Parkeringsbolagens inkassering av parkeringsavgifter DATAINSPEKTIONENS RAPPORT 1999:4

Parkeringsbolagens inkassering av parkeringsavgifter DATAINSPEKTIONENS RAPPORT 1999:4

Innehållsförteckning Inledning 2 Sammanfattning av inspektionerna 3 Regler för parkering 4 Allmänt 4 Lagen om kontrollavgift vid olovlig parkering 4 Inkassolagen 5 Allmänt 5 Begrepp 5 Lagen om ersättning för inkassokostnader m.m. och förordningen om ersättning för inkassokostnader 7 Branschregler 7 Behandling av personuppgifter 8 Personuppgiftslagen, PuL 8 Handläggningsrutin 10 Inspektionsobjekt 11 Iakttagelser hos de olika inspektionsobjekten 12 Allmänt 12 Övervakning och registrering 12 Bevarande av registrerade uppgifter 13 Fordringar 13 Klagomål 15 Avslutande rekommendationer 17 Enkät 18 1

Inledning Det finns ett stort antal företag i Sverige som upplåter parkeringsplatser mot betalning antingen för egen räkning eller på uppdrag av någon annan (parkeringsbolag). Motsvarande uppgifter utförs också av kommunala och statliga myndigheter. I det följande avses med parkeringsbolag även sådana myndigheter. Betalningsansvaret för felparkering grundas på lagen (1976:206) om felparkeringsavgift eller lagen (1984:318) om kontrollavgift vid olovlig parkering eller på ett civilrättsligt avtal mellan bilföraren och den som upplåter mark till parkeringsplats. Datainspektionen har under åren fått åtskilliga frågor och klagomål från allmänheten rörande inkassoåtgärder till följd av felparkering. De vanligaste frågorna har rört parkeringsbolagens tillgänglighet på telefon, svarstiderna vid skriftliga förfrågningar eller uteblivna svar. Vidare har det klagats på att vissa bolag att sökt betalningsföreläggande trots att det gjorts invändning i sak. Som ett led i Datainspektionens tillsynsverksamhet har under hösten 1999 ett antal inspektioner genomförts för att kontrollera att parkeringsbolagen följer inkassolagen och personuppgiftslagen/datalagen. Tillsynen har begränsats till verksamhet som bedrivs med stöd av lagen om kontrollavgift vid olovlig parkering. Tillsynen har inte omfattat parkeringsbolagens allmänna policy mot kunderna eller valet av övervakningsmetoder eftersom dessa frågor inte omfattas av Datainspektionens tillsynsansvar. Resultatet av inspektionerna presenteras i denna rapport. Stockholm i december 1999. 2

Sammanfattning av inspektionerna Parkeringsbolagens hantering av felparkeringsärenden har i stort sett utförts i enlighet med reglerna i inkassolagen och i enlighet med god inkassosed. Några brister har dock konstaterats. Parkeringsbolagen har iakttagit gällande regler om behandling av personuppgifter i de personregister som används för administration av felparkeringsavgifter. Ett inkassokrav skall vara den sista åtgärden innan en stämning eller en ansökan om betalningsföreläggande görs. Det skall alltså ligga allvar bakom hoten i ett sådant krav. Trots det har vissa parkeringsbolag ändå skickat en påminnelse efter inkassokravet. En sådan rutin är olämplig utom i de fall det finns anledning att anta att inkassokravet inte nått fordonsägaren. Enligt god inkassosed skall parkeringsbolagen spara eller kunna återskapa en kopia av kravbrev som skickats till fordonsägaren. Några bolag har inte iakttagit den bestämmelsen. Fordonsägaren bör underrättas om en fordran avskrivs vilket inte alltid har skett. På anmaningen att betala bör det tydligt anges hur fordonsägaren skall agera om han eller hon har invändningar. Ett parkeringsbolag har inte givit någon sådan information och ett annat bolag har angett att enda sättet att undvika betalningsföreläggande är att betala avgiften. Dessa angivelser är inte godtagbara. Några parkeringsbolag har endast tagit emot skriftliga invändningar från fordonsägaren om påförd kontrollavgift. Klagomål bör tas emot både muntligen och skriftligen. Alla bolag har inte gjort en anteckning om muntliga klagomål trots att det alltid bör göras. Ett parkeringsbolag har ansökt om betalningsföreläggande även om fordonsägaren invänt. Ett sådant förfarande strider mot god inkassosed och bör inte förekomma eftersom bolaget i sådana fall istället bör ansöka om stämning. 3

