Tillämpningsanvisningar för kommunens externa och interna webbplatser Fastställd av kommundirektören 2008-04-08
Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING I 1. Styrdokument inom kommunikationsområdet 1 1.2 Organisatorisk inplacering av roller och funktioner relaterade till kommunens webbplatser 1 1.2.1 Systemägarombud 1 1.2.2 Infomaster 2 1.2.3 Webmaster 2 1.2.4 Huvudansvariga redaktörer 2 1.2.5 Redaktörer och författare 2 1.2.6 Webbgrupper 3 1.2.7 Förvaltning 3 1.3 Tillämplig lagstiftning 3 1.4 Kortnamn till domänen linkoping.se 3 1.5 Tillgänglighet 4 1.6 Behörighetskrav 4 1.7 Arkivering av information 4 i
1. Styrdokument inom kommunikationsområdet I Kommunikationspolicy för Linköpings kommun uttrycks kommunens viljeinriktning inom kommunikationsområdet. Kommunens förhållningssätt inom detta område framgår av policyn liksom vem som omfattas av densamma (målgrupp). Ansvar med avseende på säkerställande av efterlevnad samt beskrivning av hur policyn ska följas upp och revideras framgår också. Styrdokument för kommunikationskanaler inom kommunikationsområdet utgår alltid från kommunikationspolicyn. Kommunfullmäktige fastställer Kommunikationspolicy för Linköpings kommun. Kommunens externa och interna webbplatser utgör en kommunikationskanal inom kommunikationsområdet. Specifika målsättningar, organisation och ansvarsfördelning för denna kommunikationskanal anges i Riktlinjer för kommunens externa och interna webbplatser som fastställs av kommunstyrelsen. Riktlinjerna vänder sig till följande målgrupper: Systemägare för kommunens webbplatser Systemägarombud för kommunens webbplatser Infomaster Webbmaster Huvudansvariga redaktörer Redaktörer och författare Strategisk chefsgrupp Kommunikationsdirektör Regelverk för operativa insatser relaterade till kommunens webbplatser anges i Tillämpningsanvisningar för kommunens externa och interna webbplatser. Tillämpningsanvisningarna, som fastställs av kommundirektören, vänder sig till följande målgrupper: Systemägarombud Infomaster Webbmaster Huvudansvariga redaktörer Redaktörer och författare 1.2 Organisatorisk inplacering av roller och funktioner relaterade till kommunens webbplatser 1.2.1 Systemägarombud Kommunikationsdirektören är systemägarombud för kommunens externa och interna webbplatser. Kommunikationsdirektören är chef för kommunikationsavdelningen inom kommunstyrelsens förvaltning. 1
1.2.2 Infomaster Infomaster organiseras inom kommunikationsavdelningen inom kommunstyrelsens förvaltning. 1.2.3 Webmaster Webmaster organiseras inom Ao LKDATA inom utförarstyrelsens förvaltning, Leanlink. 1.2.4 Huvudansvariga redaktörer Förvaltningar enligt följande organiseras inom kommunstyrelsens anställningsmyndighet: Kommunstyrelsens förvaltning Utbildningsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen Omsorg och socialförvaltningen Den verksamhet som innefattar anställningsmyndigheten utförarstyrelsens ansvarsområde organiseras inom utförarstyrelsens förvaltning, Leanlink. Följande ingår i strategisk chefsgrupp: Kommundirektören Utvecklingsdirektören Personaldirektören Ekonomidirektören Kommunikationsdirektören Administrativa direktören Utbildningsdirektören Kultur- och fritidschefen Samhällsbyggnadsdirektören Omsorgsdirektören Socialchefen Utförardirektören Strategisk chefsgrupp utser en huvudansvarig redaktör för varje förvaltning. 1.2.5 Redaktörer och författare Huvudansvariga redaktörer utser redaktörer inom respektive förvaltnings olika verksamhetsområden. Redaktörer utser i sin tur författare inom respektive verksamhetsområde. Antalet redaktörer bör avgränsas med avseende på möjligheterna för respektive huvudansvarig redaktör att praktiskt kunna säkerställa sammanhållning av gruppen redaktörer. Detsamma gäller det antal författare som redaktörerna utser. 2
