Sida 1 FÖREDRAGNINGSLISTA Tisdagen den 16.8. 2016 kl. 16.15 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 Sammankallande och beslutsförhet Val av protokolljusterare, tidpunkt för justering och godkännande/komplettering av föredragningslistan Tjänstemannabeslut, förbundsdirektören Förvaltningsstadgan Tidsplan för budget 2017 Finansiering av investeringar s anvisningar för uppgörande av budget och verksamhetsplan för 2017 Övriga frågor Nästa möte Mötets avslutande Jomala den 10.8.2016 Gyrid Högman s ordförande Genom Jim Eriksson förbundsdirektör
Sida 2 Sammanträdestid Tisdagen den 16 augusti 2016 kl. 16.15-17.30 Sammanträdesplats Beslutande Övriga närvarande Oasen boende- och vårdcenter, konferensrummet Ledamöter: Gyrid Högman, ordförande Per Lycke, viceordförande Roger Eriksson Susanne Nordberg Hanna Segerström Ulla-Britt Dahl Tomas Blomberg X X X X X X Suppleanter: Harry Jansson Rolf Karlsson Hedvig Stenros Björn Rönnlöf Peggy Eriksson Emilia Karlsson Magnus Jansson Förbundsfullmäktiges ordförande Eva Dahlén Förbundsfullmäktiges viceordförande Annsofi Joelsson Överskötare Lena Karlsson Förbundsdirektör Jim Eriksson X Paragrafer 76-85 Underskrifter Gyrid Högman Ordförande Jim Eriksson Föredragande/sekreterare Protokollet justerat Jomala 19.8.2016 Susanne Nordberg, protokolljusterare Protokollet framlagt till påseende Intygar Förbundsdirektörens kansli, Jomala den 19.8.2016 Jim Eriksson
Sida 3 76 SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET Lagligen sammankallat, 14 förvaltningsstadgan: Styrelsen är beslutför då minst hälften av ledamöterna är närvarande. Förslag: Sammanträdet konstateras vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. ----------------------------------------- 77 VAL AV JUSTERARE, TIDPUNKT FÖR JUSTERING OCH GODKÄNNANDE/KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Till protokolljusterare valdes Susanne Nordberg. Protokolljustering äger rum fredag 19.8.2016 klockan 10. -------------------------
78 TJÄNSTEMANNABESLUT Bifogas lista på tjänstemannabeslut. Sida 4 Förbundsdirektörens förslag: tecknar informationen till sin kännedom. Enligt förslag. --------------------------------
79 FÖRVALTNINGSSTADGAN Sida 5 Oasens förvaltningsstadga fastställdes av förbundsfullmäktige 27.10.2011. I förvaltningsstadgan framkommer på en allmän nivå uppgiftsfördelningen mellan exempelvis förbundsfullmäktige, förbundsstyrelsen och förbundsdirektören. En del delegeringar till förbundsdirektör och överskötare förekommer därutöver i enskilda förbundsstyrelsebeslut eller i styrdokument. I det stora hela är det tydligt vilka organ och chefer som har beslutanderätten i olika ärenden, men i enskilda fall råder oklarhet då beslutanderätten kan beskrivas av flera olika dokument (tex både i styrdokument och styrelsebeslut). Flera av de åländska kommunerna har infört preciseringar angående tjänstemäns beslutanderätt i själva förvaltningsstadgan, så att man ur ett enda dokument kan utläsa vilken beslutanderätt som är delegerad till enskilda chefer. Ett alternativ till att skriva in utfördelad beslutanderätt i själva förvaltningsstadgan är att ange delegeringarna i ett dokument som är bilaga till förvaltningsstadgan. Förbundsdirektörens förslag: tillsätter en kommitté med uppgift att ta fram ett förslag till uppdaterad förvaltningsstadga. I den uppdaterade förvaltningsstadgan ska ingå (eventuellt som bilaga) en mer utförlig beskrivning av olika organs beslutanderätt än vad som ingår i den nuvarande förvaltningsstadgan. Kommittén ska inlämna ett förslag förbundsstyrelsen senast den 15 november. Förbundsdirektören är kommitténs sekreterare. Diskussion: Ordförande Gyrid Högman föreslog att kommittén som ska ta fram ett förslag till uppdaterad förvaltningsstadga har följande sammansättning: Gyrid Högman, Roger Eriksson och Susanne Nordberg. Förslaget vann understöd.
