Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum 2014-03-12 Kallelse till styrelsemöte för Angereds Närsjukhus PLATS Konferensrum sjukhuskansli, Angereds Närsjukhus, Angereds Torg 9 DATUM OCH TID Onsdag 12 mars 2014, kl 13.00 16.30 OBS! Tiden KALLADE Beslutande Endrick Schubert, ordförande Helena Holmberg, vice ordförande Ann-Sofie Hermansson Jane Bredin Nadia Mousa Ersättare Hasse Andersson Eshag Kia Mats Brännström Arbetstagarorganisationernas representanter Vakant, TCO Ljiljana Vucevic Ström, SACO Pia Rönnesjö, Svenska kommunalarbetarförbundet Övriga Marina Olsson, sjukhusdirektör ANS Lars Gelander, chefläkare ANS Bo Andersson, ekonomichef ANS Inger Milsta Olsson, styrelsens sekreterare Meddela så snart som möjligt om du inte kan komma till sammanträdet via e-post inger.milsta.olsson@vgregion.se Samåk eller åk kollektivt i möjligaste mån! Varmt välkommen! Endrick Schubert ordförande
Styrelsen för Angereds Närsjukhus Sammanträdesdatum 2014-03-12 Dagordning ANS styrelsemöte 12 mars 2014 1. Mötet öppnas 2. Val av justerare Beslut 3. Genomgång av dagordning Beslut 4. Godkännande av protokoll (bilaga) Beslut 5. Slutrapport Socialmedicin och ANS Information 30 min 6. TBC-projektet Information 30 min 7. Redovisning internkontroll 2013 (bilaga) Beslut 8. Internkontrollplan 2014 (bilaga) Beslut 9. Inriktning psykiatri 2014 på ANS (bilaga) Beslut 10. Remissvar informationssäkerhet (bilaga) Beslut 11. Nya ANS Information 12. Patientsäkerhetsarbetet Information 13. Sjukhusdirektörens rapport Information 14. Ordförande informerar Information 15. Anmälan inkommande utgående handlingar (bilaga) Beslut 16. Övrigt 17. Sammanträdet avslutas
Ärende 7
Beslutsunderlag Ärende 7 Styrelsen för Angereds Närsjukhus 2014-03-12 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2014-03-03 Diarienummer ANS 114-2013 Angereds Närsjukhus Handläggare: Bo Andersson E-post: bo.a.andersson@vgregion.se Till styrelsen för Angereds Närsjukhus Redovisning internkontroll 2013 för Angereds Närsjukhus Förslag till beslut Styrelsen för Angereds Närsjukhus beslutar följande: 1. Styrelsen godkänner redovisning av internkontroll 2013 för Angereds Närsjukhus. Sammanfattning av ärendet Styrelsen bordlade redovisning av internkontroll 2013 på Angereds Närsjukhus vid sammanträdet 29 januari 2014. Redovisningen ska behandlas av styrelsen på sammanträdet 10 mars 2014. Bifogad redovisning avser uppföljning av internkontrollplanen 2013 för Angereds Närsjukhus. Internkontrollplanen godkänns och fastställs av styrelsen varje år. Uppföljningen ska ske i samband med årsredovisningen. Eventuell allvarlig avvikelse ska alltid rapporteras omgående till styrelsen. Den interna kontrollen syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering samt efterlevnad av gällande lagar och förordningar. I intern kontroll ingår också att bevaka att fastställda styrdokument följs. Styrelsen beslutade om ANS internkontrollplan för 2013 vid sitt sammanträde 2013-01-30. Angereds Närsjukhus Marina Olsson Förvaltningschef Bo Andersson Ekonomichef Bilaga 1. Redovisning internkontroll 2013 för Angereds Närsjukhus Beslutet skickas till ANS diarium Postadress: Box 23 424 22 Angered Besöksadress: Angereds Torg 9 Angered Telefon: 031-332 67 00 Webbplats: www.angeredsnarsjukhus.se
