Handbok redovisning för gode män och förvaltare Överförmyndarnämnden i 2011-07-21
Sida 2(28) Innehållsförteckning Inledning...4 1 Ställföreträdarens skyldigheter...5 2 Blanketter för förteckning, årsräkning och sluträkning...5 3 Överförmyndarens tillsyn...6 3.1 Överförmyndarnämndens granskning...6 4 Förteckningen...7 4.1 Så här fyller Du i förteckningsblanketten...7 4.1.1 Tillgångar...8 4.1.2 Skulder...9 5 Årsräkningen...10 5.1 Årsräkning sidan 1...10 6 Årsräkning sidan 2...12 6.1 Tillgångar den 1 januari eller per förordnande dag om ärendet påbörjats under året....12 6.2 Bankkonton/kontanter...13 6.3 Fastigheter, bostadsrätter, värdepapper...14 6.4 Inkomster under perioden...14 6.4.1 Pension/AMF mm (före skatt)...15 6.4.2 Lön (före skatt)...15 6.4.3 Bostadsbidrag/bostadstillägg...15 6.4.4 Habiliteringsersättning/handikappersättning...15 6.4.5 Skatteåterbäring...16 6.4.6 Bankräntor...16 6.4.7 Aktieutdelning...16 6.4.8 Inkomster vid försäljning av fastigheter och bostadsrätter...16 6.4.9 Övriga inkomster...17 6.4.10 Inkomster vid försäljning av aktier, fonder och obligationer...17 6.5 Övriga...17 6.6 Summering...18 7 Årsräkning sidan 3...19 7.1 Utgifter under perioden...20 7.1.1 Levnadsomkostnader (mat, kläder mm)...20 7.1.2 Tv/Tele/El/Internet...21 7.1.3 Sjukvård/Mediciner/Tandläkare...21 7.1.4 Hyra...21 7.1.5 Omsorgsavgifter...21 7.1.6 Betalning av skulder/lån...21 7.1.7 Medel lämnade till huvudmannen/boendet...21 7.1.8 Uttag som huvudmannen själv har gjort...21 7.1.9 Inkomstskatt...22 7.1.10 Under året inbetald kvarskatt...22 7.1.11 Arvode betalt av huvudmannen (inklusive sociala avgifter)...22 7.1.12 Courtage och mäklararvode...22 7.1.13 Köp av aktier/fondandelar/obligationer med mera...22 7.1.14 Övrigt (specificeras)...22 7.2 Tillgångar per upphörandedagen...23 7.3 Bankkonton/Kontanter...23 7.3.1 Övriga tillgångar...24 7.4 Fastigheter, bostadsrätter och värdepapper...24 7.4.1 Fastigheter och bostadsrätter...24 7.4.2 Värdepapper...24 7.5 Summering...25
Sida 3(28) 8 Årsräkning sidan 4...26 8.1 Skulder/Lån...27 9 Sluträkning...27 10 Hur länge ska handlingar sparas...27 11 Kontaktuppgifter...27
Sida 4(28) Inledning Denna handbok är tänkt att ge dig, som god man/förvaltare (ställföreträdare), en vägledning i hur du ska redovisa ditt uppdrag för överförmyndarnämnden. Tyngdpunkten i handboken ligger på hur förteckning, års- och sluträkningsblanketterna ska fyllas i. Handboken är ett levande dokument och revideras löpande. Den senaste version finns för nedladdning på kommunens hemsida eller kan hämtas på överförmyndarkontoret. Är du ny som ställföreträdare rekommenderar vi att du först läser Överförmyndarnämndens handbok för gode män och förvaltare, handboken finns tillgänglig på kommunens hemsida och på överförmyndarkontoret. Har du några frågor kring handboken eller ditt uppdrag i övrigt är du alltid välkommen att kontakta överförmyndarkontoret. Kontaktuppgifter finner du längst bak i handboken.
Sida 5(28) 1 Ställföreträdarens skyldigheter Ställföreträdaren ska enligt föräldrabalken fortlöpande föra räkenskaper över sin förvaltning och göra anteckningar om sina åtgärder i övrigt under året. Till exempel genom att löpande föra kassabok över huvudmannens ekonomi. Det underlättar också årsredovisningen om måndasvisa avstämningar av huvudmans inkomster och utgifter görs. Att göra en sammanställning av årets alla händelser på en gång leder ofta till felaktigheter i redovisningen och bör undvikas. Observera att alla handlingar så som verifikationer och kvitton som gäller förvaltningen av en huvudmans inkomster, utgifter och tillgångar ska sparas löpande under uppdraget och i tre kalenderår efter det att uppdraget upphört. När tiden gått ut ska handlingarna överlämnas till rättsinnehavaren det vill säga huvudmannen själv eller i det fall huvudmannen är avliden till dödsboet. Handlingarna ska förvaras på ett sådant sätt och i sådan ordning att det är lätt att ta fram dem ifall de efterfrågas. Anledningen är inte i första hand överförmyndarnämndens kontroll utan de krav på redovisning som huvudmannen själv eller hans släktingar kan ställa när uppdraget upphör. Saknas verifikationer kan det leda till skadeståndskrav från huvudmannen eller dödsboet och i värsta fall kan det leda till misstankar om förskingring med polisanmälan som följd. Förteckning, årsräkning och sluträkning skrivs under av ställföreträdaren på heder och samvete. När en handling skrivs under på heder och samvete innebär det att den som undertecknar handlingen intygar att uppgifterna är fullständiga och sanningsenliga. Den som lämnat osanna eller ofullständiga uppgifter i ovanstående handlingar kan dömas till böter eller fängelse i högst sex månader. Är brottet grovt kan det bli fråga om fängelse i upp till två år. 2 Blanketter för förteckning, årsräkning och sluträkning Överförmyndarnämndens blanketter för förteckning, årsräkning och sluträkning är utformade som PDF-filer. För att kunna använda blanketterna behöver du ha ett program vid namn Acrobat Reader installerad på din dator. Programmet är gratis och kan laddas ner från Adobes webbsida. Vi rekommenderar att blanketterna fylls i på dator. Blanketten summerar då automatiskt de olika delposterna och underlättar ditt arbete. Fylls blanketten i för hand ska du använda en arkivbeständig penna och skriva tydligt. Blanketterna finns för nedladdning på http:///forinvanare/overformyndare Överst på blankettens framsida står det om redovisningen avser en årsräkning eller sluträkning. Kontrollera att rätt blankett används. Årsräkningen och sluträkningen är identiskt utformade bortsett från rubriken. Redogörelsen för årsräkningen i kapitel 4 kan sålunda även användas som en vägledning för sluträkningen. Det står dig som ställföreträdare dock fritt att använda annan blankett eller t ex ett redovisningsprogram för gode män/förvaltare.
