GOD FÖRVALTNINGSSED God förvaltningssed är en rekommendation om principer vid beslutsprocesser och på möten i Esbo stad. Ledning bygger på en positiv människobild och tillit till människan. Våra organ och sammanslutningar är kända för respektfull växelverkan, kompetens och engagemang. Med sporrande och ansvarsfull ledning ser vi till att vår verksamhet är invånar- och kundorienterad och att det dagliga arbetet löper. De förtroendevalda följer gemensamt överenskomna rekommendationer och förbindelser samt uppför sig gott också utanför organens sammanträden. STADSSTYRELSEN OCH DESS SEKTIONER SAMT NÄMNDERNA OCH DIREKTIONERNA Mandatperiod Mandatperioden för stadsstyrelsen och dess sektioner är två år. Mandatperioden för nämnderna och direktionerna är fullmäktiges mandatperiod, dvs. fyra år. Ledamöterna i organen utses för fullmäktiges mandattid, om inte fullmäktige har beslutat att de ska ha en kortare mandattid (19 i kommunallagen, 32 i nya kommunallagen från 1.6.2017). Utvärdering av verksamheten Organen utvärderar sin verksamhet och sina arbetssätt regelbundet (till exempel en gång per år). Utvärderingen kan utföras av organet själv eller av en utomstående. Ledamöternas kompetens För dem som väljs till ledamöter och ersättare i organen räknas den förtrogenhet med kommunal förvaltning som uppgiften kräver och möjlighet att använda tillräckligt med tid för uppgiften som förtjänster. Valbarheten till direktionen för ett affärsverk avviker från valbarheten till andra organ. Fullmäktige kan besluta att ledamöterna eller en del av ledamöterna i direktionen utses på förslag av kommuninvånarna, kommunens anställda eller dem som utnyttjar tjänsterna. I direktionens verksamhet betonas sakkunskap och direkt deltagande. Direktionsledamöter behöver inte ha kommunen i fråga som sin hemkommun. Anvisningar om kompetensen för ledamöterna i koncernsammanslutningars styrelser och motsvarande organ finns i koncerndirektivet. ÖVRIGA ORGAN Fullmäktiges förhandlingskommitté Stadsstyrelsen tillsätter för sin mandatperiod fullmäktiges förhandlingskommitté för att behandla ärenden på fullmäktiges föredragningslista. Före fullmäktiges sammanträde ska förhandlingskommittén se till att alla dess ledamöter känner till fullmäktigegruppernas ställningstaganden till ärendena på föredragningslistan samt fullmäktigeledamöternas förslag till tillägg och ändringar på fullmäktiges möte. Förhandlingskommitténs ledamöter ska förmedla informationen till sina fullmäktigegrupper. Förhandlingskommittén försöker finna samförstånd mellan divergerande ställningstaganden samt i tilläggs- och ändringsförslag. Förslag ska lämnas till förhandlingskommitténs sekreterare före kommitténs första möte inför följande fullmäktigemöte på adressen valtuustonsihteeri@espoo.fi. Dessutom redogör 1
stadsstyrelsens ordförande och stadsdirektören på mötet för aktuella ärenden av vikt. Förhandlingskommittén tillsätts av stadsstyrelsen. Till ledamöter utses fullmäktigegruppernas ordförande och till ersättare fullmäktigegruppernas vice ordförande. Förhandlingskommittén sammanträder i regel en vecka före fullmäktige och före gruppmötena samt strax före fullmäktiges sammanträde. Stadsstyrelsens förhandlingskommitté Stadsstyrelsen tillsätter för sin mandatperiod stadsstyrelsens förhandlingskommitté för att behandla ärenden på stadsstyrelsens föredragningslista. Före stadsstyrelsens sammanträden ska förhandlingskommittén se till alla dess ledamöter känner till varandras ställningstaganden samt varandras förslag till tillägg och ändringar på stadsstyrelsens sammanträde. Förhandlingskommittén försöker finna samförstånd mellan divergerande ställningstaganden samt i tilläggs- och ändringsförslag. Förhandlingskommittén tillsätts av stadsstyrelsen. Till ledamöter och ersättare förordnas representanter för alla grupper i stadsstyrelsen. Som ordförande för förhandlingskommittén verkar stadsstyrelsens ordförande. Stadsstyrelsens presidium styr politiska processer, främjar samarbetet mellan förtroendevalda och