge som det finns ett behov och att vi kan tillsammans utifrfln det ungdomarna i Tierp behover' Utviirdering i tzinker att det finns tvi delar som vi vill utvtirdera, dels effekterna pi deltagarna till att utvdrdera vissa Tierp. Vi har en ndra kontakt med vira spelare och tror aff vera ffdnare kan hjiilpa vira ungdomar se hur de ser delar av den utveckling vi hoppas se, men vi vill ocksi tillsammans med forlindring' Men tack p& sin hzilsa etler au ha borjatipela fotboll med oss och om de r-rpplever nflgon titta pi om de upplever vare en tzit kontakt med kommunen och andra foreningar hoppas vi p& att kunna och dels effekterna Vi med att stiimningen och de problem som har upplevts i Tierp har foriindrats efter 2017 iarnfort foregflende flr. Sammanfattning Vi har redan provat pi finns tre konceptet och vet att det finns ett intresse och att det fungerar. Men det huvudsakliga anledningar till att vi soker stod till projektet - Vi vill vidarer-rtveckla projektet till att inkludera fler typer av arrangemang, bland annat att och cuper pfl andra arrangera iterkommande turneringar men ocksfl 6Lka ivzig och delta i tumeringar - orter. En drom zir att ocksi kunna stafta ett eget lag i Tierp' Vi vill kunna hilla oppet fler timmar lin vad vi gor idag, och ocksi ha oppet bara for tjejer under med att spela med nflgra timmar. F'lera tjejer har uttryck ett intresse, men kdnner sig inte bekvzima killarna vilket vi vili respektera. Detta giiller bide triiningar och turneringar' fotboll, nflgot som Hallhyran dr kostsam och vi tvingas idag ta betalt av de ungdomar som spelar ont om pengar' Vi upplevs som problematiskt di minga av de som kommer till oss har vlildigt kan fi ett lingsiktigt skulle hellre se att de lade dessa pengar pfl medlemskap i en forening diir de tzicka upp underskottet, engagemang. Vi tar nu ocksi vlildigt mycket av foreningens medel fcjr att foreningen till detta men vi lever nu pi marginalerna och kommer inte kunna ta mer pengar frin zindam&l. Budget Utgifter
{ idrottshallen Turneringar Material Bortatumeringar 55 000 kr3 TOTALT 88 000 kr 13 000 kr 88 000 kr Hyra for 24 000kr4 6 000 kf 3 000 kr6 Intrikter Egen insats Siikt frin Folkhiilsomedlen 75 000 kr TOTALT Avslutning Vi har utifr&n bdsta formflga forsrikt formulera ett projekt som vi tror dr hfllibart och fungerande, vi kdnner att de fokusomr&den som satts upp innefattar mycket av det vi hoppas arbeta med och att ni liksom vi upplever att detta dr ett bra sdtt for att uppni en god och jrimlik hdlsa for unga i Tierp. SjdlvHart hoppas vi att ni har mojlighet att st6tta oss med hela den summa vi sokt fcir att kunna genomfrira all planerad verksamhet, men allt stcid vi kan fi tas tacksamt emot fr6n alla h5ll. Vi hoppas att ni anser att detta projekt passar in inom ramen for folkhdlsomedlen for zort och uppfyller de krav som ni satt upp. Om det finns frflgor, tveka inte att htira av er. oatrr.r Q-O (? -ot Underskrift 3 2? Namnforty afisana" fi,bv t brq A t,a,l4l Berdknat p5 10 timmar i veckan uncier innesdsongen vilket dr 40 veckor per 5r, samt 2 timmar i veckan under utesiisongen for de tjejer som inte vill spela utomhus, vilket dr 12 veckor. Totalt ett 5r. 4 Beriiknat pi 4 turneringar diir varje turnering kostar 6000 kr, di ingsr hallhyra en dag for stora hallen: 3000 kr, tvi domare: 2500 kr, priser: 500 kr. s Fotbollar och vdstar 6 Berdknat pi tv6 resor inklusive milersdttning *uoa<*!
Hälsa ska vara något positivt Reactas grundare, Uppsala 2008
Ungas jämlika hälsa Utifrån ett hälsofrämjande perspektiv Vi vill öka kunskapen om ungas jämlika hälsa för att möjliggöra och skapa bättre förutsättningar för unga att ta makt över sin egen hälsa. Genom att använda föreningsbildandet, som i sig är hälsofrämjande, kommer vi sänka tröskeln och inkludera fler unga i hälsofrämjande aktiviteter. En nyckel i detta arbete är det stöd som finns i kommunen. Rätt coachning och stöd är avgörande för ungas engagemang för sin egen och andra ungas fysiska och psykiska hälsa. Syfte Genom utbildning, erfarenhetsutbyte och samverkan mellan regionens yrkesgrupper, stärka och utveckla det arbete som ger unga förutsättningar att ta makt över sin hälsa. Detta kommer möjliggöra att unga, på egna initiativ, enklare och bättre kan organisera hälsofrämjande aktiviteter för unga i regionens kommuner. Inom detta projekt vill vi bredda organisationens verksamhet och med hjälp av kommuner i Region Uppsala sätta fokus på hur jämlik hälsa kan uppnås utifrån ett hälsofrämjande perspektiv. Genom detta vi vill utveckla och ge fler unga förutsättningar till delaktighet, inflytande och ett långsiktigt engagemang för sin hälsa. Mål - Starta ett nätverk för ungas hälsa med fokus på hälsofrämjande insatser i Region Uppsala Utveckla en utbildning om ungas hälsa med konkreta verktyg och metoder att arbeta utifrån, riktat till fritidsledare, folkhälsosamordnare, ungdomscoacher i kommuner. ämlik hälsa - Ett inkluderande föreningsliv med låga trösklar kommer inkludera fler samt ge fler unga möjlighet till en god hälsa. Via forskning vet vi att unga i föreningsliv generellt har en bättre hälsa än de