Arkivet och arkivering December 2010 e-post: kansliet@revriks.se Tel: 08-20 27 50 Hemsida: www.revriks.se
Arkivet & arkivering eller Rädda Föreningsarkivet utan att drunkna i papper Många medlemmar har funderingar om hur föreningens handlingar ska bevaras. Här kommer ett utdrag från Riksarkivets råd och anvisningar. Viss text, som inte gäller enskild väghållning, har strukits. En praktisk vägledning var som kan gallras och vad som ska sparas har med benäget tillstånd inhämtats från Föreningsarkiven i Stockholms län Arkivet föreningens minne Arkivet hos en förening eller annan jämförbar organisation utgörs av de handlingar som har tillkommit i verksamheten. Det kan t ex röra sig om en brevkopia till någon som bjöds in för att föreläsa, protokoll som förts vid styrelsemöten, fotografi er som tagits på en utflykt, inbjudan till en teaterkväll, flygblad som delats ut vid någon demonstration, jubileumsskrifter, medlemsregister, räkenskaper, verksamhetsberättelser m m. Allt detta tillsammans avspeglar organisationens historia, utgör dess minne. Det är viktigt att vi räddar det för framtiden! Viktigt för kommande generationer, såväl som för de som är verksamma i organisationerna nu. De senare måste ha tillgång till olika dokument som behövs för verksamheten. För kommande generationer kommer dessa handlingar att utgöra historiska källor en del av deras kulturarv. Detta gäller i hög grad även invandrarorganisationernas arkiv. Utan dessa källor kommer inte invandringens historia att kunna belysas med den vetenskapliga mångsidighet som är önskvärd. Tyvärr är det mycket av just föreningarnas arkivmaterial som har försvunnit genom åren eller fi nns utspritt hos (f d) medlemmar. För att bryta denna trend har vi i denna lilla skrift tänkt att ge argument och tips för en god arkivvård samt några länkar till olika arkivinstitutioner som arbetar med föreningsarkiv. Några skäl till att ordna och bevara föreningsarkivet Rationalitet: I ett välordnat arkiv hittar du lättare och snabbare den information Du behöver. Arkivet är föreningens minne! Utan det behöver Du kanske göra om saker som är redan gjorda/skrivna. Lagstiftningen ställer vissa krav på bevarande och gallring av en förenings arkivhandlingar. Den historiska aspekten: Arkivet speglar föreningens historia och dess roll i samhällsutvecklingen. I arkivet fi nns material till den egna jubileumsskriften och till vetenskapligt bedriven forskning. Och till sist: Vill Du att framtidens bild av Din organisation skall grundas uteslutande på dokumentation som skapats av andra parter i samhället? Lagarna och arkivet Bestämmelser om upprättandet av handlingar, gallring och bevarande finns framför allt i dessa lagar och förordningar: Bokföringslagen (SFS 1976:125) Arbetsmiljölagen (SFS 1977:1160) Datalagen (SFS 1973:289, omtr. 1982:446) Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) e-post: kansliet@revriks.se Tel: 08-20 27 50 Hemsida: www.revriks.se
Lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter (SFS 1990:325) Taxeringslagen (SFS 1990:324) Några tips för en god arkivvård Utse en arkiv- och dokumentationsansvarig i föreningen. Om möjligt, se till att denna person får någon form av utbildning. Denna person ansvarar sedan för att föreningens handlingar hålls ordnade och samlade. Att ingenting av värde slängs eller på annat sätt försvinner, men att inga onödiga handlingar, t ex extra kopior, reklam m m sparas. För att underlätta arbetet kan man utarbeta en s k arkivbildningsplan innehållande de regler som gäller för föreningens hantering av sin egen dokumentation. Förvara handlingarna så stöld- och brandsäkert som möjligt. Även fukt och mögel utgör en fara fuktiga källarlokaler är inte lämpliga för förvaring av handlingar. Har man själv inte möjlighet att förvara sina