Kommunfullmäktige KALLELSE Plats och tid för sammanträdet Tingssalen i Stadshuset, Borgholm 2011-08-22 klockan 19:00 Jan Erici / Marie-Louise Johansson Ordförande Sekreterare Utses att justera:. Plats och tid för justeringen: Kommunledningskontoret i Borgholm / 2011 OBS! ANMÄL FÖRHINDER TILL SEKR 880 18 marie-louise.johansson@borgholm.se ÄRENDEN 1. Godkännande av kungörelse Sid 2. Godkännande av dagordning 3. Gemensam nämnd för kommunal hjälpmedelsförsörjning i Kalmar län Dnr 2010/346-106. Primärkommunala nämnden beslutade 2011-06-30 ställa sig bakom föreslaget avtal till gemensam nämnd och rekommenderade respektive kommunfullmäktige att godkänna avtalet i sin helhet och utse samma ordinarie ledamot och ersättare som ingår i primärkommunala nämnden att ingå den gemensamma nämnden. Socialnämndens godkände 2011-08-10 93 avtalet om gemensam nämnd och föreslog kommunfullmäktige att ställa sig bakom föreslaget avtal och att utse samma ordinarie ledamot (Lisbeth Lennartsson C) och ersättare (Eddie Forsman M) som ingår i primärkommunala nämnden att ingå den gemensamma nämnden. Kommunstyrelsen behandlar ärendet vid sitt sammanträde 2011-08-16 och protokollsutdraget kommer att finnas tillgängligt vid sammanträdet. 4. Godkännande av garantiavtal och regressavtal, Kommuninvest Dnr 2011/83-106. Kommunstyrelsen föreslog 2011-06-07 116 kommunfullmäktige att ingå nytt regressavtal och derivatavtal (garantiavtal). 5. Revidering av arbetsordning för kommunfullmäktige. Dnr 2011/20-003. Kommunstyrelsen föreslog 2011-06-07 123 kommunfullmäktige att anta den reviderade arbetsordningen. Ändringarna framgår av markeringar i handlingen. 1-21 22-38 39-54
6. Resepolicy för anställda och förtroendevalda Dnr 2011/136-020. Kommunstyrelsen föreslog 2011-06-07 125 kommunfullmäktige att anta resepolicyn. 7. Revidering av arkivreglemente för Borgholms kommun Dnr 2011/99-003 Kommunstyrelsen föreslog 2011-06-07 122 kommunfullmäktige att anta reviderat arkivreglemente. Ändringar och kompletteringar är fetmarkerade i handlingen. 8. Vision 2020. Dnr 2011/87-012. Kommunstyrelsen föreslog 2011-06-07 128 kommunfullmäktige att godkänna visionen. 9. Namnbyte från miljö- och byggnadsnämnd till samhällsbyggnadsnämnd Dnr 2010/349-400. Kommunstyrelsen föreslog 2011-06-07 126 kommunfullmäktige att bifalla namnbytet samt att ansvaret för alla handlingar inom översiktsplaneringen överförs till samhällsbyggnadsförvaltningen. Kommunstyrelsen fortsätter dock vara huvudansvarig och uppdragsgivare i dessa ärenden. 10. Politisk styrning av Agenda 21-gruppen, 2011-2014 Dnr 2011/7-410 Kommunstyrelsen föreslog 2011-05-10 96 kommunfullmäktige att överlämna ärendet till kommande parlamentariska gruppen (beredningsgrupp för utredning av nämndorganisation) för vidare handläggning. 11. Tomträttsavtal, Skriketorp 1:25, Högby IF Dnr 2010/154-261. Kommunstyrelsen föreslog 2011-06-07 130 kommunfullmäktige att godkänna tomträttsavtalet. 12. Interpellation (Ilko Corkovic) till och svar från kommunstyrelsens ordförande gällande handläggningen av bifalla motionen Attraktiv kommun. 13. Motion (Per Lublin (ÖP) m fl kommunfullmäktigeledamöter) - Öppna kommunstyrelsesammanträden. Dnr 2011/52-109. Kommunstyrelsen föreslog 2011-05-10 97 kommunfullmäktige att avslå motionen 14. Motion (V) - personer som bor stadigvarande i Borgholms kommun utan att vara skrivna här. (Ny motion) Dnr 2011/51-109. Kommunstyrelsen föreslog 2011-05-10 99 kommunfullmäktige att avslå motionen 15. Motion (Christina Ateva C) - Tillfällig fullmäktigeberedning för landsbygdsutveckling på Norra Öland, Dnr 2011/48-109. Kommunstyrelsen föreslog 2011-05-10 101 kommunfullmäktige bifalla motionen. 55-57 58-62 63-66 67-68 69-73 74-76 77-83 84-85 86-87 88-89
16. Motion (C) - Ombyggnation av fd Ekbacka 1 och 2 till lägenheter. Dnr 2011/58-109. Kommunstyrelsen föreslog 2011-06-07 131 kommunfullmäktige att avslå motionen. 17. Motion (Sven-Ingvar Nilsson C) - Förbättringsåtgärder vid badstränderna i Borgholm. Dnr 2011/59-109. Kommunstyrelsen föreslog 2011-06-07 132 kommunfullmäktige att bifalla motionen. 18. Motion (ÖP) - Högspänningsledning i Rälla. Dnr 2011/84-109. Kommunstyrelsen föreslog 2011-06-07 133 kommunfullmäktige att avslå motionen. 19. Medborgarförslag (Annika Liepa) - Farthinder Sandgatan m m Dnr 2011/194-008. Anmälan, lämnas till kommunstyrelsen för beredning. 20. Medborgarförslag (Ann Nilsson) - Införande av läkemedelskörkort för nyanställda inom vården Dnr 2010/48-008. Kommunstyrelsen föreslog 2011-05-10 102 kommunfullmäktige att avslå medborgarförslaget. 21. Medborgarförslag (Tommy Melin m fl) - Områdesbestämmelser för del av Stenkusten. Dnr 2010/285-008. Kommunstyrelsen föreslog 2011-05-10 109 kommunfullmäktige bifalla medborgarförslaget och lämna till miljö- och byggnadsförvaltningen att följa arbetet och ansvara för uppföljning. 90-92 93-94 95-96 97-98 99-101 102-110 _ Skickas digitalt 2011-08-10
1 2011-06-30 Kommunfullmäktige Gemensam nämnd för kommunal hjälpmedelsförsörjning i Kalmar län Bakgrund Sedan kommunerna i länet 2008 övertog ansvaret för hemsjukvård har de i olika grad utvecklat den lokala rehabiliterings- och hjälpmedelsverksamheten. Flertalet kommuner har bl a byggt upp egna basförråd och anställt fler arbetsterapeuter och sjukgymnaster. Några kommuner har även tillgång till lokala tekniker/reparatörer. Behoven av service och insatser från länsnivån har således delvis förändrats. Inför årsskiftet 2010/2011 sade därför samtliga kommuner upp det nuvarande hjälpmedelsavtalet med landstinget fr o m 2012-01-01. I samband därmed uppdrog kommunerna åt regionförbundets Primärkommunala nämnd att arbeta fram ett förslag till kommunal samverkansmodell för hjälpmedelsförsörjningen i länets kommuner. Förslag Arbetet har utmynnat i bifogat förslag om inrättande av en gemensam nämnd kallad Kommunernas hjälpmedelsnämnd i Kalmar län. Förslaget till avtalstext och reglemente har tagits fram med stöd från förbundsjurist Staffan Wikell på Sveriges kommuner och Landsting. Grundtanken är att varje kommun framöver äger sina egna hjälpmedel och har kvar sina basförråd och sin rehabiliteringspersonal, men att man samverkar kring mer avancerade hjälpmedel samt specialistkompetenser, upphandling och inköp, utbildning m m. Avsikten är att verksamheten ska ledas av en chef med bakgrund som legitimerad yrkesutövare inom området samt med erfarenhet som chef och ledare. Kalmar kommun föreslås bli värdkommun för den gemensamma nämnden, vilket fullmäktige sagt ja till 2011-06-20. P g a länets avlånga geografi behöver den gemensamma verksamheten i form av hjälpmedelscentraler och förråd för avancerade hjälpmedel organiseras på två orter (Kalmar och Västervik) för att underlätta för såväl brukare som förskrivare. Bifogat finns följande handlingar: Förslag till Avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet för kommunerna i Kalmar län bilaga 1 verksamhetsbeskrivning för gemensam Hjälpmedelsverksamhet mellan kommunerna i Kalmar län bilaga 2 Överenskommelse om delaktighet i upphandling och REGIONFÖRBUNDET I KALMAR LÄN Besöksadress: Nygatan 34 i KALMAR, Postadress: Box 762, SE-391 27 KALMAR Tel: 0480-44 83 30, Fax: 0480-546 54, E-post: info@rfkl.se, www.rfkl.se