som står utanför föreningslivet. Genom att låta unga, på egna initiativ, ta makt över sin hälsa och själva driva förening med hälsoaktiviteter kan vi tillsammans nå fantastiska resultat. Enligt forskningsrådet för arbetsliv och socialvetenskap(fas) beror ungas ohälsa till största del på maktlöshet. De har också visat att de viktigaste hälsofaktorerna för ungas hälsa är att skapa möjligheter för unga att själva ta makt över sin egen hälsa. Även utifrån de resonemang som redovisas i delbetänkandet Det handlar om jämlik hälsa från Kommissionen för jämlik hälsa, har de identifierat åtgärder för att åstadkomma en mer jämlik hälsa. En av åtgärderna är Åtgärder som handlar om att stärka människors egna möjligheter att agera och generera resurser. Föreningslivet når inte alla. Vi vet att en av anledningarna till att unga inte organiserar sig är att de inte har kunskap, erfarenhet, stöttning eller liknande förutsättningar. Inom projektet kommer vi kartlägga om det dessutom är någon grupp som är speciellt långt från föreningslivet för att lägga fokus på att minska dessa klyftor. Enligt forskning är befolkningen i ekonomiskt utsatta kommuner är mer inaktiva, mer lågutbildade, har sämre folkhälsa, sämre ekonomi, högre arbetslöshet, lägre medellivslängd och är mer överviktiga i jämförelse med befolkningen i övriga kommuner. Hälsoklyftan blir djupare och djupare mellan Sveriges rikaste och fattigaste kommuner. Behov En av förutsättningarna för ungas engagemang är vuxenstöd, en enormt viktig del. I kommuner där det finns ett brett arbete för ungas hälsa kommer också hälsan förbättras. En
nyckelfaktor är stöd från övriga vuxna såsom fältare, fritidsledare, ungdomssamordnare med mera. Genom att dessa stödjare aktivt kan arbeta för att organisera unga långsiktigt kan vi skapa ett mer hållbart och framgångsrikt arbete, tillsammans med unga. Unga hos Reacta möter ofta hinder hos exempelvis fritidsledare eller liknande då de säger ordet förening eller att de vill starta ett fotbollslag. Många ser det som något stort och svårt, något som unga inte kan göra. Detta leder till att unga bli passiva deltagare och inte själva kan ta makt över sin situation. Behovet av ett stärkt stöd i kommuner har vi även märkt då flera kommuner är intresserad av detta projekt. Ingen kan få någon annan att aktivera sig. Initiativet, lusten och viljan att ha en aktiv livsstil kan bara komma från den egna individen Anna Iwarsson, författare och opinionsbildare inom folkhälsa och hållbar livsstil. Utveckla en utbildning om jämlik hälsa hos unga Skapa förutsättningar för unga att göra positiva saker för sin hälsa. Vi vet att unga mår bra av att, genom att på eget initiativ, starta en förening för hälsan. Detta ger unga eget ansvar, gemenskap och en känsla av sammanhang. Dessutom är det något som i sig ger unga en bättre hälsa, makt och delaktighet i föreningslivet. Då vi, tillsammans med projektgruppen utvecklat en utbildning, kommer vi bjuda in 50 fältare, fritidsledare, ungdomssamordnare med flera från Regionens kommuner. Utbildningen kommer vara kostnadsfri. Nätverk för ungas hälsa Vi vill, genom erfarenhetsutbyte och gemensamt tema, starta igång ett nätverk som enbart kommer fokusera på ungas jämlika hälsa utifrån ett hälsofrämjande perspektiv. Detta kommer rikta sig till och vara öppet för flera yrkesgrupper i kommuner och Region Uppsala. Vi vill skapa en bredd i nätverket och därför bjuda in även forskare, övriga civilsamhället samt liknande aktörer. Projektgrupp Vi har idag god kontakt med flera av regionens kommuner, bland annat Uppsala, Enköping, Tierp och Heby kommun som alla visat intresse av att delta i detta projekt. De personer som visat intresse från kommunerna är föreningssamordnare, folkhälsoutvecklare, fritidsintendenter, fritidsledare och verksamhetschefer. Utifrån dessa personer kommer ha representanter inom folkhälsa, förening samt kultur och fritid för att ha en bredd redan från start i projektet. Tidsplan - Projektet kommer pågå under totalt ett år(1 maj 2017-30 april 2018) och är uppdelat i tre delar. Del ett Skapa en referensgrupp bestående av ungdomar. Vi kommer utifrån de medlemmar vi har i Region Uppsala samt unga som inte än är organiserade få ett ungdomsperspektiv i projektet. Detta är otroligt viktigt då de representerar vår slutgiltiga målgrupp. Denna grupp kommer finnas med genom digitala verktyg samt eventuellt delta på projektgruppens träff. Skapa en projektgrupp där första steget är att skapa en gemensam bild över begreppet jämlik hälsa utifrån ett hälsofrämjande perspektiv. Vi sammanställer de stödfunktioner som finns och som kan förbättras i arbetet för ungas hälsa genom föreningslivet. Vi kartlägger och bestämmer var fokus bör ligga för att nå ut till de unga som inte är organiserade för sin hälsa. Dessutom börjar utvecklingen av utbildningen och planerar en första nätverksträff för att lyfta ämnet på mötesplatser så som fritidsgårdar och ungdomshus samt arenor unga rör sig. Projektledaren planerar och utvecklar i samråd med projektgruppen utbildningen om ungas hälsa genom föreningslivet utifrån jämlik hälsa.