tjänsteinnehavare och god förvaltning samt samordnar stadens intressebevakning i regionala frågor tillsammans med stadsdirektören. Presidiets roll betonas i sektorsövergripande ärenden. Presidiet sammanträder enligt behov och ser till att alla fullmäktigegrupper hålls informerade om hur de politiska processerna framskrider. Styrgrupper för förvaltningsövergripande utvecklingsprogram Fullmäktige kan grunda förvaltningsövergripande utvecklingsprogram för fullmäktiges mandattid. Fullmäktige väljer de förtroendevalda medlemmarna i styrgrupperna för de förvaltningsövergripande utvecklingsprogrammen samt ordförandena och vice ordförandena för grupperna. Ordförandena och vice ordförandena i styrgrupperna ska vara fullmäktigeledamöter och medlemmarna ska vara ledamöter eller ersättare i fullmäktige. Tjänsteinnehavarna i styrgrupperna väljs av stadsdirektören. Vid val av ordförandena och medlemmarna betonas sakkunskap i ämnesområdet och intresse för utveckling av den förvaltningsövergripande verksamheten samt av samarbetet mellan förtroendevalda och tjänsteinnehavare. Utvecklingsprogrammen påskyndar nya lösningar på de viktigaste förvaltningsövergripande utvecklingshelheterna under fullmäktigeperioden. Inom programmen kan nya tjänster, verksamhetssätt och andra lösningar utvecklas och testas, men beslut om huruvida dessa tas i bruk i större omfattning fattas i linjeorganisationen. ALLMÄNT OM SAMMANTRÄDESFÖRFARANDE Behandlingen av ett sammanträdesärende består av följande moment: föredragning stadsstyrelsens eller föredragandens beslutsförslag (= grundförslag) diskussion redogörelse för beslutsförslaget beslut (enighet/omröstning/val) 2
beslutet konstateras behandlingen avslutas Närvaro- och yttranderätt Ett organ måste omsorgsfullt överväga vilka personer det är motiverat att ge rätt att närvara och yttra sig när ett visst ärende behandlas med tanke på gott beslutsfattande. Utgångspunkten är att de förtroendevalda och de tjänsteinnehavare som nämns i instruktionen för organet har rätt att närvara och yttra sig. Om övriga personers närvaro- och yttranderätt ska organet i varje enskilt fall fatta ett motiverat beslut. Instruktionernas bestämmelser om närvaro- och yttranderätt ingår som bilaga. Jäv Om jäv för kommunens förtroendevalda, tjänsteinnehavare och arbetstagare vid beredningen av och beslutsfattandet i ett ärende föreskrivs det i 52 i kommunallagen (97 i nya kommunallagen från 1.6.2017) och 27 30 i förvaltningslagen. Fullmäktigeledamöter är jäviga att behandla ärenden som gäller dem personligen eller någon närstående. Jävsgrunderna för övriga förtroendevalda, tjänsteinnehavare och arbetstagare är enligt förvaltningslagen följande: 1) partsjäv = personen eller en närstående till personen är part; 2) ombudsjäv = personen eller en närstående till personen biträder eller företräder en part eller en person för vilken avgörandet i ärendet kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada; 3) intressejäv = avgörandet i ärendet kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för personen eller en närstående till personen; 4) anställnings- eller uppdragsjäv = personen har ett anställningsförhållande eller ett sådant uppdragsförhållande som har samband med det föreliggande ärendet till en part eller till den för vilken avgörandet i ärendet kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada; 5) samfundsjäv = personen eller en närstående till personen är medlem av styrelsen, förvaltningsrådet eller något därmed jämförbart organ eller är verkställande direktör eller innehar motsvarande ställning i en sådan sammanslutning eller stiftelse eller sådant statligt affärsverk eller sådan statlig inrättning som är part eller för vilken avgörandet i ärendet kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada; 6) tillämpas inte i kommunerna 7) jäv enligt generalklausulen = tilltron till personens opartiskhet äventyras av något annat särskilt skäl. Ett anställningsförhållande till kommunen gör inte förtroendevalda, tjänsteinnehavare eller