2 2 sortimentsgruppsarbete bilaga 3 Överenskommelse om särskilda villkor för verksamhetsåret 2012 bilaga 4 Reglemente för gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet mellan kommunerna i Kalmar län bilaga 5 Budget år 2012 Av den föreslagna budgeten för 2012 framgår att den totala kostnaden för de båda hjälpmedelscentralerna inkluderande förråden beräknas till 27 559 553 kronor. Den fasta avgiften för respektive kommun framgår i budgeten av kantrubriken Kommunbidrag efter folkmängd. Därtill betalar kommunen en rörlig kostnad för konsumtion vars storlek beror på i vilken utsträckning kommunen nyttjar t ex specialistkompetens så som hjälpmedelskonsulenter, tekniker etc. Sist i budgeten finns även beräknade kostnader relaterade till uppbyggnaden av enheten under 2011. Avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet med tillhörande bilagor behandlades av Primärkommunala nämnden 2011-06-30. PKN beslutade att ställa sig bakom föreslaget Avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet mellan kommunerna i Kalmar län med tillhörande bilagor och rekommenderar respektive kommunfullmäktige att godkänna avtalet i sin helhet samt att föreslå respektive fullmäktige att utse samma ordinarie ledamot/ledamöter och ersättare till den gemensamma nämnden som fullmäktige tidigare valt att ingå i regionförbundets primärkommunala nämnd innevarande mandatperiod. Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att ställa sig bakom föreslaget Avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet mellan kommunerna i Kalmar län med tillhörande bilagor samt att utse samma ordinarie ledamot/ledamöter och ersättare till den gemensamma nämnden som fullmäktige tidigare valt att ingå i regionförbundets primärkommunala nämnd innevarande mandatperiod. Undertecknad är tacksam för protokollsutdrag när fullmäktige fattat beslut i ärendet. Enligt uppdrag Cecilia Nilsson Områdesansvarig för Välfärd
SOCIALNÄMNDEN 3 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer 2011-08-10 92-95 93 Dnr 2011/211-770 SN Gemensam nämnd för kommunal hjälpmedelsförsörjning i Kalmar län. Lisa Källén informerar att en gemensam nämnd för kommunal hjälpmedelsförsörjning ska inrättas för att fr o m 2012-01-01 ansvara för hjälpmedelsförsörjning avseende avancerade hjälpmedel och specialistkompetenser inom hjälpmedelsområdet i länets samtliga kommuner (se missiv daterat 2011-06-30 bilaga 6). Beslut om den gemensamma nämnden ska slutligt fattas av kommunfullmäktige. Bedömning: Eftersom hjälpmedelsverksamheten ligger inom socialnämndens ansvarsområde bör beslut om den för länet gemensamma nämnden för hjälpmedelsförsörjning först fattas av socialnämnden som därefter begär att kommunfullmäktige fattar ett likalydande beslut Socialnämnden beslutar a t t godkänna föreslaget avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamheten mellan kommunerna i Kalmar län med tillhörande bilagor 1-5 Socialnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta a t t a t t ställa sig bakom föreslaget avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamheten mellan kommunerna i Kalmar län med tillhörande bilagor 1-5, samt utse samma ordinarie ledamot/ledamöter och ersättare till den gemensamma nämnden som fullmäktigare tidigare valt att ingå i regionförbundets primärkommunala nämnd innevarande mandatperiod. Utdragsbestyrkande
4 1 AVTAL OM GEMENSAM NÄMND FÖR HJÄLPMEDELSVERKSAMHET mellan kommunerna Kalmar Västervik Oskarshamn Mönsterås Vimmerby Högsby Hultsfred Mörbylånga Borgholm Nybro Emmaboda Torsås Ovannämnda kommuner har kommit överens om att fr.o.m. 1 januari 2012 inrätta en gemensam nämnd, kallad Kommunernas hjälpmedelsnämnd i Kalmar län, för samverkan angående rehabilitering och försörjningsverksamhet för tekniska hjälpmedel. För nämndens arbete gäller reglemente enligt bilaga 4. Avtalshandlingar med bilagor och dess inbördes ordning Följande handlingar utgör delar av avtalet 1 Avtal om inrättande av gemensam nämnd för kommunerna i Kalmar läns gemensamma hjälpmedelsverksamhet denna handling bilaga 1 verksamhetsbeskrivning för gemensam Hjälpmedelsverksamhet mellan kommunerna i Kalmar län bilaga 2 Överenskommelse om delaktighet i upphandling och sortimentsgruppsarbete bilaga 3 Överenskommelse om särskilda villkor för verksamhetsåret 2012 bilaga 4 Reglemente för gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet mellan kommunerna i Kalmar län bilaga 5 Budget år 2012 1 Uppgifter m.m. Kalmar kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden. Nämnden ingår i värdkommunens organisation. Nämnden ansvarar gentemot de olika huvudmännen för den verksamhet och de uppgifter som de samverkande kommunerna enligt detta avtal lagt på nämnden. Den gemensamma nämnden fullgör de samverkande kommunernas uppgifter beträffande avancerade tekniska hjälpmedel och driften av en länsövergripande enhet, Hjälpmedelsenheten i Kalmar län. I detta ingår funktioner för upphandling, inköp, lagerhållning, teknisk service, rådgivning/utprovning, recirkulation, distribution, utbildning, utveckling, information, ekonomisk redovisning, IT-stöd samt sammankallande för sortimentgrupp. För verksamhetsbeskrivning, se bilaga 1 1 1 Verksamhetsbeskrivning för kommunernas Hjälpmedelsenhet i Kalmar län
