1 Riktlinjer för Säkerhetsarbete Antagna av kommunstyrelsen 2004-05-17, 60
2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Bakgrund----------------------------------------------------------------------4 2. Omfattning och mål---------------------------------------------------------4 3. Ansvar-------------------------------------------------------------------------4 Kommunledning--------------------------------------------------------------4 Verksamhet-------------------------------------------------------------------4 4. Säkerhetsorganisation------------------------------------------------------4 Kommunens säkerhetsgrupp------------------------------------------------5 Säkerhetschefen------------------------------------------------------------ 5 Kommunens säkerhetsorganisation-----------------------------------------------5 Säkerhetshandläggare--------------------------------------------------------------- 5 Säkerhetsombud-----------------------------------------------------------------------6 5. Säkerhetsarbete-------------------------------------------------------------6 Personsäkerhet-------------------------------------------------------------- 7 Tekniskt säkerhetsskydd----------------------------------------------------8 Brandlarm/brandskydd---------------------------------------------------8 Inbrottsskydd--------------------------------------------------------------9 Lås och nycklar, passersystem----------------------------------------------------9 6. Driftsäkerhet (anläggningar--------------------------------------------10 Mediatillgång (olja,el/fjärrvärme/vatten o avlopp)---------------------------10 6.2 Driftövervakningssystem-----------------------------------------------------------10
3 7. Informationssäkerhet--------------------------------------------------10 Telekommunikation------------------------------------------------------------------10 7.2 IT säkerhet--------------------------------------------------------------------------11 8. Riskfinansiering--------------------------------------------------------- 11 9. Tillbuds- och skaderapportering-------------------------------------12 10. Ekonomisk säkerhet----------------------------------------------------12 11. Instruktioner------------------------------------------------------------ 12 12. Beredskapsplanering---------------------------------------------------12 13. Utbildning och information-------------------------------------------13 14. Lagar och förordningar för säkerhetsarbetet-------------------- 13 15. Revision av riktlinjer för säkerhetsarbetet------------------------13
4 1. Bakgrund Kommunfullmäktige antog 2004-xx-xx en reviderad säkerhetspolicy för Ödeshögs kommun och i tillämpliga delar de kommunala bolagen. Syftet med policyn är att säkerställa en hög säkerhet mot skador och störningar i den kommunala verksamheten. 2. Omfattning och mål Målet för allt säkerhetsarbete skall vara att genom förebyggande insatser, så långt som möjligt förhindra eller minimera risker för skador och störningar av verksamheter och tillgångar, personal och resurser. Exempel på skador och störningar är brand, inbrott stöld, sabotage, skadegörelse, förskingring, hot, våld mot person etc. 3. Ansvar 3.1 Kommunledning Kommunfullmäktige/Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att; Policy och riktlinjer för säkerhetsarbetet i kommunen upprättas och antages erforderliga medel för säkerhetsarbetet anvisas eller täcks via verksamheten Kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) utgör ledningsgrupp för det övergripande säkerhetsarbetet. Kommunstyrelsen utövar fortlöpande tillsyn, samordning och rådgivning inom säkerhetsområdet genom säkerhetsgruppen. 3.2 Verksamhet Nämnder och styrelser har ansvaret för att säkerhetspolicyn med tillhörande riktlinjer efterlevs. Verksamhetsspecifika instruktioner får vid behov upprättas. Ansvaret för säkerhetsarbetet följer det normala verksamhetsansvaret. Säkerhetsarbetet skall bedrivas som en integrerad del av de dagliga arbetsuppgifterna. Alla anställda har som uppgift att verka för ökad säkerhet inom sitt verksamhetsområde. 4. Säkerhetsorganisation Förvaltnings/enhetschef eller Vd är inom sitt verksamhetsområde operativt ansvarig för säkerhetsarbetet. Förvaltnings/enhetschef eller Vd skall verka för att säkerhetspolicyn inklusive anvisningar och riktlinjer följs samt att kunskap om dess tillämplighet sprids inom organisationen. För samordning av säkerhetsarbetet skall varje chef/vd utse säkerhetshandläggare