Sida 6 Kommittén med uppgift att ta fram ett förslag till uppdaterad förvaltningsstadga har följande sammansättning: Ledamöter: Gyrid Högman, Roger Eriksson och Susanne Nordberg. Sekreterare och sammankallare: förbundsdirektör Jim Eriksson I den uppdaterade förvaltningsstadgan ska ingå (eventuellt som bilaga) en mer utförlig beskrivning av olika organs beslutanderätt än vad som ingår i den nuvarande förvaltningsstadgan. Kommittén ska inlämna ett förslag förbundsstyrelsen senast den 15 november. -------------------
80 TIDSPLAN FÖR BUDGET 2017 Sida 7 ska senast den 20 september varje år tillställa medlemskommunerna ett preliminärt budgetförslag som kommunerna ger ett utlåtande om. Det betyder således att förbundsstyrelsen senast kring den 15 september behöver få ett budgetförslag från förvaltningen till behandling. Det betyder också att förbundsdirektören behöver ha alla budgettexter och siffertabeller senast måndag 5 september, för att hinna bereda och sända ut ett första budgetförslag åt förbundsstyrelsen. Förbundsdirektörens förslag: tar del av förslag till tidtabell och gör eventuella justeringar. beslutar att nedanstående datum efterföljs i budgetprocessen, dock med iakttagande av att mötestidpunkten för förbundsfullmäktige inte bestäms av förbundsstyrelsen. Preliminära datum Måndag 22 augusti Måndag 5 september Tisdag 13 september Måndag 19 september Tisdag 20 Personaldimensioneringsförslag och beläggningsprognos tillställs ekonomen för att få en beräkning av kostnaderna Förbundsdirektör ska ha alla texter och siffertabeller för att kunna sammanställa budgetförslag till förbundsstyrelsen s I budgetbehandling s II budgetbehandling Medlemskommunerna måste ha Kommentar Diskuteras främst mellan överskötare, ekonom och förb.direktören, men viktigt att avdelningsskötare är delaktiga. Om budget informeras också i samarbetsorganet (arbetarskyddskommissionen). Personal bereds möjlighet att ge idéer och informeras vid exempelvis avdelningsmöten
Sida 8 september tillställts budgetförslag. Fredag 14 Medlemskommunerna ska ha lämnat oktober in kommentarer till budgetförslag Tisdag 25 s III oktober budgetbehandling. kan göra justeringar utgående från vad medlemskommunerna sagt i sina utlåtanden om det första budgetförslaget Fredag 18 Förbundsfullmäktige behandlar november budget 30 november Kommunerna ska ha tillställts den slutliga budgeten Kommunerna ska ha tillställts slutlig budget senast 30 november --------------------------------
Sida 9 81 FINANSIERING AV INVESTERINGAR Revisorerna påtalar i ett PM (juni 2016) behovet av att kommunalförbundet gör justeringar när det gäller hur förbundets investeringar finansieras och bokförs. Enligt revisorerna ska en justering göras i 2016 år budget. Förbundsfullmäktige beslutar om ändringar i budgeten på denna nivå. Kommunalförbundet har hittills finansierat sina investeringar genom att debitera investeringskostnaderna av medlemskommunerna utgående från kommunernas ägoandel i kommunalförbundet. Detta förfarande kan man fortsätta med men det förutsätter att investeringarna bokförs i ägarkommunernas respektive balansräkning. Så har inte gjorts utan investeringarna har bokförts som tillgångar i kommunalförbundets egen balansräkning. Om man vill att investeringarna fortsättningsvis skall finnas som tillgångar i kommunalförbundets egen balansräkning ges två alternativ att finansiera investeringarna: - Genom lån (tex banklån eller lån av medlemskommunerna) - Med egna medel I bifogade PM beskriver OFR-revisor Krister Rehn utförligare de olika alternativen. Enligt Rehn är lånefinansiering gängse praxis. Åtgärder som torde följa av övergång till lånefinansiering från 2016 och framåt: -Återbetalning till kommunerna för investeringskostnader som debiterats av kommunerna under detta år 2016 -Nödvändiga bankförbindelser avtalas. -Justering av resultaträkning, balansräkning och finansieringskalkyl i budget 2016 så att räntekostnader och lyft av lån ingår. -Återbetalning till kommunerna av skuld (ca 40t ) som härrör från den modell för investeringsfinansiering som hittills tillämpats. -Avskrivningar debiteras av medlemskommunerna enligt ägarandel. I praktiken täcker avskrivningar avkortning av lån. Till den del de debiterande avskrivningarna är större än lånekostnaderna, kan de överblivna medlen skapa en reserv av likvida medel som gör att förbundet bättre klarar av kostnadstoppar under året eller så kan förbundet finansiera mindre investeringar med egna medel utan att lyfta ytterligare lån.
