SÅ HÄR FUNKAR DET: ATT LEDA EN AVDELNNG

Att leda en avdelning I det här dokumentet hittar du viktiga saker som ni bör tänka på i er avdelning, exempelvis som när ni ska ha årsmöte, vilka uppdrag som ska väljas på årsmötet samt viktiga datum som inte får missas. Medlemskap Medlem i Unga Örnar är den som genom att betala sin medlemsavgift eller genom en aktiv handling ställer sig bakom Riksförbundets ändamål. Medlemskapet bekräftas individuellt varje år. Avdelningen beslutar om bekräftelse ska ske genom man betalar en medlemsavgift eller genom aktiv handling via ett formulär. Det är viktigt att medlemmar bekräftar sitt medlemskap så att de är försäkrade under Unga Örnars aktiviteter. Medlemsavgiften och bekräftelsen Riksförbundet ansvarar för att samla in bekräftelsen samt att skicka ut inbetalningskort för medlemsavgift åt avdelningen. Avdelningen fattar själv beslut på sitt årsmöte eller medlemsmöte, om medlemmarna i avdelningen ska betala medlemsavgift eller bekräfta sitt medlemskap genom aktiv handling. När väl beslutet är klart, ska detta meddelas Riksförbundet senast 1 november. Meddelar man inte Riksförbundet om avgiftens storlek eller form räknas avdelningen som en med 50 kr i avgift per medlem och år. Medlemsavgifterna betalas ut till distriktet, som i sin tur betalar det vidare till avdelningen. Verksamhetsredovisning Senast den 31 januari varje år ska avdelningen fylla i och skicka in en verksamhetsredovisning till Riksförbundet. Blanketten för Verksamhetsredovisningen skickas ut av Riksförbundet till avdelningarna. Beskrivning incitamentsystem 2013 Förbundsstyrelsen tog den 19 december 2012 beslut att införa ett incitamentsstöd under 2013 vilket innebär att avdelningarna får ett visst bidrag per medlem. För att en avdelning ska få ta del av incitamentstödet krävs: Att avdelningen ska vara godkänd enligt Ungdomsstyrelsens regelverk för statsbidrag, där minst 60 % av medlemmarna är i åldern 6-25 år Att avdelningen har minst 5 medlemmar i åldern 6-25 år som har sitt huvudmedlemskap i avdelningen. Att en godkänd verksamhetsredovisning för 2013 ska vara inlämnad till Unga Örnars Riksförbund senast den 31/1 2014. Incitamentstödets nivåer 2013: 25kr/ medlem i åldern 6-25 år

1500kr/ verksamhetsredovisning Incitamentstödets period är mellan 1/1 2013-31/12 2013. Efter att medlemsstatistiken är uttagen av Unga Örnar och verksamhetsredovisningen är inlämnad från avdelningen utbetalas incitamentstödet till distriktet som sedan gör en utbetalning till avdelningen. Sammanställning och utbetalning handläggs av Unga Örnars Riksförbund under februari 2014. Medlemsmöte Styrelsen är ansvarig för att genomföra medlemsmöten, exempelvis några gånger per år, där alla medlemmar bjuds in och får möjlighet att påverka avdelningens verksamhet. Styrelsen ska även kalla till medlemsmöte när minst hälften av medlemmarna vill det. Årsmöte a) Årsmötet ska hållas varje år senast den 28 februari. Alla medlemmar ska kallas minst 14 dagar före årsmötet och har där rösträtt. Alla medlemmar får lämna motioner. De lämnas till styrelsen i god tid före årsmötet. Efter årsmötet ska ni maila eller skicka in ert årsmötesprotokoll till förbundsexpeditionen så de kan uppdatera era kontaktuppgifter. På årsmötet ska följande frågor behandlas: b) årsredovisning c) revisorernas berättelse d) frågan om ansvarsfrihet för styrelsen e) motioner och förslag f) val av styrelse m.m. g) beslut om bekräftelse av medlemskapet genom medlemsavgift eller aktiv handling h) medlemsavgiftens storlek (om medlemsavgift tillämpas) Följande val ska göras på årsmötet: En styrelse bestående av minst tre ledamöter, varav ordförande och kassör väljs särskilt En medlemsregisteransvarig. Kan vara samma person som någon av ledamöterna. Flertalet av ledamöterna ska vara barn och ungdomar Ersättare till styrelsen kan väljas

