Tillämpningsanvisningar Väsentlighets- och Riskanalys 2 Väsentlighets- och riskanalysens roll i styrmodellen 2 Styrkedjan gemensam utgångspunkt 4 Uppföljning av mål vem gör vad 5 Underlag till väsentlighets- och riskanalysen 6 Årsöversikt 6 Väsentlighets- och riskanalysen 8 Riskbedömning/Framgångsfaktorer 9 Metodik 11 Resultat av utförd Väsentlighets- och Riskanalys 12 Huvudsaklig verksamhet 13 Intern kontroll 13 Åtaganden 14
Tillämpningsanvisningar Väsentlighets- och Riskanalys Dessa tillämpningsanvisningar ska tydliggöra hur arbetet med nämndernas väsentlighets- och riskanalys skall utformas i syfte att ta fram nämndernas åtagande och internkontrollpunkter. Utgångspunkt för tillämpningsanvisningarna är kommunens styrmodell, beslutad av KF 2011-05-25, 79., och kommunallagens krav på intern kontroll, 6 kap. 7. I anvisningarna presenteras och förklaras hur de båda regelverken har vävts ihop genom en väsentlighets- och riskanalys. Därigenom appliceras den interna kontrollens krav på grundlig analys. De här anvisningarna skall stödja arbetet med att göra en väsentlighets- och riskanalys med startår 2013, vilket innebär att två regelverk överlappar varandra under innevarande år, dvs. styrmodellen och reglementet för intern kontroll. Modellen skall senast vara i bruk till arbetet med underlag till flerårsstrategin 2014-2016 för samtliga nämnder. Övergripande beskrivning Väsentlighets- och riskanalysens roll i styrmodellen Väsentlighets- och riskanalysen knyter ihop styrmodellen och den interna kontrollen (se figur). Nämnden har tre utgångspunkter för sin planering: 1. Den första är fullmäktiges prioriterade mål. 2. Den andra är utgångspunkten är den ekonomiska ram som fullmäktige tilldelat. 3. Den tredje är den samlade uppfattningen om verksamheten och dess förutsättningar. Denna får nämnden genom uppföljningar och analyser av verksamheten och omvärld. Utifrån de tre utgångspunkterna ställer nämnden sig frågan: Vad måste fungera och vad behöver utvecklas för att vi skall bidra till måluppfyllelsen? Svaret på frågan tas fram med hjälp av en väsentlighets- och riskanalys. Riskbedömning är identifiering och analys av relevanta risker för att inte uppnå de prioriterade målen och utgör basen för att bestämma om nämnden skall besluta om ett åtagande eller en internkontrollpunkt alternativt en omedelbar åtgärd. Det som måste fungera, och där risken är stor att något går fel, blir kontrollpunkter i internkontrollplanen och det som behöver utvecklas blir åtaganden i nämndens flerårsstrategi. Genomförandet av kontrollerna i internkontrollplanen och uppföljningen av kontrollerna är ett led i den uppföljning och analys av verksamheten som årligen måste göras. Resultatet ligger sedan till grund för nästa års arbete med att ta fram nya åtaganden och 2
kontrollpunkter. Kommunstyrelsen har uppsyn över nämndernas beslutade åtaganden och internkontrollplaner. Den huvudsakliga verksamheten, som åligger varje nämnd/förvaltning att genomföra, konkretiseras i nämndens flerårsstrategi och förvaltningens arbetsplaner. Uppföljning av dessa sker på nämndnivå om inte väsentliga avvikelser uppstår. Prioriterade mål Kommunstyrelsen Internkontrollplan/ Bevakande av risker Nämndens verksamhetsområde Förvaltningens arbetsplan & nyckeltal Rapporteras till nämnd Åtaganden (=förändring & mätbara) Väsentlighets- och riskanalys Verksamhetens syfte Prioriterade mål/indikatorer Ekonomisk ram Uppföljning & analys av vht och omvärld Fig. Översiktsbild av Väsentlighets- och Riskanalysen i styrmodellen 3
Styrkedjan gemensam utgångspunkt För att kunna genomföra en väsentlighets- och riskanalys, fordras en rad olika underlag och en förståelse för hur arbetsgången skall gå till. Därför ges i dokumentet även en kort genomgång av de olika underlagen. Separata tillämpningsanvisningar för dessa återfinns på kommunportalen. Visionen KF:s Prioriterade Mål & Flerårsstrategin Nämndernas Flerårsstrategi, Åtaganden & Internkontrollpunkter Förvaltningens Arbetsplaner, med perspektivet kommuninvånare/brukare, personal & ekonomi. Fig. Utgångspunkter för arbetsgången i styrkedjan Vision Alingsås 2019 Boende Arbete Lärande KF:s prioriterade mål: Antagna av kommunfullmäktige den 15 juni 2011, 91 (se bilaga). KF:s flerårsstrategi tre år framåt I flerårsstrategin kopplas relevanta indikatorer för ekonomi, kvalitet och volym till vart och ett av fullmäktiges prioriterade mål för att göra dem mätbara. I flerårsstrategin fastställs 4