Sida 6(28) 3 Överförmyndarens tillsyn Överförmyndarnämnden är en kommunal tillsynsmyndighet. Överförmyndarnämnden har till uppgift att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare. Denna tillsyn är till för att skydda de personer som inte själva kan ta vara på sina rättigheter eller sköta sin ekonomi och som av den anledningen har en ställföreträdare utsedd för att hjälpa honom eller henne. Ställföreträdaren ska enligt föräldrabalken fortlöpande föra räkenskaper över sin förvaltning och göra anteckningar om sina åtgärder i övrigt under året. Till exempel genom att löpande för kassabok över huvudmannens ekonomi. Alla handlingar ska sparas under uppdraget och i tre kalenderår efter det att uppdraget upphört. När tiden gått ut ska handlingarna överlämnas till rättsinnehavaren det vill säga huvudmannen själv eller i det fall huvudmannen är avliden till dödsboet. I föräldrabalken stadgas att förteckningen ska lämnas in till överförmyndarnämnden senast två månader efter förordnandedagen. Årsräkning för föregående års förvaltning ska lämnas in före den 1 mars varje år och sluträkning ska lämnas in till överförmyndarnämnden inom en månad efter uppdraget som ställföreträdare upphört. Förteckningen, årsräkningen samt sluträkningen och en redogörelse över uppdraget ska skrivas under av ställföreträdaren på heder och samvete. Om redovisningen eller begärda bilagor inte lämnas in kan överförmyndarnämnden i förlängningen förelägga ställföreträdare att vid vite inkomma med handlingarna. Vissa åtgärder får inte göras utan överförmyndarnämndens samtycke: Uttag av spärrande bankmedel Köp av aktier, konvertibler och vissa obligationer Placering i försäkringar Köp, försäljning, gåva och inteckning av fast egendom eller tomrätt Köp försäljning och pantsättning av bostadsrätt Utlåning av huvudmannens egendom Driva rörelse Försäljning av värdehandling som är deponerad eller registrerad på VP-konto Arvskifte, godkännande måste ske innan skiftet verkställs Uthyrning och uppsägning av lägenhet Upptagande av lån för huvudman 3.1 Överförmyndarnämndens granskning Inlämnade redovisningshandlingar granskas enligt följande prioritersordning Följande prioritetsordning ska användas vid granskningen av inkomna årsräkningar. Prio 1: Inkomna årsräkningar, komplett med tillhörande bilagor Prio 2: Årsräkningar som är tillbaka efter komplettering Prio 3: För sent inkomna årsräkningar Prio 4: Årsräkningar där arvode inte har begärts
Sida 7(28) 4 Förteckningen Förteckningen är grunden för uppdraget förvalta egendom och bildar också utgångspunkt för den årsräkning som senare under uppdraget ska lämnas in årligen. I förteckningen ska de tillgångar och skulder huvudmannen hade på dagen för förordnandet redovisas. En förteckning behöver inte lämnas in om förordnandet avser ett redan pågående ärende. Den nye ställföreträdaren tar då vid där den förre slutade. Dennes utgående balans i sluträkningen blir ingående balans för den nye ställföreträdaren. 4.1 Så här fyller Du i förteckningsblanketten Huvudman Huvudmannens namn, personnummer, adress, telefon till huvudmannens bostad och vistelseadress, t.ex. sjukhem, gruppbostad, sjukhus etc. God man Här skall Du fylla i Dina uppgifter om namn, adress, telefon mm. Vi ber Dig ange telefonnummer såväl till Din bostad som eventuellt arbete. Det är viktigt för oss att kunna ta kontakt med Dig. Om Du har mobiltelefon, telefax eller e-postadress ange gärna även dessa. Förordnandedag Din förordnandedag framgår av registerutdraget. Du skall redovisa värdet av tillgångar och skulder per denna dag. Det är alltså inte tillräckligt att ta sista årsbeskedet eller liknande från banken. Ofta är det nödvändigt att be banken ta fram ett särskilt kontobesked. Detsamma gäller eventuella aktiekurser med mera.
