Rutiner LEADER projekt

EUROPEISKA UNIONEN Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling - Europa investerar i landsbygdsområden Europeiska fiskerifonden - En satsning på hållbart fiske Rutiner LEADER projekt Landsbygdsutvecklingsprogram för landskapet Åland för perioden 2007-2013 CCI 2007FI06RPO002 C(2008) 719 Operativprogram för fiskerinäringen på Åland för perioden 2007-2013 CCI2007FI14FPO001 K(2009) 5288 1

RUTINER för den lokala utvecklingsgruppens (LAG:s) handläggning av ärenden som avser ansökningar om projektstöd inom Leader, axel 3 (åtgärderna 313, 321, 322, 323 och 331) landsbygdsutvecklingsprogrammet 2007-2013 samt den lokala kustaktionsgruppens (KAG:s) handläggning av ärende som avser ansökningar om projektstöd inom Åtgärdslinje 4, operativprogrammet för fiskerinäringen på Åland 2007-2013 LAG/KAG skall mottaga och handlägga ansökningar om stöd och rapportering enligt dessa föreskrifter. Ett beslut varigenom LAG/KAG avgör (förordar) ett ärende skall innehålla de skäl som har bestämt utgången. Skälen innefattar bedömning av urvalskriterier, överensstämmelse med den lokala utvecklingsstrategin och vald åtgärd inom programmet. LAG/KAG skall överlämna originalhandlingar som underlag för landskapsregeringens slutgiltiga beslut om stöd. Landskapsregeringens beslut innefattar en teknisk kontroll av lagligheten i LAG/KAG:s beslut. Landskapsregeringen ser att LAG/KAG har en aktiv och rådgivande roll gentemot stödmottagaren även efter att landskapsregeringens beslut om finansiering fattats. Stödmottagaren ombeds i landskapsregeringens beslut att boka in ett möte hos LAG/KAG för genomgång av de villkor som ingår i beslutet. Mötet kan bokas in genast efter att beslutet expedierats och bör ske senast innan ansökan om utbetalning lämnas in. Se mer under avsnitt VI. Landskapsregeringen ser att LAG/KAG har en aktiv och rådgivande roll gentemot stödmottagaren då ansökan om utbetalning upprättas. LAG/KAG skall erbjuda stödmottagaren hjälp med ansökan om utbetalning (ekonomisk redovisning) och övrig rapportering som föreskrivs i finansieringsbeslutet. Stödmottagaren lämnar in ansökan om utbetalning av stöd och övrig rapportering till landskapsregeringen för handläggning och kontroll. Se avsnitt VII. De blanketter och mallar som i denna rutinbeskrivning markerats med (#) har fastställts genom beslut ÅLR 2012/6561 samt ÅLR 2012/6575 och är följande: Nr 1. Beredning, projekt Nr 2. Projektansökan Nr 3. Blankett för ansökan om utbetalning, LAG-projekt Nr 4. Redovisningsblankett för projektkostnader, KAG-projekt Nr 5. Indikatorer inom LBU-programmet (direkt efter avslutat projekt och ett år senare) Nr 6. Indikatoruppföljning R.8(1), R.8(2), R.9, R(10), R(11) och R12 per projekt och per åtgärd ackumulerat för hela programperioden Nr 7. Indikatorsblankett för KAG-projekt 2