Del två Del tre Projektgruppen träffas för att tillsammans skapa en gemensam bild över begreppet jämlik hälsa utifrån ett hälsofrämjande perspektiv samt sätter strukturen för ett nätverk inom detta område. Spridning av utbildningen till regionens relevanta yrkesgrupper. Utbildningsdag där vi utifrån projektgruppen och referensgruppen föreläser och delar med oss av hur vi tillsammans kan arbeta konkret med att möjliggöra och skapa förutsättningar för ungas hälsofrämjande aktiviteter. Denna utbildningsdag kommer vara riktad till regionens kommuner men kommer även kunna appliceras i andra kommuner utifrån all den kunskap och erfarenheter vi sammanställt och tagit fram. Utbildningsdagen är kostnadsfri. Utvärdering av utbildningen. Nätverksträff för att sprida kunskap om ungas jämlika hälsa i regionen samt planera in kommande aktiviteter efter projektårets slut. Redovisning av projektet till Region Uppsala. Utvärdering av projektet Vi kommer utvärdera projektet dels utifrån den utbildning vi utvecklat och hållit samt utifrån projektgruppens erfarenheter. Finansiering och fortlevnad Detta projekt kommer leda till ett nätverk som till stora delar driver sig självt, där deltagarna bidrar med innehåll, spridning och lokaler. Genom att ta ut en avgift från deltagare kan nätverket fokusera på att skapa innehåll och vi från riksorganisationen administrera utbildningar och nätverksträffar. Detta kommer stärka och sprida vår ordinarie verksamhet och skapa ytterligare hållbarhet i organisationen. Vi tror att detta kan bli en start till något större, där detta blir en modell för hur andra regioner kan arbeta med ungas jämlika hälsa. Budget Kostnader: Administration Framtagning av folder om projektet, inbjudan mm Resor för projektledare Lön projektledare Lokalhyra kansli Lokal för projektgruppsträff Utbildningslokal Nätverksträff Intäkter: Egen insats i form av arbetsledning, förarbete mm Sökt belopp från Region Uppsala 20,000 14,000 8,000 109,200 7,200 3,500 3,000 12,000 176,900 41,000 135,900 164,900 Ideellt engagemang för ungas hälsa är stort. I projektet kommer referensgruppen, bestående av unga, vara helt ideell. Om Reacta Vi är en ideell riksorganisation som 2008 startades i Uppsala. Sedan starten har fokus och syfte varit att ge barn och unga kunskap och makt att göra bra livsstilsval. Idag är vi ca 5000 barn och unga i 60 lokalföreningar och hälsoråd runt om i landet.
Vår kärna ligger i att vi tror på att ge barn och unga möjlighet att ta makt över sin egen hälsa. Detta gör vi bland annat genom kunskap, bidrag och coachning. Med kunskap om hur ens egen livsstil påverkan hälsan, kan unga själva ta bra beslut för sin fysiska och psykiska hälsa. Därtill behövs ekonomiska förutsättningar för ungas verksamhet kring egna hälsoprojekt, varav vi delar ut olika bidrag. Varje lokalförening får har ett årligt bidrag och därutöver delar vi ut projektbidrag till specifika hälsoprojekt. Genom att använda föreningsbildandet som metod når vi en stor grupp unga i landet. Föreningslivet skapar ett förtroende mellan människor, social hållbarhet och stärker ungas delaktighet i samhället. Vi vet också att genom att vara del av ett socialt sammanhang, en gemenskap samt att tillsammans ta ansvar och makt över sin hälsa, i sig är hälsofrämjande. Alla anslutna föreningar bedriver någon form av hälsofrämjande verksamhet. Vårt förhållningssätt när vi stöttar unga genom coachning är att allt sker på barn och ungas initiativ och engagemang. Detta betyder att vi tar deras idéer på allvar och stöttar deras initiativ att vilja göra livsstilsförändringar. Organisationsnummer 802440-8919 Kontakt Mari Andersson, Reacta Mari.Andersson@reacta.se 0764700639
Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottet Protokoll Sammanträdesdatum: 2017-03-31 23/17 Dnr LS2017-0032 Fördelning av folkhälsomedel 2017 Beslut Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottets beslut Regionstyrelsens föreslås anta fördelning av folkhälsomedel för 2017 i enlighet med ärendebeskrivningen. Bilaga 23 Ärendebeskrivning Vårdstyrelsen beslutade 2016 om en utvecklad hantering av landstingets folkhälsomedel, se bilaga. Folkhälsomedlen syftar till att genom stöd till insatser som sker utöver ordinarie verksamhet skapa extra kraft, synergieffekter och långsiktiga vinster i arbetet för en god och jämlik hälsa i befolkningen. För att ytterligare stärka dessa syften tas årligen fram fokusområden. Under 2017 är dessa: psykisk hälsa med fokus barn och unga, fysisk aktivitet samt stöd till hälsosamma levnadsvanor. Projekt som beaktar ökad jämlikhet i hälsa ska prioriteras. Ansökningar som faller inom ramen för folkhälsomedlens syfte och fokusområden ska samlat bedömas med hänsyn till kriterierna. Kriterierna är att projektet har ett hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande perspektiv, syftar till ökad kunskap och kompentens om hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande arbetssätt, bygger på evidens och beprövad erfarenhet, stärker samverkan i länet samt att projektet kan antas ge långsiktiga positiva effekter för befolkningens hälsa. 22 ansökningar om folkhälsomedel har inkommit, se bilaga. Ett antal ansökningar bedöms falla utanför ramen för folkhälsomedlens syfte, kriterier och/eller fokusområden. Vid prioritering av fördelning av medlen har stor vikt lags vid hur väl projekten kan ge den extra kraft och skapa de synergieffekter som medel och fokusområden syftar till. I rapportbilaga redogörs för de projekt som föreslås tilldelas medel. Föreslagna projekt och fördelning är: 170 tkr till Heby kommuns projekt Insatser för tobaksfri skoltid. 225 tkr till Upplandsstiftelsens projekt Naturupplevelse på lika villkor i Wiks naturpark 81 tkr till Primärvårdens ledningskontors projekt Motiverande samtal i grupp för patienter med KOL usterandes signatur Utdragsbestyrkande 10 (19)