5 4.1 Kommunens säkerhetsgrupp Kommunens säkerhetsgrupp är inför kommunstyrelsen ansvarig för den verkställande ledningen av säkerhetsarbetet, genomförandet av kontroller i verksamheten samt upprättande av årliga rapporter till kommunstyrelsen gällande säkerhetsarbetets utveckling och skadestatistik m.m. Kommunens säkerhetsgrupp skall bestå av en representant från vardera räddningstjänsten, skolförvaltningen, socialförvaltningen, tekniska enheten samt Ödeshögsbostäder. Vid behov skall annan representant adjungeras till säkerhetsgruppen. 4.2 Säkerhetschefen Säkerhetschefen ansvarar för uppföljning av beslutad policy och riktlinjer i säkerhetsfrågor samt leder säkerhetsgruppens arbete. Säkerhetschefen är föredragande i säkerhetsfrågor inför kommunstyrelsen Säkerhetschefen handlägger kommunens interna skadefinansiering/ skadereglering 4.3 Ödeshögs kommuns säkerhetsorganisation Kommunfullmäktige/ Kommunstyrelse Policy och Riktlinjer Säkerhetschef Säkerhetsgrupp Handlingsplaner Utbildning/info Tillsyn/rådgivning Förvaltningar Bolag Verksamhetsspecifika instruktioner 4.4 Säkerhetshandläggare Säkerhetsarbetet skall samordnas av säkerhetshandläggare, som skall kontrollera att målen för säkerhetsarbetet uppfylls och att lämpliga medel disponeras för arbetet. Säkerhetshandläggaren skall hålla chef/vd fortlöpande informerad om aktuellt säkerhetsläge, inträffade händelser av vikt mm. Säkerhetsfrågor skall även tas upp som en stående punkt vid arbetsplatsträffar. Motsvarande information skall delges säkerhetsgruppen och kommunens chefsgrupp.
6 Säkerhetshandläggaren skall ges de befogenheter och den utbildning som krävs för att kunna bedriva ett aktivt och systematiskt säkerhetsarbete. Utbildningen bör omfatta baskunskaper i/om följande; - säkerhetsarbete - brandskydd - utrymningsstrategier - olika larmsystem - försäkring - sjukvård/hlr - tillbuds- och skaderapportering - hot och våld - krishantering 4.5 Säkerhetsombud Säkerhetsombud skall bistå säkerhetshandläggaren i dennes arbete med säkerheten på arbetsplatsen/ i verksamheten. Säkerhetsombudet skall hålla säkerhetshandläggaren fortlöpande informerad om aktuellt säkerhetsläge, inträffade händelser av vikt m.m Säkerhetsombudet skall erhålla nödvändig utbildning för sin uppgift. 4. Säkerhetsarbete Säkerhetsarbetet skall identifiera risker, klarlägga konsekvenserna av om ingen insats sker och vilka metoder som bör användas för att reducera riskerna. Detta gäller såväl skadeförebyggande som skadebegränsande åtgärder. Arbetet med säkerhetsfrågorna skall bedrivas systematiskt i verksamheten och omfatta; - riskanalyser - genomförande av skadeförebyggande och skadebegränsande åtgärder - tillbuds- och skaderapportering - utbildning och information - uppföljning och utvärdering. Med en analys av verksamhetens risk- och skadebild kan förebyggande åtgärder sättas in på rätt ställe i rätt tid, vilket är kostnadseffektivt. Varje verksamhet skall på ett systematiskt sätt arbeta med att analysera risker, förebygga skador och minimera konsekvenserna av skador och störningar. Arbetet skall bl.a. ske genom regelbundna analyser av risker i verksamheten, s.k. riskanalyser. Riskanalyserna skall bl.a. innehålla uppgifter om: - medverkande/berörd personal - val av riskområden för analys - aktuella risker/hot - sannolikheten för att skada skall inträffa och konsekvenserna därav - förslag till åtgärder, finansiering och prioritering.
