SNAPPHANE SCOUTDISTRIKT ARBETSORDNING 2003-01-24 1(10) ARBETSORDNING FÖR DISTRIKTSLEDNINGEN I SNAPPHANE SCOUTDISTRIKT Arbetsordningen utgör grund för verksamheten inom distriktsstyrelse och funktioner, som tillsammans utgör distriktsledningen. Främsta syftet med dokumentet är att klarlägga uppgifter och ansvar samt skapa fasta rutiner och därmed underlätta verksamheten. Arbetsordningen tilldelas alla i distriktsledningen och utsändes för kännedom till kårerna. Arbetsordningen fastställs av distriktsstyrelsen. Förslag till ändringar och tillägg lämnas till distriktsstyrelsen. Härmed utsänd arbetsordning fastställd av distriktsstyrelsen 2003-01-24 tillämpas tills vidare. Hässleholm den 24 januari 2003 Lennart Nilsson DO INNEHÅLL: 1. GRUNDER/ORGANISATION 2. DISTRIKTSLEDNINGEN 3. UPPGIFTER OCH ANSVAR 4. ADMINISTRATION/RUTINER 5. VERKSAMHETSPLANERING 6. LOKAL/LÄGEROMRÅDE 7. MATERIEL OCH UTRUSTNING SNAPPHANE SCOUTDISTRIKT Finjagatan 19 281 50 HÄSSLEHOLM Tel. 0451-858 62 Fax. 0451-129 57 E-mail adress. kansliet@snapphane.ssf.scout.se
SNAPPHANE SCOUTDISTRIKT ARBETSORDNING 2003-01-24 2(10) 1. GRUNDER/ORGANISATION 1.1 Snapphane Scoutdistrikt är inom SSF regional organisation för scoutkårer i mellersta och nordöstra Skåne. 1.2 Följande kårer tillhör Snapphane Scoutdistrikt: NAMN ORT KOMMUN Bromölla scoutkår Bromölla Bromölla Fjälkinge scoutkår Fjälkinge Kristianstad Färlövs scoutkår Färlöv Kristianstad Glimåkra scoutkår Glimåkra Östra Göinge Hanaskogs scoutkår Hanaskog Östra Göinge Hässleholms scoutkår Hässleholm Hässleholm Hörby scoutkår Hörby Hörby Höör scoutkår Höör Höör S:t Georgs scoutkår Knislinge Östra Göinge Kristianstads scoutkår Kristianstad Kristianstad Nosaby scoutkår Kristianstad Kristianstad Näsby-Österslövs scoutkår Kristianstad Kristianstad Näsums scoutkår Näsum Bromölla Sibbhults scoutkår Sibbhult Östra Göinge Tollarps scoutkår Tollarp Kristianstad Trolle Ljungby scoutkår Fjälkinge Kristianstad Tyringe scoutkår Tyringe Hässleholm Vinslövs scoutkår Vinslöv Hässleholm Vittsjö scoutkår Vittsjö Hässleholm Västra Torups scoutkår Västra Torup Hässleholm Åhus scoutkår Åhus Kristianstad Distriktskår 1.3 Distriktet har kalenderåret som verksamhetsår. 1.4 Distriktsstämman (DST) är högsta beslutande instans inom distriktet. DST sammanträder dels i oktober (ordinarie DST) och dels i april (extra DST). Vid stämman i april avhandlas bl a ärenden avseende föregående års styrelses ansvarsfrihet mm (verksamhetsberättelse och ekonomiärenden). 1.5 Distriktets verksamhet leds av distriktsstyrelsen (DS), som tillsammans med distriktsfunktionärerna utgör distriktsledningen (DL). 1.6 Distriktets kansli - SNAPPHANEGÅRDEN - är beläget i Hässleholm. Adress Finjagatan 19, 281 50 Hässleholm E-mail kansliet@snapphane.ssf.scout.se Telefon 0451-858 62, Fax 0451-129 57 Postgiro 14 45 35-2 Bankgiro 509-5294 Org. nr. 83 82 00-66 77
SNAPPHANE SCOUTDISTRIKT ARBETSORDNING 2003-01-24 3(10) 2.1 Distriktsstyrelsen 2. DISTRIKTSLEDNINGEN DS väljs på ordinarie DST för kommande verksamhetsår. Antalet ledamöter fastställs av DST. Suppleanter väljs ej. DS utser inom sig ledare/ansvariga för följande funktioner: Arrangemangsfunktion (ARR) Utbildningsfunktion (UTB) Fält-/ kårutvecklingsfunktion Ekonomifunktion (EK) Administrativ funktion (ADM) DS sammanträder normalt varje månad. Plan för ordinarie styrelsemöten framgår av SNAPPA UPP. Vid DS möten förs protokoll, som utsänds till kårer och DL. Protokoll utsänds senast 14 dagar efter möte och får utsändas ojusterat. Beslut skall dokumenteras i protokoll. Av beslut skall framgå när och av vem genomförandet skall ske. DS deltager i DS-möte, distriktsstämmor, kårordförandeträffar, DS-regionmöte och seminarier. DS avdelar ett arbetsutskott (AU), som består av DO och vdo. AU fattar beslut i frågor av rutinkaraktär samt i frågor, vars avgörande inte utan olägenhet kan vänta och som inte är av principiell betydelse. Vid AU sammanträden förs anteckningar, som bifogas kallelse till kommande DS-möte och/eller föreläggs DS vid kommande DS-möte. Distriktets firma tecknas av DO, vdo och EK var för sig. Uttag av post- och bankmedel får göras av firmatecknarna och Kerstin Frost upp till 10000 kr. Därutöver två i förening. 