Sida 8(28) 4.1.1 Tillgångar Tillgångar är kontanter, bankmedel, aktier, obligationer, fastigheter, bostadsrättslägenheter etc. All egendom av värde skall förtecknas. Här nedan ges råd hur olika slag av egendom skall anges. Tillgångar ska styrkas med saldobesked från bank, fondbolag, värdepappersbolag med flera. Kontanter Kontanter skall tas om hand och sättas in på en bankbok i huvudmannens namn. Kontanter skall bara undantagsvis förvaras av Dig. Detta t ex om Du skall betala en räkning kontant eller lämna pengar till huvudmannen, hemtjänsten instutitionspersonal eller liknande. Om Du har huvudmannens pengar hemma skall Du förvara dem åtskilda från Dina egna pengar. Bankmedel Du skall ange bankens namn, kontonummer och innestående belopp (saldo) per förordnandedag. Beloppet skall vara exklusive upplupen ränta. Den redovisas i stället som inkomst i nästa årsräkning. Du behöver inte redovisa öresbelopp, utan avrunda till närmaste jämna belopp. Bifoga Du skall styrka saldona med kontobesked från banken. Det skall tydligt framgå att kontot är spärrat. Påminn gärna banken om detta. Huvudmannens alla bankkonton skall enligt huvudregeln vara spärrade. Huvudmannen kan dock ha ett konto, t ex ett servicekonto eller ett personkonto, för löpande utgifter, och som inte är spärrat.
Sida 9(28) Saldot på ett sådant konto bör inte mer än undantagsvis uppgå till mer än 15 20 000 kr. Bankkonton och bankböcker skall stå i huvudmannens namn. Du får under inga omständigheter ha flera huvudmäns pengar på samma konto eller på ditt eget konto. Du skall se till att tillgångarna på bankböckerna har så bra ränta som möjligt. Om större belopp står på personkonto eller liknande, bör de placeras på konton med bättre avkastning. Värdepapper Aktier skall redovisas med kursvärdet per förordnandedag. Det är inte deklarationsvärdet utan kursvärdet som skall anges. Du skall ange antalet aktier för varje slag av aktie. Fondandelar skall anges till antal per förordnandedagen. Detsamma gäller optioner, teckningsrätter och andra finansiella instrument. Obligationer skall anges till nominellt belopp, uppgift om utfärdare, räntesats och utgivningsår. Bilagor som styrker uppgifterna ska bifogas förteckningen. Fastighet Fastigheter skall redovisas med taxeringsvärdet. Att huvudmannen är ägare till fastigheten bör styrkas med lagfartsbevis. Det är bra om ett nytaget gravitationsbevis lämnas eftersom det även ger oss redovisning över vilka inteckningar som är uttagna i fastigheten. Bostadsrätt Bostadsrättslägenhet skall anges med ägd andel, förteckningens namn, föreningens namn och lägenhetens beteckning. Innehavet bör styrkas med intyg från bostadsrättsföreningen. Av intyget skall framgå vilka panter som belastar lägenheten. Lösöre Lösöre behöver normalt inte specificeras. Dyrbarare konst, samlingar, båtar, bilar, motorcyklar etc. bör dock anges. 4.1.2 Skulder Skulder skall anges med varje fordringsägare för sig. Om samma inkassoföretag har flera borgenärer som söker betalning av huvudmannen skall varje borgenär ändå anges för sig. Eventuellt har huvudmannen ett bankfack som kan innehålla såväl kontanter som värdepapper, lagfarter med mera. För att få tillgång till bankfacket måste huvudmannen ge sitt samtycke. Förteckningen ska ifyllas med bläckpenna, på skrivmaskin eller fyllas i på dator och sedan skrivas ut och undertecknas med bläckpenna. Förteckningen ska enligt en bestämmelse i föräldrabalken undertecknas på heder och samvete. Förteckningen ska lämnas in till överförmyndarnämnden senast två månader efter förordnandedagen.
Sida 10(28) 5 Årsräkningen Ställföreträdaren är redovisningsskyldig till överförmyndarnämnden gällande den ekonomiska förvaltningen. I årsräkningen ska en sammanställning göras över årets inkomster och utgifter. Uppgifter om huvudmannens tillgångar och skulder per den 1 januari ska också redovisas. Årsräkningen avseende föregående år ska lämnas in till överförmyndarnämnden senast den 1 mars varje år. Lämnas inte årsräkningen in inom förskriven tid kan överförmyndarnämnden förelägga ställföreträdaren att vid vite inkomma med årsräkningen. Räcker inte blanketten till får bilagor användas. Årsräkningen ska ifyllas med arkivbeständig penna, på skrivmaskin eller vilket vi rekommenderar fylls i och skrivs ut via dator. Årsräkningen ska enligt en bestämmelse i föräldrabalken undertecknas på heder och samvete. Att skriva under en handling på heder och samvete innebär att det kan riktas straffansvar mot den som undertecknad handlingen om uppgifterna i handlingen är oriktiga. Nedan följer en beskrivning av hur årsräkningen lämpligen fylls i. Beskrivningen är också tillämplig på sluträkningen. 5.1 Årsräkning sidan 1
Sida 11(28) På första sidan ska du ange vilket kalenderår eller vilken tidsperiod redovisningen avser. Fält i blanketten som är markerade med en stjärna är obligatoriska. I fältet nedan fyller du i om du är god man, förvaltare eller förmyndare. Huvudmannens respektive ställföreträdarens personuppgifter fylls i dessa fält. Årsräkningen och sluträkningen ska enligt bestämmelserna i föräldrabalken avges på heder och samvete av ställföreträdaren.