arbetstagare jäviga i ett ärende där kommunen är part. Förtroendevalda som på grundval av sitt anställningsförhållande har föredragit eller annars på motsvarande sätt handlagt ärendet är dock jäviga. Samfundsjäv föreligger dock inte då kommunala förtroendevalda, tjänsteinnehavare eller arbetstagare innehar en sådan post som avses ovan i ett kommunalt affärsverk, en samkommun, en sammanslutning som hör till en kommunkoncern eller en stiftelse. Personen är dock jävig om kommunens och affärsverkets, samkommunens, sammanslutningens eller stiftelsens intressen står i strid med varandra eller om en opartisk behandling av ärendet förutsätter att personen inte deltar i behandlingen av ärendet. Den som är jävig ska själv bedöma och meddela att han eller hon är jävig i god tid
innan ärendet behandlas. När jävet gäller ett ärende som ska behandlas av ett organ, ska både organets sekreterare och ersättaren i organet eller den ersättande tjänsteinnehavaren meddelas. Om det uppstår oenighet om jäv ska ordföranden låta organet besluta om personens jäv. Förtroendevalda, tjänsteinnehavare eller arbetstagare som är osäkra på om de är jäviga i ett visst ärende ska i god tid innan ärendet behandlas i ett organ eller någon annanstans kontakta en jurist vid koncernförvaltningen eller sin sektor. En jävig fullmäktigeledamot behöver inte avlägsna sig från sammanträdesrummet eftersom fullmäktiges sammanträden är offentliga. Det räcker att ledamoten avlägsnar sig från sin plats. I övriga organ får jäviga personer varken delta eller närvara vid behandlingen av ärendet. Förbudet mot att delta i behandlingen av ett ärende gäller alla moment (anhängiggörande, beredning, beslut och verkställighet) och alla åtgärder som på något sätt kan påverka innehållet i beslutet. Jäviga personer ska avlägsna sig från sammanträdet innan behandlingen av ärendet inleds. I en jävig ledamots ställe tillträder en ojävig ersättare och en jävig tjänsteinnehavare ersätts av en ojävig. I kommunalförvaltningen gäller inte tvåinstansjäv, så deltagande i behandlingen av samma ärende i olika organ ger inte i sig upphov till jäv. Samma person kan alltså delta i behandlingen av ett ärende i alla skeden. Beredning Fullmäktigeärenden bereds av stadsstyrelsen och i särskilda fall av revisionsnämnden och tillfälliga utskott. Revisionsnämnden bereder för fullmäktige ärenden som gäller granskning av förvaltningen och ekonomin. Ett tillfälligt utskott bereder återkallande av förtroendeuppdrag för förtroendevalda som inte åtnjuter fullmäktiges förtroende samt uppsägning eller förflyttning till andra uppgifter av kommundirektören. I de övriga organen svarar föredraganden för beredningen. Beredare och föredragande är tjänsteinnehavare under tjänsteansvar. Förtroendevalda deltar inte i beredningen genom att till exempel bearbeta redogörelsen eller beslutsförslaget, eftersom föredraganden har rätt att lämna ett sådant beslutsförslag som hen anser sig kunna bära juridiskt ansvar för. De förtroendevaldas uppgift är att utifrån föredragningen fatta ett beslut i ärendet, dvs. endera godkänna föredragandens beslutsförslag eller ett ändringsförslag. Beredningen av ett ärende omfattar utredningen av de fakta (inklusive ekonomiska verkningar, koppling till strategin och resultatmål m.m.) och de rättsnormer (såsom lagar och instruktioner) som påverkar beslutet, analys av eventuella alternativ och föredragandens ställningstagande. Utgångspunkten för god förvaltning är att det om möjligt utreds olika alternativ som grund för beslutsfattandet. Utifrån beredningen lämnar föredraganden ett eget beslutsförslag. Betydande frågor ska ges politisk styrning i tillräckligt god tid. För detta ändamål ordnas fullmäktigeseminarier samt aftonskolor, verkstäder och remissdebatter i organen. Förvaltningsövergripande processer kan bland annat främjas med gemensamma aftonskolor för olika organ och med gemensamma möten för olika organs presidier. Information om ovannämnda goda praxis ges på introduktionsmöten för förtroendevalda.
