Budgetunderlag 2015 2018 1
Innehåll Lång väg till fred............................ 3 1. Behov.................................... 5 Behov av medel........................... 5 Effektivt flöde i mottagningssystemet......... 6 Ökad service och lokal närvaro............... 6 En e-förvaltning som ger kundvärde......... 6 Kvalitetssäkrad kompetens................... 7 Migrationsverkets behov utöver föreslagna ramar........................................ 7 Överföring av anslagssparande.............. 30 Behov av bemyndigande.................... 31 Investeringar i anläggningstillgångar......... 31 Räntekontokredit............................ 32 Anslagskredit................................ 32 Avgifter mot inkomsttitel.................... 33 Anslagsöversikt............................. 34 2. Ärendeutveckling........................ 8 Fortsatt stor migration till Sverige............ 8 Stort behov till följd av konflikten i Syrien.... 8 Relativt stabil migration i övrigt............. 8 3. Utvecklingsambitioner de kommande åren. 9 Samverkan i migrantprocessen mellan berörda aktörer............................. 9 Arbetet med återvändande.................. 9 Samverkan inom Europa................... 10 Organisatorisk utveckling.................. 10 Fyra strategiskt viktiga spår................. 11 3.1 Effektivt flöde i mottagningssystemet... 12 3.2 Ökad service och lokal närvaro.......... 15 3.3 En e-förvaltning som ger kundvärde.... 19 3.4 Kvalitetssäkrad kompetens.............. 23 4. Migrationsverkets ekonomi.............. 27 Ekonomi 2014.............................. 27 Behov anslag 1:1............................. 27 Behov anslag 1:2 utgiftsområde 8............ 27 Behov anslag 1:8............................ 28 Behov anslag 1:2 utgiftsområde 13........... 28 Resursbehov 2015-2018..................... 28 Anslagsbehållning över 3 procent........... 30 Foto framsida: Migrationsverkets bildbank
Lång väg till fred I Syrien pågår ett av nutidens mest förödande krig. Miljontals människor har tvingats på flykt. Fasorna som de har upplevt kan vi inte ens föreställa oss. Utsikterna för att konflikten ska få ett slut eller leda till något bättre inom överskådlig tid är mycket dystra. Enligt UNHCR väntas antalet flyktingar i regionen öka med cirka 1,7 miljoner till cirka 4,1 miljoner under 2014. De som lyckas fly till länder i närområdet hänvisas ofta till temporära läger där det råder svåra humanitära förhållanden. Det finns också en risk att den stora anhopningen av flyktingar i grannländerna kan utlösa nya konflikter. För att mildra den alltmer ohållbara situationen måste vi i Europa leva upp till innebörden i våra internationella konventioner. Vi kan inte blunda och stänga dörren. Sverige är det land i Europa som hittills har tagit emot flest syrier på flykt. Den senaste prognosen från Migrationsverket pekar på att Sverige under de närmaste åren förblir ett av de stora mottagarländerna i Europa. Exakt hur många som söker sig hit är av olika skäl svårt att förutspå. Osäkerheten innebär att Migrationsverket behöver ha beredskap för olika scenarier. I år planerar vi i enlighet med den aktuella prognosen att ta emot mellan 52 000 och 67 000 asylsökande. Ökningen av antalet asylsökande ställer inte bara krav på Migrationsverket utan på hela samhället. För närvarande är vägen till boende och etablering för dem som får en fristad i Sverige tyvärr kantad med hinder. En växande andel av de asylsökande blir kvar i Migrationsverkets mottagningssystem trots att de har fått uppehållstillstånd. Vid årsskiftet befann sig över 10 000 personer i den situationen. I slutet av år 2014 beräknas antalet ha vuxit till över 15 000. Bristen på bostäder tvingar oss som myndighet till dyrare och ofta sämre lösningar i form av tillfälliga boenden. Det är en situation som kräver förnyade ansträngningar från alla