Hälso-, sjukvård- och FoUU-utskottet Protokoll Sammanträdesdatum: 2017-03-31 250 tkr till Barnombudsmannen i Uppsalas projekt Uppsökande tips och råd via sociala medier till vuxna nära barn 75 tkr till IOGT-NTO Midnimo Kulturförenings projekt för fotboll på kvällar och helger i Tierp. 71 tkr till Ekeby hälsocenters projekt Träning/avslappning i grupp 423 tkr till RFSU Uppsalas projekt Sexualupplysning till unga i hela länet. Beredning Bedömning av aktuella ansökningar har gjorts i samråd med representanter från Programråd för sjukdomsförebyggande metoder och Regional arbetsgrupp för folkhälsa. STI-samordnare har också varit med i beredningen. Ärendet har beretts i regionstyrelsens hälso-, sjukvård- och FoUU-utskott. Kopia till Regionstyrelsen Exp. 2017Sign. usterandes signatur Utdragsbestyrkande 11 (19)
TÄNSTEUTLÅTANDE 2017-03-16 HR- och kommunikationsavdelningen Eva Wikström Tfn 018-611 61 09t E-post eva.wikstrom@regionuppsala.se Dnr LS2016-0419 Regionstyrelsen Upphandling av HR-systemlösning Förslag till beslut Regionstyrelsens beslut Upphandling av en HR-systemlösning initieras och regiondirektören får i uppdrag att genomföra upphandlingen. Ärendebeskrivning Region Uppsalas HR-systemlösning utgörs i dagsläget av Primulakonceptet bestående av Primula och BeSched vilket levereras av EVRY samt tidredovisningssystemet Tidomat/FHX. För schemaläggning av läkare används Medinet som levereras av Medical Networks Scandinavia AB. Region Uppsala är den enda region/landstings- och kommunkund som EVRY har i Primulakonceptet. Samarbetspartners med samma centrala kollektivavtal saknas därför såväl nationellt som i regionen. Leverantören av HR-system måste ha mycket god kompetens avseende Region Uppsalas verksamhetsområden och i synnerhet den arbetsrätt HR-arbetet bedrivs utifrån. Nuvarande avtal med EVRY gäller tom 2019-06-30 med möjlighet till förlängning ett år i taget. Stora förbättringsområden som redan har identifierats är ett gemensamt stöd för schemaläggning av samtliga yrkeskategorier med tydligare koppling mot produktionsplanering samt stöd för analys av kompetensförsörjning. Mot bakgrund av de erfarenheter och iakttagelser som gjorts under förstudiearbetet är slutsatsen att Region Uppsala genom byte av systemlösning kan erhålla ett systemstöd anpassat för centrala kollektivavtal, en lösning anpassad för Region Uppsalas verksamhet, utökad funktionalitet samt modernare teknik. Kostnader och finansiering I bilagd förstudie samt utkast till projektplan redogörs för uppskattade kostnader för upphandlingen samt resurser. Att uppskatta kostnaden för ett systembyte är svårt då kostnaden är beroende av flera faktorer bl a om man som kund väljer att köpa programvaran, hyra den, sköta driften Region Uppsala Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.regionuppsala.se
2 (2) själv eller köpa driftstjänsten. De leverantörer som vi varit kontakt med under förstudien har motsvarande erbjudande d.v.s. de erbjuder lösningen såväl som programvara, tjänst via molnet eller genom outsourcing. Priset för tjänsten är således helt beroende av vilket val Region Uppsala gör. Till detta ska även läggas kostnad både extern och intern - för den tid det tar att implementera en systemlösning samt kostnad för den extra tid det tar för användaren att initialt hantera ett nytt system. Införande av ett nytt HR-system är ett arbete som pågår under en lång tid och involverar både externa såväl som interna resurser. Medel för byte av HR systemlösning finns avsatt i investeringsbudgeten om 20 miljoner årligen för åren 2018 och 2019. Konsekvenser Införande av ett nytt HR-system är ett arbete som normalt pågår under en lång tidsperiod och påverkar stora delar av organisationen och dess medarbetare. Utifrån de iakttagelser och diskussioner med såväl leverantörer som andra landsting verkar 12 månader vara en rimlig uppskattning för ett införande av nytt HR-, schema- och bemanningssystem. Ett införande sätts upp med ett huvudprojekt och ett antal underliggande delprojekt, vilket beskrivs i förslaget till projektplan i bilaga. Respektive delprojekt ansvarar för projektets olika intressenter och processer såsom teknik och drift, systemförvaltning, utbildning, ekonomi, konvertering, lön, HR, schemaläggare, chefer mm. Beredning Ärendet har beretts i regionstyrelsens personalutskott. En förstudie inför beslut om upphandling av HR systemlösning är gjord under 2016 och är presenterad i personalutskottet. Bilagor Slutrapport - Förstudie HR system Utkast - Projektplan upphandling HR system Beslut i RSPU i februari 2017 avseende Slutrapport -Förstudie HR system (dnr LS20160419) Kopia till Regiondirektör HR direktör Förvaltningsdirektörer HR-chefer
Personalutskottet Protokoll Sammanträdesdatum: 2017-03-31 16/17 Dnr LS2016-0419 Upphandling av HR-systemlösning Beslut Regionstyrelsens personalutskotts beslut 1. Förstudie avseende HR-system läggs med godkännande till handlingarna. 2. Regionstyrelsen föreslås initiera en upphandling av en HR-systemlösning och ge regiondirektören i uppdrag att genomföra upphandlingen. Bilaga 16 Ärendebeskrivning Region Uppsalas HR-systemlösning utgörs i dagsläget av Primulakonceptet bestående av Primula och BeSched vilket levereras av EVRY samt tidredovisningssystemet Tidomat/FHX. För schemaläggning av läkare används Medinet som levereras av Medical Networks Scandinavia AB. Region Uppsala är den enda region/landstings- och kommunkund som EVRY har i Primulakonceptet. Samarbetspartners med samma centrala kollektivavtal saknas därför såväl nationellt som i regionen. Leverantören av HR-system måste ha mycket god kompetens avseende Region Uppsalas verksamhetsområden och i synnerhet den arbetsrätt HR-arbetet bedrivs utifrån. Nuvarande avtal med EVRY gäller tom 2019-06-30 med möjlighet till förlängning ett år i taget. Stora förbättringsområden som redan har identifierats är ett gemensamt stöd för schemaläggning av samtliga yrkeskategorier med tydligare koppling mot produktionsplanering samt stöd för analys av kompetensförsörjning. Mot bakgrund av de erfarenheter och iakttagelser som gjorts under förstudiearbetet är slutsatsen att Region Uppsala genom byte av systemlösning kan erhålla ett systemstöd anpassat för centrala kollektivavtal, en lösning anpassad för Region Uppsalas verksamhet, utökad funktionalitet samt modernare teknik. Kostnader och finansiering I bilagd förstudie samt utkast till projektplan redogörs för uppskattade kostnader för upphandlingen samt resurser. Att uppskatta kostnaden för ett systembyte är svårt då kostnaden är beroende av flera faktorer bland annat om man som kund väljer att köpa programvaran, hyra den, sköta driften själv eller köpa driftstjänsten. De leverantörer som vi varit kontakt med under förstudien har motsvarande erbjudande d.v.s. de erbjuder lösningen såväl som programvara, tjänst via molnet eller genom outsourcing. usterandes signatur Utdragsbestyrkande 11 (12)