7 Analysarbetet skall ge besked om behovet av konkreta förebyggande insatser, t ex nya eller förändrade rutiner, behov av tekniskt skydd, bevakning, försäkringsskydd m.m. Vid nybyggnation eller mer omfattande om- eller tillbyggnation av byggnader eller lokaler skall samråd ske med säkerhetsgruppen. Detta gäller även vid byte av verksamhet eller väsentlig förändring av verksamheten i lokalerna. 5.1 Personsäkerhet Arbetsgivaren skall, enligt Arbetsmiljölagstiftningen kapitel 3 2, vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Vidare skall arbetsgivaren tillse att arbetstagaren upplyses om risker i arbetet. Därtill skall arbetsgivaren förvissa sig om att arbetstagaren har den utbildning som behövs för att undvika risker i arbetet. Vissa grupper av anställda löper större risk att utsättas för våld och hot än andra. Sådana grupper är t ex personal inom social- och omsorgsverksamheten, receptioner, skolan och räddningstjänsten etc. Särskild uppmärksamhet skall ägnas de grupper som kan bli utsatta för våld eller hot. Behovet av tillträdesskydd och bemannade receptioner i de lokaler där riskutsatta personer eller grupper vistas bör särskilt uppmärksammas. Tjänsterummen och lokalernas inredning skall utformas så att de medger möjlighet till nödvändig reträtt för innehavaren vid akuta situationer. Överfallslarm som kopplas direkt till kollegor, egen reception eller räddningstjänsten bör finnas för riskutsatt personal. Detaljerade och korrekta instruktioner till larmmottagare är av största vikt för att säkerställa snabba ingripanden vid nödsituationer. Vid planering för den personliga säkerheten skall arbetsgivaren särskilt beakta behovet av omedelbart stöd till den drabbade i situationer med uttalat hot. För befattningshavaren som utsatts för direkt hot om våld skall även den utsattes bostadsförhållanden och anhöriga medtas i riskbedömningen. Även resor till och från arbetet skall ingå i bedömningen. Det bör påpekas att arbetsmiljöfrågor och säkerhetsfrågor vad beträffar personsäkerhet oftast sammanfaller. Vidare övergår oftast en arbetsmiljöfråga till en säkerhetsfråga om en onormal händelse inträffar. Som exempel kan nämnas rätt temperatur och ventilation i en skola eller servicehus är en arbetsmiljöfråga medan bortfall av värme och ventilation är en säkerhetsfråga. Policy och riktlinjer för säkerhetsarbetet ersätter ej arbetet med arbetsmiljöfrågor utan skall ses som ett komplement till detta.(se arbetsmiljöhandbok för Ödeshögs kommun)
8 5.2 Tekniskt säkerhetsskydd Med tekniska installationer menas mekaniskt skydd såsom brand- och inbrottslarm, trygghetslarm, lås, passersystem etc. Integrationen av dylika system ger både säkerhets- och driftsmässiga fördelar. Val av lås, larm, passersystem och andra säkerhetshöjande åtgärder skall, efter genomförd riskinventering, alltid ske i samarbete med säkerhetschefen och fastighetsförvaltaren. Lås och larm skall vara av den standard och kvalitet som rekommenderas av Försäkringsförbundet. Fysiska skydd som galler, lås, pansarglas och igensättning av dörrar och fönster samt belysta fasader mm. Kan minska behovet av elektroniska system. Lås- och larmsystem m.m. skall vara godkända av säkerhetsgruppen innan upphandling/inköp görs. 5.2.1 Brandlarm/Brandskydd Automatiska brandlarm, sprinklersystem och utrymningslarm m.m installeras som skydd för personer som vistas i lokalerna samt för att begränsa skada dels på byggnaden och dels på lös egendom. Sådant säkerhetsskydd skall ägas och förvaltas av fastighetsförvaltaren. Målsättningen för kommunens brandskydd är att snabbt kunna avvärja tillbud genom att personal samt