Sida 12(28) 6 Årsräkning sidan 2 6.1 Tillgångar den 1 januari eller per förordnande dag om ärendet påbörjats under året. Först i årsräkningen ska du redovisa tillgångarna som de såg ut vid periodens början. Det vill säga 1 januari eller om det är ett nytt uppdrag per förordnande dagen. Tillgångarna redovisas under två rubriker Bankkonton/kontanter och Fastigheter, bostadsrätter, värdepapper. För en årsräkning är tillgångarna den 1 januari alltid exakt samma som tillgångarna den 31 december föregående år. Om ärendet började under året ska tillgångarna
Sida 13(28) uppgå till samma belopp som i förteckningen som lämnades in vid uppdragets början. Du behöver därför bara titta i föregående års granskade årsräkning eller i förteckningen och föra över de värden som noterats där. Om du upptäcker att tillgångarna i föregående årsräkning eller i förteckningen är redovisade till ett felaktigt belopp ska du ändå ange det beloppet som tillgångar vid periodens början. De felaktiga beloppen ska istället justeras genom differensen ta upp som en inkomst eller utgift i årsräkningen. Om till exempel ett bankkonto med 10 000 kronor inte har redovisats i föregående årsräkning ska den summan redovisas som en inkomst under året. Bankkontot redovisas sedan på sidan tre som en tillgång vid årets slut under rubriken Bankkonton/kontanter. Räcker inte fälten i blanketten kan du i stället redovisa tillgångarna på en särskild bilaga. Det är dock viktigt att samtliga uppgifter som efterfrågas framgår tydligt av bilagan. 6.2 Bankkonton/kontanter För bankkonton är det saldot på kontot som ska anges. Saldot återfinns på det årsbesked banken skickar ut eller på kontoutdraget. Observera att alla bankkonton ska vara belagda med överförmyndarspärr utom det fria kontot till exempel ett transaktionskonto som används för löpande utgifter. Det fria kontot ska ha en behållning på maximalt 15-20.000 kr. Spärren hindrar gode män/förvaltare från att ta ut pengar utan överförmyndarnämndens tillåtelse. Huvudmannen har dock alltid full tillgång till sina konton vid ett god mansförordnande. För över varje enskild tillgångspost vad gäller bankkonton och kontanter från föregående års årsräknings utgående värden eller om ärendet är nytt från förteckningen till posterna under rubriken Bankkonton/Kontanter. Fylls blanketten i på dator kommer blanketten själv summera tillgångarna. I annat fall måste respektive kategori räknas ihop för hand. Glöm i så fall inte att fylla i rutorna Summa tillgångar på bankkonton/kontanter A
Sida 14(28) 6.3 Fastigheter, bostadsrätter, värdepapper Ingående balanser gällande fastigheter, bostadsrätter och värdepapper ska likt banktillgodohavandena enligt ovan överensstämma med föregående års granskade årsräkning eller i förteckningen. När det gäller värdepapper ska även antalet eller andelarna av till exempel aktier, fonder, obligationer anges i redogörelsen. Observera att det fortfarande gäller det ingående värdet i början på året vilket ska vara det samma som det utgående värdet på föregående års årsräkning eller om det är fråga om ett nytt ärende förteckningen. Samtliga fastigheter, värdepapper ska summeras vid rubriken Summa fastigheter, värdepapper. Fyller du i blanketten på dator summerar den automatiskt. 6.4 Inkomster under perioden I nedanstående fält på blankettens andra sida ska huvudmannens inkomster under perioden anges, det vill säga under året. Som inkomster i årsräkningen räknas huvudmannens lön, pension, bidrag, gåvor med mera. Dessa inkomster ska redovisas brutto, det vill säga före skatt. Detta gäller även om skatten dragits av direkt hos arbetsgivaren, försäkringskassan eller banken. Som inkomster räknas också finansiella inkomster som räntor, utdelningar, värdeökningar i huvudmannens tillgångar samt vinster vid försäljning av dessa. Dessa inkomster ska också redovisas brutto, det vill säga före skatt.
Sida 15(28) Samtliga inkomster ska summeras vid rubriken Summa inkomster B. Fylls blanketten i summerar den automatiskt. Nedan följer instruktioner, förklaringar och exempel på poster som kan vara aktuella att ta upp under kategorin Inkomster under perioden. Överförmyndarnämnden rekommenderar att nedanstående rubriker i förekommande fall används när årsräkningar och sluträkningar fylls i. Varje inkomst ska redovisas var för sig och beloppet ska redovisas brutto, före skatt 6.4.1 Pension/AMF mm (före skatt) All pension som huvudmannen fått under perioden ska redovisas. För pension skickas alltid årsbesked ut från den som betalar ut pensionen, till exempel Pensionsmyndigheten eller AMF Pension. Årsbesked ska alltid bifogas årsräkningen för att verifiera redovisad pensionsinkomst. Glöm inte pensionen ska redovisas brutto, det vill säga före skatt. Den skatt som pensionsutbetalaren dragit av och betalat direkt till skatteverket ska redovisas som utgift under Utgifter under perioden på sida 3 i blanketten. Observera att försäkringskassan och pensionsmyndigheten betalar ut både pension/ersättning och bostadstillägg/bostadsbidrag vid en och samma utbetalning. I årsräkningen måste dock dessa inkomster redovisas var för sig och får inte klumpas ihop i en post. 6.4.2 Lön (före skatt) All lön huvudmannen fått från olika arbetsgivare under perioden ska redovisas. För lön skickas alltid årsbesked ut från arbetsgivaren. Dessa årsbesked ska alltid bifogas för att verifiera redovisad inkomst av lön. Glöm inte att lön ska redovisas brutto, det vill säga före skatt. Den skatt som arbetsgivaren dragit av och betalat direkt till skatteverket ska du redovisa som utgift under Utgifter under perioden på sida 3 i blanketten. 6.4.3 Bostadsbidrag/bostadstillägg Det totala bostadsbidrag/bostadstillägg som under perioden betalats ut till huvudman ska redovisas. Eftersom bostadsbidrag/bostadstillägg är skattefritt ska den summa som utbetalats redovisas. Utbetalda belopp framgår av beslutet om bidrag samt av månadsavi från utbetalande myndighet. Du kan kontakta försäkringskassan/pensionsmyndigheten och begära att få årsbesked för bostadsbidrag och bostadstillägg. Verifikation för bidraget ska alltid bifogas. Om bidraget ändrats under perioden ska du bifoga verifikation för varje ändring. 6.4.4 Habiliteringsersättning/handikappersättning Habiliteringsersättning betalas ut av kommunen till personer med psykiskt eller fysiskt funktionshinder som deltar i så kallad daglig verksamhet. Ersättningen är skattefri och utbetalas normalt månadsvis. Vid utbetalning av habiliteringsersättning sätts antingen pengarna in direkt på konto eller så skickas en utbetalningsavi till huvudmannen. Eftersom ersättning är skattefri ska du redovisa den summa som har utbetalats.