1.2.6 Webbgrupper Huvudansvarig redaktör fastställer sammansättning av webbgrupper bestående av redaktörer och författare inom respektive förvaltning. Huvudansvarig redaktör leder arbetet i sammansatta webbgrupper. Webbrådet föreslår och strategisk chefgrupp fastställer sammansättning av webbgrupp bestående av redaktörer och författare från flera förvaltningar. Webbgrupper som består av redaktörer och författare från flera förvaltningar leds av särskilt utsedd huvudansvarig redaktör. 1.2.7 Förvaltning Kommunstyrelsen har fastställt Förvaltningsmodell för IT-stöd. Syftet med modellen är att skapa gemensamma begrepp och ett strukturerat arbetssätt för att stödja en systematisk förvaltning av verksamhetens IT-stöd. I enlighet med modellen ska förvaltningsobjekt definieras. Kommunens externa och interna webbplatser utgör ett förvaltningsobjekt Modellen föreskriver följande obligatoriska grupperingar: Styrgrupp Förvaltningsgrupp Kommunens webbråd utgör styrgrupp för förvaltningsorganisationen för kommunens externa och interna webbplatser. Systemägarombudet är ombud för systemägaren och leder arbetet i styrgruppen. Systemägarombudet tar fram underlag till strategiska beslut i de politiska nämnderna och har kontakter med strategiska beslutsfattare. I förvaltningsgruppen ingår systemansvarig och teknisk systemansvarig. Infomaster innehar rollen som systemansvarig. Webmaster innehar rollen som teknisk systemansvarig. 1.3 Tillämplig lagstiftning Redovisas i bilaga 1. 1.4 Kortnamn till domänen linkoping.se Linköpings kommuns domännamn är linkoping.se. För att underlätta navigering inom kommunens externa webbplats kan kortnamn användas. Ett kortnamn används alltid i kombination med domännamnet, exempelvis www.linkoping.se/utbildning. Följande ska beaktas vid utformning av kortnamn: Kortnamnet ska i så stor utsträckning som möjligt beskriva det som möter användaren på den adress som avses. Interna och organisatoriska benämningar ska undvikas. Etablerade benämningar såsom exempelvis namn på skolor och äldreboende är lämpade att användas som kortnamn. 3
Väl kända namn på andra enheter som bedriver verksamhet direkt riktad till allmänheten och andra intressenter lämpar sig också som kortnamn. Gamlalinkoping och Biblioteket utgör exempel på detta. Kortnamn relaterade till insatser som genomförs under en given tidsperiod ska endast vara tillgängliga under den aktuella tidsperioden. Webbrådet har mandat att godkänna kortnamn till domänen linkoping.se. Detta mandat kan delegeras till infomaster. Ao LKDATA inom utförarstyrelsens förvaltning, Leanlink, svarar för den administrativa hanteringen av kortnamn. 1.5 Tillgänglighet Webbplatserna ska vara tekniskt och språkmässigt tillgänglighetsanpassade, så att de i så stor utsträckning som möjligt kan användas av personer med olika typer av funktionsnedsättningar. 1.6 Behörighetskrav För att ha rätt att publicera information på http:///kommunens externa och interna webbplatser krävs utbildning med avseende på handhavande av publiceringsverktyget. Att vara väl införstådd med gällande lagstiftning och fastställda styrdokument inom området utgör också krav för rätten att få publicera information på webbplatserna. Den obligatoriska utbildningen ska innefatta följande: Genomgång av gällande lagstiftning inom området Genomgång av Linköpings kommuns kommunikationspolicy Genomgång av Riktlinjer för kommunens externa och interna webbplatser Genomgång av Tillämpningsanvisningar för kommunens externa och interna webbplatser Genomgång av Linköpings kommuns grafiska profil Genomgång av roller med avseende på behörighet Genomgång av arkiveringsregler Praktiskt handhavande av publiceringsverktyget 1.7 Arkivering av information Bevarande avser sådan information som uppfyller kraven att vara material som producerats enbart för publicering på linkoping.se och Linweb och som inte finns i någon annan form någon annanstans, och material som kan bedömas ha ett långsiktigt informations-, kunskaps-, eller forskningsvärde. Informationen skall skrivas ut på papper. Utskrivna handlingar avlämnas till Stadsarkivet enligt vad som anges i gällande dokumenthanteringsplaner. Regler för hantering i övrigt liksom gallring framgår av Stadsarkivets föreskrifter och övriga anvisningar. 4
