INTERN STYRNING OCH KONTROLL: INFÖRANDE AV BESLUTSORDNING FÖR MEDICINSKA FAKULTETEN

INTERN STYRNING OCH KONTROLL: INFÖRANDE AV BESLUTSORDNING FÖR MEDICINSKA FAKULTETEN 2007-01-01 2007-06-30 1

FÖRORD Universitetsstyrelsen har uppdragit åt Medicinska fakulteten att bl a vidta och redovisa åtgärder för att förändra den interna strukturen inom institutionerna och att redovisa hur fakultetens administrativa organisation, på olika nivåer, totalt skall kunna minskas för att uppnå besparingar. En grundläggande och nödvändig åtgärd är att förbättra intern styrning och kontroll och ett led i detta arbete är att ta fram och besluta om en beslutsordning för Medicinska fakulteten. Uppgiften är komplex och innebär ett omfattande arbete. För att nå målet är det viktigt att föra dialog med många medarbetare på olika nivåer inom fakulteten, men också med studenter och med företrädare för universitetets centralförvaltning. Det är en stor utmaning eftersom en beslutsordning för förbättrad intern styrning och kontroll måste baseras på aktuella lagar, förordningar, lokala beslut och avtal, mm. Det är således många olika styrdokument involverade, av olika årgång och aktualitet. Den omfattande omorganisation som fakulteten genomgått under de senaste två åren är på flera sätt otraditionell, vilket innebär att det krävs fördjupade diskussioner med olika aktörer för att finna lösningar som dels följer aktuella styrdokument, dels kan fungera på ett optimalt sätt för Medicinska fakulteten. Föreliggande dokument har i en preliminär version presenterats för prefekterna, fakultetsstyrelsen, vid informationsmöten och har efter information till de fackliga organisationerna enligt MBL 19 fastställts av dekanus. Föreliggande version av beslutsordningen gäller under perioden 2007-01-01-2007-06-30. Avsikten är att under våren pröva tillämpningen av beslutsordningen för två av fakultetens organisatoriska områden, nämligen Institutionsorganisationen och Nämndsorganisationen för utbildning på grund- och avancerad nivå. De förändringar som föranleds av föreliggande beslutsordning får införas successivt, men ska vara genomförda senast 2007-03-01. Under denna period kommer samtidigt övriga delar av beslutsordningen att utvecklas och förankras i organisationen. Med utgången av mars månad kommer också resultat och åtgärdsförslag baserade på utredningen Effektivisering av Medicinska fakultetens organisation och administration att presenteras, vilka sannolikt kommer att påverka den slutgiltiga utformningen av beslutsordningen. Dessutom uppmanas fakultetens medarbetare och studenter att inkomma med synpunkter och kommentarer baserade på de erfarenheter som görs under prövoperioden. Konkreta förslag till förändringar ska genomarbetas och förankras inom berörd enhet. Synpunkter och underlag med förslag till förändringar skickas till prodekanus sekreterare, karin.reinisch@med.lu.se, telefon 046/222 18 73, senast 2007-04-15. Beslutsordningen kommer att fastställas av fakultetsstyrelsen vid sammanträdet 2007-05-24 och kommer därefter att gälla tills vidare fr o m 2007-07-01. Lund 2006-12-27 Bo Ahrén Dekanus Susanne Iwarsson Prodekanus 2

