INTERNA BESTÄMMELSER OM PRAKTIKTJÄNSTGÖRING OCH STUDIEBESÖK VID EUROPAPARLAMENTETS GENERALSEKRETARIAT 1
DEL I: PRAKTIKPERIODER Kapitel 1 Allmänna bestämmelser Artikel 1 Olika typer av praktik vid Europaparlamentets generalsekretariat 4 Artikel 2 Tillämpningsområde 4 Artikel 3 Behörighet i administrativa och ekonomiska frågor 4 Artikel 4 Rådgivande kommittén för praktiktjänstgöring 4 Artikel 5 Allmänna antagningsvillkor 5 Artikel 6 Antagningsförfarande 5 Artikel 7 Praktikavtal 6 Artikel 8 Praktikanternas allmänna skyldigheter 6 Artikel 9 Handledarens uppgifter 7 Artikel 10 Avbrytande av praktiktjänstgöringen 7 Artikel 11 Förtida avslutning av praktiktjänstgöringen 7 Artikel 12 Avslutning av praktiktjänstgöringen 8 Artikel 13 Arbetstid 8 Artikel 14 Resekostnader vid praktikperiodens början och slut 8 Artikel 15 Kostnader i samband med tjänsteresor under praktikperioden Godkännande av tjänsteresan Ersättning av kostnader för boende och uppehälle Ersättning för kostnader för transporter Arbetsgången för reseförordnande och utgiftsredovisning 9 9 9 10 11 Artikel 16 Sjuk- och olycksfallsförsäkring 11 Artikel 17 Ledighet 11 Artikel 18 Särskild ledighet 11 Artikel 19 Sjukledighet 11 Artikel 20 Olovlig frånvaro 12 Kapitel 2 Bestämmelser för praktik för personer med universitetsexamen Artikel 21 Syftet med och typen av praktik för personer med universitetsexamen 12 Artikel 22 Särskilda antagningsvillkor 12 Artikel 23 Praktikperiodens längd 12 Artikel 24 Ekonomiska rättigheter 13 Kapitel 3 Bestämmelser för utbildningspraktik Artikel 25 Syftet med och särskilda tillträdeskrav för utbildningspraktik 13 2
Artikel 26 Praktikperiodens längd Icke-obligatorisk praktik Obligatorisk praktik enligt artikel 25.2 14 14 14 Artikel 27 Ersättning 14 Kapitel 4 Bestämmelser för praktikanter i tredjeländer som inte är kandidatländer Artikel 28 Syfte 15 Artikel 29 Särskilt antagningsförfarande 15 Artikel 30 Praktikperiodens längd 16 Artikel 31 Resekostnader och andra kostnader i samband med tjänsteresor under praktikperioden 16 DEL II: STUDIEBESÖK Artikel 32 Allmänna bestämmelser 16 DEL III: SLUTBESTÄMMELSER Artikel 33 Tvister 17 Artikel 34 Behandling av personuppgifter 17 Artikel 35 Ikraftträdande 18 3
DEL I: PRAKTIKPERIODER Kapitel 1 Allmänna bestämmelser Artikel 1 Olika typer av praktik vid Europaparlamentets generalsekretariat Europaparlamentets generalsekretariat vill bidra till medborgarnas utbildningspraktik och till deras kunskaper om europeiska frågor. Generalsekretariatet vill även öka förståelsen för institutionens verksamhet. Därför erbjuds följande möjligheter till praktik: a) S.k. Robert Schuman-praktik för personer med universitetsexamen (allmän inriktning och journalistisk inriktning). b) Utbildningspraktik. c) Praktik för konferenstolkar och översättare. d) Skräddarsydd praktik som bygger på avtal som ingåtts mellan parlamentet och tredje organisationer. Artikel 2 Tillämpningsområde Dessa bestämmelser gäller för samtliga praktikplatser som erbjuds av Europaparlamentets generalsekretariat, med undantag av de praktikplatser som anges i artikel 1 c och 1 d och som omfattas av särskilda bestämmelser. Artikel 3 Behörighet i administrativa och ekonomiska frågor 1. Generaldirektören för generaldirektoratet för personal eller dennes ombud (nedan kallad den behöriga myndigheten) har behörighet att fatta beslut om tillsättning av alla praktikplatser som omfattas av dessa bestämmelser. 2. När Europaparlamentets budget antagits fattar den behöriga myndigheten beslut om hur många praktikplatser i varje kategori som maximalt kan erbjudas under budgetåret och hur stor procentandel praktikplatser som kan förlängas i enlighet med artikel 26 i dessa bestämmelser. Artikel 4 Rådgivande kommittén för praktiktjänstgöring 1. Rådgivande kommittén för praktiktjänstgöring (nedan kallad kommittén) har till uppgift att se till att praktikens innehåll är av hög kvalitet, att allt löper väl och att det finns strukturer för att ta emot praktikanterna. Kommittén ska ge lämpliga rekommendationer till generalsekreteraren i detta avseende. Kommittén ska höras angående varje förslag till ändring av dessa bestämmelser. 2. Kommittén ska bestå av en företrädare för varje generaldirektorat, vilken utses av generalsekreteraren bland de tjänstemän som ansvarar för praktiktjänstgöringen inom vart och ett av dessa generaldirektorat. 1 Generalsekreteraren ska även utse kommitténs ordförande, sekreterare och en observatör från parlamentets kommitté för lika möjligheter (Copec). 1 Självständiga enheter, såsom kanslierna och de självständiga direktorat som hör till dessa kanslier, ska medräknas här. 4