Regler för parkering Allmänt Den grundläggande definitionen av parkering finns i Vägtrafikkungörelsen, VTK (1972:603). Med parkering avses uppställning av fordon med eller utan förare, dock inte uppställning för på- eller avstigning eller på- eller avlastning av gods. Närmare regler om var och hur ett fordon får parkeras på väg finns i 69-77 VTK. Även 138 punkt 2, 142 och 144 innehåller bestämmelser om parkering (bl.a. förbud att stanna och parkera på motorväg och motortrafikled). Felparkering kan leda till betalningsansvar i tre olika situationer. Lagen (1976:206) om felparkeringsavgift och lagen (1984:318) om kontrollavgift vid olovlig parkering reglerar två av dessa situationer. Den tredje situationen grundas på att det föreligger ett civilrättsligt avtal mellan bilföraren och den som upplåter parkeringsplatsen, s.k. avtalsparkering. Tillsynen har endast omfattat verksamhet som bedrivs med stöd av lagen om kontrollavgift vid olovlig parkering. Lagen (1984:318) om kontrollavgift vid olovlig parkering Lagen om kontrollavgift vid olovlig parkering reglerar de fall när en markägare upplåter ett område för parkering. Under de förutsättningar som anges i lagen får markägaren ta ut en avgift (kontrollavgift) om ett fordon parkerats inom området i strid mot förbud eller villkor som han har beslutat (olovlig parkering). Lagens bestämmelser om markägare gäller även den som på grund av avtal har rätt att upplåta ett område för parkering eller att förbjuda parkering inom området (2 ). Parkeringsförbud eller villkor skall tydligt tillkännages genom skyltning med vägmärken på platsen (3 ). Kontrollavgiftens storlek får inte överstiga den felparkeringsavgift som fastställts inom kommunen enligt lagen (1976:206) om felparkeringsavgift (4 ). Fordonets förare och ägare är solidariskt ansvariga för att kontrollavgiften betalas (7 ). Om en markägare vill ta ut kontrollavgift skall han utställa en betalningsanmaning (kontrollavi) som överlämnas till fordonets förare eller ägare eller fästs på fordonet. Om kontrollavgiften inte betalas inom den tid som angetts i uppmaningen, skall markägaren påminna fordonets förare eller ägare om betalningsansvaret innan han vidtar åtgärder för inkassering av avgiften enligt inkassolagen (1974:182). Påminnelsen skall innehålla uppgift om när avgiften senast skall betalas (8 ). 4

Talan vid domstol om att få ut kontrollavgift måste enligt lagen om kontrollavgift väckas inom två år från den dag då den olovliga parkeringen upphörde (9 ). Annars är fordran preskriberad. Inkassolagen (1974:182) Allmänt Inkassoverksamhet regleras i inkassolagen. Lagen gäller både när fordringsägaren själv driver in sina skulder och när han anlitar ett ombud, t.ex. ett inkassoföretag. Används automatisk databehandling i inkassoverksamheten är dessutom personuppgiftslagen (1998:204) tillämplig. För behandling av personuppgifter som påbörjats före den 24 oktober 1998 gäller dock fortfarande datalagen (1973.289) under en övergångstid fram till och med den 30 september 2001. Bestämmelser om inkassoverksamhet finns även i inkassoförordningen (1981:956), lagen (1981:739) och förordningen (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. samt i Datainspektionens föreskrifter om tillstånd enligt 2 inkassolagen (DIFS 1989:1, omtryckt 1999:2). Begrepp Med inkassoverksamhet avses indrivning av fordringar genom inkassoåtgärder. Så gott som all indrivning av fordringar utgör inkassoverksamhet. Med inkassoåtgärd avses en åtgärd som innebär en påtryckning på gäldenären (dvs. fordonets ägare eller förare). Exempel på en vanlig inkassoåtgärd är ett inkassokrav. Det är här normalt fråga om att gäldenären hotas med rättsliga eller exekutiva åtgärder. En ren påminnelse om betalningsskyldighet, t.ex. utsändandet av en betalningsavi, eller en uppgift om att fordringen kommer att överlämnas för inkasso om betalning inte sker är inte en inkassoåtgärd och omfattas därför inte av lagen. Tillstånd av Datainspektionen att bedriva inkassoverksamhet krävs för indrivning av fordringar för annans räkning eller för indrivning av fordringar som har övertagits för indrivning (2 ). I inkassolagen och i Datainspektionens föreskrifter görs vissa undantag från tillståndsplikten (DIFS 1989:1, omtryck 1999:2). Om någon i egenskap av ombud endast utför ett visst led av indrivningsåtgärderna är denna verksamhet också att betrakta som inkassoverksamhet. Inkassoverksamhet skall bedrivas enligt god inkassosed (4 ). Grundprincipen om god inkassosed preciseras i inkassolagen (5-11 ) samt i Datainspektionens allmänna råd 1989 (rev. 1995) om tillämpning av inkassolagen. 5

