1(10) Handläggare Håkan Nilsson 08-686 15 94 hakan.nilsson@sll.se Trafiknämnden 2015-09-08, punkt 10 Yttrande över landstingsrevisorernas årsrapport 2014 för trafiknämnden inklusive AB Storstockholms Lokaltrafik och Waxholms Ångfartygs AB Ärendebeskrivning Landstingsrevisorernas årsrapport 2014 har lämnats till trafiknämnden (TN), styrelsen för AB Storstockholms Lokaltrafik (SL) och Waxholms Ångfartygs AB (WÅAB) för yttrande. Beslutsunderlag Förvaltningschefens tjänsteutlåtande 25 augusti 2015. Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta för egen del samt med stöd av nämndens förvaltningsuppdrag avseende AB Storstockholms Lokaltrafik och Waxholms Ångfartygs AB för bolagen räkning besluta att som svar på landstingsrevisorernas årsrapport 2014 för trafiknämnden inklusive AB Storstockholms lokaltrafik och Waxholms Ångfartygs AB, överlämna föreliggande tjänsteutlåtande, samt att förklara paragrafen omedelbart justerad. Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning Landstingsrevisorerna avger en årsrapport baserad på iakttagelser utifrån sin granskning under året. De prövar om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig.
2(10) Under rubriken ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat bedömer landstingsrevisorerna att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts. Revisorerna konstaterar också att fullmäktiges mål till stora delar har uppnåtts och att nämnden har genomfört merparten av fullmäktiges uppdrag. Revisorerna betonar av att investeringar under de närmaste åren kommer att innebära stora utmaningar såväl för trafikorganisationen som för landstingets ekonomi. Det är därför viktigt att nämnden fortsätter att arbeta med kontrollen över investeringsvolymerna för att långsiktigt klara målet om en ekonomi i balans. Avseende intern styrning och kontroll konstaterar landstingsrevisorerna att ett fortsatt arbete för att förbättra olika verksamhetsprocesser påbörjats och att nämnden fortsatt bedriver ett arbete för att förbättra intern styrning och kontroll. Nya rekommendationer har tillkommit, exempelvis gällande projektstyrning av stora investeringar, avtalsuppföljning och förskotteringar ändrade betalplaner. Landstingsrevisorerna bedömer att årsboksluten för trafiknämnden, SL och Waxholmsbolaget i allt väsentligt är upprättade enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Inom området Räkenskaper avger revisorerna en ny rekommendation. Bakgrund Under året har ett antal förbättringsområden hanterats med fokus på intäkter, investeringar, signalsystem samt budget och bokslut. I uppdragen ingick att granska om trafikförvaltningen har några systematiska fel, arbetar utifrån rätt processer samt om förvaltningen har rätt kompetens. Syftet har varit att återkomma med praktiskt genomförbara rekommendationer om hur trafikförvaltningen kan förbättra och förstärka arbetssätten. Åtgärder har börjat vidtas. En del får effekt i det korta perspektivet, andra kräver längre tid. Trafikförvaltningens utredning med syfte att föreslå förändringar för att organisationen och kulturen ska kunna utvecklas och få bättre förutsättningar att fokusera kring marknad och intäkter är klar (fas 1: situationsanalys och fas 2. analys av olika alternativ och förslag till verksamhetsutveckling). Åtgärder är bland annat att resursmässigt förstärka och tydliggöra ansvarsfördelningen mellan trafikavdelningen, avdelningen för strategisk utveckling och kommunikationssektionen inom trafikförvaltningen. Implementering (fas 3) pågår av ovanstående åtgärder och av delprocesserna intäktsanalys, intäktssäkring och nya intäkter.
