MILJÖFÖRVALTNINGEN MALMÖ STAD, ***AVDELNINGEN FÖR LIVSMEDELKONTROLL***, INSPEKTION Framtagen av: 2010-03-26 + TF Ansvar för uppdatering: MAS, SI Granskad av: 2011-07-04 + PG Godkänd av chef: 2011-07-04 + JSW Senast uppdaterad 2012-04-20 + JSW Uppdateringsfrekvens: vid behov Inspektion Syfte Berörda Rutinen ska säkerställa att inspektioner av livsmedelsverksamheter i Malmö stad utförs likvärdigt och enligt gällande lagstiftning. Samtliga handläggare på ALK Förutsättningar Förordning (EG) 178/2002, förordning (EG) 882/2002 Livsmedelslagen (2006:804) Livsmedelsförordningen (2006:813) Livsmedelsverkets föreskrifter om offentlig kontroll av livsmedel (LIVSFS 2005:21) Livsmedelsverkets vägledning om offentlig kontroll Kontrollplan för ALK innevarande år Genomförandeplan för respektive kontrollomgång. Genomförande Inspektioner/kontroller genomförs normalt av någon av följande anledningar: o Planerad kontroll enligt genomförandeplan för kontrollomgången. o Kontroll av tidsbegränsade verksamheter i samband med arrangemang, se även rutin för registrering av tidsbegränsade verksamheter. o Kontroll i samband med registrering (ny verksamhet eller ägarbyte), se även rutin för Registrering. o Slutbesiktning (övertag/ägarbyte) inför godkännande, se även rutin för godkännande. o Misstänkt matförgiftning eller klagomål, se även rutiner för klagomål och misstänkt matförgiftning. o Uppföljning av avvikelser. o RASFF-anmälan, se även rutin för hantering av RASFF. Inspektionsutförande inklusive förberedelser Förberedelser Genomförandeplan För planerade kontroller ska aktuell genomförandeplan för kontrollomgången följas. Beakta de kontrollpunkter som särskilt anges och/eller vad som framkommer vid kontrollgruppsmöten. Uppgifter om verksamheten Tanka över objektuppgifterna för ditt tillsynsobjekt från Miljöreda till din handdator. Ska inspektionen utföras med hjälp av block och penna kan ett journalblad från MiljöReda för det aktuella tillsynsobjektet skrivas ut. Du kan även ta med dig de aktuella handlingar du har behov av inför inspektionen. Var då noga med att hantera dessa varsamt. Om kontrollrapporten ska skrivas ut på kontoret ska inspektionen ändå förberedas med dessa uppgifter. Kontrollera gällande godkännande/registrering, verksamhetsbeskrivning, inplacering i riskklass/avgiftsgrupp samt noteringar från de tre senaste inspektionerna. Notera information av vikt, t ex avvikelser som ska följas upp, ev återkommande avvikelser. När en handling lånas från akten placeras en namnbricka på handlingens plats i akten. Miljöförvaltningen i Malmö Inspektion Sida 1 av 7
2 ( Utrustning Kontrollera utrustning: Skyddsrock, huvudbonad, skoskydd, termometrar, desinfektionsmedel, eventuell provtagningsutrustning, kontrollrapporter (block), handdator, skrivare, mobiltelefon, ficklampa samt dokumentpärm med blanketter för övertag, saluförbud och hanteringsförbud. Vid provtagning, se rutin för provtagning. Inspektionsförfarande Presentation o Boka eventuellt inspektionen i förväg, se genomförandeplanen. o Sök upp den ansvarige för verksamheten eller person som företräder denne. o Presentera dig, visa gärna en positiv inställning genom att le, ta ögonkontakt och fråga om det går bra att göra inspektionen (även om de inte har möjlighet att säga nej) därefter visar du tjänstelegitimation (för att det inte ska bli alltför formellt kan man säga och det här är jag när man visar den) samt berätta om varför du vill göra inspektionen (planerad kontroll, klagomål eller misstänkt matförgiftning) o Gå igenom uppgifter om ägarförhållanden, inklusive riskklass/avgiftsgrupp. o Småprata gärna innan du påbörjar inspektionen exempelvis kan man fråga om hur verksamheten går, hur länge verksamheten funnits, vad som säljer bäst osv. Genom detta kan en mer avslappnad atmosfär skapas. o Under inspektionens gång kan det vara bra att komma med positiva kommentarer, särskilt om det finns många avvikelser i verksamheten. Exempel på detta är; bra ordning i torrförråd, bra märkning, bra temperaturer. Finns det absolut inget som är bra, kan