INNEHÅLL FÖRORD INLEDNING 1. RIKTLINJER FÖR OMRÅDESNIVÅN FAKULTETSSTYRELSE Dekanus/ställföreträdande dekanus (prodekanus) Vice dekanus Kanslichef Avdelningschef 2. RIKTLINJER FÖR INFRASTRUKTURORGANISATIONEN ORDFÖRANDE FÖR STYRGRUPP FÖR LOKALSAMORDNING Ordförande för husstyrelse Driftchef ORDFÖRANDE FÖR STYRGRUPP FÖR IKT & BIBLIOTEK Chef för IKT & bibliotek ORDFÖRANDE FÖR STYRGRUPP FÖR BIOMEDICINSK SERVICE Chef för biomedicinsk service 3. RIKTLINJER FÖR INSTITUTIONSORGANISATIONEN STYRFORM Prefekt/ställföreträdande prefekt Biträdande prefekt Ekonom med administrativt samordningsansvar Avdelningsföreträdare Chef för forskargrupp/undervisningsgrupp 4. RIKTLINJER FÖR NÄMNDSORGANISATIONEN FÖR UTBILDNING PÅ GRUND- OCH AVANCERAD NIVÅ NÄMNDSORDFÖRANDE Programdirektör 5. RIKTLINJER FÖR FRISTÅENDE ENHETER/MOTSVARANDE FÖRESTÅNDARE/KOORDINATOR 3

INLEDNING MÅL OCH OMFATTNING Ledningen ansvarar för att formerna för intern styrning och kontroll är tydliga, effektiva och i enlighet med gällande lagstiftning och andra regelverk, beslut och avtal. Beslutsordningen införs med målet att förbättra intern styrning och kontroll, öka tydligheten i fakultetsorganisationen samt skapa förutsättningar för effektivisering av administrationen. Beslutsordningen omfattar fem olika områden som täcker in hela fakultetens verksamhet, samt de befattningar/uppdrag som innebär ansvar och beslutsbefogenheter (se Innehållsförteckning). Beslutsordningen avses vara giltig under en längre tidsperiod, vilket innebär att den medvetet avgränsas till att precisera grundläggande ansvar och befogenheter. För samtliga uppdrag krävs därutöver mer detaljerade arbetsbeskrivningar, men för att verksamheten kontinuerligt ska kunna utvecklas och anpassas till förändrade krav måste sannolikt sådana dokument förändras oftare. Det åligger samtliga befattningshavare med övergripande ansvar för något av fakultetens fem organisatoriska områden att tillse att sådana arbetsbeskrivningar för befattningar/uppdrag som innebär ansvar och beslutsbefogenheter inom aktuellt område och enhet upprättas och kontinuerligt uppdateras. UNDERLAG Beslutsordningen utarbetas successivt under perioden 2006-09-01 2007-04-30 med följande underlag som bas: Gällande lagar, förordningar, beslut och avtal Internrevisionens riktlinjer för intern styrning och kontroll MedFak 2005 Medicinska fakultetens Strategiska Plan 2007-2011 Handlingsplanen Vägen mot framtiden Resultat av administrativt utredningsarbete 2006-2007, inklusive avstämning med enhetschef/biträdande enhetschef KIA-konsult och extern expert Avstämningar med nyckelpersoner inom universitetets centralförvaltning (ekonomichef, chef för internrevisionen, chefjurist, miljöchef, handläggare på Personalenheten, m fl) Diskussioner och avstämningar i fakultetsledningen, prefektrådet, utbildningschefen, personalchefen, ekonomer, m fl nyckelpersoner inom Medicinska fakulteten ANSVARSOMRÅDEN Befattningshavare med ledningsansvar enligt Medicinska fakultetens beslutsordning ska verka för god intern styrning och kontroll av verksamheten inom tillämpliga delar av följande nio ansvarsområden: Verksamhetsansvar Förvaltningsansvar Ekonomiskt ansvar Personalansvar Ansvar för lokaler, inredning & utrustning Ansvar för miljön enligt miljölagstiftningen Arbetsmiljöansvar Säkerhetsansvar 4