som verkar inom systemet för mottagande och etablering. Samarbetet med övriga huvudmän står högt på vår agenda. Det räcker inte att Migrationsverket stärker sin förmåga. Vi måste samarbeta för att ta tillvara migrationens positiva effekter och för att skapa förutsättningar för ett effektivt och långsiktigt hållbart asylsystem. För att vi på Migrationsverket ska klara vår del av uppdraget är det nödvändigt att myndigheten tillförsäkras tillräckliga resurser. Den finansiering som föreslås i det här budgetunderlaget grundar sig på den prognos som Migrationsverket lämnade den 4 februari 2014. Om Migrationsverket inte tilldelas resurser som svarar mot behoven, blir följden bland annat längre väntetider för asylsökande. Det drabbar inte bara enskilda som behöver en bra start på livet i Sverige utan leder också till ökad belastning på statsbudgeten. Det är också av stor vikt att Migrationsverket kan hantera den övriga migrationen på ett ansvarsfullt sätt. De allra flesta ansökningar om uppehållstillstånd kommer från människor som vill arbeta, studera eller leva med någon i Sverige. De växande behoven inom asylområdet har inneburit att antalet öppna ärenden i besökoch bosättningsprocessen efterhand har ökat. Det är därför av stor vikt att resurser skjuts till så att dagens väntetider inte förlängs ytterligare. I den här skrivelsen redogör vi också för vilka ambitioner Migrationsverket har för den fortsatta utvecklingen av verksamheten. Den strategiska inriktning som presenterades i det förra budgetunderlaget ligger fast. Det handlar om fyra utvecklingsområden som verket avser att lägga särskild vikt vid: effektivt flöde i mottagningssystemet, ökad service och lokal närvaro, en e-förvaltning som stödjer flexibilitet och kundvärde samt kvalitetssäkrad kompetens. Det planerade utvecklingsarbetet inom dessa områden är viktigt för att vi ska kunna klara vårt uppdrag och svara mot de krav och förväntningar som finns på en modern myndighet bland annat vad gäller kvalitet och service. Det är också i hög grad en fråga om att ytterligare öka effektiviteten i verksamheten i syfte att få ut mer av befintliga resurser. Som ett led i utvecklingsarbetet genomförde verket under 2013 en bred genomlysning av verksamheten. Analysen har mynnat ut i ett beslut om förändring av organsation, styrning och arbetsformer. Syftet är bland annat att öka det lokala ansvaret i organisationen, ta Foto: Tomislav Stjepić 44 3
bort hinder i samarbetet kring de sökande och främja ett närvarande ledarskap. Ett arbete pågår nu med att förbereda genomförandet av de planerade förändringarna. Det är ett viktigt steg där vi lägger grunden för myndighetens fortsatta utveckling de närmaste åren. Med den finansiering som verket föreslår kan vi möta den förväntade ärendeutvecklingen. Det ger oss också möjlighet att bedriva ett kraftfullt utvecklingsarbete. Om verket inte tilldelas medel för den planerade utvecklingen måste resurser i den mån det är möjligt hämtas inom ordinarie budgetram. Det innebär att det tar längre tid att genomföra de insatser som står på utvecklingsagendan och risken ökar för att viktiga insatser senareläggs. När vi blickar framåt är det viktigt att vara klarsynt ifråga om konflikten i Syrien och dess varaktighet. Vi måste bereda oss på att vägen till fred och demokrati i landet är mycket lång. Konflikten kommer med stor säkerhet att prägla asylmottagandet i Sverige under en följd av år. Samtidigt som det ställer ökade krav är det viktigt att sätta Sveriges åtagande i proportion till de enorma humanitära behoven. I det perspektivet är insatsen mycket liten, men den har stor betydelse för de individer som får möjlighet att börja ett nytt liv i trygghet här. Jag känner stor stolthet över den insats som Migrationsverket genom sitt uppdrag kan göra för dem som drabbats av krigets skräck och lidande. Vi kommer att göra vårt yttersta för att möta utmaningarna på asylområdet och genomföra övriga delar av uppdraget på ett så bra sätt som möjligt. Anders Danielsson Generaldirektör 4