Artikel 5 Allmänna antagningsvillkor 1. Praktikanten a) ska vara medborgare i en av Europeiska unionens medlemsstater eller i ett av kandidatländerna, om inte annat följer av punkt 2 nedan, b) ska ha fyllt 18 år när praktiken påbörjas, c) ska ha fördjupade kunskaper i ett av Europeiska unionens officiella språk, d) får inte redan ha haft en avlönad praktikplats eller anställning i mer än fyra på varandra följande veckor vilken finansierats ur Europeiska unionens budget, e) ska (om praktiken ska fullgöras inom skola eller barnomsorg) visa upp ett utdrag ur belastningsregistret som är högst ett år gammalt och som är utskrivet från den ort där praktikanten senast var bosatt. Om det i det berörda landet finns ett särskilt utdrag ur belastningsregistret för personer som har kontakt med barn, ska detta dokument bifogas. 2. Medborgare i andra tredje länder än kandidatländerna kan undantas från villkoren i punkt 1 a och få praktisera vid Europaparlamentet om deras antal inte överstiger 10 procent av det totala antal praktikplatser som fastställs i enlighet med artikel 3.2, under förutsättning att de godkänns av den behöriga myndigheten efter prövning av ansökan. 3. Utvalda sökande från tredjeländer ska uppfylla eventuella viseringskrav innan de reser in i det land där de ska fullgöra sin praktik. De sökande som valts ut ska bland annat se till att giltighetstiden för deras viseringar täcker hela deras praktikperiod och att deras viseringar gör det möjligt för dem att förflytta sig inte bara inom det land där de utför sin praktikperiod, utan även i Belgien, Luxemburg och Frankrike, där parlamentets tre arbetsorter ligger. Viseringskostnaderna betalas inte av Europaparlamentet Artikel 6 Antagningsförfarande 1. Den som vill söka till en praktikplats ska lämna in sin ansökan uteslutande via internet, på Europaparlamentets webbplats. Ansökningsblanketten ska fyllas i elektroniskt. Efter det att den sökande kontrollerat riktigheten i uppgifterna importeras blanketten till databasen hos praktikkontoret. Den sökande får en kopia på ansökningsblanketten och ett registreringsnummer. 2. Praktikkontoret kontrollerar om de sökande är behöriga på grundval av de allmänna tillträdeskraven i artikel 5 och de särskilda tillträdeskraven i artiklarna 22 och 25 för de olika praktikplatserna. För varje praktikperiod ska det till generaldirektoratens behöriga enheter, utifrån de sökandes önskemål, vidarebefordra de relevanta uppgifterna i alla ansökningshandlingar från behöriga sökande och det preliminära antalet praktikanter som generaldirektoratet kan ta emot. 3. Generaldirektoratens behöriga enheter ska behandla ansökningarna på grundval av de sökandes meriter och lämplighet och de särskilda behoven i samband med verksamheten i dessa generaldirektorat samt av dessa enheters möjlighet att ta emot praktikanter. 4. Generaldirektoratens behöriga enheter ska för varje sökande ange placering (enhet) och handledarens kontorsadress och telefonnummer samt den planering handledaren gjort för praktikperioden. Vid likvärdiga meriter och likvärdig lämplighet ska de behöriga enheterna ta hänsyn till den geografiska fördelningen i fråga om de sökandes ursprung och sträva efter en jämn fördelning mellan kvinnor och män. De ska meddela praktikkontoret vilka sökande som valts ut och upprätta en rangordnad lista. 5. Europaparlamentet har en policy om lika möjligheter och vidtar vid behov positiva åtgärder vid rekrytering av praktikanter avseende personer med funktionsnedsättning. 5
6. Den behöriga myndigheten ska fastställa en förteckning över de sökande med hänsyn till det maximala antalet praktikplatser som tillåts i enlighet med artikel 3.2. 7. Efter varje urvalsförfarande ska praktikkontoret informera kommittén om antalet ansökningar, antalet behöriga sökande och resultatet av det genomförda urvalsförfarandet. 8. De sökande ska underrättas personligen om resultatet av sin ansökan på den e-postadress som de uppgett i ansökningsblanketten. De sökande som väljs ut får ett erbjudande om praktik där deras handledares e-postadress anges. De kan vända sig till handledaren för att få praktikprogrammet och mer information om ämnesområdena och arbetsuppgifterna. De sökande som väljs ut ska inom angiven tid lämna in följande i förslaget: a) En daterad och undertecknad ansökningsblankett. b) Praktikavtalet, undertecknat av dem själva och i förekommande fall av en företrädare för deras utbildningsinstitution. c) En undertecknad förklaring om tystnadsplikt och sekretess. d) En handling som intygar deras medborgarskap. e) Kopior av examensbevis från de utbildningar som de har angett i den elektroniska ansökningsblanketten. f) I föreliggande fall det dokument som anges i artikel 5.1 e. g) I förekommande fall, och beroende på vilken praktik som valts, de intyg som krävs för de särskilda antagningsvillkoren (artiklarna 22 och 25). Om handlingarna inte är avfattade på något av Europeiska unionens officiella språk krävs en officiell översättning av dem. 9. En sökande som inte gått vidare, som dragit tillbaka sin ansökan eller som tackat nej till ett erbjudande om praktik kan lämna in en ny ansökan till en senare praktikperiod. 10. Resultatet av urvalsförfarandet ska inte offentliggöras. 11. En praktikplats ger under inga omständigheter praktikanten tjänstemannastatus eller status som tillfälligt anställd av Europeiska unionen och ger ingen rätt till senare anställning. Artikel 7 Praktikavtal 1. Varje sökande som tagits emot för att genomgå en praktik inom Europaparlamentet ska underteckna ett standardmässigt praktikavtal. Avtalet kan i förekommande fall undertecknas av en företrädare för den sökandes utbildningsinstitution. 2. Endast detta avtal ska tillämpas. Europaparlamentet är inte bundet av något praktikavtal som erbjuds av den utbildningsinstitution som praktikanten tillhör. Artikel 8 Praktikanternas allmänna skyldigheter 1. En praktikant som tackar ja till en praktikplats inom Europaparlamentet förbinder sig också att följa parlamentets interna regler. 2. En handledare ska vara ansvarig för praktikanten under hela praktikperioden. 3. Praktikanten ska rätta sig efter anvisningar från handledaren och de överordnade på den enhet där han eller hon är placerad samt den behöriga myndighetens administrativa riktlinjer. Praktikanten ska också rätta sig 6