3(10) Utredningarna med syfte att identifiera vilka brister som ligger till grund för utmaningen att leverera enligt den fastställda årliga investeringsbudgeten respektive förmågan att beställa, följa upp och leda signalsystemsfrågor är klara. Granskningarna har resulterat i ett antal rekommendationer som syftar till att uppnå en effektivare styrning av investeringsportföljen, verksamhetens processer och organisationen. Förvaltningens åtgärder är presenterade i en handlingsplan/verksamhetsplan, arbetsmöten över avdelningsgränserna genomförs, organisationen för ekonomistyrning och signalkompetens kommer att stärkas. Utredningen med syfte att utveckla boksluts-, budget- och redovisningsprocesserna är klar. Åtgärder som har vidtagits är bland annat en förändrad controllerroll som arbetar både med drift och investeringar, månadsuppföljningar och analyser inom trafikavdelningen med fokus på sektionernas verksamhet och ekonomi. Långsiktigt utvecklas systemlösningar för bättre analys och konsolidering av samtliga verksamheter. Trafikavdelningen utformat en organisationsmodell (TA kraftsamling) som bygger på ett mer renodlat trafik- och serviceleveransansvar (fem trafikaffärsinriktade sektioner och fyra servicesektioner). Huvuddelen av de förutsättningar som levereras in i trafikaffärerna, till exempel infrastruktur och tjänster samlas inom servicesektionerna. Vidare skapas en sektion för färdtjänst och en sektion för intäkter. Syftet med sektion Intäkter är att lägga större fokus på intäktssäkring och de kommersiella frågorna. Ett av de långsiktiga målen med förändringen är att arbetssättet inom avdelningen blir mer processorienterat. Förändringarna införs under 2015. Trafikförvaltningen genomför månadsvis en strukturerad analys rörande varför biljettintäkterna avviker från budget respektive från föregående år. Analysen utgår från statistik och nyckeltal och genomförs stegvis utifrån omvärldsfaktorer, volymförändringar (antal påstigande), prisförändringar (biljettpris, sortiment och val av biljett), effektiviseringar (intäktssäkring) samt övrigt (exempelvis kalendereffekt). Analysen utgör grund för beslut om vilka eventuella åtgärder som kommer att vidtas. Trafikförvaltningen arbetar med att öka och säkra intäkter. Åtgärder, som inleddes under 2013 avseende biljettsortiment, biljettsäkring och utbildning av trafikentreprenörer har fortsatt under 2014. Exempel på åtgärder: fortsatt arbete tillsammans med leverantören Klarna för att öka antalet SMS-biljetter, en förstudie för förbättrad intäktssäkring på lokalbanor, mer synliga kontrollanter i trafiken och ett arbete för en bättre tillförlitlighet hos bussarnas viseringsutrustning.
4(10) Ett arbete pågår för att stärka intern kontroll och skapa effektivare arbetssätt avseende intäkter. Utifrån befintliga processer, kartläggs risker och befintliga kontroller för inköpsprocessen. Befintlig kontrollstruktur analyseras och resultatet av arbetet utgör en grund för utveckling och implementering av nyckelkontroller. Riskhanteringsarbetet med avseende på risker som har identifierats i internkontrollplanen pågår för de flesta riskerna. Införandet av riskhantering sker inom hela trafikförvaltningen. Överväganden Investeringar och beredning av beslutsärenden Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör säkerställa kvaliteten i underlag inför investeringsbeslut, framför allt inriktnings- och genomförandebeslut, exempelvis genom att ytterligare tydliggöra vilket underlag som krävs beroende på typ av beslut vad gäller kalkyler, driftkostnadskonsekvenser och risker. Vid framtagning av olika beslutsunderlag skall det redovisas olika genomförandealternativ i enlighet med direktiv i trafikförvaltningens studiehandbok. I studiehandboken framgår vilka underlag (där bl.a. kalkyler, driftkostnader samt analys av risker ingår) som skall tas fram vid de olika faserna som definieras i investeringsprocessen. Metodval berörs också för att säkra jämförbarheten mellan olika beslutsunderlag. Det är särskilt viktigt för samhällsekonomiska jämförelser och olika typer av trafikanalyser. Projektstyrning av stora investeringar Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör prioritera mellan investeringar på ett transparent och systematiskt sätt baserat på ett underlag om projekt och program som inbegriper bland annat nytta, ekonomi och risker. Prioriteringar görs både på den politiska nivån, och på tjänstemannanivån. De politiska övervägandena sker utifrån ett större och vidare perspektiv och hänsyn tas även till andra organisationers behov. På tjänstemannanivån genomförs prioriteringar inom ramen för arbetet med den årligen Genomförandeplanen (1-10 år) samt Verksamhetsplan med budget (1-3 år). Vid dessa prioriteringar samt vid framtagning av olika beslutsunderlag redovisas alltid olika genomförandealternativ i enlighet med direktiv i trafikförvaltningens studiehandbok. Förslag till beslut utgår alltid från politiska direktiv och beslut, SLL:s mål, bedömda effektökningar, samhällsekonomiskaanalyser, kalkyler för kostnader och intäkter.
