Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg 2014-08-12 190 Samverkansavtal gällande överförmyndarverksamheten i Falkenbergs och Varbergs kommuner, samt kostnadsreglering. KS 2014-228 KF Beslut Kommunstyrelsen tillstyrker kommunfullmäktige besluta 1 Godkänna reviderat samverkansavtal rörande överförmyndarverksamheten i Falkenbergs och Varbergs kommuner. 2 Godkänna förslag till kostnadsreglering med fördelningsnyckel. Beslutsunderlag Samverkansavtal för överförmyndarverksamheten. Förslag till kostnadsreglering. Sammanfattning av ärendet Falkenbergs kommun och Varbergs kommun har beslutat att inrätta en gemensam nämnd för överförmyndarfrågor. Beslut är tagna i respektive fullmäktigeförsamling under 2012. Den gemensamma nämnden som träder i funktion 1 januari 2015 är en egen myndighet liksom övriga nämnder. Inrättandet av en gemensam nämnd innebär inte att en ny juridisk person tillskapas. Den gemensamma nämnden blir i stället företrädare för alla samverkande huvudmän. Nämnden ansvarar gentemot respektive huvudman för de verksamheter och de uppgifter som denne lägger på nämnden. Stöd för inrättande av en gemensam överförmyndarnämnd finns i 19 kap. 16 föräldrabalken. Nämnden ansvarar för gemensamma uppgifter för de samverkande kommunerna rörande överförmyndarverksamheten. Det är således fråga om sådana uppgifter som utan gemensam nämnd ankommer på varje kommun, i enlighet med föräldrabalken samt andra författningar som reglerar frågor knutna till överförmyndarverksamhet. Nämnden svarar också för ärenden enligt lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn. Överenskommelser mellan de samverkande kommunerna och Migrationsverket, om mottagande av ensamkommande barn och ungdomar hanteras i särskild ordning. Kostnadsregleringen bestämmer hur stor del respektive kommun ska finansiera och bygger på antalet invånare i kommunerna. För Falkenbergs kommuns vidkommande rör det sig således om en fördelningsnyckel och ett kostnadsansvar om 40 %. Reglemente för den gemensamma nämnden skall fastställas av kommunfullmäktige i Falkenberg och Varberg i samband med godkännandet av detta avtal. Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg 2014-08-12 Forts 190 Fullmäktige beslutade i juni 2014 att återremittera ärendet i avvaktan på reviderat avtalsförslag från Varbergs kommun. Ett nytt förslag inkom 26:e juni med följande ändringar: Ny lydelse i samverkansavtalet 8 st. 3 och 4 St. 3 nuvarande lydelse Kommunerna skall tillsammans lämna ett årligt bidrag som motsvarar de totala faktiska kostnaderna minskat med totala faktiska intäkterna. Varje kommuns bidrag ska fördelas efter antalet innevånare i kommunen per de 31 januari året före varje verksamhetsår. Betalningen skall ske i förskott mot faktura, efter budgeterat belopp senast den 31 mars verksamhetsåret. St. 3 föreslagen lydelse (ändringar med kursiv text samt överstrykning) Kommunerna skall tillsammans årligen tillskjuta i budget fastställda medel till verksamheten som motsvarar totala faktiska kostnader minskat med totala faktiska intäkter. Budgethantering sker på sedvanligt sätt och i samarbete kommunerna emellan. Kommunernas bidrag ska fördelas efter antalet innevånare i kommunen per den 31 januari året före varje verksamhetsår. Betalning skall ske i förskott mot faktura, efter budgeterat belopp senast den 31 mars verksamhetsåret. St. 4 nuvarande lydelse Om underskott uppkommer i verksamheten skall vardera kommunen tillskjuta resterande belopp efter samma fördelningstal. Slutlig reglering av bidraget skall ske innan den 31 mars året efter verksamhetsåret. St. 4 föreslagen lydelse (ändringar med kursiv text samt överstrykningar) Om underskott uppkommer i verksamheten skall kommunerna gemensamt besluta om hur underskottet skall behandlas. Eventuella täckningsbidrag skall utges efter samma fördelningstal. Slutlig reglering av bidraget skall ske innan den 31 mars året efter verksamhetsåret. Ekonomi Kostnaden för hyra, arbetsmaterial och andra kostnader hänförliga till sammanslagningen av verksamheterna skall fr.o.m. att verksamheterna går samman bäras av båda kommunerna med en kostnadsfördelning under 2014 om 40/60 (Falkenberg/Varberg) Hyreskostnaden avser lokaler i båda kommunerna. Övervägande Beslut om samgående fattades av respektive kommunfullmäktigeförsamlingar under 2013. De aktuella dokumenten är således en konsekvens av tidigare beslut. Kanslienheten rekommenderar att dokumenten godkänns. Motsvarande beslut kommer att tas i Varbergs kommun. Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg 2014-08-12 Forts 190 Vid protokollet Henrik Lundahl Protokollet justerat 2014-08-13 och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Beslutsförslag 2014-06-26 FALKENBERG Kommunstyrelseförvaltningen Kanslienheten Henrik Lundahl Samverkansavtal gällande överförmyndarverksamheten i Falkenbergs och Varbergs kommuner, samt kostnadsreglering. KS 2014-228 Förslag till beslut Kommunstyrelsen tillstyrker kommunfullmäktige besluta 1 Godkänna reviderat samverkansavtal rörande överförmyndarverksamheten i Falkenbergs och Varbergs kommuner. 2 Godkänna förslag till kostnadsreglering med fördelningsnyckel. Beslutsunderlag Samverkansavtal för överförmyndarverksamheten. Förslag till kostnadsreglering. Sammanfattning av ärendet Falkenbergs kommun och Varbergs kommun har beslutat att inrätta en gemensam nämnd för överförmyndarfrågor. Beslut är tagna i respektive fullmäktigeförsamling under 2012. Den gemensamma nämnden som träder i funktion 1 januari 2015 är en egen myndighet liksom övriga nämnder. Inrättandet av en gemensam nämnd innebär inte att en ny juridisk person tillskapas. Den gemensamma nämnden blir i stället företrädare för alla samverkande huvudmän. Nämnden ansvarar gentemot respektive huvudman för de verksamheter och de uppgifter som denne lägger på nämnden. Stöd för inrättande av en gemensam överförmyndarnämnd finns i 19 kap. 16 föräldrabalken. Nämnden ansvarar för gemensamma uppgifter för de samverkande kommunerna rörande överförmyndarverksamheten. Det är således fråga om sådana uppgifter som utan gemensam nämnd ankommer på varje kommun, i enlighet med föräldrabalken samt andra författningar som reglerar frågor knutna till överförmyndarverksamhet. Nämnden svarar också för ärenden enligt lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn. Överenskommelser mellan de samverkande kommunerna och Migrationsverket, om mottagande av ensamkommande barn och ungdomar hanteras i särskild ordning. Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Kostnadsregleringen bestämmer hur stor del respektive kommun ska finansiera och bygger på antalet invånare i kommunerna. För Falkenbergs kommuns vidkommande rör det sig således om en fördelningsnyckel och ett kostnadsansvar om 40 %. Reglemente för den gemensamma nämnden skall fastställas av kommunfullmäktige i Falkenberg och Varberg i samband med godkännandet av detta avtal. Fullmäktige beslutade i juni 2014 att återremittera ärendet i avvaktan på reviderat avtalsförslag från Varbergs kommun. Ett nytt förslag inkom 26:e juni med följande ändringar: Ny lydelse i samverkansavtalet 8 st. 3 och 4 St. 3 nuvarande lydelse Kommunerna skall tillsammans lämna ett årligt bidrag som motsvarar de totala faktiska kostnaderna minskat med totala faktiska intäkterna. Varje kommuns bidrag ska fördelas efter antalet innevånare i kommunen per de 31 januari året före varje verksamhetsår. Betalningen skall ske i förskott mot faktura, efter budgeterat belopp senast den 31 mars verksamhetsåret. St. 3 föreslagen lydelse (ändringar med kursiv text samt överstrykning) Kommunerna skall tillsammans årligen tillskjuta i budget fastställda medel till verksamheten som motsvarar totala faktiska kostnader minskat med totala faktiska intäkter. Budgethantering sker på sedvanligt sätt och i samarbete kommunerna emellan. Kommunernas bidrag ska fördelas efter antalet innevånare i kommunen per den 31 januari året före varje verksamhetsår. Betalning skall ske i förskott mot faktura, efter budgeterat belopp senast den 31 mars verksamhetsåret. St. 4 nuvarande lydelse Om underskott uppkommer i verksamheten skall vardera kommunen tillskjuta resterande belopp efter samma fördelningstal. Slutlig reglering av bidraget skall ske innan den 31 mars året efter verksamhetsåret. St. 4 föreslagen lydelse ("ändringar med kursiv text samt överstrykningar) Om underskott uppkommer i verksamheten skall kommunerna gemensamt besluta om hur underskottet skall behandlas. Eventuella