Plan för internkontroll - redovisning 2013 Dnr ANS 114-2013 Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Ekonomi Attestförteckning Ekonomichef Att aktuell attestförteckning finns upprättad Samtliga attestanter utses av sjukhusdirektör eller ekonomichef. Därefter läggs behörigheter in i aktuella system av ekonomichefen. I Cognos finns alltid uppdaterat register över samtliga attestanter på sjukhuset. Avtalsförteckning Ekonomichef Att aktuell förteckning över gällande hyres- och leasingavtal med angivande av avtalstid finns upprättad Samtliga avtal diarieförs och hyresavtal finns också upprättade i separat excelfil över aktuella hyresbelopp och löptider hos ekonomichefen. Hyresavtal lokalergranskas alltid av Västfastigheter före påskrift samt godkänns av styrelsen där belopp Inköp av varor och tjänster Ekonomichef överstiger delegation. Att gällande inköpspolicys följs och att upphandlade leverantörer väljs samt att LOU efterlevs ANS beställer övervägande merparten av material och tjänster via Regionservice. Vissa direktinköp görs vid smärre belopp och där upphandlade varor och tjänster saknas. Införandet av E-handel är nu till viss del infört och kommer att bidra till ännu bättre lojalitet till upphandlade varor och tjänster. Attest sker vid beställningen och betalning går med automatik om inleverans görs och stämmer med lagd beställning. Om eventuella leverantörsfakturor anländer till fakturaportalen görs kontrollen i tre steg. Först ankomstregistreras fakturan och konteras upp av ekonomifunktionen för att sedan skickas ut för mottagandekontroll av verksamheten. Därefter attesteras fakturan av annan person och betalas av tredje person på Regionservice. Växelkassa Administrativ chef Att kassaansvarigs avstämning av kontanter och kvitton överensstämmer med gällande ansvarsförbindelse Kontanthanteringen avlutades i februari månad. I december avskaffades den andra kassan som förekommit på sjukhuset och som legat vilande sedan beslut togs i början av året. Bokföring Ekonomichef Att gällande regler för bokföring, attest och utanordning efterlevs Ekonomifunktionen gör sitt arbete så bra som möjligt och detta arbete granskas två till tre gånger per år av externt revisionsbolag, Deloitte. Bokslutet granskas den 6 februari. Genomgång löpande Genomgång löpande Genomgång löpande Revisioner vid månadsbokslut Löpande Sjukhusdirektör Sjukhusdirektör Sjukhusdirektör Ekonomichef Sjukhusdirektör 1
Plan för internkontroll - redovisning 2013 Dnr ANS 114-2013 Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Sekretessfakturor Ekonomichef Att verifikat som innehåller känsliga uppgifter hanteras konfidentiellt Eventuella känsliga fakturor såsom exempelvis eventuell personal som undergår någon form av behandling eller liknande döljs i ekonomi/fakturasystemet. Representation Ekonomichef Att gällande riktlinjer samt momsregler följs I förekommande fall hanteras detta efter bästa förmåga. Granskas av externrevisorer Momshantering Ekonomisekreterare årligen i samband med bokslutsgranskning via stickprov. Att gällande riktlinjer samt momsregler efterlevs Ja, såväl ingående som utgående moms redovisas på tillgångs- respektive skuld konto direkt vid fakturahanteringen av ekonomifunktionen. Den så kallade 6%- momsens rutiner har förbättrats under året och bokas nu bort direkt. Periodisering Ekonomichef Att kostnader/ intäkter, fordringar/ skulder är bokförda på rätt period Ja, detta görs av ekonomifunktionen under året så att så rättvisande resultat som möjligt redovisas varje månad. Investeringar Ekonomichef Att investeringsbeslut finns samt att investeringar redovisas rätt och att rätt avskrivningstider följs Ekonomichefen bereder beslutsärende efter det att verksamheterna nominerat sina investeringsbehov. Samtliga investeringsanskaffningar görs med hjälp av Regionservice/inköp. God ekonomisk hushållning Ekonomichef Att verksamheten bedrivs kostnadseffektivt och att kostnaderna är ändamålsenliga Ekonomifunktionen ser i stort samtliga fakturor och kan ifrågasätta eventuella "utsvävningar" och be om motiveringar. I övrigt gäller att leva upp till verksamhetsplan, VÖK inom givna ekonomiska ramar. Mutor Ekonomichef Att gällande lagar och regler efterlevs Det har inte identifierats några problem med mutor eller bestickning under året. ANS har också tillämpat lite striktare hantering