också budgeten för det kommande året och de ekonomiska ramarna för de nästkommande två åren. Nämndernas flerårsstrategi tre år framåt Nämndernas åtaganden och internkontrollpunkter utifrån KF:s prioriterade mål. Nämndens flerårsstrategi är utgångspunkt för förvaltningens styrning. Förvaltningens storlek och organisation avgör om det behövs en eller flera arbetsplaner för att nämndens flerårsstrategi skall få genomslag hos varje medarbetare i verksamheten. I arbetsplanen uttrycker avdelningen/enheten sina åtaganden gentemot nämndens mål och åtaganden. Förvaltningens arbetsplaner Nämndernas flerårsstrategi är i sin tur utgångspunkten för förvaltningarnas styrning, vilken sker i form av arbetsplaner. Förvaltningens storlek och organisation avgör om det behövs en eller flera arbetsplaner. Arbetsplanen Fungerar som förvaltningens åtagande gentemot nämnden. Resultatet blir uppföljningsbara mål och aktiviteter/metoder samt en beskrivning av hur genomförandet skall finansieras på enhetsnivå. Perspektivet skall utgå från kommuninvånaren (brukaren), verksamheten och personalen. Förvaltningen bör fastställa nyckeltal där nuläge och önskvärt målvärde framgår, för att kunna följa upp arbetsplanen. Enheternas arbetsplaner Enheternas åtaganden utgår från utifrån förvaltningens åtaganden. Medarbetarens arbetsplan Varje medarbetare skall genom sitt medarbetarsamtal, bli medveten om hur det enskilda uppdraget medverkar till att uppfylla enhetens åtaganden och i förlängningen även förvaltningens och nämndens åtaganden samt kommunens prioriterade mål. Samverkan och individuella utvecklingsplaner För att säkerställa delaktighet i arbetet med styrmodellen tillämpas kommunens samverkansavtal. Det ger förutsättningar för dialog och delaktighet på alla organisatoriska nivåer. Det innebär i sin förlängning att kommunens övergripande mål nedbrutna i förvaltningens åtaganden skall utmynna i att varje enskild medarbetare är medveten om den roll denne har för att nå kommunens mål. Uppföljning av mål vem gör vad För att säkerställa att verksamheten bedrivs som planerat krävs analys och uppföljning som återkopplas uppåt genom styrsystemet. Kommunfullmäktige följer upp de prioriterade målen med hjälp av indikatorerna. Kommunstyrelsen följer upp att nämndernas åtaganden utifrån de prioriterade målen. Uppföljningen mellan nämnderna och förvaltningarna görs av respektive nämnd med utgångspunkt i nämndens flerårsstrategi och förvaltningens arbetsplaner. Uppföljningen mellan förvaltningarna och enheterna görs av respektive förvaltning, med utgångspunkt i förvaltningens och enheternas arbetsplaner. 5
Underlag till väsentlighets- och riskanalysen Indikatorer och nyckeltal För att målen skall bli uppföljningsbara kopplas mätbara indikatorer på ekonomi, kvalitet och volym till målen. Kommunstyrelsen beslutade 2011-10-31, 209, vilka indikatorer med nuläge som Alingsås kommun skall använda sig utav. De återfinns som bilaga till dessa anvisningar. I det här sammanhanget är indikatorerna nyckeltalsmått och viktigt är att: de har en tydlig koppling till uppdraget de fokuserar något väsentligt de är förankrade i organisationen de är lätta att förstå de möjliggör jämförelser med andra de är anpassade till den verksamhet och nivå som de ska spegla nyckeltal för styrning är påverkbara Eftersom indikatorernas uppdateras årligen eller ibland vartannat år och är övergripande, så måste varje nämnd ha nyckeltal för att kunna följa upp respektive förvaltnings arbetsplaner. Om så är möjligt kan dessa nyckeltal var nedbrutna ifrån de beslutade indikatorerna. Då går trender att utläsa både på kort och på lång sikt samtidigt erhålls en