Habo kommun Granskning av socialnämndens styrning och ledning inom äldreomsorgen Torbjörn Bengtsson 21 oktober 2015
Innehåll Revisionsfråga och underliggande frågeställningar Resultat och iakttagelser Rekommendationer Bedömning 2015 Deloitte AB 2
Revisionsfråga Har socialnämnden en tillfredsställande styrning och ledning av verksamheten? 2015 Deloitte AB 3
Underliggande frågeställningar På vilket sätt följer socialnämnden upp verksamheten? På vilket sätt följer socialnämnden upp ekonomin? Hur agerar socialnämnden på förvaltningens information om verksamhet och ekonomi? Finns det ett tillfredsställande ledarskap inom förvaltningen? Hur är personalens arbetsmiljö? 2015 Deloitte AB 4
Underliggande frågeställningar Är det en tillfredsställande tidsanvändning inom äldreomsorgensverksamheter? Vilka riktlinjer finns för biståndsbedömningen? Nivån på antalet platser i det särskilda boendet mot behoven? 2015 Deloitte AB 5
Statistik kopplat till ekonomi 2015 Deloitte AB 6
Offentlig statistik Kostnad för kommunens omsorg om äldre 2011 2012 2013 2014 Vård och omsorg om äldre totalt, tkr 83 571 94 623 100 035 116 946 Vård- och omsorg enligt SoL och HSL i ord. boende, äldre, tkr Därav; 35 854 33 596 44 456 51 053 Vård- och omsorg enligt SoL och HSL i *ord. boende, hemtjänst, äldre, tkr 24 807 21 292 33 349 36 880 Vård- och omsorg enligt SoL och HSL i ord. boende*, korttidsboende, äldre, tkr 6 848 9 393 8 501 10 825 Vård och omsorg enligt SoL och HSL i ord. boende*, dagverksamhet, äldre, tkr 2 390 2 911 2 195 2 768 Vård och omsorg enligt SoL och HSL i särskilt boende/annat boende, äldre, tkr 47 345 60 623 55 386 65 493 *Ord. boende = ordinärt boende och avser brukare som bor kvar hemma i eget boende. Beloppet för Vård och omsorg enligt SoL och HSL (för 2014: 51 053 kr) består av kostnader för hemtjänst, korttids och dagverksamhet. Utöver det finns vissa mindre kostnader. 2015 Deloitte AB 7
Offentlig statistik Intäkter äldreomsorgen 2012 2013 2014 Avgiftsintäkter äldreomsorg, kr/inv Habo 139 141 149 Mullsjö 600 614 618 Mölndal 507 558 603 Alla kommuner, medel 504 511 506 Externa lokalintäkter äldreomsorg, kr/inv Habo 1 0 1 (312)* Mullsjö 664 868 848 Mölndal 541 555 614 Alla kommuner, medel 408 418 417 Avgiftsintäkter avser intäkter för omvårdnads- och serviceavgifter i ordinärt- och särskilt boende dividerat med totalt antal invånare i kommunen (ca 11 000). Externa lokalintäkter består av hyror som den enskilde betalar. Enligt offentlig statistik har inga externa lokalintäkter redovisats för äldreomsorgen i Habo kommun. Enligt kommunens uppgift uppgick intäkterna 2014 till 312 kr/invånare (ca 3,4 mnkr) och redovisades under tekniska förvaltningen. 2015 Deloitte AB 8
Offentlig statistik Kostnad äldreomsorg 2012 2013 2014 Kostnad äldreomsorg, kr/inv Habo 8 698 9 115 10 526 Mullsjö 10 414 12 429 13 175 Mölndal 8 776 9 223 9 622 Alla kommuner, medel 12 661 13 050 13 313 2015 Deloitte AB 9
Offentlig statistik Nettokostnad 2012 2013 2014 Nettokostnad äldreomsorg, kr/inv* Habo 7 886 8 444 9 842 Mullsjö 8 840 10 723 11 380 Mölndal 7 457 7 830 8 126 Alla kommuner, medel 11 046 11 403 11 676 Nettokostnad äldreomsorg, kr/inv 65+** Habo 48 172 49 930 56 860 Mullsjö 42 171 48 760 50 153 Mölndal 47 261 48 539 50 480 Alla kommuner, medel 48 966 49 634 50 280 Om kommunen hade redovisat lokalintäkter korrekt hade det sänkt nettokostnaden för äldreomsorgen med 312 kr per invånare och 1 785 kr per invånare över 65 år 2014. *Nettokostnad för äldreomsorgen dividerat med totalt antal invånare i kommunen (ca 11 000 st.). **Nettokostnad för äldreomsorgen dividerat med antalet invånare över 65 år i kommunen (1 923 st. 2014). 2015 Deloitte AB 10