Rättslig åtgärd får inte vidtas förrän gäldenären tillställts sådant krav som avses i 5 inkassolagen, inkassokrav (6 ). Om det behövs skall en identitetskontroll av gäldenären ske före inkassoåtgärd. En inkassoåtgärd bör inte vidtas om det föreligger sannolika skäl för att fordran inte är lagligen grundad (8 ). God inkassosed innebär bl.a. att man snarast möjligt skall undersöka om en invändning från gäldenären är befogad, bl.a. för att råd skall kunna ges till fordringsägaren om vidare åtgärder. Den som driver in fordringar för annans räkning bör enligt god inkassosed alltid hålla fordringsägaren underrättad om sådana förhållanden som har betydelse för uppdraget och denne bör skyndsamt meddela uppgifter om eventuella invändningar och betalningar från gäldenären. Telefonkontakter och andra muntliga kontakter med gäldenären bör antecknas. God inkassosed innebär att frågor från gäldenären angående framställt fordringsanspråk skall besvaras utan dröjsmål. Det följer av god inkassosed att inkassoåtgärder endast får vidtas när åtgärderna är ägnade att tillvarata fordringsägarens rätt. Om flera fordringsanspråk från en uppdragsgivare riktar sig mot samma gäldenär skall, om inte särskilda skäl talar emot det, fordringsanspråken sammanföras. Ett inkassokrav skall innehålla vissa bestämda uppgifter (5 ). Ytterligare preciseringar vad gäller inkassokravets innehåll finns i Datainspektionens allmänna råd om tillämpning av inkassolagen. Tidsfristen för betalning eller anmälan av invändning skall vara skälig. Enligt god inkassosed bör den inte vara kortare än åtta dagar räknat från utsändningsdagen (5 tredje stycket). God inkassosed innebär att gäldenären bör ha minst sex dagars frist från mottagandet av kravet. Beträffande parkeringsavgift bör fristen ibland även utsträckas. Det anses inte förenligt med god inkassosed att inleda inkassoåtgärder under normal semestertid, dvs. under tiden 15 juni till 15 augusti, utan att man antingen förvissat sig om att fordringsanspråket blivit känt för gäldenären eller att denne fått betalningsfristen utsträckt. Ett inkassokrav bör sändas tidigast fyra veckor efter det att betalningspåminnelsen sänts till fordonsägaren. Ansökan till kronofogdemyndighet eller domstol eller annan åtgärd bör enligt god inkassosed inte vidtas tidigare än fyra dagar efter utgången av den i inkassokravet angivna tidsfristen. Av god inkassosed följer vidare att den som driver in en fordran för annans räkning skall pröva vilken processform som skall användas och lämna fordringsägaren information och råd om det. Fordringsägaren har det formella ansvaret för valet av processform. Om betalningsföreläggande inte framstår som menings- 6

fullt bör en eventuell talan i stället väckas vid domstol genom stämningsansökan. Har en överenskommelse om amorteringsplan träffats innebär detta i princip att fordringsägaren förbundit sig att inte vidta några inkassoåtgärder om gäldenären följer planen. Den som bedriver inkassoverksamhet och bryter mot inkassolagen eller mot god inkassosed kan bli skadeståndsskyldig gentemot gäldenären. Skadeståndsskyldigheten gäller oberoende av om skadan förorsakats uppsåtligen eller av vårdslöshet och omfattar både ekonomisk och ideell skada. Lagen (1981:379) om ersättning för inkassokostnader m.m. och förordningen (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader Frågor om ersättning för inkassokostnader regleras i lagen om ersättning för inkassokostnader m.m. och förordningen om ersättning för inkassokostnader. Lagen reglerar uttömmande gäldenärens skyldighet att ersätta fordringsägarens kostnader för åtgärder som normalt ingår i det utomrättsliga förfarandet för indrivning av en förfallen fordran. Gäldenären är skyldig att betala kostnaderna för en skriftlig betalningspåminnelse rörande skulden, endast om avtal har träffats om det senast i samband med skuldens uppkomst (2 ). Kostnaden i det enskilda fallet skall skäligen ha varit påkallad för att ta till vara fordringsägarens rätt (4 ). Fordran på påminnelseavgift som gäldenären inte åtagit sig att betala är inte ersättningsgill. Det står därför i strid med god inkassosed att vidta inkassoåtgärd beträffande en sådan fordran. Branschregler Svenska Parkeringsföreningen är en branschförening för kommunala parkeringsbolag, andra bolag, förvaltningar eller stiftelser i Sverige som aktivt och stadsbyggnadsmässigt arbetar med parkering och bedriver parkeringsverksamhet. Föreningens uppgift är att tillvarata parkeringsbranschens gemensamma intressen och verka för att branschen utvecklas utifrån gemensamma riktlinjer. Svenska Parkeringsföreningen antog 1997 Regler och etik inom Svenska Parkeringsföreningen. Medlemskapet i föreningen förutsätter att de etiska reglerna följs. De etiska reglerna ställer bl.a. krav på att invändningar mot parkeringsanmärkningar skall handläggas på ett korrekt sätt och i enlighet med rättspraxis. Medlemsföretag skall tillhandahålla fordonsägarna en kundtjänst dit de kan vända sig med förfrågningar i parkeringsärenden. Vad gäller god inkassosed vid indrivning av kontrollavgifter innehåller reglerna en erinran om att medlemmarna skall följa inkassolagen och Datainspektionens allmänna råd om tillämpning av inkassolagen. 7