av utbildningsresor som till viss del betalas av läkemedelsindustrin. Medarbetare kan erhålla 50 % av kostnaden som bidrag från industrin medan chefer inte tar emot något bidrag över huvud taget. Kansli Delegation Chefssekreterare Att delegationsordningen följs Under året har framkommit att rutinerna för signering av avtal gällande bemanningsläkare har varit otydliga. Personalchefen har därför fått i uppdrag av sjukhusdirektören att ta fram rutiner för nya avtal som gäller bemanningsläkare. Löpande Löpande Löpande I samband med boksluten Löpande Stickprov löpande Stickprov löpande Stickprov 2 gånger per år Sjukhusdirektör Sjukhusdirektör Ekonomichef Sjukhusdirektör Sjukhusdirektör Sjukhusdirektör Sjukhusdirektör Sjukhusdirektör 2
Plan för internkontroll - redovisning 2013 Dnr ANS 114-2013 Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Det har också visat sig att avtal för handledning inte har blivit diarieförda. Personalchef påminner om detta vid första tillfället för ANS Chef under våren 2014. Verksamhetscheferna har ombetts att ta fram avtalen för 2013 för att skicka till Diariet i efterhand. I övrigt har inga avtal noterats som inte har skrivits under av antingen sjukhusdirektör eller ekonomichef. Dokumenthantering Chefssekreterare Att dokument diarieförs, förvaras och gallras i enlighet med gällande krav All post som inkommer till sjukhuskansliet hanteras av projektsekreterare eller styrelsens sekreterare och de handlingar som ska diarieföras fångas då upp och skickas till Diariet i Vänersborg. Handlingar som upprättas på sjukhuskansliet skickas också in till Diariet av samma personer. Övriga sekreterare som hanterar verksamheternas post samt alla chefer har eller ska genomgå utbildning i diarieföring som hålls av styrelsens sekreterare. Verksamhetsassistenter ansvarar för att skicka verksamheternas post för diarieföring. Stickprov 2 gånger per år Den planerade utbildningsinsatsen för personal på sjukhuskansliet kommer att genomföras under 2014. Personal Arkivorganisation för Angereds Närsjukhus (ANS) är upprättad under 2013 och fastställd av styrelsen för ANS. Arbetet med dokumenthanteringsplan har tillfälligt stoppats efter direktiv från Regionarkivet. Arbetsmiljö Verksamhetschef Att identifierade risker åtgärdas så att arbetsskador och tillbud förebyggs så långt som möjligt Fysiska och psykiska arbetsmiljöronder har genomförts delvis i form av medarbetarenkät. Avvikelse rapporteras i MedControl. Legitimation för yrkesutövare Personalsekreterare Kontroll mot Socialstyrelsen att legitimation finns för den befattning som söks Sker enligt gällande rutiner vid samtliga rekryteringar vid yrken med legitimationskrav av HR funktion Anställning Personalchef Att lagar och avtal samt regionens övergripande policys efterlevs Görs löpande av HR funktion. Inga avvikelser under året. Rapport till FSG I samband med anställning Löpande Personalchef Personalchef Sjukhusdirektör 3
Plan för internkontroll - redovisning 2013 Dnr ANS 114-2013 Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Kollektivavtal Personalchef Att kollektivavtal efterlevs HR funktionen följer upp detta löpande. Dialog förs med de fackliga organisationerna i FSG. Belastningsregister Personalchef Respektive chef Att planen efterlevs Planen efterlevs inom flera områden kopplat till exempelvis jämställdhetsutbildning för chefer, policy mot trakasserier på grund av kön och sexuella trakasserier med konkreta åtgärder samt en beredskapsplan för att hantera eventuella anmälningar, lönekartläggning och i rekryteringsarbete vad gäller kön och mångfald. HR funktionen har som ambition att utvärdera och utveckla planen under 2014. Att varje anställd har en kompetensutvecklingsplan OK. Resultat 2013 visar att ANS uppnår mål på att 90 % av alla anställda ska ha en individuell