INTENTIONSAVTAL gällande GRUNDANDET AV KPK ICT AB
DETTA INTENTIONSAVTAL har ingåtts 201. PARTER (1) [part 1] (2) [part 2] (3) [part 3] (4) [part 4], (5) [part 5], samt BAKGRUND sådana kommuner, samkommuner, Kommunförbundet r.f. samt kommunkoncernernas övriga självständiga juridiska enheter såsom kommunägda bolag, vilka är upphandlande enheter i enlighet med lagen om offentlig upphandling och vilka har anslutit sig till detta intentionsavtal genom att underteckna ett i punkt 2.4.1 avsett anslutningsavtal. Tillsammans Parterna och enskilt Parten. (A) (B) (C) (D) Parterna har för avsikt att grunda ett aktiebolag som går under arbetsnamnet KPK ICT Ab (KPK ICT) (Arrangemanget). KPK ICT kommer, likt ett oberoende företag, att vara ett på ett nationellt plan fungerande bolag vars verksamhetsidé baserar sig på följande synpunkter: Det finns en avsevärd utvecklingspotential för lönsamheten inom kommunalsektorn. Genom ett bättre utnyttjande av ICT är det möjligt att förnya och effektivera verksamhetsmetoderna och genom det kontrollera ökningen av omkostnader. Servicecentrets förhandlingsposition och köpkraft i förhållande till leverantörerna gör det möjligt att utveckla och effektivera informationstekniken och verksamhetsprocesserna vilket underlättar de rekryteringsutmaningar som följer av pensioneringar, förbättrar kommunens konkurrenskraft samt förflyttar resurser från upprätthållande arbeten till utvecklingsverksamhet. KPK ICT producerar ICT-expert-, tillämpnings- och infrastrukturstjänster till sina ägare och anordnar högklassiga tjänster härledda ur kundernas strategi- och verksamhetsbaserade behov. Parterna har försetts med KPK ICT:s affärsverksamhetsplan version 2.0. Parterna är medvetna om att affärsverksamhetsplanen är preliminär och att den utvecklas samt att den kommer att godkännas i en av Parterna godkänd form och på ett av Parterna godkänt sätt i samband med Grundandet eller därefter. Parterna har beslutit att ingå detta intentionsavtal (Intentionsavtal) om att genomföra Arrangemanget. 2 (10)
1 INTENTIONSAVTALETS STATUS 1.1 Intentionsavtalet anger Parternas uppriktiga avsikt att förverkliga Arrangemanget, men skapar inga skyldigheter för Parterna att verkställa det. 1.2 Intentionsavtalets rättsligt bindande verkan är delad på så sätt att de i punkt 2 (Processen) antecknade omständigheterna inte på ett bindande sätt förpliktar Parterna medan de i punkt 3 (Övrigt) överenskomna omständigheterna binder Parterna. 2 PROCESSEN 2.1 Centrala åtgärder 2.1.1 För att genomföra Arrangemanget skall Parterna: (a) (b) (c) tillsammans förhandla om KPK ICT:s bolagsordnings slutliga form utgående från förslaget i bilaga 2.1.1(a). Ifall att det inte i den slutliga bolagsordningen går att inkludera någon viss sak på grund av bestämmelser i aktiebolagslagen (624/2006) eller myndigheters ställningstagande, eller på grund av att Parterna inte vill inkludera saken till följd av dess konfidentiella karaktär, gör Parterna ett delägaravtal gällande saken med Bolagets alla aktieägare, som Parterna undertecknar i samband med Grundandet; var för sig utgående från det av arbetsgruppen för kommunernas servicecenterprojekt utarbetade serviceramavtalet förhandla om ett ramavtal, i vilket Parterna och KPK ICT avtalar om de tjänster som Parterna i inledningsfasen kommer att köpa av KPK ICT; vid behov var för sig förhandla om ett köpebrev utgående från en särskild av arbetsgruppen för kommunernas servicecenterprojekt utarbetad köpebrevsmodell, genom vilket KPK ICT kan införskaffa verksamhet som avtalas separat med Parterna (det slutliga upphandlingsbeslutet gör KPK ICT:s styrelse på företagsekonomiska grunder efter grundandet av bolaget). 