Behandling av personuppgifter Alla de kontrollerade parkeringsbolagen utom ett har IT-stöd. De bolag som låter någon annan sköta administrationen av kontrollavierna, använder IT-stöd endast för bokföring av inkomsterna från parkeringsverksamheten. En del använder för kravverksamheten system (inkassosystem) som måste bytas ut före millenieskiftet eftersom de inte klarar övergången till år 2000. Alla har undersökt sitt IT-stöd med tanke på årskiftet. Personuppgiftslagen (1998:204) trädde i kraft den 24 oktober 1998. Om personregister förda med hjälp av ADB har inrättats före den 24 oktober 1998 gäller enligt övergångsbestämmelserna till personuppgiftslagen äldre bestämmelser under en övergångsperiod till och med den 30 september 2001. Alla de kontrollerade bolagen har påbörjat behandlingen av personuppgifter före den 24 oktober 1998. Enligt övergångsreglerna till personuppgiftslagen är datalagen tillämplig. Alla bolagen har licens enligt datalagen. Det är endast inkassobolagen som behöver tillstånd från Datainspektionen att föra nu aktuella personregister. De inspekterade inkassobolagen har sådana tillstånd. Datalagen innehåller regler om precisering av ändamålet med personregister, inhämtande av uppgifter och registerinnehåll, användning av personnummer, användning och utlämnande av uppgifter samt gallring och bevarande. Personuppgiftslagen (1998:204), PuL När personuppgiftslagen träder i kraft för de aktuella behandlingarna kommer följande att gälla. Med personuppgiftslagen försvinner kravet på licens och tillstånd. Ansvaret för att behandling av personuppgifter sker på ett lagligt sätt läggs i första hand på den som behandlar sådana uppgifter. Datainspektionen utövar tillsyn över att lagen efterlevs. Personuppgiftslagen ställer upp vissa grundläggande krav på behandlingen av personuppgifter (9 ). Den personuppgiftsansvarige skall bl.a. se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed samlas in bara för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in behandlas bara om det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen som behandlas är riktiga och, om det är nödvändigt, aktuella 8

rättas, blockeras eller utplånas om de är felaktiga eller ofullständiga med hänsyn till ändamålen med behandlingen inte bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt. Personuppgifter får, om de grundläggande kraven är uppfyllda, i princip behandlas bara om den registrerade lämnar sitt samtycke till det eller om behandlingen är nödvändig för t.ex. att en arbetsuppgift av allmänt intresse skall utföras, att den personuppgiftsansvarige skall kunna fullgöra en rättslig skyldighet, att ett avtal med den registrerade skall kunna fullgöras eller ett ändamål som rör ett berättigat intresse hos den personuppgiftsansvarige eller hos en sådan tredje man som personuppgifterna lämnas ut till skall kunna tillgodoses, om detta intresse väger tyngre än den registrerades intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten (10 ). För behandling av känsliga personuppgifter, t.ex. hälsa, och uppgifter om lagöverträdelser gäller särskilt stränga regler (13 ). Det är tillåtet att behandla personuppgifter för parkeringsadministration och indrivning av kontrollavgifter för felparkerade fordon när behandlingen är nödvändig för att parkeringsavtalet med den registrerade (fordonets ägare eller förare) skall kunna fullgöras. Den registrerade måste själv vara avtalspart. Ett avtal mellan parkeringsbolaget och en juridisk person ger inte rätt att behandla personuppgifter enligt denna bestämmelse. Den registrerade har rätt till information om behandling av personuppgifter som rör honom eller henne (23-26 ). Behandling av personuppgifter skall anmälas till Datainspektionen. Detta gäller dock inte om den som ansvarar för behandlingen har utsett ett s.k. personuppgiftsombud (36-37 ). Den som bryter mot personuppgiftslagen kan bli skadeståndsskyldig eller dömas till straff (48-49 ). 9

Handläggningsrutin I flödesschemat nedan ges en översiktlig bild av handläggningsrutinen för ett parkeringsärende där en kontrollavi för olovlig parkering utfärdats. Schemat beskriver de olika normalfallen. Kontrollavin fästes på bilrutan Betalningspåminnelse Inkassokrav Tvistig fordran Besked efter solvenskontroll Förutsättning för indrivning saknas Solvenskontroll Stämningsansökan hos tingsrätten Ärendet avslutas ev. långtidsbevakning Ansökan om betalningsföreläggande hos kronofogdemyndigheten Dom Solvenskontroll Verkställighet av domen hos kronofogdemyndigheten Slutbetald Ärendet avslutas Utslag av betalningsföreläggande Slutbetald Ärendet avslutas Verkställighet av betalningsföreläggande hos kronofogdemyndigheten Utmätningsbara tillgångar saknas Långtidsbevakning 10