täckningsbidrag skall utges efter samma fördelningstal. Slutlig reglering av bidraget skall ske innan den 31 mars året efter verksamhetsåret. Ekonomi Kostnaden för hyra, arbetsmaterial och andra kostnader hänförliga till sammanslagningen av verksamheterna skall fr.o.m. att verksamheterna går samman bäras av båda kommunerna med en kostnadsfördelning under 2014 om 40/60 (Falkenberg/Varberg) Hyreskostnaden avser lokaler i båda kommunerna. Övervägande Beslut om samgående fattades av respektive kommunfullmäktigeförsamlingar under 2013. De aktuella dokumenten är endast en konsekvens av tidigare beslut. Kanslienheten rekommenderar att dokumenten godkänns. Motsvarande beslut kommer att tas i Varbergs kommun. 2
Beslutet expedieras till: Ärendet Varbergs kommun Overförmyndarexpeditionen Ekonomienheten
1(4) Dnr: KS 2011/0085-20 Falkenbergs kommun Kammunleaningskoritoret Konslinnhelnn 2014-05- 2 6 SAMVERKANSAVTAL C Dpi ÄZö V%22 [ oo Gemensam överformyndarnämnd Falkenberg -Varberg Falkenbergs kommun och Varbergs kommun har beslutat att inrätta en gemensam nämnd för överförmyndarfrågor. Beslut är tagna i respektive fullmäktigeförsamling under 2012. 1. Inledning Den gemensamma nämnden som träder i funktion 1 januari 2015 är en egen myndighet liksom övriga nämnder. Inrättandet av en gemensam nämnd innebär inte att en ny juridisk person tillskapas. Den gemensamma nämnden blir i stället företrädare för alla samverkande huvudmän. Nämnden ansvarar gentemot respektive huvudman for de verksamheter och de uppgifter som denne lägger på nämnden. Stöd för inrättande av en gemensam överförmyndarnämnd finns i 19 kap. 16 föräldrabalken. 2. Uppgifter Nämnden ansvarar för gemensamma uppgifter för de samverkande kommunerna rörande överförmyndarverksamheten. Det är således fråga om sådana uppgifter som utan gemensam nämnd ankommer på varje kommun, i enlighet med föräldrabalken samt andra författningar som reglerar frågor knutna till överförmyndarverksamhet. Nämnden svarar också för ärenden enligt lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn. Överenskommelser mellan de samverkande kommunerna och Migrationsverket, om mottagande av ensamkommande barn och ungdomar hanteras i särskild ordning. Reglemente för den gemensamma nämnden skall fastställas av kommunfullmäktige i Falkenberg och Varberg i samband med godkännandet av detta avtal. POSTADRESS Varbergs kommun 432 80 Varberg BESÖKSADRESS Engelbrektsgatan 15,Östra Vallgatan 12 (hiss) 432 80 Varberg TELEFON 0340-880 00 TELEFAX 0340-67 64 52 ORGANISATIONSNUMMER 212000-1249 E-POST ADRESS ks@kommunen. varberg.se WEBBPLATS www.varberg.se
2(4) Dnr: KS 2011/0085-20 3. Värdkommun och arbetsgivare Varbergs kommun är värdkommun. Den gemensamma nämnden och dess förvaltning ingår i Varbergs kommuns organisation. Varbergs kommun är arbetsgivare för all personal i förvaltningen. 4. Service Nämnden skall tillse att service lämnas i båda samverkande kommuner. Detta kan ske genom regelbundet återkommande informationsträffar, information på nämndens hemsida, särskild riktad information eller på annat sätt. Service skall även lämnas genom bemanning på plats i båda kommunerna i den utsträckning nämnden bedömer erforderligt. Utvärdering av behovet skall ske kontinuerligt. 5. Administration Förvaltningen ansvarar för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt handhar planering och administration av nämndens verksamhet. 6. Egendom m.m. Lös egendom ägs av värdkommunen och disponeras av nämnden och förvaltningen. Utrustning i Falkenberg kan eventuellt hyras av Falkenbergs kommun. 7. Arkiv m.m. Kommunstyrelsen i Varbergs kommun är arkivmyndighet. Varbergs kommun ansvarar för handlingar som av nämnden och förvaltningen upprättas efter den 1 januari 2015. Nämnden är personuppgiftsansvarig för nämndens verksamhet. Nämnden och förvaltningen skall ha tillgång till äldre arkiv i den mån offentlighetsoch sekretesslagen inte utgör hinder för detta. 8. Kostnadsfördelning m.m. Varbergs kommun skall fastställa budget för nämndens verksamhet, efter samråd med Falkenbergs kommun. Förslag till flerårsbudget skall tillställas Falkenbergs kommun senast 31 mars varje år. Nämndens årsbudget skall tillställas Falkenbergs kommun under 31 mars månad varje år.