2.2 Distriktsledningen DL består av DS, arrangemangsfunktionen, utbildningsteamet, utvecklingsgruppen, HS-kommittén och senior-au. DS väljs vid ordinarie DST. Senior-AU väljs vid seniorernas distriktsting. Övriga ledamöter i DL väljs av DS. Hela DL samlas på tider som framgår av SNAPPA UPP. Möten härutöver beslutas av resp. funktion. 2.3 Funktionerna Funktionsledare (FL) utses av DS och utgör som regel av medlem av DS. Resp. funktion genomför verksamhet som beslutas av DST och DS samt ytterligare aktiviteter - om tilldelad budget så medger - som ligger inom ramen för fastställda mål och inriktningar. Frågor om inställande av planerade (i Snappa Upp införda) arrangemang skall underställas DS eller AU för beslut. Nya aktiviteter anmäls till AU eller DS för godkännande.
SNAPPHANE SCOUTDISTRIKT ARBETSORDNING 2003-01-24 4(10) 3.1 Distriktsordförande 3. UPPGIFTER OCH ANSVAR * övervakar att scoutarbetet inom distriktet följer SSF:s mål och riktlinjer * planerar tillsammans med vdo, DL:s arbete * leder styrelsearbetet * tecknar distriktets firma * kontrollerar att av DST och DS fattade beslut verkställs * deltar i förbundsrådet * planerar och genomför KO-träffar * svarar för upprättande av förslag till verksamhetsberättelse * ansvarar för ADM tillsammans med vdo * upprättar tillsammans med övriga i AU och senior-au en sammanställning över vad senior-au förväntas göra och vill göra * håller kontakt med HS-kommittén tillsammans med ytterligare en ledamot ur DS * klargör ansvar för DS ledamöter * deltager i möte med regions-au 3.2 Vice distriktsordförande * ansvarar för ADM tillsammans med DO * planerar tillsammans med DO, DL:s arbete * tecknar distriktets firma * upprättar tillsammans med övriga i AU och senior-au en sammanställning över vad senior-au förväntas göra och vill göra. * klargör ansvar för DS ledamöter * deltager i förbundsrådet * deltager i möte med regions-au * tecknar försäkringar / ser till att gällande försäkringar finns för distriktets egendom 3.3 Funktionsansvariga * leder och utvecklar arbetet inom funktionens ansvarsområde * lämnar underlag till SNAPPA UPP * upprättar/samordnar budgetförslag för resp. funktion * ansvarar för att av DST och DS fastställda arrangemang genomförs inom tilldelad ekonomisk ram * rapporterar fortlöpande till DS om funktionens verksamhet * upprättar förslag till verksamhetsberättelse för resp. funktion * samarbetar med funktionsansvariga i regionen 3.4 Program * håller kontakt med SSF programansvariga * håller sig ajour med programnyheter * stödjer kårerna i programarbetet * deltar i förbundets programutvecklingskonferens * informerar avdelningsledarna om programnyheter
SNAPPHANE SCOUTDISTRIKT ARBETSORDNING 2003-01-24 5(10) 3.5 Arrangemang * ansvarar för att av DST, DS och FL fastställda arrangemang genomförs inom tilldelad ekonomisk ram * fångar upp önskemål och synpunkter från avdelningsledarna och vidarebefordrar dessa till FL/DS 3.6 Fält- / kårutveckling * följer upp och leder kårkontakten inom distriktet * leder kårutvecklingsprojektet inom distriktet * deltar i förbundsutbildning angående kårutveckling * hjälper och stöttar kårerna med rekryterings- och övrigt fältarbete * deltar i fältkonferens * deltar i förbundets medlemsutvecklingskonferens 3.7 Utbildning * håller kontakt med SSF utbildningsansvariga * håller sig ajour med utbildningsnyheter * håller kontakt med och aktiverar KUL * genomför KUL-träffar * deltar i kurser och arrangemang i samverkan med övriga funktioner * deltar i förbundets utbildningskonferens * svarar för kontakten med och sprider information om Sensus * inhämtar uppgift på kårernas