Räddningstjänsten 1 (12)

Räddningstjänsten 1 (12) Tillhör område: Utfärdat av: Utfärdat dat: Senaste rev: Säkerhetspolicy internt skydd Torbjörn Wannqvist/Lars Westergren 2003-04-03 2012-02-10 Filnamn: Godkänt av: Sidor: Giltighet: Säkerhetspolicy.doc Kommunfullmäktige 03-05-26 10 2012-02-10 tills vidare INNEHÅLLSFÖRTECKNING SÄKERHETSPOLICY INTERNT SKYDD 1 Bakgrund 1.2 Syfte och mål 1.3 Ansvar 1.4 Organisation 2 Riktlinjer för säkerheten 2.1 Riskanalyser 2.2 Skaderapportering 2.3 Brandskydd 2.4 Skadebegränsande åtgärder 3 Säkerhetsprogram 3.1 Personsäkerhet 3.1.1 Krishantering 3.2 Teknisk säkerhet 3.2.1 Allmänt 3.3 Tillträdesskydd 3.4 Skydd mot vattenskador 3.5 Informationssäkerhet 4 Skadefinansiering 4.1 Försäkringar 4.2 Finansiering av skador under självrisk 5 Utbildning och information 6 Lagstiftning 7 Bilagor 8 Revidering Utdelningsadress Besöksadress Telefon Telefax E-post 821 80 BOLLNÄS Nylandsvägen 2 0278-62 60 10 0278-62 60 11 bollnas@bollnas.se Bankgiro 594-2636

2 (12) Riktlinjer Säkerhetspolicy 1 BAKGRUND Bollnäs kommuns säkerhetspolicy antogs av kommunstyrelsen 2003-05- 08 127 och kommunfullmäktige 2003-05-26 38. I policyn anges bl a att den skall tillämpas inom Bollnäs kommun och kommunens stiftelser och kommunala bolag med stöd av konkreta riktlinjer. 1.2 SYFTE OCH MÅL Syftet med säkerhetsarbetet är att: skydda liv, egendom och miljö hålla skade- och skyddskostnader på en rimlig nivå ge säkerhet i drift och verksamhetsmiljö öka säkerhetsmedvetande hos personalen och motivation för skadeförebyggande åtgärder ge kommunen en bättre riskekonomi Målsättningen med säkerhetsarbetet är att: öka säkerheten för personal inom Bollnäs kommun öka säkerheten inom Bollnäs kommuns verksamheter öka säkerheten för personer som nyttjar Bollnäs kommuns verksamheter minska konsekvenserna av en olycka inom Bollnäs kommuns verksamheter minska risken för avbrott som ger konsekvenser för servicen till allmänheten skapa förutsättningar för att i så stor omfattning som möjligt lindra konsekvenserna av en olycka som inträffar, oavsett olyckans art och storlek 1.3 ANSVAR Säkerhetsansvaret skall följa det normala verksamhetsansvaret på alla nivåer. Säkerhetsarbetet skall bedrivas som en integrerad del i de dagliga rutinerna. Kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för säkerheten inom kommunen. Respektive Nämnd och Styrelse har ansvaret för säkerheten inom det egna verksamhetsområdet.

3 (12) Förvaltningschef/motsvarande är under nämnd och styrelse operativt ansvarig för säkerheten inom den egna organisationen. Förvaltningschef/motsvarande skall verka för att säkerhetspolicyn och riktlinjerna följs och att kunskap om dess tillämpning sprids inom organisationen. 1.4 ORGANISATION Kommunstyrelsen utser en säkerhetsansvarig med samordningsansvar inom Bollnäs kommun och rapporterar direkt till kommunstyrelsen. Redovisningen och uppföljningen till KS sker två gånger per år och görs i samband med internkontrollplanen. Kommunstyrelsen utser försäkringsansvarig som ansvarar för att skaderapportering sker till försäkringsförmedlare/försäkringsgivare. Den försäkringsansvarige administrerar skaderapporteringsarbetet och sammanställer skaderapporterna (enlig punkt 2.2 Skaderapportering). Förteckning upprättas över inblandade personer i säkerhetsarbetet. Respektive förvaltningschef/motsvarande utser riskombud. Förvaltningschefen skall också se till att avsätta resurser och möjligheter för riskombudet att fullgöra sina åtagande enligt denna säkerhetspolicy. Riskombudets uppgift är att verka för att de centralt uppställda målen för säkerheten uppfylls. Riskombudet håller fortlöpande riskhanteringsgruppen/säkerhetsansvarig informerad om händelser av vikt för säkerheten. Varje riskombud är tillika skaderapportör i beslutat skaderapportsystem. Säkerhetsansvarig och försäkringsansvarig bildar tillsammans med utsedda förvaltningsansvariga, försäkringsmäklare och andra direkt berörda en riskhanteringsgrupp. Riskhanteringsgruppens uppgift är att ta strategiska beslut inom området riskhantering internt skydd. Gruppens sammansättning redovisas i bilaga 1.1. Riskhanteringsgruppen och andra direkt berörda samordnar det kommungemensamma säkerhetsarbetet. 2. RIKTLINJER FÖR SÄKERHETEN Grundläggande för en god säkerhet är att verksamheten präglas av ordning och reda. Genomarbetade rutiner som är väl kända, accepterade och som följs upp och anpassas efter omständigheternas krav är en förutsättning för ett väl fungerande säkerhetsarbete. Tekniska säkerhetsanordningar kan inte ersätta frånvaro av fungerande rutiner.