3(4) Dnr: KS 2011/0085-20 För budgetdialog, resursfördelning och prioriteringsdiskussioner skall en referensgrupp inrättas bestående av en tjänsteman från vardera kommun samt chefen för förvaltningen. Referensgruppen har endast till uppgift att förbereda budgetprocessen. Kommunerna skall tillsammans årligen tillskjuta i-budget fastställda medel till verksamheten som motsvarar faktiska kostnader minskat med -faktiska intäkter: Budgethanteringen sker på sedvanligt sätt och i samarbete kommunerna emellan. Kommunernas bidrag skall fördelas efter antalet innevånare i vardera kommunen per den 31 januari året före vaije verksamhetsår. Betalning skall ske i förskott mot faktura, efter budgeterade belopp, senast den 31 mars verksamhetsåret. Y 7 Om underskott uppkommer i verksamheten skall kommunerna gemensamt besluta om hur underskottet skall hanteras. Eventuellt täckningsbidrag skall utges efter samma fördelningstal. Slutlig reglering av bidraget ska ske innan den 31 mars året efter verksamhetsåret. Under året uppkommande löneökningar skall erläggas mot faktura när dessa är kända, dock senast den 30 september. Ambitionen är att arvoden kopplade till verksamheten skall vara lika i de samverkande kommunerna och utgå från SKL:s förslag till ersättningsnivåer. 9. Kostnader for ensamkommande barn Kostnader för ensamkommande barn hanteras särskilt och vardera kommunen svarar för kostnaderna för de barn som är placerade i kommunen. Nämnden och förvaltningen hanterar kostnader under året. Kostnader som inte kunnat återsökas fakturerar vardera kommunen särskilt i samband med att bidraget enligt punkten 8 faktureras. Kostnader avseende tid efter permanent uppehållstillstånd beviljats återsöks från respektive socialnämnd, alternativt enligt första stycket. 10. Ersättning till de förtroendevalda Sammanträdesersättning och övriga ekonomiska förmåner till de förtroendevalda skall utges av den kommun som valt honom eller henne.
4(4) Dnr: KS 2011/0085-20 11. Nämndens sammansättning Falkenbergs kommun utser tre ledamöter och två ersättare. En av ledamöterna skall vara ordförande i nämnden. Varbergs kommun utser tre ledamöter och två ersättare. En av ledamöterna skall vara vice ordförande. 12. Mandatperiod Mandatperioden skall vara fyra år räknat från den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. Ordförande och vice ordförande väljs för fyra år i taget. 13. Insyn Falkenbergs kommun har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning. Nämnden skall till respektive kommunstyrelse regelmässigt rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är. Respektive kommunstyrelse har därvid, utifrån sin uppsiktsskyldighet, att överlämna information till fullmäktigeförsamlingarna om sådan behov föreligger. 14. Tvist Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal skall i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. 15. Avtalstid, uppsägning och förlängning Detta avtal gäller fr.o.m. den 1 januari 2015 t.o.m. den 31 december 2018 under förutsättning att kommunfullmäktige i Falkenberg och Varberg godkänt avtalet och tillhörande reglemente genom beslut som vunnit laga kraft. Uppsägning av avtalet kan göras av envar av kommunerna. Sådan uppsägning skall ske skriftligen senast ett år före den löpande avtalstidens utgång. I annat fall är avtalet varje gång förlängt med fyra år i taget. Falkenberg den / Varberg den /