Funktionärsinstruktioner 22 september 2013 Tävlingsledare Eva Wirén Säkerhetsansvarig Karin Bergkvist Sekretariat Eva Lustig Sjukvårdsansvarig Birgitta Almgren Funktionärsansvarig Birgitta Almgren Matbiljetter funktionärer Halvdag kaffebiljett = kaffe/dryck + halv fralla alternativt bulle Heldag - även lunchbiljett Att vara funktionär kort beskrivning per uppgift Observera att dessa funktionärsinstruktioner är skrivna utifrån att det är mindre, enkla klubbtävlingar som avses och där det ofta är föräldrar med ingen eller begränsad erfarenhet att hjälpa till som funktionär som vi riktar oss till. Vi har därför ansträngt oss att hålla instruktionerna korta och enkla för att inte avskräcka. Den som vill ha mer kan läsa tävlingsledarmanualen för lokal tävling som också finns tillgänglig på klubbkontoret. Parkering Två parkeringar finns tillgängliga: Nedanför stallet och bakom ladan. Se till att transporterna ställs så att ytan utnyttjas maximalt. Det måste finnas plats att köra ut från parkeringen. Om du får platsbrist, be föraren köra fram till skogen, vända och parkera utmed vägen parallellt med parkeringen. Vid problem kontakta tävlingsledaren. Ha en startlista för att planera parkeringen. Sekretariat Sekretariatet bör öppna en timme före första start. Vid lokal tävling behöver ingen startanmälan ske, avanmälan ska ha gjorts i tävlingsdatabasen. Se även ryttarmeddelande. Alla skall uppvisa vaccinationsintyg innan de får lasta ur hästen. Kontroll sker vid parkering. Protokoll med namn på alla startandes protokoll (gäller dressyrtävling) ska finnas till domaren. Dessa skrivs ut från administrationsprogrammet Equipe.
Löpare Vid domaren hjälper speakern till att presentera ryttare och häst. Från domaren hämtar löparen protokollen löpande, lämnar dem till sekretariatet, får resultat från sekretariatet; pinne som ska hängas upp i resultatordning och resultat ska lämnas till speakern. Var uppmärksam på vad som händer, försök hämta protokollen mellan ritterna. Vaccinationskontroll Ge en lapp för att lägga i bilrutan med telefonnummer om chauffören behöver kontaktas. Ger även en kaffebiljett till chauffören. Vaccinationsintervall Grundvaccination innebär två vaccinationer (A+B) med ett intervall av 21-92 dagar. Därefter är hästen startberättigad. Därefter ska hästen revaccineras (R) inom 365 dagar för att vara fortsatt startberättigad. För att få starta måste det ha gått minst sju dagar sedan senaste vaccination. Korrekt och giltigt vaccinationsintyg, helst hästpass, eller vidimerad kopia ska medföras och ska visas upp före start. Ekonomi & administration Samtliga resultatlistor sammanställs i Equipe och ansvarig för resultatpublicering skickar för redovisning till ansvarig för hemsidan och till ridsportförbundet via Equipe. Skicka ett mail till kassören, mailadress finns hos klubbens styrelse och Helena Ek, redovisa hemmaryttare. Dessa ska betala hästhyra till ridskolan, 200kr per ponnystart och 220kr per häststart Framridning På framridningsbanan är säkerheten det viktigaste. Funktionärsrollen innebär att man vakar över framridningen så att ingen olycka händer och att ingen uppträder olämpligt mot sin häst (hårda bestraffningar) eller mot annan medtävlande. Man skall också hålla koll på vilket ekipage som är inne på tävlingsbanan hela tiden och ropa fram den som skall hålla sig beredd att gå till tävlingsbanan för sin start. Ett ekipage skall alltid stå på vänt utanför tävlingsbanan. Max fem ekipage samtidigt. Då måste du som funktionär hålla reda på vem som står på tur att få börja rida fram och ropa
upp detta ekipage. Om det inte är 5 ekipage på framridning, erbjud kommande ryttare att rida fram, men att de får gå ut om ett tidigare startnummer kommer, detta för att få bra flöde på framridningen. Håll kontakt med sekretariatet om vilka ryttare som finns på framridningen. In/Utsläppsfunktionär Denne ska tillse att på betryggande och säkert sätt, släppa i ekipage på tävlingsbanan och ut det ekipaget som har ridit klart. Vid insläppet finns en av/påklädningsruta där hästskötare kan ta av benskydd etc. Endast en person och aktuellt ekipage får finnas i rutan samtidigt, detta för att förhindra skador. Vid dressyrtävling ska även ev. dressyrstaket öppnas. Lämpligt är att först släppa in nästa ekipage och sedan ut det föregående ekipaget. Detta miniminerar oro för hästarna. Funktionären ska se till att ha en aktuell startlista i handen och hålla reda på vilket ekipage som är på banan och vilket ekipage som ska in på banan därefter. Collecting ring är den plats där nästa ryttare vistas före start. Priser / förberedelser Kontrollera att det finns priser och rosetter förberett. Priser som delas ut: Antal starter : 3-4 = 1 placerad 5-8 = 2 placerade 9-12 = 3 placerade 13-16 = 4 placerade osv. enl TR. Finns anslag i domartornet För att det ska räknas som en tävlingsklass måste minst tre ekipage inom samma kategori, starta. Förbered och lägg fram med skriftlig instruktion, rätt antal priser till varje klass i enlighet med den slutgiltiga startlistan. Prisutdelning Priser som ska delas ut efter respektive klass finns förberett. Prisutdelaren ska, när resultatet är fastställt, informera de ryttare/ekipage som ska in på banan för prisutdelning. Prisutdelning sker enligt TR II till häst för de tre först placerade, övriga till fots. De ryttare som kommer in till fots måste informeras om att de ska bära hjälm.