5 2 De samverkande kommunerna fastställer ett gemensamt sortiment. Service ges på lika villkor för kommunerna. De samverkande kommunerna är överens om att samarbetet skall bedrivas med ett likställt och demokratiskt arbetssätt. 2 Nämndens sammansättning Parterna rekommenderar att den gemensamma nämnden skall bestå av femton ledamöter och femton ersättare. Oskarshamn, Västervik och Kalmar utser vardera två ledamöter och två ersättare. Övriga kommuner utser vardera en ledamot och en ersättare. Kalmar kommun utser även ordförande och vice ordförande bland nämndens ledamöter. Nämnden skall ha ett arbetsutskott. Parterna är överens om att ledamöterna bör utses på följande sätt. Utskottet skall bestå av tre ordinarie ledamöter, varav en ledamot och en ersättare från Kalmar kommun, en ledamot och en ersättare från kommungruppen Mörbylånga, Borgholm, Nybro, Emmaboda, Torsås samt en ledamot och en ersättare från kommungruppen Västervik, Oskarshamn, Mönsterås, Högsby, Hultsfred, Vimmerby 3 Mandatperiod Den gemensamma nämndens mandatperiod skall vara fyra år räknat från den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. Nämndens verksamhet skall dock upphöra tidigare om uppsägning av detta avtal sker före mandatperiodens utgång. Första mandatperioden löper dock från 2012-01-01 till och med 2014-12-31. 4 Administration Omsorgsförvaltningen i Kalmar kommun har ansvaret för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt för planering och administration av nämndens verksamhet. Den för uppgiften inrättade länsövergripande Hjälpmedelsenheten i Kalmar har ansvaret för den praktiska hjälpmedelsverksamheten. Hjälpmedelschefen är föredragande i nämnden. 5 Insyn och inflytande i förvaltningen De samverkande kommunerna har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning som gäller den gemensamma nämndens verksamhet. Nämnden skall till respektive kommun kvartalsvis rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är. En ledningsgrupp bestående av tjänstemän skall inrättas. Gruppen skall föreslå inriktning av verksamheten, följa utvecklingen av verksamheten samt i övrigt bevaka kommunernas intressen. Budget och bokslut skall underställas ledningsgruppen för synpunkter.
6 3 Varje kommun skall utse en ordinarie ledamot och en ersättare i ledningsgruppen. Ledningsgruppen har vid behov möjlighet att låta andra än ledamöterna närvara. Ledningsgruppen skall utse ordförande, tillika sammankallande. Ledningsgruppen skall under första året sammanträda minst åtta till tio gånger. Därefter beslutar gruppen om antal möten per år. Möten och sammanträden förläggs i mitten av länet om inte ledningsgruppen bestämmer något annat. Utöver de tolv ledamöterna och ersättarna ingår Hjälpmedelschefen i ledningsgruppen. Hjälpmedelschefen är föredragande i ledningsgruppen. 6 Uppföljning Uppföljning av verksamheten skall ske kvartalsvis. Ledningsgruppen föreslår gemensamma nämnden vad som skall följas upp samt hur uppföljningen ska ske. 7 Kostnadsfördelning Efter samråd med övriga samverkande kommuner skall kommunfullmäktige i värdkommunen fastställa budget och verksamhetsplan för den gemensamma nämnden. Förslag till budget och verksamhetsplan skall tillställas kommunerna senast den 30 april varje år. De samverkande kommunerna svarar för den gemensamma nämndens och Hjälpmedelsenhetens kostnader. Respektive kommun skall utge en årligt avgift till verksamheten med en invånarbaserad andel (antalet kommuninvånare/antalet invånare i de samverkande kommunerna) av de totala kostnaderna. Vid beräkning av budgeten skall invånarantalet den 1 november föregående år ligga till grund för beräkningen. Den årliga avgiften skall erläggas halvårsvis i förskott, under mars och september varje år efter faktura från Hjälpmedelsenheten. Ekonomisk avstämning skall göras kvartalsvis. Kalmar kommun skall omgående meddela de samverkande kommunerna resultatet av avstämningen. Månadsstatistik lämnas för uppföljning till varje kommun. Vid avveckling av verksamheten svarar de samverkande kommunerna för kostnaderna enligt samma fördelningsgrund som i andra stycket ovan. Om det under år 2012-01-01 tom 2012-12-31 konstateras att förutsättningarna för kommunernas framtida hjälpmedelsförsörjning innebär kostnader som hänför sig till verksamhetsövergång av personal och som medför övertalighet, så förbinder sig de samverkande kommunerna att solidariskt dela på denna överkostnad under den angivna perioden 8 Äganderätt till egendom
7 4 Var och en av de samverkande kommunerna behåller äganderätten till de inventarier, varulager och reservdelslager som den kommunen äger vid ingången av giltighetstiden för detta avtal och som de därefter förvärvar. 9 Försäkring Den kommun som har äganderätt till egendom som nyttjas i hjälpmedelsverksamheten har ansvaret för att egendomen är försäkrad. 10 Avtalstid Detta avtal gäller fr.o.m. den 1 januari 2012 t.o.m. den 31 december 2014. Därefter löper avtalet tills vidare med två kalenderårs uppsägningstid. Uppsägning kan tidigast ske efter 36 månader, det vill säga tidigast den 31 december år 2014 för att träda i kraft den 1 januari två år senare. Uppsägning skall vara skriftlig. 11 Omförhandling Om de omständigheter som ligger till grund för detta avtal skulle väsentligt förändras har den berörda kommunen rätt att påkalla omförhandling av detta avtal. 12 Tvister Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal skall avgöras av allmän domstol. 13 Avtalets giltighet Detta avtal gäller under förutsättning att kommunfullmäktige i respektive kommun godkänt avtalet genom beslut som vunnit laga kraft. Avtalet är upprättat i tolv likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt. För Kalmar kommun För Västerviks kommun För Oskarshamns kommun För Nybro kommun För Vimmerby kommun För Mörbylånga kommun
8 5 För Hultsfreds kommun För Mönsterås kommun För Borgholms kommun För Emmaboda kommun För Torsås kommun För Högsby kommun