Sida 16(28) Handikappersättning betalas ut av Försäkringskassan till huvudmän som på grund av sitt handikapp fått fördyrade levnadskostnader. En sådan fördyrad levnadskostnad kan vara att ha god man om huvudmannen själv betalar dennes arvode. Om din huvudman är ställd under godmanskap/förvaltarskap på grund av ett handikapp bör du därför ansöka om handikappersättning för honom/henne. Eftersom handikappersättning är skattefri ska du redovisa den summa som har utbetalats. Försäkringskassan skickar inte ut årsbesked ut med uppgifter om hur mycket handikappersättning som har utbetalats eftersom ersättningen inte är skattepliktig. Utbetalda belopp framgår dock av beslut om ersättning samt av månadsavi från försäkringskassan. Du kan kontakta försäkringskassan och begära att få årsbesked för handikappersättningen. Verifikation för ersättningen ska alltid bifogas. 6.4.5 Skatteåterbäring Huvudmannens skatteåterbäring ska också redovisas. Hur mycket som har utbetalats i återbäring framgår av det skattebesked avseende föregående års beskattning som skickats till huvudmannen under året. Glöm inte att slutskattebeskedet från skatteverket ska bifogas årsräkningen. Om huvudmannen inte fått någon skatteåterbäring är det mycket troligt att kvarskatt istället inbetalats. Detta ska du redovisa som en utgift för kvarskatt under Utgifter under perioden på sida 3 i blanketten. 6.4.6 Bankräntor På de flesta bankkonton betalas ränta ut från banken. Räntan utbetalas normalt den 31 december varje år och finns angiven i det årsbesked banken skickar ut. Årsbesked från huvudmannens bank där ränta och kontosaldon finns angivna ska alltid bifogas årsräkningen. Om den totala räntan från en och samma bank överstiger 100 kronor kommer banken att betala in 30 % av räntan i skatt direkt till Skatteverket. I årsräkningen ska räntan redovisas brutto, det vill säga före skatt. Skatt ska redovisas som utgift under perioden på sidan 3. 6.4.7 Aktieutdelning En aktieutdelning innebär att företaget delar ut en del av vinsten till sina aktieägare. Om huvudman äger aktier finns möjligheten att en utdelning skett under året. Hur mycket som betalats ut framgår av det årsbesked som din huvudmans bank/fondkommissionär skickat ut. Glöm inte att bifoga årsbesked avseende aktier. I årsräkningen ska aktieutdelningar redovisas brutto, det vill säga före skatt. Endast det belopp som har utbetalats ska redovisas. Ibland delar företag ut aktier istället för pengar till sina ägare. Dessa utdelningar ska inte redovisas här. När ett företag delar ut aktier istället för pengar ökar huvudmannens totala aktieinnehav och därmed värdet av detta. En utdelning av aktier kommer därför automatiskt att räknas in under den utgående summan på aktiekapital på sidan 3. 6.4.8 Inkomster vid försäljning av fastigheter och bostadsrätter Om huvudmannen t ex sålt en fastighet eller en bostadsrätt under året ska försäljningspriset före mäklaravgifter m.m. redovisas i årsräkningen som en inkomst. Hela försäljningspriset före eventuella skatter och arvoden ska redovisas..
Sida 17(28) Mäklararvode redovisas som en separat utgift under punkten utgifter under perioden på sidan 3. Se mer under punkt 6.1.12. Försäljningsavtal där försäljningspris ska bifogas årsräkningen 6.4.9 Övriga inkomster Övriga inkomster som ska redovisas är då huvudman sålt en tillgång som inte varit upptagen i tillgångsredovisningen, till exempel en tavla eller en bil. Hela försäljningspriset redovisas som inkomst. Kvitton/försäljningsavtal ska bifogas årsräkningen. Eventuella kostnader vid försäljningen t ex en rekonditionering av bilen ska redovisas som en utgift på sidan 3. 6.4.10 Inkomster vid försäljning av aktier, fonder och obligationer Om huvudmannen sålt aktier, fonder, obligationer eller liknande under året ska försäljningspriset redovisas som inkomst. När till exempel aktier säljs tar den som förmedlar köpet vanligtvis ut en avgift för detta. Avgiften kallas när det gäller aktier för courtage. Det courtage eller arvode som tagits ut vid försäljning ska redovisas som separat utgift under punkten utgifter under perioden på sidan 3.se mer under punkt 6.1.12. Hur mycket en tillgång sålts för respektive hur mycket som betalats i courtage framgår av den avräkningsnota säljaren och köparen alltid får av den som förmedlat affären. Glöm inte att alltid bifoga avräkningsnotor när försäljning av tillgångar skett. 6.5 Övriga Om huvudmannen haft inkomster under året som inte faller under någon av de tidigare punkterna ska även dessas redovisas under inkomster under perioden. Glöm inte att specificera vad inkomsterna avser. Exempel på inkomster som redovisas under övrigt är: Gåvor till huvudmannen, till exempel penninggåvor, aktier eller fastigheter tillgångar som tidigare inte varit kända/inte redovisats utgifter som återbetalats till huvudmannen, till exempel i samband med uppsägning av försäkringar eller el-abonnemang. penninglån som under året givits till huvudmannen. försäljning av bil, tavlor, möbler m.m Observera att en inkomst som benämnas övrigt, diverse eller liknande inte är tillåtet, en årsräkning med ospecificerade poster kan inte godkännas. Posterna måste specificeras. Kvitton/försäljningsavtal eller motsvarande handlingar ska alltid bifogas årsräkningen.
