Uppdaterad 2012-05-25 Stensödens kooperativa förskola Handbok Föräldrakooperativet Stensöden Denna handbok är framtagen för att vara ett underlag för föreningens arbete. Handboken ger information till styrelse och medlemmar om beslut som är tagna. Den dagliga verksamheten utförs av anställd personal och hanteras inte i denna folder. Här kan man finna information om beslut som tagits och använda informationen som ett hjälpmedel för eventuella framtida beslut.
Allergier: Ifall det finns barn med allergier i gruppen skall man tillämpa lika behandlingsplanen. Arbete och Material: Policyn är att förskolan inte utbetalar någon ersättning för vare sig material eller arbete till medlemmarna. Medlemmar som tillhandahåller material via sitt arbete eller egen firma har rätt att skicka faktura på material. Ifall vi t ex är i behov att en tjänst där en medlem via sitt företag har möjlighet att utföra arbetet men kräver ersättning kan föreningen utbetala ersättning mot faktura. Avgifter: Insatsavgift: 100 kr/medlem Betalas i samband att man blivit medlem. Årsavgift: 200 kr/medlem Betalas i januari. Månadsavgift: 800 kr/barn oavsett tid. Betalning sker senast den sista för innevarande månad. Debitering sker årets 12 månader. Undantag finns för familjer som övergår till sexårsverksamhet. Se under uppsägning av plats. Medlemmen skall utan anmodan betala månadsavgiften. Vid ingång i föreningen skall man även bli medlem i bygdegården. Ordförande informerar bygdegården kontaktuppgifterna och bygdegården debiterar medlemmen. Avtal: Föreningen har följande avtal under framtagande med Bygdegården: -Hyreskontrakt inkl indexklausul -Samarbetsavtal -Avtal tältkåta -Avtal bidrag Avtal med kommunen: -I och med den nya skollagen 2011 upphörde det befintliga avtalet med kommunen att gälla utan verksamheten utifrån skollagen och med kommunen som tillsynsman.
Styrelsen har även funderat ut ett upplägg som sedermera kan bli ett avtal för kan användas där familjerna är separerade och bägge föräldrarna vill ta del av informationen på förskolan. Alla avtal arkiveras hos sekreteraren. Barnantal: Föreningen har en målsättning att utifrån dagens ekonomiska förutsättningar bedriva en verksamhet med 22 barn i spridda åldrar. Men detta måste utvärderas löpande för att kompensera eventuella framtida bortfall. Befattningsbeskrivningar: En särskild befattningsbeskrivning är framtagen för ansvarsposter och finns tillgänglig på hemsidan. I den framgår delar av vad varje enskild har för uppgifter i sitt ansvarsområde. Bygdegården: Bygdegården är vår fastighetsvärd och som tack vare ett större bidrag gjorde det möjligt att vi kunde starta vår verksamhet. Det är viktigt att Kooperativet har en utgångspunkt att vi tillsammans skall arbeta för en god anda och att i alla uppdrag hjälpas till vårt yttre. Förmåner: Dom styrelsemedlemmar som anser sig ha betungande uppgifter har möjlighet att avstå ordinarie föräldrainsatser. Ingen ekonomisk ersättning utgår till styrelsemedlemmar för sina uppdrag. Vid en aktivitet med personalen står föreningen för personalens kostnader och varje medlem bekostar själv sina kostnader. Föreningen har en utgångspunkt att bedrivas utan förmåner. Frågor/Funderingar- Ifall en medlem har en fråga/fundering tas detta direkt med den ansvarige för det område det gäller. Ifall denne inte kan ge ett svar på frågan/funderingen får den ansvarige söka
information för att sedan ge ett svar. T ex Frågor som rör ekonomi ställs direkt till kassör och personalfrågor ställs till personalansvarig osv. Föräldrainsats Föräldrainsatsen sker på onsdagar mellan klockan 13.45-ca 17.45 (stängning). Ytterligare information ang föräldrainsatsen finns framtagen. Första Hjälpen Utbildning Graviditetspenning Vid havandeskapspenning tillämpas ordinarie sjukskrivningsregel, dvs man har rätt att nyttja förskolan upp till ordinarie schema. Grupper och gruppansvariga: Utöver styrelsen består föreningen utav diverse grupper. Deras uppgift är att på bästa möjliga sätt ta hand om sina ansvarsområden. I varje grupp finns en sammankallande som väljs på årsmötet. Alla förutom ledamöterna i styrelsen skall tillhöra minst en grupp. Grupper i dags läget: Matgrupp Krisgrupp- Styrelsen samt förskolechef Inne/Utegrupp Aktivitetsgrupp Städgrupp Rekryteringsgrupp Det är upp till varje enskild gruppansvarig att ge medlemmarna information som berör sina ansvarsområden.