9 1 Bilaga 1 Verksamhetsbeskrivning för gemensam hjälpmedelsverksamhet mellan kommunerna i Kalmar län 1. Bakgrund och mål för gemensam hjälpmedelsverksamhet Ett tjänsteutvecklingsprojekt om kommunernas framtida hjälpmedelsförsörjning har initierats av Kalmar läns kommuner. En kunskapsöversikt om olika möjligheter att bedriva framtida hjälpmedelsförsörjning har genomförts i Fokus regi med Regionförbundets primärkommunala nämnd, PKN, som uppdragsgivare. Tjänsteutvecklingsprojektet och kunskapsöversikten utmynnade i att länets kommuner har kommit överens om att från och med 2012-01-01 inrätta en gemensam nämnd, kallad Kommunernas hjälpmedelsnämnd i Kalmar län för samverkan angående hjälpmedelsförsörjning för avancerade tekniska hjälpmedel och etablera en ny kommunal länsgemensam hjälpmedelsverksamhet, Hjälpmedelsenheten. Kalmar kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden och arbetsgivare för Hjälpmedelsenheten som levererar de varor och tjänster länets kommuner beslutat att samverka om. Kalmar kommun planerar en arbetsplats i Västervik och en arbetsplats i Kalmar. Varje kommun i länet planeras därutöver bedriva lokalt anpassad hjälpmedelsverksamhet. Hjälpmedelsenheten och de lokala hjälpmedelsverksamheterna ersätter tidigare hjälpmedelsverksamheter där landstinget vid sidan av egen hjälpmedelsverksamhet, verksamhet för privata vårdgivare även bedrev verksamhet för kommunernas räkning, enligt löpande avtal. 2. Kommunerna har skyldighet att inom sitt ansvarsområde vid behov tillhandahålla tekniska hjälpmedel till sina invånare. Varje kommun äger sina respektive hjälpmedel och har det primära ansvaret för dem. Kommunerna har en lokal organisation för att förskriva, distribuera och hantera hjälpmedel till enskilda brukare/patienter. Kommunerna har således all direktkontakt med enskilda medborgare, brukarna/patienterna. Hjälpmedelsenheten finns för att bistå respektive kommun i hjälpmedelsfrågor, främst avseende avancerade hjälpmedel, specialistkompetens och praktisk hantering kring hjälpmedlen. Hjälpmedelsenheten levererar enbart till kommunerna. 3. Samarbetet bedrivs på affärsmässiga grunder och med stor öppenhet kring kostnader och prissättningsmodeller. Samarbetet förutsätter också en stor delaktighet från respektive deltagande kommun kring sortimentsarbete, såväl inför upphandlingar som löpande under avtalsperioder. 4. Målet med Hjälpmedelsenheten är att verksamheten sammantaget skall bedrivas med hög kompetens och mer kostnadseffektivt än om varje kommun organiserat sin egen hjälpmedelsverksamhet. 5. Särskilda villkor för verksamhetsåret 2012 Uppbyggnaden av Hjälpmedelsenheten påbörjades under 2011, men kommer inte att vara färdig vid den överenskomna driftstarten 2012-01-01. Under åtminstone första halvåret 2012 kommer Hjälpmedelsenheten att vara under fortsatt uppbyggnad, avseende såväl personal och kompetenser, som olika stödsystem och rutiner.
10 2 De vilande åtagandena och de särskilda villkoren kan successivt under år 2012 fasas ut allteftersom Hjälpmedelsenheten bygger upp resurser, kompetens och stödsystem 1. Om, och i sådant fall när, de särskilda villkoren skall fasa ut avgörs av chefen för Hjälpmedelsenheten. 6. Omfattning av samarbetet Samarbetet är indelat i tre delar: en obligatorisk del, Hjälpmedelsenhetens basutbud (sid 3 p11 ) en del där deltagande kommun väljer bland produkter från ett upphandlat ramavtal och bland standardiserade tjänster, Hjälpmedelsenhetens standardutbud (sid 4 p12 ) en del där individuella speciallösningar hanteras, Hjälpmedelsenhetens specialöverenskommelser (sid 4 p13) 6.1 Revidering av deltagandet i samarbetet Omfattningen kan revideras årligen av deltagande kommun och/eller Hjälpmedelsenheten. Sådan revidering skall anmälas till motparten senast i januari månad året innan verksamhetsåret. Observera att revidering av omfattning kan komma att påverka Hjälpmedelsenhetens priser och således påverkas även indirekt berörda deltagande kommun. 7. Produkter inom Hjälpmedelsenheten Hjälpmedelsenheten skall tillhandahålla gemensamt upphandlade produktramavtal avseende hjälpmedel. Produkterna köps av respektive kommun, varvid köparen primärt har det fulla ansvaret för produktens användning, underhåll, återanvändning och kassation. 7.1 Produkter - leveranstider Leveranstider för nya produkter framgår av ramavtalen och respektive leverantör ansvarar för dessa leveranstider. För leveranstider av begagnade produkter ansvarar Hjälpmedelsenheten. 8. Tjänster och kompetenser inom Hjälpmedelsenheten o Hjälpmedelskonsulent och hjälpmedelstekniker o Inköpare/upphandlare o Administration/ekonomi och IT-stöd o Logistik/förrådshantering och transporter av hjälpmedel o Reparation/rekonditionering och tvätt av hjälpmedel 8.1 Tjänster - servicenivåer tillgänglighet Hjälpmedelsenheten garanterar servicenivåer och tillgänglighet gentemot deltagande kommun avseende tjänster i Hjälpmedelsenhetens basutbud och i Hjälpmedelsenhetens standardutbud. Servicenivåer/tillgänglighet och priser kan justeras årligen. 1 Bilaga 3 Överenskommelse om särskilda villkor för verksamhetsåret 2012
11 3 8.2 Tillfällig begränsning av servicenivå/tillgänglighet Tillfälliga begränsningar av servicenivå/tillgänglighet ska meddelas med minst två (2) veckors framförhållning. 9. Kvalitet uppföljning Hjälpmedelsenheten och deltagande kommun skall hålla gemensamma kvalitetsmöten minst två gånger per år. Hjälpmedelsenheten arrangerar och kallar till dessa möten med minst två månaders framförhållning. Eventuellt förhinder för (en eller flera) deltagande kommuner att delta i gemensamt möte, medför ingen skyldighet för Hjälpmedelsenheten att anordna nytt kompletterande möte. När ny upphandling resulterat i byte av leverantör, bedöms det kunna bli aktuellt under en period (max 6 mån) med tätare avstämningsmöten. Detaljerna kring detta får överenskommas vid varje tillfälle. 9.1 Innehåll/agenda för kvalitetsmöten Syftet med kvalitetsmötena är att diskutera avvikelser i levererad kvalitet, avvikelser från utlovade servicenivåer, etc, för att komma fram till lösningar och/eller åtgärder för att förbättra leveranserna. 9.2 Övergripande uppföljning av Hjälpmedelsenheten Frågor av mer övergripande och/eller generell karaktär, samt justeringar av gällande avtal kring Hjälpmedelsenheten hanteras av den gemensamma nämnden. Detsamma gäller hantering av över- respektive underskott i samband med avslutat verksamhetsår. 10. Priser fördelningsprinciper Priserna för de olika delarna i Hjälpmedelsenheten baseras på olika typer av fördelningsprinciper, vilka skall vara tillgängliga och möjliga att kontrollera för samtliga deltagande kommuner. 