Sida 18(28) 6.6 Summering I detta fällt ska summa tillgångar på bankkonton/kontanter A och summa inkomster summeras. Fylls blanketten i på dator summerar den posterna automatiskt.
Sida 19(28) 7 Årsräkning sidan 3 På sidan tre i årsräkningen ska huvudmannens utgifter under perioden anges samt årets utgående balanser avseende huvudmannens tillgångar
Sida 20(28) 7.1 Utgifter under perioden Som utgifter i årsräkningen räknas alla händelser som bidragit till att minska huvudmannens redovisade tillgångar. Hit räknas till exempel alla uttag och utbetalningar från huvudmannens konton samt skatt som betalats på pension, lön, räntor, aktieutdelningar med mera. Till utgifter räknas inte kontanter som förbrukats av huvudmannen själv eller av boendet efter att de tagits ut. Har huvudmannen fått 1 000 kr i kontanter av sin gode man/förvaltare och köpt en jacka för dessa ska du bara redovisa själva uttaget under utgifter för perioden på sidan 3 med till exempel specifikationen Medel lämnade till huvudmannen/boendet. Samtliga utgifter under året/perioden ska summeras vid rubriken Summa utgifter C. Fyller du i blanketten på dator summera den posterna automatiskt. Nedan följer instruktioner, förklaringar och exempel på poster som kan vara aktuella att ta upp under kategorin Utgifter under perioden. Överförmyndarnämnden rekommenderar att dessa rubriker i förekommande fall används när årsräkningar och sluträkningar fylls i. 7.1.1 Levnadsomkostnader (mat, kläder mm) Du ska redovisa alla utbetalningar avseende huvudmannens mat, kläder, hygienartiklar, prenumerationer på tidningar och liknande. Kvitton, fakturor och andra verifikat ska hållas i god ordning och finnas tillgängliga för granskning. Överförmyndarnämnden kan när som helst begära in dessa handlingar. Kvitton och fakturor för levnadsomkostnader behöver du dock inte bifoga årsräkningen till en början. Vi rekommenderar att levnadsomkostnaderna specificeras var för sig på en bilaga till årsräkningen och att totalsumman för levnadsomkostnaderna skrivs in på årsräkningen.
Sida 21(28) 7.1.2 Tv/Tele/El/Internet Kostnader för TV-licens, telefon-, mobiltelefon- och internetabonnemang samt elförbrukning ska redovisas. Fakturor behöver inte bifogas men ska finnas tillgängliga om överförmyndarnämnden kräver att få se dem. 7.1.3 Sjukvård/Mediciner/Tandläkare Kostnader för sjukvård, tandvård, mediciner och liknande ska också redovisas under utgifter för perioden på sidan 3 i blanketten. Fakturor behöver inte bifogas men de ska finnas tillgängliga om överförmyndarnämnden kräver att få se dem. 7.1.4 Hyra Den hyra huvudmannen betalt under året ska redovisas och en hyresavi ska alltid bifogas årsräkningen. Har hyran ändrats under året ska en avi för varje ändring bifogas. Observera att alla de hyror som betalats under året ska redovisas. Om hyra för januari nästkommande år betalats redan i december ska du redovisa även den. 7.1.5 Omsorgsavgifter Om din huvudman har hemtjänst, bor på ett äldreboende eller på något annan form av vårdhem ska eventuella de vård- och omsorgsavgifter som betalats för huvudmannens räkning redovisas. Du behöver inte bifoga fakturor men de ska finnas tillgängliga om överförmyndarnämnden kräver att få se dem. Om omsorgsavgifter faktureras på samma faktura som hyran, vilket är vanligt på exempelvis äldreboenden, behöver du inte särredovisa beloppen. Du kan redovisa hela summan som hyra och omvårdnadsavgift. 7.1.6 Betalning av skulder/lån Om huvudmannen har skulder vilka inneburit utbetalningar under året ska dessa redovisas som utgift under perioden. Alla betalningar med anknytning till skulderna ska redovisas, både betald ränta, avgifter och amorteringar. Verifikat ska bifogas årsärkningen. Huvudmannens totala skulder vid årets början respektive slut ska du specificera och redovisa på sidan 4 i blanketten under rubriken Skulder. 7.1.7 Medel lämnade till huvudmannen/boendet Om pengar tagits ut på banken från huvudmannens bankkonto och lämnat direkt till huvudmannen eller till personal på ett boendet ska summan av dessa belopp redovisas under utgifter för perioden. Även då någon på boendet tagit ut pengar, med hjälp av fullmakt, skall uttagen redovisas. Om pengar lämnats till boendet ska detta klart framgå av kvittenser på överlämningar samt signaturer i den kassabok som används för huvudmannan på boendet. Ur kassaboken ska också framgå vad pengarna senare använts till. Det är den gode mannen/förvaltaren som har ansvarar att överlämnade medel har använts på avsett sätt och ska därför regelbundet granska kassaboken. 7.1.8 Uttag som huvudmannen själv har gjort Om huvudmannen gjort uttag på bank eller använt eget kontokort/bankomatkort ska det också redovisas under utgifter för perioden. Ett fullständigt kontoutdrag ska bifogas för det konto till vilket kortet är kopplat.