Inspektionsobjekt För att kontrollera hur parkeringsfordringar hanteras har Datainspektionen genomfört inspektioner hos företag, statliga myndigheter, kommunala myndigheter och inkassobolag som hanterar parkeringsfordringar. Inspektionsobjekten var: Stockholmsområdet Nordisk Parkering AB CarPark AB Automo AB Euro Park Svenska AB Parkaden AB Parkab Citi Service AB Luftfartsverket, Arlanda Rationell Parkeringsservice AB Mälardalen Västerås kommun, trafiktjänsten Bergslags bevakning AB, Västerås Uppsala kommun, Parkeringsenheten Parkia HB, Uppsala Norrland Umeå Parkerings AB Luftfartsverket, Umeå Sydsverige Citygaraget i Norrköping AB Parkerings AB Dukaten, Linköping Jönköpings kommuns parkerings AB Parkeringstjänst i Vätterbygden AB, Jönköping Malmö kommuns parkerings AB Inkassobolag Svea Inkasso AB med bifirma Handels- och Juristinkasso, Stockholm Intrum Justitia AB, Stockholm Vid inspektionerna användes ett frågeformulär, se bilaga.

Iakttagelser hos de olika inspektionsobjekten Allmänt En del av parkeringsbolagen överlämnar administrationen av kontrollavgiftshanteringen till ett inkassobolag eller till en annan enhet inom kommunen. Andra sköter administrationen själva, från utfärdandet av kontrollavi och fram till ett eventuellt domstolsförfarande. En del parkeringsbolag som idag sköter administrationen själva har planer på att lägga ut hela eller delar av administrationen och indrivningen på externa inkassobolag. De kontrollerade bolagen administrerar, allt från ett par tusen parkeringsplatser till över 100 000. Antalet kontrollavier som utfärdas varierar från ett par tusen till nästan 400 000. Inkassokrav sänds ut i ca 20 procent av fallen. Övervakning och registrering De parkeringsbolag som själva driver in sina fordringar behöver inte tillstånd från Datainspektionen enligt inkassolagen. Övriga regler i inkassolagen gäller dock. Ett av de inspekterade parkeringsbolagen anlitar för indrivningen ett annat bolag i samma koncern. Den indrivningen omfattas av undantaget i 1 Datainspektionens föreskrifter (DIFS 1989:1) om tillstånd enligt 2 inkassolagen. Undantaget innebär att tillstånd enligt inkassolagen inte behövs när ett företag driver in fordringar åt andra bolag inom samma koncern. De inspekterade inkassobolagen har inkassotillstånd enligt inkassolagen. Parkeringsövervakningen är oftast organiserad på så sätt att ett antal parkeringsvakter cirkulerar mellan parkeringsbolagets olika parkeringsytor. De sätter kontrollavier på felparkerade fordon. På avierna finns angivet när betalning senast skall göras vilket oftast är inom åtta-tio dagar. På kontrollavin finns därutöver följande uppgifter. Kontrollavins ärendenummer Parkeringsområde eller parkeringsplats Ort eller kommun där parkeringsplatsen är belägen Registreringsnummer på fordonet År, månad, dag och klockslag när kontrollavin utfärdades Biljettautomat eller parkeringsmätare som är aktuell Om ventilkontroll gjorts, dvs. om fordonet flyttats under en kontrollperiod Fordonets fabrikat Kod för typ av överträdelse, dvs. (förklaring av koden finns på baksidan av avin) Typ av registreringsskylt på fordonet 12

Bekräftelse att parkeringsvakten kontrollerat skyltningen i parkeringsområdet Kontrollavgiftens belopp Anteckningsfält, där t.ex. särskilda omständigheter antecknas. På kontrollavin finns också uppgift om vilket parkeringsbolag som utfärdat avin och hur man kommer i kontakt med bolaget. Uppgift finns även om hur man skall göra om man har invändningar mot kravet. Efter avslutat arbetspass lämnar parkeringsvakten kopior av de kontrollavier som fästs på felställda fordon till en administrativ enhet hos bolaget. Uppgifterna på kontrollavin registreras hos bolaget. Ett bolag använder s.k. handterminaler vid utfärdande av kontrollavier. Den avi som fästs på fordonet innehåller samma uppgifter som en traditionell avi, men parkeringsvakten rapporterar sina avikopior genom att vid arbetsdagens slut tömma sin handterminal elektroniskt hos bolaget. De bolag som överlåtit sin administration till någon annan skickar kontrollavikopiorna till det externa bolag som skall administrera den följande handläggningen. Avikopiorna skickas oftast samma dag som avin fästs på fordonet per post till det externa bolaget. Där registreras fordran så fort den ankommer. De uppgifter, som finns på den kontrollavi som fästs på fordonet, ligger till grund för ett eventuellt inkassokrav. Bevarande av registrerade uppgifter När Datainspektionen meddelar tillstånd att bedriva inkassoverksamhet brukar en föreskrift ges om att uppgifterna i ett inkassoärende skall bevaras i tre månader. Inkassobolagen brukar i tillstånden enligt datalagen få en föreskrift om att uppgifterna får sparas på IT-medium i tolv månader. De inspekterade inkassobolagen iakttar dessa frister för bevarande och gallring. Parkeringsbolagen har däremot olika gallringsrutiner. I allmänhet gallras uppgifterna ur bolagens IT-register så fort avgiften betalts. I några fall sparas uppgifterna i tre månader även om betalning gjorts tidigare och i något fall så länge som tre år. En gallringsfrist om tre år är för lång. Gallring ur inkassoregister bör ske senast tolv månader efter det att ärendet avslutats. Fordringar Fem av de kontrollerade parkeringsbolagen driver själva in sina fordringar. Ett bolag hade både egen inkasso och extern hjälp med indrivningen. Tillståndpliktig inkasso bedrevs av de två inkassobolagen. Parkeringsbolagen anlitar främst fyra 13

