Riktlinjer för säkerhetsarbetet i Kalmar kommun

KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunfullmäktige Säkerhetssamordnare Peo Carlsson 2011-09-26 1 (10) Riktlinjer för säkerhetsarbetet i Kalmar kommun

2 (10) Innehåll Definition... 3 Bakgrund... 3 Vad ska uppnås?... 3 Generellt ansvar... 3 Säkerhetsorganisation... 4 SÄKSAM - Säkerhetssamordningsgruppen... 4 Allmänt om säkerhetsarbete... 4 Personsäkerhet... 6 Tekniskt säkerhetsskydd... 6 Inbrottsskydd... 6 Brandskydd... 7 Informationssäkerhet... 7 Telekommunikation... 7 Trafiksäkerhet... 8 Annan samverkan med verksamhet... 8 Försäkringsprogram... 8 Skaderapportering... 8 Höjd beredskap och totalförsvarsplanering... 9 Brottsförebyggande råd och verksamhet... 9 Brottsförebyggande åtgärder i fysisk planering... 9 Utbildning och information... 9 Kommunens säkerhetsorganisation... 10

3 (10) Definition Med säkerhetsarbete menas de samlade åtgärder inom Kalmar kommuns verksamhet som syftar till att förhindra, förebygga och begränsa skador på människor, egendom och miljö, samtidigt som lagreglerade krav på tillgänglighet uppfylls. Genom en god planering ska kommunen förhindra eller minimera negativa konsekvenser för människor, verksamhet, egendom, ekonomi och miljö. Säkerhetsarbetet omfattar hela den kommunala verksamheten. Bakgrund Syftet med riktlinjerna är att säkerställa en hög säkerhet mot alla slags skador och störningar inom den kommunala verksamheten och utanför i möjlig och lämplig omfattning. Vad ska uppnås? Med iakttagande av den öppenhet och tillgänglighet som ska gälla i kommunens verksamhet, ska vi uppnå följande för säkerhetsarbetet: Öka säkerheten inom Kalmar kommuns verksamheter. Öka säkerheten för kommunens anställda Öka säkerheten för personer som använder Kalmar kommuns tjänster. Minska konsekvenserna av en olycka som inträffar inom Kalmar kommuns verksamheter. Säkerställa en verksamhet som fungerar med så få störningar och egendomsförluster som möjligt och därmed minska risken för avbrott som ger konsekvenser för kommunens service. All användning, administration och utveckling av IT-system ska ske så att offentlighet, sekretess och medborgarnas rätt till integritet är säkerställd samt att kraven på åtkomst, tillförlitlighet och tillgänglighet uppfylls. Skapa förutsättningar för att i så stor omfattning som möjligt lindra konsekvenserna av en olycka som inträffar, oavsett olyckans art och storlek. Tillförsäkra kommunens invånare och anställda en hög säkerhet och trygghet. Bidra till en ökad riskmedvetenhet och kunskap hos kommunens personal och påverka attityder och beteenden för ökad säkerhet. Bidra till att kommunens ekonomi förvaltas på bästa sätt. Generellt ansvar Ansvaret för säkerhetsarbetet ska följa det normala verksamhetsansvaret. Säkerhetsarbetet ska bedrivas som en integrerad del av de dagliga arbetsuppgifterna. Kommunledning Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för säkerhetsarbetet inom kommunen och fastställer riktlinjer för arbetet. Kommunstyrelsen kan vid behov utse särskilda organ för uppgifter inom säkerhetsområdet.