efter Europaparlamentets interna föreskrifter, i synnerhet säkerhetsbestämmelserna. 4. Praktikanten ska delta i arbetet vid den enhet där han eller hon är placerad. Europaparlamentet innehar upphovsrätten till studier och rapporter som utarbetas under praktikperioden. 5. Praktikanterna ska respektera den normala skyldigheten att iaktta förbehållsamhet och diskretion beträffande uppgifter som kommer till deras kännedom under praktiken. Praktikanterna får inte till någon vidarebefordra handlingar eller uppgifter som inte offentliggjorts utan föregående tillstånd från parlamentet. Denna skyldighet gäller även efter praktikens upphörande. 6. Praktikanterna får inte ha yrkesmässiga åtaganden gentemot tredje man som är oförenliga med praktiktjänstgöringen. 7. Praktikanterna ska rätta sig efter de regler som gäller i det land där de är placerade, särskilt i fråga om inskrivning i kommunala folkbokföringsregister. Artikel 9 Handledarens uppgifter 1. Handledaren ska utarbeta ett praktikprogram och övervaka praktikantens arbete under hela praktikperioden. Handledaren ska på begäran av den sökande som valts ut förse denne, före praktikperiodens början, med praktikprogrammet och ge mer information om ämnesområdena och arbetsuppgifterna. 2. Handledaren ska bistå praktikanten i alla typer av administrativa frågor och vara den administrativa länken mellan praktikanten och praktikkontoret. 3. Handledaren ska utan dröjsmål underrätta praktikkontoret om eventuella betydelsefulla händelser under praktikperioden (bl.a. frånvaro, sjukdom och olycksfall) som han eller hon kunnat konstatera eller som praktikanten informerat sin handledare om. 4. Handledaren ska göra en utvärdering av praktikperioden på en särskild blankett och intyga under vilken period praktiktjänstgöringen faktiskt genomförts. Artikel 10 Avbrytande av praktiktjänstgöringen 1. Praktikperioden kan avbrytas tillfälligt av den behöriga myndigheten under högst en månad, på praktikantens motiverade begäran. I så fall ska begäran sändas till den behöriga myndigheten och godkännas av handledaren. På samma villkor kan handledaren också begära att praktikperioden ska avbrytas, av vederbörligen motiverade skäl. 2. Under ett tillfälligt avbrott i praktiktjänstgöringen ska Europaparlamentets och praktikantens respektive rättigheter och skyldigheter upphävas, utan att detta påverkar tillämpningen av bestämmelserna i artikel 8.4 och 8.5. Artikel 11 Förtida avslutning av praktiktjänstgöringen 1. Den behöriga myndigheten kan avsluta praktiktjänstgöringen före utgången av den period för vilken den beviljats på praktikantens motiverade begäran, i vilket fall begäran ska sändas till den behöriga myndigheten och godkännas av handledaren, på handledarens motiverade begäran, i vilket fall begäran ska godkännas av dennes generaldirektör och sändas till den behöriga myndigheten; detta gäller i synnerhet om det finns tvingande organisatoriska 7
skäl, om praktikanten inte uppfyller sina skyldigheter eller om praktikantens arbetsinsatser är otillräckliga, på eget initiativ, i synnerhet om det finns tvingande organisatoriska skäl eller om praktikanten inte uppfyller sina skyldigheter. I det sistnämnda fallet ska praktikanten först höras. 2. Om begäran kommit från handledaren ska denne skriftligen meddela praktikanten skälen till att denna åtgärd vidtas och ge praktikanten möjlighet att lämna sina egna synpunkter, muntligen eller skriftligen, efter vad praktikanten föredrar. Handledaren ska därefter till den behöriga myndigheten lämna in en begäran om att praktiktjänstgöringen ska avslutas. Den behöriga myndigheten kan då föreslå praktikanten att fortsätta sin praktiktjänstgöring i en annan enhet; detta är dock ingen skyldighet för praktikanten. Om praktikanten godkänner erbjudandet ska ett tilläggsavtal till praktikavtalet upprättas. 3. För att avsluta praktiktjänstgöringen i förtid på handledarens motiverade begäran eller på eget initiativ ska den behöriga myndigheten lämna ett motiverat beslut till praktikanten. Artikel 12 Avslutning av praktiktjänstgöringen 1. Om inte annat följer av bestämmelserna i artikel 11 ska praktiktjänstgöringen upphöra vid utgången av den period för vilken den beviljats. 2. Vid praktikperiodens slut ska praktikanten lämna en rapport till handledaren, utifrån det särskilda formuläret för detta ändamål. Handledaren ska ange sin utvärdering av praktikperioden på samma formulär. Formuläret ska därefter undertecknas av både praktikanten och handledaren. Handledaren ska skicka det till praktikkontoret. 