2.1.2 Parternas har som målsättning att grunda KPK ICT (inkl. teckning och betalning av aktier), underteckna serviceramavtalen samt övriga behövliga handlingar (Grundandet) senast 31.8.2010. Intentionsavtalet upphävs inte av att Grundandet uppskjuts, (med förbehåll för vad som avses i punkt 3.2.2) utan Parterna försöker i detta fall förverkliga Grundandet snarast möjligt efter ovan nämnda datum. 2.1.3 Efter att ha blivit delägare i KPK ICT tecknar varje kommun i enlighet med bifogade bolagsordning en aktie per kommuninvånare (med kommunens invånarantal avses invånarantalet enligt befolkningsdatalagens (507/1993) befolkningsdatasystem vid det årsskifte som föregår anslutningsåret). Andra eventuella delägare i enlighet med bolagsordningen tecknar var för sig en aktie. Aktiernas teckningspris bestäms enligt teckningstidpunkten på följande sätt: (i) en (1,00) euro per aktie fram till 30.10.2010; (ii) (iii) tre (3,00) euro per aktie fram till 31.3.2011; varefter sex (6,00) euro per aktie eller ett lägre teckningspris som bolagsordningen beslutit om med 2/3 majoritet. 3 (10)
För tydlighetens skull konstateras att bolagsstämman eller styrelsen kan besluta om betalningstiden för teckningsprisen på så sätt att de beaktar exempelvis tidtabellerna för godkännande av kommunernas budgeter. 2.1.4 Bolagets verksamhet är därutöver till en början avsedd att finansieras (förmodligen åtminstone delvis) med kapitallån på villkor för eget kapital från utomstående finansiärer till ett belopp av ca 20.000.000 euro. Om finansiärerna så förutsätter ställer varje Part borgen för ovan nämnda förpliktelser eller så genomförs något motsvarande arrangemang. För borgen betalas en marknadsenlig borgensprovision. Borgensansvaret är sekundärt i förhållande till bolagets ansvar och varje kommun ansvar för det garanterade beloppet endast till en del som står i proportion till deras aktieinnehav. I bolagsordningen kommer det att förutsättas att Parter som kommer med senare blir parter i borgens - eller motsvarande arrangemang, varvid borgensansvaret för de vid det tillfället redan ställda borgensförbindelserna minskar i motsvarande grad. 2.1.5 En förutsättning för Grundandet är att en sådan mängd Parter blir delägare i KPK ICT, vars gemensamma invånarantal representerar minst fem (5) procent av statens befolkning (med kommunens invånarantal avses invånarantalet enligt befolkningsdatalagens (507/1993) befolkningsdatasystem vid det årsskifte som föregår anslutningsåret) samt att finansieringen av KPK ICT ordnats. 2.2 Arrangemangets struktur 2.2.1 Parterna är medvetna om att Arrangemangets juridiska struktur kan ändras då förhandlingarna framskrider på så sätt att KPK ICT kommer att bli en del av en koncern till vilken även hör KPK THH Ab som grundats vid samma tidpunkt. 2.2.2 Ifall Arrangemangets struktur ändras, återspeglar sig ändringarna också i bolagsordningen. Strukturen ändras dock inte så att den skulle påverka det finansieringsbelopp som krävs av Parterna beträffande KPK ICT. 2.3 Kommunernas interna beslutsfattande 2.3.1 Varje Part förbinder sig att ombesörja att Arrangemanget behandlas och godkänns i ett vederbörande beslutsförfarande i god tid före Grundandet. 