Offentlig statistik Standardkostnad 2012 2013 2014 Standardkostnaden vård och omsorg om äldre, kr/inv Habo 5 899 6 065 6 092 Mullsjö 9 059 9 468 9 597 Mölndal 7 413 7 615 7 493 Alla kommuner, medel 10 543 10 796 11 012 Standardkostnadskvot äldreomsorg, kr/inv 65+ Habo 74,7 73,1 Mullsjö 94,1 90,3 Mölndal 98,6 96,9 Alla kommuner, medel 99,8 100,1 Standardkostnad = den kostnad kommunen borde ha med dess strukturella förutsättningar (ålderssammansättning, andel ensamstående mm.). 2015 Deloitte AB 11
Iakttagelser kopplat till ekonomi 2015 Deloitte AB 12
Våra iakttagelser Prognos för 2015, underskott med ca 5,7 mnkr för hemtjänst och 4,5 mnkr för särskilt boende per delår 150831. Kostnaderna för äldreomsorgen har ökat med 40 % mellan 2011 och 2014 fördelat på ca 42 % ordinarie boende och 38 % särskilt boende. Habo har en dyr äldreomsorg jämfört med andra kommuner. Nyckeltal från SCB avseende intäkter behöver analyseras. Hemsjukvården är avgiftsfri i kommunen. Avgifter för exempelvis omsorgsinsatser debiteras utifrån tidsintervaller med en taxa för 1-5 tillfällen/vecka, en annan taxa för 1-2 tillfällen/dag och maxtaxa för 3-4 tillfällen/dag. Fördelad budget täcker inte kostnader för sjukfrånvaro. 2015 Deloitte AB 13
Statistik kopplat till utförd tid 2015 Deloitte AB 14
Interna nyckeltal hemtjänsten Antal timmar mar-11 mar-15 Hemtjänst - 5216 3 947 6 176 Hemtjänst natt - 5214 648 492 Övertid 166 183 Övertid natt 32 34 Vikarietid 814 2 253 Vikarietid natt 57 213 Hemtjänst dag (tillg. tim) 4 927 8 612 Biståndsbeviljad tid (Bedömd tid) 2 539 4 486 Beställd HSL (hemsjukvård) 1 280 Utförd tid 3 677 Antal kunder 112 143 % "att producera" 52% 67% % "exekverad tid" 64% % "effektiv tid" 43% Tid per brukare 44 60 Hemtjänst natt 737 740 % att producera = beviljad tid för hemtjänst och hemsjukvård dividerat med tillgänglig tid. % exekverad tid = utförd tid dividerat med beviljad tid för hemtjänst och hemsjukvård. % effektiv tid = utförd tid dividerat med tillgänglig tid. tid per brukare = tillgänglig tid dividerat med antalet brukare. Heltidstjänster ord pers. uppskattat 27 42 Heltid vikarier uppskattat 5 15 Personal heltider 33 57 2015 Deloitte AB 15
Interna nyckeltal hemtjänsten kringtidsmätning 9-21 juni 2015 (antal timmar) 450 400 350 410,72 300 284,35 250 200 150 100 50 0 73,69 36,6 53,44 18,63 63,67 3,3 99,5 Beställd tid under perioden: 1 273 timmar Totalt redovisad tid under perioden: 1 904 timmar Total kundtid under perioden: 861 timmar (45 %) Total kringtid: 1043 timmar (55 %) varav restid utgör ca 40 %. 2015 Deloitte AB 16
Iakttagelser kopplat till utförd tid 2015 Deloitte AB 17
Våra iakttagelser Tillgängliga timmar i form av tid som ordinarie personal kan utföra motsvarade mars 2015 ca 6500 timmar och det biståndsbedömda behovet uppgick till ca 4500 timmar. Av de beviljade timmarna utfördes ca 82 % i mars 2015. Andel kundtid av arbetad tid uppgår vid kringtidsmätningen till ca 48 % (inklusive matkörning). Genomsnittlig kundtid under 2015 har varit 40 % av arbetad tid. Planerarna anser att tiden de ska fördela ut inte täcker samtliga vårdtagares behov. 2015 Deloitte AB 18
Intern statistik - sjukfrånvaro Personalens andel sjuktid av tillgänglig tid (%) per 31 juli 2013-2015. Hälso- och Sjukvård *Mätning gjordes för hemtjänsten totalt 2013. **Kärrsgården Demens övertogs av kommunen 131001. 130731 140731 150731 4,72 5,50 4,46 Hemtjänst Norr 8,59* 9,23 5,83 Hemtjänst Söder 8,59* 8,84 9,57 Kärrsgården Demens Kärrsgården Somatik -** 6,22 8,90 6,62 5,67 5,49 Hemtjänsten söder och demensavdelningen har ökad sjukfrånvaro mellan åren. Sjukskrivningstalen skiljer mellan enheterna. 2015 Deloitte AB 19
Övriga iakttagelser kopplat till personal, planering, ledarskap/chefer och bistånd 2015 Deloitte AB 20