4 (12) Uppmärksamhet skall ägnas åt att utarbeta rutiner för verksamheter som är av betydelse för säkerheten och vid behov skall särskilda instruktioner upprättas, som regelbundet revideras. För att nå målen för säkerheten är det av största vikt att all personal aktivt medverkar i säkerhetsarbetet och är väl informerad om aktuella och planerade verksamheter. 2.1 RISKANALYSER Förvaltningarna skall arbeta aktivt med säkerhetsarbetet som metod för ökad säkerhet. Riskhanteringsgruppen samordnar det övergripande säkerhetsarbetet. Förvaltningsledningen samordnar riskarbetet och bevakar att handlingsplaner upprättas och beaktas i det löpande budgetarbetet. Riskombuden handhar det praktiska arbetet. Säkerhetsarbetet sker praktiskt genom regelbundet återkommande riskoch konsekvensanalyser, som innehåller metoder för att: Identifiera och värdera risker Upprätta åtgärdsförslag som syftar till att förebygga riskerna eller begränsa konsekvenserna om de resulterar i en skada. Som en del i det årliga planeringsarbetet upprätta planer för hur de förebyggande och skadebegränsande åtgärderna bör finansieras. Analysens syfte är att ta fram behovet av förebyggande åtgärder, nya eller förändrade rutiner, behov av tekniskt skydd, bevakning, försäkringsskydd etc. Ansvariga är riskhanteringsgruppen. Sammankallande är säkerhetsansvarig. Vid all ny-, om- eller tillbyggnad av fastigheter eller lokaler skall brukaren genomföra en riskanalys för att klarlägga behov av säkerhetsskydd. 2.2 SKADERAPPORTERING En noggrann rapportering, omfattande förutom tillbud- och skador på egendom, även olycksfall och ansvarsskador, ger ett underlag för att identifiera och analysera risker i verksamheter så att de kan elimineras, motåtgärder sättas in och försäkringsskyddet anpassas efter behoven. All rapportering analyseras och behandlas i riskhanteringsgruppen och återkoppling ska ske till verksamhetsansvarig.

5 (12) För alla egendomsskador, ansvarsskador och olycksfall skall av kommunen beslutat skaderapporteringssystem användas. Skador över självrisk anmäls dessutom till försäkringsansvarig. Alla skadorna sammanställs i Skadestatistik. Se bilaga 2. Denna statistik skall användas för att åskådligt visa var skadorna inträffar och vara ett hjälpmedel för riskhanteringsarbetet. 2.3 BRANDSKYDD Systematiskt brandskyddsarbete ska genomföras i kommunens alla fastigheter och verksamheter. Varje verksamhet skall genomföra internkontroll av brandskyddet med regelbundenhet. Intervallen för detta fastställs i samråd med Räddningstjänsten. Kontroll av brandskyddet sker genom tillsyn som räddningstjänsten ansvarar för. Fristerna för detta är antagna av KF. Brister och anmärkningar som framkommer vid tillsyn, och som rör riskhantering internt skydd, skall rapporteras till riskhanteringsgruppen. Redovisningen av hur SBA bedrivs skall föras in i Marshplus. 2.4 SKADEBEGRÄNSANDE ÅTGÄRDER För att minska konsekvenserna och möjliggöra fortsatt verksamhet efter en större skada, brand eller mer omfattande störning skall behovet av såväl akuta som mer långsiktiga åtgärder finnas planlagda. Planeringen skall tjäna som vägledning för de omedelbara åtgärder som måste vidtas för att verksamheten skall kunna återupptas i normal omfattning och bör föregås av en analys för att klarlägga vilka delar som först måste komma igång. I planen skall finnas redovisat hur man löser behovet av alternativa lokaler, telekommunikationer, datastöd etc. En beredskap för detta ska finnas. Vid bränder är det mycket viktigt att arbetet med restvärdesskyddet tidigt kommer igång. En snabb insats räddar ofta stora värden och skapar bättre förutsättningar för att kunna uppta verksamheten i normal omfattning igen. Tidigt insatta åtgärder inom detta område minskar dessutom riskerna för och konsekvenserna av sekundärskador. Genom att kommunen använder sig av befintliga resurser inom räddningstjänsten, som oftast är på plats vid större skadehändelser, kan restvärdesarbetet med fördel genomföras och avslutas genom avtal med ägare och försäkringsbolag.