3. Om praktikanten har uppfyllt alla sina skyldigheter ska praktikkontoret utfärda ett intyg om praktiktjänstgöring utifrån det särskilda formuläret för detta ändamål, i vilket praktikperiodens längd, praktikantens placering samt handledarens namn anges. Artikel 13 Arbetstid Arbetstiden ska vara den som gäller vid Europaparlamentet. Anpassningar av arbetstiden är möjliga för praktikplatser inom barnomsorgen (praktik på daghem). Artikel 14 Resekostnader vid praktikperiodens början och slut 1. Vid praktikperiodens början och slut har praktikanterna rätt till en schablonersättning för resekostnader mellan den faktiska hemorten och placeringsorten. Denna rätt gäller om avståndet mellan dessa orter överstiger 50 kilometer. Med faktisk hemort menas den adress som den sökande uppgav i den elektroniska ansökningsblanketten. Denna adress kan ändras av praktikkontoret på skriftlig och motiverad begäran av den sökande, på villkor att begäran görs före den dag då praktiken påbörjas. I så fall ska denna nya adress betraktas som faktisk hemort. En kopia av adressändringen ska bevaras bland ansökningshandlingarna. Efter det att praktiktjänstgöringen påbörjats ska ingen adressändring för den faktiska hemorten godkännas. Ersättningen för resan till placeringsorten ska betalas ut senast sex veckor efter praktikperiodens början och ersättningen för resan till den faktiska hemorten senast sex veckor efter praktikperiodens slut, på villkor att praktikkontoret har tillgång till tillhörande dokumentation, vederbörligen ifylld, daterad och undertecknad. 8
2. Schablonersättningen beräknas på följande sätt: 0,1326 euro per kilometer för 1 1 000 km. 0,0884 euro per kilometer för den del som överstiger 1 000 kilometer och upp till 10 000 kilometer. Ingen ersättning för den del som överstiger 10 000 kilometer. Kilometerersättningen justeras den 1 januari varje år. Beloppen ovan gäller för 2012. 3. Med avvikelse från punkt 1 i denna artikel ska ersättning för återresan inte betalas ut om praktiktjänstgöringen avslutas på praktikantens begäran (artikel 11.1 första strecksatsen) under den första praktikmånaden och om det inte finns något tvingande skäl som motiverar motsatsen. På samma sätt kan den behöriga myndigheten besluta att ersättning för återresan inte ska betalas ut om den avslutar praktiktjänstgöringen, på begäran av handledaren eller på eget initiativ, under den första praktikmånaden. Den behöriga myndigheten kan också besluta att ersättning för återresan inte ska betalas ut om den avslutar praktiktjänstgöringen mellan början av den andra praktikmånaden och den dag som praktiken enligt praktikavtalet ska avslutas, på begäran av handledaren eller på eget initiativ, om praktikanten inte uppfyller sina skyldigheter. 4. Europaparlamentet beviljar ingen ersättning för resekostnader när praktiken tillfälligt avbryts eller när den återupptas. Artikel 15 Kostnader i samband med tjänsteresor under praktikperioden Godkännande av tjänsteresan 1. Under praktikperioden kan praktikanterna skickas på tjänsteresa till Europaparlamentets tre arbetsorter (Bryssel, Luxemburg och Strasbourg) för att följa parlamentsarbetet. 2. Praktikanterna på Europaparlamentets informationskontor får göra tjänsteresor utanför Europaparlamentets arbetsorter, förutsatt att dessa tjänsteresor går till en destination inom det land där praktikanterna fullgör sin praktik. 3. Varje behörig enhet ska utifrån sina behov fastställa antalet dagar för praktikanternas tjänsteresor. Längden för dessa tjänsteresor får inte överstiga två dagar (exklusive restid) per fullgjord praktikmånad. Ersättning av kostnader för boende och uppehälle 4. För tjänsteresor till en av Europaparlamentets tre arbetsorter ska praktikanterna ha rätt till en schablonersättning på 180 euro för de första 24 timmarna av tjänsteresan och 90 euro för varje påbörjad tolvtimmarsperiod därefter, inklusive restid. Om ingen övernattning har gjorts på tjänstereseorten ska schablonbeloppet begränsas till 65 euro för tjänsteresan. När det gäller tjänsteresor utanför de tre arbetsorterna har praktikanterna rätt till dagtraktamente och ersättning för sina hotellkostnader (mot uppvisande av faktura) i enlighet med de gällande interna bestämmelserna om tjänsteresor och andra resor. Om tjänsteresan äger rum inom 50 km från den ort där praktiken fullgörs, ska schablonbeloppet vara begränsat till 65 euro per tjänsteresa. De ovannämnda schablonbeloppen ska indexregleras i enlighet med bestämmelserna för indexreglering av dagtraktamenten och schablonersättning för boende vid tjänsteresor till de tre arbetsorterna för Europaparlamentets tjänstemän och övriga anställda. 9