4 (10) Verksamheter Respektive nämnd/förbunds- och bolagsstyrelse har ansvaret för att riktlinjer följs. Vid behov kan verksamhetsspecifika instruktioner utarbetas. Inom sitt verksamhetsområde är verksamhetschefen operativt ansvarig för säkerhetsarbetet. Verksamhetschefen ska verka för att riktlinjerna följs samt att kunskap om dessa sprids i organisationen. Resultatenhetschefen är på motsvarande sätt operativt ansvarig för säkerhetsarbetet inom resultatenheten. Säkerhetsorganisation SÄKSAM - Säkerhetssamordningsgruppen SÄKSAM är en tjänstemannagrupp med uppdrag att binda samman kommunens säkerhetsarbete och initiera och bedriva arbete med höjd säkerhet och sänkta kostnader för skador. SÄKSAM ska: Främja samverkan mellan de olika insatser som sker i kommunen för att kommunens säkerhetsarbete blir det bästa möjliga och bevaka att dubbelarbete inte sker. Initiera och se till att utbildning genomförs. Bevaka så att riskanalyser sker enligt kommunstyrelsens riktlinjer och gällande föreskrifter och därmed blir en naturlig del i verksamheten. Skapa ett lämpligt rapportsystem och svara för dess införande och användning. Göra en årlig samlad redovisning av kommunens säkerhetsarbete. I gruppen ska finnas representanter från alla kommunens verksamheter. Gruppen träffas regelbundet för att stämma av och säkerställa att inte dubbelarbete görs inom säkerhetsområdet. Eftersom säkerhetsarbetet är en övergripande strategisk fråga så är kommunchefen ordförande och säkerhetssamordnaren sekreterare och sammankallande. SÄKSAM får därutöver till sig adjungera ytterligare personer som kan vara lämpliga som t.ex. sakkunnigstöd i specifika frågor eller verksamheter och kommunens försäkringsmäklare. Respektive chef utser representanten i SÄK- SAM. Allmänt om säkerhetsarbete Arbetet med säkerhetsfrågorna ska bedrivas systematiskt i verksamheten och omfatta: fortlöpande riskanalys fortlöpande incident- och skaderapportering genomförande av åtgärder inkl. förebyggande säkerhetsarbete utbildning och information uppföljning och utvärdering av säkerhetsarbetet ett väl avvägt försäkringsskydd

5 (10) Det förebyggande säkerhetsarbetet syftar till att identifiera de områden som är mer riskbenägna än övriga., klarlägga konsekvenserna om ingen insats sker och vilka metoder som bör användas i det enskilda fallet för att reducera riskerna och minska de negativa konsekvenserna av oönskade händelser. Det gäller såväl skadeförebyggande som skadebegränsande åtgärder. En plan vad gäller de planerade riskanalyserna upprättas av SÄKSAM. Nivån på dessa riskanalyser kommer att ligga på det mera övergripande planet. Allt säkerhetsarbete ska utföras enligt de lagar, förordningar, föreskrifter och övriga bestämmelser som reglerar säkerheten eller på annat sätt har betydelse för säkerhetsarbetet. Säkerhetsarbetet omfattar följande delar 1. Internt skydd omfattar säkerheten för kommunens egendom och verksamhet. Det kan röra sig om brand, inbrott och skadegörelse, vattenskador, överfall och olycksrisker samt även IT-säkerhet, sekretess- och säkerhetsskyddsfrågor. 2. Skydd mot olyckor kan avse t.ex. olyckor vid transporter av farligt gods, farliga utsläpp, avbrott i el- och vattenförsörjning eller annan svår påfrestning. Skydd mot olyckor innefattar även brottsförebyggande verksamhet och samverkan med andra för att påverka olyckor på annat håll än inom kommunens egen verksamhet samt även trafiksäkerhetsfrågor. 3. Höjd beredskap och totalförsvarsplanering står för kommunens roll i totalförsvaret och vid en höjd beredskap och omfattar flertalet samhällsområden. Höjd beredskap är en förlängning av internt skydd och skydd mot olyckor, vilka därmed är basen för beredskapsförberedelserna. Kalmar kommun ska bedriva en aktiv riskhantering. Arbetet med riskhantering innebär att varje verksamhet på ett systematiskt sätt arbetar med att analysera risker, förebygga skador och minimera konsekvenserna av skador och störningar i syfte att skydda liv och egendom hålla skade- och skyddskostnader på en rimlig nivå ge säkerhet i drift och miljö öka motivationen för skadeförebyggande åtgärder och öka riskmedvetenheten hos personalen ge kommunen en bättre riskekonomi och en optimal avvägning mellanskydd och risker. Skyddsåtgärder är endast motiverade om skadekostnaderna minskar av vidtagna åtgärder, d.v.s. marginaleffekten måste bli minst lika stor som marginalkostnaden. Arbetet ska bedrivas med de resurser som finns tillgängliga inom kommunens egna verksamheter. Analysarbetet ska ge besked om behovet av konkreta förebyggande insatser, t.ex. nya eller förändrade rutiner, behov av tekniskt skydd, bevakning, försäkringsskydd m.m. Arbetet ska omfatta minst följande: Regelbundna analyser av riskerna i verksamheten, analyserna ska bl.a. innehålla uppgifter om: - medverkande/berörd personal