6 (12) 3 SÄKERHETSPROGRAM 3.1 PERSONSÄKERHET Ett väl fungerande skydd för de anställdas personliga säkerhet är en mycket viktig och angelägen arbetsmiljöfråga. Vid planering av personsäkerheten skall arbetsgivaren beakta behovet av omedelbart stöd till den drabbade i situationer med uttalat hot. Ytterligare anvisningar gällande personsäkerhetsfrågor finns i Arbetsmiuljöverkets författning 1993:2. Våld och hot om våld mot anställda skall alltid polisanmälas. Vissa grupper av anställda löper större risk att utsättas för hot, exempelvis inom social- och hemtjänsten (skötare, sjukvårdsbiträden m m), pers. assistenter, receptionspersonal, vissa lärare, anställda i tillsynsbefattningar etc. Speciell uppmärksamhet skall ägnas åt dessa riskutsatta grupper. Konkreta åtgärder skall vidtas för om möjligt eliminera risker för hot och våld mot dessa; bl a skall behovet av tillträdesskydd och bemannade receptioner i de lokaler där riskutsatta personer vistas beaktas. Säkerhetsanalyser genomföras. Tjänsterummens och lokalernas inredning skall utformas så att de ger goda möjligheter till nödvändig reträtt för innehavaren vid akuta hotsituationer. Överfallslarm, anslutet direkt till larmcentral, egen reception och kollegor bör finnas för riskutsatt personal. Instruktioner för larmmottagare är mycket viktiga för att säkerställa snabba ingripande vid akuta nödsituationer. För personal som utsatts för direkt hot skall även den utsattes bostadsförhållanden, resor till och från arbetet och anhöriga tas med i riskbedömningen. Vid tjänsteresor och vistelse på hotell skall förutom eventuella hot riktade mot enskild anställd, tas hänsyn till riskerna vid internationella flygresor och vistelse i områden med politisk och social oro. 3.1.1 KRISHANTERING Resurser skall organiseras för psykiskt och socialt omhändertagande vid och efter en större olyckshändelse, bl a stöd till insatspersonal i samband med deltagande i räddningsinsatser och samtalsmöjligheter för anhöriga till drabbade av olyckshändelsen m fl.

7 (12) Även händelser i det dagliga arbetslivet kan få sådana karaktär att enskilda eller grupp av anställda utsätts för svåra psykiska påfrestningar vid exempelvis brand, dödsfall, hot och våld, skada, tillbud eller liknande. För konkreta insatser finns en kommunal krisgrupp, POSOM-gruppen, som vid behov av krishjälp kan avropas. Ute i verksamheterna finns lokala krisgrupper som samverkar med POSOM-gruppen. Vid behov av akuta hjälpinsatser kan gruppen, oavsett tidpunkt på dygnet, kontaktas via räddningstjänsten. Varje anställd skall vid behov kunna ges möjlighet till avlastningssamtal. 3.2 TEKNISK SÄKERHET 3.2.1 ALLMÄNT Med teknisk säkerhet avses Mekaniskt skydd, som lås, galler etc, Elektroniska system, som kortläsare, brand- och inbrottslarm, övervakningskamera etc och Tekniska driftövervakningssystem. Elektroniska larmsystem kräver väl specificerad definition av miljöer och handhavande. Vid installation av elektroniskt styrda säkerhetssystem skall de mekaniska delarna av systemet särskilt uppmärksammas då de som regel utgör grunden för systemutformningen. Mekaniska skydd som galler, lås, slagskyddat glas kan ofta minska behovet av elektroniska system. Lås och larm skall vara av den standard som rekommenderas av Svenska Stöldskyddsföreningen. Installation av tekniskt skydd vid anläggningar och verksamheter skall föregås av riskanalys för att utreda behovet av skydd. Riskanalysen skall ge underlag för bedömning av de risker som kan föreligga och för val av lämplig teknik och systemutformning. Riskanalysen genomförs av säkerhetsansvarig tillsammans med verksamhetsansvarig. Befintliga anläggningar och verksamheter ska analyseras och revideras kontinuerligt. Vid förändring av verksamheten skall behovet av tekniskt skydd ses över och anpassas till den nya situation som råder. Brand-, inbrotts, överfalls- och driftövervakningslarm ansluts genom avtal till SOS Alarm och avtalad åtgärdare (bevakningsföretag, räddningstjänst, polis e dyl). Centrala ramavtal tecknas med larmcentral och åtgärdare. Dessa avtal skall avropas vid driftsättning av larm- och övervakningssystem. Före driftsättning av larm- och övervakningssystem skall anläggningsägaren tillse att