5(10) Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden behöver stärka projektstyrningen av stora investeringar och säkerställa att det finns överensstämmelse mellan nämndens och fullmäktiges beslut för att kunna följa att budget och tidplaner följs. Aktiviteter som har genomförts för att stärka projektstyrningen är uppdateringar av uppgifter i affärssystemet. Utveckling av arbetssättet gällande statusrapporteringen genom införande av månatliga rapporteringsmöten inom avdelningen Projekt och upphandling. Åtgärden har bland annat medfört mera enhetliga statusrapporter med högre kvalitet. Ett utvecklingsarbete av affärssystemet för att möjliggöra erforderliga uppföljningar pågår för att bättre styra investeringsprojekt ekonomiskt. Förskotteringar ändrade betalplaner Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden ledning bör tydliggöra och standardisera vad som ska beaktas i underlag för tilläggsavtal för förskott och säkerställa att kvalitetsäkring genomförs. Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör se till att det framgår hur beslut om förskott förhåller sig till landstingets finanspolicy, vilken anger att förskott i möjligaste mån bör undvikas. Rutin för att åtgärda båda dess rekommendationer kommer att upprättas under 2015 och implementeras i verksamheten. Landstingets finanspolicy kommer att ligga till grund för denna rutin. Avtalsuppföljning Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör säkerställa att en riskanalys genomförs i samband med planeringen av uppföljning av trafikavtalen. Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör se till att arbetet med uppföljning av trafikavtal, i sin helhet och per avtal, vad gäller exempelvis organisation, planering och metod utvärderas, i syfte att utveckla uppföljningsarbetet såväl som arbetet med kommande avtal. Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör försäkra sig om att nämndens egna åtaganden i enlighet med ingångna trafikavtal identifieras och att det säkerställs att dessa uppfylls.
6(10) Trafiknämnden är delvis överens med revisorerna i dessa frågor och har redan under hösten 2014 inom ramen för TA kraftsamling utvärderat trafikavdelningens organisation med fokus på att stärka och effektivisera både avtalsuppföljning samt infrastrukturförvaltning inklusive egna åtaganden. Organisationsförändringar trädde i kraft i maj 2015. Hösten 2015 kommer TA att ta avstamp i befintliga processer, förädla dessa, förstärka kvalitets- och metodstödet till verksamheten samt utvärdera och uppdatera uppföljnings- och förvaltningsplaner. I samband med detta säkerställs också riskanalyser i planeringen av uppföljningen. Efter denna stabiliseringsfas kommer vid behov ytterligare förbättringsaktiviteter att startas upp under 2016. Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör förtydliga krav på rapportering till nämnden av hur trafikavtalen följs vad gäller exempelvis kvalitet och ekonomi, i synnerhet de större trafikavtalen, i syfte att följa reglementet som anger att nämnden ansvarar för uppföljning av verksamheten. Trafikförvaltningen rapporterar redan idag månatliga verksamhetstal avseende bland annat kvalitet, där även utfallet för de större trafikavtalen framgår. Ekonomi, kvalitet och verksamhet rapporteras även i den tertialrapport som levereras till nämnden. Förtydligade krav på olika typer av rapportering till nämnden avseende ekonomi och kvalitet med en eventuell annan nedbrytning samt frekvens för dessa kommer att tas fram inför 2016, bland annat i samverkan med SEVS-projektet (samordnad ekonomi- och verksamhetsstyrning). Tillämpning av vitesbestämmelser i E20-avtalet Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör för en ökad transparens vid tolkning av E20-avtalets vitesbestämmelser förtydliga och definiera bedömningsgrunder för eventuella brister i tillhandahållandet av SLegendom och förtydliga vad det innebär att trafikutövaren snarast möjligt ska anmäla bristen. Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör se till att överenskommelser om viten som omfattar större belopp dokumenteras. Trafiknämnden avser inte att vidta några specifika åtgärder med anledning av de rekommendationer som härrör från hanteringen av E20-avtalets vitesöverenskommelse. Bedömningsgrunder värderas i förhållande till de eventuella bristernas kontext. Överenskommelser om viten dokumenteras via fakturaunderlag samt beslutspunkter i protokoll.