kompetensutvecklingsplan. Utdrag från belastningsregister skall begäras av den som skall anställas på ANS Kontrolleras vid rekryteringar av personer som ska arbeta med barn eller med psykiska sjukdomar. Inga problem har uppdagats. Bisyssla Respektive chef Kontroll av vilken anställd som innehar bisyssla samt att godkänd bisyssla inte strider mot gällande avtal HR funktion för register över samtliga beviljade bisysslor. Bisysslorna beviljas av chef. Avrapporteras i ledningsgrupp och styrelse en gång per år. Under året har en tveksam bisyssla uppdagats vilket gör att HR funktionen framöver kommer kontrollera alla bisysslor innan de beviljas av chef. Flexrättning Patientsäkerhet Kontroll av att flexsaldo inte över-/understiger gällande regler i avtal Görs kontinuerligt av HR funktion i HR och ekonomisupport med alla chefer som genomförs var 6-8 vecka. Löpande I samband med boksluten Sjukhusdirektör Sjukhusdirektör 1 gång per år Personalchef I samband med anställning Personalchef 1 gång per år Personalchef 1 gång per år Personalchef Patientsäkerhet Verksamhetschef Att identifierade risker åtgärdas och att patientskador förebyggs så långt möjligt Ledningssystemet för patientsäkerhet tydliggör verksamhetschefens ansvar och alla verksamheter har en väl fungerande struktur för rapportering av avvikelser och för handläggning av dessa. Medarbetare finns utbildade med kompetens att utföra händelseanalyser. Jämställdhet/mångfaldsplan Kompetensutvecklingsplan Personalsekreterare Personalsekreterare Avvikelserapporter, händelseanalyser Chefläkare 4
Plan för internkontroll - redovisning 2013 Dnr ANS 114-2013 Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Lex Maria Chefläkare Att allvarliga händelser som berör patient rapporteras till Social-styrelsen enligt gällande föreskrifter Den rapportering som skett av avvikelser inom ANS har under året inte bedömts ha lett till patientskada eller risk för patientskada. Ingen avvikelse har därför föranlett rapport enligt Lex Maria. Processen för rapportering har förtydligats. Patientsekretess Verksamhetschef Alla anställda skall känna till vad sekretessen innebär Information och genomgång görs med anställd under introduktionen med påskrift om att man som medarbetare tagit del av informationen och förstått innebörden av densamma. Läsning i patientjournal Verksamhetschef Kontroll så att ingen läser patientjournal utan att vara delaktig i behandlingen Revidering av riktlinjer gällande loggranskning och behörighetstilldelning har skett under året. En dataintrångsgrupp som stöd till chefer vid incidenter med obehörig åtkomst till journal finns. Inga felaktiga intrång har skett under året. Loggranskning sker av all 10% av personal varje månad vilket innebär att varje medarbetare granskas minst en gång per år. Särskild granskning genomförs av extern personal som fått behörighet till ANS journaler och riktad granskning sker av journaler som begärts skyddad av patient. Oavslutade ärenden i MedControl Kontroll av att alla ärenden i avvikelsehanteringen åtgärdas och följs upp Uppföljning sker kontinuerligt och stöd erbjuds till verksamhet att utreda och åtgärda avvikelser. Hygienrutiner Verksamhetschef Att följsamhet sker i enlighet med gällande regler Uppgradering har skett under året för att utveckla kvaliteten på uppföljningen av basala hygienrutiner med målet att få ett starkare engagemang inom flera yrkeskategorier. Rapportering kommer framåt att knytas till ANS kvalitetsorganisation. Säkerhet Allmän säkerhet Verksamhetschef Att säkerheten är tillfredsställande vad gäller lokaler och utrustning Personsäkerhetsutbildning har genomförts vid två tillfällen under 2013. Riktad utbildning har getts till administrativ personal/receptionister inom bemötande, hot och våld. Grundläggande brandutbildning har genomförts vid tre tillfällen. Systematiskt brandskyddsarbete med fortlöpande intern kontroll genomförs. Säkerhetsmålen har arbetats in i sjukhusets utvecklingsstrategi. Tekniska lösningar rörande inbrottslarm har förbättrats och nyckelhantering har reglerats enligt gällande riktlinjer. Receptionernas larm testas var 14.e dag Löpande Löpande Stickprov 2 gånger per år I samband med boksluten Löpande Sjukhusdirektör Personalchef Chefläkare Chefläkare Chefläkare Chefläkarsekreterare Avvikelserapporter Säkerhetsansvarig 5