RUTINBESKRIVNING FÖR HANTERING AV PROJEKTSTÖD INOM LEADER LAG/KAG skall föra en akt för varje ansökan. Akten skall innehålla samtliga handlingar i ärendet, en checklista och ett journalblad där det går att följa vad som händer i ärendet. LAG/KAG skall journalföra all skriftlig och muntlig kommunikation i ärendet samlat. I. ANKOMST 1. Ankomststämpla För varje inlämnad ansökan om finansiering skall det framgå när den kommit in. Även handlingar som rör ansökan inskickade med fax eller e-post skall datumstämplas. 2. Kontrollera att handlingen är inkommen. Av ansökan skall det framkomma vem som söker stöd och ansökan skall vara gjord på rätt blankett. Om det är fel blankett (tex en ansökan som avser en sådan åtgärd som direkt skall behandlas av landskapsregeringen) skicka ansökan till rätt myndighet. 3. Registrera ansökan och tilldela ett diarienummer En inkommen ansökan skall tilldelas ett diarienummer. Det görs genom att registrera ansökan i landskapsregeringens databas för dokument- och ärendehantering där den tilldelas ett serienummer (Leader). I samband med registreringen ansöker LAG/KAG att ansökan även tilldelas ett diarienummer (ÅLR). Anteckna därefter diarienumret (ÅLR) på ansökningshandlingen och på lösa bilagor. 4. Kompletteringar Begär in kompletteringar om det finns oklarheter i ansökan. Notera att kompletteringar inbegärs i akten, spara kopior på begäran om den görs skriftligen och notera i akten när och vilka handlingar som kommer in. Kompletteringen och eventuella bilagor skall ankomststämplas och registreras i landskapsregeringens databas för dokument- och ärendehantering. 5. Återtagande Om sökanden vill återta ansökan skall detta ske skriftligen och noteras i akten och i landskapsregeringens databas för dokument- och ärendehantering. II. BEREDNING AV ANSÖKAN Använd berednings-pm (#, Nr 1) som underlag vid beredningen så att arbetet dokumenteras. Den som bereder ärendet undertecknar och daterar berednings-pm:et. 1. Sökanden Kontrollera att sökanden utgör en juridisk person. 3

Kontrollera att ansökan är undertecknad av behörig person inom organisationen (utsedd teckningsrätt). Om ansökan inte är undertecknad av behörig person be sökanden komplettera med behörig underskrift. Om en organisation tecknas av två eller flera personer är det viktigt att samtliga personer undertecknar ansökan. Om ansökan undertecknas av flera parter bör det ur ansökan framgå projektets huvudman som utgör den slutliga stödmottagaren gentemot landskapsregeringen. 2. Projekt Bedöm vilken åtgärd inom landsbygdsutvecklingsprogrammet (LBU) eller fiskeriprogrammet (EFF) det ansökta projektet tillhör. Bedöm om projektet har förutsättningarna för att bidra till att målet för relevant åtgärd uppnås. På vilket sätt har projektet förutsättningar att ge resultat som bidrar till att uppfylla landsbygdsutvecklingsprogrammets horisontella mål. Avgör om projektet enligt projektplanen stämmer överens med strategin för LEADER området. Bedöm och dokumentera hur projektet uppfyller de urvalskriterier som finns uppställda i strategin. En ansökan skall innehålla en projektplan. En sådan bör innehålla planerade aktiviteter och en kostnadsbudget. Om projektet innehåller verksamhet som kan kräva tillstånd, uppmärksamma sökanden på att det måste finnas tillstånd och att kopia på detta skall skickas till LAG/KAG kontoret. Om tillstånd inte kan lämnas innan beslut fattas skall det inskrivas i beslutet att sökanden skall lämna in tillståndet så snart det är beviljat, dock senast i samband med utbetalningen. Vid behov kan ett projektbesök göras för att skapa en bättre bild av projektet. Projektägaren får då en god möjlighet att i förtroende diskutera både det tekniska och det ekonomiska upplägget. Ett besök på plats noteras i akten. 3. Stödberättigande utgifter och redovisning Kontrollera att budgeterade kostnader är stödberättigande enligt: Landsbygdsutvecklingsprogrammet artikel 71 i rådsförordningen, artikel 54 och 55 i tillämpningsförordningen, LAG:s strategi Landskapsregeringens beslut av den 19 september 2011 om stödberättigande utgifter för projekt finansierade genom Leadermetoden (DNr ÅLR 2011/6410) Fiskeriprogrammet artikel 55 i rådsförordningen, KAG:s strategi, Landskapsregeringens beslut av den 19 september 2011 om stödberättigande utgifter för projekt finansierade genom åtgärdslinje 4 inom fiskeriprogrammet (DNr ÅLR 2011/6399) Projektet bör om möjligt ha ett eget kostnadsställe och en egen verifikationsserie eftersom verifikaten måste sparas åtminstone så länge som Ålands landskapsregering föreskriver. För små projekt kan ett förenklat förfarande användas med hjälp av en hjälpblankett (redovisning av utgifter efter kostnadsslag och med hänvisning till aktuellt verifikatnummer i bokföringen) som bifogas utbetalningsansökan. 4