Publicering på hemsidan Inför tävling publiceras på hemsidans nyhetssida info om när tävlingen hålls. Så snart dokumenten är färdiga publiceras löpande under tävlingssektionens flik: Proposition, Startlista, Funktionärsuppdrag, Ryttarmeddelanden, Resultat. Servering / Café Kolla veckan innan vad som behöver köpas och åk och handla. Tänk på att köpa papperstallrikar, muggar, servetter bestick etc inte bara mat, godis och dricka. Beräkna att det kommer minst dubbelt så många som antalet starter. Se till att det finns ordentlig mat till funktionärerna. (obs! gäller endast de tävlingar där det serveras mat). Funktionärer ska lämna matbiljetter. Servera under dagen, be tävlingsledaren om hjälp om någon måste åka och kompletteringshandla. Se till att allt är i ordning efteråt, frys det som kan användas igen. Ta hand om kassan och lämna till serveringsansvarig. Speaker Som speaker hälsar du alla välkomna till dagens tävling, presenterar domaren och berättar vilken klass det är som nu skall starta. På dressyrtävling presenteras ryttarens namn och hästens namn. Nämn också vilket ekipage som ska hålla sig beredd (nästa ekipage). När domaren blåser i en visselpipa (ger startsignal) har ryttaren 60 sek på sig att starta. Efter ritten säger speakern, Vi tackar xx för den ritten och vill nu ha in xx på banan. Rapportera löpande poängen för tidigare ryttare så snart poängen är sammanställda, ange bara totalpoäng och ev vad det motsvarar i procent, inga delbetyg anges. Räknare På lokal dressyrtävling beräknas poängen i Equipe. Skrivare På dressyrtävling behövs skrivare, det är den som skriver ner de betyg som domaren ger under ritten. Man behöver ha lite vana att snabbt uppfatta vad domaren säger och inte missa vilket poäng som tillhör vilken rörelse. Du måste kunna programmet som man skriver för att följa med i skrivandet. Domaren skriver själv det sista slutomdömet och signerar protokollet.
Arvode domare Det finns en blankett som man ber domaren fylla i för utbetalning av domar-arvode, blanketten lämnas i klubbens brevlåda. Brevlådan sitter i stallet mittemot kontoret. Iordningställande av tävlingsplats Detta görs kvällen innan tävling. Vid dressyrtävling skall staket sättas upp runt hela tävlingsbanan 20x40m. Hela banan skall harvas (brukar Hanna göra) och bokstäverna skall placeras ut. Kratta en linje för medellinjen. Ställ ut avspärrningar med hjälp av hoppstöd och plastband och markera vägar för ryttare och publik. Följ anläggningsskissen. Stall 4 Väg publik Stall Väg häst/ryttare asfalt Stall Personal Ridhus Väg häst/ryttare 3 Lada 4 8 5 Hage 3 Hagar Hagar 1&2 7 6 1 Sekreteriat, servering 2Toalett 3 Parkering transporter 4 Parkering besökare 5 Framridning 6 Collecting ring 7 Tävlingsbana 8 Kontroll vaccinationsintyg Avspärrning Kontrollera att ljudanläggningen och förbered domarplatsen; stolar, filtar, ljudanläggning, pennor, tidtagarur, visselpipa, frukt, dryck (tävlingsdagen). Speakern finns utanför domarplatsen och behöver regnskydd vid dåligt väder. Skyltning av bilvägar till tävlingsplatsen skall ske från stan och färjan. Häng upp skyltar; ryttartävling i rondeller och svängar av körsträckan.
Tävlingsdagen Placera ut utrustning för mockning på parkering och utebanan. Anslå startlistor och anläggningsskiss och vid tävlingsanläggning och parkering. Häng ut stora klockan så den syns från tävlingsbanan Tävlingsledare Tävlingsledaren är arbetsledare för alla funktionärer och den som är kontaktperson för tävlingen i samtliga frågor. Tävlingsledaren skall inte stå ensam ansvarig utan det är hela arbetsgruppen som ansvarar för tävlingen men det är tävlingsledaren som frontar. Tävlingsledaren skall ta emot domaren när den kommer, visa upp till domarplats och förse med fika från caféet. Tävlingsledaren lämnar även över en domararvodes-blankett och ser till att få den tillbaka ifylld och klar. Den läggs i klubbens brevlåda. Tävlingsledaren skall också förvissa sig om att det finns en sjukvårdskunnig på plats under dagen om olyckan skulle vara framme. Återställande av tävlingsplats Efter tävlingen ska allt material bäras ut. Efter dressyrtävling ska alla dressyrstaket bäras ut och bokstäverna sättas tillbaka på sina vanliga platser. Städa och mocka alla ytor, även parkeringar och rudvägar.