Kommunledningsförvaltningen Anders Åström,0550-88421 anders.astrom@kristinehamn.se Kerstin Gustafsson, 0550-88452 kerstin.gustafsson@kristinehamn.se Tjänsteskrivelse Datum 2016-02-17 Ks/2016:25 Sida 1(4) Kommunstyrelsen Plan för uppföljning och insyn av privat driven verksamhet Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar anta plan för uppföljning och insyn av privat driven verksamhet. Kommunfullmäktige beslutar ge samtliga nämnder i uppdrag att utarbeta årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamheter ska följas upp. Sammanfattning Enligt kommunallagen, från den 1 januari 2015 ska kommunfullmäktige varje mandatperiod 1 anta ett program (plan enligt kommunens riktlinjer för styrdokument) med mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. De nya bestämmelserna syftar till att förbättra uppföljning och kontroll samt öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Planen ska omfatta all verksamhet som kommunen upphandlar av privata utförare och gäller inom samtliga verksamhetsområden. Resultat av uppföljningarna ska redovisas i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Utöver dessa redovisningar ska kommunen löpande redovisa resultat av lokala och nationella uppföljningar. Huvudsakligen ska redovisning göras på kommunens hemsida. Informationen ska vara lättillgänglig, informativ, överskådlig och ske på ett för nämnderna likartat sätt. Förslag till plan har arbetats fram av kansliavdelningen i samverkan med berörda förvaltningar. I samband med arbetsgruppens arbete har även en konsekvensanalys gjorts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2016-02-17 Plan för uppföljning av privat driven verksamhet Bilaga, exempel Österåkers kommun 1 Beslut om antagande av plan kan tas under hela mandatperioden. Planen bör dock för att få genomslag i respektive nämnd beslutas i början av varje mandatperiod. KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post kommunen@kristinehamn.se Postadress 1. Kommunledningförvaltningen 681 84 Kristinehamn Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-88 011 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
2 Ärendet Uppdraget Fr.o.m. den 1 januari 2015 gäller att kommunfullmäktige varje mandatperiod ska anta ett program 2 med mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. De nya bestämmelserna som återfinns i 3 kap 19 b kommunallagen (KL) syftar till att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare och öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Planen ska, utöver mål och riktlinjer, även tala om hur uppföljning ska ske och hur allmänhetens insyn ska tillgodoses. Planen och bestämmelserna omfattar all verksamhet, såväl välfärdstjänster som de tekniska verksamheterna. I kommunens konkurrensprogram (KF 2009-06-16 71) är ansvarsfördelningen avseende kommunstyrelsens och nämndernas ansvar för granskning av egen och upphandlad verksamhet beskriven. Varför en särskild plan för uppföljning och insyn? Det har under många år varit diskussioner i media kring bristande kontroll, internationella riskkapitalbolag, fusk och konkurser. Detta samtidigt som både landsting och kommuner köper alltmer verksamhet av den privata marknaden. Detta sammantaget har bidragit till kommunallagens nya bestämmelse. Figur 1. Kommunernas köp av verksamhet Lagstiftarens mål med lagkravet: Förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare och öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Kommuner och landsting behöver ett strategiskt förhållningssätt när privata utförare anlitas och fullmäktige ska ta ställning. Kommunen och landstinget har en generell informationsskyldighet när enskilda personer kan välja mellan olika utförare. 2 I enlighet med i kommunfullmäktiges riktlinjer för styrdokument benämns programmet i Kristinehamns kommun för Plan för uppföljning av privat driven verksamhet
3 Vilka verksamheter följs upp? Planen bör omfatta de kommunala verksamheter som tydligt riktar sig till och rör medborgarna. Det kan handla om såväl hela verksamheter (t.ex. särskilda boenden för äldre) som delar av en verksamhet med stor betydelse för medborgaren/brukaren (t.ex. måltidsverksamhet och städning av skolan). Redovisning av resultat/uppföljning Varje nämnd ska följa upp avtal som nämnden tecknat med privata utförare. Resultat av uppföljningarna ska redovisas i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Utöver dessa redovisningar ska kommunen löpande redovisa resultat av lokala och nationella uppföljningar. Huvudsakligen ska redovisning göras på kommunens hemsida. Informationen ska vara lättillgänglig, informativ, överskådlig och ske på ett för nämnderna likartat sätt. Årlig plan Varje nämnd ska utarbeta en årlig plan, eller inarbeta i befintlig