Alla originalverifikat (fakturor och kontoutdrag) som hör till projektet bör finnas samlade på en säker plats och kunna förevisas vid en eventuell kontroll. Verifikatanteckningarna skall ge en tydlig bild av vad som inköpts och hur köpet kan knytas till projektet och kunna styrkas att de är betalda. Tilläggsförklaringar kan skrivas på verifikatet om uppgifterna inte är tillräckligt tydliga. Om det i ett verifikat ingår kostnader som hänför sig till annan verksamhet skall projektets andel av kostnaderna klart urskiljas. Frågor som verifikatet skall svara på är: vad, när, var, vem och varför. 4. Finansiering Kontrollera att sökanden har bifogat medfinansieringsintyg eller beslut om medfinansiering om övrig offentlig finansiering, offentliga resurser eller privatfinansiering (likvida medel) finns i ansökan. Projektets finansiering bör som huvudregel vara helt klarlagd och beslutad om innan LAG tar beslut om finansiering för ett projekt. Kontrollera att projektet inte blir överfinansierat så att det offentliga stödet inklusive privatfinansiering överstiget projektets stödberättigande kostnader. Tillskott/in natura kan enbart användas som motfinansiering till jordbruksfondens eller fiskerifondens bidrag. Jordbruksfondens eller fiskerifondens bidrag samt landskapets medfinansiering av en insats (projekt) får inte överstiga summan av de stödberättigande utgifterna när projektet avslutas exklusive tillskott/in natura. Kontrollera även om det finns intäkter i projektet och dra av dessa innan stödbeloppet räknas ut. Projekt får inte bli överfinansierat och avslutas med ett överskott. Deltagaravgifter dras dock ej av kostnadsbudgeten utan tillräknas stödtagarens egna finansiering. Om projektet innebär någon kommersiell nytta för enskilda företag skall det helt eller delvis avslås. III. FATTA BESLUT OM STÖD I LAG/KAG Bedöm projektplanen och prioritera projektet. Motivera prioriteringen i LAG/KAG:s beslutsprotokoll. Protokollet ska undertecknas i enlighet med Leader-föreningens stadgar. En kopia av beslutsprotokollet eller utdrag av beslutsprotokollet skall läggas i akten. Ett beslut i LAG/KAG måste följa gällande regelverk och LAG/KAG:s strategi samt ske i enlighet med föreningens stadgar och villkoren i landskapsregeringens beslut om att godkänna LAG/KAG som LEADER genomförare. Bedömningen av urvalskriterierna är grund för beslutsmotiveringen. LAG/KAG:s beslut skall dokumenteras i ett protokoll som skall undertecknas. En kopia av beslutet eller protokollsutdrag om LAG/KAG fattat flera beslut på samma möte skall läggas till respektive akt. Av protokollet skall framgå: Diarienummer (ÅLR) Närvarande medlemmar, vem de företräder samt vilken sektor Vilka paragrafer medlemmarna deltagit i Inlämningstid för ansökan 5

