KS 14:1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Stabsavdelningen Dnr KS/2015:395-003 2015-10-05 1/2 Handläggare Maria Eriksson Tel. 0152-291 78 Kommunstyrelsen r för styrande och stödjande dokument i Strängnäs kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta 1. att anta r för styrande och stödjande dokument i Strängnäs kommun, daterade. Bakgrund Strängnäs kommuns styrande dokument reglerar den kommunala verksamheten och anger mål och direktiv för kommunen och dess förvaltning samt i vissa fall för bolagen. Dokumenten beskriver hur kommunen ska agera och förhålla sig i olika frågor och fungerar vägledande för förtroendevalda, tjänstemän samt bolagen. Den 8 juni 2011 beslutade förvaltningens ledningsgrupp om r kring styrande dokument i Strängnäs kommun, se KS/2011:317. Dessa riktlinjer anger vilka styrande dokument som finns i kommunen och vad dessa kan innehålla. Trots dessa riklinjer har det funnits oklarheter i hur de styrande dokumenten ska hanteras, vilka typer som ska förekomma inom kommunen och vad varje typ av styrdokument kan innehålla. I och med att Riklinjer för styrande och stödjande dokument i Strängnäs kommun antas så kommer de gamla riktlinjerna kring styrande dokument att upphöra att gälla. För att klargöra vad som gäller kring styrande och stödjande dokument föreslås att nya riktlinjer för styrande och stödjande dokument i Strängnäs kommun antas. Beredning Förslaget till riktlinjer för styrande och stödjande dokument i Strängnäs kommun har beretts av stabsavdelningen. Avdelningscheferna har haft förslaget för översyn och deras synpunkter har beaktats i förslaget. I de tidigare riktlinjerna delades de styrande dokumenten upp i tre olika grupper, reglerande, aktiverande och normerande. Dessa grupper kunde sedan delas in i tre olika nivåer, översiktlig, allmän och detaljerad. Denna uppdelning gav upphov till en del frågeställningar, till exempel var gränsen går för översiktlig och allmän. För att göra det tydligare föreslås styrande dokument delas upp två grupper, aktiverande och reglerande. Någon uppdelning i nivåer görs inte. Nivåerna finns i själva dokumenttypen vilka istället förklaras mer ingående, exempelvis framgår det att en plan ska vara mer detaljerad än ett program. I Strängnäs kommun får
KS 14:2 2/2 det inte förekomma några typer av styrande dokument som inte anges i riktlinjerna för styrande och stödjande dokument. Det har ofta uppstått frågor kring vem som får fatta beslut om de olika typerna av styrande dokument, varför detta behandlas mer ingående i förslaget till de nya riktlinjerna än i de nuvarande riktlinjerna. Är det ett styrande dokument som ska gälla för flera nämnder, som till exempel de nya riktlinjerna, så måste beslutet tas av kommunfullmäktige eller kommunchefen, om det enbart gäller förvaltningen. I nuvarande riktlinjer kring styrande dokument anges att aktuella styrande dokument ska finnas tillgängliga för samtliga anställda och kommunens medborgare. För att tydliggöra detta ytterligare anges det i de nya riktlinjerna att styrande dokument ska registreras i det kommungemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet och att de ska finnas tillgängliga i författningssamlingen på kommunens externa webbplats. I förslaget till de nya riktlinjerna anges hur de styrande dokumenten ska utformas och vilka uppgifter som måste finnas med. Till exempel ska det alltid framgå vem som är dokumentansvarig, och denne ansvarar för att dokumentet revideras i enlighet med vad som beslutats när det styrande dokumentet antogs. Som dokumentansvarig ska anges en befattning och inte en viss person. I förslaget tydliggörs att det inom Strängnäs kommun förutom styrande dokument även finns stödjande dokument. rna beskriver vad det kan vara för typ av dokument och hur de ska hanteras. Ekonomiska konsekvenser och finansiering för kommunen Beslutet innebär inte några kostnader eller besparingar för kommunen. Uppföljning Beslutet ska följas upp senast under 2018 och ansvarig för uppföljning är stabschefen. Underlag r för styrande och stödjande dokument i Strängnäs kommun, 2015-10- 16. Josefin Winnfors Tf stabschef Maria Eriksson Kommunjurist Beslutet skickas till Samtliga nämnder Samtliga kontor Samtliga avdelningar
KS 14:3 1/4 Beslutad: Myndighet: Kommunfullmäktige 2015-12-14 xx Kommunfullmäktige Diarienummer: KS/2015:395-003 Ersätter: Gäller för: Gäller fr o m: 2015-12-14 Gäller t o m: 2018-12-30 Dokumentansvarig: r kring styrande dokument i Strängnäs kommun beslutad av förvaltningens ledningsgrupp 2011-06-08 Alla nämnder och förvaltningen Stabschef Uppföljning: Vid behov, dock senast under 2018 r för styrande och stödjande dokument i Strängnäs kommun Vad är ett styrande dokument? Strängnäs kommuns styrande dokument reglerar den kommunala verksamheten och anger mål och direktiv för kommunen och dess förvaltning samt i vissa fall för bolagen. Dokumenten beskriver hur kommunen ska agera och förhålla sig i olika frågor och fungerar vägledande för kommunens förtroendevalda, anställda och bolagen. Vissa styrande dokument är lagstadgade och måste enligt gällande lagar och förordningar finnas i en kommun. Exempel på sådana dokument är översiktsplan och jämställdhetsplan. Andra upprättas på eget initiativ av kommunen. Exempel på sådana dokument är medarbetarpolicy och riktlinjer för e-förslag. Denna riktlinje gäller Strängnäs kommuns egna styrande dokument. För styrande dokument som följer av lag gäller denna riktlinje i tillämpliga delar. Lagstadgade styrande dokument ska utformas på samma sätt som våra egna styrande dokument så långt det är möjligt, men de behöver inte definieras på samma sätt. Strängnäs kommuns styrande dokument kan indelas i två olika grupper, aktiverande och reglerande. Aktiverande styrande dokument De aktiverande styrdokumenten riktar sig framåt i tiden. De anger områden, händelser eller situationer som vi vill uppnå eller skapa eller förbereda oss för. De olika dokumenttyperna i den aktiverande gruppen förtydligar hur vi bör eller ska göra för att komma dit. Vision Kommunens vision är ett strategiskt dokument som beskriver en önskvärd framtid för Strängnäs kommun. I visionen finns inga krav på mätbarhet eller tid.