Föredragning Föredragningen länkar beredningen till beslutet. Avsikten är att informera beslutsfattaren, redogöra för fakta och tillämpade rättsnormer samt lämna ett beslutsförslag utifrån föredragandens ståndpunkt. Beslut fattas alltid på föredragning av en tjänsteinnehavare, utom i fullmäktige. Det är föredragandens plikt att formulera ett beslutsförslag till beslutsfattaren. I föredragningslistan ges en redogörelse för resultaten av beredningen. Det är möjligt att av grundad anledning lämna grundförslaget först vid sammanträdet. Förutom beslutsfattaren svarar också föredraganden alltid för vad som beslutas utifrån föredragningen, om inte hen har anmält avvikande mening genom att reservera sig mot beslutet. Oberoende av en anmäld avvikande mening svarar föredraganden alltid för att de uppgifter som ligger som grund för beslutsfattandet är sanningsenliga och riktiga. Organen kan inte besluta om ärenden utan att dessa bereds och föredras av en tjänsteinnehavare. Ett organ kan emellertid som extra ärende behandla en uppmaning till beredning eller en begäran om utredning. Förvaltningsstadgans bestämmelser om föredragning ingår som bilaga. Grundförslag Beslutsförslaget, som lämnas av föredraganden och till fullmäktige av stadsstyrelsen (revisionsnämnden/tillfälliga utskott), ligger till grund för behandlingen. Om grundförslaget ändras innan organet har fattat beslut i ärendet, är det det ändrade förslaget som är grundförslag. Föredraganden har alltid rätt att stryka ett ärende ur föredragningslistan innan beslut fattats vid sammanträdet. Diskussionen och förslag som lämnas medan diskussionen pågår Efter att ärendet har föredragits och beslutsförslaget lämnats ges tillfälle till diskussion. Ordföranden ger ordet i den ordning det har begärts. Om anförandet gäller arbetsordningen eller är en replik till föregående anförande kan ordet ges omedelbart. Talaren ska hålla sig till det ärende som behandlas, och inte förlänga sammanträdet i onödan. I annat fall ska ordföranden ingripa. Om det uppstår okontrollerad oordning ska sammanträdet i sista hand avbrytas. När alla anföranden som har begärts har hållits, förklarar ordföranden diskussionen avslutad. Under diskussionen kan ledamöterna lämna beslutsförslag (ändringsförslag eller tilläggsförslag). Förslagen ska lämnas skriftligen till organets sekreterare eller vid ett s.k. papperslöst sammanträde i e-tjänsten för förtroendevalda. Under diskussionen kan ledamöterna även lämna förslag till bordläggning eller remiss. Bordläggning innebär att behandlingen av ärendet flyttas till ett senare sammanträde. Medan ärendet är bordlagt har föredraganden rätt att ändra sitt beslutsförslag. När ett ärende remitteras skickas det tillbaka för ny beredning. Om det under diskussionen har lämnats ett understött förslag om bordläggning eller remiss, avbryts behandlingen av ärendet och ordföranden uppmanar ledamöterna att be om ordet endast om anförandet begränsas till att gälla detta förslag. Om ledamöterna inte är eniga om förslaget till bordläggning eller remiss, ska de rösta. Om förslaget till bordläggning eller remiss godkänns, kan behandlingen av ärendet inte fortsätta utan man går vidare till följande ärende. Om förslaget till bordläggning eller remiss förkastas, fortsätter behandlingen av ärendet och diskussionen som gäller själva ärendet.