Sida 10 Bilaga: Revisorernas PM angående finansiering och bokföring av investeringar OBS! Nämnda PM sänds till medlemskommunerna inför kommunträffarna som hålls i augusti och september. Tilläggsfrågor har också sänts till revisorerna. Förbundsdirektörens förslag: tar del av informationen och beslutar preliminärt att föreslå för förbundsfullmäktige en budgetändring med syftet att övergå till primärt lånefinansiering, sekundärt egen finansiering av investeringar. ger sitt slutliga förslag till förbundsfullmäktige på kommande möte efter att förbundsstyrelsen hört åsikter i frågan från kommunernas representanter. Enligt förslag. --------------------------------
Sida 11 82 FÖRBUNDSSTYRELSENS ANVISNINGAR FÖR UPPGÖRANDE AV BUDGET OCH VERKSAMHETSPLAN FÖR 2017 Budgetarbetet har inletts inom organisationen genom diskussioner om målsättningar, om personalbehov och med diverse kostnadsberäkningar etc. Budgetarbetet torde också influeras av de diskussioner som kommunförbundets styrelse och personalledning för med medlemskommunerna under augusti och september. Därutöver kan förbundsstyrelsen utfärda direktiv för den fortsatta budgeteringen. Ett budgetförslag läggs fram för förbundsstyrelsen i september så att förbundsstyrelsen senast den 20 september kan tillställa medlemskommunerna ett budgetförslag. Bilaga: Förslag på s betoningar för budgetering och uppgörande av verksamhetsplan Förbundsdirektörens förslag: avger anvisningar för budgeteringen i enlighet med bilagan. Enligt förslag. --------------------------------
83 ÖVRIGA FRÅGOR Sida 12 Utlåtanden om begreppet inrättande av befattning Se bilaga. Möten med medlemskommunernas representanter Såväl i verksamhetsplanen (budgeten) som under diskussioner med förbundsstyrelsen har det betonats att diskussion med medlemskommunerna bör hållas för att få en bild av hur medlemskommunerna vill att kommunalförbundet ska utvecklas etc. Kommunträffarna hålls i augusti och september. Inbjudan blev sänd till kommunerna i midsommarveckan. Bilaga: Inbjudan till kommunerna med mötestidpunkter Agenda Aftonskola om framtidsdokumentet från 2013 I januari 2017 ordnas ett diskussionstillfälle för förbundsstyrelsen med syftet att fördjupa sig i framtidsgruppens rapport från 2013. Rapporten har tidigare delats ut till förbundsstyrelsen. Vid denna aftonskola ska några representanter från vårdpersonalen inbjudas. ÅDA Ab Kallelse till extra bolagsstämma 31.8.2016 Förbundsdirektörens förlag: tecknar informationen till sin kännedom. Enligt förslag. --------------------------------------------
84 NÄSTA MÖTE Sida 13 Tisdag 13.9 klockan 16.15. 85 MÖTETS AVSLUTANDE Mötet avslutades kl 17.30.
Sida 14 ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING FÖRBUD ATT SÖKA ÄNDRING Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet kan enligt 112 kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 77-85 Ärende över vilka kan inlämnas rättelseyrkande Besvär kan inte anföras över nedan nämnda beslut, eftersom ett skriftligt rättelseyrkande enligt 110 kommunallagen kan framställas över beslutet. Paragrafer: 76 ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE Myndighet till vilken rättelseyrkande kan framställas samt tid för yrkande av rättelse Skriftligt rättelseyrkande får framställas av den som ett beslut avser eller den vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) samt av kommunmedlemmarna. Myndighet hos vilken rättelse yrkas är: Oasen boende- och vårdcenter Godbyvägen 486 22150 Jomala Paragrafer: 76 Yrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter dagen då brevet avsändes, om inte något annat påvisas. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet delgivits. I vardera fallet räknas inte framläggnings- eller delgivningsdagen med i besvärstiden. Rättelseyrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det.