Bilaga 1 2008-03-31 Tillämpningsanvisningar för kommunens externa och interna webbplatser tillämplig lagstiftning Upphovsrättslagen Upphovsrättslagen ger upphovsmän ensamrätt att förfoga över sitt verk samt skyddar verket mot intrång. Upphovsrätt uppkommer automatiskt i och med att ett verk skapas. För att ett verk ska vara skyddat ska de ha en viss originalitet, s k verkshöjd. Upphovsrätten skyddar litterära verk, datorprogram, musikaliska och sceniska verk, filmverk, fotografier och konstverk. Upphovsrätten gäller även översättningar och andra bearbetningar. Upphovsrätt gäller inte författningar, beslut och yttranden av svenska myndigheter samt översättningar av dessa. Upphovsrätten delas i två delar, den ekonomiska (förfoganderätten) och den ideella rätten. Upphovsmannen kan överlåta den ekonomiska rätten d.v.s. låta någon annan bestämma över hur verket får användas. Den ideella rätten kan aldrig överlåtas. Det medför bland annat att upphovsmannen ska få sitt namn angivet varje gång som ett verk görs tillgängligt för allmänheten. Verket får inte ändras så att upphovsmannens litterära eller konstnärliga anseende eller egenart kränks. Upphovsrätten gäller 70 år efter upphovsmannens död. Personuppgiftslagen Personuppgiftslagen anger när och under vilka förutsättningar personuppgifter får behandlas. Med personuppgift avses all information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Behandling av personuppgift är varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, vare sig det sker på automatisk väg eller inte, t. ex. insamling, registrering, lagring, användning, publicering, spridning eller annat tillhandahållande, sammanställning eller samkörning. Lagen innehåller olika hanteringsregler för personuppgifter i strukturerat material, såsom register, databaser och dokument- och ärendehanteringssytem och för personuppgifter i ostrukturerat material, såsom löpande text och ljud och bild. Personuppgifter i ostrukturerat material få i princip behandlas utan att personuppgiftslagens regler blir tillämpliga om inte behandlingen innebär att de registrerades personliga integritet kränks (missbruksregeln). För behandling av personuppgifter i strukturerat material gäller däremot bland annat regler om fastställt ändamål med behandlingen, krav på samtycke för behandling, krav på information samt skyldighet till rättelse. Arkivlagen Arkivlagen innehåller bestämmelser om myndigheternas och viss andra organs arkiv. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. Myndighetens arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Tryckfrihetsförordningen 5
Tryckfrihetsförordningen innehåller bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet. Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning har medborgare rätt att ta del av allmänna handlingar (offentlighetsprincipen). Rätten att ta del av allmänna handlingar kan bara begränsas genom lag. Bestämmelser om sådana begränsningar finns i sekretesslagen. Med handling avses framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och har inkommit dit eller upprättats där. Att publicera information på webben innebär att den blir allmän handling. Sekretesslagen Sekretesslagen innehåller bestämmelser om tystnadsplikt i del allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. Sekretess innebär ett förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligt eller genom att en allmän handling lämnas ut eller det sker på annat sätt. Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på webben. 6