Projektnamn Sökanden Projektinnehåll Åtgärd Projekttid (start- och slutdatum) Villkor för beslut Beslutsmotivering (dvs på vilket sätt bidrar projektet/bidrar inte projektet till att uppfylla LAG/KAG:s strategi) Beslut innefattande av LAG/KAG förordad finansieringsplan fördelad på EUfinansiering, nationell offentlig finansiering (uppdelad på finansiering från landskapsregeringen och övrig offentlig finansiering) samt privatfinansiering. Eventuell tillskott/in natura finansiering bör framgå med tydlighet Godkänd kostnadsbudget Förväntad måluppfyllelse (indikatorer) När LAG/KAG har fattat beslut skall ett besked om detta skickas till sökande. Brevet till sökanden skall innehålla LAG/KAG:s beslut samt beslutsmotivering (utdrag). Till brevet bifogas blankett för ansökan om utbetalning (#, Nr 3 eller Nr 4) och uppföljning av indikatorer (#, Nr 5 eller Nr 7) samt informationsskylt/dekal för att påvisa att projektet EUfinansieras. Beskedet bör också innehålla information om att slutligt beslut ännu inte fattats av landskapsregeringen. Landskapsregeringen fattar om möjligt beslut i ärendet inom tre månader. IV. UPPRÄTTA UNDERLAG TILL LANDSKAPSREGERINGEN LAG/KAG skall tillsammans med ansökningshandlingarna i original (ansökningsblanketten (#, Nr 2) inklusive bilagor och eventuella kompletteringar) överlämna följande underlag till landskapsregeringen vilka registrerats och ankomststämplats med det diarienummer (ÅLR) som tilldelats ansökningshandlingarna: Kopia av LAG/KAG:s protokollsbeslut eller av aktuellt protokollsutdrag Ett berednings-pm ( #, Nr 1) undertecknad av person som berett ansökan Beslut om medfinansiering (offentlig finansiering utöver EU:s andel och landskapsregeringens andel samt privat finansiering som inte är sökandens egen finansiering) Övrig dokumentation som behövs för att landskapsregeringen skall kunna kontrollera att stödet är förenligt med landsbygdsprogrammet eller fiskeriprogrammet och gemenskapsreglerna. V. OM ÄRENDETS BEREDNING ÄR OFULLSTÄNDIG Landskapsregeringen begär in kompletteringar av LAG/KAG i den händelse beredningen av ansökan om Leader bidrag inte till alla delar uppfyller kraven i laglighetskontrollen. Handläggningstiden vid Ålands landskapsregering avbryts fram till dess att landskapsregeringen mottar handlingar som uppfyller kraven i laglighetskontrollen. 6

Har landskapsregeringen inte mottagit kompletterande handlingar inom utsatt tid kommer ansökan att behandlas utifrån de uppgifter som finns landskapsregeringen tillhanda och avslås med motiveringen att den är bristfällig. VI. HANTERA FELAKTIGHETER Meddela landskapsregeringen felaktigheter i Leader-projekt som kommit till LAG/KAG:s kännedom. VII. INFORMATION OCH UPPFÖLJNING AV BESLUT När landskapsregeringen har fattat beslut och skickat beslutet till stödmottagaren med kopia till LAG/KAG bör LAG/KAG eller verksamhetsledaren hålla ett informationsmöte med stödmottagaren för att gå igenom vilka regler som gäller och hur projektet skall genomföras. Detta innebär bl.a. en genomgång av: Beslutet Projektplanen Projekttiden, vikten av att hålla denna samt möjligheten att anhålla om förlängning och när en dylik anhållan senast måste inlämnas. Administrativ hantering av projektet, 1. Bl.a. projektdagbok för tidsredovisning vid arbete i projektet både för avlönat arbete och för redovisningen av ideellt arbete, 2. ansökan om utbetalning, inklusive kostnadssammanställning och krav på att redovisningen inte får innehålla felaktiga kostnader eftersom det leder till sanktion (gäller ej KAG-projekt), 3. stödberättigande kostnader, redovisning av intäkter och inbetald medfinansiering vilken redovisas med kontoutdrag, 4. kraven på slutredovisning och uppföljning (indikatorer) av projekten, 5. upphandlingsregler och konkurrensutsättning, 6. krav på tillstånd, såsom byggnadslov, 7. femårs regeln vid investeringar, Skyldighet att informera om att projektet medfinansieras av EU VIII. RÅDGIVNING VID UPPGÖRANDE AV ANSÖKAN OM UTBETALNING AV STÖD OCH RAPPORTERING AV RESULTAT Ansökan om utbetalning sker på för ändamålet gjord blankett (#, Nr 3 eller Nr 4). Landskapsregeringen bereder ansökan och fattar beslut om utbetalning. Frågor angående beslutet om utbetalning riktas till Ålands landskapsregering. När sökanden uppgör ansökan om slututbetalning skall även rapportering av måluppfyllelse (#, Nr 5 eller Nr 7) göras. Samtliga redovisningshandlingar (redovisningsblankett och indikatorsblanketter) lämnas till Ålands landskapsregering för inregistrering efter att LAG/KAG fått ta del av handlingarna och vid behov bistått sökanden med råd och hjälp. Ansvaret för redovisning och rapportering ligger på sökanden. LAG/KAG har i detta hänseende en rådgivande funktion. Väljer sökanden att lämna in redovisningshandlingarna 7