handlingar på ett betryggande sätt kan man deponera dem hos någon arkivinstitution enligt särskilt överenskommelse. Arkivinstitutionerna kan även bistå föreningarna med råd, t ex. vid utarbetande av en arkivbildningsplan, val av arkivlokal, inköp av utrustning, m.m. Många ordnar även kurser i arkiv- och dokumenthantering för föreningsaktiva. Vad ingår i arkivet? Till handlingar som bör bevaras hör: Protokoll, t ex årsmötes-, styrelse- och kommittéprotokoll Verksamhets- och revisionsberättelser Kopior av viktigare utgående skrivelser, rapporter, cirkulär Medlemsmatriklar, medlemsförteckningar Inkomna skrivelser och korrespondens Handlingar som rör olika ämnen, t ex stadgar, fastighetshandlingar, kurser, konferenser, jubileumshandlingar, historik m m. Räkenskaper: huvudböcker, kassaböcker och bokslutshandlingar Statistik Kartor och ritningar Eget tryck i ett exemplar: medlemstidningar, jubileumsböcker, affischer, flygblad, inbjudningskort och program m m. Fotografi er och videofilmer Ljudupptagningar Pressklipp Föremål som fanor, klubbtröjor och klubbnålar Inte bara papper... Det har blivit allt vanligare att olika handlingar upprättas och lagras med datorhjälp på hårddiskar, disketter, optiska skivor m.m. Dessa utgör naturligtvis också arkivhandlingar som bör bevaras för framtiden så säkert som möjligt. Disketter duger t.ex. inte till längre förvaringstider. Skall man bevara ADB-information är det viktigt att man också bevarar tillhörande systemdokumentation. Ibland är det kanske bäst att ta ut det väsentligaste på papper. Foton, ritningar och mikrofilm är andra arkivhandlingar som kräver speciella hänsyn vid förvaring. e-post: kansliet@revriks.se Tel: 08-20 27 50 Hemsida: www.revriks.se
Praktisk vägledning från Föreningsarkiven i Stockholms län Tänk på följande Samla ihop hela arkivet Sammanför handlingar som hör ihop Avlägsna kopior Ta bort gem, gummisnoddar och plastfickor Håll isär handlingar som skall gallras från början Kartonglägg Förteckna handlingarna Se till att arkivet förvaras i säkra lokaler Handlingar som bör bevaras för all framtid Protokoll med bilagor Verksamhets- och revisionsberättelser Stadgar Arkivexemplar av eget tryck, t ex medlems tidningar, broschyrer, affischer mm Medlemsregister och liggare av olika slag Kopior av utgående skrivelser, motioner, rapporter och cirkulär Inkomna skrivelser och motioner, korrespondens Ämnesordnade handlingar, t ex rörande fastigheter, jubileer, kurser, tävlingar, avtal och kontrakt, mm Räkenskaper, t ex bokslutshandlingar, huvudböcker eller kassaböcker, kontoplaner Ritningar Fotografier Pressklipp Handlingar som bör gallras i lokala föreningars arkiv Handlingstyp Dubbletter och kopior Utkast och arbetsmaterial på vägen mot slutliga dokument Inkomna protokoll, verksamhetsberättelser etc för kännedom Reklam och liknande erbjudanden Inkomna cirkulär, rapporter, protokoll Böcker, tidskrifter, informations tryck som inte producerats av föreningen Inbjudningar till kurser, konferenser och liknande Anmälningar till kurser och liknande (till egna kurser sparas endast deltagarlista) Inaktuella blanketter och formulär som ej fyllts i Underlag i form av offerter, förfrågningar, planering, kalkyler och kostnadsberäkningar Korrespondens som saknar betydelse för föreningen Adressändringar och medlemsanmälningar till medlemsregistret Utgallras Omedelbart 2 år Omedelbart Vid inaktualitet, senast 2 år 2 år eller vid inaktualitet e-post: kansliet@revriks.se Tel: 08-20 27 50 Hemsida: www.revriks.se