man säga att det finns stora förbättringsmöjligheter. o Kontrollera att registreringsbeviset stämmer med de organisations-, produktions- och hanteringsförhållanden som är aktuella för rörelsen. Fråga efter verksamhetens registreringsbevis. Saknas detta skickar vi kopia, detta noteras i kontrollrapporten. o Har ägarbyte skett, se rutin för registrering av anläggning. Kontrollpunkter Kontroller sker utifrån gällande genomförandeplan. Vid kontroll pga misstänkt matförgiftning eller klagomål sker kontroll av de kontrollpunkter som relevanta för ärendet. Dessutom kontrolleras att de avvikelser/iakttagelser/noteringar som konstaterades vid föregående inspektion har åtgärdats och inte återkommit. Bedömningar av kontrollpunkter om de blir iakttagelser eller avvikelser sker enligt inspektörens bedömning i enlighet med framtagen hjälpreda. Inspektion Sida 2 av 7
3 ( Om inte alla kontrollområden kan kontrolleras vid inspektion (Ska uppdateras.) Fotografering under inspektion Om fotografering/filmning behövs för tillsynen kan detta göras (dock naturligtvis inte med fast uppställd kamera). Undvik att fotografera personer, om det inte finns särskilt behov av det för tillsynen. I de fall företagaren inte tillåter fotografering, överväg om foton är nödvändiga för att underlätta tillsynen. Om fotografering bedöms behövas, informera företagaren om att tillsynsmyndigheten har rätt enligt 20 livsmedelslagen att ta nödvändiga bilder eftersom det är en del av de undersökningar som behövs för tillsynen. Om det behövs, informera om att vi även har rätt till biträde av polis för att kunna genomföra tillsyn inklusive fotografering. Denna information lämnas endast i de fall verksamhetsutövaren vägrar tillåta fotografering. Rätten till tillträde och därmed rätten att ta fotografier är begränsad till sådana lokaler eller områden som har anknytning till verksamheten. Om media önskar att följa med på inspektion ska verksamhetsutövaren ge sin tillåtelse till detta. Kontrollrapport och åtgärder vid avvikelser Efter kontrollen upprättas en kontrollrapport i Miljöreda, manuellt eller med handdator. Lägg in uppgifter så snart du kan. På kontrollrapporten framgår vilka iakttagelser och avvikelser som noterats eller om verksamheten inte haft några avvikelser alls. Avvikelser som noterats följs upp i samband med nästkommande planerade kontroll, om inte inspektören bedömer att avvikelserna behöver följas upp med en extra kontroll. Informera då om att verksamheten kommer att debiteras. Eventuell extra kontroll görs för att se till att konstaterade avvikelser åtgärdats. Utförd extra kontroll dvs. all nedlagd tid i ärendet totalt förs in i MiljöReda och debiteras enligt rutin för extra kontroll. När rapporten skrivits, sammanfatta inspektionen genom att upprepa avvikelser och iakttagelser samt att tydligt redogöra för hur vi kommer att följa upp dessa. Om inspektören hellre vill skriva kontrollrapporten på kontoret kan en muntlig, tydlig sammanfattning av inspektionen vara nödvändig. Informera även om att verksamhetsutövaren har möjlighet att yttra sig över kontrollrapporten inom 14 dagar, om denne har några frågor eller andra undringar kring rapporten. Observera att kontrollrapporten inte är något beslut som kan överklagas. När kontrollrapporten skrivits på kontoret, skickas den med post till verksamhetsutövaren. Verksamhetsutövaren får kontrollrapportens original, kopian behålls av inspektören. Har inspektionen dokumenterats med penna och papper lämnas kontrollrapporten till ADM tillsammans med akten, så scannas den och diarieförs. Kontrollrapporten förs också in under inspektionsfliken i MR. Tiden för kontrollen samt kringarbetet läggs in i tillsynsärendet. Uppdatera även Excellistan med samtliga uppgifter. Inspektion Sida 3 av 7