Personalutskottet Protokoll Sammanträdesdatum: 2017-03-31 Priset för tjänsten är således helt beroende av vilket val Region Uppsala gör. Till detta ska även läggas kostnad både extern och intern - för den tid det tar att implementera en systemlösning samt kostnad för den extra tid det tar för användaren att initialt hantera ett nytt system. Införande av ett nytt HR-system är ett arbete som pågår under en lång tid och involverar både externa såväl som interna resurser. Medel för byte av HR systemlösning finns avsatt i investeringsbudgeten om 20 miljoner årligen för åren 2018 och 2019. Yrkanden Ordförande Bertil Kinnunen yrkar att regionstyrelsens personalutskott beslutar enligt föreliggande förslag. Regionstyrelsens personalutskott beslutar enligt föreliggande förslag. Kopia till Regiondirektör HR direktör Förvaltningsdirektörer HR-chefer Exp. 2017Sign. usterandes signatur Utdragsbestyrkande 12 (12)
Slutrapport Förstudie HR-system
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 BAKGRUND 3 1.1 Syfte 3 2 MÅL 3 2.1 Huvudmål 3 3 AVGRÄNSNINGAR 4 4 BEHOVS- OCH OMVÄRLDSANALYS 4 4.1 Workshop 4 4.2 Studiebesök 6 4.3 Leverantör och systemlösning 7 4.4 Risk- och konsekvensanalys Systemförvaltare 11 4.5 Djupintervju Personal- och ekonomicontroller 12 5 IT 13 6 KOSTNAD 13 7 TIDPLAN 14 8 FÖRSLAG TILL BESLUT 14 9 REFERENSER 15 2 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: 1 Bakgrund Landstinget i Uppsala läns HR-systemlösning är Primulakonceptet bestående av Primula och BeSched vilket levereras av EVRY samt tidredovisningssystemet Tidomat/FHX. För schemaläggning av läkare används Medinet som levereras av Medical Networks Scandinavia AB. Landstinget är den enda landstings- och kommunkund som EVRY har i Primulakonceptet. Samarbetspartners med samma centrala kollektivavtal saknas därför såväl nationellt som i regionen. Leverantören av HR-system måste ha mycket god kompetens avseende landstingens verksamhetsområden och i synnerhet den arbetsrätt HR-arbetet bedrivs utifrån. Nuvarande avtal med EVRY gäller tom 2019-06-30 med möjlighet till förlängning ett år i taget. Stora förbättringsområden som redan har identifierats är ett gemensamt stöd för schemaläggning av samtliga yrkeskategorier med tydligare koppling mot produktionsplanering samt stöd för analys av kompetensförsörjning. 1.1 Syfte Genomförd förstudie ska lämna förslag till beslut avseende upphandling av HR-system. 2 Mål Genom analys av såväl nuläge som börläge sammanfattar förstudien argument för och emot upphandling av HR-system. Resultaten från förstudien kan med fördel användas som utgångspunkt inför en eventuell kravspecifikation och utvärdering i samband med framtida upphandling. 2.1 Huvudmål Huvudmål med förstudien är Att efter fördjupad utredning lämna förslag till beslut avseende upphandling av HR-system 2.1.1 Delmål Förstudiens delmål är att: Identifiera nuvarande och framtida övergripande behov av funktionalitet Klarlägga signifikanta funktionalitetsskillnader mellan de marknadsledande HRsystemen inom landstingssektorn. Utifrån ett informationssäkerhetsperspektiv identifiera möjliga val av infrastruktur och tillgänglighet. Utreda om andra system kan ersättas och om landstinget på det sättet kan minska antalet integrationer och kostnader Uppskatta kostnader och tidplan för upphandling och implementering. 3 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: 3 Avgränsningar Utredning om andra system kan ersättas och om landstinget på det sättet kan minska antal integrationer och kostnader omfattar enbart system kopplade till lön och HRprocesser. Fördjupad analys och rekommendationer kring produktionsplaneringssystem omfattar enbart produktionsplaneringssystem kopplat till schemaläggning och planering av personal. Analys och utvärdering kopplat till landstingets nuvarande stämplingsterminaler ingår inte. 4 Behovs- och omvärldsanalys Förstudiearbetet inleddes med en analys av landstingets befintliga system och lösningar dvs Primula och BeSched. Utifrån workshops med användare från olika av systemens målgrupper sammanfattas upplevelsen av befintligt systemstöd utifrån vad som fungerar bra respektive sådant som kan utvecklas och bli bättre. Som ett nästa steg genomfördes en analys baserad på kontakt med andra landsting, en kommun, möjliga alternativa leverantörer samt en workshop med vår nuvarande leverantör. 4.1 Workshop Workshops genomfördes i fyra olika fokusgrupper Löneadministratörer Administratörer för schema och bemanning HR Systemförvaltare Många funktioner i vårt befintliga systemstöd anses väl fungerande av alla fyra grupper där workshops har genomförts. Att definiera de funktioner som fungerar bra i dagens befintliga systemstöd lämnar vi därför utanför denna förstudie. Sammanställningen av de olika workshopen tar upp övergripande exempel på där dagens systemstöd kan förbättras. 4.1.1 Löneadministratörer Löneadministratörerna upplever att de vanligaste använda funktionerna i dagens systemstöd kan vara onödigt krångliga eller tidskrävande. Exempel som togs upp är Olika registreringsbilder behöver öppnas för att registrera ett enskilt ärende. Vissa kontroller saknas, varningar ges inte till användarna i tillräcklig utsträckning när fel görs som påverkar registrering av viktiga uppgifter. 4 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: Dagens systemstöd har inte tillräcklig automatik vid olika gränsregler exempelvis förmåner för föräldralediga. Intyg som skrivs ut från systemet måste alltid redigeras och kompletteras innan de kan lämnas ut. Dagens systemstöd är inte utbyggt fullt ut med kortkommandon eller tabfunktioner vilket gör det relativt oergonomiskt för de som sitter många timmar med systemet. Vid workshopen med löneadministratörerna framkommer önskemål om funktionalitet som det befintliga systemet kan stödja men som Landstinget ännu inte börjat använda. 