Arbetsordning för universitetsstyrelsen vid Göteborgs universitet Fastställd av styrelsen 2013-12-17, reviderad 2015-12-03. 1. Ansvar och uppgifter Enligt arbetsordningen för Göteborgs universitet, fastställd av styrelsen 2012-02-20 och reviderad enligt beslut 2013-10-15, har styrelsen ansvar och uppgifter enligt följande: Göteborgs universitets styrelse är universitetets högsta beslutande organ. 3.1 Ansvar och uppgifter Universitetsstyrelsen ansvarar inför regeringen för verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt och att verksamheten redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att universitetet hushållar väl med statens medel. Styrelsen har enligt högskolelagen inseende över universitetets alla angelägenheter och svarar för att dess uppgifter fullgörs. Universitetsstyrelsen intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat och av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning samt lämnar en bedömning av huruvida intern styrning och kontroll är betryggande. 3.1.1 Universitetsstyrelsen ska enligt högskoleförordningen besluta: - i viktigare frågor om verksamhetens övergripande inriktning och högskolans organisation, - om årsredovisningar, delårsrapporter, budgetunderlag och viktigare framställningar i övrigt samt säkerställa att det vid högskolan finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt, - om åtgärder med anledning av Riksrevisionens revisionsberättelser och revisionsrapporter, - om riktlinjer och revisionsplan för internrevisionen och åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer enligt 10 internrevisionsförordningen (2006:1228), - i viktigare frågor om den interna resursfördelningen och uppföljningen av denna, Universitetsledningens stab 1 (5) Universitetsplatsen 1, Box 100, 405 30 Göteborg 031 786 00 00 www.gu.se
- i frågor som enligt 2 kap. 15 HF avgörs av en personalansvarsnämnd, om det inte har inrättats en personalansvarsnämnd vid högskolan eller om Statens ansvarsnämnd inte ska besluta enligt 4 kap. 16 HF, - om den antagningsordning som anges i 6 kap. 3 andra stycket HF, - om en arbetsordning med viktigare föreskrifter om högskolans övergripande organisation, delegering av beslutanderätt, handläggning av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten, om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning, - om en anställningsordning, - om viktigare föreskrifter i övrigt, - i övriga frågor som är av principiell vikt, - om föreskrifter rörande hörande av lärare, övriga anställda och studenter inför styrelsens förslag till rektor enligt 2 kap. 8 andra stycket HF, - om föreskrifter för val av lärarrepresentanter i styrelsen, i enlighet med 2 kap. 7a första stycket HF - om avgivande av förslag till rektor, som anställs av regeringen enligt 2 kap. 8 HF, - om utseende av rektors ställföreträdare enligt 2 kap 10 första stycket HF - om utseende av vice ordförande inom sig enligt 2 kap 1 andra stycket HF - om inrättande av en personalansvarsnämnd 2 kap 15 HF och utseende av ledamöter för att pröva frågor om: skiljande från anställning på grund av personliga förhållanden, när anställningen inte är en provanställning disciplinansvar åtalsanmälan avstängning - vilka studerandesammanslutningar som har rätt att vara studentkårer. 2. Styrelsens sammansättning Styrelsen består av ordföranden och fjorton andra ledamöter. Rektor ingår i styrelsen. Lärare har rätt att representeras av tre ledamöter och en gruppersättare. Studenterna har rätt att representeras av tre ledamöter och en gruppersättare. Ledamöter, utom rektor, utses för en bestämd tid, högst tre år. Ordförande och de övriga ledamöter som enligt 2 kap. 4 HL (1992:1434) ska utses av regeringen, utses efter förslag av en nomineringsgrupp enligt 2 kap. 7b HF (1993:100). Representanter för lärare utses genom val. Styrelsen beslutar om föreskrifter för val av lärarrepresentanter i styrelsen i enlighet med 2 kap. 7a första stycket HF. Representanter för studenterna utses enligt bestämmelser i studentkårsförordningen (2009:769). Företrädare för de anställda utses enligt bestämmelserna i personalföreträdarförordningen (1987:1101). 2 (5)
3. Arbetsformer 3.1 Sammanträdestider Styrelsen ska senast före utgången av september månad varje år, fastställa ordinarie sammanträdestider för kommande verksamhetsår. Styrelsen sammanträder minst fem gånger per år. Även distansmöten i form av till exempel telefon- eller videokonferens ska vara möjliga. Styrelsen beslutar också om extra sammanträde. I brådskande fall kan beslut om extra sammanträde fattas av ordföranden. 3.2 Beredning Styrelsens sammanträden bereds av rektor samt av de tjänstemän som rektor bestämmer. Rektor ska på årsbasis planera in vid vilket sammanträde ärenden ska behandlas samt initiera beredning av dem. Det ankommer på rektor att se till att ärendena till styrelsen är väl förberedda i enlighet med av styrelsen beslutad arbetsordning för universitetet. Rektor har det övergripande ansvaret för att nödvändiga samråd genomförs. Varje enskilt ärende till styrelsen ska vara diariefört. 