boende har kunskap om hur på platsen befintlig brandsläckningsutrustning skall hanteras så att brand kan släckas, eller begränsas tills hjälp anländer. För att uppnå ovanstående skall följande genomföras: Alla anställda, elever, barn inom barn- och skolomsorg samt boende på servicehus erhåller grundläggande utbildning och fortlöpande information i brandutrymning, brandsläckningsutrustning och larm. Brandsläckningsutrustning kontrolleras varje år Utrymningsplaner skall finnas vid samtliga förvaltningsbyggnader, skolor, daghem, fritidshem och vårdanläggningar. Utrymningsövningar av lokaler och skolskjutsar skall genomföras årligen Brandskyddsansvarig skall vara utsedd vid ovanstående verksamheter Ny-, om- tillbyggnader skall alltid anpassas till gällande regelverk (se även arbetsmiljöhandbok )
9 5.2.2 Inbrottsskydd Genom förebyggande insatser skall skador på grund av inbrott i kommunens lokaler minska. Förvaltningsbyggnader, skolor,daghem och andra skadeutsatta byggnader efter riskanalys vid behov successivt förses med inbrottslarm. Inbrottslarm kombinerat med kameraövervakning kan förhindra såväl inbrott som skadegörelse. Upphandling av säkerhetssystem skall ske i nära samarbete med fastighetsförvaltaren och säkerhetschefen. Tekniska skydd och lås kan inte eliminera möjligheterna för obehöriga att bereda sig tillträde till lokalerna. För att reducera konsekvenserna av skador vid sådana tillfällen bör ytterligare åtgärder vidtagas. Som exempel kan nämnas fastlåsning av datorer, förvaring av stöldbegärlig egendom i säkerhetsskåp eller dylikt och att inte låta stöldbegärliga saker skylta i fönster m.m. Material och utrustning som kan komma till användning vid inbrott, t.ex. svetsaggregat, verktyg för skärande bearbetning m.m bör göras obrukbara genom att väsentlig del demonteras eller att de förvaras inlåsta i larmade lokaler. Slöjdsalar, verkstäder, kemisalar, fysiksalar, biologisalar och liknande kräver speciell omtanke ur säkerhetssynpunkt. I dessa lokaler förvaras ofta bl a brandfarliga vätskor som kan komma till obehörig användning vid inbrott, skadegörelse och anlagda bränder. Stöldbergärlig egendom skall inventarieförtecknas och märkas för att försvåra avyttring underlätta identifiering. Säkerhetsgruppen skall godkänna märkningsmetoden 5.2.3 Lås och nycklar, passersystem Nycklar, koder och/ eller låskombinationer skall handhas och förvaras på betryggande sätt. De får inte vara märkta eller placerade så att de kan identifieras av obehöriga Lås skall omedelbart bytas eller kodas om det finns anledning att misstänka att någon obehörig har tillgång nyckel, kod eller liknande. Nycklar, passerkort mm skall förvaras i säkerhetsskåp. I de fall nycklar förvaras åt externa företag m.m, t ex. hos räddningstjänsten och tekniska enheten skall säkerhetsskåp vara försett med larm anslutet till SOS- Alarm. Inom äldreomsorgen som hanterar/förvarar nycklar till privatpersoner/ vårdtagare skall nyckelförvaring ske i säkerhetsskåp med larm. Låset i säkerhetsskåpet skall vara utformat på sådant sätt att att öppning sker med personliga kort samt att öppning av skåpet registreras
