SBN ADM 2013/474.111 Plan för intern kontroll 2014 för samhällsbyggnadsnämnden JANUARI 2014
Innehåll Innehåll 2 Inledning 3 Huddinges system för intern kontroll 3 Beskrivning av nämndens system för intern kontroll 4 Riskreducerande åtgärder under året 4 Processer och rutiner 4 Särskilda kontroller 7 Avgränsningar 8 Ansvar 8 Uppföljning 8
Inledning Huddinge antog den 5 maj 2003 ett reglemente för intern kontroll (Huddinge kommuns författningssamling, HKF 9410). Reglementet innebär i korthet att nämnderna i samband med den ordinarie planeringsprocessen ska göra en bedömning av riskområden och vilka oönskade händelser som kan inträffa för respektive verksamhet, samt om det förorsakar någon åtgärd från nämndens sida i form av nya eller förändrade rutiner, information och uppföljning. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen genomför inom samtliga verksamheter årligen en analys av risker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll, som tillsammans med underlag från uppföljning av verksamhetsprocesser och rutiner samt synpunkter från revision/annan granskning sammanställs till en plan för intern kontroll. Denna plan följs upp och revideras årligen. Huddinges system för intern kontroll Bilden beskriver hur intern kontroll hänger ihop med, och stödjer, kommunens styrning. Cirklarna visar att underlag till planen för intern kontroll kommer från tre olika håll. Reglemente för intern kontroll Aktuella planer för intern kontroll Revisionsrapporter Uppföljning Plan för intern kontroll Riskanalys Rutiner/regelverk Verksamhetsplan Verksamhet Händelser Marsh+, andra källor IK-aktiviteter Processkartläggning, BITS, BRA-analys, Säkerhetsarbete, Huddingemodellen för arbetsmiljöarbete mm. 3
Beskrivning av nämndens system för intern kontroll Tidigare år har förvaltningens arbete med intern kontroll fokuserat riskanalys och riskreducering, men ett utvecklingsarbete pågår där vi vidareutvecklar internkontrollen mot ett sammanhållet system för att säkerställa god ordning. Sedan två år har planen kompletterats med riskanalysen och underlag även från två andra håll: uppföljning av processer och rutiner samt synpunkter från revision/annan granskning. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen genomför inom samtliga avdelningar och enheter årligen en analys av risker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. En risksammanställning bruttolista över risker ligger till grund för arbetet. Identifierade risker är i huvudsak framtagna utifrån avdelningsperspektivet, vilket medför att riskerna är värderade utifrån denna horisont. Riskreducerande åtgärder under året Risker som prioriteras för åtgärder under planeringsperioden Förvaltningens ledningsgrupp har arbetat fram en bruttorisklista och utifrån denna identifierat prioriterade risker. Sannolikheten för att dessa risker inträffar bedöms som hög och om de skulle inträffa bedöms konsekvenserna bli allvarliga. Under 2013 har ett flertal revisioner genomförts av miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens verksamheter. Revisorernas rekommendationer ligger till grund för ytterligare identifierade risker och brister. Under 2014 kommer förvaltningen att systematisera arbetet med intern kontroll och systematiskt arbeta med att åtgärda brister för samtliga aktuella revisioner riktade till Samhällsbyggnadsnämnden och Miljönämnden. Förvaltningen kommer även att vidta fler åtgärder under 2014 för att göra samtliga medarbetare medvetna om vikten av intern kontroll. Risk A: Bristfällig registrering. Korrekt registrering är nödvändig för att värna demokratin och leva upp till kraven på en god öppenhet enligt offentlighets- och sekretesslagens krav. Korrekt registrering krävs även för att kunna återsöka handlingar. Projekt för att införa nya rutiner för hanteringen av frågor, synpunkter, klagomål och felanmälningar. Detta projekt inkluderar hur dessa handlingar ska registreras. Dokumenthanteringsplanen kommer under 2014 att revideras för att säkerställa att rutinerna för hantering av förvaltningens handlingar (förvaring, bevarande och gallring) är uppdaterade. Utbildning för handläggare och chefer på avdelningarna i frågor rörande registrering som påbörjades 2013 kommer att fortsätta. Risk B: Hälsoproblem som orsakas av fel och brister i kommunens lokaler. Tekniska nämndhuset har utretts och delar av huset ska stängas under 2014 för stadigvarande kontorsverksamhet. Genomföra lokalprojekt som drivs av Huge fastigheter AB för att stänga olägliga delar av huset och flytta om verksamheterna. 4