4.1.2 Administratörer för schema och bemanning Administratörerna i workshopgruppen jobbar främst med schemaläggning och bemanning. För att få ett än mer välfungerande schema- och bemanningssystem behövs enligt gruppen Webb-baserad lösning Varningar, exempelvis vid för många övertidstimmar Automatisk övergång från deltidsregler till heltidsregler när heltidsmåttet är uppnått Tydligare och mer detaljrika scheman, både vid schemaläggning och vid pågående schemaperiod Funktion för korttidsbemanning Funktion för produktionsplanering Mer flexibelt behörighetssystem 4.1.3 HR Deltagarna i workshopen för HR använder mestadels systemstödet för personuppgifter, listor och rapporter. De upplever dagens systemlösning som komplicerad och oflexibel. Exempel som togs upp är Utdata kan bli bättre, exempelvis ett enklare uttag av listor för kontroll av konvertering och företrädesrätt. Brev och informationsblad direkt från systemet, exempelvis varselbrev Personbundna checklistor och informationsrutor, exempelvis i rehabiliteringsprocessen Rapportgenerator där parametrar kan väljas utifrån enskilda behov Rekryteringsverktyg integrerat med lönesystem för att slippa registrera uppgifter flera gånger Stöd för lagstadgade kontroller är ej heltäckande för t ex LAS och Rehabhantering. 5 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: Vid workshopen med HR framkommer önskemål om funktionalitet som det befintliga systemet kan stödja men som Landstinget ännu inte börjat använda. 4.1.4 Systemförvaltare Gruppen systemförvaltare förvaltar alla system inom personalobjektet. Förutom schema-/bemanningssystem och lönesystem förvaltas även rekryteringsverktyg, verktyg för korttidsbemanning och system för flextidshantering. Exempel på förbättringar i systemstödet är Behörighetsadministration - flexiblare, mer kvalitetssäkert Integrationer - alla uppgifter i samma system Driftsäkerhet - problem vid hantering av mängduppgifter Större möjligheter att göra egna rapporter- flexibilitet Bättre stöd för landstingets kollektivavtal Allmänna Bestämmelser (AB) Det finns flera funktioner i systemen som Landstinget av olika skäl valt att inte använda. Utvecklingspotential finns i nuvarande systemlösning. 4.2 Studiebesök Under förstudiearbetet har kontakter med andra landsting och en kommun som idag använder alternativa systemlösningar tagits. Studiebesök har gjorts hos några av dessa, vilka omnämns nedan. 4.2.1 Region Gävleborg Region Gävleborg använder sedan 2011 Personec P och sköter själva driften av systemet. För schema- och bemanning använder regionen TimeCare Planering, TimeCare Pool och TimeCare Läkare. Dessa system är integrerade med HR systemet Personec P. Regionen är i huvudsak nöjda med befintlig lösning och leverantör. Planering och förberedelse inför upphandling av personalsystem pågår men blev tillfälligt stoppad i väntan på beslut om storregioner. 4.2.2 Region Örebro Region Örebro tvingades till akut upphandling av nytt HR system under 2010. Detta fick till följd att införandet av det nya systemet, Heroma, skedde under en väldigt kort tid. Heroma, som levereras av CGI, ett system för hantering av lön, schema, bemanning och tid. Systemet nås dels via en WINDOWS klient dels via en webbapplikation (självservice/chefens meny). 6 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: Tillsammans med konsulter från CGI och anställda inom regionen sattes systemet upp under ca 6 månader och systemet var i skarp drift för hela regionen den 10:e januari 2011. Region Örebro använder Heroma för bla löne- och resurshantering, löneöversyn, rekrytering, rese- och utläggshantering, vikariehantering, statistik, LAS och flextidshantering. Majoriteten av användarna arbetar via självservice på webben. Regionen är i huvudsak nöjda med befintlig lösning och leverantör. 4.2.3 Sala kommun Sala kommun har ca 2 700 månadsanställda och utbetalar ca 3 500 löner per månad. De använder ecompanion och BeSched och ansvarar själva för driften av systemen. Sala kommun förde in ecompanion och BeSched under 2014. Under införandet och tiden därefter har de jobbat mycket med att minimera antalet manuella underlag, utarbeta säkra processer med effektiva kontroller och stödfunktioner för chef såväl som medarbetare. Målsättning är att chef ska ha möjlighet att nå allt lön såväl som personalsystem - via en inloggning. Detta kommer att bli verklighet i och med uppgraderingen till ecompanion+. Kommunen är i huvudsak nöjda med befintlig lösning och leverantör. De upplever stora möjligheter att påverka vidareutvecklingen av systemet. 4.3 Leverantör och systemlösning Efter en kartläggning över vilka system som andra landsting i Sverige använder och en analys av leverantörer som har en systemlösning som stödjer behoven inom landstingssektorn har vi under förstudien identifierat 4 möjliga leverantörer. Leverantör CGI Visma EVRY Bluegarden Systemlösning Heroma Personec P ecompanion och BeSched Bluegarden HRM Av ovan angivna leverantörer har CGI med Heroma majoriteten av Sveriges landsting/regioner som kund. Därefter kommer Visma med Personec P och sedan EVRY med Primulakonceptet och Bluegarden som har en landstingskund vardera. 7 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: Under förstudien har vi sökt kontakt med alla leverantörer för att bjuda in till systemvisning. Tre av ovanstående leverantörer har tackat ja till vår inbjudan. Nedan ges en kort sammanfattning av dessa tre olika leverantörers erbjudande. 