Arbetsfö rslag till ny örganisatiön fö r EFS v. 141029 OBS! Detta är inte ett färdigt beslutsförslag utan ett arbetsdokument för diskussion i distrikten och på rådslaget i januari. Område 1 Syfte och vision Förslag Den nya organisationen ska enligt EFS styrelses uppdrag vara en effektiv organisation, som kraftfullt stödjer syftet i 1 i stadgarna, missionsföreningar och anslutna grupper i deras arbete lokalt och det gemensamma arbetet på olika områden. Det följande förslaget innebär goda möjligheter att: 1. Motivera till engagemang och möjligöra att man bättre får satsa på de områden man brinner för och med de gåvor man har. 2. Förenkla för nytillkommande EFS-sammanhang och unga. 3. Samla kompetens på ett bättre sätt. 4. Frigöra vissa resurser genom att samla administration. 5. Underlätta för Salt att verka i EFS struktur. 6. Skapa renare tjänster och enhetliga lönekriterier. 7. Vara en uthållig organisation som både kan växa och krympa. Detta kommer att tjäna EFS vision om att se människor komma till tro på Jesus Kristus och bli hans efterföljare i sin vardag. Med en förenklad och hållbar struktur kan vi både motivera, utveckla och stärka mission lokalt och globalt. EFS kan ha ett starkare fokus på nya sätt att leva i mission, på nya sätt att vara kyrka, på nyplanteringar av EFS och på samverkan med Svenska kyrkan och andra sammanhang. 2 Demokratisk struktur 1
Genom den nya strukturen skapas en gemensam juridisk person som demokratiskt byggs upp med regioner, geografiskt motsvarande nuvarande distrikt. Regionala rådslag Föreningarna nominerar kandidater till ett regionalt rådslag. Alternativ A: Varje förening sänder två ledamöter. Alternativ B: Ansluten EFS-förening sänder två ombud för de första 50 medlemmarna och därefter med ett ombud för varje påbörjat 50-tal medlemmar upp till 200 medlemmar och därutöver med ett ombud för varje påbörjat 100-tal medlemmar (som i distrikten idag). Antal ombud kan beräknas antingen utifrån direkta medlemmar eller utifrån medlemmar(unika deltagare) i aktivitet. Uppgifter för rådslagen 1. Vara idé- och visionsforum 2. Välja 4-7 medlemmar till sitt regionala råd. 3. Välja regional valberedning. 4. Besluta om regional verksamhet och dess finansiering. 5. Förbehandla EFS verksamhetsplan för kommande år. 6. Välja styrelse för gemensam egendom där det behövs. 7. Ha stor frihet att utforma både innehåll, pedagogik och former. Regionen bestämmer hur ofta och när man vill samlas till regionalt rådslag. Man kan samlas varje år eller välja att samlas vartannat år och då välja hälften av regionrådets ledamöter på fyraårsmandat. Rådslag kan hållas när det regionala rådet sammankallar eller när till exempel 10 % av föreningarna begär så etc. Detta skapar en frihet för regionen att till exempel att kombinera rådslag med uppbyggelse/missionskonferens eller att alternera så att rådslag hålls det ena året och någon form av konferens det andra. Regional valberedning En regional valberedning nominerar kandidater till medlemmar i regionrådet för val vid regionalt rådslag på liknande sätt som sker i dagens distrikt. Valberedningen nominerar nästa valberedning så som det sker idag. Nominering till EFS styrelse. Man kan tänka sig två varianter: Alternativ 1: En mindre nationell valberedning. Den regionala valberedningen har till uppgift att förse nationell valberedning med lämpliga namn. Alternativ 2: En stor nationell valberedning på liknande sätt som idag. Här nominerar den regionala valberedningen två kandidater för EFS valberedning (en ordinarie och en ersättare). Dessa väljs av det regionala rådslaget att ingå i den nationella valberedningen. Regionala råd Regionala råd med 4-7 ledamöter väljs av de regionala rådslagen. Detta råd får ett tydligt ansvar för regionens del av EFS arbete. Uppgifter för regionalt råd: 1. Möts minst fyra gånger per år. 2. Relaterar till EFS styrelse genom lämplig och korsvis adjungering. EFS styrelse kan vid behov utse ledamot eller anställd att närvara vid det regionala rådets möte och adjungera medlem i regionalt råd att vara med på EFS styrelses 2