10.1 Revidering av fördelningsprinciper Fördelningsprinciperna kan revideras under avtalstiden, men senast den sista april skall fördelningsnycklarna för det kommande verksamhetsåret fastställas. Initiativ till revidering kan komma från Hjälpmedelsenheten eller någon kommun, men en revidering kräver att minst fyra av de deltagande kommunerna röstar för den föreslagna förändringen. Uppnås inte sådan majoritet, kvarstår den befintliga fördelningsprincipen. 11. Fördelningsnyckel Hjälpmedelsenheten basutbud Denna grundläggande och därför obligatoriska del av Hjälpmedelsenheten finansieras enligt en fördelningsnyckel som speglar varje deltagande kommuns proportionella andel av den sammanlagda befolkningen i Kalmar län. För att vara fullt transparent och medge utvidgning av medlemsantalet i Hjälpmedelsenhetens samarbete, skall denna fördelningsnyckel revideras årligen. Befolkningsstatistik 1 november året innan budgeten tas fram används som fördelningsnyckel. De kostnader som skall fördelas enligt denna nyckel är de övergripande och fasta kostnaderna för Hjälpmedelsenhetens verksamhet: lokalkostnader,
12 4 kostnader för stödsystem, kostnader för kontorsutrustning, verkstads- och förrådsutrustning, personalkostnader ledning av Hjälpmedelsenheten samt andra kostnader i enlighet med överenskommelse. 12. Fördelningsnyckel Hjälpmedelsenhetens standardutbud (konsumtion) Denna rörliga del av Hjälpmedelsenheten finansieras genom att respektive nyttjare betalar för sin förbrukning enligt en självkostnadsbaserad à- prissättning (per timma, per styck eller motsvarande). Priset sätts av Hjälpmedelsenheten efter att ha inhämtat uppskattade och/eller garanterade volymer från deltagande kommun. Priserna kan variera beroende på bland annat garanterade volymer. De kostnader som skall fördelas enligt denna nyckel är de volymberoende, rörliga kostnaderna för Hjälpmedelsenhetens verksamhet dvs Personalkostnader; andel av personalkostnaden, inkl omkostnader, motsvarande tidsåtgången för utprovning, anpassning, specialanpassning, reparation, samt i viss mån även besiktning och rekonditionering Kostnader för köpta tjänster av underleverantörer exempelvis transporter, rekonditionering, sänghantering och lyfthantering (dessa kan preciseras som styckpriser, timpriser eller kostnad per tur/motsvarande) 13. Fördelningsnyckel Hjälpmedelsenheten specialöverenskommelser Denna individuellt varierande del av Hjälpmedelsenheten samarbetet finansieras av respektive deltagande kommun och baseras på Hjälpmedelsenhetens självkostnadskalkyl, inkl riskpåslag, för att utföra den/de aktuella tjänsterna. Samtliga kostnader som uppstår i anledning av en beställning om en specialöverenskommelse skall belasta den aktuella deltagande kommunen. 14. Betalningsvillkor Hjälpmedelsenhetens basutbud debiteras halvårsvis i förskott, under mars och september varje år. Hjälpmedelsenhetens standardutbud och specialöverenskommelser debiteras utifrån faktisk förbrukning månadsvis i efterskott. Faktureringsvillkor är 30 dagar netto. 15. Ansvar Hjälpmedelsenheten ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande regler och bestämmelser. Hjälpmedelsenheten ansvarar vidare för att de tjänster som utförs åt kommunerna utförs på ett professionellt sätt och i överensstämmelse med normal standard för respektive bransch/typ av åtagande. 16. Ansvarsbegränsning
13 5 Hjälpmedelsenheten ansvarar för det fel eller den försummelse som ligger Hjälpmedelsenheten till last vid utförande av uppdrag enligt detta avtal och skall ersätta den skada som åsamkats deltagande kommun eller tredje man gentemot vilken deltagande kommun svarar. Sådan ersättningsskyldighet skall dock vara begränsad till tio basbelopp, baserat på gällande basbelopp i oktober året före skadan uppstod. Vidare gäller att sådant fel eller försummelse skall påtalas till Hjälpmedelsenheten senast inom en månad från det att det påstådda felet eller försummelsen upptäcktes av deltagande kommun, eller inom sex månader från det att felet eller försummelsen borde ha upptäckts av deltagande kommun. Om inte felet eller försummelsen påtalats inom dessa frister, kan inte längre Hjälpmedelsenheten ställas till ansvar för saken. -------------------------------------------------------
14 1 Bilaga 2 Överenskommelse om delaktighet i upphandling och sortimentsgruppsarbete Följande gäller avseende omfattningen på de deltagande kommunernas delaktighet i olika moment inom Hjälpmedelsenheten: Kommunerna förutsätts delta i sortimentsgruppsarbetet. Hjälpmedelsenheten deltar med konsulent samt tekniker i grupperna för elrullstolar, manuella rullstolar, lyftar, sängar, rollatorer samt gåbord. Hjälpmedelsenheten deltar även med inköpare vid behov samt sekreterare. Hjälpmedelsenheten organiserar och administrerar sortimentsgrupparbetet. Sortimentsgruppsmöten: 1 g / termin för uppföljning samt bevakning av nyheter i perioderna mellan upphandlingarna. Vid behov tätare möten inför ny upphandling. Kravprofil på sortimentsgruppsdeltagare: Representanterna i sortimentsgrupperna ska ha god kännedom om sortiment, delge egna och kollegors erfarenheter. Representanterna ska vid behov medverka i nödvändiga upphandlingsprocesser samt hålla sig uppdaterade inom området. Representanterna utser ersättare i händelse av frånvaro. Representanterna har erfarenhet på aktuellt produktområde Representanterna har förståelse för ekonomiska frågor Representanterna har mandat från sin chef
15 1 Bilaga 3 Överenskommelse om särskilda villkor för verksamhetsåret 2012 Den faktiska uppbyggnaden av Hjälpmedelsenheten påbörjades under år 2011, men kommer inte att vara färdig vid driftstarten 2012-01-01. Under åtminstone första halvåret 2012 kommer Hjälpmedelsenheten att vara under fortsatt uppbyggnad avseende såväl personal och kompetenser, som olika stödsystem och rutiner. Av denna anledning följer här ett antal särskilda villkor avseende deltagande kommun respektive Hjälpmedelsenhetens rättigheter och skyldigheter enligt denna överenskommelse vilka kommer att gälla tills vidare, dock längst under verksamhetsåret 2012. Dessa särskilda villkor ersätter och/eller kompletterar de ordinarie avtalstexterna. De särskilda villkoren kan successivt fasas ut under år 2012 allteftersom Hjälpmedelsenheten bygger upp resurser, kompetens och stödsystem. Hjälpmedelschefen avgör lämplig tidpunkt för utfasning. Angående revidering av omfattning (Bilaga 1 Verksamhetsbeskrivning p 6) Under