4 ( Konstateras sådana brister som kräver omedelbart förbud mot hantering/bearbetning av livsmedel, förbud mot utsläppande av livsmedel på marknaden, eller omhändertagande av livsmedel ska verksamhetsutövaren ges möjlighet att under inspektörens uppsikt frivilligt kassera/plocka undan produkterna. Det kan vara okej att plocka undan produkter in på ett lager, i de fall det handlar om ett mindre antal. Det kan vara okej att plocka undan produkter in på ett lager, i de fall det handlar om ett mindre antal. Görs inte detta frivilligt ska beslut utfärdas, se nedan. Se även rutin för respektive åtgärd: o Förbud mot hantering/bearbetning av livsmedel o Förbud mot utsläppande av livsmedel på marknaden o Omhändertagande av livsmedel o Vitesföreläggande o Åtal Eventuellt beslut - åtalsanmälan Beslut om vite eller liknande som ska upp till Miljönämnden ska först genomgås med jurist innan det skickas till nämnden, se rutin för detta samt juridiksidorna på KomIn. Ärende som skall åtalsanmälas sammanställs enligt gällande rutin för detta. Provtagning Prov som bedömts Otillfredsställande leder till uppföljande kontakt/återbesök med eventuell provtagning. Se i aktuell genomförandeplan vad som har bestämts i sådana fall. Omprovtagning bekostas av kunden och anges direkt på följesedeln. Sammanställning/rapportering För planerade kontroller enligt genomförandeplan gör samordnarna en sammanställning och i samråd med avdelningschefen bestäms om en nämndsrapport ska sammanställas. Samordnarna har även innan kontrollomgångens start tillsammans med kommunikationsgruppen beslutat om vilka kommunikationsinsatser som ska genomföras. Eventuell rapport och tjänsteutlåtande till Miljönämnden utformas enligt mall och överlämnas till avdelningschef enligt tidsplanen för nämndsärenden. Bilaga 1 Hot och våld, andra oförutsägbara situationer Uppdatera dig alltid genom att läsa igenom förvaltningens övergripande rutin för våld och hot, som finns i rutinbanken på Komin. Notera på whiteboardtavlan objektsnummer för verksamheten som ska besökas samt flytta din magnet till det klockslag du förväntas återkomma till förvaltningen. I de fall du märker att du blir försenad ska du ringa servicetelefonen eller avdelningschef och meddela ny förväntad tid när du är tillbaka på förvaltningen. Ha alltid med dig din mobiltelefon påslagen under hela inspektionen. Inspektion Sida 4 av 7
5 ( Om det finns antecknat i ärendet/miljöreda om att vi har haft erfarenhet av att det förekommit någon form av hotfull/obehaglig/otrevlig situation på objektet ska du inte åka ensam. Ta då med dig en kollega och/eller ett personlarm samt meddela avdelningschef särskilt om detta. Följ rutin för personlarm, som finns i arkivet på ALK. Detta gäller även om du ska på inspektion på dag/kvällstid om du känner dig osäker inför objektet. Det finns även möjlighet att anlita personal från G4S att medfölja på inspektion samt närvara vid besök på förvaltningen av verksamhetsutövare där hot och våld har förekommit eller där det kan finnas osäkerhet. Prata med avdelningschef om detta. En sådan begäran ska alltid gå via avdelningschef. Gå med en kollega och/eller ta med dig ett personlarm om du ska inspektera en olaglig ickeregistrerad verksamhet. Meddela avdelningschefen särskilt om detta och följ rutinen för personlarm. Om inspektionen ska ske på Rosengård eller Seved ska du ta med dig en kollega och ett personlarm. Meddela avdelningschefen särskilt om detta. Följ rutinen för personlarm. Om inspektionen ska ske på fängelse, häkte eller rättspsyk ska du be att inspektionen sker utan att de intagna finns närvarande, om de inte har som rutin att en vakt finns med under inspektionen. Fråga även när köket är stängt för de intagna och om möjligt planera inspektionen till det tillfället. Om du under inspektionen upptäcker/misstänker att verksamhetsutövaren är alkoholeller narkotikapåverkad ska du avbryta inspektionen och be att få återkomma en annan dag. Följ förvaltningens övergripande rutin för våld och hot. Om du skulle stöta på en verksamhetsutövare på din fritid eller kontaktas via Facebook etc ska du följa förvaltningens övergripande rutin för våld och hot. Om du känner dig otrygg eller hotad i en situation, gå omedelbart därifrån, även om det innebär att du måste lämna jacka och ryggsäck på plats. Om möjligt, påkalla uppmärksamhet från