1/12 (Översättning. Om tolkningskonflikter uppstår gäller den finska originaltexten.) 1 Tillämpningsområde Kapitel I Allmänna bestämmelser Detta reglemente tillämpas vid val av studentrepresentanter i universitetsförvaltningen enligt nedanstående bestämmelser. Förutom bestämmelserna i detta reglemente tillämpas vid val av studentrepresentanter i förvaltningen dessutom universitetslagen, statsrådets förordning om universiteten, tillämpliga universitetsinterna bestämmelser och studentkårens stadgar. Med studentrepresentanter i förvaltningen avses studentrepresentanterna i universitetets styrelse, medlemmarna i universitetskollegiet, medlemmarna i fakultetsråden, medlemmarna i institutionsråden, medlemmarna i rättsskyddsnämnden, medlemmarna i direktionen för nationalbiblioteket samt personer i andra organ som universitetet ber studentkåren välja eller föreslå studentrepresentanter till. Om val till förvaltningsorgan som är gemensamma för flera universitet avtalas mellan studentkårerna. 2 Samtycke Till studentrepresentanter kan enbart väljas personer som har gett sitt samtycke till detta. 3 Anordnande av val Enligt universitetets instruktion ska studentkåren välja studentrepresentanter i fakultetsråden och institutionsråden före utgången av november månad under valåret. Enligt universitetets instruktion är studentrepresentanternas mandatperiod i universitetskollegiet, fakultetsråden och institutionsråden två år. Om mandatperioden för studentrepresentanterna i universitetets styrelse beslutar universitetskollegiet.
2/12 4 Examensrätt som medför valbarhet Kapitel II Valbarhet Valbar vid val av studentrepresentanter som omfattas av detta reglemente är varje person som har rätt att avlägga lägre högskoleexamen, högre högskoleexamen, licentiat- eller doktorsexamen, specialläkar-, specialtandläkar- eller specialveterinärexamen eller som har rätt att bedriva speciallärar- eller specialbarnträdgårdslärarstudier. Vid val till universitetets styrelse, fakultetsråden och institutionsråden är en förutsättning för valbarhet dessutom att den studerande är närvaroanmäld vid universitetet. Vid val av medlemmar i andra förvaltningsorgan eller vid komplettering av förvaltningsorgan krävs att den studerande har anmält sig som närvarande innan ansökningsperioden börjar. Valbara till universitetets styrelse, universitetskollegiet, fakultetsråden och institutionsråden är dock inte personer som enligt universitetets valinstruktion är valbara som representanter för personalen. 5 Den primära examensrättens inverkan En person kan inte vara valbar i mer än en fakultets fakultetsrådsval, en institutions institutionsrådsval och ett universitetskollegieval. Om en person har rätt att avlägga flera examina är hen valbar enbart vid den fakultet och institution som hen i samband med behandlingen av röstlängden enligt 20 har anmält att är hens primära. 6 Valbarhet vid val av studentrepresentanter i fakultetsråd och institutionsråd Valbara vid val av studentrepresentanter till fakultetsråd är enbart studerande vid ifrågavarande fakultet. Valbara vid val av studentrepresentanter till institutionsråd är enbart studerande vid ifrågavarande institution. Vid behov ger centralvalnämnden närmare anvisningar om fakultets- eller institutionstillhörigheten.