Enhälligt beslut och omröstning Grundförslaget behöver inte understödjas för att ställas mot ett understött förslag av en ledamot. Om en ledamots förslag inte vinner understöd, tas det inte upp till omröstning. Om det inte finns något motförslag eller detta har förfallit i brist på understöd, konstaterar ordföranden att beslutet har fattats. I annat fall ska det förrättas omröstning. Ordföranden konstaterar vilka förslag som på grund av bristande understöd inte tas upp till omröstning och vilka som tas upp till omröstning. Vid ett papperslöst sammanträde sker omröstningen elektroniskt i e- tjänsten för förtroendevalda. Ordföranden förelägger organet omröstningssättet och, om flera omröstningar ska förrättas, omröstningsordningen, dvs. i vilken ordning förslagen ställs mot varandra. Vid omröstningen följer man ett s.k. parlamentariskt omröstningssätt. De två understödda beslutsförslag som mest avviker från grundförslaget ställs mot varandra. Det vinnande förslaget ställs mot följande understödda förslag och det förslag som kvarstår till sist ställs mot grundförslaget. Ett förslag som innebär att beslutsförslaget helt förkastas ställs emellertid efter detta mot det förslag som har vunnit de övriga omröstningarna. En omröstning ska förrättas öppet. Det förslag som har fått de flesta rösterna vinner. När rösterna faller jämt avgör ordförandens röst. Ledamöterna kan även rösta blankt. Blanka röster beaktas inte när majoriteten räknas. Avvikande mening Ledamöterna och föredraganden har under vissa förutsättningar rätt att anmäla avvikande mening genom att reservera sig mot beslutet. En ledamot som anmäler avvikande mening ska först lämna ett motförslag eller rösta mot beslutet. Föredraganden kan anmäla avvikande mening om beslutet avviker från föredragandens beslutsförslag. Reservationen ska meddelas genast efter att beslutet har fattats. En eventuell skriftlig motivering ska lämnas innan protokollet har justerats. Den som har röstat mot beslutet eller reserverat sig är inte ansvarig för beslutet. Föredraganden är dock alltid ansvarig för beslutet om hen inte har reserverat sig. För att en ledamot ska vara befriad från ansvaret räcker det att det framgår av protokollet hur hen har röstat. Val Vid val av personer förrättas val. Det är fråga om ett val när det slutliga valet görs. Om valet av en person faller på t.ex. fullmäktige, beslutar stadsstyrelsen om sitt förslag till fullmäktige genom omröstning och inte genom val. Valet kan vara enhälligt och då behövs ingen valförrättning. Valet förrättas i första hand som majoritetsval; den eller de som fått flest röster väljs. Om en ledamot kräver det ska valet förrättas med slutna sedlar. 6
Varje ledamot har lika många röster som antalet personer som ska väljas. Om det väljs två eller flera personer kan det förrättas proportionella val. För att det ska bli proportionella val bör det begäras av så många ledamöter att de i valet tillsammans kan få minst en kandidat vald. Vid lika röstetal avgör lotten. Protokoll Det ska alltid föras protokoll vid ett organs sammanträde. Protokollet är ett s.k. beslutsprotokoll. I protokollet antecknas endast det som bestäms i förvaltningsstadgan eller fullmäktiges arbetsordning (konstituering, behandling av ärenden och laglighet). En protokollsanteckning är ett yttrande där en ledamot t.ex. vill föra fram en särskild synvinkel, trots att ledamoten stöder beslutet. Protokollsanteckningar är i regel inte önskvärda. Om ordföranden emellertid godkänner att det görs en protokollsanteckning, antecknas den i protokollet om den är kort och bifogas till protokollet om den är längre än ett par meningar. Motiveringar till en avvikande mening antecknas också i protokollet om de är korta och bifogas till protokollet om de är längre än ett par meningar. Organets ordförande svarar för att det förs protokoll och för dess innehåll. Om protokolljusterarna inte godkänner protokollet, godkänns det vid organets följande sammanträde. Ett beslut kan inte verkställas om det inte är protokollfört. Protokollet har s.k. offentliga trovärdighet: saken är som den är protokollförd om inte annat visas. Om att föra protokoll och om kraven på dess innehåll bestäms närmare i förvaltningsstadgan och i fullmäktiges arbetsordning. Behandling av ett ärende i ett högre organ Stadsstyrelsen och nämnderna kan ta upp ärenden som har beslutats