Medarbetare med allvarliga besvär orsakade av lokalerna ska erbjudas alternativa arbetsplatser. Komplettera befintliga kontroller med ytterligare maskinella kontroller mot olika register Risk C: Inkorrekta upphandlingar av avtal. Under våren 2013 inkom en anmälan till Konkurrensverket angående förvaltningens upphandlingar. En genomlysning av befintliga avtal och entreprenörer har därför gjorts som visade på såväl korrekta upphandlingar som en del brister. Ekonomiavdelningen på Kommunstyrelsens förvaltning beställde en förvaltningsövergripande granskning av upphandlingar som inkluderar förslag till förbättrade rutiner. Följa förvaltningens framtagna upphandlingsplan för att undvika otillåtna direktupphandlingar. För att säkerställa kontinuerlig överblick av pågående och kommande upphandlingar under året införs upphandling som en stående punkt på ledningsgruppens agenda där ett strukturerat utdrag ur lednings- och informationssystemet LIS stäms av. Fortsatta utbildningar i lagen om offentlig upphandling. Medel av 2014 års budget omfördelas till kommunstyrelsen avseende en upphandlare som ska arbeta med samhällsbyggnadsnämndens förvaltningsspecifika avtal. Revidering av delegation av beslutanderätt i samhällsbyggnadsnämnden. Ett första koncept för reviderad delegationsordning är framtaget i februari. Revideringen kommer att bygga på HKF 9420, beslutad 2013-06-11, och kontinuerligt samråd med kommunstyrelsens förvaltning. Risk D: Bristande prioritering och styrning av projekt. Prioritering av förvaltningsövergripande styrning av projekt krävs för att kunna prioritera resurser inom förvaltningen och hantera förseningar och omplaneringar. Kommunstyrelsens förvaltning leder arbetet i att ta fram ett förvaltningsövergripande projektstödsverktyg. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen är representerade i detta projekt på flera nivåer. Arbete med att processkartlägga strategiska processer inom förvaltningen kommer att genomföras, bland annat inom det förvaltningsövergripande processutvecklingsprogrammet. Risk E: Utbetalning till fel mottagare. Risk F: Inkorrekta utbetalningsunderlag. Riskreducerande åtgärder Informera godkännare och attestanter om vad som ska finnas med på ett utbetalningsunderlag, fortsätta med efterkontroller av underlag för resor, representation och andra ledningsnära kostnader. Risk G: Felaktiga periodiseringar. Upprätta riktlinjer för enheterna och informera om dessa, löpande utvärdering av reserveringar och periodiseringar, öka kontrollerna vid definitivbokföring av fakturor. Risk H: Bristande rutiner vad gäller gårdsarrenden, exploateringsfastigheter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter Under hösten 2013 har en revision och en granskning genomförts som visar på brister vad gäller hanteringen av gårdsarrenden (revisionsskrivelse 2013-09-23), exploateringsfastigheter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter (EY rapport 2013-11-15). De riskreducerande åtgärderna nedan genomförs i nära samarbete med kommunstyrelsens förvaltning. Framtagande av rutinbeskrivning för gårdsarrenden vad gäller krav på dokumentation vid rekrytering av arrendator och rutiner för besiktning i samband med byte av arrendator, samt principer för arrendeavgifter. Även ansvarsfördelningen mellan kommunen och arrendatorer ska tydliggöras. Framtagande av transparent planerings- och uppföljningsprocess för gårdsarrenden med rullande treårsplaner och årlig plan/budget per arrendegård samt respektive parts åtaganden. Upprätta register för förvärv, avyttring, upplåtelse, förvaltning och underhåll för exploateringsfastigheter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter. Genomförd organisationsöversyn samt förtydligande av regelverk och rutiner vad gäller förvaltning av exploateringsfastigheter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter. 5
Framtagande av flerårig underhållsplan för respektive objekt bland exploateringsfastigheter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter. Genomföra översyn av regelverk och rutiner avseende hyresnivåer samt uppdatera riktlinjer för hyresnivåer för exploateringsfastigheter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter. Risk I: Bristande följsamhet av riktlinjer och beslut vad gäller exploateringsfastigheter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter I revisionen gällande hantering av exploateringsfastigheter samt permanentbostäder och fritidshus inom naturvårdsfastigheter påtalades att riktlinjer och regler har funnits för verksamheten men att efterlevnad, förankring och styrande funktion för dessa har brustit. Ta fram ett program för kultur- och värdegrundsarbete i samarbete med kommunstyrelsens förvaltning. Programmet ingår i kommunens åtgärdsprogram för fastighetstilldelning (punkt 10) och implementering ska påbörjas under våren 2014. Upphandling av konsult för att leda arbetet påbörjades i december 2013. Översyn av förvaltningens ekonomiska och administrativa regelverk med syfte att uppnå en effektivare och mer enhetlig och tydlig administration. Processer och rutiner Under 2011 inleddes arbetet med att identifiera nämndens viktigaste processer och de rutiner som finns för att säkerställa att processerna fungerar. Under 2014 ska denna sammanställning över processer och rutiner uppdateras och kompletteras för att ytterligare säkra en god intern kontroll. Åtgärder med anledning av synpunkter från revision/annan granskning Åtgärder som miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen ämnar vidta under planeringsperioden utifrån rekommendationer från revision Granskning av skydd mot oegentligheter. Dnr Adm 2011/275.149. Tjänsteutlåtande 8 juli 2011. Återkommande uppföljningar med fokus på risker för muta och bestickning. Ny rutiner arbetas in i verksamheterna. Revisionsrapport angående uppföljning av förbättringsområden som framkommit efter granskning av bygglovsprocessen. Diarienummer SBN Adm 2011/360.119 Revisionsrapport, granskning av uppnådda effektivitetsvinster med e-tjänster Tjänsteutlåtande 20 augusti 6