7(10) Färdtjänstens avtal och kommande upphandling Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör förtydliga krav på rapportering till nämnden och färdtjänstberedningen av hur avtalen följs, per avtal och per fordons/reseslag, i syfte att följa upp kostnadsutveckling, verksamheten i stort och specifika avtal. Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör analysera risker för oegentligheter inom färdtjänsttrafiken och vidta åtgärder för att motverka riskerna. En IT-utredning pågår för att genomlysa samtliga IT-system inom färdtjänstverksamheten. I samband med detta kommer även betalsystemen att utsättas för prövning av förnyelse/utbyte. Intill utredning är klar så kompenserar färdtjänstverksamheten de upplevda bristerna genom en utökad manuell stickprovskontroll av de resor som skulle kunna vara felaktiga. Tillgänglighet i sjötrafiken Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör tydliggöra hur målen för tillgänglighet i sjötrafiken i trafikförsörjningsprogrammet ska nås, exempelvis vad avser full tillgänglighet. Indikatorer för mätning och uppföljning bör tas fram. Trafikförvaltningen kommer under perioden fram till årsskiftet 2015/2016 att etablera en plan för hur målen för tillgänglighet i sjötrafiken kan nås samt skapa indikatorer för mätning och uppföljning. Trafikorganisationen Landstingsrevisorerna rekommenderar att styrelserna för SL och Waxholmsbolaget bör se till att trafiknämndens förvaltaruppdrag följs upp och kontrolleras på ett tydligt sätt. Ett fortsatt arbete kommer att ske för att förbättra återrapporteringen från trafiknämnden till styrelserna. Detta inkluderar att på ett utförligare sätt dels genomföra styrelsemöten samt dokumentera styrelsemötena i de respektive bolagens protokoll. Enligt årsrapporten saknas det en fullständig delegationsförteckning som tydligt utvisar vad som utgör beslut i kommunallagens mening och vad som utgör verkställighet. Förvaltningen har i den nya beslutsordning som började gälla den 27 januari 2015 i de flesta fallen angett vad som är delegationsbeslut respektive verkställighet. En knivskarp gräns mellan dessa beslutsformer kan dock inte alltid dras varför det vid vissa typer av beslut anges I regel
8(10) delegationsbeslut alternativt "i regel verkställighet". I dessa fall krävs vissa överväganden för att avgöra vilken beslutsform det är fråga om. Revisorerna anser att reglementet bör justeras för att förtydliga trafiknämndens uppdrag att fullgöra landstingets uppgifter som RKTM. Förvaltningen är av uppfattningen att skrivningarna får anses tillräckliga men kommer under hösten att föra en diskussion med LSF, som hanterar justeringar av reglementet, om det finns anledning att vidta några justeringar. Vad gäller revisorernas kommentar att det finns avtal som rör trafikverksamheten som inte överlåts till något av trafikbolagen synes det oklart vad som avses. Förvaltningen känner inte till att några avtal rörande trafikverksamheten inte överlåts. Det finns dock vissa avtal hänförliga till trafikförvaltningens organisation, t.ex. vad gäller kontorsinventarier m.m., som regelmässigt inte överlåts utan behåller landstinget som avtalspart. Detta är dock i överensstämmelse med reglementet för trafiknämnden. Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör säkerställa att sjötrafik är en integrerad del av arbetet i förvaltningsövergripande funktioner i syfte att ta till vara kunskaper, kostnads- och resurssynergier och säkerställa ett helhetsperspektiv på kollektivtrafiken. Fullmäktige uppdrog 2014 åt trafiknämnden och WÅAB att fortsatt utreda och återkomma med förslag på hur WÅAB:s tillgångar och avtal kan föras till trafiknämnden på bästa sätt. Syftet med beslutet var att utreda möjligheterna till en längre gående integrering i syfte att förenkla och effektivisera administrationen. Utredningen är klar för vidare beslut. Nästa steg är beslut av förvaltningschefen och därefter skall vidare hantering vidtas. Gällande upphandlingar avseende sjötrafik är avsikten att dessa efter de nu aktuella upphandlingarna kommer att hanteras av förvaltningens sektion för upphandling och inte av sektionen för sjötrafik. Räkenskaper Trafikförvaltningens ledning bör säkerställa att en fullständig inventering och verifiering av pågående projekt genomförs, exempelvis genom att utse en övergripande ansvarig. Arbetsfördelning och ansvar har förtydligats avseende pågående projekt. En verksamhetsekonom koordinerar och följer upp att inventeringar genomförs och att påskrifter från behöriga chefer finns. Vid inventering bedöms om projekten helt/delvis aktiveras eller om tidsplaner för en aktivering skjuts på framtiden.