Pressklipp utan datum och källhänvisning Kallelser till möten samt dagordningar om protokoll finns Kontoutdrag, girobesked och liknande som är till för avstämning och kontroll Rekvisitioner och fraktsedlar Verifikationer Kontrollupp gifter och deklarationer Hjälpbokföring som månads- och kvartalsrapporter 2 år 10 år 10 år Gallringslistan förutsätter att medlemsregister, årsbokslut och huvudböcker eller kassaböcker bevaras. BEVARANDE Skrivmateriel Digitala handlingar Bevaras på papper: E-post Medlemsregister och andra register Bokföring Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut Polymerteknik Box 857 501 15 Borås Ordbehandlingsdokument Fax: 033-10 33 88 Ta bort: Gem Plastfickor Gummisnoddar Kopiera Inkomna fax på termodynamiskt papper Dagstidningspapper e-post: kansliet@revriks.se Tel: 08-20 27 50 Hemsida: www.revriks.se
Förvaring Skall skydda mot: Brand och skadlig upphettning Fukt och vatten Skadlig miljö Obehörig åtkomst Serierubrik A2 Styrelseprotokoll Volymnummer Tid Anmärkn l 1903-1907 Band 2 1908-1909 Band 3 1910-1914 Kapsel Litteraturtips Arkivhandbok för organisationer, Riksarkivet, enskilda byrån 1998 Bevara din historia. Handbok för föreningsfolk, Liberf örlag, Stockholms 1981 Folkrörelsernas arkivhandbok. Allmänna Förlaget, Stockholm 1988 Handbok för föreningsarkivarier. Prisma, Stockholm 1972 Nilsson, Nils. Arkivkunskap. Lund 1973 Ordning i arkivet. Dokumenthantering för föreningar. Föreningsarkiven i Stockholms län, 2001 Ulfsparre, Anna Christina (red). Arkivvetenskap. Lund 1995. Att serieförteckna När arkivet är grovsorterat efter allmänna arkivschemats olika handlingstyper är det dags att börja med arkivförteckningen. Gå igenom varje huvudavdelning, kartonglägg och plocka samtidigt bort gem och plastfickor. Några serier behöver troligtvis delas upp i flera underserier. Underserierna i varje avdelning numreras i löpande ordning. Serien A, protokoll med bilagor, kan exempelvis underindelas i: Al Mötesprotokoll A2 Styrelseprotokoll A3 Övriga protokoll Serien G, räkenskaper, kan på liknande sätt underindelas i: G 1 Huvudböcker G2 Kassaböcker G3. Verifikationer På varje förteckningsblankett (se exempel under flik 10 och medföljande diskett) redovisas därefter alla volymer, som ingår i respektive serie. Protokollen är kanske skrivna i bundna böcker för en viss tidsperiod för att därefter övergå i lösa blad. Serien A3, Styrelseprotokoll, kan då få följande utseende. Kartong eller kapsel kallas den arkivkartong, som man framrör allt lägger lösa handlingar i. Band är en inbunden volym som ej ligger i en arkivkartong. Var noga med att på utanpå varje volym med blyerts skriva volymsignum. I ovanstående exempel således A3:l, A3:2 resp. A3:3. På detta sätt kan du snabbt gå från din arkivförteckning till bokhyllan och finna rätt volym. Volymerna ordnas i varje serie i tidsföljd. När förteckningen är klar, skriver du ut den. Slutligen etiketterar du varje volym (se exemplet) ovan.etiketten skall redovisa föreningens namn, serierubrik, tid- och volymsignum. e-post: kansliet@revriks.se Tel: 08-20 27 50 Hemsida: www.revriks.se
Arkivering av bilder samt digitalt material Här publicerat material är med benäget tillstånd hämtat från kursmaterial från FSL, Föreningsarkiven i Stockholms Län. Ref: Urban Johansson. Fotografier Fotografiers farliga fiender: Fukt Värme Ljus Stora temperaturskillnader Påsiktsbilder: Förvara i askar eller kuvert av rent cellulosapapper.flera bilder i samma ask förvaras med ett papper mellan varje bild. Plastfickor måste vara av polyester, polyeten eller polypropylen. Klimat för förvaring Temperatur Färgbilder + 2 grader Sv/v bilder + 15-18 grader Nitrat + 2-11 grader Luftfuktighet: 30-40 % RLF Negativ: Nitratnegativ förekommer i lösa blad och är brandfarliga om de förvaras i stora mängder tätt sammanpackade. Förvaras ett och ett i syrafria kuvert. -Acetatnegativ är inte brandfarliga. Bilder i album: Klistret kan skada bilderna. Trots detta bör man i allmänhet låta bilderna sitta kvar. Undantag: bilder i album på fästande underlag med plastfilm