8 (12) anläggningsskötare utses och utbildas samt förtecknas hos räddningstjänsten samt SOS Alarm. Ansvara för och sköta anl så att antalet onödiga larm minimeras Felfunktioner i larmtekniken som orsakar obefogade larm måste snabbt och omsorgsfullt följas upp så att systemets trovärdighet inte går förlorad och att inte onödiga kostnader uppstår. 3.3 TILLTRÄDESSKYDD Målet med tillträdesskyddet är att förhindra inbrott och genom tidig upptäckt förebygga och begränsa konsekvenserna av inbrottsförsök. Tillträdesskydd kan bestå bl a av Lås, galler och/eller slagskyddat glas Elektroniska larm Kortläsarsystem Kommunens mål för tillträdesskyddet är att lokaler där kommunal verksamhet bedrivs skall vara försedda med inbrottslarm och att lokalerna även uppfyller f örsäkringsbolagens krav enligt skyddsklass 2 när det gäller mekaniskt inbrottsskydd. Observera att förbättringar på det mekaniska inbrottsskyddet måste ske i samråd med Räddningstjänsten då andra krav finns gällande utrymningsvägar. Skador på innerdörrar, skåp, skrivbordslådor etc i samband med inbrott uppgår ofta till större belopp än värdet på det stulna. För att undvika onödiga och ofta dyrbara skador på dörrar och skåp av trä och tunnplåt skall dessa som regel inte låsas men utrymmet skall regelmässigt tömmas på stöldbegärligt gods. Stöldbegärligt gods förvaras i säkerhetsskåp som ställs upp på skyddad plats, exempelvis skyddsrum e dyl. Utrustning som inte utan olägenhet kan flyttas förvaras i larmade lokaler. 3.4 SKYDD MOT VATTENSKADOR Vattenskador kostar årligen stora belopp och förorsakar stora störningar i verksamheten. Mer än hälften av alla skador uppstår i våtutrymmen. Våtutrymmen skall därför förses med fackmannamässigt utfört tätskikt både på golv och väggar. Särskild uppmärksamhet skall ägnas åt tätskiktets fogar. Boverkets Byggregler avseende åtgärder för att minska risken för vattenskador i bl a våtutrymmen skall följas. Våtutrymmen i skolor, flerbostadshus och idrottsanläggningar skall regelbundet besiktigas för att tidigt upptäcka defekter i tätskiktet.

9 (12) En vanlig orsak till vattenskada är läckande rör. Läckaget kan orsakas av korrosionsangrepp eller läckage i rörfogar. För att minska risken för rörläckage bör utanpåliggande rör eftersträvas, så att eventuellt läckage kan upptäckas tidigt. Bristfällig installerade disk- och tvättmaskiner kan förorsaka vattenskador. Installationerna av sådana maskiner skall därför alltid göras av en fackman. Golvet under maskinen skall förses med ett tätskikt, som gör att eventuellt läckande vatten rinner fram och blir synligt. Viktigt att dessa skaderapporter sammanställs med övriga skador. 3.5 INFORMATIONSSÄKERHET Med informationssäkerhet menas: Kommunernas hantering av in formation på ett riktigt sätt, i varje form och vid varje bestämd tidpunkt. Den omfattar kommunernas hela infrastruktur som processer, IT-system, tjänster och produktion, d v s kommunernas kultur. Information handlar om allt från hårdvara, mjukvara till medarbetare. Begreppet informationssäkerhet omfattar samtliga åtgärder som kommunen vidtar för att vara och känna sig säker. Informationssäkerhet innebär bevarande av informationens konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Med konfidentialitet menas att informationen bara är åtkomlig av den som ska ha tillgång till den, Med riktighet menas att den är tillförlitlig och de som tar del av den kan lita på den, Med tillgänglighet menas att den information som medarbetaren behöver och har rätt till är åtkomlig. Informationssäkerheten omfattar alla former av informationsbärare t ex ITmedia, dokument, ritningar, bilder, mobiltelefoner m m som på ett eller annat sätt innehåller väsentlig information. Bärbara datorer och flyttbara media med känslig eller väsentlig information skall alltid krypteras. Skyddsåtgärderna som vidtas måste vara rimliga och stå i proportion mot kostnaderna för att skydda tillgångarna. De åtgärder som vidtas, genomförs med syftet att kommunen/organisationen ska kunna känna sig säker. Informationssäkerheten innebär att all information skall behandlas med hänsyn tagen till dess värde för kommunens invånare, kunder, företag, förbund, bolag och stiftelser. Som en del av detta ingår registrering och klassning av information med hänsyn till dess sekretessvärde.