Hemsida: Hemsideadressen är www.stensoden.se Målsättningen är att all information skall finnas tillgänglig på hemsidan. IT-ansvarig ansvarar för att hålla hemsidan uppdaterad. Varje enskild medlem skall meddela IT-ansvarig sådant som skall ändras/tilläggas på hemsidan. Hemsidan har även en lösenordsskyddad del där konfidentiell information finns. Det är bara medlemmar som får ta del av lösenordet. Information- Vem/Vilka informerar? I huvudsak informerar ordförande frågor gällande föreningen i stort och personalansvarig frågor gällande personalen. I övrigt informerar varje ansvarig. Vilka har rätt till information? Alla medlemmar som står uppskrivna i medlemsregistret och har fyllt i sekretesspappret har rätt att ta del av information gällande föreningen. Ifall familjen separerar under tiden som medlemmar har bägge rätt till information eftersom dom bägge fortfarande enligt våra uppgifter är edlemmar. Ifall föräldrarna är separerade innan dom blir medlem blir det automatiskt den som står som medlem som får ta del av informationen ifall inget annat överrenskommes. Ifall den andra föräldern skall få ta del av informationen skrivs ett särskilt avtal(sekretess). Huvudprincipen är att dom som får ta del av informationen skall ha skrivit under sekretesspappret och dom som medverkar i verksamheten skall ha skrivit under sekretesspappret och även lämnat utdrag ur belastningsregistret. Inköp: Alla inköp skall godkännas av kassören. Huvudprincipen är att inget inköp görs utan kassörens medgivande.
Inskolning- Rutiner vid inskolning Familjen ska vara med på insatsen under inskolningsveckan. Första kontakten sker med ordförande alternativt rekryteringsgrupp. Personalen informerar om den dagliga verksamheten. Ordförande/Rekryteringsgruppen informerar följande: -Stadgarna -Infoblad -Föräldrainsatserna -Jourinsats -Insatsavgift, årsavgift och månadsavgift -Informerar att fr om 2011 skall man även vara medlem i bygdegården -Övriga insatser och om vad som kan krävas av en medlem -Informerar om att även ställa sig i kö via kommunen. -Genomgång planer och systematiskt brandskyddsarbete Ansökan beviljas av styrelsen. Syskon är alltid garanterad plats. Personalen planerar inskolningen tillsammans med den nya medlemmen. Ordförande skickar kontaktuppgifter till kassören, sekreterare och informerar medlemmarna om den nya familjen. Checklista kassör: -Debitera insatsavgift, årsavgift och månadsavgift. Checklista sekreterare: -Uppdatera medlemsregistret. Se till att medlemmen fyller i sekretesspapper och lämnar utdrag ur belastningsregistret. -Arkiverar alla uppgifter, Skickar medlemsregistret till webansvarig. Checklista webansvarig: -Uppdatera medlemsregistret på hemsidan
Ordförande skickar även kontaktuppgifterna till kassör i bygdegården som debiterar årsavgiften för bygdegårdsföreningen. Invald i styrelsen Dessa rutiner gäller när man blir invald i styrelsen -Genomgång systematiskt brandskyddsarbete Det är ordförande som ansvarar för att den invalda får informationen. Ifall det är ordförande som blir invald ligger ansvaret på styrelsen. Jourvecka Varje familj har jourvecka enligt ett rullande schema. Framförallt under denna vecka ansvarar man för vikarieanskaffning. I första hand skall man gå in själv som vikarie men kan man inte ringer man dom andra medlemmarna. Ifall det absolut inte finns möjlighet att lösa vikariebiten med