naturlig koppling till den övergripande styrningen från verksamheten. Indikatorerna kan eventuellt då bli ett aggregerat värde ifrån fastställda nyckeltal. Nämndernas/förvaltningarnas nyckeltal fastställs i nämndernas flerårsstrategi och följs upp på nämndnivå. Grunden är att fastställa ett nuvärde och ett önskvärt målvärde. Årsöversikt Arbetet börjar med att förvaltningen tar fram en extern- (omvärldsanalys) och intern analys på nämndnivå. Den skall omfatta både ett nuläge och förväntad utveckling de kommande tre åren men också en långsiktig analys för verksamheten. Det kan gälla lagstiftning som påverkar verksamheten, demografin, ekonomisk utveckling och kompetensförsörjningsbehov och kompetensförsörjningsmöjligheter. Arbetet med att ta fram omvärldsanalysen startar redan på hösten och är ett fortlevande dokument som skall ligga till grund till kommunkoncernens omvärldsanalys. Med sig har förvaltningen också bokslut och verksamhetsuppföljningen för föregående år. Den ekonomiska ramen är given sedan föregående års flerårsstrategi och blir utgångspunkten för arbetet med nästa år. Dessutom skall utförd uppföljning av intern kontroll tillsammans med revisionsrapporter och interna samt externa kvalitetsuppföljningar ingå i underlagen till väsentlighets- och riskanalysen. Informations- och faktainsamlingen skall sammanfattas så att en helhetsbild av det gångna året, nuläget och kommande förväntande händelser, kan erhållas. 6
Analysen skall ske utifrån ovanstående frågeställningar och som utgår från de tre ledorden: Ekonomi Volym Kvalitet Väsentlighets- och riskanalysen eller Vad måste fungera och vad måste utvecklas för att vi ska nå de prioriterade målen? Genom en väsentlighets- och riskanalys får nämnden en överblick av de risker som behöver åtgärdas för att nämnden ska åstadkomma en bättre måluppfyllelse. Nämnden värderar i sin analys sannolikhet och konsekvens av olika risker, som kan medföra att nämnden inte bidrar till att nå fullmäktiges prioriterade mål samt uppnår grundsyftet med internkontroll. Riskanalysen säkerställer också att nämndens nyckeltal fokuserar på det som är väsentligt för måluppfyllelsen. Nämndens exponering för risker ska hållas på en acceptabel nivå. Väsentlighet Väsentlighet kan uttryckas som ekonomiska, politiska/förtroendemässiga, tekniska, mänskliga och inte minst verksamhetsmässiga konsekvenser för kommunen eller för enskilda kommuninvånare som kan uppstå vid fel (brister i hanteringen av ekonomi och/eller verksamhet eller vid bristande måluppfyllelse). Risk Risk kan uttryckas som fel, misskötsel, brister i måluppfyllelse mm. Som finns i olika grad. Sannolikheten för fel, misskötsel etc. varierar mellan och inom olika verksamhetsområden/system, rutiner/processer och måste bedömas individuellt, liksom den möjliga konsekvensen. Det är risken för att negativa konsekvenser av väsentlig betydelse kan uppstå som ska bedömas. Arbetet med intern kontroll bör därför prioritera väsentliga områden där det finns risk för allvarliga fel med stora konsekvenser 8
Stora/allvarliga K O N S E K V E N S E R Inget agerande Åtgärder krävs SANNOLIKHET stor Riskbedömning/Framgångsfaktorer Externa risker Hur påverkar lagar och förordningar kommunen/verksamheten på kort och/eller lång sikt? Finns nya förutsättningar som måste beaktas? Ex. förändringar i statsbidragssystemen, förändringar i huvudmannaskap, ny lagstiftning, nya EUdirektiv eller liknande. Befolkningsförändringar och boendesituation Hur är kommunens förmåga att ta hänsyn till demografiska frågor i sin planering? Tas hänsyn till kommunens befolkningsförändring och befolkningsstruktur vid planering av verksamheter och investeringar? Arbetsmarknadssituation Hur påverkar kommunens arbetsmarknadssituation aktiviteter inom den kommunala verksamheten? Hur säkerställer kommunen att tillräckliga kunskaper finns om rådande arbetsmarknadsstruktur i kommunen? 9