interkontrollplan, för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Planen ska innehålla: En sammanfattande beskrivning av nämndens uppföljningsansvar Vad som ska följas upp Vilka former av uppföljning som kommer att tillämpas (tillsyn, verksamhetsuppföljning, avtalsuppföljning, individuppföljning) Vem eller vilka som ansvarar för att genomföra uppföljningarna Särskilda granskningsområden (t ex utifrån ett samlat resultat av tidigare uppföljningar) Tidplan Former för återkoppling av resultat (till nämnd, utförare och allmänhet) Se bifogat exempel från Österåkers kommun, bilaga 1. Granskning av privat och/eller egen verksamhet Lagen föreskriver i nuvarande lydelse att planen ska omfatta privata utförare. Sveriges kommuner och landsting (SKL) och en referensgrupp som tagit fram stödmaterial för fullmäktiges programarbete är tydliga med att i princip bör programmen gälla för all verksamhet, även den offentligt drivna verksamheten. Troligtvis kommer också reglerna i kommunallagen om krav på program för uppföljning i framtiden att gälla för all verksamhet, oavsett om den bedrivs av offentliga eller privata utförare. Kommunens ledningsgrupp föreslår att kommunens plan för uppföljning och insyn endast ska omfatta privat driven verksamhet. Bakgrunden till ledningsgruppens förslag är att en plan som också omfattar den egna verksamheten kommer att kräva personella resurser som det idag inte finns ekonomiskt utrymme för. Konsekvensbeskrivning Det förekommer redan idag uppföljning inom kommunens förvaltningar. Vad som är nytt är lagkravet på planerad och systematisk kontroll samt redovisning till allmänheten. Arbetsgruppen har uttryckt att nuvarande resurser för uppföljning och kontroll är underdimensionerade. Kravet på årlig uppföljning och information till allmänheten kommer som arbetsgruppen ser det - att
4 generera ytterligare arbetsuppgifter. Belastningen på nämnderna kommer att variera utifrån den andel av nämndernas verksamhet som utförs av privata aktörer. Det ekonomiska värdet varierar också stort mellan olika verksamheter. Mot bakgrund av de farhågor som uttryckts är det viktigt att nämnderna i sitt arbete med plan för årlig uppföljning selekterar och prioriterar vad och inom vilka områden en fördjupad uppföljning kan göras. Det är viktigt att kraven läggs på en rimlig och realistisk nivå, planen kan inte innehålla allt från stort till smått. Skickas till Samtliga nämnder Samtliga förvaltningschefer Peter Eskebrink Anders Åström Kerstin Gustafsson Kanslichef Utredare Utredare
PLAN Sida 1(5) Kommunledningsförvaltningen Datum 2016-02-16 Plan Policy Handlingsplan Rutin Instruktion Riktlinje Plan för uppföljning av privat driven verksamhet Dokumenttyp Plan Beslutsinstans Kommunfullmäktige Dokument-ID [Dokument-ID] Dokumentansvarig Kommunchef Dokumentet gäller Kommunövergripande, samtliga nämnder Datum för beslut [Datum för beslut] Ansvarig för uppföljning Kanslichef Version 1.0 Reviderad [Reviderad]
Kristinehamns kommun Datum 2016-02-16 Sida 2(5) Innehåll 1 Inledning... 3 2 Definitioner... 3 3 Nämndernas ansvar vid intern/extern upphandling... 3 4 Former för uppföljning... 4 5 Allmänhetens insyn... 4 6 Redovisning av resultat... 5 7 Plan för nämndernas årliga uppföljning... 5
Kristinehamns kommun Datum 2016-02-16 Sida 3(5) 1 Inledning Kommuner och landsting får efter beslut av fullmäktige lämna över vården av en kommunal angelägenhet till en juridisk person eller en enskild individ. Det gäller dock inte om det i lag eller förordning anges att angelägenheten ska bedrivas av en kommunal nämnd eller om den innefattar myndighetsutövning. Fr.o.m. den 1 januari 2015 gäller därför att kommunfullmäktige inför varje mandatperiod ska anta ett program 1 med mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. De nya bestämmelserna som återfinns i 3 kap 19 b kommunallagen (KL) syftar till att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare och öka allmänhetens insyn i privata utförares verksamhet. Planen ska, utöver mål och riktlinjer, även tala om hur uppföljning ska ske och hur allmänhetens insyn ska tillgodoses. Planen och bestämmelserna omfattar all verksamhet, såväl välfärdstjänster som de tekniska verksamheterna. 