sammanträden. Till exempel kan ett av EFS styrelses sammanträden varje år utvidgas till ett styrelseforum genom sådan adjungering, där strategiska frågor om verksamhet diskuteras, liksom ekonomi. 3. Är stöd och bollplank till personal som arbetar regionalt/från regionens kontor. 4. Styr den regionala verksamheten utifrån beslutade ramar i samråd med regionledaren. 5. Är rådgivande till EFS styrelse. 3 Så ska verksamheten fungera Alla anställda i EFS anställs centralt förutom de som lokala EFS-föreningar väljer att själva anställa. Varje region kommer att behöva ha en grunduppsättning av tjänstemän, till exempel regionledare, regionskonsulent och assistent på deltid. Typ av tjänst och tjänsternas omfattning får styras av regionens behov. Varje region har ett regionalt kontor som bemannas enligt regionens behov och förmåga. Den specifika personal-och ekonomikompetensen finns på centralt. Genom att alla anställs/erbjuds anställning behöver resurser tillföras på riksplanet för personal- och löneadministration. Kommunikation och information sker genom gemensamma media som Budbäraren och efs.nu men behöver kompletteras med information inom regionen. EFS har en gemensam webbplats med flikar för de olika regionerna. Den nya strukturen i denna modell bör kunna frigöra vissa resurser för mission genom att samla ekonomihantering och administration centralt. De bör användas för mission enligt visionen i punkt 1 ovan. Detta behöver räknas på i dialog med distrikten. Arbetsgrupper och nätverk för olika verksamheter skapas efter behov och gåvoutrustning i samråd med regionalt anställda och det regionala rådet. Samverkan kring anställda över regiongränser är enklare än nu då ingen momsplikt föreligger mellan regioner och riksnivå. 4 Ekonomi, avgifter och insamling En enda budget för hela EFS upprättas, med en gemensam kontoplan. I regionen finns den av regionen beslutade verksamheten, finansierad genom regionens eget åtagande, men ingår i nationell budget som en avdelningsbudget. Hos EFS centralt upprättas rutiner för hur medel till regionens ansvarsområde ( avdelningsbudget ) kommer in. Följande modell kan tänkas: Förening (eller krets ) med anställd står för kostnad för anställd plus förslagsvis 10 % påslag på kostnaden för administration (eller beräknat per medlem). Utöver detta väljer regionrådslaget vilken av följande modell man vill använda för gemensamma regionala satsningar: Alt A: Föreningarna bidrar efter förmåga och vilja med gåvor till det regionsgemensamma. Dessa gåvor behöver då särskiljas från det som ges från föreningar till EFS gemensamma arbete. Alt B: Genom att betala en föreningsavgift beräknat på antal medlemmar. 3
EFS kan tillföra medel för strategiska ändamål som till exempel evangeliserande och diakonala satsningar, nyplantering och utveckling. Detta kan ske till en viss region eller till samarbeten mellan regioner. 5 Fastigheter och fonder Fastigheter som idag ägs av distrikten ska inte överföras till EFS. Se förslag för den framtida förvaltningen i bifogat PM för fastigheter. Fonder överförs till EFS balansräkning. De regionala råden deltar i beslut om hur dessa ska förvaltas och bestämmer över hur medlen ska användas. PM för fonder upprättas. 