6 (10) - val av riskområden för analys - aktuella risker/hot - sannolikheten av att skada ska inträffa och konsekvenserna därav - förslag till åtgärder, finansiering, och prioritering Utarbetande av förslag till skadeförebyggande åtgärder baserade på gjorda analyser och prioritering av dessa Utarbetande av lämpliga tekniska skyddsnivåer vad avser lås, brandlarm, inbrottslarm, driftslarm, brandskydd, informationssäkerhet m.m. Utarbetande av en beredskap för att lösa lokal-, verksamhets- och driftsproblem m.m. efter inträffad skada Utbildning av personal i skydds- och säkerhetsfrågor Vid nybyggnation eller mer omfattande om- eller tillbyggnad av fastigheter eller lokaler, ska fastighetsägaren i samråd med brukaren genomföra en riskanalys för att utreda behovet av skyddsåtgärder. Detta gäller även vid byte av verksamhet eller väsentlig förändring av verksamheten i lokalerna. Personsäkerhet Ett gott och heltäckande skydd för de anställdas personliga säkerhet är en viktig arbetsmiljöfråga. Vissa grupper av anställda löper större risk än andra att utsättas för våld och hot om våld. Särskild uppmärksamhet ska ägnas åt riskutsatta grupper för att så långt som möjligt eliminera risker för hot och våld. Behovet av tillträdesskydd och bemannade receptioner bör särskilt uppmärksammas, även vad gäller tjänsterummens och lokalernas inredning samt direktkopplade överfallslarm. För befattningshavare som har utsatts för direkt hot om våld, ska även den utsattes bostadsförhållanden och anhörigas resor till och från arbetet medtas i riskbedömningen. Vid planering för den personliga säkerheten ska arbetsgivaren särskilt beakta behovet av omedelbart stöd till den drabbade i situationer med uttalat hot. Polisen ska regelmässigt kontaktas vid våldshandlingar eller hot om våld. Tekniskt säkerhetsskydd Med tekniskt säkerhetsskydd avses mekaniskt skydd såsom lås, galler m.m. och elektroniska system som kortläsare, brand- och inbrottslarm samt tekniska driftövervakningssystem. Installationen av tekniskt skydd i anläggningar och verksamheter ska föregås av en riskanalys för att utreda behovet av skydd. Riskanalysen ska ge underlag för bedömning av de risker som föreligger och för val av rätt teknik och systemutformning samt samordning med andra system. Tekniska säkerhets- och driftövervakningssystem ska vid behov anslutas till en larmcentral. Problem med larmteknik som framkallar obefogade larm/falska larm och medför utryckningar måste följas upp snabbt och omsorgsfullt, så att onödiga kostnader inte uppstår och systemets trovärdighet äventyras. Inbrottsskydd Genom förebyggande insatser ska antalet inbrott i kommunens lokaler minska. Skulle inbrott ändå ske, är målsättningen att snabbt upptäcka händelsen för att