5. Utbetalningen ska bestå av ett förskott på 70 procent av det fastlagda beloppet (exklusive transport) för den berörda tjänsteresan, en utbetalning av det återstående beloppet så snart en utgiftsredovisning och eventuellt de bifogade bilagorna mottagits. Europaparlamentet kan begära en fullständig eller partiell återbetalning av beloppen om tjänsteresan ställts in eller förkortats, eller om utgiftsredovisningen inte inkommit inom angiven tid. Om praktikanten tillåts göra en tjänsteresa under de 15 senaste dagarna av praktikperioden, har han eller hon inte rätt till någon förskottsbetalning. Ersättning för kostnader för transporter 6. Resorna ska ske med de lämpligaste och mest kostnadseffektiva transportmedlen. Resor får ske med chartrade transporter anordnade av Europaparlamentet, i mån av tillgång. Resor med bil är inte tillåtna, förutom mellan de tre arbetsorterna (avreseort och tjänstereseort). 7. Ingen ersättning ska betalas ut för utgifter i samband med transfer (parkering, kollektivtrafik, taxi). 8. Oavsett målet för tjänsteresan ska ersättningen för transporten alltid begränsas till kostnaden för en andraklassbiljett med tåg, kostnaden för en flygbiljett i ekonomiklass, beroende på vad som är mest kostnadseffektivt. 9. Ingen styrkande handling behövs för tjänsteresor mellan de tre arbetsorterna (avreseort och tjänstereseort). För alla andra tjänsteresor, inklusive tjänsteresor inom det land där praktikperioden äger rum (för praktikanter vid informationskontoren), eller tjänsteresor från ett informationskontor till en av de tre arbetsorterna, måste följande styrkande handlingar uppvisas: För tågresor: tågbiljetten. För flygresor: flygbiljett och boardingkort i original. Om praktikanten lägger ut pengar för transportbiljetten måste han eller hon också bifoga ett betalningsbevis (kvitterad originalfaktura). 10. Praktikanterna får använda sig av Europaparlamentets auktoriserade resebyrå. Om de gör detta behöver de inte lägga ut egna pengar för transportkostnaderna. Parlamentet kan begära en fullständig eller partiell återbetalning av ersättningen för transporter om tjänsteresan ställts in eller förkortats, eller om utgiftsredovisningen inte inkommit inom angiven tid. Om praktikanten tillåts göra en tjänsteresa under de 15 senaste dagarna av praktikperioden, ska han eller hon lägga ut pengar för transportkostnaderna i förskott. Arbetsgången för reseförordnande och utgiftsredovisning 11. Före avfärd ska handledarna fylla i målet för tjänsteresan. Generaldirektören eller dennes ombud ska godkänna tjänsteresan senast en vecka innan resan inleds. 10
12. När praktikanten kommer tillbaka från tjänsteresan ska denne fylla i utgiftsredovisningen och få den undertecknad av sin handledare. Utgiftsredovisningen ska senast tio arbetsdagar efter tjänsteresan skickas till enheten för tjänsteresor. Efter en tidsfrist på 15 kalenderdagar ska alla eventuella belopp som betalats ut i förskott automatiskt drivas in från praktikanten. Artikel 16 Sjuk- och olycksfallsförsäkring 1. Praktikanterna ska under hela praktikperioden omfattas av en sjuk- och olycksfallsförsäkring. Europaparlamentet ska teckna en sjuk- och olycksfallsförsäkring för praktikanterna som ger ett kompletterande skydd i förhållande till det nationella systemet eller eventuell annan försäkring som praktikanterna har. 2 Om en praktikant så begär kan Europaparlamentet även teckna en sjuk- och olycksfallsförsäkring för dennes make eller maka samt barn. I detta fall betalar praktikanten försäkringspremierna. Artikel 17 Ledighet 1. Praktikanter har rätt till två dagars semester per fullgjord praktikmånad. Semesteransökningar lämnas till handledaren som godkänner dem och sänder dem till praktikkontoret. Ingen ersättning betalas ut för semesterdagar som inte utnyttjats. 2. Praktikanterna omfattas av de officiella lediga dagar som anges i förteckningen över helgdagar och dagar då Europaparlamentet är stängt, förutsatt att dessa dagar infaller under deras praktikperiod. Artikel 18 Särskild ledighet 1. Praktikanterna kan, efter att ha meddelat sin handledare, lämna in en ansökan om särskild ledighet till praktikkontoret i de fall som anges för tjänstemän vid Europaparlamentet. Ledighetsansökan och styrkande handlingar ska skickas till praktikkontoret, med undantag av läkarintyg som ska skickas till institutionens läkarmottagning (Bryssel eller Luxemburg). 2. Om praktikanten måste återvända till sin utbildningsinstitution för att delta i obligatoriska kurser eller för att genomföra prov kommer nödvändigt antal frånvarodagar att beviljas, under förutsättning att utbildningsinstitutionen utfärdar ett styrkande dokument. 3. Den behöriga myndigheten kommer att fatta sitt beslut om beviljande av särskild ledighet eller ledighet för obligatoriska kurser eller prov på grundval av de styrkande dokument som tillhandahålls. 4. Om ledighet för kurser inte beviljas kan praktikanten begära att praktiktjänstgöringen avbryts i enlighet med artikel 10 ovan. Artikel 19 Sjukledighet 1. Vid sjukdom ska praktikanten omedelbart den första frånvarodagen underrätta handledaren och/eller den behöriga enheten. 2. Vid längre än tre kalenderdagars frånvaro ska praktikanten lämna ett läkarintyg till institutionens läkarmottagning (Bryssel eller Luxemburg). 3. Under alla förhållanden har praktikanten rätt till högst en dags sjukfrånvaro utan läkarintyg per månad under praktiken, beräknat utifrån praktikperiodens totala längd. 11