De som väljs ska vara medlem i Unga Örnar Anställd i Unga Örnar kan inte väljas in i styrelsen som den är anställd av Två revisorer ska väljas samt två ersättare för dessa Ombud till distriktets årsmöte ska väljas. Ombuden ska i möjligaste mån vara under 18 år. Valberedning, varav en sammankallande Vid mötet ska protokoll skrivas med uppgifter om datum, närvarande, plats och de beslut som togs vid mötet. Avdelningsstyrelsen Styrelsen är beslutande organ mellan medlemsmöten. Den har främst till uppgift att utveckla verksamheten och värva nya medlemmar. Styrelsens uppgift är också att ansvara för samordning, ekonomi, administration och genomförande av avdelningens verksamhet. En styrelse kan även i samråd med distriktet, krets eller annan avdelning fatta beslut om att delegera ekonomi och administration till distriktet, krets eller annan avdelning. Styrelsen ska inom sig välja en medlemsregisteransvarig. Medlemsregisteransvarig får tillträde till avdelningens medlemsregister. Styrelsen ska sammanträda så ofta som det behövs för att leda avdelningens utveckling. Inom styrelsen väljs firmatecknare för avdelningens firma, bank, postgiro och värdepost, som tecknas två i förening. Om någon av de som väljs är under 18 år krävs förälders medgivande. Dock ska minst en av de som väljs vara över 18 år. Vid mötet ska protokoll skrivas med uppgifter om datum, närvarande, plats och de beslut som togs vid mötet. Medlemsregisteransvarig Styrelsen ska inom sig välja en medlemsregisteransvarig. Hen ska sköta avdelningens medlemsregister och se till att alla medlemmar finns inlagda i registret och att uppgifterna stämmer. Tillgång till registret får den ansvarige via förbundsexpeditionen genom en personlig inloggning. Uppgifter om vem som är medlemsregisteransvarig ska meddelas till förbundsexpeditionen snarast efter årsmötet. Revision Revisorerna ska granska styrelsens verksamhet och ekonomi, samt skriva berättelse till årsmötet med till- eller avstyrkande av ansvarsfrihet. Revisorerna ska särskilt granska avdelningens årsrapport och rapporteringen av genomförda aktiviteter till distrikt och förbund.

Avdelnings upphörande Avdelningen kan inte läggas ner om minst fem medlemmar vill behålla den. Nedläggning ska ske i samråd med distriktsstyrelsen. Vid upplösning tillfaller avdelningens tillgångar och handlingar distriktet. Distriktsstyrelsen kan dock fatta beslut om att överlåta dessa till en krets, om sådan finns. Sammanfattning av viktiga datum 2013 31/1 Verksamhetsredovisningen för 2013 ska vara inskickad till Riksförbundet 28/2 Senast 28 februari ska årsmötet vara avklarat och årsmötesprotokollet ska skickas in till förbundsexpeditionen 1/11 Senast 1 november ska vilken variant av medlemsbekräftelse och summan på medlemsavgiften vara inskickad till Riksförbundet 2014 31/1 Verksamhetsredovisningen för 2013 ska vara inskickad till Riksförbundet Feb Utbetalningar av incitamentssystemet gällande 2013

Ordlista Riksförbund Ett riksförbund är en central organisation som verkar i hela landet genom avdelningar och distrikt. Distrikt Inom riksförbundet finns ett antal geografiska uppdelade områden som kallas distrikt, detta för att lättare organisera aktiviteterna lokalt. Avdelning Samlar en mindre grupp medlemmar inom distriktet. En avdelning kan utgå från en geografisk ort eller från ett visst verksamhetsområde. Verksamhetsredovisning Beskriver vad avdelningar har gjort under året och vilka aktiviteter ni har haft. Verksamhetsredovisningarna används som underlag i statsbidragsansökan som Unga Örnars Riksförbund skickar in till Ungdomsstyrelsen för att få pengar till personal, anordna utbildningar och på annat sätt stödja avdelningar och distrikt ute i landet. Årsmöte En gång per år ska avdelningen anordna ett årsmöte dit alla medlemmar bjuds in för att diskutera och bestämma det som är viktigt. Man går igenom det som har hänt under förgående år och bestämmer vilken verksamhet man ska ha under det nya året.

Årsredovisning Balansrapport I årsredovisningen skriver man vad avdelningen har gjort under förgående år och hur man har använt pengarna. Den innehåller en kort berättelse om verksamheten, medlemstal, antal aktiviteter, avdelningens ledning/styrelse, balans- och resultaträkning samt ett slutord som sammanfattar föregående verksamhetsår i avdelningen. En uppställning av organisationens tillgångar och skulder vid årets slut. Resultatrapport Visar vilka intäkter (pengar verksamheten fått in) och kostnader (pengar man har använt) som avdelningen har. Revisorer Två personer som granskar avdelningsstyrelsens verksamhet och ekonomi. Revisorernas berättelse Revisorerna har i uppdrag att skriva en kort beskrivning av den granskning de gör och lämna det till årsmöte.

Ansvarsfrihet Med revisorernas berättelse som underlag väljer årsmötet om de tycker att avdelningsstyrelsen skött arbetet korrekt och därmed ska få ansvarsfrihet eller inte. Motioner Förslag som skickats in från medlemmar i avdelningen om sådant man vill att avdelningen ska göra. Avdelningsstyrelse På årsmötet väljer man en avdelningsstyrelse som består av olika poster såsom ordförande, kassör och ledamot. De beslutar om vad som händer i avdelningen mellan årsmötena. Den har främst till uppgift att utveckla verksamheten och värva nya medlemmar. Ordförande Avdelningens ordförande leder arbetet i avdelningsstyrelsen. Kassör Kassören är den person som inom avdelningen är ansvarig för ekonomin.

Ledamot Är de personer i avdelningens styrelse som inte tagit på sig ett specifikt uppdrag såsom ordförande och kassör. Ersättare Om avdelningen vill så kan de på årsmötet välja ersättare till styrelsen eller valberedningen som kan ta över en plats om någon inte kan slutföra sitt uppdrag men det är inget man måste göra. Däremot måste man välja två ersättare till revisorerna. Valberedning Har i uppdrag att inför kommande årsmöten och även löpande om det behövs förbereda val av exempelvis ordförande, sekreterare och revisorer och föreslå dem för årsmötet. Sammankallande i valberedningen Är den i valberedningen som är ansvarig för att se till att valberedningen träffas och har kontakt med varandra mellan mötena.