andra som finns i närheten. Om du måste lämna obekväma beslut, som förbud, tänk på hur du levererar informationen så att det inte blir provocerande för verksamhetsutövaren, och att du samtidigt informerar om hur de ska göra för att göra rätt. Man kan presentera det obekväma beslutet först muntligt exempelvis på det här sättet, om verksamheten har märkningsbrister: Jag tänker nu lägga ett förbud på de här felmärkta varorna, eftersom detta kan vara farligt för en allergiker. På det här viset blir det extra tydligt som för dig. Det är jättebra att du tar ut varorna på lagret och märker dem rätt, så att ingen riskerar att bli sjuk. Förklara att du kommer att göra en uppföljning för att se hur det går för verksamheten med märkningen. Inspektion Sida 5 av 7
6 ( Om du har hamnat i en hotfull situation ska detta omgående rapporteras till avdelningschef och skyddsombud, se vidare under förvaltningens övergripande rutin för hot och våld som finns i rutinbanken på Komin. Följ denna. Bemötande från verksamhetsutövarna, mångfaldsaspekt o Vid tillsynsbesök med två inspektörer kan det förekomma att vi blir olika bemötta av verksamhetsutövarna. (T.ex om det är en manlig och en kvinnlig inspektör och VU endast vänder sig till den manlige inspektören kan ett tips vara att den kvinnliga inspektören försöker komma emellan och föra vidare samtalet med vu). Ålderskillnaden kan också spela roll hur vi blir bemötta (t.ex om en ung inspektör kommer till en verksamhet och träffar på en verksamhetsutövare som har jobbat där länge). Oavsett vilket ska inspektören inte låta sig påverkas negativt av detta och inte inleda argumentation om detsamma. o I de fall där det finns både en ansvarig kvinna resp man på verksamheten ska vi vända oss till kvinnan i första hand och föra samtalet med henne. Detta är ett av våra mångfalds/jämställdhetsmål på ALK Se våra mål i mångfaldsplanen. o Om VU har svårt att förstå svenska bör en tolk anlitas, som Miljöförvaltningen bekostar. Tips! o Om du gör en inspektion i en verksamhet där personalen inte talar svenska, så kan det vara bra att be verksamhetsutövaren föra anteckningar på sitt eget språk och vid genomgången vid inspektionens slut kan denne läsa upp dem så att de överensstämmer med din kontrollrapport. o Om du gör en inspektion hos en verksamhetsutövare som pratar oavbrutet, så kan du lyssna en stund, sedan markera tydligt att du vill gå vidare med inspektionen. o Om du gör en inspektion hos en verksamhetsutövare som inte alls håller med om dina noteringar gör du exempelvis så här: lämna inspektionsrapporten på plats om det är möjligt för att få en underskrift på kontrollrapporten. Försök att förklara dina noteringar och försök även att begränsa antalet noteringar, de allvarligaste är förstås viktigast. Informera även om att han/hon har möjlighet att yttra sig över kontrollrapporten/inspektionen. Lyssna på de invändningar som tas upp, notera samt be dem att lämna in dessa skriftligt till dig inom 14 dagar. Även om detta inte förändrar något i bedömningen är det viktigt att lyssna på verksamhetsutövaren. Undvika att argumentera emot och be istället att de yttrar sig skriftligt till oss. Detta kan verka lugnande på situationen. o Om verksamhetsutövaren vägrar att skriva under kan du lämna kontrollrapporten på plats ändå. Hänvisningar och relaterade dokument Kommunikation Rutin för registrering Rutin för tidsbegränsade verksamheter Rutin för godkännande. Rutin för provtagning. Rutin för anmälan om misstänkt matförgiftning. Rutin för klagomål på livsmedelsverksamhet. Rutin för hantering av RASFF-anmälningar. Rutin för extrakontroll. Rutin för arkivering. Rutin för debitering. Rutin för hot och våld, Komin, rutinbanken. Rutiner för sanktioner. Rutin för TJUT (tjänsteutlåtande), Komin. ALK:s hjälpreda för bedömning av avvikelser, mapp G. Rutinen kommuniceras till Avdelningen för livsmedelkontroll Finns tillgänglig på Komin/avdelningsspecifika rutiner/avdelningen för livsmedelkontroll/kontroller inspektion Lösenordsskyddat Inspektion Sida 6 av 7
Inspektion Sida 7 av 7 7 (