2012. SBN adm 2012/346.110 Revisonsrapport, granskning av kommunens styrning av projekt. Tjänsteutlåtande 2012-11-06 MSB 2012/14.210 Revisionsrapport. Granskning av samhällsbyggnadsnämndens interna kontroll. Tjänsteutlåtande 2012-12-07. SBN ADM-2012/534.111 Revisionsrapport angående Internkontrollplanen för Miljönämnden enligt COSO-modellen. Revisionen föreslår en del komplement. Tjänsteutlåtande 2013-08-23, Dnr 2013-001239 Revisionsrapport, Dag- och spillvatten. MN och SBN har insikt i och kunskap om problem och brister. Tjänsteutlåtande 2013-05-20, Dnr SBN 2013/235.564, När det nya avtalet och dagvattenstrategin är ordentligt implementerade i förvaltningens ordinarie arbete, bör utvärdering göras. Granskning av otillåtna bisysslor. Tjänsteutlåtande 2013-01-22. Samtliga styrelser/nämnder bör vidta åtgärder för att säkerställa rutiner angående bisyssla så att riktlinjer följs. Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig återrapportering av bisysslor. Dnr SBN Adm 2012/602 och MN 2012-2034 Granskning av samhällsbyggnadsnämnden av arrenden. Tjänsteutlåtande 14 oktober 2013, dnr SBN NVA-2013/66. Transparens i processen nödvändig. o Checklista upprättas - rekrytering av arrendator, krav och driftspecifika krav. o Bedömningar och beslut för val av arrendator. o principer för beräkning av arrendeavg, dokumenteras. o dokumentation och nämndbeslut vid kostnader utöver avtal. o Besiktning vid byta av arrendator, dokumenteras. Granskning av vägunderhåll. Tjänsteutlåtande 22 oktober 2013, dnr GK 2011/1672 351. Specifika kvalitetsfaktorer för gatu- och vägunderhåll tas fram Inventering av nuläget görs Analys av inventeringen Reinvesteringsplan som ett komplement till den årliga driftsbudgeten. Särskilda kontroller Kommunstyrelsens förvaltning har beslutat att genomföra en särskild genomlysning av delar av ekonomisystemet med inriktning på återföring av eventuellt förlorat kapital, en så kallad recovery audit, under våren 2011. Genomlysningen baseras på databehandling och granskning/utredning av data ur ekonomisystem, order/inköpssystem, avtal med mera och identifierar felaktigheter som till exempel dubbelbetalningar, missad avdragsrätt, inmatningsfel, ej redovisad ingående moms på leverantörsfakturor tillbaka i tiden, missade rabatter med mera. Genom att på detta sätt granska interna processer och identifiera eventuella svagheter i hanteringen av ekonomiska flöden förväntar vi oss ökad kontroll på de granskade interna processerna, vid behov utvecklade processer, återföring av förlorat kapital samt en ökad medvetenhet i organisationen. Då befintliga kontroller utökas under 2014 undviks bland annat utbetalningar till fel mottagare i större utsträckning. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen är involverad i denna process. Efterkontroller av underlag för resor, representation och andra ledningsnära kostnader kommer att fortsätta för att undvika inkorrekta utbetalningsunderlag. Felaktiga periodiseringar ska undvikas genom att bland annat kontrollerna vid definitivbokföring av fakturor ökas. 7
Avgränsningar Denna plan tar inte med åtgärder som nyligen genomförts eller redan är på gång, med anledning av förvaltningens egna analyser eller revisorernas rekommendationer. Planen behandlar inte heller den typ av risker som ryms inom begreppet extraordinära händelser. De hanteras inom ramen för kommunens beredskapsoch krisplanering, som beskrivs i kommunens plan vid extraordinära händelser, antagen av kommunfullmäktige 9 september 2013. Varje nämnd ansvarar enligt den planen för att företa någon form av risk- och sårbarhetsanalys som visar risker för verksamheten om en extraordinär händelse skulle inträffa inom nämndens verksamhetsområde. Dessa analyser ligger till grund för den kontinuitetsplanering som nämnderna tar fram för de verksamheter som måste fortgå vid sådan händelse. Ansvar Ansvaret för att åtgärder enligt denna plan vidtas ligger, om inget annat angivits, på chefen inom den del av verksamheten som utsätts för risken, vare sig det gäller riskreducering, processutveckling eller rekommendationer från revision eller annan granskning. Uppföljning Uppföljningen av arbetet med intern kontroll är integrerad i den ordinarie planerings- och uppföljningsprocessen, där intern kontroll ägnas eget utrymme i verksamhetsplan, delårsrapporter och verksamhetsberättelse. De åtgärder som planeras under planeringsperioden redovisas i verksamhetsplanen. Planerade åtgärder följs upp löpande av respektive chef samt av förvaltningens ledning i samband med årets två delårsrapporter och samlat i verksamhetsberättelsen. 8