föräldrar ringer man in en vikarie utifrån. Detta görs i samråd med personalen. Huvudtanken är att alla vikariebehov som vi vet om minst veckan innan löser vi med medlemmarna och att lämpligt kan vara att ställa upp en dag/medlem. Kan man mer är det självklart bra. Se även särskild information ang detta. Material och Arbete: Policyn är att förskolan inte utbetalar någon ersättning för vare sig material eller arbete till medlemmarna. Medlemmar som tillhandahåller material via sitt arbete eller egen firma har rätt att skicka faktura på material. Ifall vi t ex är i behov att en tjänst där en medlem via sitt företag har möjlighet att utföra arbetet men kräver ersättning kan föreningen utbetala ersättning mot faktura. Medlemmar- Övriga skyldigheter Förutom den ordinarie föräldrainsatsen och jourveckan skall varje medlem göra vad som står i sin makt till att medverka vid möten, vara med och påverka (tycka till i) de beslut som tas. Varje medlem skall även komma med förslag och förbättringar till att få en så bra verksamhet som möjligt. Man skall även bidra med arbetskraft vid behov. Det är viktigt att alla medlemmar känner en tillhörighet till föreningen och därigenom känner ett engagemang för att hjälpa till. Media All kontakt med Media skall i första hand ske av ordförande. Vid en krissituation är det enbart ordförande eller den som ordförande utser som har kontakt med media.
Möten Föreningen skall hålla årsmöte under våren (enl stadgarna) och minst ett medlemsmöte under årets 12 månader (lämpligtvis hösten). Ordförande kallar till mötena. Parkering All parkering skall ske endera utanför förskolans mark eller så på den övre parkeringen. Personal- Rutiner vid nyanställning Checklista Ordförande: -Genomgång systematiskt brandskyddsarbete Personalansvarig/Huvudskyddsombud: -Genomgång planer Planer Föreningens olika planer skall finnas tillgängliga på hemsidan. Protokoll Tillgängliga på hemsidan och originalen skall arkiveras hos sekreteraren. Rapportering och tillsyn Nedan finns information om vad som skall rapporteras och vad som det skall utföras tillsyn på, och även vilken månad: Detta skall rapporteras eller utföras tillsyn: Årsmöte Medlemsmöte Skyddssyn Verksamhetsberättelse (personalens) Verksamhetsberättelse Brandskyddskontroll
Brandövning Årsredovisning Period: Jan-Juni: Årsmöte. Enligt stadgarna kallas medlemmarna till årsmöte tidigast (se stadgarna) och senast innan ett ordinarie årsmöte. Ordförande kallar till årsmötet. Kassören informerar revisorn. Mer info under Årsmöte. Jan: Feb: Mars: Genomgång Brandskyddsarbetet enl särskild folder, kontrollista. Genomgång utbildningar April: Maj: Juni: Juli: Aug: Byte lösenord på hemsidan. Sept: Utrymningsövning, Genomgång planer och Första Hjälpen utbildning Okt: Nov: Ladda och uppdatera mobiltelefonen Dec: Reklaminfo Föreningen har tagit fram ett reklamblad som är tänkt att användas som information till de som visat intresse för vår verksamhet. Reklambladet finns även på vår hemsida. Sjukskrivning (förälder) Vid sjukskrivning har föräldrar rätt att nyttja förskolan till 100%. Stängning Förskolan har stängt ett antal dagar under året för att ge fortbildning till personalen. Personalen informerar medlemmarna dessa dagar i god tid. Övrigt har förskolan stängt fyra veckor under sommaren, vanligtvis juli. Ordförande informerar medlemmarna datum för sommarstängningen.