Speciallagstiftning Ansvar för miljön enligt miljölagstiftningen, Arbetsmiljöansvar och Säkerhetsansvar förs numera samman under beteckningen Hälsa, Miljö & Säkerhet (HMS). Innehållet i de nio ansvarsområdena finns beskrivet på Internrevisionens webbplats (http://www.irev.lu.se). Där återfinns också länkar till gällande lagstiftning och regelverk inom respektive område. DELEGERING Befattningshavare med övergripande ansvar för något av fakultetens fem organisatoriska områden är alltid oavsett delegeringar ansvarig för intern styrning och kontroll. Ansvar kan följaktligen inte delegeras, medan rätt att fatta beslut och fullgöra vissa uppgifter kan delegeras till anställd med för ändamålet lämplig kompetens och ansvarsställning inom organisationen. Den som delegerar ansvarar för att regelbundet följa upp hur delegationen utnyttjas och ansvarar för delegerade beslut såsom för egna. Delegation från befattningshavare med övergripande ansvar får inte delegeras vidare. I den mån kunskaperna, resurserna och befogenheterna för att fullgöra delegationen inte räcker till ska frågan skriftligen hänskjutas till befattningshavaren med övergripande ansvar som i det fallet återtar delegationen. All delegation ska vara skriftlig och undertecknas av befattningshavare med övergripande ansvar och den person till vilken beslutsbefogenheter och/eller uppgifter delegeras. Beslut om delegation ska revideras och uppdateras årligen. Delegationsbeslut ska arkiveras. För delegation avseende behörighet att förfoga över myndighetens medel genom godkännande av beställning/anskaffningsbeslut och attest av leverantörsfaktura gäller särskilda dokumentations- och arkiveringsregler (Dnr I A 35 4924/2006). Delegationsbeslutet inom Medicinska fakulteten ska struktureras i enlighet med de nio ansvarsområden som listats ovan. Internrevisionens webbplats innehåller grundläggande information om vilken typ av ansvar och uppgifter som ingår i respektive område och ska användas för att upprätta delegationsbeslut. Observera att delegationsbeslut måste formuleras på ett sådant sätt att delegationen inte avser delegation av ansvar utan av rätten att fatta beslut och fullgöra vissa uppgifter. För vissa uppdrag finns aktuella riktlinjer för uppdragen preciserade i separata dokument som styr utformningen av delegationsbeslut, vilket framgår av hänvisningar i föreliggande beslutsordning. I den mån befattningshavare med övergripande ansvar för något av fakultetens fem organisatoriska områden har önskemål om mer detaljerade anvisningar för delegationsbeslut för ytterligare uppdrag kommer sådana dokument att tas fram i samverkan med berörda. Önskemål om sådana, mer detaljerade anvisningar för delegationsbeslut framförs till prodekanus och kanslichef. 5

1. RIKTLINJER FÖR OMRÅDESNIVÅN FAKULTETSSTYRELSE Dekanus/ställföreträdande dekanus (prodekanus) Vice dekanus Kanslichef Avdelningschef Utvecklas inför beslut i MFS 2007-05-24 2. RIKTLINJER FÖR INFRASTRUKTURORGANISATIONEN ORDFÖRANDE FÖR STYRGRUPP FÖR LOKALSAMORDNING Ordförande för husstyrelse Driftchef ORDFÖRANDE FÖR STYRGRUPP FÖR IKT & BIBLIOTEK Chef för IKT & bibliotek ORDFÖRANDE FÖR STYRGRUPP FÖR BIOMEDICINSK SERVICE Chef för biomedicinsk service Preliminär struktur: utvecklas inför beslut i MFS 2007-05-24 6