Sida 22(28) 7.1.9 Inkomstskatt Eftersom huvudmannens inkomster redovisas brutto, det vill säga före skatt, måste inbetald skatt redovisas som en utgift under perioden. Hur mycket huvudmannen betalt i inkomstskatt framgår av de årsbesked som skickats ut från arbetsgivare, olika pensionsutbetalare samt från Försäkringskassan. Årsbesked avseende inkomster samt inbetald skatt ska alltid bifogas årsräkningen. 7.1.10 Under året inbetald kvarskatt Eventuell kvarskatt som huvudmannen betalt under året ska redovisas som en utgift. Hur stor kvarskatten varit framgår av det slutskattebesked avseende föregående års beskattning som skickats till huvudmannen under året. Slutskattebeskedet från skatteverket alltid ska bifogas. Om huvudmannen inte behövt betala någon kvarskatt är det mycket troligt att skatteåterbäring istället utbetalats. Denna ska resovisas som inkomst under perioden. 7.1.11 Arvode betalt av huvudmannen (inklusive sociala avgifter) I de fall huvudmannen själv ska stå för arvodet till ställföreträdaren ska det redovisas som en utgift. Arvodet ska redovisas inklusive eventuella kostnadsersättningar och sociala avgifter, det vill säga hela det belopp som har dragits från huvudmannens konto. Arvodets storlek framgår av det arvodesbeslut som skickats ut från Överförmyndarnämnden under året. Detta arvode ska även anmälas till vård- och omsorgsförvaltningen under förutsättning att huvudmannen betalar hemtjänstavgift eller omsorgsavgift i särskilt boende. Arvode till god man räknas in i den enskildes förbehållsbelopp vid fastställandet av avgifter inom äldre- och handikappomsorgen under förutsättning att den enskilde själv står för arvodet. 7.1.12 Courtage och mäklararvode Vid försäljning av till exempel aktier och fastigheter tar den som förmedlar köpet vanligtvis ut en avgift för detta. Avgiften kallas när det gäller aktier för courtage och när det gäller fastigheter vanligtvis för mäklararvode. Det courtage eller arvode som tagits ut vid försäljning av tillgångar ska detta redovisas som separat utgift. Hur mycket en tillgång sålts för respektive hur mycket som betalats i arvode/courtage framgår av den avräkningsnota säljaren och köparen alltid får av den som förmedlat affären. Glöm inte att alltid bifoga avräkningsnotor när försäljning av tillgångar skett. 7.1.13 Köp av aktier/fondandelar/obligationer med mera Köp av aktier, fonder, obligationer, aktieindexobligationer, fastigheter, bostadsrätter med mera ska redovisas som en utgift och även föras upp som en tillgång i den utgående balansen under rubriken Fastigheter, bostadsrätter och värdepapper på sidan tre. 7.1.14 Övrigt (specificeras) Om huvudmannen haft utgifter under året som inte faller under någon av de tidigare punkterna ska även dessa utgifter redovisas. Glöm inte att alla övriga utgifter ska specificeras. Exempelvis kan vara födelsedagspresenter och julklappar huvudmannen givit. Personliga presenter som huvudmannen ger ska alltid specificeras.
Sida 23(28) Observera att en utgift endast benämns övrigt, diverse eller liknande är inte tillåtet, en årsräkning med ospecificerade poster kan inte godkännas. Posterna måste specificeras. 7.2 Tillgångar per upphörandedagen Under tillgångar per upphörande dagen ska tillgångarna som de såg ut vid periodens slut, vanligtvis den 31 december redovisas. Tillgångar ska styrkas med årsbesked från bank, fondbolag, värdepappersbolag och liknande. Av beskeden ska det framgå om bankkonton, fondkonton, vp-konton, depåer m.m. är överförmyndarspärrade. Kontrolluppgifter för tillgångar skickas ut varje år i januari från alla svenska banker, fondkommissionärer och försäkringsbolag. På de kontrollbesked din huvudman fått finns ibland flera olika värden, det är viktigt att du redovisar rätt värde för att årsräkningen ska stämma. Tillgodohavande på skattekonto ska inte redovisas som en tillgång trots att skatteverket i vissa fall skickar ut årsbesked. Att skattekontot inte ska tas upp beror på att eventuell skatteåterbäring, utbetalningar från skattekontot, redovisas som inkomst i årsräkningen. 7.3 Bankkonton/Kontanter För bankkonton är det saldot på kontot som ska anges. Saldot återfinns på det årsbesked banken skickar ut eller på kontoutdraget. Observera att alla bankkonton ska vara belagda med överförmyndarspärr utom det fria kontot till exempel ett transaktionskonto som används för löpande utgifter. Spärren hindrar den gode mannen/förvaltaren att ta ut pengar från kontona utan överförmyndarnämndens tillåtelse. Huvudmannen har dock alltid full tillgång till sina konton vid ett god mansförordnande. Kontanter ska också redovisas om till exempel förvaltaren/gode mannen av någon anledning själv förvarat kontanter över årsskiftet, till exempel i syfte att köpa något åt sin huvudman. Tillgångarna summeras i fältet vid rubriken Summa tillgångar på bankkonton/kontanter D. Fyller du i blanketten på dator sker summeringen automatiskt.