3.3 Kallelse m.m. Ordföranden fastställer föredragningslistans slutliga utformning. Rektor ansvarar för att kallelsen jämte föredragningslistan, ärendeunderlag och förslag till beslut sänds per e-post till styrelsens ledamöter och personer med närvarorätt vid sammanträdena senast sju dagar före ordinarie sammanträde. Handlingarna ska samtidigt publiceras på styrelsens särskilda webbplats. Ledamöterna ska hålla styrelsens sekreterare underrättad om tillfälliga eller permanenta ändringar av kontaktuppgifter. 3.4 Sammanträdesordning Styrelsen är enligt 2 kap 4 HF beslutsför om fler än hälften av ledamöterna, bland dem ordföranden och rektor, är närvarande. Den av regeringen utsedda ordföranden leder styrelsens sammanträden. Styrelsen ska vid första sammanträdet under en ny mandatperiod inom sig utse en vice ordförande, som inträder vid förfall för ordföranden. Vid förfall för rektor inträder prorektor. Vid förfall för ordinarie företrädare för lärarna inträder gruppersättaren. Vid förfall för ordinarie företrädare för studenterna inträder gruppersättaren. Företrädare för de anställda har, enligt 2 kap 4 HL, närvaro- och yttranderätt vid styrelsens sammanträden. 3 (5)
Förutom ledamöterna och sekreteraren deltar normalt vid sammanträdena prorektor och universitetsdirektören med yttranderätt. Styrelsen kan därutöver särskilt besluta att medge en person närvaro- och yttranderätt. Ärendena i styrelsen avgörs, enligt 2 kap 6 HF, efter föredragning. Föredragningen är muntlig om inte styrelsen beslutar annat. Dock ska ärendena till styrelsen vara så väl förberedda att det skriftliga underlaget utgör en fullgod grund för styrelsens ställningstagande. Rektor avgör vem som är föredragande. Ordföranden får själv överta föredragningen. Handläggare, om annan än föredraganden, får delta under respektive ärende om rektor så bedömer önskvärt. 4. Beslut 4.1 Beslutsordning Beslut i styrelsen sker genom acklamation, om inte omröstning begärs. Omröstning ska, enligt 18 förvaltningslagen (1986:223), nedan kallad FL, ske öppet. Utgången bestäms med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. I de fall då ett ärende är så brådskande att beslutet ska förklaras omedelbart justerat ska ordföranden läsa upp den exakta beslutsformuleringen som sedan ska återges i protokollet med angivande av att paragrafen är omedelbart justerad. 4.2 Reservationsrätt mm En ledamot som har deltagit i styrelsens beslut har enligt 19 FL reservationsrätt, vilket innebär att han/hon har rätt att få avvikande mening förd till protokollet. Även föredraganden och andra tjänstemän som utan att delta i avgörandet medverkat vid den slutliga handläggningen har rätt att anmäla avvikande mening. Dessutom kan ersättare för student- respektive lärarföreträdare låta anteckna avvikande mening till protokollet. En ledamot kan även till protokollet få antecknat andra förhållanden som är av vikt för frågans avgörande. Protokollsanteckning ska om möjligt lämnas till sekreteraren inom tre arbetsdagar efter sammanträdet och alltid före det att protokollet justerats. I de fall paragrafen förklaras omedelbart justerad ska avvikande mening anmälas vid sammanträdet. 4.3 Brådskande avgöranden, avgöranden per capsulam m.m. Vid brådskande ärenden, då styrelsen inte hinner sammanträda, har ordföranden, enligt 2 kap. 5 HF, rätt att få ärendet avgjort genom meddelanden mellan ordföranden, rektor och minst så många ledamöter som behövs för beslutsförhet. Om detta förfarande inte är lämpligt, får ordföranden efter samråd med rektor, själv avgöra ärendet. Sådana beslut ska anmälas vid närmast följande styrelsesammanträde. Styrelsen får uppdra åt ordföranden att efter samråd med rektor fatta beslut om delårsrapporten. 4 (5)
4.4 Jäv För styrelsen gäller de bestämmelser om jäv som anges i 11 och 12 FL (1986:233). Det ankommer på ledamoten att till ordföranden anmäla förhållanden som kan innebära jäv. Anmälan ska göras så snart omständigheten uppmärksammats av ledamoten och absolut senast vid sammanträdets början. 4.5 Protokoll Vid styrelsens sammanträden förs protokoll av en av rektor utsedd sekreterare. Protokollet ska upprättas skyndsamt och om inte särskilda skäl föreligger vara justerat och klart för expediering inom två veckor efter sammanträdet. Ett protokollsförslag ska tillställas rektor och därefter ordföranden och särskilt utsedd justeringsperson med möjlighet för dessa att till sekreteraren skyndsamt inkomma med synpunkter. Originalprotokollet ska undertecknas av sekreteraren samt justeras av sammanträdets ordförande, rektor och en vid sammanträdet bland de röstberättigade ledamöterna särskilt utsedd justeringsperson, samt anmälas vid styrelsens efterföljande sammanträde varvid de ledamöter som har synpunkter på protokollets lydelse ska kunna framföra eventuella krav på rättelser eller tydliggöranden. Det justerade protokollet ska publiceras på styrelsens särskilda webbplats. 5 (5)