2.4 Nya Parter 2.4.1 Efter att intentionsavtalet undertecknats kan nya kommuner, samkommuner, Kommunförbundet r.f. samt kommunkoncernernas övriga självständiga juridiska enheter såsom kommunägda bolag, vilka är upphandlande enheter i enlighet med lagen om offentlig upphandling, ansluta sig till Intentionsavtalet genom att underteckna ett anslutningsavtal förenligt med bilaga 2.4.1. 3 ÖVRIGT 3.1 Ändringar 3.1.1 Intentionsavtalet kan ändras eller kompletteras endast skriftligen. En Part kan inte åberopa en påstådd muntlig eller konkludent ändring eller komplettering av Intentionsavtalet. 4 (10)
3.2 Ikraftträdande 3.2.1 Intentionsavtalet träder ikraft för de Parter som undertecknat Intentionsavtalet när en sådan mängd Parter undertecknat Intentionsavtalet, vars gemensamma invånarantal representerar minst fem (5) procent av statens befolkning (med kommunens invånarantal avses invånarantalet enligt befolkningsdatalagens (507/1993) befolkningsdatasystem vid det årsskifte som föregår anslutningsåret). 3.2.2 Intentionsavtalet upphör automatiskt vid den tidigare av följande tidpunkter: (i) då de åtgärder som hänför sig till Grundandet till alla delar slutförts eller (ii) 31.12.2010, ifall Grundandet inte ägt rum innan dess. 3.3 Kostnader 3.3.1 Varje Part svarar för sina egna kostnader som hänför sig till Arrangemangets förberedelser oberoende av om Arrangemanget förverkligas eller ej. 3.4 Tvistlösning 3.4.1 Tvister gällande Intentionsavtalet skall slutligt avgöras i skiljeförfarande enligt reglerna för Centralhandelskammarens skiljedomsinstitut. Skiljeförfarandet hålls i Helsingfors. 4 UNDERSKRIFTER Försändelse av ett fax eller en pdf-kopia av det undertecknade Intentionsavtalet motsvarar försändelse av originalet. 5 (10)
BILAGA 2.1.1(A) BOLAGSORDNING [KPK ICT] AB:S BOLAGSORDNING 1 Bolagets namn 2 Bolagets hemort 3 Bolagets verksamhetsområde 4 Räkenskapsperiod Bolagets namn är [KPK ICT] Ab, [på engelska [KPK ICT] Ltd.] Bolagets hemort är [Helsingfors]. 5 Delägarskap i bolaget och delägande Föremålet för bolagets verksamhet är att producera ICT-expert-, tillämpningsja infrastrukturstjänster till sina ägare samt utveckla och anordna övriga ICTtjänster härledda ur ägarnas strategi- och verksamhetsbaserade behov. Därutöver utvecklar bolaget ICT-lösningar till sina ägare som möjligast väl tjänar integrations- och effektivitetskraven på lång sikt. Bolaget fungerar som en i lagen om offentlig upphandling (30.3.2007 / 348) avsedd enhet anknuten till dess ägare och som inköpscentral. Bolagets syfte är inte att generera vinst för dess delägare i form av dividend. Bolaget bör klara av dess förpliktelser till följd av dess finansieringsavtal samt för verksamheten tillräckliga investeringar. Bolaget kan köpa, sälja och förvalta fast egendom samt handla med värdepapper. Bolagets räkenskapsperiod är kalenderåret. Den första räkenskapsperioden upphör dock 31.12.2011. Bolagets delägare kan vara kommuner, samkommuner, Kommunförbundet r.f. samt kommunkoncernernas övriga självständiga juridiska enheter såsom kommunägda bolag, vilka är upphandlande enheter i enlighet med lagen om offentlig upphandling, och som bolagets styrelse godkänner. Varje kommun tecknar en aktie per kommuninvånare (med kommunens invånarantal avses invånarantalet enligt befolkningsdatalagens (507/1993) befolkningsdatasystem vid det årsskifte som föregår anslutningsåret). Övriga än kommuner tecknar var för sig en aktie. Aktieägarna har inte en på aktiebolagslagen baserad rätt att kräva minoritetsdividend. 6 (10)