inkassobolag, förutom de två som inspekterats, anlitas också Marginalen AB och Allmänna inkassobyrån AB. På kontrollavgiftsavin finns en uppmaning att använda det bifogade inbetalningskortet. När den tidsfrist som angivits på kontrollavin gått ut sänds en påminnelse ut. Påminnelsen sänds till fordonets ägare. Ungefär hälften av de kontrollerade parkeringsbolagen skickar själva ut påminnelser. Den andra hälften låter sitt inkassobolag skicka påminnelsen. I påminnelsen till fordonsägaren anges grunden för fordran genom en upprepning av uppgifterna på kontrollavin. Därefter sägs normalt följande. Ert fordon har varit uppställt på sådant sätt att debitering av särskild avgift har skett. Meddelande härom har fästs på fordonets vindruta med anmaning att betala inom 8 dagar. Då vi ännu inte mottagit nämnda avgift får vi härmed påminna Er att inbetala beloppet, som skall vara oss tillhanda senast ( x dagar efter påminnelsen utfärdades). Om så ej sker kan ärendet komma att lämnas till (namngivet inkassoföretag) för inkassoåtgärd. Invändning skall ske skriftligt till (parkeringsbolaget). Sista betalningsdag är den x. Enligt lagen om kontrollavgift vid olovlig parkering är fordonets ägare och förare solidariskt betalningsansvariga. Denna påminnelse riktas till Er såsom ägare till fordonet. Bland parkeringsbolagen varierar antalet dagar, för betalningsfristen i påminnelsen, från åtta till fjorton dagar vilket överensstämmer med god inkassosed. För att kunna nå fordonets ägare med en påminnelse hämtar bolagen ägaruppgift från det centrala bilregistret (Vägverket). De större bolagen skickar oftast en fil varje dag med aktuella registreringsnummer till bilregistret. Dagen efter levererar bilregistret ägaruppgifter på fordonet till frågande bolag. De uppgifter som erhålls från Vägverket är namn, adress, personnummer på ägaren om denne är en fysisk person samt förvärvsdag för fordonet. Några bolag har terminalåtkomst till bilregistret och andra använder telefon för att få uppgifterna. Betalas inte kontrollavgiften trots påminnelsen, skickas ett inkassokrav. Datainspektionen har i sina Allmänna råd om tillämpning av inkassolagen i avsnittet om parkeringsavgifter sagt att det inte är förenligt med god inkassosed att inleda inkassoåtgärder under normal sommarsemestertid, dvs. under tiden 15 juni till 15 augusti, utan att man antingen har förvissat sig om att fordringsanspråket har blivit känt för fordonsägaren eller denne fått betalningsfristen utsträckt. Fristen bör inte vara kortare än fyra veckor räknat från påminnelsen till kravbrevet. Inget av de inspekterade bolagen handlar i strid mot regeln om utsträck inkassotidsfrist under sommaren. Ofta ligger inkassoverksamheten helt nere under sommarmånaderna. 14