Hjälpmedelsenhetens första 12 månader gäller att endast marginella revideringar får göras till verksamhetsåret 2013. Den tidigaste tidpunkt deltagande kommun i större utsträckning kan revidera omfattningen av sitt deltagande i Hjälpmedelsenheten blir således 2014-01-01, vilket förutsätter att revideringen anmäls till Hjälpmedelsenheten senast 2013-08-31. Angående kvalitetsmöten (Bilaga 1 Verksamhetsbeskrivning p 9) Under uppstarten av Hjälpmedelsenheten (under åtminstone första halvåret 2012) kommer avstämningsmöten att hållas tätare, exakta intervall överenskommes i avstämningsgruppen. Prissättning Inför verksamhetsåret 2012 är det svårt att budgetera till rätt nivå, avseende såväl fasta som rörliga kostnader. Det beror på att erfarenhet saknas av vidareförsäljning, volymerna är osäkra och kostnadsbilden blir därför delvis oklar. Av denna anledning kan Hjälpmedelsenheten under det pågående verksamhetsåret 2012 behöva revidera kostnadsbilden. Normalt skall sådana revideringar endast ske inför budgetarbetet kommande verksamhetsår. Preliminära gemensamma kostnader relaterade till uppbyggnad av Hjälpmedelsenheten år 2011 Hjälpmedelschef 100% oktober-december Upphandlare 100% september-december Systemförvaltare 100% september-december Fördelning av gemensamma kostnader Personalkostnaderna enligt ovan, beräknas till cirka 500 000 kronor, vilket kommunerna
16 2 solidariskt finansierar enligt fördelningsprincip i 7 Avtal om gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet. Tillämpad fördelningsnyckel är andel av Kalmar läns befolkning 1. Kommunernas beräknade personalkostnader i kronor år 2011 efter fördelningsnyckel andel inv i Kalmar län: Kalmar 134 421 kr Oskarshamn 55 961 kr Västervik 77 596 kr Vimmerby 33 074 kr Nybro 42 143 kr Torsås 14 930 kr Mörbylånga 29 919 kr Högsby 12 340 kr Hultsfred 29 369 kr Emmaboda 19 563 kr Borgholm 22 915 kr Mönsterås 27 680 kr Investeringarna hanteras enligt följande: Kalmar som värdkommun avsätter ett investeringsanslag för nyanskaffning av utrustning till de båda Hjälpmedelscentralerna i Kalmar och Västervik. Kalmar äger då utrustningen. Avskrivningar på investeringsanslag skall ske i driftbudgeten för Hjälpmedelscentralerna. Avskrivningarna delas solidariskt mellan länets kommuner enligt grundmodellen. Om en kostnad uppstår år 2011 beror dels på när investering sker och dels på när avskrivningarna aktiveras. Eftersom total investeringskostnad inte är känd förskjuts aktiveringen av avskrivningarna till år 2012. 1 bilaga 5 Budget år 2012
17 1 Bilaga 4 Reglemente för gemensam nämnd för hjälpmedelsverksamhet mellan kommunerna i Kalmar län Kalmar, Borgholm, Mörbylånga, Nybro, Torsås, Emmaboda, Mönsterås, Hultsfred, Vimmerby, Högsby, Oskarshamn, Västervik kommuner har kommit överens om att from 2012-01-01 inrätta en gemensam nämnd kallad Kalmar kommuners Hjälpmedelsnämnd, för samverkan angående tekniska hjälpmedel. Kalmar kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden, som tillsätts i Kalmar kommun och ingår i dess organisation. Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente antaget av respektive kommunfullmäktige i de samverkande kommunerna och ett mellan kommunerna ingånget samverkansavtal för den gemensamma nämnden. 1 Uppgifter mm Den gemensamma nämnden fullgör de samverkande kommunernas uppgifter beträffande försörjningen av tekniska hjälpmedel. Utöver vad som följer av lag skall nämnden tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med detta reglemente och samverkansavtalet. Nämnde ska till respektive kommun kvartalsvis rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är. 2 Mandatperiod Den gemensamma nämndens mandatperiod ska vara fyra år räknat från den 1 januari året efter det att allmänna val till kommunfullmäktige hållits i hela landet. Nämndens verksamhet skall dock upphöra tidigare om uppsägning av detta avtal sker före mandatperiodens utgång. 3 Sammanträden Den gemensamma nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Nämnden sammanträder i Kalmar kommun om inte nämnden bestämmer annat 4 Nämndens sammansättning Nämnden består av femton ledamöter och femton ersättare. Kalmar, Västervik och Oskarshamn utser två ordinarie ledamöter och två ersättare vardera, medan övriga kommuner utser vardera en ledamot och en ersättare.kalmar kommun utser bland nämndledamöterna ordförande och vice ordförande. 5 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde skall en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe.
18 2 En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har inträtt i ledamotens ställe. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra när ärendet handlagts. 6 Anmälan av förhinder Om en ledamot är förhindrad att delta vid ett sammanträde ska ledamoten kalla sin ersättare till sammanträdet. Om en ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde skall snarast anmäla det till nämndens sekreterare. Ledamot som kallat ersättare att delta vid sammanträdet skall även anmäla detta till sekreteraren. 7 Ordförande svarar för kallelsen till sammanträde. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får delta vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen skall åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som hör till ett ärende skall bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Kallelsen skall även för kännedom tillställas tjänstemännen i den i samverkansavtalet nämnda ledningsgruppen samt kommunkansliet (motsv.) i respektive kommun. När varken ordförande eller vice ordförande kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldsta ledamoten göra detta. 8 Ersättare för ordförande Om varken ordförande eller vice ordförande kan delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten uppgiften. Om ordföranden på grund av sjukdom eller annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 9 Justering och anslag av protokoll m.m. Nämndens protokoll justeras av en ordförande och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. Justering av nämndens protokoll skall tillkännages på var och en av de samverkande kommunernas anslagstavlor. Nämndens kansli har ansvaret för att kontrollera när detta har gjorts. Kansliet bör samråda med de samverkande kommunernas kansli så att anslag görs på samma dag i samtliga kommuner.