av underlydande organ och tjänsteinnehavare till ny behandling. I förvaltningsstadgan bestäms vem som kan besluta att ett ärende ska tas upp till ny behandling i stadsstyrelsen respektive en nämnd. När stadsstyrelsen eller en nämnd tar över ett ärende för behandling, upphör det ursprungliga beslutet att vara i kraft. När stadsstyrelsen eller en nämnd beslutar att ta över ett ärende kan organet samtidigt besluta i själva ärendet. Stadsstyrelsen eller en nämnd kan bedöma ärendet och det tidigare beslutet helt självständigt. Det tidigare beslutet kan efter behandlingen bibehållas, upphävas eller ändras (fatta ett nytt beslut) eller remitteras för ny beredning. Rätten att överta ärenden ska utnyttjas inom 14 dagar från det beslutet har anslagits. Handlingars offentlighet Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (offentlighetslagen) reglerar offentligheten och sekretessen av handlingar som innehas av myndigheter. Alla handlingar som regleras av offentlighetslagen blir offentliga senast när handläggningen av ärendet har avslutats (med undantag av sekretessbelagda handlingar). Utlämnande av uppgifter ur en handling som ännu inte är offentlig är beroende av myndighetens prövning. Beredaren och föredraganden ska se till att 7
sekretessbelagda uppgifter inte röjs för andra än dem som har rätt till uppgifterna. I offentlighetslagen finns en lista med 32 punkter över de allmännaste grunderna för sekretessbeläggning. I vissa fall är sekretessen ovillkorlig. Exempel på sådana uppgifter är alla klientuppgifter inom social- och hälsovården samt uppgifter om en elev, familjens personliga förhållanden och elevvården. Vidare är uppgifter om åsikter som framförts i privatlivets sfär, om levnadsvanor, om förenings- och hobbyverksamhet och om familjelivet och därmed jämförbara personliga förhållanden alltid sekretessbelagda. I en del fall är handlingar sekretessbelagda om utlämnandet av uppgifter skulle medföra skada, t.ex. affärs- eller yrkeshemligheter som gäller ett offentligt samfund, en sammanslutning som utför ett offentligt uppdrag eller privat näringsverksamhet. Sekretessbelagda uppgifter får inte utan tillstånd företes eller lämnas ut till utomstående och handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter får inte hanteras eller förvaras så att utomstående kan komma åt dem. Familjemedlemmar och andra närstående är också utomstående i denna bemärkelse. Ledamöterna och ersättarna i ett organ ska särskilt noggrant se till att sekretessbelagda handlingar returneras omedelbart efter sammanträdet i en sluten låda för ändamålet (ledamöterna) eller senare till sammanträdets sekreterare (ersättare som inte deltar i sammanträdet) så att kommunen kan utplåna dem. Sammanträdens offentlighet Fullmäktiges sammanträden är offentliga utom när det handläggs ärenden eller handlingar som är sekretessbelagda enligt lag eller när fullmäktige annars av vägande skäl beslutar om sekretess i ett visst ärende. Det ska alltså föreligga ett vägande skäl för en sluten handläggning. De övriga organens sammanträden är i regel slutna. Ett organ kan emellertid besluta att ett sammanträde är offentligt. Vid ett slutet sammanträde får det inte närvara publik eller andra utomstående. Utöver ledamöterna eller deras ersättare får endast de personer närvara, som har sammanträdesuppgifter och de förtroendevalda och tjänsteinnehavare som enligt stadens instruktioner har rätt att närvara (om närvaro se nedan). Det hör till god förvaltningssed att diskussioner som har förts på slutna sammanträden är konfidentiella. När sekretessbelagda ärenden handläggs, får fullmäktiges eller ett annat organs sammanträde inte vara offentligt och ärendet får inte behandlas offentligt. Kommunikation Beredning och beslut i kommunerna är i regel offentliga. Fullmäktiges, stadsstyrelsens och dess sektioners samt nämndernas föredragningslistor med bilagor skickas på förhand till medier och publiceras också på webben. Föredragandena i nämnderna och stadsstyrelsen informerar om ärenden och beslutsförslag som är under beredning. Besluten meddelas omedelbart efter sammanträdet till medier och publiceras på webben. För informationen om besluten svarar organets kommunikationsansvariga i samarbete med sammanträdets ordförande och föredragandena. Ett preliminärt besked om besluten publiceras på webben dagen efter sammanträdet och det egentliga protokollet genast när det har undertecknats. Partipolitisk information hålls i sär från myndigheternas information. Fullmäktigegrupperna och fackföreningarna ser själva till sin information. 8