Inkassokravet skall vara den sista åtgärden innan stämning eller en ansökan om betalningsföreläggande görs. Det skall med andra ord ligga allvar bakom hoten i ett sådant krav. Några bolag använde en rutin med påminnelse efter inkassokrav vilket normalt inte bör förekomma. Undantag kan dock göras när det är tveksamt om kravet nått fordonsägaren. Två bolag sparar inte kopior (eller kan inte återskapa en exakt kopia) av kravbreven vilket inte är förenligt med god inkassosed. De allra flesta bolagen avslutar sina ärenden omkring ett år efter utfärdandet av kontrollavin. Om bolagen inte drivit in fordran efter ett år skriver de normalt av fordran. Några bolag lämnar fordran vidare till ett inkassobolag för långtidsbevakning. De två inspekterade inkassobolagen bevakar preskriptionsgränsen, det ena maskinellt, det andra manuellt. Ingenting har framkommit vid inspektionerna som tyder på att preskriptionstiderna överskrids. Däremot har det framkommit att bolag inte meddelar fordonsägaren att en fordran avskrivits, vilket bör ske. När det gäller skyltningen på parkeringsytor genomför de flesta bolagen en genomgång av skyltningen på och vid den aktuella övervakningsytan när de tar ett nytt uppdrag. Då utförs granskningen oftast av någon förman (regionchef, parkeringsingenjör eller liknande). Den dagliga kontrollen utförs av parkeringsvakter. På de ställen där zonparkering (geografiskt uppdelade områden med olika regler för olika områden) finns, sker oftast kontroll av skyltningen varje morgon (t.ex. i Västerås tätort). De allra flesta bolagen gör en ytterligare kontroll på plats om fordonsägaren gjort invändning rörande skyltarnas placering och utformning. Vid inspektionerna har inte konstaterats några fel i dessa rutiner. Klagomål Bolagen hanterar klagomål på olika sätt. De flesta tar själva emot klagomål. Några låter ett inkassobolag sköta hanteringen av klagomål. Där så är fallet anges redan på kontrollavin telefonnumret till inkassobolaget. Det är oftast ett 020- nummer. I stort sett samtliga bolag uppmanar den klagande att inkomma med ett skriftligt klagomål om klaganden ringer bolaget. Några antecknar, på papper eller datamedium, att fordonsägaren ringt. Ett bolag antecknar inte alls några telefonsamtal. Vad samtalet gällde antecknas oftast inte trots att det alltid bör göras. På kontrollavin anges hur fordonsägaren skall göra om han eller hon vill framföra klagomål. På några kontrollavier står det att klagomål skall inges skriftligt och på andra står det att klagomål bör inges skriftligt. I ett fall anges inte att invändning kan göras och i ytterligare ett fall anges att enda möjligheten att undvika betalningsföreläggande är att betala avgiften. Dessa angivelser är inte 15

godtagbara. Det bör alltid framgå att både skriftliga och muntliga invändningar kan göras. Har fordonsägaren invändningar mot innehållet i kontrollavin kontaktas normalt den parkeringsvakt som utfärdat avin. Vakten får yttra sig över fordonsägarens synpunkter. Kontakten mellan parkeringsvakten och parkeringsbolagets handläggare är nästan alltid muntlig, dvs. bolagets handläggare kontaktar vakten och vakten avger ett muntligt yttrande. På papper eller datamedium noteras, att vakten hörts och vad denne tillfört ärendet. Fordonsägaren underrättas nästan alltid om parkeringsvaktens svar. I de fall där det är uppenbart att det har utfärdats en felaktig kontrollavgift skriver bolagen av fordran omedelbart efter påpekande av fordonsägaren. Ibland underrättas inte fordonsägaren om avskrivningen, vilket alltid bör ske. Samtliga inspekterade bolag har telefontider för frågor och klagomål. Tiderna varierar från hela dagen till några timmar per dag. En del bolag tar emot klagomål även utanför telefontid om personal finns på plats. De inspekterade bolagen har uppgett att de inte har några väntetider för att ta emot telefonsamtal. Två bolag hade kontrollerat hur lång tid det tar för dem att svara i telefon. Väntetiderna under de mest belastade perioderna på dagen var mellan en halv minut till knappt två minuter. Om bolagets handläggare inte direkt kan svara på klagandens frågor återkommer de efter utredning. Det tar normalt några dagar, men kan dröja upp till några veckor, beroende på vad frågan handlar om. Vid extrema väderleksförhållanden (t.ex. kraftiga snöfall) sker ingen parkeringsövervakning enligt de kontrollerade parkeringsbolagen. Om en fordonsägare åberopar att skyltarna varit översnöade, skrivs oftast ärendet av om det är känt att snöfall förekommit i området. I något fall tas kontakt med SMHI för kontroll att snöfall förekommit i det aktuella området vid tidpunkten för utfärdande av kontrollavin. Om fordonsägaren på ett tidigt stadium invänder att han eller hon inte är skyldig att betala, skickas i de flesta fallen inte något inkassokrav. Bolagen ansöker istället direkt om stämning vid allmän domstol. Ett bolag sänder ansökan om betalningsföreläggande även om fordonsägaren invänt att han eller hon inte är skyldig att betala. Ett sådant förfarande strider mot god inkassosed och bör inte förekomma. Inget av de inspekterade bolagen överlåter sina parkeringsfordringar på någon annan. 16