3/12 7 Att förlora sin valbarhet under pågående period En person förlorar sin valbarhet under pågående mandatperiod om hen 1) anmäler sig som frånvarande, 2) inte länge har rätt att avlägga examen vid den fakultet eller institution i vars förvaltningsorgan hen verkar. En person förlorar också sin valbarhet om hen anställs i ett sådant tjänsteförhållande att hen i universitetsval skulle anses tillhöra universitetets personal. En studerande som har förlorat sin valbarhet anses ha avgått ifall det är fråga om ett organ där studentkåren har gjort det slutgiltiga valet av medlemmar. Studentkårens generalsekreterare eller någon av hen utsedd person ska en gång per termin granska valbarheten för medlemmarna i förvaltningsorganen. Kapitel III Val av studentrepresentanter i universitetets styrelse 8 Att tillsätta en valkommitté Styrelsen tillsätter en valkommitté för att bereda valet av studentrepresentanter i universitetets styrelse. Varje delegationsgrupp kan föreslå en medlem i kommittén. Dessutom utser styrelsen en sakkunnigmedlem. Styrelsen väljer en av de medlemmar som föreslagits av delegationsgrupperna eller sakkunnigmedlemmen till ordförande för kommittén och utser bland studentkårens anställda en sekreterare för kommittén. Kommittén väljer en vice ordförande inom sig. 9 Valkommitténs uppgifter Valkommitténs uppgifter är att 1) utlysa förtroendeuppdrag som studentrepresentanter i universitetets förvaltning; 2) intervjua det antal sökande som kommittén anser vara lämpligt; 3) ge delegationen ett förslag på vilka som ska väljas till styrelsen.
4/12 10 Valkommitténs mötespraxis Valkommittén sammankallas av ordföranden, eller av vice ordföranden om ordföranden har förhinder. Kommittén beslutar hur möteskallelsen ska skickas ut till kommittémedlemmarna. Kallelse till det första mötet ska gå ut minst en vecka före mötet. På kommitténs möten ska protokoll föras. Kommittén är beslutför då ordförande eller vice ordförande och minst hälften av kommitténs medlemmar är närvarande. Varje kommittémedlem har en röst. Om kommittén är oenig ska ordförande göra ett sådant beslutsförslag att man kan uttrycka sin ståndpunkt med svaret ja eller nej. Om rösterna faller jämnt avgör ordförandes åsikt. Då man röstar om person blir den vald som får majoriteten av rösterna. Om ingen har fått mer än hälften av rösterna i den första omgången hålls en andra omröstning mellan de två som fick mest röster i första omgången. Om rösterna i den andra omgången faller jämnt avgör lotten. 11 Utlysning av lediga poster Valkommittén gör en utlysning av lediga poster. Utlysningen ska offentliggöras på studentkårens officiella anslagstavla och i mån av möjlighet i Ylioppilaslehti och Studentbladet. Valkommittén beslutar på vilka andra sätt utlysningen ska publiceras. Utlysningen ska offentliggöras minst 14 dagar före ansökningstidens utgång. 12 Förlängning av ansökningstiden Valkommittén kan besluta att förlänga ansökningstiden om det inom utsatt tid inte har kommit ett tillräckligt antal kandidater till universitetets styrelse eller om valkommittén anser att en förlängning av ansökningstiden är motiverad av andra skäl. Tidigare sökande beaktas utan att de behöver lämna in ny ansökan.
5/12 13 Förslag på vem som ska väljas Valkommittén ger delegationen ett motiverat förslag på vilka som ska väljas till universitetets styrelse. Valkommittén kan enbart föreslå personer som har lämnat in ansökan inom utsatt tid. 14 Beslut om vem som ska väljas Studentkårens delegation väljer studentrepresentanterna i universitetets styrelse. Delegationen kan enbart välja sådana personer till universitetets styrelse som har lämnat in ansökan inom utsatt tid. 15 Val till universitetskollegiet Kapitel IV Bestämmelser rörande val till universitetskollegiet Vid val till universitetskollegiet fördelas platserna fakultetsvis. Varje valbar person kan enbart kandidera för sin egen fakultet och varje röstberättigad person kan enbart rösta på kandidaterna vid sin egen fakultet. 16 Fördelning av platserna i universitetskollegiet per fakultet Studentkårens styrelse beslutar hur platserna i universitetskollegiet fördelas per fakultet. Då platserna fördelas ska man beakta antalet studerande vid respektive fakultet. 17 Centralvalnämnd Kapitel V Förberedelser för val till universitetskollegiet, fakultetsråden och institutionsråden Studentkårens centralvalnämnd sköter förberedelserna och valförrättningen vid val av studentrepresentanter i förvaltningen. För centralvalnämnden gäller bestämmelserna i valordningen till tillämpliga delar.