över. Bildernas placering och texten i ett album kan ge viktig information till eftervärlden. Om du själv vill sätta bilder i album. -Använd rätt klister eller helst fotohörn. Tänk på att använda syrafritt papper. Förvara albumen på samma sätt som övriga fotografier Använd stärkelseklister t ex Hemia 4738 eller Easyglue 2066. Syrafri kartong Om du vill rama in en bild så använd: Två kartonger, en för baksida och en för passepartout. Annars ligger bilden direkt mot glaset, vilket kan skada bilden. Fotohörn Aluminiumram - undvik träram som kan dra åt sig insekter och avge gaser Hantering av bilder Använd alltid rena bomullshandskar. Fingeravtryck kan ge bestående skador. -Om du skriver bildtext på kortets baksidaanvänd en mjuk blyertspenna, 8B för plastpapper och något hårdare för fiberpapper. Arbeta inte i direkt solljus. Undvik upprepade kopieringar. Lampan i en skanner avger mindre ljus och värme. Försök inte själv göra rent bilder och negativ - detta är ett jobb för en konservator. Avlägsna löst sittande damm och smuts. e-post: kansliet@revriks.se Tel: 08-20 27 50 Hemsida: www.revriks.se
Registrering av bilder Registrering av bilder sker idag huvudsakligen med datorstöd. Viktiga uppgifter att ta med: motiv, årtal, personer, topografisk bestämning, fotograf, upphovsrätt, arkivbildare. Olika kategorisystem finns inom arkiv- och museivärlden. Foton i föreningsarkiv Dokumentera sambandet mellan arkivbildare och fotografi. Dokumentera eventuellt samband mellan foto och övriga handlingar där fotot låg. Detta är speciellt viktigt om fotot tas bort från sin ursprungliga plats för annan och bättre förvaring. Fotot kan ligga kvar i sin ursprungliga miljö men läggas i bättre förvaringsmedel. Dokumentera i arkivförteckningen var det ingår foton. Hänvisa i förekommande fall till ett separat bildregister. Skall man gallra? Bilder förstör varandra Samlingen har ingen information, inget ursprung/härkomst. Samlingen tillhör inte vår verksamhet. Upphovsrättsliga frågor ej lösta från föregående ägare Dubbletter Att tänka på vid gallring Beslut om gallring skall föreligga Ange principer, policy för gallringen Upprätta inventeringsunderlag med sammanställning Utvärdering av fackman Kopia till nationell ansvarsenhet Digitalisering av bilder Digitaliseringens huvudsyfte är inte att for framtiden bevara bilderna. CD-skivor är inget bra arkivmedium. Läsbarheten måste ständigt kontrolleras. -Skivorna måste omkopieras vart 5-8 år. Ett alternativ är att lägga bilderna på en lös hårddisk, som via USB-porten kopplas till datorn. Digitaliseringen ökar tillgängligheten och förhindrar förslitning, Skanning av fotografier: Bäst är at köpa en skanner som tar både påsiktsbilder, negativ och färgdia. if Det bästa bildbehandlingsprogrammet är Adobe Photoshop som finns i en billighetsversion, Photoshop Elements for ca 1 000 kr. Vissa gratisprogram kan också rekommenderas, t ex Paint.Net Skanna bilderna med en upplösning av 300 dpi, så kan de användas i digital version för tryckning. Lagra bilderna som okomprimerade tiff-filer. Tiff är ett standardformat för bildlagring som kommer att kunna läsas länge. För sökning kan man lägga bilderna i jpg-format, som tar mindre plats på hårddisken. Detta är ett förstörande format som minskar bildens kvalitet, men som duger bra att visa på en skärm. e-post: kansliet@revriks.se Tel: 08-20 27 50 Hemsida: www.revriks.se
Andra medier Ljudband Spelfilm Video, VHS Datamedia - disketter, CD-, DVD-skivor Arkivera bilder, sammanfattning Inventera Handlingsplan --->Gallring --> Destruktion Emballering --->Arkivering Märkning Digitalt bildlagringssystem Riddargatan 35-37 114 57 STOCKHOLM Telefon 08-20 27 50, Fax 08-20 74 78, e-post kansliet@revriks.se e-post: kansliet@revriks.se Tel: 08-20 27 50 Hemsida: www.revriks.se