4.3.1 CGI Heroma CGI levererar systemlösningen Heroma till offentlig sektor i Sverige. CGI grundades 1976 och är en global leverantör av tjänster inom IT och affärsprocesser. Heroma är ett heltäckande personal- och lönesystem, utvecklat under många år i Sverige och anpassat till svenska lagar och arbetsmarknadens avtal. I Heroma finns möjlighet att i samma system och databas hantera: Lön och personal, Statistik, Årsrutiner och Förtroendemannarutin Rekrytering, Anställning, Lönerevision och LAS Schema/bemanning, Önskeschema, Flex och arbetstidsmodeller SMS-bemanning, Bemanningscenter Utvecklingssamtal, Målstyrning, Prestation och Kursadministration Rehab och tidiga insatser, Arbetsskada och uppföljning Systemet har stort fokus på självservice, både för anställd och chef, vilket möjliggör ständig tillgång till aktuell information. Via självservice på webben kan chef och medarbetare få en uppdaterad bild över aktuella ärenden, schemaplanering etc. Chef hanterar personalärenden i webb. Möjlighet till tidsregistrering via in och utstämpling i webb och/eller app. 8 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: Hela lösningen ligger i samma databas (ex både schemahantering och lönemodul). Då leverantören har flertalet landstingskunder finns flera kundunika stöd för exempelvis utlån mellan enheter, delad finansiering, vikariehantering och statistikuttag. Specifikt användarforum för landstingskunder innebär möjlighet att bl a påverka nyutveckling. Dedikerade resurser hos leverantör arbetar med bevakning av ändringar i lagar och avtal för att anpassa systemet till nya förutsättningar. Uppskattningsvis tar ett införande enligt leverantören - 9 månader från projektstart till skarp drift. CGI erbjuder olika nivåer av driftstöd. Erbjudandet sträcker sig från full lokal drift och fjärrstöd till en ren molntjänst där alla aspekter av drift, hårdvara och mjukvara hanteras av leverantören. 4.3.2 Visma Personec Visma koncernen har fokus på den nordiska marknaden och huvudkontor i norden och har ca 7 400 anställda. Visma Enterprise AB som är det bolag inom koncernen som levererar HR lösningar har ca 225 anställda, 190 kunder varav 6 landsting. Visma erbjuder Visma Public Business Suite till offentlig sektor i Sverige. 9 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: Visma Public Business Suite är modulbaserad och kunden väljer själv vilka moduler som ska användas. Med hjälp av behörighetsstyrning når användaren bara de funktioner som rollen kräver. Lösningen är i stora delar webbifierad. Via självservice på webben kan chef och medarbetare få en uppdaterad bild över aktuella ärenden, schemaplanering etc. Möjlighet till tidsregistrering via in och utstämpling i webb eller via Tidomat. Klienter används främst för specialister så som systemförvaltare. Enligt uppskattning från leverantörer bör man räkna med en implementationstid på 1012 månader. Erbjudande för offentlig sektor är utvecklat för att stödja kraven inom kommuner, landsting, stat samt övrig offentligt finansierade verksamheter. Lösningen erbjuds som programvara, tjänst via molnet eller genom outsourcing. 4.3.3 EVRY ecompanion/besched EVRY är med ca 10 000 medarbetare ett av nordens största IT-tjänsteföretag. EVRY är landstingets nuvarande systemleverantör och har kunder inom såväl offentlig som privat sektor. EVRY har ett kontor i Uppsala där såväl utvecklare, utbildare och supportpersonal finns representerade. Landstinget i Uppsala är leverantörens enda landstingskund. Landstingets nuvarande systemlösning består av Primulakonceptet dvs Primula för personal- och lön och BeSched för schema och bemanning. 10 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: Förutom Primula erbjuder EVRY ecompanion ett system som används av ett 50-tal kommuner dvs kunder inom samma avtalsområde som landstinget (AB). Som schemaoch bemanningssystem nyttjas BeSched som är integrerat med ecompanion. Vid mötet presenterade och demonstrerade EVRY möjligheterna i ecompanion som i stort sett är en webbaserad lösning. Lösningen erbjuder självservice och chefsservice på webben. Varje medarbetare kan själv administrera sin lön via webben. Här kan uppgifter som frånvaro, övertid och reseräkningar rapporteras in. Ansvarig chef får uppgifterna och godkänner dem innan de går vidare till lönesystemet. 4.4 Risk- och konsekvensanalys Systemförvaltare Det finns alltid för- och nackdelar med att stanna kvar i en befintlig systemlösning. Likaså finns för- och nackdelar med att byta systemlösning. Vid systemförvaltarnas risk- och konsekvensanalys vägde för- och nackdelar i de båda alternativen väldigt lika. Två starka skäl till byte av systemleverantör är dock att: Välja ett system som stödjer kollektivavtalet för kommun och landsting, Allmänna Bestämmelser (AB) Välja en systemleverantör med tillräckliga resurser som i tid kan svara upp mot Landstingets behov av systemändringar kopplade till förändringar i lagkrav, lokala avtal och support. Två starka skäl till att stanna kvar i befintlig systemlösning är Stor påverkan på verksamheten vad gäller tidsåtgång och ekonomi när ny systemlösning ska inhandlas och implementeras Stor insats för att komma upp i samma kunskaps- och nyttjandenivå som i dagens befintliga systemlösning 11 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: 4.5 Djupintervju Personal- och ekonomicontroller En djupintervju gjordes med personal- och ekonomicontroller Marie Osterman Hallqvist. Marie arbetar bland annat med personalekonomisk utdata och statistik, främst med nationella och lokala nyckeltal. För att föra komplett statistik krävs uttag från olika system där Primula är ett av de system som används. Andra system för utdata och statistik är Diver och SAS VA (Visual Analytics), dessa system ingår inte i personalobjektet och således ej heller i denna förstudie. Data som sammanställs i Diver och SAS VA kommer ursprungligen från Primula och till viss del BeSched. Uppgifterna förs över via filer som exporteras från Primula och BeSched och förser Diver och SAS VA med data. Informationen till SAS VA går via ett datalager. Flertalet uppgifter för uppföljning och statistik kan tas direkt från grundsystemen av slutanvändaren vilka, i de allra flesta fall, är chefer och HR. Vissa rapporter som t ex uppföljning av sjukfrånvaro enligt nationell definition finns endast i Diver och SAS VA, men bygger på utdata från Primula. Idag används olika system för olika uppföljning vilket kan ses som en nackdel speciellt för sällananvändaren. Marie anser att data från Primula till största del är rättvisande och kvalitetssäkert. Undantag finns, exempelvis intern personalomsättning som inte är rättvisande då organisatoriska förändringar kan påverka statistiken. Viss statistik som anställningsstatistik är omständligt att ta fram och hänsyn behöver tas till exempelvis om byte av etikett har skett eller uppehåll i anställning. God kännedom om systemet är en förutsättning för att tolka och analysera statistiken korrekt. Även om dagens systemlösning är väl fungerande ser Marie