6/12 18 Kungörelse om val Centralvalnämnden offentliggör en kungörelse om val, där det meddelas vilka förvaltningsorgan valet gäller, vilka uppgifter ifrågavarande förvaltningsorgan har och hur många medlemmar organen har, hur man ställer upp kandidater, valbarhetsbestämmelserna samt gällande tidsfrister. Valkungörelsen ska sättas upp på studentkårens officiella anslagstavla samt i mån av möjlighet publiceras i Ylioppilaslehti och Studentbladet. Centralvalnämnden beslutar om övriga sätt att offentliggöra valkungörelsen. Kungörelse om val till fakultetsråden, institutionsråden och universitetskollegiet ska offentliggöras minst en månad före valet. 19 Valdagar Centralvalnämnden beslutar om valdagarna och om tidpunkten för röstningen. 20 Vallängd En vallängd över alla valbara personer ska göras upp och den ska finnas till påseende på den plats som centralvalnämnden meddelat eller på nätet i åtminstone sju dagar. En person som anser att det i vallängden finns fel som påverkar hens valbarhet kan lämna in ett skriftligt rättelseyrkande till centralvalnämnden. Centralvalnämnden kan överföra rättelseyrkanden till universitetets valnämnd för avgörande, eller avgöra rättelseyrkanden som universitetets valnämnd överfört till centralvalnämnden. Centralvalnämnden ska skicka rättelseyrkandena och besluten angående dem till universitetets valnämnd. Efter att centralvalnämnden har behandlat rättelseyrkandena och har fått rättelserna till vallängden från universitetets valnämnd ska centralvalnämnden fastställa vallängden. 21 Kandidatuppställning Kandidater ställs upp på det sätt som centralvalnämnden har fastställt. Kandidater kan ställas upp av tre personer som alla är valbara i ifrågavarande val. Kandidatuppställarna ska bestyrka kandidatanmälningen. Man kan inte ställa upp sig själv som kandidat.
7/12 Kandidaterna ställs upp på två personers listor så, att den som står först på listan kandiderar för medlemskap i förvaltningsorganet och den som står som andra kandiderar för suppleantskap i förvaltningsorganet. Kandidaten och suppleantkandidaten ska personligen bestyrka kandidatanmälningen. Varje person kan vara uppställd enbart på en kandidatlista. Kandidatanmälningarna ska lämnas in till den plats som centralvalnämnden bestämt inom den tid som centralvalnämnden bestämt, så som meddelas i valkungörelsen. Tiden för att ställa upp kandidater måste vara minst sju dagar. 22 Valförbund Kandidatlistor kan grunda valförbund sinsemellan. I ett valförbund kan det finnas högst så många listor som det finns studentrepresentanter i förvaltningsorganet. Varje kandidatlista kan bara tillhöra ett valförbund. Anmälningar om valförbund görs på det sätt som centralvalnämnden har bestämt. Alla kandidater måste bestyrka anmälan om valförbund. Kandidatanmälningarna för de kandidater som ingår i valförbundet måste lämnas in innan anmälan om valförbund fastställs. 23 Sammanställning av kandidatlistorna Efter att tiden för uppställning av kandidater gått ut fastställer centralvalnämnden de kandidatlistor som lämnats in på godkänt sätt. Om det för något förvaltningsorgan finns flera kandidatlistor än det finns studentrepresentantplatser i organet anordnas val. I reglementet 28 bestäms om de fall då det finns lika många eller färre kandidatlistor än lediga platser. Centralvalnämnden offentliggör sammanställningen av kandidatlistor för alla förvaltningsorgan där val ska anordnas. Sammanställningen offentliggörs på studentkårens anslagstavla och på övriga platser som centralvalnämnden beslutar om. Sammanställningen av kandidatlistor måste finnas till påseende minst sju dagar före den första valdagen.