Plan för internkontroll - redovisning 2013 Dnr ANS 114-2013 Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Informationssäkerhet IT-strateg Att säkerheten är tillfredsställande vad gäller informationshantering och lagring samt att gällande lagstiftning följs Kartläggning av de register som finns med personuppgifter Information till alla chefer om Anmälan om behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen Rollbeskrivning har genomförts där ansvar, befogenheter och mandat har förtydligats. Avvikelse som upptäckts har hanterats enligt gällande riktlinjer och ärendet pågår fortfarande. 6
Ärende 8
Beslutsunderlag Ärende 8 Styrelsen för Angereds Närsjukhus 2014-03-12 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2014-03-03 Diarienummer ANS 54-2014 Angereds Närsjukhus Handläggare: Bo Andersson E-post: bo.a.andersson@vgregion.se Till styrelsen för Angereds Närsjukhus Internkontrollplan 2014 för Angereds Närsjukhus Förslag till beslut Styrelsen för Angereds Närsjukhus beslutar följande: 1. Styrelsen godkänner internkontrollplan 2014 för Angereds Närsjukhus Sammanfattning av ärendet Internkontrollplan 2014 för Angereds Närsjukhus bordlades av styrelsen på sammanträdet 29 januari 2014, för att behandlas på sammanträdet 12 mars 2014. Den interna kontrollen syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering samt efterlevnad av gällande lagar och förordningar. I intern kontroll ingår också att bevaka att fastställda styrdokument följs. Internkontrollplanen godkänns och fastställs av styrelsen varje år. Uppföljningen ska ske i samband med årsredovisningen. Eventuell allvarlig avvikelse ska alltid rapporteras omgående till styrelsen. Angereds Närsjukhus Marina Olsson Förvaltningschef Bo Andersson Ekonomichef Bilaga 1. Internkontrollplan 2014 för Angereds Närsjukhus Beslutet skickas till ANS diarium Postadress: Box 23 424 22 Angered Besöksadress: Angereds Torg 9 Angered Telefon: 031-332 67 00 Webbplats: www.angeredsnarsjukhus.se
Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum 2014-02-26 Internkontroll på Angereds Närsjukhus 2014 Bakgrund Den interna kontrollen syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering samt efterlevnad av gällande lagar och förordningar. Internkontroll är inte en isolerad process utan ska vara en del av alla styrsystem. Det är ett medel för att uppnå mål, inte ett mål i sig. Regionstyrelsen ska förvissa sig om att den interna kontrollen fungerar, samt leda och samordna regionens arbete för att säkerställa att målen nås medan nämnder och styrelser har det primära ansvaret för den interna kontrollen. I kommunallagen (KL) 6 kap 7 anges att Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Till grund för årlig upprättad internkontrollplan ligger riskbedömning som förvaltningsledningen gör kontinuerligt för att säkerställa att gällande rutiner är tillräckliga. Berörda områden är bland annat informationssäkerhet, patientsäkerhet, krishantering, säkerhet för demokratin, arbetsmiljöarbete, ekonomisk säkerhet och arbete mot ekonomisk brottslighet och otillåten påverkan. Om en avvikelse upptäcks ska beredskap finnas för att hantera situationen. Arbetet med avvikelser ska tas tillvara som ett lärande i organisationen. Syfte och definitioner Med intern kontroll menas sjukhusets organisation, rutiner