ANTAGEN I KOMMUNFULLMÄKTIGE 2011-04-11 31 4.6.1 KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2011 Policy för uthyrning av sammanträdeslokaler m.m. i Vallentuna kommun
Innehåll 1. Lokalpolicy Vallentuna kommun... 1 2. Lokaler tillgängliga för uthyrning... 1 3. Gäster och besökare... 1 4. Bokning av lokal... 2 5. Politiska partier... 2 6. Avtal... 3 7. Regler för hyresgäst... 3 8. Nycklar och passerkort... 3 9. Taxor... 4 2
1. Lokalpolicy Vallentuna kommun I Vallentuna kommun finns sammanträdeslokaler som utanför ordinarie verksamhet kan hyras ut för olika aktiviteter och arrangemang. Kommunen kan på detta sätt hyra ut sina lokaler och göra dem tillgängliga vilket kommer Vallentunas föreningsliv väl till del. För vissa av lokalerna finns också elektroniska nyckelsystem och olika behörigheter kan kopplas till dessa. Denna policy tydliggör och beskriver vilka lokaler som finns tillgängliga för uthyrning, taxor, ansvar kring nycklar och passerkort samt avtal och regler som gäller för den hyresgäst som hyr olika lokaler och sammanträdesrum. 2. Lokaler tillgängliga för uthyrning Tillgängligheten gällande kommunens lokaler ska vara god både för kommunens medarbetare som för de föreningar som utanför arbetstid vill hyra sammanträdesrum. Samtidigt finns det kontorsutrymmen dit alla medarbetare och föreningar inte ska ha tillträde. Sammanträdesrummen på kommunledningskontoret, våning 1, ska inte hyras ut till föreningar. På detta våningsplan sitter kommunstyrelsens ordförande och kommundirektör och det är därför olämpligt att låta utomstående vistas i dessa lokaler utanför kontorstid. Sammanträdesrummen på detta våningsplan ska i första hand brukas av kommunledningskontorets personal samt av kommunstyrelsens ordförande under kontorstid. Karbyrummet får endast disponeras av kommunstyrelsens ordförande om inte annat angivits. När det gäller sammanträdesrum på kommunens övriga förvaltningar får ansvarig förvaltningschef meddela om andra sammanträdesrum också ska undantas från uthyrning. Utanför kontorstid ska dörrarna till rummen för kommunstyrelsens ordförande, oppositionsledaren, kommundirektör och förvaltningschefer alltid vara låsta. Rummen ska inte gå att öppna med huvudnyckel eller gemensam nyckel av något slag utan ska vara försedda med annat lås. 3. Gäster och besökare Det är många gäster och besökare som passerar de centrala förvaltningarna varje dag. För att inte obehöriga ska vistas i lokalerna ska det finnas klara och tydliga regler att följa vid besök. 1
När man väntar besök ska detta anmälas till förvaltningens reception. Gästen ska anmäla sig vid ankomst och ska sedan vänta vid receptionen/ingången tills de blir hämtade. Besökare ska inte släppas in på förvaltningen utan att de har träffat den de söker. Vid avslutat möte ska gästen följas tillbaka till utgången/receptionen. 4. Bokning av lokal Bokning av lokaler och sammanträdesrum som finns inom de centrala förvaltningarnas kontorsytor sker genom kommunledningkontorets reception. Däremot ansvarar fritidsförvaltningen för en rad externa lokaler när det gäller bokning. Fritidsförvaltningen bokar skolornas matsalar, aulan och slöjdsalen i Hammarbacken, lektionssalar i gymnasiet och samtliga gymnastiksalar och sporthallar kvällar och helger. Fritidsförvaltningen anvarar också för bokning av ishallarna och alla fotbollsplaner. Kulturförvaltningen ansvarar för bokning av Vallentunasalen och Vallentuna teater. Nycklar och passerkort tillhandahålls efter bokning och upprättat avtal och en särskild kvittens skall undertecknas personligt av den som bokar.nycklar och passerkort får inte användas för tillträde till den aktuella lokalen under andra tider än vad som avtalats. När avtalstiden gått ut skall nycklar/utlånat passerkort återlämnas omgående och behörigheten