Sida 24(28) 7.3.1 Övriga tillgångar Med övriga tillgångar avses tillgångar för vilka det inte skickats ut något årsbesked. De två vanligaste posterna här är kontanter samt tillgodohavanden på till exempel äldreboende. Övriga tillgångar ska föras in under Bankkonton/kontanter i årsräkningen. Ytterligare en typ av tillgång huvudmannen kan ha är fordringar i form av lån. Har huvudmannen lånat ut pengar och lånet inte är återbetalt ska du redovisa lånet som en tillgång. 7.4 Fastigheter, bostadsrätter och värdepapper Här ska du redovisa huvudmannens tillgångar avseende fastigheter, bostadsrätter och värdepapper Likt tidigare summer blanketten posterna automatiskt om den fylls i på dator. 7.4.1 Fastigheter och bostadsrätter En fastighets taxeringsvärde är ett av skatteverket fastlagt skattemässigt värde vilket ligger till grund för debiterad fastighetsskatt. Taxeringsvärden för fastigheter hittar du i din huvudmans självdeklaration för föregående år. I de fall taxeringsvärdet ändrats under året har skatteverket skickat ut uppgifter om detta. Eftersom en bostadsrättsinnehavare inte betalar fastighetsskatt direkt utan via sin bostadsrättsförening har enskilda bostadsrätter inget taxeringsvärde. Det kan därför vara svårt att få fram bostadsrättens värde. Inköpspriset för bostadsrätten är därför ett lämpligt värde att föra in. 7.4.2 Värdepapper Marknadsvärdet för fonder återfinns på årsbesked från banken eller fondkommissionären. Värdet brukar på årsbeskedet betecknas marknadsvärde, fondvärde eller utgående värde. Även fonder ska vara överförmyndarspärrade för uttag. Marknadsvärdet för aktier och obligationer återfinns oftast på årsbesked från VPC (värdepapperscentralen) som skickas ut från huvudmannens bank eller fondkommissionär. Det är viktigt att notera att bankerna ibland redovisar dessa tillgångar till deklarationsvärde. I de fall marknadsvärdet inte anges måste du multiplicera antalet aktier med aktiens slutkurs det aktuella datumet för att rätt värde ska kunna redovisas. Konton som är kopplade till värdepapperskonton ska vara överförmyndarspärrade. När det gäller värdepapper ska även antalet eller andelarna av till exempel aktier, fonder, obligationer anges i redogörelsen.
Sida 25(28) Köp av aktier ska även redovisas som en utgift under rubriken Utgifter för perioden (även om det rent formellt inte är fråga om en utgift) 7.5 Summering Summa utgifter och tillgångar på konton C + D summeras här. Om din redovisning är korrekt ska summan A+B vara lika med summa C+D. Stämmer inte summorna måste samtliga poster gås igenom för att finna den post som är felaktig. En årsräkning vars summeringar inte stämmer kan inte godkännas. En enkel kassakontroll kan göras på följande sätt Tillgångar per redovisningsperiodens början kr = enl. ruta A i årsräkningen Inkomster under perioden + kr = enl. ruta B i årsräkningen Utgifter under perioden - kr = enl. ruta C i årsräkningen Beräknade tillgångar per 31/12 = kr = enl. ruta D i årsräkningen = denna summa ska motsvara vad som fanns i kontanter och på bankkonton per 31/12.
Sida 26(28) 8 Årsräkning sidan 4 På årsräkningens sidan fyra ska huvudmannens skulder redovisas och eventuella övriga upplysningar lämnas.
Sida 27(28) 8.1 Skulder/Lån Om huvudmannen haft skulder antingen vid årets början eller vid årets slut ska dessa redovisas under skulder på sidan 4. I tabellen ska följande anges: Långivare till respektive skuld storlek på respektive skuld samt storlek på totala skulder vid årets början och slut förändring av respektive skuld samt förändring av totala skulder under året. För samtliga skulder ska bifogas bilagor som styrker skuldernas storlek samt betald ränta och amortering under året. Notera att avbetalningar på skulder samt betald ränta och avgifter även ska redovisas under utgifter under perioden på sidan 3. Vidare ska nya lån som tagits upp under året redovisas som inkomst under året. Räntor och avgifter som har ökat en befintlig skulds totala storlek ska dock inte räknas som inkomst. 9 Sluträkning Då uppdraget som god man/förvaltare upphör ska gode mannen/förvaltaren inom en månad lämna sluträkning. Sluträkningen avser tiden från årets början eller, om förordnande skett under året, från detta datum fram till dess uppdraget upphörde. I övrigt gäller samma regler som vid årsräkning. 10 Hur länge ska handlingar sparas Verifikationer ska sparas i minst tio år i ett pågående ärende. Har ärendet upphört och när du lämnat in sluträkningen och den är granskad skickar överförmyndarnämnden redovisningshandlingarna, dvs. förteckningen, årsräkningarna och sluträkningen, som du inlämnat som god man till dödsboet för genomgång. Dödsboet kan göra anspråk på ersättning för det fall du anses ha uppsåtligt eller av oaktsamhet åsamkat huvudmannen skada. Dödsbodelägarna har tre år på sig från det datum de kvitterade ut redovisningshandlingarna att väcka talan. Under dessa år kan dödsbodelägarna kräva att få ta del av samtliga verifikationer. Vid tvist bestämmer överförmyndarnämnden tid och plats för sådan granskning. När de tre åren har gått ska även verifikationerna överlämnas till dödsbodelägarna. 11 Kontaktuppgifter Överförmyndarkontoret har öppet en dag i veckan på torsdagar mellan klockan 09.00-17.00. Handläggarna har telefontid på torsdagar mellan kl. 13.30-16.30. För besök rekommenderas tidsbokning. Övriga tider nås handläggarna på överförmyndarkontoret via mail eller via kommunens växel. Telefon: 0120-831 42 Växel: 0120-83 000 e-post: overformyndare@atvidaberg.se Besöksadress:
Sida 28(28) Kommunhuset, Adelswärdsgatan 7, Åtvidaberg Postadress: Överförmyndarkansliet, Box 206 597 25 Åtvidaberg Hemsida: http:///forinvanare/overformyndare