10 Privatpersonens/vårdtagarens namn och adress får ej finnas på nyckeln eller i anslutning till nyckel 5. Driftssäkerhet (anläggningar) a. Mediatillgång (olja,el/fjärrvärme/vatten o avlopp) Tekniskt avancerade byggnader och anläggningar fungerar ej utan jämn och ständig mediatillförsel. Förvaltningens/verksamhetens säkerhetshandläggare skall i samverkan med fastighetsförvaltaren (ÖBO), tekniska enheten, IT-enheten, ansvariga för fjärrvärmeproduktionen samt kommunens distributörer för el och tele analysera riskerna samt föreslå förebyggande åtgärder för att erhålla en acceptabel skyddsnivå beträffande mediatillgång. b. Driftövervakningssystem Tekniska enheten och Ödeshögsbostäder har driftövervakningssystem som ständigt övervakar vatten- och avloppspumpar, värme och ventilationsanläggningar m.m. inom kommunens fastigheter och vatten/avloppsverk. Vi fel eller förändringar skickas sk A- eller B-larm till huvudcentral eller SOS- Alarm varefter vid A-larm (kvällar, nätter och helger) går vidare till tekniska enhetens beredskapspersonal som utför erfoderliga åtgärder. B-larm registreras och åtgärdas under normal arbetstid. 7.0 Informationssäkerhet Informationssäkerhet, d.v.s handhavande av information med hänsyn till dess värde och betydelse för kommunen som helhet, innefattar alla former av informationsbärare. IT-verksamheten skall vara tillförlitlig och skyddas mot: - avsiktliga och oavsiktliga störningar - stöld av data - obehörigas tillgång till informationssystem Allt IT-arbete/verksamhet skall utföras enligt de lagar, förordningar, föreskrifter och övriga bestämmelser som reglerar säkerheten 7.1 Telekommunikation Vid all telekommunikation finns risk för obehörig avlyssning/överhörning. Mobiltelefoner och bärbara telefoner anslutna till telefonnätet kräver särskild uppmärksamhet, eftersom de är lätta att spåra och kan avlyssnas.
11 Information som bedöms som konfidentiell eller känslig bör inte avhandlas I telemedia 7.2 IT - säkerhet Inom området IT säkerhet skall arbetet bedrivas i samarbete med IT nätverket. Riktlinjer samt för hela kommunen verksamhetsspecifika instruktioner skall upprättas. Arbetet skall omfatta skilda säkerhetsområden såsom kommunens telenät och bredbandsnät, behörighetskoder på enskilda datorer, modem m.m. Arbetet skall ske i samverkan med säkerhetsgruppen. Det kan konstateras att vid datorstölder är informationen som datorerna innehåller det svåraste att återställa. Denna information kan skyddas endast genom ett väl fungerande backup-system där disketter/band förvaras under betryggande omständigheter. Där servrar och gemensamma lagringsenheter finns installerade skall en systemförvaltare utses som ansvarar för backup-rutiner med säkerhetskopiering i minst tre (3) generationer utföres för varje system. Följande säkerhetsnivå skall gälla; Dator Dator skall ha utrustning som skyddar mot skador som kan uppstå genom strömavbrott och genom variationer i nätspänningen. Styr och produktionsprogram samt dataregister Aktuella styr- och produktionsprogram skall finnas i minst tre (3) exemplar. Programunderlaget för dessa räknas som ett exemplar. Övriga två exemplar skall finnas i maskinellt låsbar form på åtskilda media varav ett exemplar skall förvaras i datamediaskåp. Av register lagrade på maskinellt läsbar media (t ex band, skiva) skall finnas en generation, alternativt i kopia, som skall förvaras i datamediaskåp. Datamediaskåp skall ha en sådan motståndskraft att, vid brand i omgivningen, efter en timmes brand temperaturen i skåpet inte överstiger 65oC. Nyttjanderätt till standardprogram, bevis om nyttjanderätt (licens) och/eller ev. orginaldisketter/band skall förvaras åtskilt från datautrustningen och i särskilt förvaringsutrymme på annat våningsplan eller i annan byggnad. 8. Riskfinansiering/försäkringar Kommunen skall ha ett effektivt system för utjämning av kostnaderna för eventuella störningar och skador i verksamheten. Riskfinansiering och eventuell försäkring samordnas för alla kommunens verksamheter. Säkerhetstänkandet i verksamheten kan ökas genom att skadekostnader till en viss nivå belastar respektive verksamhet.