utbildningsbehov och lämnar årligen förslag på utbildningsplan för distriktet * tillgodoser kårernas behov av allmän ledarutbildning (ALU) - övriga kurser enligt DST/DS beslut * samordnar vid behov utbildningen med andra distrikt * informerar om/stimulerar till fortsatt utbildning efter ALU * ansvarar för att kursledare för distriktets behov utbildas * organiserar utbildningsteam och i samråd med dessa planerar och genomför - patrulledarutbildning - IN-kurs - ALU 1-3 - övriga kurser enligt DST/DS beslut * ansvarar för framställning av kurskatalog tillsammans med Kulla och Södra Skånes Scoutdistrikt och de övriga scoutförbunden i Skåne
SNAPPHANE SCOUTDISTRIKT ARBETSORDNING 2003-01-24 6(10) 3.8 Ekonomi * upprättar med underlag från övriga funktioner före 1/9 förslag till budget för nästkommande verksamhetsår * förvaltar distriktets likvida medel * svarar för fakturering av distriktets fordringar samt övervakar att inbetalning sker * svarar för betalning av distriktets åtagande och förpliktelser * svarar för redovisning och bokföring av distriktets kassa * svarar för distriktets bidragsansökningar * svarar för redovisning mm av skatter och avgifter * upprättar senast 02-28 förslag till bokslut för det gångna året 3.9 Administration * svarar för kansliets verksamhet * leder och fördelar arbetet för anställd personal * svarar för skötseln av distriktets lokal och lägerområde * skriver protokoll / för anteckningar vid DST, DS och AU * ansvarar för att aktuell inventarie-/utrustningsförteckning finns, samt svarar för distriktets materiel och utrustning * svarar för gemensamma inköp * svarar för utgivningen av distriktets matrikel och SNAPPA UPP * svarar för distriktets adressregister * svarar för utgivningen av distriktsmeddelande * svarar för utlämnande av nycklar 3.10 Handikappscoutkommittén * ansvarar för distriktets handikappfrågor * verkar för att kårerna erbjuder integrerad avdelningsverksamhet * sprider information om handikappscouting * genomför läger och övriga arrangemang enligt särskild plan * upprättar budgetförslag * rapporterar till DS 3.11 PR * samordnar PR vid av distriktet anordnade läger, kurser och övriga arrangemang * biträder ADM vid utformning och utgivning av distriktsmeddelande * stödjer kårerna i PR-frågor * upprättar budgetförslag * ansvarar för distriktets hemsida
SNAPPHANE SCOUTDISTRIKT ARBETSORDNING 2003-01-24 7(10) 3.12 Seniorscoutrepresentanter i DS * för distriktets ssc:s talan i DS * informerar DS om senior-au verksamhet * informerar distriktets ssc om DS arbete * håller sig ajour med nyheter inom ssc-området 3.13 Senior-AU * genomför årligen ting för distriktets seniorer * medverkar vid ssc-arrangemang * svarar tillsammans med DS för samordning och utveckling av seniorscouting * svarar för distriktets kontakt i ssc-frågor med Södra Skåne och Kulla scoutdistrikt * informerar distriktets ssc om DL:s arbete * upprättar budgetförslag för senior-au * upprättar tillsammans med AU en sammanställning över vad senior-au förväntas göra och vill göra. 3.14 Materielkommittén * ansvarar för skötsel och utlåning av distriktets materiel och utrustning * upprättar materiel-/utrustningsförteckning * rapporterar till ADM
SNAPPHANE SCOUTDISTRIKT ARBETSORDNING 2003-01-24 8(10) 4. ADMINISTRATION / RUTINER 4.1 För kansliet svarar under ADM anställd kanslist enligt särskild instruktion. Kansliet på Snapphanegården bemannas av kanslisten på tider som kungörs i SNAPPA UPP och matrikeln. Post hämtas och lämnas av kanslisten, som också ansvarar för all expediering av DL utgående skrivelser. Frankering bör ske med kansliets frankeringsapparat. 4.2 Utgående skrivelser, kallelser etc är en viktig del av DL:s ansikte utåt. Det är således viktigt att dessa handlingar upprättas enhetligt och prydligt. Ex på upprättande finns på kansliet. Ett exemplar av utgående handling arkiveras på kansliet. Vid skrivelse till en mottagare arkiveras en kopia, i övriga fall arkiveras originalet. Utgående post sänds till DS för kännedom. 