direkt till landskapsregeringen skall en kopia av rapporteringen av måluppfyllelse (#, Nr 5 eller Nr 7) även lämnas in till LAG/KAG. För att säkerställa uppföljning av resultat inbegär LAG/KAG en förnyad resultatuppföljning (#, Nr 5 eller Nr 7) av stödmottagaren ett år efter avslutat projekt. LAG redovisar årligen senast den 15 januari en sammanställning av resultatindikatorerna per projekt och åtgärd från programmets start (#, Nr 6). KAG redovisar en sammanställning av indikatorerna för KAG-projekt. LAG/KAG lämnar tillsammans med sammanställningen samtliga uppföljningsblanketter (#, Nr 5 eller Nr 7) som är inlämnade ett år efter projektets slutdatum till landskapsregeringen. Måluppfyllelsen för LAG-projekt redovisas med hjälp av indikatorer (#, Nr 6) för: - bruttoantal tillskapade arbetstillfällen fördelat enligt kön och ålder (åtgärd 313 Främjande av turismverksamhet), - ökning antal turister fördelat enligt antal övernattningar (åtgärd 313 Främjande av turistverksamhet) och -ökning antal turister fördelat enligt antal dagsbesökare (åtgärd 313 Främjande av turistverksamhet), - befolkning (antal bofasta personer) i landsbygdsområden som fått förbättrad service (åtgärd 321 Grundläggande tjänster för ekonomin och befolkningen på landsbygden, 322 Förnyelse och utveckling av byarna, åtgärd 323 Bevarande och uppgradering av natur- och kulturarvet på landsbygden), -ökning av internet-förekomst (tillgång till bredband) i landsbygdsområden mätt i antal individer (åtgärd 321 Grundläggande tjänster för ekonomin och befolkningen på landsbygden) samt - antal deltagare som framgångsrikt har fullföljt utbildning fördelat enligt kön och ålder (åtgärd 331 Utbildning och information). IX. KONTROLL Leader Åland informerar stödmottagaren i samband med informationsmöten om att kontrollbesök kan göras för att säkerställa efterlevnaden av landskapsregeringens och gemenskapens regler för genomförandet av Leadermetoden. Kontrollerna kan utföras av Ålands landskapsregering, Revisionsbyrån vid Ålands landskapsregering, ett oavhängigt revisionssamfund som godkänts av Ålands landskapsregering och Landsbygdsverket i Finland gemensamt (LAG), ett godkänt attesterande organ som utsetts av Jord- och skogsbruksministeriet i Finland (LAG) eller revisorer vid EU-kommissionen. Grundläggande bestämmelser: 1. Rådets förordning (EG) nr 1698/2005 av den 20 september 2005 om stöd för landsbygdsutveckling från Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (EJFLU) (rådsförordningen), 2. Kommissionens förordning (EG) nr 1974/2006 av den 15 december 2006 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1698/2005 om stöd för landsbygdsutveckling från Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling (EJFLU) (tillämpningsförordningen), 8

3. Kommissionens förordning (EG) nr 65/2011 av den 27 januari 2011 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1698/2005 i fråga om kontroller och tvärvillkor i samband med stöd för landsbygdsutveckling (kontrollförordningen), 4. Kommissionens förordning (EG) nr 885/2006 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1290/2005 när det gäller godkännande av utbetalningsställen och andra organ och avslutande av räkenskaperna för EGFJ och EJFLU (ackrediteringsförordningen), 5. Rådets förordning (EG) nr 1198/2006 av den 27 juli 2006 om Europeiska fiskerifonden (EFF), 6. Kommissionens förordning (EG) nr 498/2007 av den 26 mars 2007 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1198/2006 om Europeiska fiskerifonden 7. Landskapslag (1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. 8. Landskapet Åland Landsbygdsprogram år 2007 2013 i tillämpliga delar för Leader, 9. Operativprogrammet för fiskerinäringen på Åland år 2007-2013 i tillämpliga delar för Åtgärdslinje 4, 10. Övervakningskommitténs och Landskapsregeringens krav på rapportering, anvisningar och riktlinjer och i övrigt för programmets uppfyllande, 9