Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet

Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet Fastställd av rektor 2016-01-19 Dnr: 1-781/2015 Gäller från och med 2016-02-01 Ersätter Rektors besluts- och delegationsordning dnr 1-445/2014

Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet INNEHÅLL 1 Rektors uppgifter... 1 1.1 Rektors beslut... 1 2 Rektors delegering av beslutsbefogenhet... 2 2.1 Prorektor... 2 2.2 Vicerektor... 2 2.3 Verksamhetsstyrelser... 2 2.3.1 Gemensamt för verksamhetsstyrelserna... 2 2.3.2 Underorgan till verksamhetsstyrelserna och särskilda uppdrag... 3 2.3.3 Samverkan med fakultetens medlemmar... 4 2.3.4 Styrelsen för forskning... 4 2.3.5 Styrelsen för forskarutbildning... 4 2.3.6 Styrelsen för utbildning... 5 2.4 Universitetsdirektör... 5 2.5 Bibliotekschef... 6 2.6 Verksamhetschef för komparativ medicin... 6 2.7 Föreståndare för enheten för toxikologiska vetenskaper, Södertälje... 7 2.8 Prefekt... 7 2.8.1 Begränsningar i delegation till prefekt... 8 Bilagor: Anvisningar och mallar för institutioner Anvisningar och mallar för verksamhetsstyrelser Diarienummer: 1-781/2015 Dnr för föregående version: 1-445/2014 Beslutsdatum: 2016-01-19 Giltighetstid: Gäller tillsvidare fr.o.m. 2016-02-01 Beslut: Dokumenttyp: Rektor Regler Handläggs av avdelning/enhet: Beredning med: Universitetsförvaltningens avdelningschefer Revidering med avseende på: Förändring avseende rektors beslut om budget och resursfördelning, forskningsstrategiska kommitténs upphörande, förtydliganden m a p begränsningar av prefektens beslutsbefogenheter samt avseende ansvar för arbetsmiljöuppgifter. Därutöver redaktionella korrigeringar.

Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 1 (9) 1 Rektors uppgifter I 2 kap. 2 högskoleförordningen (HF) anges i vilka frågor Karolinska Institutets styrelse, konsistoriet, ska fatta beslut. Vissa preciseringar framgår av konsistoriets besluts- och handläggningsordning. Övriga frågor avgörs av rektor i närvaro av universitetsdirektören eller dennes ersättare om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning eller konsistoriet har beslutat något annat. Rektor får delegera sina uppgifter om inte annat är särskilt föreskrivet (2 kap 13 HF). 1.1 Rektors beslut Beslut i frågor som inte ankommer på konsistoriet eller som rektor inte delegerat till verksamhetsstyrelse, prefekt eller annan befattningshavare avgörs av rektor i närvaro av universitetsdirektören. Rektors beslutsområde omfattar bland annat nedanstående: Forskning, utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå - uppdrag till verksamhetsstyrelser och universitetsgemensamma funktioner, - inrättande och avveckling av program, yrkesexamen, huvudområde eller generell examen, - indragning av rätt till handledning och andra resurser vid utbildning på forskarnivå, - ingående av överenskommelse/avtal med svenska eller utländska lärosäten avseende dubbla, multipla eller gemensamma examina, - universitets- och verksamhetsövergripande avtal och avsiktsförklaringar avseende internationellt samarbete. Organisation - institutionsindelning och institutionsbenämning. Personal - anställning av professor, - förordnande av prefekt, - inledande av MBL-förhandling i samband med arbetsbrist. Ekonomi - efter konsistoriets övergripande rambeslut; om budgetramar till verksamhetsstyrelserna samt om resursfördelning till universitetsgemensamma funktioner efter förslag från berörda organ. Lokaler - beslut om inhyrning av ny lokal för KI:s räkning vid en årshyra överstigande fem miljoner kronor. Allmän förvaltning - remissyttranden och övriga yttranden från Karolinska Institutet som inte avges av konsistoriet, - universitetsgemensamma riktlinjer och regler som inte delegerats till annan, - hänskjutande av ärenden till personalansvarsnämnd och disciplinnämnd, - status som studentkår.

Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 2 (9) 2 Rektors delegering av beslutsbefogenhet Den som delegerats en uppgift har tillsynsplikt och skyldighet att agera och rapportera, om uppgifterna inte sköts på ett korrekt vis. Delegationen innebär ett ansvar för att en betryggande intern styrning och kontroll upprätthålls inom det delegerade ansvarsområdet. Beslut om delegation ska upprättas och kvitteras skriftligen samt diarieföras. Rektor kan återkalla en delegation helt eller delvis och själv återta beslutanderätten. Ett på delegation fattat beslut som inneburit myndighetsutövning mot enskild och varit gynnande kan inte återkallas. 2.1 Prorektor Prorektor är rektors ställföreträdare och förordnas av konsistoriet. Uppgifter därutöver beslutas av rektor. 2.2 Vicerektor Rektor kan förordna vicerektor för särskilda uppgifter. Uppdragets innehåll och omfattning beslutas av rektor. 2.3 Verksamhetsstyrelser 2.3.1 Gemensamt för verksamhetsstyrelserna Verksamhetsstyrelserna är styrelsen för forskning, styrelsen för forskarutbildning och styrelsen för utbildning. Dessa ska utöver vad som anges i Karolinska Institutets organisationsplan, ansvara för de uppgifter rektor delegerat. Dekan har det yttersta ansvaret för styrelsens verksamhet och att den bedrivs inom ramen för beslutad budget. Dekan ska samordna respektive styrelses verksamhet med den verkställande ledningen på det sätt rektor bestämmer. Verksamhetsstyrelserna ska samordna sina verksamheter avseende organisation och arbetsformer på sätt som dekanerna överenskommer. Samordningen ska särskilt ske i frågor avseende 1. resursfördelning, 2. rekrytering, 3. infrastruktur.

Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 3 (9) Verksamhetsstyrelserna ansvarar inom respektive ansvarsområde för: 1. kvalitet, 2. verksamhetsutveckling, 3. uppföljning, 4. utvärdering, 5. information, 6. omvärldsbevakning, 7. riktlinjer och regler inom respektive verksamhetsområde. Varje verksamhetsstyrelse beslutar utöver vad som anges i Karolinska Institutets organisationsplan och enligt rektors besluts- och delegationsordning om en arbets-, besluts- och delegationsordning för respektive styrelse. Verksamhetsstyrelserna får uppdra åt institution att medverka i ärendeberedning samt att på delegation fatta beslut i vissa ärenden. Beslut om delegation ska upprättas och kvitteras skriftligen samt diarieföras. Verksamhetsstyrelserna kan delegera attesträtt till avdelningschef inom universitetsförvaltningen. 2.3.2 Underorgan till verksamhetsstyrelserna och särskilda uppdrag En verksamhetsstyrelse får inrätta underorgan och delegera beslutanderätten till underorgan om inte annat är särskilt angivet. Vicedekan Rektor kan efter samråd med berörda dekaner besluta om att frågor inom ett verksamhetsområde ska handhas av en vicedekan och i anslutning därtill besluta om organisation för uppgiften. Vicedekan utses av rektor. Rekryteringsutskott Det finns ett rekryteringsutskott gemensamt för de tre verksamhetsstyrelserna. I utskottet finns nio ordinarie ledamöter. Varje styrelse utser två ordinarie ledamöter och två suppleanter i utskottet. Studentkårerna utser två ordinarie ledamöter och två suppleanter. Rekryteringsutskottets huvudsakliga uppgift är att bereda anställningar av professorer (inbegripet adjungerade professorer och gästprofessorer) universitetslektorer (inbegripet adjungerade universitetslektorer) och biträdande universitetslektorer. Rektor utser ordföranden i rekryteringsutskottet på gemensamt förslag av de tre dekanerna. Ordföranden har vicedekans ställning. Styrelsen för forskning beslutar i samverkan med de två andra verksamhetsstyrelserna om former för rekryteringsutskottets verksamhet utöver vad som regleras i Karolinska Institutets anställningsordning eller av rektor. Ordföranden ska vara ledamot av styrelsen för forskning. För den händelse den som utses till ordförande inte redan är ledamot av styrelsen för forskning adjungeras han eller hon som ledamot i styrelsen.

Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 4 (9) Docenturnämnd Det finns en docenturnämnd med tolv ordinarie ledamöter som är gemensam för de tre verksamhetsstyrelserna. Varje styrelse utser tre ledamöter. Studentkårerna utser två ordinarie ledamöter och två suppleanter. Docenturnämndens uppgift är att bedöma och besluta i ärenden som avser ansökan om docentur vid Karolinska Institutet. Docenturnämndens beslut kan inte överklagas. Rektor utser ordföranden i docenturnämnden på gemensamt förslag av de tre dekanerna. Styrelsen för utbildning beslutar i samverkan med de två andra verksamhetsstyrelserna former för docenturnämndens verksamhet utöver vad som regleras i Karolinska Institutets regler för docentur eller av rektor. 2.3.3 Samverkan med fakultetens medlemmar Det kollegiala inflytandet utövas fortlöpande av valda representanter i de tre verksamhetsstyrelserna och deras underorgan liksom av fakultetens lärarrepresentanter i konsistoriet. Ett bredare engagemang av rådgivande karaktär bland fakultetens medlemmar organiseras i former som beslutas av de tre verksamhetsstyrelserna gemensamt och leds av dekanerna. 2.3.4 Styrelsen för forskning Styrelsen för forskning ansvarar särskilt för: 1. att forskningen ges bästa möjliga förutsättningar att vidareutvecklas, 2. att styr- och incitamentsystem leder mot KI:s högt ställda mål för forskningen, 3. strategisk rekrytering av nationella och internationella toppkrafter, samt säkrandet av återväxt genom satsningar på unga forskare, 4. rekrytering av lärare (professorer och lektorer) i samverkan med styrelsen för utbildning och styrelsen för forskarutbildning. Med ansvaret följer rätt att: 1. efter samråd med rektor besluta om styrelsens budget och resursfördelning, 2. besluta om vissa forskningsinfrastrukturer 3. teckna universitetsövergripande internationella samarbetsavtal om forskning inklusive postdocutbyten. 2.3.5 Styrelsen för forskarutbildning Styrelsen för forskarutbildning (utbildning på forskarnivå) ansvarar särskilt för: 1. organisering av utbildning på forskarnivå, 2. att doktorander ges goda förutsättningar för att få en utbildning av hög kvalitet, 3. regelbunden uppföljning och analys av behov och förutsättningar för utbildning på forskarnivå, 4. övergripande pedagogisk utveckling av utbildning på forskarnivå 5. medverkan i rekrytering av lärare.

Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 5 (9) Med ansvaret följer rätt att: 1. efter samråd med rektor besluta om styrelsens budget och resursfördelning, 2. besluta om antagning till utbildning på forskarnivå, 3. fastställa ämne samt allmän studieplan för ämne i vilket utbildning på forskarnivå anordnas, 4. fastställa individuell studieplan, 5. utse handledare för doktorand, 6. utse betygsnämnd och opponent, 7. fatta beslut om utfärdande av examensbevis, 8. teckna universitetsövergripande internationella samarbetsavtal om utbildning på forskarnivå. 2.3.6 Styrelsen för utbildning Styrelsen för utbildning (utbildning på grundnivå och avancerad nivå) ansvarar särskilt för 1. dimensionering av utbildningsprogram och kurser, 2. övergripande pedagogisk utveckling av utbildning på grundnivå och avancerad nivå 3. att utveckla och befästa studenternas möjligheter till inflytande över utbildningarna, 4. medverkan i utveckling av infrastruktur för utbildningsverksamheten, 5. regelbunden uppföljning av utvecklingen inom utbildningsområdet och analys av behov och förutsättningar för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, 6. att det finns goda förutsättningar för verksamhetsförlagd utbildning, 7. samverkan med Stockholms läns landsting och övriga aktörer i utbildningsfrågor, 8. medverkan i rekrytering av lärare. Med ansvaret följer rätt att: 1. efter samråd med rektor besluta om styrelsens budget och resursfördelning, 2. fördela utbildningsuppdrag till institutionerna, 3. fastställa riktlinjer för utbildningsnämndens sammansättning och uppdrag, 4. fastställa utbildningsplaner, 5. fatta beslut om utfärdande av examensbevis, 6. utse examinator, 7. teckna internationella avtal om studentutbyte samt universitetsövergripande internationella samarbetsavtal om utbildning på grundnivå och avancerad nivå. 2.4 Universitetsdirektör Universitetsdirektören har under rektor det övergripande ansvaret för Karolinska Institutets verksamhet i administrativt avseende varav följer rätt att fatta universitetsövergripande beslut. Med uppdraget som universitetsdirektör följer rätt att: 1. inom delegationsbemyndigandet, teckna Karolinska Institutets firma, 2. fatta beslut i ärenden om utlämnande av allmän handling,

Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 6 (9) 3. besluta om regler och riktlinjer för Karolinska Institutets verksamhet i administrativt avseende, 4. fatta beslut i antagningsärenden till utbildning på grundnivå och avancerad nivå, 5. teckna avtal om uppdragsutbildning. Universitetsdirektören får efter samråd med prefekt och administrativ chef, i syfte att trygga effektivitet och kvalitet inom universitetsadministrationen, fatta beslut om en institutions administration. Universitetsdirektören har i fråga om universitetsförvaltningen det ansvar och de generella befogenheter som tillkommer prefekt. Universitetsdirektören får delegera sina beslutsbefogenheter till annan befattningshavare vid universitetsförvaltningen. 2.5 Bibliotekschef Bibliotekschefen leder verksamheten vid Karolinska Institutets bibliotek. Bibliotekschefen har i fråga om universitetsbiblioteket det ansvar och de generella befogenheter som tillkommer prefekt. Bibliotekschefen får delegera sina beslutsbefogenheter till annan befattningshavare vid universitetsbiblioteket. 2.6 Verksamhetschef för komparativ medicin Verksamheten vid komparativ medicin leds av en verksamhetschef. Denne har under rektor det övergripande ansvaret för Karolinska Institutets samlade infrastruktur för djurförsök enligt rektors beslut om inrättande av komparativ medicin (dnr 5808/09-640). Med uppdraget följer en rätt att fatta universitetsövergripande beslut. I uppdraget som verksamhetschef vid komparativ medicin ingår att: - vara tillståndshavare för djuranläggningar vid Karolinska Institutet, - företräda Karolinska Institutets djurförsöksverksamhet och agera som kontaktperson gentemot media i samverkan med kommunikationsavdelningen, - ansvara för regler och anvisningar för avvikelsehantering inom djurförsöksverksamheten och att det sker i samverkan med universitetsförvaltningen och styrelsen för forskning. Vid institution där prefekt utsetts som tillståndshavare innan komparativ medicin inrättades kan prefekten vara tillståndshavare i enlighet med djurskyddslagen (1988:534). Godkänd föreståndare för djuranläggning utses av Jordbruksverket efter förslag från Karolinska Institutet.

Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 7 (9) Verksamhetschefen vid komparativ medicin får delegera sina beslutsbefogenheter till prefekt eller motsvarande. Verksamhetschefen har i fråga om komparativ medicin det ansvar och de generella befogenheter som tillkommer prefekt. 2.7 Föreståndare för enheten för toxikologiska vetenskaper, Södertälje Verksamheten vid enheten för toxikologiska vetenskaper, Södertälje leds av en föreståndare. Föreståndaren har i fråga om enheten för toxikologiska vetenskaper det ansvar och de generella befogenheter som tillkommer prefekt. Föreståndaren för enheten för toxikologiska vetenskaper, Södertälje, får delegera sina beslutsbefogenheter till annan befattningshavare vid enheten. 2.8 Prefekt Prefekts ansvar omfattar all verksamhet vid institution. Beslutsfattandet vid institutionen ska ske i enlighet med författningar samt de riktlinjer, regler och anvisningar som gäller vid Karolinska Institutet. Prefekt jämställs med föreståndare för vetenskaplig institution enligt läkemedelslagen (SFS 1992:859) med tillhörande förordningar och föreskrifter. Vid institution där prefekt utsetts som tillståndshavare innan komparativ medicin inrättades kan prefekten vara tillståndshavare i enlighet med djurskyddslagen (SFS 1988:534). Det ankommer på prefekt att, inom ramen för de ekonomiska resurser, såväl anslag och bidrag som uppdragsmedel, som anvisats för institutionens verksamhet, ansvara och fatta beslut i alla institutionens angelägenheter. Prefekten leder institutionens vetenskapliga verksamhet, dvs. forskning och utbildning. Till stöd för prefektens ansvar för institutionens verksamhet ska finnas en befattning som administrativ chef. Med uppdraget som prefekt följer en rätt att, inom delegationsbemyndigandet, teckna Karolinska Institutets firma för institutionens räkning. Prefekt får, om inte annat är särskilt angivet, delegera sin beslutsrätt. Prefekt ska besluta om arbetsordning innefattande organisationsplan samt besluts- och delegationsordning för institutionen enligt fastställd mall (bilaga). Delegationen innefattar ansvar för arbetsmiljöuppgifter avseende institutionen, vilket innebär att verka för en god arbetsmiljö samt att risker i arbetet förebyggs. Specificerade arbetsmiljöuppgifter för prefekt återfinns i bilaga. Arbetsmiljöuppgifter får delegeras (fördelas) vidare om det föreligger ett behov och där krav på kunskaper, befogenheter och resurser är uppfyllda (se bilaga mall för kvittens av delegering (fördelning) av arbetsmiljöuppgifter). Prefekt har

Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 8 (9) ansvar för att följa upp hur delegeringen fungerar och vid behov göra revideringar. I den mån kunskaper, befogenheter eller resurser är otillräckliga för att arbetsmiljön ska kunna säkerställas ska den delegerade uppgiften omgående returneras till prefekt. 2.8.1 Begränsningar i delegation till prefekt Beslut fattas av rektor eller den som delegerats uppgiften. I följande ärenden får prefekt inte fatta beslut: 1. mottagande eller användande av medel för investeringar i byggnader, 2. upptagande av lån, 3. placering på annat sätt än på Karolinska Institutets konton anslutna till Riksgäldskontoret, 4. avyttring av inredning eller utrustning vars värde överstiger 100 000 kronor, 5. hyresavtal med extern part avseende lokaler, 6. avtal om uppdragsutbildning, 7. överenskommelse om dubbel, multipel eller gemensam examen, 8. avtal om studentutbyte på grundnivå och avancerad nivå, 9. anställning av professor och adjungerad professor, 10. tvist om anställningsvillkor, 11. uppsägning på grund av arbetsbrist samt ärenden som prövas av KI:s personalansvarsnämnd eller statens ansvarsnämnd, 12. pensions- och grupplivfrågor samt andra försäkringsfrågor, 13. ärende rörande samverkan mellan KI-anställds verksamhet och Karolinska Institutet, 14. begäran om utlämnande av allmän handling som hänskjutits till myndigheten för beslut, 15. yttrande över överklagat beslut som avser annat än tillgodoräknande av utbildning på grundnivå och avancerad nivå. I följande ärenden ska prefekt fatta beslut efter samråd med annan befattningshavare, vilket innebär att ett samrådsförfarande ska ha ägt rum innan prefekten fattar sitt beslut: A) Rektor 16. Lönesättning av universitetslektor och professor. B) Universitetsdirektören 17. Anställning och lönesättning av administrativ chef. C) Personaldirektören 18. Lönesättning av ekonomi- och personalansvarig vid institutionen. I följande ärenden ska prefekt fatta beslut i förening med annan befattningshavare, vilket innebär att beslutet inte är giltigt med mindre än att både prefekt och angiven befattningshavare undertecknat.

Rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet 9 (9) B) Universitetsdirektören 19. Avtal om bidrag eller uppdragsverksamhet med andra svenska finansiärer än forskningsråd eller stiftelser (såsom Cancerfonden, Hjärt- Lungfonden) om avtalet avser belopp som överstiger 1 000 000 kronor eller sträcker sig över längre tid än tre år. Övriga finansieringsavtal, med undantag av de som framgår av p. 22 nedan, överstigande 100 000 kronor. Vid accepterande av prispengar eller donation, från såväl svenska som internationella bidragsgivare ska beslut fattas i förening med universitetsdirektören om beloppet överstiger 1 000 000 kronor eller sträcker sig över längre tid än tre år. C) Personaldirektören 20. Andra anställningsförmåner än lön såsom t.ex. tjänstebil, fler semesterdagar, fria hemresor. D) Chefen för inköps- och upphandlingsenheten 21. Avtal avseende upphandling, inköp, hyra eller leasing som överstiger 1 000 000 kronor eller sträcker sig över längre tid än tre år. E) Avdelningschefen vid avdelningen för lednings- och forskningsstöd eller enhetschefen vid Grants Office 22. Ansökan till EU, National Institutes of Health (NIH) och andra utländska bidragsgivare, och finansieringsavtal med dessa bidragsgivare eller med koordinator utsedd av dessa. F) IT-direktören 23. Investeringar och förändringar i nätverksinfrastruktur G) Vicerektor för internationella frågor 24. Institutionsövergripande avtal (en eller flera institutioner) om samverkan med institution (eller motsvarande enhet) vid utländskt lärosäte eller annan utländsk forsknings- eller utbildningsinstitution. Om avtalet avser ekonomiska frågor gäller även punkt 19 ovan. Ekonomidirektören ersätter universitetsdirektören vid förhinder med avseende på punkten 19. Universitetsdirektören ersätter chefen för inköps- och upphandlingsenheten vid förhinder avseende punkten 21. Universitetsdirektören eller dennes ställföreträdare kan alltid inträda istället för nämnda befattningshavare (C F). Ovan nämnda befattningshavare (C F) får i ovanstående ärenden inte delegera beslutsrätt vidare. Prefekt får i beslut som ska ske efter samråd eller i förening med ovan nämnda befattningshavare inte delegera sin beslutsrätt. Vid förhinder för prefekt får dock ställföreträdande prefekt träda i prefekts ställe.