19 3 Protokollet ska tillställas nämndens ledamöter och ersättare samt föredragande tjänsteman. Det ska även tillställas tjänstemännen i ledningsgruppen samt kommunkansliet (motsv) i respektive kommun. Nämndens ordförande avgör vilka som därutöver skall tillställas protokollet. 10 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligen. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkt som har bestämts för justering av protokollet. 11 Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden eller anställd som nämnden bestämmer. 12 Undertecknad av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som skall underteckna handlingar 13 Arbetsutskott Inom nämnden skall det finnas ett arbetsutskott. Det är parternas önskan att arbetsutskottet ska bestå av tre ledamöter, varav en ledamot och en ersättare från Kalmar kommun, en ledamot och en ersättare från kommungruppen Nybro, Torsås, Emmaboda, Mörbylånga, Borgholm, samt en ledamot och en ersättare från kommungruppen Oskarshamn, Mönsterås, Hultsfred, Högsby, Vimmerby, Västervik. 14 Beredning av ärenden De ärenden som skall avgöras av den gemensamma nämnde i dess helhet skall beredas av utskottet om beredning behövs. Nämnden har rätt att besluta att ett ärende skall tas upp utan föregående beredning. En ledamot i utskottet får begära att den nämnd under vilken hjälpmedelsfrågorna sorterar i respektive kommun skall höras i ett ärende som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. När ett ärende har beretts skall utskottet lägga fram förslag till beslut. 15 Personuppgiftsansvarig Nämnden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas inom nämndens verksamhetsområde. 16 Arkiv Nämnden är arkivansvarig för de arkiv som bildas inom nämndens verksamhetsområde.
20 4 17 Ersättning till förtroendevalda Respektive kommun betalar ut ersättning till kommunens ledamöter och ersättare i nämnden enligt de ersättningsbestämmelser som gäller för den kommun ledamoten eller ersättaren företräder. 18 Revision Den gemensamma nämnden skall granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna. Det är enbart fullmäktige i den kommun som valt ledamoten i fråga som vid vägrad ansvarsfrihet kan besluta om entledigande från uppdraget.
21
KOMMUNSTYRELSEN 22 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer 2011-06-07 115-136 116 Dnr 2011/83-106 KS Godkännande av garantiavtal och regressavtal, Kommuninvest. Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde 2011-04-26 redogjorde tf ekonomichef Carina Cerafiani för ärendet. Medlemmarna i Kommuninvest ekonomisk förening beslutade vid stämman 2011 att medlemmarna ska ingå dels ett förtydligat regressavtal som ersätter nuvarande regressavtal, dels ett garantiavtal om medlemmarnas ansvar för Kommuninvests motpartsexponeringar avseende derivat. Kommuninvest skapades utifrån grundidén att svenska kommuner och landsting tillsammans får bättre villkor för sina investeringar än vad de får var och en för sig. Idag har föreningen 262 medlemmar. Borgholms kommun blev medlem 2010. I ägardirektiven finns angivit att Kommuninvest vid alla tillfällen ska ha en tillfredsställande likviditet. Genom de förändringar som har skett i verksamheten och de krav som i övrigt ställs, behöver medlemmarna ingå två nya avtal. Därigenom tillförsäkras att medlemmarnas ansvar för Kommuninvests åtaganden blir tydligt även i framtiden. Ändringarna innebär inte något utökat medlemsansvar, då den solidariska borgen, som redan idag innebär ett totalansvar för verksamheten, inte ändras. Förtydligat regressavtal Ersätter nuvarande regressavtal och reglerar det inbördes ansvaret mellan medlemmarna, om Kommuninvests fordringsägare skulle framställa anspråk gentemot någon medlem med hänvisning till det solidariska borgensåtagandet. Vidare reglerar regressavtalet den närmare proceduren om ett krav på betalning skulle framställas gentemot en medlem. Nytt garantiavtal beträffande ansvar gällande motpartsexponeringar i derivat För att minska valuta- och ränteriskerna i verksamheten använder Kommuninvest sig av derivat ett slags försäkringsinstrument. Garantiavtalet omfattar den fordran som Kommuninvest har på sin motpart, medan den solidariska borgensförbindelsen reglerar Kommuninvests skuld till motparten. Motpartsrisken avser risken att motparten i en transaktion inte kan fullgöra sina åtaganden. Om inte motparten klarar av sina åtaganden kan Kommuninvest begära att medlemmarna fullgör sitt betalningsansvar enligt garantiavtalet. Ansvaret utgörs av medlemmens andel av föreningens totala insatskapital. När det gäller de derivat som är kopplade till utlåningen är enbart de medlemmar som lånar ansvariga. Detta ansvar sker i förhållande till medlemmens andel av Kommuninvests totala utlåning. Medlemmarnas ansvar för motpartsexponeringar gällande derivat regleras idag i Kommuninvests utlåningsreverser och kommer därför att utmönstras ur dessa så snart det nya garantiavtalet blir gällande. Utdragsbestyrkande
KOMMUNSTYRELSEN 23 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer 2011-06-07 115-136 Samtliga medlemmar i Kommuninvest behöver ingå de två nya avtalen. Dessa utgör en förutsättning för medlemskap i Kommuninvest och bygger på de skyldigheter en medlem har gentemot föreningen och övriga medlemmar. Vidare utgör ett ingående av de nya avtalen en förutsättning för att kunna låna pengar från Kommuninvest. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog 2011-04-26 165 kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att med Kommuninvest ekonomisk förening och medlemmarna i föreningen samt Kommuninvest i Sverige AB ingå nytt regressavtal, att regressavtalet ska ersätta nuvarande regressavtal, benämnt Avtal, daterat med början den 7 maj 1993, att med Kommuninvest i Sverige AB ingå avtal gällande Borgholms kommuns ansvar för Kommuninvest i Sverige AB:s motpartsexponeringar avseende derivat. Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige a t t a t t a t t med Kommuninvest ekonomisk förening och medlemmarna i föreningen samt Kommuninvest i Sverige AB ingå nytt regressavtal, regressavtalet ska ersätta nuvarande regressavtal, benämnt Avtal, daterat med början den 7 maj 1993, med Kommuninvest i Sverige AB ingå avtal gällande Borgholms kommuns ansvar för Kommuninvest i Sverige AB:s motpartsexponeringar avseende derivat. Utdragsbestyrkande
24
25
26