Artikel 20 Olovlig frånvaro Om praktikanten är frånvarande och detta inte beror på ett beslut om avbrytande av praktiktjänstgöringen i enlighet med artikel 10 eller på att praktikanten är sjukledig i enlighet med artikel 19, ska handledaren informera praktikkontoret om frånvaron. Praktikkontoret ska i sin tur skriftligen meddela praktikanten (till den adress praktikanten uppgett) att han eller hon ska infinna sig vid den enhet där praktiken genomförs inom en vecka efter det att meddelandet mottagits. Efter denna frist ska den behöriga myndigheten besluta huruvida praktikperioden ska avslutas i enlighet med artikel 11 och i sådana fall fastställa när ett sådant beslut ska träda i kraft. Kapitel 2 Bestämmelser för praktik för personer med universitetsexamen Artikel 21 Syftet med och typen av praktik för personer med universitetsexamen 1. Dessa praktikplatser förbehålls praktikanter med avslutad universitetsutbildning eller liknande högre utbildning. De syftar till att göra det möjligt för praktikanterna att komplettera de kunskaper de fått under sina studier och få kännedom om Europeiska unionens och särskilt Europaparlamentets verksamhet. 2. Det finns två olika inriktningar: Allmän inriktning. Journalistisk inriktning. Artikel 22 Särskilda antagningsvillkor 1. Sökande till praktik av detta slag ska vid sista ansökningsdagen ha ett examensbevis från en universitetsutbildning på minst tre år. 2. Sökande till praktik med journalistisk inriktning ska dessutom kunna visa att de har yrkeskompetens antingen i form av publicerade artiklar, medlemskap i journalistförbund eller motsvarande i en av Europeiska unionens medlemsstater eller genomgången erkänd journalistutbildning i en av Europeiska unionens medlemsstater eller i ett av kandidatländerna. Artikel 23 Praktikperiodens längd 1. Praktiken för personer med universitetsexamen omfattar fem månader. I tabellen nedan anges praktikperioderna och sista ansökningsdatum (då ansökan ska ha inkommit till parlamentet) för respektive period: Praktikperiodens start Varaktighet Ansökningsperiod 1. 1 mars 5 månader 15 augusti 15 oktober 2. 1 oktober 5 månader 15 mars 15 maj 2. Dessa praktikplatser kan inte förlängas. Artikel 24 12
Ekonomiska rättigheter 1. Personer med universitetsexamen som har tilldelats en praktikplats erhåller praktiklön. 2. Praktiklönen beräknas på grundval av månadslönen (grundlönen) för en tjänsteman i lönegrad AD5, löneklass 4, efter omräkning med hjälp av korrektionskoefficienten för det land där praktiken äger rum. För praktikanter som fullgör sin praktik utanför Europeiska unionen ska en korrektionskoefficient på 100 procent tillämpas. Den månatliga praktiklönen uppgår till 25 procent av detta belopp och betalas ut i euro den 15:e varje månad. 3. Detta belopp justeras den 1 januari varje år och finns angivet på Europaparlamentets webbplats. 4. En avlönad praktikant som är gift och/eller har minst ett minderårigt barn har, utöver praktikantlönen, rätt till ett familjetillägg motsvarande fem procent av referenslönen enligt punkt 2 i denna artikel. Familjetillägget omräknas också med hjälp av korrektionskoefficienten för det land där praktiken äger rum. 5. Om praktikanten under praktikperioden erhåller förvärvsinkomst eller stipendium från en annan källa, ska ett belopp motsvarande inkomsten dras ifrån det belopp han eller hon har rätt till i enlighet med punkterna 1 och 4. 6. Praktikanten kan vid sin ankomst begära förskott på praktiklönen för den första månaden, vilket kan godkännas av den behöriga myndigheten. Förskottet får inte överstiga 90 procent av den månatliga praktiklönen. 7. Praktikanten ansvarar själv för att hans eller hennes skattemässiga förpliktelser uppfylls. Praktiklönen omfattas inte av gemenskapsskatt. 8. Om praktikperioden avbryts före utsatt tid betalas praktiklön ut i förhållande till de dagar som praktikanten verkligen varit i tjänst, utifrån trettiondedelar. 9. En praktikant med funktionshinder kan få en ytterligare betalning på upp till 50 % av lönen mot uppvisande av relevanta intyg. En praktikant med funktionshinder kan få en ytterligare betalning på upp till 50 % av lönen mot uppvisande av relevanta intyg. Kapitel 3 Bestämmelser för utbildningspraktik Artikel 25 Syftet med och särskilda tillträdeskrav för utbildningspraktik 1. Europaparlamentet erbjuder en möjlighet till utbildningspraktik för sökande som före sista ansökningsdagen har avlagt studentexamen som ger högskolebehörighet eller som har genomgått motsvarande högre utbildning eller utbildning med praktisk inriktning. Dessa platser förbehålls framför allt sökande som måste genomföra en praktikperiod inom sin utbildning, förutsatt att de har fyllt 18 när praktiken påbörjas. 2. Om praktiktjänstgöring är obligatorisk i en universitetsutbildning eller annan utbildning på samma nivå, i en avancerad yrkesutbildning som anordnas av ett organ som inte drivs i vinstsyfte (till exempel offentliga institut och organ), eller för att få börja utöva ett yrke, kan Europaparlamentet ta emot sökande som uppfyller de allmänna antagningskraven efter en begäran från dessa organ eller de enheter som reglerar tillträde till ett yrke. Artikel 26 13