9(10) Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden regelbundet bör genomföra kontroller av anmälda bisysslor, exempelvis genom stickprov, för att kontrollera att uppgifterna som angetts är riktiga och fullständiga. Enligt lagen om offentlig anställning är TF skyldig att regelbundet följa upp eventuella bisysslor, med syfte att säkerställa att det inte förekommer olämpliga bisysslor bland våra anställda. För att uppfylla kraven på skriftlig dokumentation fyller alla anställda i en blankett gällande bisysslor oavsett om man har en bisyssla eller inte. Vid anställning av varje ny medarbetare tas frågan om eventuell bisyssla upp och vid behov sker ett samråd med berörd chef. Under pågående anställning aktualiseras frågan om bisyssla vid den årliga inventering som omfattar samtliga anställda. Godkännande av bisyssla och omfattningen av denna dokumenteras regelmässigt. I de fall chef behöver stöd i bedömningen av om en viss bisyssla bör vara tillåten eller inte, medverkar HR eller Juridik. Kontroller av lämnade uppgifter genomförs stickprovsvis. Landstingsrevisorerna rekommenderar att trafiknämnden bör säkerställa att bisysslor som konsulter på nyckelfunktioner har anmäls, bedöms och dokumenteras. Frågor kring bisyssla är per definition alltid kopplat till ett anställningsförhållande. Eventuell bisyssla anmäls av arbetstagare och i förekommande fall godkänns av arbetsgivaren. Trafikförvaltningen är inte arbetsgivare för de konsulter som anlitas och kan därför inte tillämpa de rutiner som gäller för förvaltningens anställda. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Inga direkta ekonomiska konsekvenser av detta beslut. Trafikförvaltningens åtgärder enligt landstingsrevisorerna rekommendationer kan dock sänka förvaltningens kostnader. Sociala konsekvenser Inga kända sociala konsekvenser. Konsekvenser för miljön I enlighet med landstingets Miljöpolitiska program 2012-2016 har hänsyn till miljön beaktats och slutsatsen är att det inte är relevant med en miljökonsekvensbedömning i detta ärende.
10(10) Riskbedömning Trafikförvaltningen bedömer att sannolikheten för risker som utgör hinder för införandet av rekommenderade förändringar kan betraktas som måttliga. Med riskhanteringsterminologi är det en 3:a på en sexgradig skala. Ur konsekvenssynpunkt, alltså om åtgärderna inte genomförs på ett planerat sätt, kan konsekvenser bli betydande, vilket motsvarar en 4:a på en sexgradig skala. Det kräver att riskerna aktivt ges stor uppmärksamhet under arbetets gång och att lämpliga riskhanteringsåtgärder vidtas löpande. Riskägande inom trafikförvaltningen är direkt knutet till verksamhetsansvar. Det betyder att genomförande av landstingsrevisorernas föreslagna åtgärder åläggs ansvariga chefer. Dessa har därmed ansvar för riskhanteringsarbetet och de uppskattningar av kostnader som är förknippade med åtgärderna som måste vidtas för att en lämplig riskhangering ska kunna åstadkommas. Kostnader för riskhanteringen ställs i relation till eventuella kostnader som kan uppstå om de risker som reduceras eller undviks ändå inträffar. Riskhanteringskostnader beräknas och hanteras av den verksamhetsansvarige i respektive fall. Ragna Forslund Tf förvaltningschef Håkan Nilsson Avdelningschef