PROTOKOLL Högskolestyrelsen 2013-05-13 Nr 2:2013 113 Internrevisionens rapport från granskning av antagning av doktorander Beslut Högskolestyrelsen beslutar att uppdra till Rektor att gå igenom internrevisionens rapport, vidta erforderliga åtgärder och senast den 31 mars 2014 återkomma till högskolestyrelsen med en återrapportering. Ärendets behandling Ärendet föredras av Ulla Andersson. Underlag I ärendet finns förslag till beslut och budgetunderlag (MDH 1.2.2-95/13).
Förslag till beslut 1 (1) 2013-04-23 MDH 1.2.2-95/13 Handläggare Ulla Andersson Internrevisionens rapport: Antagning av doktorander Förslag till beslut Internrevisionen (IR) föreslår högskolestyrelsen besluta att uppdra till rektor att gå igenom internrevisionens rapport, vidta erforderliga åtgärder och senast den 31 mars 2014 återkomma till högskolestyrelsen med en återrapportering. Bakgrund IR arbetar utifrån en av högskolestyrelsen årligen beslutad revisionsplan. Ett av IR:s uppdrag under 2013 är att inom riskområdet utbildning på forskarnivå genomföra revisionsprojektet Antagning av doktorander. IR har utfört uppdraget och avlämnat sin rapport. IR:s granskning omfattar en kartläggning och bedömning av regler och rutiner för antagning av doktorander där också, i förekommande fall, anställning av doktorander ingår. IR:s sammanfattande bedömning är att den interna styrningen och kontrollen har stärkts och är god men kan stärkas ytterligare genom en ökad transparens och tydliggörande av processen, vilket också skulle kunna leda till en effektivare process. IR har redogjort för sina iakttagelser och lämnat rekommendationer, vilka framgår av bilagd rapport. Som underlag till beslutet finns internrevisionens rapport Antagning av doktorander. Ulla Andersson Bilaga: Internrevisionens rapport: Antagning av doktorander
PM 1 (3) 2013-04-29 MDH 1.2.2 95/13 Högskoleledningens kommentar till internrevisionens rapport Antagning av doktorander Högskolans ledning anser att rapporten Antagning av doktorander väl belyser processerna kring antagning av doktorander och konstaterar samtidigt mot bakgrund av rapporten att högskolan har i stort välfungerande rutiner för antagning av doktorander. Högskoleledningen ställer sig bakom internrevisionens rekommendationer i stort och kommer under 2013 att analysera möjliga åtgärder och utifrån det fatta beslut om revideringar av antagnings-processen. Inom flera områden pågår redan åtgärdsarbete. Nedan ges högskoleledningens kommentarer och preliminära ställningstaganden till åtgärder för fortsatt bearbetning. Kommentarer och ställningstaganden ges för valda delar av rapporten Avsnitt 6.1 Regelverk och styrdokument Kommentar Kvaliteten på de allmänna studieplanerna är ojämn. För att skapa en bättre enhetlighet och jämnare kvalitet bör det utformas riktlinjer för att stödja akademiernas arbete med allmänna studieplaner. Åtgärder Översyn och revidering av antagningsordningen kommer att prioriteras. En reviderad antagningsordning kommer att finnas färdig för högskolestyrelsen att fatta beslut om under våren 2014. Arbetet med att ta fram riktlinjer för allmänna studieplaner har påbörjats under våren 2013. När arbetet är klart inleds översynen av de allmänna studieplanerna. En översyn av informationen på engelska om forskarutbildningen inleddes hösten 2012. Arbetet med översättning av befintlig information på svenska pågår och kommer göras synligt på MDH:s hemsida efterhand under 2013. Avsnitt 6.2 Ansvar och roller Kommentar Internrevisionens rapport visar att dagens process är relativt välfungerande men att det finns risk för otydlighet. Förslagsvis bör det hanteras med en process i tre steg. Tre delprocesser medger att ansvar och vad som ska göras i varje delmoment tydliggörs. Att identifiera den del av MDHs organisation som ska utgöra processägare för en samlad antagningsprocess är inte självklart.
Rekryteringsprocessen, med akademin som processägare, påbörjas vid utlysning av doktorandtjänst och avslutas när ansökan om antagning skickas till fakultetsnämnden. Fokus ligger på utlysning, urval och lämplighetsbedömning. 2 (3) Antagningsprocessen, med fakultetsnämnden som processägare, påbörjas när ansökan om antagning inkommit till UFO och avslutas när beslut om antagning expedierats. Fokus ligger på granskning av ansökningar och dokumentation utifrån tillämpbara nationella och lokala föreskrifter. Anställningsprocessen, med personalsektionen (PER) som processägare. Processen påbörjas när delgivning om beslut om antagning mottagits på PER och avslutas när beslut om anställning expedierats. Åtgärder MDH ska utifrån internrevisionens rapport och dagens antagnings- och anställningsprocesser analysera och ta ställning till handläggningsordningar och processbeskrivningar för de tre delprocesserna. Avsnitt 6.3 Rekryteringsplanering Kommentar Initiativ för rekrytering av doktorander tas normalt på avdelningarna. Avdelningschefen ansvarar för att ett underlag för personalbehovet utformas och föredras för akademichef och samordnaren för forskarutbildning vid akademin. Åtgärder Högskoleledningen kommer under 2013 att initiera en översyn om förutsättningarna för utveckling av systemstödet för akademiernas rekryteringsplanering. Avsnitt 6.4 Akademiernas rutiner Kommentar Högskoleledningen konstaterar att akademiernas lämplighetsbedömning och urval är centralt för god genomströmning i forskarutbildningen. Åtgärder Se kommentarer och åtgärder ovan i avsnitt 6.2. Rutiner och regler ses över samlat i samband med översyn av processbeskrivningar och handläggningsordningar i respektive delprocess.
Avsnitt 6.5 Utbildnings- och forskningssektionens (UFO) beredning och utskottet för utbildning på forskarnivås beslut om antagning 3 (3) Kommentar På blanketten ansökan om antagning till utbildning på forskarnivå framgår vilka dokument som ska bifogas ansökan om antagning för att nämnden ska fatta beslut i frågan. Beslut fattade i forskarutbildningsutskottet har under åren 2011 till 2013 föredragits i fakultetsnämnden av utskottets ordförande i samband med prodekanus informationspunkt. Åtgärder UFO ska utforma en särskild mall för akademins rekommendation till ansökan om antagning, att bifoga ansökan. Mallen säkrar att utskottet för forskarutbildning fattar beslut utifrån underlag som är enhetligt och likvärdigt över organisationen. Dokumentet kan göras tillgänglig på intranätet senast juni 2013. Beslut om antagning i utskottet för forskarutbildning rapporteras till fakultetsnämnden i en särskild informationspunkt från och med nämndens första sammanträde för höstterminen 2013.