6 Anställningar Alla anställningar förs över till EFS centralt. Lokala föreningar som idag anställer erbjuds att EFS tar hand om anställning. Vissa arbetsmiljöuppgifter fördelas till regionledare. Arbetsledning ska ske lokalt. EFS tillhandahåller handledning och utbildning. De regionsanställda handleds av regionledaren. Regionledaren handleds av den som regionrådet utser. Rekrytering till tjänster i regionen delegeras till regionledaren i samarbete regionråd och lokal förening. Ansvar för utvecklingssamtal för anställda inom regionen uppdras till regionledare och regionråd att fördela och genomföra. Missionsföreståndaren ansvarar för regionledaren. Lönesamtal delegeras till regionledare och regionråd att fördela och genomföra. Rätt till fortbildning beslutas på EFS kansli på förslag från regionledaren. Gemensamma lönespann, lönekriterier och kompensationsregler ska gälla lika i hela organisationen. Även villkor för ideellt engagerade bör vara desamma. Ansvar för MBL-förhandlingar fördelas på lämpligt sätt. 7 Systembehov Gemensamt medlemsregister med olika funktioner upprättas. Gemensamt ekonomisystem med integrerade program som elektronisk attestmöjlighet. Administrativa system för personal förstärks Gemensam webbplats med regionflikar skapas. Gemensam arkiveringsplan upprättas. mm Outsourcing av vissa funktioner kan övervägas. 8 Antal regioner Vi har diskuterat antalet regioner men går inte fram med ett förslag kring detta. Redan från början finns möjligheter kring samverkan mellan regioner kring t.ex. musik, scout, medarbetarsamlingar, missionssatsningar och genom nätverk kring specifika frågor mellan till exempel nya EFS-sammanhang, samarbetskyrkor och integrationsarbete. Om vi i framtiden ser att det skulle vara strategiskt för missionsuppgiften att regioner går samman eller att föreningar får en annan regionstillhörighet får gemensamma 4
beslut tas om det när det blir aktuellt. 9 Tidsplan 10 Genomförande Nov-dec 2014: Distriktsstyrelserna tittar på detta material. Januari 2015: Organisationsrådslag och Byggplats. Februari: EFS styrelse bekräftar tidsplan och fortsatt genomförande. Februari-april: Förankring bland anställda i samråd med arbetsgivarallians och Vision Ekumeniska. Februari maj: Bearbetning av förslag i dialog med distrikten och deras årsmöten. Maj: Seminarium och info vid årkonferensen. Hösten 2015: Fackliga förhandlingar och färdigt förslag. Hösten: Remiss till föreningar? Februari 2016: EFS styrelse beslutar om proposition. Mars-maj Beslut i distriktens årsmöten. Kan läggas tidigare. Maj: Ny organisation beslutas av årsmöte. Hösten: Praktiska förberedelser nationellt och regionalt. 2017-01-01: Beslut träder i kraft. Distrikten kan gå in i den nya organisationen. Önskan och målet med detta förslag är att alla distrikt vill och kan gå in en ny struktur 170101. Vi tror att det är mycket att vinna på att vi går i en ny struktur vid samma tidpunkt gemensamt. Fördelarna med till exempel gemensam personal- och löneadministration slår inte igenom annars. Samtidigt kan kanske processen ta längre tid i något av distrikten. I så fall får det hanteras i genomförandet. Vissa frågor kommer att behöva lösas efter att den nya organisationen börjar gälla. Frågor som fortsatt behöver bearbetas 1. PM för fonder 2. Frågor relaterade till samarbetskyrkorna 3. Salts samverkan med regionerna 4. Administrativ effektivisering 5. Konsekvensanalys för anställda 6. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter 7. Stadgefrågor 8.? Har ni i tankar kring vad som behöver komma med i denna lista är vi tacksamma om vi får dem, gärna innan rådslaget i januari! Projektgruppen för EFS framtida organisation 2014-10-28 Johanna Björkman (Salt), Jan Ebefeldt, Gustaf Hansson, Jan-Olof Hedström, Stefan Nordström (Vision Ekumeniska), Henrik Näslund, Stefan Holmström (ordförande och sekreterare). 5