Esbo är en tvåspråkig kommun. Annonser, kungörelser, broschyrer och meddelanden samt webbsidorna publiceras enligt språklagen på finska och svenska. Invandrares och andra särgruppers behov av upplysningar beaktas i mån av möjlighet i stadskoncernens tjänster. 9
Bilaga 1 Bestämmelserna i stadens instruktioner om närvaro- och yttranderätt i organen Allmänna bestämmelser Vid organens sammanträden har, förutom ledamöterna, följande personer närvaro- och yttranderätt: Stadsstyrelsen: - fullmäktiges ordförande och vice ordförande, - stadsdirektören och sektordirektörerna samt - tjänsteinnehavare som särskilt förordnas av stadsdirektören och sektordirektörerna eller sakkunniga som särskilt kallats in av stadsstyrelsen eller föredraganden. Stadsstyrelsens sektioner: - stadsstyrelsens ordförande och vice ordförande, - stadsdirektören och vid behov sektordirektörerna samt - tjänsteinnehavare som särskilt förordnas av stadsdirektören och sektordirektörerna eller sakkunniga som särskilt kallats in av sektionen eller föredraganden. Övriga organ: - stadsstyrelsens ordförande, en representant som stadsstyrelsen förordnat, - stadsdirektören, - en sektordirektör i sin sektor och - föredraganden Andra än ovannämnda personers rätt att närvara och yttra sig fastställs i respektive organs instruktioner. Rätt att närvara vid behandling av sekretessbelagda ärenden har utöver ledamöterna, föredraganden och sekreteraren endast en representant för stadsstyrelsen, stadsdirektören, sektordirektören samt en sakkunnig som föredraganden vid behov kallat in. I social- och hälsovårdsnämndens sektion för individärenden får dessutom direktören för en resultatenhet i social- och hälsovårdssektorn närvara vid behandling av ärenden som hör till ifrågavarande resultatenhet. Social- och hälsovårdsnämnden Rätt att närvara och att yttra sig vid nämndens sammanträde har, utöver de som nämns i förvaltningsstadgan, också tjänsteinnehavare särskilt utsedda av sektordirektören och resultatenhetens direktör samt experter särskilt inbjudna av nämnden och föredraganden. En representant för ungdomsfullmäktige har närvaro- och yttranderätt på nämndens sammanträde, utom vid behandling av sekretessbelagda ärenden. Nämnderna och direktionerna inom bildningssektorn Rätt att närvara och att yttra sig vid nämndens sammanträde har, utöver de som nämns i förvaltningsstadgan, också tjänsteinnehavare som särskilt utsetts 10
av sektordirektören och resultatenhetens direktör och sakkunniga som särskilt kallats in av nämnden och föredraganden. En representant för ungdomsfullmäktige har närvaro- och yttranderätt på nämndens sammanträde, utom vid behandling av sekretessbelagda ärenden. Grundskolans och gymnasiets direktion kan bevilja en 15 år fylld representant utsedd av elevkåren närvaro- och yttranderätt. Representanter för elever och studerande har inte närvarorätt om sammanträdet behandlar disciplinära åtgärder mot elever eller studerande, eller ett sekretessbelagt ärende. Nämnderna inom teknik- och miljösektorn Rätt att närvara och att yttra sig vid nämndens sammanträde har, utöver de som nämns i förvaltningsstadgan, också tjänsteinnehavare som särskilt förordnats av sektordirektören, tjänsteproduktionsdirektören och resultatenhetens direktör och experter som särskilt kallats in av nämnden och föredraganden. En representant för ungdomsfullmäktige har närvaro- och yttranderätt på nämndernas och direktionernas sammanträden, utom vid behandling av sekretessbelagda ärenden. 2 Bestämmelserna i stadens instruktioner om föredragning Ärendena beslutas vid sammanträdena på föredragning av en tjänsteinnehavare. Föredragandens förslag ligger till grund för behandlingen. Föredraganden har rätt att stryka ett ärende från föredragningslistan innan ett beslut fattats vid sammanträdet. Om föredraganden bestäms i instruktionerna för respektive organ. Om föredraganden är frånvarande eller jävig fungerar den som förordnats till ställföreträdare som föredragande. Om föredraganden och den som förordnats till ställföreträdare har förhinder eller är jävig behandlas ärendet på grundval av ordförandens redogörelse utan föredragning av en tjänsteinnehavare. 11