8/12 24 Anordnande av val Kapitel VI Förrättande av val till universitetskollegiet, fakultetsråden och institutionsråden Valet görs som ett elektroniskt val. Centralvalnämnden kan även besluta att använda fasta röstningsställen vid sidan av e-valet. I valet avges rösterna med elektroniska röstsedlar. De läggs i en elektronisk valurna som är en datafil bestående av alla de avgivna rösterna. Rösterna förvaras i den elektroniska valurnan. Valet måste anordnas så att valhemligheten bevaras och datasäkerheten tryggas, med beaktande av principerna i vallagstiftningen till tillämpliga delar. Centralvalnämnden kan av speciella skäl besluta att valet till något organ görs med röstsedlar, med beaktande av bestämmelserna i studentkårens valordning till tillämpliga delar. 25 Granskning av valurnan Omedelbart innan röstningen börjar ska centralvalnämndens ordförande eller vice ordförande konstatera att den elektroniska valurnan är tom. Den elektroniska valurnan får inte öppnas och de röster som samlas i den får inte räknas innan röstningen har avslutats. 26 Rösträtt Varje valbar person har en röst i varje val som hen själv skulle ha rätt att ställa upp i. Rösten avläggs med en elektronisk röstsedel som tillhör väljaren.
9/12 27 Konstaterande av valets lagenlighet Kapitel VII Resultat av val till universitetskollegiet, fakultetsråden och institutionsråden Efter valförrättningen ska centralvalnämnden kontrollera att valet har förrättats i enlighet med gällande lagstiftning och övriga bestämmelser rörande val. Om centralvalnämnden konstaterar att valet har förrättats på vederbörligt sätt ska den fastställa valresultatet. Om valet inte har förrättats på vederbörligt sätt, eller om centralvalnämnden konstaterar att resultatet helt klart är felaktigt ska resultatet av valförrättningen ogiltigförklaras och centralvalnämnden ska besluta att nytt val ska förrättas. 28 Val utan valförrättning Om det har ställts upp lika många kandidatlistor som det finns studentrepresentantplatser i förvaltningsorganet konstaterar centralvalnämnden att de uppställda kandidaterna har blivit valda utan valförrättning. Om antalet kandidatlistor är färre än det finns studentrepresentantplatser i förvaltningsorganet konstaterar centralvalnämnden att de uppställda kandidaterna har blivit valda utan valförrättning. För de återstående platserna följs bestämmelserna i 35 om komplettering av förvaltningsorgan. 29 Att räkna ut jämförelsetal Om en kandidatlista inte ingår i något valförbund med andra listor är dess jämförelsetal det antal röster som listan har fått. I ett valförbund får den lista som har fått det högsta antalet röster valförbundets sammanlagda röstetal som sitt jämförelsetal. Den lista som fått näst mest röster får hälften av valförbundets röstetal, den tredje får en tredjedel av valförbundets röstetal och så vidare. 30 Invalda på basen av valresultatet På basen av valresultatet väljs i den ordning som bestäms av jämförelsetalet så många kandidatlistor som det finns studentrepresentantplatser i förvaltningsorganet.
10/12 31 Utlysning av lediga poster Kapitel VIII Val av studentrepresentanter till andra organ Om utlysning av platser i universitetets styrelse, kollegium, fakultetsråd och institutionsråd bestäms i 11, 18 och 35 i detta reglemente. Uppdragen som medlemmar av rättsskyddsnämnden och nationalbibliotekets direktion måste alltid utlysas offentligt. Utgångspunkten är att övriga förtroendeuppdrag ska utlysas offentligt, om man inte av motiverade skäl beslutar att frångå detta. Styrelsen fattar årligen beslut om principerna för hur utlysningarna ska göras. Ansökningsannonser publiceras i mån av möjlighet i Ylioppilaslehti och Studentbladet samt på övriga sätt som styrelsen bestämmer om. Utlysningar måste publiceras senast sju dagar före ansökningstidens utgång. Av motiverade skäl kan tidsfristen vara kortare. 32 Beslut eller förslag om vem som ska väljas Studentkårens styrelse väljer studentrepresentanter eller ger förslag på studentrepresentanter till den som fattar beslutet. Om det inte finns tillräckligt stort antal sökande till ett organ kan studentkårens styrelse välja en person som gett sitt medgivande till det. 33 Avsked från ett förvaltningsorgan Kapitel IX Avsked från ett förvaltningsorgan och komplettering av förvaltningsorgan Om avsked från universitetets styrelse bestäms i universitetslagen och i universitetets instruktion. Universitetskollegiet beviljar medlemmar eller suppleanter av universitetskollegiet avsked.