27 KOMMUNERNAS ANSVAR FÖR KOMMUNINVESTS MOTPARTSEXPONERINGAR AVSEENDE DERIVAT 1. BAKGRUND Kommuninvest i Sverige AB ( Kommuninvest ) är ett helägt dotterbolag till Kommuninvest ekonomisk förening ( Föreningen ). Föreningen ägs i sin tur av de kommuner och landsting som är medlemmar i föreningen ( Kommunerna ). Kommuninvests verksamhet går ut på att erbjuda Kommunerna olika typer av finansieringslösningar. För detta ändamål finansierar Kommuninvest sin verksamhet på svensk och internationell kapitalmarknad. I syfte att upprätthålla en god betalningsberedskap och för att möta Kommunernas kommande lånebehov, placeras en del av de upplånade medlen i en likviditetsreserv bestående av olika finansiella instrument. I syfte att begränsa de marknadsrisker som uppstår som en följd av Kommuninvests upplåning och utlåning samt placeringar av likvida medel, ingår Kommuninvest olika typer av riskhanteringsinstrument i form av derivatkontrakt. Samtliga Kommuner har genom en särskilt tecknad förbindelse ingått ett solidariskt borgensansvar för de förpliktelser som Kommuninvest har ingått eller kommer att ingå. Borgensåtagandet omfattar samtliga Kommuninvests förpliktelser, och således även Kommuninvests förpliktelser enligt derivatkontrakten. Användningen av derivatkontrakt innebär en risk för att motparten inte kan fullgöra sina åtaganden. Denna risk omfattas inte av borgensåtagandet utan har hittills reglerats i de reverser som de låntagande Kommunerna skrivit under i samband med upptagande av lån från Kommuninvest. Avsikten med detta avtal är att ersätta vad som anges i Kommunens reverser om övertagandet av exponeringarna för de finansiella instrument som tecknats med anledning av Kommuninvests refinansiering. Vidare reglerar detta avtal hur dessa risker ska fördelas beträffande de derivatkontrakt som har ingåtts i samband med de placeringar i finansiella instrument som Kommuninvest gör vid förvaltningen av likviditetsreserven. 2011-04-07 1
28 2. DEFINITIONER I detta avtal ska nedanstående begrepp ha följande innebörd. Exponering Kommunen Kommuninvest Placeringsportföljen Upplåningsportföljen utgörs av det belopp som Kommuninvests motparter i de derivatkontrakt som Kommuninvest från tid till annan ingår har att betala till Kommuninvest. avser undertecknad kommun eller landsting avser Kommuninvest i Sverige AB utgörs av de finansiella instrument som Kommuninvest innehar och som utgör förvaltning av det kapital i Upplåningsportföljen som inte blivit föremål för utlåning. utgörs av samtliga de medel som från tid till annan upplånats av Kommuninvest. Utlåningsportföljen utgörs av samtliga de medel som från tid till annan utlånats av Kommuninvest. 2011-04-07 2
29 3.1 KOMMUNINVESTS ÅTAGANDE Kommuninvest åtar sig härmed att i) bedriva verksamheten på en risknivå som inte överstiger vad som utgör tillåtet risktagande för Kommunerna inom ramen för den kommunala kompetensen. ii) enbart ingå derivatkontrakt med det huvudsakliga syftet att minimera riskerna i verksamheten. iii) när så bedöms möjligt, begränsa Exponeringarna genom att iv) Kommuninvests motparter eller annan, ställer säkerhet. i en från affärsverksamheten skild funktion, granska nya motparter samt löpande följa upp de motparter som godkänts. v) följa de rutiner som tillsynsmyndighet, andra myndigheter samt marknaden i övrigt tillämpar för att löpande övervaka och kontrollera Exponeringarnas utveckling. vi) minst två gånger årligen, samt vid begäran från Kommun, lämna besked om Kommunens andel av ansvaret för Exponeringarna. Kommuninvests åtagande enligt denna punkt 3.1 utgör inget villkor för att Kommunerna ska uppfylla sina åtaganden enligt detta avtal. 3.2 KOMMUNERNAS ÅTAGANDE AVSEENDE UTLÅNINGSPORTFÖLJEN 3.2.1 Begränsning av Exponeringar De Exponeringar som avses i denna punkt 3.2 är de Exponeringar som hänförs till Utlåningsportföljen samt de Exponeringar som avser den del av Upplåningsportföljen som ligger till grund för Utlåningsportföljen. Exponeringarna hänförs till den del av Upplåningsportföljen som ligger till grund för Utlåningsportföljen genom en beräkning av hur stor andel av Upplåningsportföljen som är utlånad. Åtagandet enligt punkt 3.2.2 avser den proportionerligt beräknade andelen av de totala Exponeringar som avser Upplåningsportföljen enligt de beräkningar som anges i föregående stycke, samt de Exponeringar som avser Utlåningsportföljen. 3.2.2 Kommunens åtagande Kommunen åtar sig härmed att svara för de Exponeringar som avses i punkt 3.2.1. Kommunens åtagande ska härvid begränsas till den andel av de aktuella Exponeringarna som motsvarar den andel som Kommunens lån utgör av Utlåningsportföljen. 2011-04-07 3
30 Vid bestämmandet av Kommunens lån enligt vad som anges i föregående stycke medräknas även Kommuninvests utlåning till andra för vilka Kommunen har tecknat borgen. 3.3 KOMMUNENS ÅTAGANDE AVSEENDE UPPLÅNINGSPORTFÖLJEN 3.3.1 Begränsning av Exponeringar De Exponeringar som avses i denna punkt 3.3 är de Exponeringar som hänförs till den del av Upplåningsportföljen som inte är utlånad. Exponeringarna hänförs till den del av Upplåningsportföljen som inte är utlånad genom en beräkning av hur stor andel av Upplåningsportföljen som är utlånad. Åtagandet enligt punkt 3.3.2 avser den proportionerligt beräknade andelen av de totala Exponeringar som avser Upplåningsportföljen enligt de beräkningar som anges i föregående stycke. 3.3.2 Kommunens åtagande Kommunen åtar sig härmed att svara för de Exponeringar som avses i punkt 3.3.1. Kommunens åtagande ska härvid begränsas till den andel av de aktuella Exponeringarna som motsvarar den andel som Kommunens insatskapital utgör av det totala insatskapitalet i Kommuninvest ekonomisk förening. 3.4 KOMMUNENS ÅTAGANDE AVSEENDE PLACERINGSPORTFÖLJEN 3.4.1 Begränsning av Exponeringar De Exponeringar som avses i denna punkt 3.4 är de Exponeringar som hänförs till Placeringsportföljen. 3.4.2 Kommunens åtagande Kommunen åtar sig härmed att svara för de Exponeringar som avses i punkt 3.4.1. Kommunens åtagande ska härvid begränsas till den andel av de aktuella Exponeringarna som motsvarar den andel som Kommunens insatskapital utgör av det totala insatskapitalet i Kommuninvest ekonomisk förening. 4. TIDPUNKT FÖR BETALNING Kommunen förbinder sig att, på Kommuninvests anfordran, till Kommuninvest utge de belopp som Kommunen enligt detta avtal åtagit sig att svara för. 2011-04-07 4