6 Aktiernas teckningspris 7 Kommunsammanslutningar 8 Riktad emission Teckningspriset för en aktie i bolaget bestäms enligt tidpunkten för tecknandet enligt följande: - 1,00 euro för varje aktie fram till 30.10.2010; varefter - 3,00 euro för varje aktie framtill 31.3.2011; varefter - 6,00 euro för varje aktie eller ett lägre teckningspris som bolagsordningen beslutit om med 2/3 majoritet. Av aktiernas teckningspris placeras 0,10 euro i aktiekapitalet och resten i fonden för investerat fritt eget kapital. Aktierna har inte ett nominellt värde. Ifall kommuner som är bolagets aktieägare sammanslås blir den nya kommun som uppstår till följd av sammanslagningen aktieägare i stället för de sammanslagna kommunerna. Ifall kommunsammanslutningens parter utgörs av kommuner av vilka en eller en del från tidigare inte varit aktieägare bör den genom sammanslagningen uppkomna nya kommunen besluta ifall den tecknar ett sådant antal nya aktier som motsvarar den sammanslagna kommunens gemensamma invånarantal (på så sätt som stadgas i 5 ) eller huruvida den frånsäger sig delägarskapet i bolaget. Den nya kommunen som uppstått till följd av sammanslagningen skall meddela bolagets styrelse om saken inom tre (3) månader från kommunsammanslutningens ikraftträdande. Ifall den sammanslagna kommunen meddelar att den avser frånsäga sig delägarskapet har bolaget rätt att lösa in de av den sammanslagna kommunen ägda bolagets aktier till aktiernas teckningspris. Vid teckning av nya aktier är de nya aktiernas teckningspris priset vid teckningstidpunkten i enlighet med 6. Bolaget kan besluta om en riktad emission endast då en ny aktieägare tecknar bolagets aktier. 9 Finansiering av verksamheten och kommunernas garantier 10 Styrelse och styrelseordförande Varje kommun som är delägare är skyldig att delta i borgen eller motsvarande arrangemang som bolaget ställer till dess finansiärer, förutsatt att villkoren för borgensarrangemanget (eller motsvarande arrangemang) är enhetliga för alla delägare samt i proportion till varje kommuns invånarantal. Bolagets styrelse består av minst fem (5) och mest nio (9) ordinarie medlemmar. Styrelsens medlemmar bör vara oberoende samt experter inom området eller professionella styrelsemedlemmar. Styrelsen väljer bland sig en ordförande. Styrelsens medlemmar väljs tillsvidare. 7 (10)
11 Verkställande direktör 12 Revisorer 13 Representation Bolaget har en verkställande direktör, som utses av styrelsen. Bolaget har en revisor som bör vara en i revisionslagen avsedd revisionssammanslutning. Revisorn väljs tillsvidare. 14 Kallelse till bolagsstämma 15 Bolagsstämma 16 Begränsning av rösträtt 17 Inlösningsklausul Bolaget företräds av styrelsen. Rätt att företräda bolaget har styrelsens medlemmar två tillsammans. Styrelsen kan ge en eller flera av styrelsen utsedda personer rätt att företräda bolaget eller en prokura. Kallelse till bolagsstämma delges skriftligt (inklusive per e-post) varje aktieägare vars adress eller e-postadress meddelats till bolaget, tidigast två månader och senast en vecka före stämman Ordinarie bolagsstämma Ordinarie bolagsstämma hålls årligen på en av styrelsen utsatt tidpunkt senast inom sex (6) månader från räkenskapsperiodens utgång. 