Praktikperiodens längd 1. Praktiken omfattar mellan en och fyra månader. I tabellerna nedan anges praktikperioderna och sista ansökningsdatum (då ansökan ska ha inkommit till parlamentet) för respektive period: Den behöriga myndigheten kan dock göra undantag från praktikperiodens startdatum och varaktighet om praktikperioden är obligatorisk och ingår i praktikantens utbildning i enlighet med artikel 25.2 i dessa bestämmelser. Icke-obligatorisk praktik Praktikperiodens start Varaktighet Ansökningsperiod 1. 1 januari Högst fyra månader 1 augusti 1 oktober 2. 1 maj Högst fyra månader 1 december 1 februari 3. 1 september Högst fyra månader 1 april 1 juni Obligatorisk praktik enligt artikel 25.2 Praktikperiodens start Varaktighet Sista ansökningsdag 1. Mellan den 1 januari och den 30 april Minst 1 månad 1 oktober 2. Mellan den 1 maj och den 31 augusti Minst 1 månad 1 februari 3. Mellan den 1 september och den 31 december Minst 1 månad 1 juni 2. Praktikperioderna kan i undantagsfall förlängas med högst två månader genom ett beslut av den behöriga myndigheten. Handledaren ska minst två veckor före praktikperiodens slut förelägga den behöriga myndigheten en motiverad begäran som godkänts av generaldirektören. Praktiken förlängs utan uppehåll, och under förlängningen ska praktikanten vara placerad på samma ort och enhet samt ha samma handledare som tidigare. Artikel 27 Ersättning 1. Praktikanter som genomgår utbildning får en månatlig ersättning vars storlek fastställs i praktikavtalet. 2. Ersättningen kan omräknas med hjälp av korrektionskoefficienten för det land där praktiken äger rum. För praktikanter som fullgör sin praktik utanför Europeiska unionen ska en korrektionskoefficient på 100 procent tillämpas. Ersättningen betalas ut i euro den 15:e varje månad. 3. Detta belopp justeras den 1 januari varje år och finns angivet på Europaparlamentets webbplats. 4. Familjetillägg eller tilläggsersättning på grund av funktionsnedsättning betalas inte ut. 5. Om praktikanten under praktikperioden erhåller förvärvsinkomst eller stipendium från en annan källa, ska ett belopp motsvarande inkomsten dras ifrån det belopp han eller hon har rätt till i enlighet med punkt 1. 6. Praktikanten kan vid sin ankomst begära förskott på ersättningen för den första månaden, vilket kan godkännas av den behöriga myndigheten. Förskottet får inte överstiga 90 procent av den månatliga ersättningen. 7. Praktikanten ansvarar själv för att hans eller hennes skattemässiga förpliktelser uppfylls. Ersättningen omfattas inte av gemenskapsskatt. 8. Om praktikanten inte är närvarande under hela månaden eller om praktikperioden avbryts före utsatt tid betalas ersättningen ut i förhållande till de dagar som praktikanten verkligen varit i tjänst, utifrån trettiondedelar. Kapitel 4 Bestämmelser för praktikanter i tredjeländer som inte är kandidatländer 14
Artikel 28 Syfte 1. Europaparlamentet ska göra det möjligt för alla medborgare i tredjeländer som inte är kandidatländer och för vilka det finns ett sambandskontor att fullgöra sin praktik vid det sambandskontoret, inom ramen för bestämmelserna i artikel 5.2. 2. Den sökande kan fullgöra antingen en praktik för personer med universitetsexamen eller en utbildningspraktik, i enlighet med de bestämmelser som gäller för dessa praktikplatser. 3. Praktiken för personer med universitetsexamen och utbildningspraktiken kan omfatta en tjänstgöringsperiod på en av Europaparlamentets tre arbetsorter efter en tjänstgöringsperiod vid sambandskontoret. Praktikanten ska i så fall informeras om detta senast en månad innan hans eller hennes tjänstgöringsperiod vid sambandskontoret upphör. 4. Om praktiken omfattar en tjänstgöringsperiod på en av parlamentets tre arbetsorter, måste sambandskontoret hitta en praktikplats för praktikanten på en av enheterna vid parlamentets generalsekretariat (nedan kallad värdenheten). Sambandskontoret ska därför kontakta enheten för personalfrågor vid det berörda generaldirektoratet för att bestämma värdenheten genom att ta hänsyn till praktikantens meriter och lämplighet och de särskilda behoven i samband med verksamheten i dessa generaldirektorat samt till denna enhets möjlighet att ta emot praktikanter. 5. Handledaren ska vara placerad vid sambandskontoret. Om en praktikperiod äger rum på en av de tre arbetsorterna ska handledaren biträdas av en handledare på värdenheten. Artikel 29 Särskilt antagningsförfarande Genom undantag från artikel 7 ska det särskilda antagningsförfarandet genomföras på följande sätt: a) Den som vill söka en praktikplats ska skicka sin ansökan till sambandskontoret. Ansökan måste åtföljas av ett rekommendationsbrev från det organ som den sökande kommer från i enlighet med artikel 25.2. b) Sambandskontoret kontrollerar om de sökande är behöriga på grundval av de allmänna tillträdeskraven i artikel 5 och de särskilda tillträdeskraven i artiklarna 22 och 25 för de olika praktikplatserna. Sambandskontoret går också igenom ansökningarna på grundval av de sökandes meriter och lämplighet och de särskilda behoven i samband med verksamheten samt utifrån möjligheterna att ta emot praktikanter. Sambandskontoret ska i förekommande fall välja ut de sökande i nära samråd med värdenheten. c) Den behöriga myndigheten ska i samråd med sambandskontoret utfärda listan över sökande senast en månad innan praktiken börjar. Sambandskontoret ska personligen underrätta de sökande om resultatet av deras ansökan. 15