3. RIKTLINJER FÖR INSTITUTIONSORGANISATIONEN STYRFORM Lunds universitets styrelse beslöt 1993-02-08 att det ska finnas institutioner vid universitetet och att dessa ska ledas av en styrelse och under denna en prefekt. Rektorsämbetet utfärdade 1993-06- 24 föreskrifter för institutioner och enligt dessa beslutar områdesstyrelserna om hur institutionerna ska ledas och om hur styrelserna ska vara sammansatta. När det finns särskilda skäl kan institutionen ledas bara av en prefekt, s k prefektstyre. Man kan ha olika ledning vid olika institutioner inom fakulteten, men fakultetsstyrelsen beslutar om styrformen för respektive institution. Övergångsbestämmelse: Under 2007 tillämpas prefektstyre vid fem av Medicinska fakultetens institutioner, medan en leds av institutionsstyrelse (beslut i MFS 2007-01-30). Inför 2008 kommer institutionsorganisationen att revideras och beslut om styrform för kommande mandatperiod för prefekter fattas av MFS i oktober 2007. Institutionsstyrelse Institutionsstyrelsen har ledningsansvaret för institutionen inom de nio ansvarsområden som listats ovan (se http://www.irev.lu.se). Huvuduppgifterna är att: Besluta om riktlinjer för institutionens verksamhet och resursanvändning. Följa upp verksamheten vid institutionen, analysera resultaten och se till att resurserna används effektivt. Besluta i frågor som överlämnats till styrelsen. Prefekten är ordförande i institutionsstyrelsen, med ställföreträdande prefekten som suppleant. Högskoleförordningens föreskrifter om studentinflytande gäller för alla beredande och beslutande organ. Alla ärenden vid Lunds universitet ska avgöras efter föredragning. Alla beslut skall vara skriftliga, diarieförda och gärna motiverade samt arkiveras. Vid varje sammanträde ska man följaktligen föra ett beslutsprotokoll som ska justeras av ordföranden och en eller flera justeringspersoner. Originalprotokollen ska arkiveras på institutionen i enlighet med gällande arkivregler. Mer information finns i informationshäftet Handledning för ledamöter i institutionsstyrelser (Personalenheten, 1998). Häftet innehåller Rektorsämbetets föreskrifter som bl a reglerar institutionsstyrelsens sammansättning. Det är värt att notera att de föreskrifter och uppgifter som finns i häftet är baserade på ett beslut av Universitetsstyrelsen från 1993, vilket innebär att de inte fullt ut kan tillämpas i dagens verksamhet. Ett exempel är att institutionsstyrelsernas roll i planering och kvalitetsutveckling av grundutbildning poängteras, vilket inte är tillämpligt i Medicinska fakultetens nuvarande organisation. Samtidigt är stora delar av informationen fortfarande tillämpbar. Under institutionsstyrelsen har prefekten operativt ledningsansvar med bl a följande uppgifter: Främja goda arbetsförhållanden samt ett gott samarbete inom institutionen. Vara arbetsledare för personalen och fördela göromålen mellan arbetstagarna. Ansvara för den ekonomiska förvaltningen inom institutionen. Yttra sig över tillsättning av ledig befattning vid institutionen där förslag inte upprättats av annat organ. 7

Se till att institutionsstyrelsens beslut verkställs. Fullgöra de uppgifter som i övrigt åvilar prefekt enligt gällande föreskrifter eller universitetsmyndighets beslut. Prefektstyre Prefektstyre innebär att ledningsansvaret för institutionen helt vilar på prefekten, inom samtliga nio ansvarsområden (http://www.irev.lu.se). Alla ärenden vid Lunds universitet ska avgöras efter föredragning, vilket följaktligen också måste tillämpas vid prefektstyre. Alla beslut skall vara skriftliga (undertecknade av föredragande tjänsteman samt prefekt), diarieförda och gärna motiverade samt arkiveras. En grundläggande förutsättning för utövandet av prefektstyre inom Medicinska fakulteten är att lednings- och samrådsgrupper formaliseras. Högskoleförordningens föreskrifter om studentinflytande i alla beredande och beslutande organ gäller även vid prefektstyre. Prefekten ansvarar för att regelbundna, protokollförda möten genomförs med en institutionsledningsgrupp, sammansatt på ett sådant sätt att kommunikation och informationsöverföring mellan olika samrådsgrupper inom institutionen garanteras, nämligen: Prefekten (ordförande med ställföreträdande prefekt som suppleant) Företrädare för lärarna Företrädare för teknisk/administrativ-personal Företrädare för yngre forskare (dvs visstidsanställd, disputerad personal) Företrädare för studenter (inkl doktorander) Företrädare för sådana anställda inom sjukvården som berörs (kliniskt anställda forskare) Därutöver kan det finnas ett antal samrådsgrupper, t ex: Samrådsgrupp för utbildningsverksamhet, grund- och avancerad nivå Samrådsgrupp för utbildningsverksamhet, forskarnivå Samrådsgrupp för forskningsverksamhet Samrådsgrupp yngre forskare (dvs visstidsanställd, disputerad personal) Samrådsgrupp för teknisk/administrativ verksamhet Samrådsgrupp för samverkan med det omgivande samhället, varvid särskilt samverkan med hälso- och sjukvården ska beaktas (Region Skåne, kommunal hälso- och sjukvård). Institutionsledningsgruppens och samrådsgruppernas sammansättning ska dokumenteras skriftligt och godkännas av dekanus. RIKTLINJER FÖR INSTITUTIONENS INTERNA ORGANISATION PREFEKT Prefekten har det yttersta ansvaret för all verksamhet inom institutionen, inom de nio ansvarsområden som tidigare listats. Ställföreträdande prefekt har motsvarande ansvar och fullgör prefekts arbetsuppgifter när denne inte är tillgänglig, t ex vid semester, sjukdom, tjänsteresa. Prefekt och ställföreträdande prefekt utses av fakultetsstyrelsen. Uppdragstillägg utgår till prefekt och ställföreträdande prefekt enligt gällande avtal (Personalenheten LU, 2003-02-03), vilket innebär att 80% av prefektarvodet utbetalas till ställföreträdande då prefekten är frånvarande en månad eller mer. Beslut om uppdragstillägg som överstiger avtalets högsta tilläggsnivå fattas av rektor. 8