Våra iakttagelser Personal Hög sjukfrånvaro varav många korttidssjukskrivna. Sjukfrånvaron påverkar arbetsmiljön för ordinarie personal. Mer slitsamt och många vikarier. Tuff jargong bland personal och mot brukare. Attitydproblem akut på vissa avdelningar (på somatiken) Traditionellt arbetssätt, strikta/formella rutiner i samband med läggning och måltider Starkt fackförbund. Skador på fordon anmäls inte, går ej på försäkring. Bråk varje dag om fordon. Ökad tydlighet från arbetsgivaren efterfrågas. Rutiner och riktlinjer saknas. Det saknas även uppdragsbeskrivningar. Det finns en otydlighet i förväntningar från arbetsgivaren. 2015 Deloitte AB 21
Våra iakttagelser Planering/bemanning Fyra planerare gör daglig planering för hemtjänstpersonal. Planeringen följs inte alltid. Bemanningsfunktionen överdimensionerad? Samtliga så kallade tomrader i planeringen täcks inte av ordinarie budgetmedel. Det händer att brukare får lägga sig för natten kl. 17.30 Timvikarier används även till långa vik. Rutiner och ansvar för bemanning kan förtydligas. Sent avbokade besök leder till outnyttjad tid. Bemanning på demensavdelningen är samma som övriga avdelningar (0,67) Avdelningar för demens är större än särskilt boende. (14-15 personer, rekommendation 8-10 personer) 2015 Deloitte AB 22
Våra iakttagelser Ledarskap/chefer Stor omsättning på chefer. Chefer har saknat stöd i organisationen. Det finns/har funnits ett chefsförakt från personal/fack. Ökat IT-stöd efterfrågat från chefer för ekonomisk uppföljning och för att kunna delge personalen på ett överskådligt sätt i form av tabeller och diagram. Ekonomiutbildning för samtliga enhetschefer i höst. Ny organisation för att få en tydligare chefsordning. Kommunen erbjuder samtliga former av avlastning för anhöriga, exempelvis växelvård, dagverksamhet och korttidsvistelse. Låg samverkan mellan grupperna. Det finns flera tomma platser i korttidsboendet. Det finns 12 platser, under granskningen var nio platser tomma. Stora personalgrupper. Per mitten av oktober var det fem platser lediga i särskilt boende, tre platser lediga i korttidsboendet och en person i kö till demensboendet. 2015 Deloitte AB 23
Våra iakttagelser Bistånd Riktlinjer för biståndsbedömning finns, senaste revideringen gjordes 2013. Uppföljning av beslut för biståndsbedömning har saknats. Hög bemanning på bistånd. 2015 Deloitte AB 24
Rekommendationer och bedömning 2015 Deloitte AB 25
Rekommendationer Ekonomi för att uppnå en ekonomi i balans och en kostnadsnivå som är rimlig i jämförelse med jämförbara kommuner i riket rekommenderas socialnämnden: Genomföra sin handlingsplan med tydligt utpekat ansvariga, tidplan och ekonomiska effekter. Se över effekterna av avgiftsbelagd hemsjukvård, m h t nyttjandegrad. Se över modellen för hemtjänstavgifter. Arbeta för att minska sjukfrånvaron inom förvaltningen och i budgeten ta höjd för kostnader gällande sjukfrånvaro. Styra verksamheten så att personalanvändningen ger en större andel utförd tid utförd av ordinarie personal. Se över planering av hemtjänstverksamheten för att uppnå högre effektivitet genom en högre andel brukartid. 2015 Deloitte AB Säkerställa att den ekonomiska rapportering som lämnas till SCB är korrekt och fullständig. 26
Rekommendationer Kvalitet för att nå en godtagbar kvalitet inom äldreomsorgen rekommenderas socialnämnden: Säkerställa att personalen har ett tillfredsställande bemötande mot brukarna. Tydliggöra förväntningar på personalen (arbetsbeskrivningar, riktlinjer mm.). 2015 Deloitte AB 27
Bedömning Revisionsfråga: Har socialnämnden en tillfredsställande styrning och ledning av verksamheten? Svar på revisionsfrågan: Vår bedömning är att socialnämnden inte har en tillfredsställande styrning och ledning av verksamheten. 2015 Deloitte AB 28
About Deloitte Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries and territories, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte s more than 210,000 professionals are committed to making an impact that matters. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. 2015 Deloitte AB