Andel yrkesverksamma/arbetslösa, andel invandrare och liknande faktorer kan påverka. Vilket samarbete sker mellan kommunen, arbetsförmedling, försäkringskassa och lokala arbetsgivare? Näringslivets utveckling Hur påverkar näringslivets utveckling aktiviteter i den kommunala verksamheten? Kommunikationer och teknisk utveckling Tar kommunens planering av infrastrukturell utveckling hänsyn till efterfrågan på grund av faktorer som befolkningsförändringar och arbetsmarknadssituation? Hur arbetar kommunen med planeringen? Finns det beredskap för investeringsbehov, finns underhållsplaner och så vidare? Interna risker Identifiera och analysera interna risker för nämndens verksamhetsområde. De kan identifieras på olika sätt; t.ex. genom intervjuer enkäter granskning av processer dokumentation av tidigare inträffade händelser revisionsrapporter. Interna risker kan vara att: målen är okända i organisationen verksamheten bedrivs inte kostnadseffektivt insatta resurser är för höga i förhållande till beslutad kvalitet eller vid externa jämförelser beslutade prestationer levereras inte och följs inte upp i förhållande till den beslutade verksamhetsinriktningen och strategiska mål. Interna risker är också: dålig följsamhet till lagstiftning förordningar och föreskrifter kommunens reglementen och riktlinjer personalens kompetens personalomsättning organisationsförändringar 10
förändringar av arbetsuppgifter otydlig ansvarsfördelning otydlig delegationsordning beslutade rutiner är okända i organisationen rutiner tillämpas felaktigt beslutade kontrollåtgärder utförs inte brister som upptäcks åtgärdas inte. Metodik Vid väsentlighets- och riskanalys skall en matris med graden av sannolikhet och konsekvens inom skalan 1 till 4 användas. Värdera subjektivt på en skala 1-4 sannolikheten att risken inträffar Grad av sannolikhet (S) 4 Sannolik 3 Möjlig 2 Mindre sannolik 1 Osannolik Värdera subjektivt varje risk på skala 1-4 konsekvensen för att risken inträffar 4 Allvarlig 3 Kännbar 2 Lindrig 1 Försumbar Grad av konsekvens (K) Multiplicera värdet för sannolikhet med värdet för konsekvensen för att risk för att beräkna riskvärdet. Dokumentera riskanalysen. En dokumentation av de resonemang som ligger till grund för gjorda värderingar till nästa riskanalys. Nämnden ska åtgärda de risker som har de högsta riskvärdena i riskanalysen utifrån värdering mellan kostnad och nytta. Identifierade väsentliga risker måste åtgärdas och nämnden skall då fatta beslut om vilket åtgärd som skall vidtas: Åtgärda risken omedelbart Risken kräver en förändring besluta om ett åtagande Håll risken under bevakning besluta om en internkontrollpunkt Matris över väsentlighets- och riskanalys bifogas. 11
Åtgärder Nämnden ska, om möjligt, åtgärda de risker som har de högsta riskvärdena i riskanalysen. Följande frågor kan vara till hjälp vid arbetet med att hantera riskerna: Nåddes beslutade målnivåer? Hur står sig verksamhetens resultat i jämförelse med andras? Vad är orsaken till uppkommen situation? I vilken utsträckning förklaras resultatet av nämndens strategi och vad nämnden faktiskt gjort respektive oförutsedda interna och externa händelser? Hur effektiva var åtgärderna? Gav redovisade åtgärder den väntade effekten? Om inte, i vilken utsträckning förklaras detta av att nämnden gjorde något annat än det som var tänkt, av oförutsedda händelser, eller helt enkelt av att nämnden tänkte fel från början? Behöver andra åtgärder vidtas? Behöver nämnden prioritera om resurserna? Vilka lärdomar ska nämnden ta med sig? Jämför kostnaden för nödvändiga åtgärder mot nyttan av att riskvärdet reduceras till en acceptabel nivå. Ekonomiska och verksamhetsmässiga faktorer ska vägas in liksom vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter. Säkerhetsnivån ska bedömas som rimlig. Resultat av utförd Väsentlighets- och Riskanalys Av utförd väsentlighets- och riskanalys framkommer tre delar: Huvudsaklig verksamhet bedöms fungera enligt plan med planenlig uppföljning. Åtaganden bedöms som nödvändiga förändringar för att uppnå de prioriterade målen Internkontrollpunkter bedöms vara delar av verksamheten som måste hållas under uppsikt pga. hög väsentlighet och risk. Omedelbar åtgärd Nämndens hela väsentlighets- och riskanalys skall dokumenteras och rapporteras till kommunstyrelsen, som i ett led att fullfölja kommunallagens intentioner på god intern kontroll. 12