Artikel 30 Praktikperiodens längd 1. Genom undantag från artikel 23 ska praktikperioden för personer med universitetsexamen uppgå till tre eller fem månader beroende på om den innefattar en tjänstgöringsperiod på en av de tre arbetsorterna. Tjänstgöringsperioderna anges i nedanstående tabell: Tjänstgöringsperiod vid sambandskontoret Varaktigh et Tjänstgöringsperiod på en av de tre arbetsorterna Varaktigh et 1 16 januari 15 april 3 månader och 16 april 15 juni 2 månader 2 16 april 15 juli 3 månader och 1 oktober 30 november 2 månader 3 16 september 15 december 3 månader och 16 januari 15 mars 2 månader 2. Om praktikperioden innefattar en tjänstgöringsperiod på en av Europaparlamentets tre arbetsorter, ska någon av dessa perioder väljas: Tjänstgöringsperiod på en av de tre arbetsorterna Varaktig het 1 16 april 15 juni 2 månader 2 1 oktober 30 november 2 månader 3 16 januari 15 mars 2 månader Artikel 31 Resekostnader och andra kostnader i samband med tjänsteresor under praktikperioden 1. Genom undantag från artikel 14 är det inte möjligt för praktikanter i tredjeländer som inte är kandidatländer att kräva en schablonersättning för sina kostnader för att i början och slutet av praktikperioden resa mellan den faktiska hemorten och den ort där praktiken äger rum. 2. Om praktikperioden inbegriper en tjänstgöringsperiod på en av Europaparlamentets tre arbetsorter, ska denna tjänstgöringsperiod betraktas som en tjänsteresa. I detta fall har praktikanten, genom undantag från artikel 15, rätt till ersättning endast för transportkostnaderna. Denna ersättning grundar sig på styrkande handlingar upp till ett fastställt belopp (avgiften för ekonomiklass). Detta belopp justeras den 1 januari varje år och finns angivet på Europaparlamentets webbplats. Praktikanten kan inte kräva ersättning av kostnader för boende och uppehälle. Ersättningen av transportkostnaderna ska utbetalas mot uppvisande av utgiftsredovisningen och biljetten, boardingskortet i original och betalningsbeviset (kvitterad originalfaktura). Vid utresan ska handlingarna uppvisas för praktikkontoret. Vid återresan ska handlingarna uppvisas för sambandskontoret. I andra fall än dem som nämns ovan ska bestämmelserna i artikel 15 vara tillämpliga. Den ovannämnda tjänsteresan ska till exempel inte utesluta tjänsteresor mellan de tre arbetsorterna. DEL II: STUDIEBESÖK Artikel 32 Allmänna bestämmelser 1. Syftet med studiebesöken är att göra det möjligt för medborgare som är minst 18 år att fördjupa sina kunskaper i ämnen som rör den europeiska integrationen på ett av följande sätt: Genom tillgång till dokument i Europaparlamentets bibliotek eller arkiv (endast i Luxemburg). Genom möten med ledamöter av Europaparlamentet eller specialiserade tjänstemän som sagt sig vara beredda att ta emot den berörda praktikanten. 2. Längden för studiebesöken får inte överstiga en månad. 16
3. Personer som är intresserade av att göra studiebesök ska skicka sin ansökan till den behöriga myndigheten senast två månader innan studiebesöket ska äga rum. Praktikkontoret undersöker möjligheterna för Europaparlamentets berörda enheter, organ eller ledamöter att ta emot de sökande och underrättar dessa om huruvida deras ansökan beviljats eller ej. Ett studiebesök som syftar till att ta del av dokument i Europaparlamentets bibliotek eller arkiv kan dock beviljas inom en kortare tidsfrist, förutsatt att detta är förenligt med de berörda enheternas möjligheter att ta emot praktikanter. 4. Följande handlingar behövs: Ett brev med motivering som ska innehålla uppgift om det ämne som ska studeras, tjänstgöringsorten och den önskade perioden. En meritförteckning. En kopia av passet. 5. De personer som har praktiserat vid Europaparlamentet får inte ansöka om ett studiebesök förrän sex månader har gått efter praktikperiodens slut. 6. Europaparlamentet täcker inga av besökarnas eventuella kostnader. DEL III: SLUTBESTÄMMELSER Artikel 33 Tvister 1. Praktikanter som vill överklaga ett beslut som tagits i enlighet med dessa bestämmelser ska skicka en motiverad begäran till den behöriga myndigheten eller, om det är denna myndighet klagomålet gäller, till generalsekreteraren. Den behöriga myndigheten eller, i förekommande fall, generalsekreteraren, ska lämna ett motiverat svar till praktikanten inom tre månader. 2. Talan får även väckas inför tribunalen i enlighet med artikel 263 EUF-fördraget 2 mot ett beslut som har tagits i enlighet med dessa interna bestämmelser. Den tidsfrist som fastställs i artikel 263 i EUF-fördraget avbryts inte av en eventuell begäran som lämnats in i enlighet med punkt 1. Artikel 34 Behandling av personuppgifter Behandlingen av personuppgifter för samtliga praktikanter och sökande vid tillämpningen av gällande bestämmelser omfattas av förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd av personuppgifter. 2 Konsoliderad version av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt. 17
Artikel 35 Ikraftträdande 1. Dessa interna bestämmelser träder i kraft den 1 februari 2013. 2. Praktik som redan påbörjats den 1 februari 2013, inbegripet praktik som förlängs före eller efter detta datum, omfattas av de interna bestämmelserna om praktik och studiebesök vid Europaparlamentets generalsekretariat av den 1 februari 2006. I övriga fall upphävs ovannämnda bestämmelser vid ikraftträdandet av föreliggande bestämmelser. Utfärdat i Luxemburg den Klaus WELLE Generalsekreterare 18