Ekonomiskt ansvar Det ekonomiska ansvaret preciseras på Internrevisionens webbplats (http://www.irev.lu.se). Enligt gällande delegationsbeslut (Dnr I A 35 4924/2006) har prefekten behörighet att förfoga över myndighetens medel genom godkännande av beställning/anskaffningsbeslut och attest av leverantörsfaktura avseende institutionens utgifter. Beslut som rör prefekten personligen fattas av kanslichefen. Ställföreträdande prefekt äger rätt att godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera enbart när ordinarie prefekt inte är tillgänglig. Övriga ansvarsområden Ansvaret inom övriga områden preciseras på Internrevisionens webbplats. Delegering Prefekten är alltid oavsett delegationer ansvarig för intern styrning och kontroll av institutionens verksamhet. Enligt gällande delegationsordning avseende behörighet att förfoga över myndighetens medel (Dnr I A 35 4924/2006) kan prefekten delegera till biträdande prefekt att godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera leverantörsfaktura. Denna rätt kan också delegeras till verksamhetsledare som har ett övergripande ansvar och budgetansvar för verksamhet på kostnadsställe/n eller aktivitet/er. Inom Medicinska fakulteten får sådant ansvar endast delegeras till ekonom med administrativt samordningsansvar (endast avseende administrativ verksamhet) och chef för forskar-/undervisningsgrupp. Ovanstående gäller även för delegation av rätt att fatta beslut och fullgöra vissa uppgifter inom övriga ansvarsområden, i alla sammanhang där delegationen kan innebära ekonomiska åtaganden. Rätt att fatta beslut och fullgöra vissa uppgifter som inte kan innebära ekonomiska åtaganden kan däremot delegeras till annan anställd med för ändamålet lämplig kompetens och ansvarsställning. Delegation av behörighet att förfoga över myndighetens medel till annan än biträdande prefekt ska för att vara giltig godkännas av kanslichefen. BITRÄDANDE PREFEKT Biträdande prefekt utses av fakultetsstyrelsen efter förslag från prefekt och fullgör vissa arbetsuppgifter och har vissa befogenheter som normalt ligger på prefekt. Arbetsfördelning mellan prefekt och biträdande prefekt ska dokumenteras skriftligt och gäller oavsett om prefekt är tillgänglig eller ej. Biträdande prefekt äger enbart befogenheter som specificerats i särskilt delegationsbeslut. En av institutionens biträdande prefekter utses att också vara ställföreträdande prefekt och övertar vid prefektens bortavaro fullt ansvar, samtliga befogenheter och arbetsuppgifter (se ovan). Uppdragstillägg utgår till biträdande prefekt enligt gällande avtal (Personalenheten LU, 2003-02- 03). Enligt avtalet får uppdragstillägget för biträdande prefekt som högst uppgå till 50% av prefektens uppdragstillägg. Uppdragstillägg för biträdande prefekt differentieras baserat på uppdragets art och omfattning och beroende på om en eller flera personer utses till biträdande prefekt. Uppdragstillägg får dock inte delas mellan flera befattningshavare, ej heller relateras till tjänstgöringsgrad. Beslut fattas av fakultetsstyrelsen. 9