2 Definitioner Kommunen är huvudman för flertalet välfärdstjänster och har därigenom enligt lag ansvar för att tillhandahålla tjänster med tillfredställande kvalitet till kommunens invånare. Kommunen är huvudman för alla tjänster som utförs efter att avtal tecknats med kommunen oavsett vem som är utförare. Undantaget är fristående förskolor och skolor som är sina egna huvudmän 2. Med en privat utförare avses en juridisk person eller en enskild individ som har hand om vården av en kommunal angelägenhet enligt 3 kap. 16 KL. En privat utförare är en privat aktör utan kommunalt ägande. Ett hel- eller delägt kommunalt bolag, stiftelse eller förening som avses i 3 kap 18 b KL är inte att betrakta som privata utförare. Privata aktörer kan bli utförare av en kommunal angelägenhet genom att vinna en offentlig upphandling enligt LOU 3 kvalificera sig för att ingå i ett valfrihetssystem enligt LOV 4 sälja enstaka tjänster till kommunen 3 Nämndernas ansvar vid intern/extern upphandling Kommunfullmäktige uppdrar i och med denna plan till varje nämnd att ansvara för att säkerställa att privata utförare inom nämndens ansvarsområde bedriver verksamheten enligt: de lagar, förordningar och föreskrifter som gäller eller kan komma att gälla för verksamheten de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige och nämnd fastställer för respektive verksamhet 1 I enlighet med i kommunfullmäktiges riktlinjer för styrdokument benämns programmet i Kristinehamns kommun för Plan för uppföljning av privat driven verksamhet 2 Benämns i skollagen som Enskild huvudman 3 Lag (2007:1 091) om offentlig upphandling 4 Lag (2008:962) om valfrihetssystem
Kristinehamns kommun Datum 2016-02-16 Sida 4(5) Varje nämnd ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt ansvarsområde och svarar också för att detta regleras i de avtal/uppdragsbeskrivningar som träffas med varje utförare. I avtalen ska det säkras att: utföraren biträder kommunen vid uppföljning och utvärdering av verksamheten, lämnar nödvändiga statistikuppgifter till kommunen samt rapporterar in nödvändiga uppgifter till kommunen, nationella register eller till andra myndigheter. Avtalet/uppdragsbeskrivningen ska också reglera hur kommunens uppföljningar återrapporteras till utföraren och redovisas till allmänheten. Ovanstående kommer att regleras succesivt vartefter nya avtal och överenskommelser träffas med utförare. 4 Former för uppföljning Varje nämnd ska med fullmäktiges plan som grund utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Olika typer av uppföljning kan, beroende på behov och verksamhet bli aktuellt vid olika tidpunkter. Inom några av nämndernas områden är uppföljning och tillsyn reglerat i lag, vilket styr vilken typ av uppföljning som är möjlig. Följande uppföljningsformer är dock generella och omfattar även verksamhet utförd i kommunens regi: Tillsyn utövas dels av kommunen, dels av tillsynsmyndigheter (t.ex. inspektionen för vård och omsorg för socialtjänst) Uppföljning görs av kommunen utifrån uppdrag/avtal, lagar och regler. Insynsrätt - Kommunen har insynsrätt i fristående skolor. Kommunen har därigenom rätt att hålla sig informerad om den fristående skolans verksamhet, däremot inte att göra påpekanden eller utfärda förelägganden. Riktad tillsyn/insyn/uppföljning görs på förekommen anledning utifrån behov av att granska ett specifikt område, en specifik fråga eller efter ett inkommit klagomål. 5 Allmänhetens insyn Varje nämnd ska i avtal med privata utförare tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnats över till en privat utförare (3 kap 19 a KL). Utföraren ska kunna lämna information när kommunen begär det. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur uppdraget utförs. Nämnden ska i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Utföraren skyldighet att lämna uppgifter begränsas till att omfatta sådant som kan lämnas utan omfattande merarbete eller inte strider mot lag eller annan författning. Den information som lämnas till kommunen ska inte anses utgöra företagshemligheter enligt lag (1990:409) om skydd för företagshemligheter.
Kristinehamns kommun Datum 2016-02-16 Sida 5(5) 6 Redovisning av resultat Varje nämnd ska följa upp de avtal som nämnden tecknat med privata utförare. Resultat av uppföljningarna ska redovisas i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Utöver dessa redovisningar ska kommunen löpande redovisa resultat av lokala och nationella uppföljningar. Huvudsakligen ska redovisning göras på kommunens hemsida. Informationen ska vara lättillgänglig, informativ, överskådlig och ske på ett för nämnderna likartat sätt. 7 Plan för nämndernas årliga uppföljning Varje nämnd ska med kommunfullmäktiges program som grund utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Planen ska omfatta privata utförare. Planen ska bifogas nämndens verksamhetsplan och följas upp och redovisas i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Planen ska innehålla: En sammanfattande beskrivning av nämndens uppföljningsansvar Vad som ska följas upp Vilka former av uppföljning som kommer att tillämpas (tillsyn, verksamhetsuppföljning, avtalsuppföljning, individuppföljning) Vem eller vilka som ansvarar för att genomföra uppföljningarna Särskilda granskningsområden (t ex utifrån ett samlat resultat av tidigare uppföljningar) Tidplan Former för återkoppling av resultat (till nämnd, utförare och allmänhet)