tas bort. Om nyckel/passerkort inte återlämnas skickas en påminnelse till den som hyrt lokalen. Om inte passerkort och nyckel återlämnats efter denna påminnelse har kommunen rätt att debitera hyresgästen för kostnad av nyckelkopia alternativt kostnad för byte av låssystem. Om hyresgästen skulle slarva bort passerkort/nyckel skall detta omgående anmälas till den förvaltning man hyrt lokalen av samt till samhällsbyggnadsförvaltningen och debiteringen kommer sedan ske enligt ovanstående. Dörrar som öppnas med passerkort får under inga omständigheter ställas upp med hjälp av kil eller annat i liknande syfte. I samband med bokning av lokal lämnas en kod ut till passerknappen som kan användas under tiden lokalen nyttjas. 5. Politiska partier Vad gäller politiska partier ska dessa betraktas på samma sätt som övriga hyresgäster och det ska inte gå att boka kommunens lokaler gratis för exempelvis 2
partimöte/föreningsmöte. Detta gäller naturligtvis inte om bokningen sker av en politiker i kommunen som bokar lokalen för möte som rör förtroendeuppdraget i kommunen. 6. Avtal Vid uthyrning av kommunens lokaler ska alltid skriftligt avtal upprättas som reglerar tid för lokalanvändning, avtalets längd, taxor för nyttjande av lokalen, vilken utrustning som finns att tillgå och vilka regler som gäller för lokalens användning i övrigt. Varje bokning skall bekräftas genom avtal. I samband med upprättande av avtal informeras hyresgästen om taxa, nyckelhantering, regler för lokalens användning och användande av material eller särskilda inventarier. Bokningsansvarig har ansvar för att uppgifter om debitering överlämnas till ekonomienheten på kommunledningskontoret. 7. Regler för hyresgäst Genom avtalet förbinder sig hyresgästen att följa de regler som finns uppsatta: Nyckel och passerkort får inte överlämnas eller göras tillgängliga för obehöriga. Dörrar med lås får inte ställas upp med kil eller dylikt. Ansvarig för mötet/arrangemanget ska innan lokalen används ta del av tillgänglig information om brandkyddet (utrymningsvägar, placering av släckredskap m.m.). Ansvar för att dörrar och fönster stängs och låses, samt att eventuellt inbrottslarm aktiveras, efter användning av lokalen. Använt material skall återställas i ursprungligt skick. Den som hyr lokalen ska lämna den städad och iordningställd. Skyldighet att anmäla skador på/i lokalen eller på inventarier. Den som hyr lokalen måste vara myndig. Om hyresgästen bryter mot uppställda regler och därmed mot avtalet har Vallentuna kommun rätt att avsluta avtalet med omedelbar verkan samt att debitera kostnader som uppkommit. 8. Nycklar och passerkort Bokningsansvarig informerar hyresgästen om ansvar kring nycklar och passerkort. Nycklar lämnas endast ut mot kvittens och att avtal skrivits under. 3
Hyresgästen hämtar passerkort/nyckel från bokningsansvarig på fritidsförvaltningen eller i kommunledningskontorets reception. Det är bokningsansvarig som skall se till att bokningen är godkänd och att avtal finns. Bokningsansvarig som lämnar ut nyckel/passerkort skall alltid göra det mot kvittens. Då passerkort och nycklar återlämnas ansvarar samhällsbyggnadsförvaltningen att aktuell hyresgästs behörighet tas bort ur systemet. Om nyckel eller utlånat kort inte återlämnas efter hyresperiodens slut ansvarar bokdningsansvarig att påminnelse skickas till hyresgästen och att faktura för nyckelkopia/kort skickas i nästa steg om nyckel/kort inte återlämnats. Om hyresgästen kommer till lokalen och finner att den inte är i det skick som den skall vara efter tidigare användare, är hyresgästen skyldig att meddela bokningsansvarig. I annat fall kan hyresgästen få ersättningsanspråk av skador man själv inte orsakat. 9. Taxor Taxor vid uthyrning av kommunens lokaler fastställs av kommunfullmäktige. 4