Ekonomiskt ansvar Prefekten kan delegera till biträdande prefekt att godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera leverantörsfaktura. Även andra delar inom det ekonomiska ansvarsområdet kan delegeras, se Internrevisionens webbplats. Sådan delegation ska godkännas av kanslichefen. Övriga ansvarsområden Även inom övriga ansvarsområden kan prefekt delegera rätt att fatta beslut och fullgöra uppgifter till biträdande prefekt, även sådana som kan innebära ekonomiska åtaganden. Inom Medicinska fakulteten ska det inom varje institution finnas biträdande prefekt för samordning av utbildning på grund- och avancerad nivå. Inom institutioner med omfattande utbildningsverksamhet kan det vara nödvändigt att utse två eller flera biträdande prefekter inom detta ansvarsområde. Uppdragets omfattning (% av heltid) relateras till utbildningsbudgetens storlek och antalet lärare inom institutionen. Uppdraget (befattningsfinansiering och uppdragstillägg) finansieras via anslaget för utbildning på grund- och avancerad nivå samt den institutionsoverhead som genereras av statsbudgetanslaget för utbildning. Biträdande prefekt för samordning av utbildning på grund- och avancerad nivå ska i samverkan med programdirektörer för aktuella utbildningsprogram upprätta förslag till personalplan för lärarinsatser inom utbildning på grund- och avancerad nivå. Prefekten kan delegera beslutsbefogenheten för fastställande av institutionens personalplan för lärarinsatser till biträdande prefekt. Observera att personalplanen för utbildning på grund- och avancerad nivå för att vara giltig också ska fastställas av berörd/a utbildningsnämnd/er. Ytterligare befogenheter och uppgifter som ska ligga till grund för delegationsbeslut preciseras i separat dokument fastställt av Utbildningsrådet. Inom varje institution ska det också finnas biträdande prefekt för samordning av utbildning på forskarnivå. Uppdragstagaren skall ha lägst docentkompetens, dvs vara kompetent att vara huvudhandledare för doktorander. Uppdraget (befattningsfinansiering och uppdragstillägg) finansieras av institutionsoverhead genererad av statsbudgetmedel för forskning och forskarutbildning. Uppdragets omfattning (% av heltid) fastställs i förhållande till forskarutbildningens omfattning vid respektive institution. Uppdragstillägg utgår enligt avtal, varvid tilläggsnivån fastställs av fakultetsstyrelsen. De befogenheter och uppgifter som ska ligga till grund för delegationsbeslut preciseras i separat dokument fastställt av forskarutbildningskommittén. För de största institutionerna kan det vara ändamålsenligt att utse ytterligare biträdande prefekter med definierade och dokumenterade uppgifter och beslutsbefogenheter, reglerade i delegationsbeslut. 10