Oftast finns möjlighet att nyttja någon av kommunens förskolor, vanligtvis Husums under denna period. Personalen informerar om detta. Ev merkostnader bekostas av varje enskild medlem. Styrelsen och styrelsemöten Styrelsen skall bestå av minst xx ledamöter och max xx suppleanter (se stadgarna). En ur styrelsen är även adjungerad till bygdegårdens styrelse. Styrelsen skall ha som målsättning att träffas minst 11 ggr/år, vanligtvis andra tisdagen i varje månad. Ordförande eller den som vederbörande utser informerar medlemmarna väsentliga saker. Mindre väsentliga saker är det dock upp till varje enskild medlem att ta del av via mötesprotokollet. Protokollen skall finnas tillgängliga på hemsidan inom 7 dagar efter mötet. Fr om 2011 skall ledamöterna som väljs in i styrelsen väljas på 2 år. Styrelsen skall ha en utgångspunkt att inte fler än en ledamot skall bytas ut under samma föreningsstämma. Checklista Styrelsemöte Ordförande: -Informerar styrelsen om tid för mötet. -Leder mötet. Sekreterare: -Skickar ut dagordning innan mötet till styrelsemedlemmarna. -För protokoll under mötet och sammanställer dito. Webansvarig: -Ser till att protokollet finns ute på hemsidan senast inom 7 dagar efter mötet. Syskon Syskon är alltid garanterad plats till förskolan. Tider Grundprincipen är att man har ett schema som man förhåller sig till. 15h tillämpas för heltidsarbetslösa och föräldralediga.
Tjänstledighet Tjänstledighet beviljas enbart för det som enligt svensk lag gäller. Trafik Ingen trafik skall ske inom den yta där barnen leker ifall det inte gäller varutransport eller dylikt. Man ska ta kontakt med personalen först innan man kör in på området. Absolut ingen backning för ske utan uppmärksamhet från någon utanför fordonet. Tältkåtan Tältkåtan ägs tillsammans (50% vardera) med bygdegården. Tältkåtan står på en mark som arrenderas av bygdegården. Ett särskilt avtal är under upprättande som ger bygdegården rätten till kåtan ifall förskolan läggs ner eller flyttas. En särskild Rutin/Restriktionsfolder har upprättats. Foldern klargör ansvar och innefattar en checklista. Vikarie för personal Personal i barngrupp ersätter i första hand vikariebehov i köket. Föräldrar ersätter personal i barngrupp enl jourinsats. Se även jourvecka. Inga föräldrar vikarierar i köket. Vård av syskon Vid vård utav syskon har man rätt att nyttja förskolan till 100% Uppsägning av plats Uppsägning av sin plats görs till ordförande via e-post eller skriftligt och skall bekräftas av ordförande. Uppsägningstiden är full kalendermånad. Uppsägning behöver inte göras vid övergång till sexårsverksamhet. Vid övergång till sexårsverksamhet är sista dag som medlem den dag som förskolan är öppen innan sommarstängningen. Däremot om man vill nyttja förskolan i augusti står man kvar som medlem och betalar hela juli och den faktiska tiden i augusti. (per helvecka) Utbildningar: -Systematiskt brandskyddsarbete
-Första Hjälpen utbildning Tecknande av förening: Föreningen tecknas (se stadgarna). Dock har kassören rätt att på egen hand disponera över föreningens bankkonto. Årsmöte Årsmöte skall hållas inom 6 månader från årets början. Punkterna framgår ur föreningens stadgar. Fr om 2011 skall ledamöterna som väljs in i styrelsen väljas på 2 år. Styrelsen skall ha en utgångspunkt att inte fler än en ledamot skall bytas ut under samma föreningsstämma. Checklista Årsmöte Ordförande: -Kallar till årsmötet tidigast 4 veckor och senast 2 veckor innan mötet. -Informerar valberedningen ev ändringar gällande ledamöter och suppleanter. Sekreterare: -Sammanställer dagordning. Kassör: -Informerar revisor om datum för mötet. -Sammanställer dom ekonomiska underlagen. Valberedning: -Skickar ut en förfrågan till medlemmarna ifall dom vill se några förändringar gällande ledamöter och suppleanter. Frågar om det finns några frivilliga. Skickar ut till medlemmarna dom ev nya förslagen innan mötet. Skall kritiskt granska sittande styrelse och komma med förslag till förändring ifall dom anser det. Valberedning skall föreslå den bästa möjliga styrelsen och skall alltid agera utifrån föreningens bästa. Valberedningen kan välja att enbart ge ett förslag till stämman. Övrigt: Övernattning Ingen övernattning är tillåten i bygdegårdens lokaler.