Huvudsaklig verksamhet För att styrkedjan skall fungera måste varje nämnd ha en välutarbetad planering och uppföljning i form av nämndens flerårsstrategi och förvaltningens åtagande mot nämnden i form av arbetsplaner. I dessa tillämpningsanvisningar berörs inte verksamhetsuppföljning närmare. Intern kontroll Nämndernas ansvar för den interna kontrollen framgår av kommunallagens 6 kap. 7 : Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Alingsås kommun följer COSO-modellens principer (se nedan), som definierar intern kontroll som en process. Internkontrollprocessen är utformad för att ge en rimlig försäkran om att kommunens mål uppnås inom följande områden: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Det innebär att ha kontroll över insatta resurser, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställd verksamhetsinriktning och prioriterade mål. Kvalitet/verksamhetsresultat ska relateras till insatta resurser. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Det innebär att ha tillgång till rättvisande räkenskaper, ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet, kvalitet och resursanvändning samt övrig relevant information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Det innefattar lagstiftning, kommunens interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter. Ytterst handlar intern kontroll alltså om att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls. I det ligger självfallet även att risker måste hanteras, som kan förhindra kommunen från att uppnå sina mål. Detta är med andra ord internkontrollens viktigaste syfte och funktion. 13
Åtaganden Åtagandet skall avse en utveckling/förändring på något sätt och skall vara en styrimpuls för nämnden. Åtaganden skall vara kopplade till målen och indikatorerna. Eftersom indikatorerna visar en långsiktig förändring på övergripande nivå, måste varje nämnd/förvaltning använda sig av egna nyckeltal som kan kopplas till fastställda åtaganden. Nyckeltalen skall i aggregerad form ge upphov till beslutad indikator alternativt en påverkande del i indikatorn. Alla åtaganden skall vara uppföljningsbara. Om inte åtagandet är uppföljningsbart i sig självt skall det följas upp av framtagna nyckeltal. Nämnden skall beskriva vad nämnden skall göra för att bidra till att de prioriterade målen uppfylls. Nämndens uppföljning av åtagandena skall ske till kommunstyrelsen vid beslutade tidpunkter, såsom våruppföljningen, delårsbokslutet och årsbokslutet. Definition Åtaganden Utifrån de prioriterade målen och den ekonomiska ramen beskriver nämnderna sina åtaganden. Åtagande skall sättas för det som behöver utvecklas eller förändras för att nå de prioriterade målen. Nämndens åtaganden skall i huvudsak fokusera på vad som behöver göras och förvaltningens åtaganden på hur det skall göras Förtydligande Åtagandena skall uttrycka nämndens bidrag till uppfyllelse av de prioriterade målen och indikatorerna Åtagandena skall sättas på nämndnivå inte på ansvarsenhetsnivå Åtaganden skall sättas för det som behöver utvecklas eller förändras för att nå målen Åtaganden skall formuleras kortfattat enligt formen NN Nämnden åtar sig att... Nämndens åtaganden skall i huvudsak fokusera på vad som behöver göras och förvaltningens åtaganden på hur det skall göras. Ansvarsfördelning Nämnden tar fram förslag till åtaganden samt internkontrollpunkter och har ansvar för att de genomförs Nämnden för en dialog med kommunstyrelsen om åtagandena och internkontrollpunkterna Kommunstyrelsen ansvarar, som en del i sin uppsiktsplikt, för att nämndernas samlade åtaganden och intern kontroll utifrån en väsentlighets- och riskanalys är tillräckliga för att nå målen. Kommunstyrelsen godkänner nämndernas samlade åtaganden och internkontrollplaner. Är kommunstyrelsen inte nöjd med de samlade åtagandena ger man berörd nämnd i uppdrag att revidera eller komplettera åtagandena. 14