12 Upphandling av försäkring sker centralt och i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Säkerhetsarbetet skall utformas så att verksamheten genererar vinster till kommunen i form av sänkta kostnader för skador och försäkringspremier. 9. Tillbuds- och skaderapportering En noggrann uppföljning och rapportering av inträffade skador och incidenter. är det bästa underlaget för att följa upp och åtgärda risker i verksamheten Kommunen skall ha ett effektivt system för rapportering av skador och incidenter i verksamheten. Vid rapporteringen skall fastställda rutiner tillämpas. Säkerhetsenheten levererar kvartalsvis en sammanställning över inträffade skadehändelser samt skadekostnader till respektive verksamhetsansvarig samt till kommunens ledningsgrupp och kommunstyrelsen. 10. Ekonomisk säkerhet Ekonomisk säkerhet såsom upphandling och försäljning av varor och tjänster samt ekonomisk administration förutsätts genom etablerade rutiner och definierat ansvar överensstämma med kommunens säkerhetspolicy. 11. Instruktioner För att respektive förvaltning och bolag skall kunna bedriva ett effektivt säkerhetsarbete krävs, förutom kommungemensam policy och riktlinjer, verksamhetsspecifika instruktioner. Förvaltningschefen ansvarar för att sådana instruktioner fastställs alternativt revideras när behov föreligger. Nya och reviderade instruktioner skall alltid delges säkerhetschefen. Exempel på verksamhetsspecifika instruktioner: Beredskapsplaner vid kristillfällen Handlingsplan mot mobbning Handhavande av vårdtagares mediciner och pengar/värdesaker Riktlinjer för hur man t ex ställer sitt fordon trafiksäkert m m. när man avlämnar eller hämtar barn vid skola, daghem eller fritidshem. Handlingsprogram vid våld eller hot 12. Beredskapsplanering Kommunen och de kommunala bolagen skall ha beredskap för att klara verksamheten vid oförutsedda/särskilda händelser, svåra påfrestningar och kriser på samhället i fred samt under höjd beredskap.
13 Ansvar och befogenheter följer det normala verksamhetsansvaret. I händelse av extraordinär händelse och höjd beredskap överförs ledningsansvaret till kommunstyrelsen (krisledningsnämnden). Planeringen skall inriktas på att ha god förmåga att hantera större olyckshändelser/ krissituationer i den egna verksamheten under normala förhållanden i fred. Planeringen skall dessutom kompletteras med de förberedelser som behövs för att klara av verksamheten under höjd beredskap. Beredskapen skall dokumenteras. Verksamhetens beredskap skall bidra till att höja kommunens samlade krisledningsförmåga. Samverkan skall ske med säkerhetschefen och säkerhetsgruppen. 13. Utbildning och information För att säkerhetsfrågorna skall få önskvärd genomslagskraft krävs att all personal har kunskap om dessa frågor. Detta uppnås främst genom grundläggande utbildning och fortlöpande information om mål och metoder för säkerhetsarbetet. Information till anställda kan ske dels i samband med arbetsplatsträffar och liknande, dels i samband med information till nyanställda och vikarier. Vid händelser av säkerhetskaraktär skall berörd personal ges särskild information av verksamhetens säkerhetshandläggare. I all utbildningsverksamhet skall säkerhetsfrågorna ingå som en integrerad del. Genom säkerhetsgruppen sker en årlig utbildningsverksamhet vad avser säkerhetsfrågorna. Utbildning vad beträffar brandskydd och beredskaps/säkerhetsfrågor skall genomföras vart tredje år. 14. Lagar och förordningar för säkerhetsarbetet Säkerhetsarbetet skall i alla avseenden bedrivas utifrån de lagar, förordningar och bestämmelser som reglerar kommunens verksamheter. Detta gäller även av kommunen fattade beslut inom andra verksamhetsområden som omfattar säkerhetsfrågor, t ex IT-policy 15. Revision av Riktlinjer för säkerhetsarbetet i Ödeshögs kommun Som anges i säkerhetspolicyn för Ödeshögs kommun skall Riktlinjer för säkerhetsarbetet ändras vartefter verksamheten ändras. Säkerhetsgruppen skall årligen utvärdera Riktlinjer för säkerhetsarbetet och om större förändringar inträffat låta korrigera dokumentet och därefter överlämna detsamma till kommunstyrelsen för beslut.
14