KS 14:4 2/4 Generellt brukar en vision ha ett minst 10-årigt perspektiv men det finns inget som hindrar längre eller kortare tidsintervaller. Program/Strategi Program och strategi är två begrepp som beskriver samma typ av styrdokument. Ett program eller en strategi beskriver vad Strängnäs kommun ska uppnå inom ett visst område. Programmet eller strategin tar inte någon detaljerad ställning till utförande, prioriteringar eller metoder, utan anger bara de övergripande prioriteringarna som ska göras inom området. Plan En plan innehåller konkreta mål eller åtgärder. Planen beskriver hur de önskade åtgärderna i en vision och/eller ett program eller en strategi ska omsättas i verkligheten. Planen ska även ange vem som ansvarar för att åtgärderna genomförs, när de ska vara genomförda och vilka prioriteringar som ska ske. Reglerande styrande dokument De reglerande styrdokumenten beskriver hur vi gör i verksamheter som vi redan har. Dokumenten kan ange kommunens förhållningssätt i vissa frågor eller tydliggöra hur vi kan eller ska utföra en viss tjänst eller service. Policy En policy anger kommunens förhållningssätt till något, den kan till exempel klargöra kommunens syn på våra medarbetare och på jämställdhet. En policy är en vägledning inom det aktuella området, vilka allmänna mål som eftersträvas och vilka värden som ska beaktas. Policyn är ett politiskt dokument för att underlätta styrningen av kommunens verksamheter. Den anger inte några konkreta regler och är kortfattad. r anger ramarna i en viss fråga. Ofta konkretiserar riklinjerna ett annat mer övergripande dokument, som till exempel en policy. r ger vägledning och råd för ställningstaganden inom ett visst område. rna är till för att verksamheterna ska kunna genomföra likartade bedömningar och det garanterar ett rättsäkert förfarande vid handläggning. r syftar också till att stärka förvaltningens effektivitet och kvalitet. Regler Regler anger absoluta normer för verksamheternas agerande och ska vara tydliga och konkreta. Reglerna anger mer i detalj vad som gäller inom ett visst område och ska följas. Vem fattar beslutet om styrande dokument? Det går inte att säga generellt på vilken nivå en viss typ av styrdokument ska fattas. Det är omfattningen, innehållet och vilka dokumentet riktar sig till som avgör på vilken nivå det ska beslutas. Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen,
KS 14:5 nämnderna, kommunchef, kontorschef och avdelningschef kan alla besluta om styrande dokument inom sina verksamhetsområden. Är det ett styrande dokument som ska gälla flera nämnder eller hela förvaltningen så kan beslutet inte tas av en nämnd eller kontorschef. Beroende på innehållet ska beslutet i ett sådant läge tas av kommunfullmäktige eller kommunchefen. Utformningen av styrande dokument Styrande dokument ska utformas på ett tydligt och enhetligt sätt. Aktuell mall för styrande dokument, vilken finns i det kommungemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet, ska användas. I alla styrande dokument ska följande uppgifter finnas med: - vilken dokumenttyp det är (ex. riktlinje eller policy) - vem som har beslutat dokumentet - när dokumentet är beslutat - vilka dokumentet riktar sig till - när dokumentet börjar gälla - när dokumentet slutar gälla - när dokumentet ska följas upp - vem som är dokumentansvarig - vilka dokument som det nya dokumentet ersätter - diarienummer. Den som är dokumentansvarig ansvarar för att dokumentet följs upp och revideras samt ser till att dokumentet hanteras i enlighet med riklinjerna för styrande och stödjande dokumentet. Som dokumentansvarig ska anges en viss befattning och inte en viss person. Dokumentansvarig kan till exempel vara ekonomichef. Vad är ett stödjande dokument? I Strängnäs kommun finns det många dokument som kan betecknas som stödjande. Ett stödjande dokument används för att underlätta tillämpningen av de styrande dokumenten. Till de stödjande dokumenten räknas också dokument som behövs för att driva verksamheten. Exempel på stödjande dokument är tillämpningsanvisningar, rutiner, instruktioner, manualer, checklistor och handböcker. De stödjande dokumenten behandlar hur-frågorna och är ofta väldigt detaljerade. Hantering av styrande och stödjande dokument Styrande dokument Alla kommunens styrande dokument ska registreras i det kommungemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet. De ska även finnas i 3/4
KS 14:6 författningssamlingen på Strängnäs kommuns externa webbplats. Den funktion som har ansvar för det styrande dokumentet ska se till att dokumentet läggs ut i författningssamlingen. De styrande dokumenten revideras vid behov. Den dokumentansvarige ansvarar för revideringen. Stödjande dokument Strängnäs kommuns stödjande dokument behöver inte diarieföras i det kommungemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet. Varje funktion ansvarar själva för hur deras stödjande dokument hanteras. Det är viktigt att det görs på ett sådant sätt att dokumenten är tillgängliga för alla som behöver använda dem. Stödjande dokument revideras vid behov. 4/4