och system som bland annat syftar till att: Trygga sjukhusets tillgångar och förhindra förluster. Säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs. Minimera risker, säkra system och rutiner. Säkra att resurser använd i enlighet med tagna beslut. Säkra en rättvisande redovisning. Öka förvaltningens effektivitet. Trygga sjukhusets personal och politiker från oberättigade misstankar. I intern kontroll ingår också att bevaka att fastställda styrdokument följs. Exempel på styrdokument är måldokument, budget och delegationsordning. Uppföljning För att den interna kontrollen ska fungera bra krävs en kontinuerlig uppföljning i samband med årsredovisningen. Ett väl utvecklat uppföljnings- och utvärderingssystem ger styrelsen förutsättningar att löpande få information om aktuella förhållanden och hur verksamheten utvecklas, samt om målen för verksamheten uppfylls. Förvaltningschefen ansvarar för att uppföljningen av den interna kontrollen utvecklas och anpassas efter strategin för intern kontroll. Förvaltningen upprättar ett förslag till kontrollplan som fastställs av styrelsen varje 1
Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum 2014-02-26 år. Tillämpningen av den interna kontrollplanen genomförs ute i verksamheten. Rapporteringen ska vara kort, enkel och ändamålsenlig. Avvikelser i förvaltningen ska fortlöpande återrapporteras till styrelsen under året. I planen för internkontroll ska framgå: Vad som ska granskas under perioden Vilka reglementen, regler och policys som berörs Vilken tidsperiod granskningen avser Granskningsmetod Vem som är ansvarig för granskningen Vem man rapporterar till Ansvar/roller Internkontroll är en process som påverkas av organisation, styrelse, ledning och medarbetare. Den interna kontrollkedjan innebär att det finns ett rapporteringssystem med utbyte av ömsesidig information mellan olika nivåer från verksamhetsnivå till regionfullmäktige. Alla anställda har en skyldighet att omedelbart rapportera fel och brister i den interna kontrollen till närmast överordnad som i sin tur är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen. Regionstyrelsens ansvar Att regionövergripande reglementen, regler och policys upprättas Att se till att det finns en god intern kontroll hos nämnder och förvaltningar Att med nämndernas/sjukhusstyrelsernas uppföljningsrapporter utvärdera regionens samlade system för intern kontroll och vid behov besluta om förändringar. Sjukhusstyrelsens ansvar Att svara för den interna kontrollen Att regionövergripande reglementen och policys följs inom styrelsens ansvarsområde Att fastställa och följa upp internkontrollplanen varje år Att rapportera resultat av uppföljningen till regionstyrelse och regionrevision. Förvaltningschefens ansvar Att förvaltningsspecifika regler och anvisningar utformas så att en god intern kontroll kan upprätthållas Att löpande rapportera till sjukhusstyrelsen hur den interna kontrollen fungerar. Verksamhets- linjechefers ansvar Att se till att antagna reglementen, policys, föreskrifter, anvisningar och regler följs samt informera medarbetare Att verka för att arbetsmetoder och resurser används som bidrar till en god intern kontroll. Att uppkomna avvikelser hanteras som en möjlighet till förbättring och återkopplas till medarbetarna för ett lärande. 2
Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum 2014-02-26 Revisorernas ansvar Att pröva om den kontroll som görs inom nämnderna/sjukhusstyrelserna är tillräcklig Att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt Att pröva om räkenskaperna är rättvisande Att i samband med den årliga revisionsberättelsen lämna redovisning till regionfullmäktige om hur den interna kontrollen fungerar. Beslut om Internkontrollplan Ekonomichefen har upprättat förslag till internkontrollplan 2014 för ANS, som ett underlag till sjukhusets styrelse. Styrelsen fattar sitt beslut utifrån redovisning av genomförd riskanalys och bedömning om att de områden som ingår i planen ska omfattas av internkontrollplanen. Bilaga: Internkontrollplan för Angereds Närsjukhus 2014 3