4.3 Posten fördelas av kanslisten till DO, vdo eller FL. SSF-posten och protokoll från förbundsstyrelsens möte skickas till DS-ledamöter av förbundskansliet. 4.4 Ansvarig handläggare bedömer vilka beslut och åtgärder som följer av mottagen skrivelse. Förslag till beslut och åtgärder, utom rutinärende, redovisas i AU och/eller DS. 4.5 Över av AU och DS fattade beslut förs beslutsliggare genom ADM:s försorg. Beslutsliggaren följs upp vid möte med AU/DS. 4.6 FL och kommittéansvarig bemyndigas fatta beslut som föranleder utgift inom ramen för tilldelad budget. Huvuddelen av utgifterna bör betalas via räkning medan förskott utnyttjas för resor, småutgifter etc. 4.7 Begäran om förskott göres hos kansliet. Behov av sådant förskott anmäls en månad före och redovisas senast en månad efter genomfört arrangemang till kansliet. 4.8 Räkning, som skall märkas med arrangemang och beställarens namn, tillställs Snapphane Scoutdistrikt. Räkning skall bestyrkas av arrangemangsansvarig, vilket kan ske i samband med redovisningen genom uppvisande av följesedlar etc över vad som köpts på kredit. Arrangemang och kurser ska redovisas senast 1 mån efter genomförandet. 4.9 Reseersättning utgår till DS och distriktsfunktionärer, även tillfälliga, i samband med förrättning som beslutas av DS, FL eller kommittéansvarig. Reseersättningens storlek fastställs årligen av DST. 4.10 Distriktet betalar avgift och resekostnader för funktionär vid deltagande i kurs och arrangemang enligt beslut i varje särskilt fall av DS.
SNAPPHANE SCOUTDISTRIKT ARBETSORDNING 2003-01-24 9(10) 5.1 Distriktets verksamhet styrs av: - stadgarna - förbundets mål och riktlinjer - kårernas behov och önskemål - DL:s intentioner 5. VERKSAMHETSPLANERING DST fastställer mål och inriktning för distriktets verksamhet. 5.2 Kårernas behov/önskemål redovisas bl a vid KO- och KUL-träffar samt i samband med resp funktions kårkontakter. 5.3 Planerad verksamhet dokumenteras i SNAPPA UPP, som utges årligen före den 1 nov avseende följande kalenderår. Utkast till SNAPPA UPP remitteras till kårerna och diskuteras vid den årliga KO/KUL träffen i sept. Kårerna lämnar förslag på arrangemang och scoutledare anmäler sitt intresse att arbeta med genomförandet av arrangemang. Detta görs under september. Sista möjligheten att anmäla sitt intresse är på DST i oktober. Då bestäms vilka arrangemang som ska genomföras kommande år. Det måste finnas tillräckligt med funktionärer, samt en ansvarig för att arrangemanget ska kunna klubbas. Övrig verksamhet följande år bestäms på DS oktobermöte. 5.4 För läger gäller särskilda regler. 5.5 Inställande av planerat - i SNAPPA UPP redovisat arrangemang - beslutas av DS eller AU.
SNAPPHANE SCOUTDISTRIKT ARBETSORDNING 2003-01-24 10(10) 6.1 Kanslilokal 6.2 Hultet 6. LOKAL / LÄGEROMRÅDE För skötsel av kanslilokalen svarar under ADM anställd kanslist. Nycklar kvitteras av behöriga enligt särskild nyckelplan, som fastställs av DS. Den som använder kanslilokalen svarar för städning och låsning av lokalerna. Kanslilokalen bokas på kansliet. En arbetsgrupp, under ADM, ansvarar för skötseln av distriktets lägerområde Hultet och materialet där. Arbetsdagar arrangeras några gånger per år då kårerna hjälper till. Kårerna bidrager med arbetskraft i förhållande till sin storlek. Den minsta med en person och den största med fem. Rullande schema tillämpas. Lägerområdet bokas på kansliet. 7. MATERIEL OCH UTRUSTNING 7.1 Distriktets förråd av materiel och utrustning för läger finns i Snapphanegårdens källare. För förrådet på Snapphanegården ansvarar under DS/ADM en materielkommitté, som väljs av DS. DS fastställer avgift för lån av lägerutrustning. 7.2 Distriktets kanoter handhas på uppdrag av DS av Fjälkinge scoutkår. Fjälkinge scoutkår lämnar årligen förslag på avgift för lån av distriktets kanoter. Avgiften fastställs av DS.