1. Vid ordinarie bolagsstämman besluts om: 2. Fastställandet av bokslutet; 3. Användning av den vinst som balansräkningen anger; 4. Ansvarsfrihet för medlemmarna i styrelsen samt för verkställande direktören; 5. Vid behov om antalet styrelsemedlemmar samt om val av dessa; 6. Vid behov om val av revisor; samt 7. Övriga ärenden som skall handläggas enligt bolagsordningen eller kallelsen till bolagsstämman. Aktieägarens röstetal vid röstning under bolagsstämman är vid alla situationer begränsat till fem (5) procent av hela aktiestocken och de röster de medför. Ifall en aktie överlåts till en ny ägare utanför bolaget skall den nya ägaren omedelbart meddela styrelsen om detta och bolaget har rätt att inlösa aktien på följande villkor: 8 (10)
1. Inlösningspriset är aktiens teckningspris. 18 Överlåtelse av aktier och pantsättningar 19 Företagsarrangemang med aktieägare 20 Skiljeklausul 2. Styrelsen skall skriftligen eller så som kallelse till bolagsstämman utfärdas meddela om aktiens överlåtelse till den som har rätt att lösa in aktien inom en månad från det att styrelsen meddelats om aktiens överlåtelse. 3. Bolaget skall framställa krav om inlösen till den som aktien överlåtits inom två månader från det att styrelsen meddelats om aktiens överlåtelse. 4. Inlösningspriset skall betalas inom en månad från den i punkt 3 nämnda tidsfristens utgång. Aktieägarna har rätt att överlåta aktier till utomstående, överföra aktier eller pantsätta sina aktier endast med på förhand givet tillstånd av bolagets styrelse. Alla företagsarrangemang och motsvarande arrangemang mellan bolaget och delägare eller blivande delägare skall på förhand godkännas av bolagsstämman med majoritetsbeslut. Alla företagsarrangemang och motsvarande arrangemang mellan bolaget och delägare eller blivande delägare görs på företagsekonomiska grunder och under förutsättning att ett oberoende företag, som på ett nationellt plan erbjuder rådgivningstjänster i anslutning till företagsarrangemang, givit ett utlåtande där värdet av den egendom som införskaffas har bedömts motsvara minst det vederlag som erlagts därför. En tvist mellan å ena sidan bolaget och å andra sidan en styrelsemedlem, verkställande direktören, revisorn eller en aktieägare skall överföras för att avgöras av en (1) skiljeman enligt reglerna i lagen om skiljeförfarande. *** 9 (10)
BILAGA 2.4.1 MODELL FÖR ANSLUTNINGSFÖRBINDELSE ANSLUTNINGSFÖRBINDELSE DENNA ANSLUTNINGSFÖRBINDELSE (Förbindelse) har avgetts..201 ANSLUTANDE PART, (Part); BAKGRUND: (A) (B) Vissa kommuner har ingått ett intentionsavtal (Intentionsavtal) om grundandet av ett bolag (Bolaget) som går under arbetsnamnet KPK ICT Ab. Enligt punkt 2.5.1 i Intentionsavtalet kan nya parter ansluta sig till Intentionsavtalet genom att underteckna en ensidig anslutningsförbindelse i enlighet med denna modell. 1 ANSLUTNING TILL INTENTIONSAVTALET 1.1 Genom att underteckna denna Förbindelse ansluter sig Parten från och med detta datum till Intentionsavtalet som dess Part och åtnjuter de rättigheter och skyldigheter som ankommer en Part enligt Intentionsavtalet. 1.2 Den anslutande Parten avger denna förbindelse till Intentionsavtalets övriga Parter. 2 TVISTLÖSNING 2.1 Tvister gällande denna Förbindelse avgörs i enlighet med Intentionsavtalets skiljeklausul. 3 UNDERSKRIFT Försändelse av ett fax eller en pdf-kopia av det undertecknade Intentionsavtalet motsvarar försändelse av originalet. En kopia på den undertecknade Förbindelsen sänds antingen per post till adressen [ ], per fax till numret [ ], eller per e-post i pdf-format till adressen [ ]. 10 (10)