Avslutande rekommendationer Datainspektionen ger följande rekommendationer till ledning för dem som hanterar ärenden om felparkeringsavgifter. 1. Invändningar mot krav på betalning av felparkeringsavgift bör antecknas även om de lämnas per telefon. 2. Om ett parkeringsbolag anlitar ett inkassobolag för indrivning av felparkeringsavgifter bör upplysningar som kan vara relevanta för inkassoverksamheten vidarebefordras till inkassobolaget. Det gäller även upplysningar om vad som skett innan ärendet överlämnades till inkassobolaget. 3. Ett inkassokrav skall vara allvarligt menat. Påminnelsebrev bör därför inte sändas ut efter inkassokravet. Endast om man på goda grunder kan misstänka att inkassokravet inte nått fordonsägaren bör en påminnelse skickas iväg. 4. Har fordonsägaren invänt mot att betalningsskyldighet föreligger, bör ansökan om betalningsföreläggande inte göras. Ansökan om stämning vid domstol bör istället göras. 5. Om ett parkeringsbolag avskriver en fordran skall fordonsägaren underrättas. 6. Parkerings- och inkassobolagen bör fortlöpande informera sin personal om vilka regler som gäller för personregistrering i kund- och gäldenärsregister. 7. För att kunna visa att kravhandlingen haft innehåll och utformning enligt lag eller god inkassosed ska en kopia av kravet bevaras eller kunna återskapas exakt så som den såg då den sändes. Kopian bör bevaras minst tre månader efter det att ärendet avslutats. 8. Uppgifter i ett inkassoregister bör gallras senast tolv månader efter avslutat ärende. 17

Bilaga Enkät - parkeringsprojektet Inspektionsobjekt: Inspektionsförrättare: Tid och plats: 1. ALLMÄNT 1.1. På vad grundas parkeringsövervakningen? (Rubrik 3) Lag (1976:206) om felparkeringsavgift (Normal) Lag (1984:318) om kontrollavgift vid olovlig parkering Avtal 1.2. Hur är övervakningen organiserad? 1.3. Hur många parkeringsplatser administreras? 1.4. Hur många avier utfärdas per år? 2. REGISTRERING 2.1. Finns IT-stöd i verksamheten? Ja Nej

Bilaga 2.2. Om ja, vilken lag reglerar registreringen? Datalagen Personuppgiftslagen 2.3. Om datalagen är tillämplig. Finns tillstånd för registrering? Ja DI:s dnr Nej 2.4. Om PuL är tillämplig. Har behandlingen anmälts till DI? Ja Nej, PuO finns Nej 2.5. Vilka uppgifter registreras? 2.6. Hur länge bevaras uppgifterna? 3. FORDRINGAR 3.1. Bedrivs tillståndspliktig inkassoverksamhet? Ja Nej 3.2. Om ja, finns tillstånd? Ja DI:s dnr Nej 19

Bilaga 3.3. Om nej, till vem /vilka lämnas uppdragen? 3.4. Hur är texten på betalningsanmaningen (meddelandet som fästs på fordonet eller överlämnas till bilföraren/ägaren) utformad? 3.6. Hur sker påminnelse och hur ser den ut? Bolaget skickar påminnelsen själv Inkassobolaget skickar påminnelsen Kopia bifogad 3.7. Vilken tidsfrist anges i betalningspåminnelsen? OBS kontrollera att den inte är kortare än den som anges på betalningsanmaningen. 3.8. Hur sker kontakten med centrala bilregistret? Terminalåtkomst 3.9. Finns särskilda rutiner vad gäller inkassotidsfristen i semestertider? Ja Nej 3.10. Om ja, hur lång är betalningsfristen och hur ser inkassokravet ut? Kopia bifogad 3.11. Hur sker kontroll av att fordringarna inte är preskriberade (jfr 9 lagen om kontrollavgift)? 20

Bilaga 3.12. Hur kontrolleras skyltningarna på parkeringsytorna? 4. KLAGOMÅL 4.1. Hur behandlas en invändning från gäldenärens sida? 4.2. Hur dokumenteras samtal med gäldenären? 4.3. Hur kan man återsöka sådana noteringar? 4.4. Kontaktas parkeringsvakten vid invändning mot kontrollavin? Ja Nej I vissa fall då 4.5. Hur lång tid tar en sådan förfrågan? 4.6. Får gäldenären ta del av parkeringsvaktens svar? Ja Nej 4.7. Hur kommer gäldenären i kontakt med parkeringsadministratören? Finns telefontid? Ja Nej 21

Bilaga 4.8. Om ja, vilka under vilka tider? 4.9. Har mätnings gjorts angående väntetider? Ja Nej 4.10. Om ja, hur långa väntetider uppmättes? 4.11. Om svar inte kan ges direkt på gäldenärens fråga, hur lång tid tar det innan parkeringsadministratören återkommer med svar? dagar 4.12. Antecknas frågan från gäldenären på något sätt? Ja Nej 4.13. Om gäldenären åberopar extrema väderförhållanden, t.ex. översnöade skyltar, hur kontrolleras det? 4.14. Vad händer om gäldenären bestrider kravet? 4.15. Hur sker processvalet om kravet skall drivas vidare: 4.16. Hur sker underrättelse om att en fordran överlåtits? 5. ÖVRIGT 22

Besöksadress: Fleminggatan 14, plan 9 Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm Beställningar: 657 61 42 (telefonsvarare) Webbplats: datainspektionen.se E-post: datainspektionen@ datainspektionen.se Fax: 08-652 86 52 Tel: 08-657 61 00