EKONOM MED ADMINISTRATIVT SAMORDNINGSANSVAR Inom institution ska det finnas ett institutionskansli som leds av en ekonom med administrativt samordningsansvar. Uppdragstillägg kan inte utgå till innehavare av denna slags befattning. Ekonomiskt ansvar Prefekten kan delegera till ekonom med administrativt samordningsansvar att godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera leverantörsfaktura för medel som avser institutionskansliet. Även andra beslutsbefogenheter och uppgifter inom området ekonomiskt ansvar kan delegeras, se Internrevisionens webbplats. Sådan delegation ska godkännas av kanslichefen. Personalansvar Prefekten kan delegera rätt att fatta beslut och fullgöra uppgifter inom området personalansvar till ekonom med administrativt samordningsansvar, även sådana som kan innebära ekonomiska åtaganden. Övriga ansvarsområden Även inom övriga ansvarsområden kan prefekt delegera rätt att fatta beslut och fullgöra uppgifter till ekonom med administrativt samordningsansvar, även sådana som kan innebära ekonomiska åtaganden. AVDELNINGSFÖRETRÄDARE Institutioner inom Medicinska fakulteten ska organiseras i avdelningar. En avdelning består av två eller flera forskar-/undervisningsgrupper. Avdelningen är inte en formell ledningsnivå i linje, men kan vara ändamålsenlig exempelvis för kongruens mot hälso- och sjukvårdens organisation och/eller för att sammanföra forskar-/undervisningsgrupper med likartade inriktningar till en organisatorisk enhet. Avdelningen utgör således främst en ämnes- och intressegemenskap och är identitetsbärande. Avdelningarna representeras av en avdelningsföreträdare som utses av prefekten efter förslag från berörda forskar-/undervisningsgrupper. Avdelningsföreträdaren utses för en begränsad tidsperiod, förslagsvis två år. Prefekten kan delegera vissa uppgifter till avdelningsföreträdaren, företrädesvis inom ansvarsområdena lokaler, inredning & utrustning, hälsa, miljö & säkerhet, personal samt verksamhet. Beslutsbefogenheter eller uppgifter som kan innebära ekonomiska åtaganden får inte delegeras till avdelningsföreträdare. Uppdraget ska preciseras i delegationsbeslut och avgränsas på ett sådant sätt att det kan fullgöras inom ramen för den andel av lärares arbetstid som utgörs av administrativa åtaganden; uppdraget får inte vara så omfattande att det därutöver krävs särskilt avsatt tid. Observera att ansvar för planering och samordning av lärarinsatser inom utbildningsverksamheten inte får delegeras till avdelningsföreträdare. Sådana uppgifter ska delegeras till biträdande prefekt, i enlighet med riktlinjer fastställda av Utbildningsrådet respektive Forskarutbildningskommittén. Uppdragstillägg utgår inte till avdelningsföreträdare. 11

CHEF FÖR FORSKARGRUPP/UNDERVISNINGSGRUPP Forskare/lärare som uppfyller av fakultetsledningen fastställda kriterier har rätt att bilda och leda en forskargrupp med eget kostnadsställe. För forskargrupp som ej uppfyller kriterierna krävs beslut av dekanus. Forskargruppen består av lärare/forskare samt teknisk personal. Även administrativ personal kan ingå i en forskargrupp. Inom institutioner med betydande utbildningsverksamhet och ett större antal lärare som i huvudsak arbetar med undervisning kan dessutom undervisningsgrupper formas. Prefekten utser då en av lärarna till chef för undervisningsgruppen. Även teknisk och administrativ personal kan ingå i en undervisningsgrupp. Undervisningsgrupp tilldelas eget kostnadsställe och återfinns därmed på samma organisatoriska nivå som forskargrupp. I de fall uppdraget är så omfattande att det motiverar befattningsfinansiering (% av heltid) finansieras denna med institutionsoverhead genererad av berörd verksamhetsgren. Uppdrag som chef för forskar/undervisningsgrupp ska preciseras i delegationsbeslut. Uppdragstillägg utgår inte till chef för forskar-/undervisningsgrupp. Ekonomiskt ansvar Prefekten kan delegera till chef för forskar-/undervisningsgrupp att godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera leverantörsfaktura. Även andra beslutsrättigheter och uppgifter inom området ekonomiskt ansvar kan delegeras, se Internrevisionens webbplats. Sådan delegation ska godkännas av kanslichefen. Personalansvar Prefekten kan delegera rätt att fatta beslut och fullgöra uppgifter inom området personalansvar till chef för forskar-/undervisningsgrupp, även sådana som kan innebära ekonomiska åtaganden. Ansvar för planering och samordning av lärarinsatser på grund- och avancerad nivå samt forskarnivå ska dock delegeras till biträdande prefekt, i enlighet med riktlinjer fastställda av Utbildningsrådet respektive Forskarutbildningskommittén. Övriga ansvarsområden Även inom övriga ansvarsområden kan prefekt delegera rätt att fatta beslut och fullgöra uppgifter till chef för forskar-/undervisningsgrupp, även sådana som kan innebära ekonomiska åtaganden. 12