10 (12) Sekretesskyddad information skallbehandlas på ett från säkerhetssynpunkt betryggande sätt. Förvaring, kopiering, utlåning, spridning och makulering av sekretessbelagd information skall regleras i särskilda rutiner. I diarium skall framgå om informationen har sekretesskyddats samt vilka som delgivits innehållet. Vid upphandling är det av största vikt att anbud och offerter handhas i enlighet med inköpsavdelningens säkerhetsrutiner. Kommunen skall hantera informationssäkerhetsfrågorna utifrån BITS och BITS plus. 4 SKADEFINANSIERING 4.1 FÖRSÄKRINGAR Försäkringar som omfattas av denna säkerhetspolicy skall samordnas. Upphandling av försäkring skall ske centralt och i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Kommunens försäkringsskydd omfattar bl a Egendomsförsäkringar Ansvarsförsäkringar Tjänstereseförsäkringar Motorfordonsförsäkringar Kollektiv olycksfallsförsäkring för barn och ungdom m fl Kommunens försäkringar ska beskrivas på intranät. 4.2 FINANSIERING AV SKADOR UNDER SJÄLVRISK Vid skador under självrisk får kostanden bäras av den verksamhet som drabbats. En intern självrisk tillämpas i kommunen vilket innebär att skador upp till 3 bb får resp. förvaltning stå för. Aktuella självrisknivåer framgår på intranät eller kan fås hos försäkringsansvarig. Differentierad intern självrisk kan komma att tillämpas beroende på vilken ambitionsnivå/skyddsnivå som varje förvaltning/bolag jobbar utifrån. 5. UTBILDNING OCH INFORMATION För att säkerhetsarbetet skall få erforderligt genomslag krävs att all personal har kunskap om dess betydelse.

11 (12) Riskhanteringsgruppen skall ha grundläggande utbildning i riskhantering internt skydd samt fortlöpande information om säkerhetsarbetet. Riskhanteringsgruppen träffas minst 3 ggr per år I all utbildningsverksamhet skall säkerhet ingå som en integrerad del. Säkerhetsansvarig anordnar årligen utbildningar och information för riskombuden. Försäkringsförmedlare är behjälplig vid utbildning och information. Information till anställda lämnas i samband med arbetsplatsträffar. Vid viktigare händelser av betydelse för säkerheten skall säkerhetsansvarig/ombudet ge berörda erforderlig information. 6 LAGSTIFTNING Säkerhetsarbetet skall i alla avseende bedrivas med utgångspunkt från den lagstiftning, som reglerar den kommunala verksamheten inom förvaltningar, företag, stiftelser och kommunalförbund. I det fall tveksamhet råder beträffande tillämpningen av lag eller förordning eller vid frågor av avtals- och skadeståndskaraktär skall samråd sökas med riskhanteringsgruppen. 7 BILAGOR Bilaga 1:1 Sammansättning riskhanteringsgruppen 8 REVIDERING Denna policy revideras av riskhanteringsgruppen då ändringarna är av mindre omfattning. Vid större ändringar och ändringar av principiell natur skall beslutas av kommunstyrelsen.

12 (12) Bilaga 1.1 Riskhanteringsgruppens sammansättning Leopold Stoltz Lennart Nyman Anders Aune Britt-Inger Dobbrown Mikael Strandberg Bo Andersson Håkan Olsson Nils Jonsson Lars Åsberg Nils-Georg Andersson Mikael Lindberg Torbjörn Wannqvist Kommunchef Socialchef Chef TSF BUK Chef Bollnäs Energi BORAB Bollnäs Bostäder Försäkringsansvarig Chef Sam.bygg Osséen adjungerande Säkerhetssamordnare Säkerhetschef (Sammankallande)