11/12 Studentkårens styrelse kan bevilja avsked åt en medlem eller suppleant i ett fakultetsråd eller institutionsråd. Ansökan om avsked riktas till studentkårens styrelse och den kan göras skriftligen eller via det elektroniska systemet för studentrepresentantansökningar, eller på annat sätt som studentkårens styrelse har bestämt. I övriga förvaltningsorgan ber man om avsked av den som har tillsatt organet. 34 Komplettering av universitetets styrelse Om en studentrepresentant i universitetets styrelse har beviljats avsked eller har befriats från sina uppgifter eller på annat sätt har förlorat sin valbarhet väljs en ny representant på det sätt som bestäms i detta reglemente III kapitlet om val av studentrepresentanter till styrelsen. 35 Komplettering av universitetskollegiet, fakultetsråden och institutionsråden Om en medlem av universitetskollegiet, ett fakultetsråd eller institutionsråd har beviljats avsked eller inte längre hör till universitetet eller på annat sätt har förlorat sin valbarhet blir suppleanten istället ordinarie medlem. Ett förtroendeuppdrag utlyses som ledigt att sökas med en annons som publiceras på studentkårens anslagstavla och i mån av möjlighet elektroniskt. Studentföreningarna vid enheten informeras också i lämplig omfattning. Efter att ansökningstiden gått ut kan styrelsen i lämplig omfattning be studentorganisationerna vid enheten ge skriftliga utlåtanden om de sökande. Efter ansökningstidens utgång ska en föredragande utsedd av studentkårens generalsekreterare ge ett förslag till studentkårens styrelse om vilken av de sökande som ska väljas till förvaltningsorganet. Om det finns lika många sökande som det antal platser som ska fyllas kan styrelsen fatta beslut på det möte som följer på det att förslaget gjorts. Om det finns flera sökande än det finns lediga platser ska förslaget om vem som ska väljas finnas till påseende på studentkårens anslagstavla i minst sju dagar. I sådana fall informeras även studentföreningarna vid enheten i lämplig omfattning. Studenterna vid enheten kan under den tiden lämna in anmärkningar om förslaget på det sätt som styrelsen bestämmer. Styrelsen gör sitt val efter att förslaget varit till påseende, om de anmärkningar som studenterna vid enheten har gjort inte ger anledning till att ändra valet eller om inga anmärkningar gjorts.
12/12 36 Komplettering av andra förvaltningsorgan I fråga om komplettering av andra förvaltningsorgan följs bestämmelserna i kapitel VIII till tillämpliga delar. 37 Rättelseförfarande Kapitel X Ändringssökande Yrkande om rättelse kan anföras till studentkårens styrelse gällande beslut som fattats av en valkommitté eller centralvalnämnd som tillsatts av studentkårens styrelse. Beslut som man kan yrka om rättelse för kan inte överklagas. Beslut som getts i ett rättelseförfarande kan man söka ändring i genom att lämna in besvär till förvaltningsdomstolen, så som stadgas i universitetslagen 86. 38 Besvär till förvaltningsdomstolen Ändring i ett beslut som delegationen och styrelsen fattat får sökas genom besvär hos förvaltningsdomstolen på det sätt som föreskrivs i universitetslagen 86 och i förvaltningsprocesslagen. I ett beslut som till sin enbart är av beredande eller verkställande karaktär får ändring inte sökas genom besvär. 39 Ikraftträdande Detta reglemente träder i kraft 1.8.2014. Kapitel XI Bestämmelser om ikraftträdande