7 (10) kunna begränsa skadorna. Skolor, fritidsanläggningar, förskolor och andra skadeutsatta fastigheter och lokaler med stöldbegärlig utrustning som inte kan flyttas utan olägenhet, bör efter riskanalys förses med inbrottslarm, som vid behov även ska anslutas till larmcentral. Materiel som kan komma till användning ska göras obrukbar genom demontering, förvaring i låsta utrymmen med hög säkerhet eller att de placeras så att deras användning vid inbrott försvåras. Stöldbegärlig egendom ska inventarieförtecknas och märkas för att försvåra avyttring och underlätta identifiering. Brandskydd Brandskyddet ska upprättas på en nivå som minst överensstämmer med räddningstjänstens grundläggande krav. Kommunala fastigheter med behov därav förses med automatiskt brandlarm. Vid nybyggnader ska i projekteringsskedet hänsyn tas till brandskyddsåtgärder enligt ovan. Även vid om- och tillbyggnader ska behovet av brandskydd beaktas på motsvarande sätt. Varje enhet eller motsvarande ska se till att det sker minst en årlig kontroll av utrymningsplaner och de anställdas kunskaper om åtgärder vid utrymningslarm. Målet ska vara att alla anställda i kommunen får en grundutbildning beträffande brandskydd och handhavande av befintlig brandsläckningsutrustning. Det är också viktigt att repetitionsutbildning genomförs kontinuerligt. Nyanställda och vikarier måste också få information om brandskyddet på sin arbetsplats. Informationssäkerhet Informationssäkerhet, d.v.s. handhavande av information med hänsyn till dess värde och betydelse för kommunen som helhet, innefattar alla former av informationsbärare. Inom kommunens olika enheter används IT-stöd som påverkar hanteringen av administrativa rutiner. Detta medför att kommunen blir allt mer beroende av att IT-verksamheten är tillförlitlig och den ska därför vara skyddad mot: avsiktliga och oavsiktliga störningar stöld av data förlust av data obehörigas tillgång till informationssystem. En informationssäkerhetspolicy har tagits fram. Telekommunikation Vid telekommunikation som telefon och fax finns en risk för obehörig avlyssning, avsiktligt eller oavsiktligt. Detta innebär att information som bedöms som konfidentiell när den förekommer som dokument, även ska avhandlas med försiktighet i telemedia. Faxapparater är, förutom möjlighet till avlyssning, lättillgängliga ur informationssynpunkt och ska därför placeras så att det finns möjlighet att förhindra obehörig tillgång till faxmeddelanden.

8 (10) Trafiksäkerhet Trafiken ökar och i takt med detta ökar även risken för olyckor. De senaste åren har nya trafikslag uppstått på våra vägar, såsom EU-mopeder, inlines och motordrivna handikappfordon. Det är fler som ska dela på samma yta, vilket leder till nya konflikter i trafiken. Det finns därför ett behov av att både skärpa och effektivisera tillsynen inom trafiksäkerhetsområdet. Kalmar kommun och Trafikverket har därför startat en haverikommission där målet är att analysera samtliga olyckor som inträffar i vårt vägnät. Syftet är att skapa en mer detaljerad bild av omständigheterna vid trafikolyckor och få större kunskap om de faktorer, som utlöser olyckorna och orsakar personskador. Kunskapen ska användas för att förebygga trafikolyckor och att utformningen av vägar och gator samt fordon sätts i fokus för säkerhetsarbetet. Annan samverkan med verksamhet Kommunen har utöver ett ansvar för sin egen verksamhet, även ett ansvar för att öka säkerheten för kommunens invånare inom andra områden och verksamheter. Kommunen ska därför aktivt delta tillsammans med landstinget, föreningsliv och andra berörda för ökad säkerhet och trygghet i Kalmar. Försäkringsprogram Ansvarig för kommunens försäkringsprogram är kommunens säkerhetssamordnare.. Kommunens försäkringsprogram omfattar skydd enligt följande: Egendomsskador Ansvarsskador Olycksfallskador Trafik- och motorskador Tjänstereseskador Vissa övriga skador Kommunen svarar för en stor del av försäkringsskyddet internt men tecknar även försäkring i olika bolag för olika försäkringstyper. Upphandling sker regelbundet. Information finns i den kommunövergripande verksamhetshandboken. Skaderapportering En förutsättning för att man ska kunna förebygga skador är att det finns en samlad kunskap om hur, var och när de uppkommer. En metod att skaffa den kunskapen är att registrera vad som hänt i samband med varje skada och sedan bygga en bild av skadepanoramat i kommunen. En uppföljning och rapportering om inträffade skador och händelser ger det bästa underlaget för att följa upp och åtgärda risker i verksamheten. Kalmar kommun ska därför ha ett effektivt system för rapportering av skador och störningar i verksamheten, vilket kan ske i kommunens bokföringssystem genom anpassning av kodsträngarna. SÄKSAM ska granska och sammanställa rapporter av inträffade skador minst en gång per år.