Plan för internkontroll 2014 Dnr: ANS 54-2014 BILAGA Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Ekonomi Attestförteckning Ekonomichef Att aktuell attestförteckning finns upprättad Genomgång löpande Avtalsförteckning Ekonomichef Att aktuell förteckning över gällande hyres- och leasingavtal med angivande av Genomgång avtalstid finns upprättad löpande Sjukhusdirektör Sjukhusdirektör Inköp av varor och tjänster Ekonomichef Att gällande inköpspolicys följs och att upphandlade leverantörer väljs samt att LOU efterlevs Genomgång löpande Sjukhusdirektör Bokföring Ekonomichef Att gällande regler för bokföring, attest och utanordning efterlevs Löpande Sjukhusdirektör Sekretessfakturor Ekonomichef Att verifikat som innehåller känsliga uppgifter hanteras konfidentiellt Löpande Sjukhusdirektör Representation Ekonomichef Att gällande riktlinjer samt momsregler följs Löpande Sjukhusdirektör Momshantering Ekonomisekreterare Att gällande riktlinjer samt momsregler efterlevs Löpande Ekonomichef Periodisering Ekonomichef Att kostnader/ intäkter, fordringar/ skulder är bokförda på rätt period I samband med boksluten Investeringar Ekonomichef Att investeringsbeslut finns samt att investeringar redovisas rätt och att rätt Löpande avskrivningstider följs Sjukhusdirektör Sjukhusdirektör God ekonomisk Ekonomichef Att verksamheten bedrivs kostnadseffektivt och att kostnaderna är ändamålsenliga Stickprov löpande Sjukhusdirektör hushållning Mutor Ekonomichef Att gällande lagar och regler efterlevs Stickprov löpande Sjukhusdirektör Kansli Delegation Chefssekreterare Att delegationsordningen följs Stickprov 2 gånger per år Sjukhusdirektör Dokumenthantering Chefssekreterare Att dokument diarieförs, förvaras och gallras i enlighet med gällande krav Stickprov 2 gånger per år 1
Plan för internkontroll 2014 Dnr: ANS 54-2014 BILAGA Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Personal Arbetsmiljö Verksamhetschef Att identifierade risker åtgärdas så att arbetsskador och tillbud förebyggs så långt som möjligt Rapport till FSG Personalchef Legitimation för yrkes- Personalsekreterare Kontroll mot Socialstyrelsen att legitimation finns för den befattning som söks I samband med Personalchef utövare anställning Anställning Personalchef Att lagar och avtal samt regionens övergripande policys efterlevs Löpande Sjukhusdirektör Kollektivavtal Personalchef Att kollektivavtal efterlevs Löpande Sjukhusdirektör Jämställdhet/ mångfaldsplan Personalchef Att planen efterlevs I samband med boksluten Sjukhusdirektör Kompetensutvecklingsplan Respektive chef Att varje anställd har en kompetensutvecklingsplan 1 gång per år Personalchef Belastningsregister Personalsekreterare Utdrag från belastningsregister skall begäras av den som skall anställas på ANS I samband med Personalchef anställning Bisyssla Respektive chef Kontroll av vilken anställd som innehar bisyssla samt att godkänd bisyssla inte strider mot gällande avtal 1 gång per år Personalchef Flexrättning Personalsekreterare Kontroll av att flexsaldo inte över-/understiger gällande regler i avtal 1 gång per år Personalchef Patientsäkerhet Patientsäkerhet Verksamhetschef Att identifierade risker åtgärdas och att patientskador förebyggs så långt möjligt Avvikelserapporter, händelseanalyser Lex Maria Chefläkare Att allvarliga händelser som berör patient rapporteras till Social-styrelsen enligt Löpande gällande föreskrifter Chefläkare Sjukhusdirektör Patientsekretess Verksamhetschef Alla anställda skall känna till vad sekretessen innebär Löpande Personalchef Läsning i patientjournal Verksamhetschef Kontroll så att ingen läser patientjournal utan att vara delaktig i behandlingen Stickprov 2 gånger per år Chefläkare 2