4. RIKTLINJER FÖR NÄMNDSORGANISATION FÖR UTBILDNING PÅ GRUND- & AVANCERAD NIVÅ NÄMNDSORDFÖRANDE Fakultetsstyrelsen utser ordföranden för aktuella nämnder för utbildning på grund- och avancerad nivå. Mandattiden är två år. Uppdragets omfattning (% av heltid) fastställs av fakultetsstyrelsen. Uppdragstillägg utgår efter beslut av rektor. Uppdraget (befattningsfinansiering och uppdragstillägg) finansieras via statsbudgetanslaget för utbildning på grund- och avancerad nivå. Verksamhetsansvar Nämndsordföranden leder nämnd för utbildning på grund- och avancerad nivå, som ansvarar för ledning, planering, uppföljning och kvalitetsutveckling av fakultetens utbildningar på grund- och avancerad nivå. Ekonomiskt ansvar Dekanus kan delegera till nämndsordföranden att godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera leverantörsfaktura för verksamhet som finansieras av respektive nämnds kostnadsställe. Programdirektör Fakultetsstyrelsen utser, efter förslag från nämnderna för utbildning på grund- och avancerad nivå, programdirektörer (PD) för aktuella utbildningsprogram och fristående kurser inklusive mastersutbildning. Mandattiden är två år. Programdirektör arbetar på uppdrag av nämnden. Uppdragets omfattning (% av heltid) bestäms i relation till utbildningsuppdraget för respektive utbildningsprogram och fastställs av fakultetsstyrelsen. Uppdragstillägg utgår enligt avtal (Personalenheten LU, 2003-02-03), se Studierektor/utbildningsledare och motsvarande). Inplacering i tilläggsgrupp baseras på respektive utbildningsprograms omfattning och organisation och fastställs av fakultetsstyrelsen. Verksamhetsansvar Programdirektören svarar inom fastställda budgetramar och andra anvisningar för operativ ledning, planering, genomförande och kvalitetsutveckling av utbildningsprogram och fristående kurser på grund- och avancerad nivå i enlighet med beslutade utbildnings- och kursplaner. PD ska skapa en ändamålsenlig och effektiv organisation för utbildningen inom sitt ansvarsområde och för att utbildningen bedrivs i enlighet med lagar och förordningar samt universitetets riktlinjer. PD ska ge de anställda och studenterna möjlighet till inflytande över utbildningen. 13

Ekonomiskt ansvar Programdirektören ska i samverkan med kurs-, termins- och/eller fasgruppsansvariga och ekonom med ansvar för utbildning på grund- och avancerad nivå upprätta budgetförslag för aktuellt utbildningsprogram. Vidare ska PD i samverkan med kurs-, termins- och/eller fasgruppsansvariga och berörda biträdande prefekter för utbildning på grund- och avancerad nivå upprätta förslag till personalplan för lärarinsatser för aktuella utbildningsprogram/kurser. Budgetförslag fastställs av vederbörande nämnd för utbildning på grund- och avancerad nivå, medan personalplan för lärarinsatser fastställs av såväl vederbörande nämnd som berörda prefekter (eller biträdande prefekt med sådan beslutsbefogenhet enligt delegationsbeslut). Vid oenighet fastställs personalplan för lärarinsatser av vice dekanus för utbildning på grund- och avancerad nivå. Dekanus kan delegera till PD att godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera leverantörsfaktura för verksamhet som finansieras av respektive utbildningsprograms kostnadsställe. 14

5. RIKTLINJER FÖR FRISTÅENDE ENHETER/MOTSVARANDE FÖRESTÅNDARE/KOORDINATOR Utvecklas inför beslut i MFS 2007-05-24 15