9 (10) Höjd beredskap och totalförsvarsplanering Beredskapsplanering för kommunens verksamhet under höjd beredskap och krig ska upprättas enligt lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap och enligt Krisberedskapsmyndighetens eller annan myndighets anvisningar och råd. Krisledningsplanen utgör basen för beredskapsplanen som avser verksamhet under höjd beredskap, d.v.s. krigstillstånd. Tillsammans med delplanerna för socialtjänst, skola, barnomsorg, äldreomsorg m.fl. bildas den samlade beredskapsplanen. Delplaner för den egna verksamheten upprättas och hålls aktuella av respektive verksamhet. Brottsförebyggande råd och verksamhet Det brottsförebyggande arbetet ska bedrivas tvärsektoriellt och kommunövergripande. De brottsförebyggande åtgärderna syftar till att förändra de faktorer som påverkar människors brottsliga beteende, dels sådana som minskar individens benägenhet att begå brott och dels sådana som minskar vinsten eller ökar kontrollen över faktorer som underlättar brott. Kommunledningskontoret har ansvaret för kommunens brottsförebyggande arbete och integrerar det i sitt arbetsområde. Inriktningen ska vara att försöka åstadkomma en samverkan, förutom med polisen även med grannkommunerna. Det ska finnas ett kommungemensamt råd. Lokala brottsförebyggande råd kan inrättas och det lokala arbetet organiseras av de lokala intressenterna på det sätt man själv väljer. Brottsförebyggande åtgärder i fysisk planering Brottförebyggande åtgärder i fysisk planering syftar till att redovisa möjligheterna att förebygga brott vilka kan redovisas i detaljplan. Såväl allmänna, halvprivata som privata miljöer omfattas. Anläggningar och byggnaders inbördes placering, skala samt utformning ska beaktas och vägas mot brottsförebyggande åtgärder som en normal del i planarbetet och bygglovgivning. I stadsbyggnadsprocessens olika skeden ska kommunen verka för att tryggheten och säkerheten ökar och brottsligheten minskar i Kalmars bebyggelsemiljöer genom att brottsförebyggande aspekter beaktas i översiktsplaner en brottsförebyggande analys görs i detaljplaner information ges till fastighetsägare och exploatörer i bygglov- och genomförandeskedet Utbildning och information För att med rimliga personella och ekonomiska resurser nå målen för säkerhetsarbetet är det av vikt att berörd personal får information om aktuella och planerade aktiviteter och att utbildning finns att tillgå. Information till anställda kan ske dels i samband med arbetsplatsträffar och liknande, dels i samband med information till nyanställda. Vid händelser av

10 (10) säkerhetskaraktär ska berörd personal ges särskild information genom vederbörande chefs försorg. Säkerhetssamordnaren har det övergripande ansvaret för information och utbildningsverksamhet när det avser säkerhetsfrågorna. Kommunens säkerhetsorganisation Kommunfullmäktige/kommunstyrelsen Policy och riktlinjer Säkerhetssamordnare Samordnar kommunens säkerhetsarbete, utbildning och information, rådgivning Säkerhetssamordningsgrupp-SÄKSAM Representanter från förvaltningar och kommunala bolag och kommunalförbund. Säkerhetsombud Från varje förvaltning Säkerhetsombud Från varje bolag och kommunalförbund