Plan för internkontroll 2014 Dnr: ANS 54-2014 BILAGA Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Oavslutade ärenden i MedControl Chefläkarsekreterare Kontroll av att alla ärenden i avvikelsehanteringen åtgärdas och följs upp I samband med boksluten Chefläkare Hygienrutiner Verksamhetschef Att följsamhet sker i enlighet med gällande regler Löpande Chefläkare Säkerhet Allmän säkerhet Verksamhetschef Att säkerheten är tillfredsställande vad gäller lokaler och utrustning Avvikelserapporter Säkerhetsansvarig Informationssäkerhet IT-strateg Att säkerheten är tillfredsställande vad gäller informationshantering och lagring samt att gällande lagstiftning följs 3
Ärende 9
Beslutsunderlag Ärende 9 Styrelsen för Angereds Närsjukhus 2014-03-12 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2014-03-03 Diarienummer ANS Angereds Närsjukhus Handläggare: Marina Olsson E-post: marina.r.olsson@vgregion.se Till styrelsen för Angereds Närsjukhus Inriktning av psykiatriverksamheten vid Angereds Närsjukhus 2014 Förslag till beslut Styrelsen för Angereds Närsjukhus beslutar följande: 1. Styrelsen ställer sig bakom inriktningsbeslut och förslag till uppdrag från Hälso- och sjukvårdsnämnd 12 avseende psykiatriverksamheten vid Angereds Närsjukhus, som ska införas successivt under 2014. Sammanfattning av ärendet Hälso- och sjukvårdsnämnd 12 har antagit ett inriktningsdokument om psykiatriverksamheten vid Angereds Närsjukhus 2014. Dokumentet anger inriktning och uppdrag för den psykiatriska verksamheten inom Angereds Närsjukhus som ska införas successivt under 2014. Angereds Närsjukhus Marina Olsson Förvaltningschef Bilaga 1. Beslut från Hälso- och sjukvårdsnämnd 12 om inriktning av psykiatriverksamheten vid Angereds Närsjukhus, 16, dnr HSN12-23-2014 2. Tjänsteutlåtande och inriktningsdokument HSN 12 daterat 14 januari 2014 Beslutet skickas till Hälso- och sjukvårdsnämnd 12 ANS diarium Postadress: Box 23 424 22 Angered Besöksadress: Angereds Torg 9 Angered Telefon: 031-332 67 00 Webbplats: www.angeredsnarsjukhus.se
1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2014-01-14 Diarienummer HSN12-23-2014 Hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli Handläggare: Håkan Mannelqvist Telefon: 010-441 14 45 E-post: hakan.mannelqvist@vgregion.se Till hälso- och sjukvårdsnämnd 12, nordöstra Göteborg Inriktning av psykiatriverksamheten vid Angereds Närsjukhus 2014 Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsnämnden beslutar följande: 1. Hälso- och sjukvårdsnämnden antar inriktningsdokumentet om psykiatriverksamhet vid Angereds Närsjukhus 2014. Sammanfattning av ärendet Detta dokument anger inriktning på den psykiatriska verksamheten inom Angereds Närsjukhus. Inriktningen ska successivt införas under 2014. Angereds närsjukhus uppdrag inom verksamhetsområdet psykiatri föreslås huvudsakligen ha följande inriktning: Erbjuda vård och behandling för unga vuxna med psykisk ohälsa Tillhandahålla psykiatrisk konsultation och vid behov vård och behandling för patienter som behandlas inom övriga specialistområden på Angereds Närsjukhus. Insatser riktade till vissa målgrupper under kortare eller längre perioder. Hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli Håkan Hilmer Hälso- och sjukvårdschef Bilaga (om det behövs) 1. Inriktning av psykiatriverksamheten vid Angereds Närsjukhus 2014 Beslutet skickas till Marina Olsson. marina.r.olsson@vgregion.se Postadress: Regionens Hus 405 44 Göteborg Besöksadress: Ekenäsgatan 15, Borås Lillhagsparken 5, Göteborg Drottninggatan 1, Mariestad Kilbäcksgatan 32, Uddevalla Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se/hsnk E-post: hsnk@vgregion.se