flera förbättringspunkter Att ett ställningstagande görs för i vilket system olika slags information ska hämtas. Det är en grund för vad ett pa-system ska innehålla för utdatamöjligheter Chefer ska, så långt det är möjligt, arbeta i ett och samma system med alla de uppgifter de behöver för nyckeltal och uppföljning Större möjligheter för olika kombinationer av uppgiftsuttag, flexibilitet och detta förslagsvis i ett analysverktyg som SAS VA Större möjligheter för färdiga statistik- och utdatamallar för att få enhetliga definitioner, jämförbar statistik och förenkla uttag Krav på system för grunddata som föder andra utdatasystem Systemet ska kunna förse datalagret med korrekt och kvalitetssäkrad information på ett kvalitetssäkert sätt. 12 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: 5 IT Ingen av de leverantörer vi har lyssnat till har presenterat något som kan anses avvika från rimlig IT-standard. Det gör inte heller den nuvarande leveransen av personalsystemen. Samtliga vi lyssnat till erbjuder sig att drifta systemet åt kunden (som idag) eller SaaS (Software as a Service) samt möjlighet för kunden att sköta driften själv. Inriktningen självservice för mass-användare på webb eller i app, finns hos samtliga leverantörer. För användare med mer behov kunde det dock skilja sig - där någon hade en klient installerad på datorn medan annan hade webb även för dem. Ingen av lösningarna är främmande för landstinget och de bjuder båda på sina respektive utmaningar. Ett nytt system skulle självklart ge en modernare plattform att utgå ifrån då det gäller t.ex webbpublicering, mobilitet, integrationer och dataexporter. Att kunna använda mer webb och komma ifrån klientuppdateringar på datorerna skulle förenkla landstingets komplexa IT-miljö. 6 Kostnad Att uppskatta kostnaden för ett systembyte är svårt då kostnaden är beroende av flera faktorer bl a om man som kund väljer att köpa programvaran, hyra den, sköta driften själv eller köpa driftstjänsten. De leverantörer som vi varit kontakt med under förstudien har motsvarande erbjudande d.v.s. de erbjuder lösningen såväl som programvara, tjänst via molnet eller genom outsourcing. Priset för tjänsten är således helt beroende av vilket val landstinget gör. Till detta ska även läggas kostnad både extern och intern - för den tid det tar att implementera en systemlösning samt kostnad för den extra tid det tar för användaren att initialt hantera ett nytt system. Införande av ett nytt HR-system är ett arbete som pågår under en lång tid och involverar både externa såväl som interna resurser. En effektiv projektorganisation är nyckeln till framgång likväl som uppdelning av aktiviteter, roller och ansvar. Det är också av största vikt att chefer och ledare informeras om deras roll i förändringsarbetet och ges relevanta verktyg att hantera förändringsprocessen ute i verksamheten, vilket måste vara väl förankrat och kommunicerat. 13 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: 7 Tidplan Införande av ett nytt HR-system är ett arbete som normalt pågår under en lång tidsperiod och påverkar stora delar av organisationen och dess medarbetare. Utifrån de iakttagelser och diskussioner med såväl leverantörer som andra landsting verkar 12 månader vara en rimlig uppskattning för ett införande av nytt HR-, schema- och bemanningssystem. Vi ser att ett införande sätts upp med ett huvudprojekt och ett antal underliggande delprojekt. Respektive delprojekt ansvarar för projektets olika intressenter och processer såsom teknik och drift, systemförvaltning, utbildning, ekonomi, konvertering, lön, HR, schemaläggare, chefer mm. Till detta ska läggas den tid som avsätts för bl a upprättande av kravspecifikation, utvärdering och avtalstecknande där representanter för projektets olika delområden aktivt deltar. Flera aktörer såväl leverantörer som andra landsting har påtalat vikten av att sammanställa genomtänkta krav och utvärderingsmetoder vid upphandling. Det har i arbetet med förstudien tyvärr inte gått att få några exakta tidsuppskattningar från de landsting som relativt nyligen genomfört ett systembyte. 8 Förslag till beslut Som bakgrund och skäl till denna förstudie nämndes bl a att landstinget är den enda landstings- och kommunkund som EVRY har i Primulakonceptet. Samarbetspartners, i Primula, med samma centrala kollektivavtal saknas såväl nationellt som i regionen. Landstinget anser att ett HR-system måste stödja landstingens verksamhetsområden och i synnerhet den arbetsrätt HR-arbetet bedrivs utifrån. Mot bakgrund av de erfarenheter och iakttagelser som gjorts under förstudiearbetet är vår slutsats att landstinget genom byte av systemlösning kan erhålla ett systemstöd anpassat för centrala kollektivavtal, en lösning anpassad för landstingets verksamhet, utökad funktionalitet samt modernare teknik. Till detta ska läggas fördelen att välja ett system som redan idag har en lösning som vilar på AB då detta ökar möjligheten att få ett systemstöd som bättre överensstämmer med och ger stöd för de avtal och krav som gäller för landstingssektorn. Förslag till beslut är att initiera och påbörja upphandling. I detta arbete kan med fördel samarbete sökas med landsting i vår närhet som planerar för upphandling, exempelvis Region Gävleborg. 14 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: 9 Referenser Material från CGI, Visma, EVRY, Landstinget i Värmland bifogas separat denna rapport. CGI visning Heroma @ LT Uppsala 2016-09-07.pdf EVRY_Presentation LUL_Nov 2016.pdf Visma Införande Mall.pdf Visma 2016-10-19.pdf Landstinget Värmland Projektplan v.2.0.pdf Landstinget Värmland_Bilaga 4 Tid och aktivitetsplan.xlsx 15 (16)
Slutrapport PROEKT/UPPDRAGSNAMN: Förstudie HR system DATUM: 2016-12-07 PROEKT/UPPDRAGSÄGARE: Eva Wikström VERSION: 1.0 PROEKT/UPPDRAGSLEDARE: Susanne Blomdahl / Veronica Lindh DNR: Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller A NE KOMMENTAR BESLUT ATT GODKÄNNA SLUTRAPPORT OCH AVSLUTA PROEKTET/UPPDRAGET BESLUT ATT INTE AVSLUTA PROEKTET/UPPDRAGET, BP5 BESLUT ATT BORDLÄGGA BESLUTET Beslut om att godkänna projektets/uppdragets resultat och att avsluta uppdraget. DATUM NAMN PROEKT-/UPPDRAGSÄGARE NAMNFÖRTYDLIGANDE 16 (16)
Upphandling HR-system Projektplan