1. Behov Migrationsverkets förslag till budget för åren 2015 2018 grundar sig på de volymstyrda behoven i enlighet med verkets senaste prognos, samt på fortsatta utvecklingsinsatser inom myndigheten. I budgetunderlaget ges en beskrivning av Migrationsverkets utvecklingsambitioner, vad vi vill åstadkomma och hur vi ska göra det samt en bedömning av kostnaderna. Det är väl känt att de statliga finanserna är ansträngda. Icke desto mindre är det Migrationsverkets ambition att utveckla verksamheten så som beskrivs i föreliggande budgetunderlag. För att kunna möta ökade förväntningar och krav och för att på sikt få en mer kostnadseffektiv verksamhet totalt sett ser verket att det är nödvändigt att fortsätta utveckla verksamheten. Verket fokuserar på fyra områden som kräver kraftfulla utvecklingsinsatser och därför kommer att prioriteras. Dessa utvecklingsområden är effektivt flöde i mottagningssystemet, ökad service och lokal närvaro en e-förvaltning som stödjer flexibilitet och kundvärde, samt kvalitetssäkrad kompetens. I detta budgetunderlag beskrivs långsiktig inriktning för pågående och planerade utvecklingsinsatser och vilka risker och konsekvenser som uteblivna eller framskjutna utvecklingsinsatser kan innebära. Riskerna består i ineffektivitet och sämre kvalitet i verksamheten samt betydande ökade kostnader på sikt. Därför har Migrationsverket behov av medel för de kostnader som utvecklingsinsatserna medför under perioden. Verket bedömer att det inom ramen för den budget som anvisats inte finns utrymme att prioritera ner någon annan del av den ordinarie verksamheten utan att det får konsekvenser i form av längre väntetider för dem som söker uppehållstillstånd i Sverige. Asylmigrationen till Sverige kännetecknas av en fortsatt uppåtgående trend. Under 2013 ansökte totalt drygt 54 000 personer om asyl i Sverige, vilket är en ökning med 24 procent i jämförelse med år 2012 och en fördubbling jämfört med 2011. Situationen är ansträngd och det krävs en förmåga av verket till en snabb och flexibel anpassning av resurser för att hantera omvärldsläget. Då osäkerheten i antagandet om antal asylsökande är stor, behöver Migrationsverket, både ur ett finansiellt och ur ett praktiskt perspektiv, ha handlingsberedskap för att alla tänkbara scenarion inom prognosintervallet kan inträffa. Behov av medel Migrationsverket yrkar om medel för de utgifter som är volymstyrda, särskilt för att finansiera stöd till asylsökande med flera samt ersättningar till kommuner och landsting. Kostnaderna under anslaget 1:2 Ersättningar och bostadskostnader styrs av antalet asylsökande och de sökandes vistelsetider i mottagandet. Den förväntade mängden ärenden under perioden medför att resursbehovet inte ryms inom de ramar som anvisat i regleringsbrevet för 2014. För att verket ska klara sitt ekonomiska åtagande gentemot asylsökande, kommuner och landsting krävs en finansiering som svarar mot de beräknade behoven. I budgetpropositionen 2013/14:1 har Migrationsverket tilldelats medel för att ha en kapacitet att ta emot mellan 44 000 och 50 000 nya asylansökningar årligen från och med 2014. Migrationsverkets prognosintervall för år 2014 överstiger budgetpropositionens intervall. De ekonomiska beräkningarna bygger på grund av stor osäkerhet på ett scenario mitt i intervallet (59 000). Om väntetider och handläggningstider ska kunna hållas korta, måste det finnas möjlighet att öka förmågan och kapaciteten att ta emot asylsökande och pröva asylärenden när antalet asylsökande ökar. Behoven redovisas per anslag för respektive år i tabell 5 här nedan och avser differensen mellan de förväntade utgifterna och de föreslagna anslagen i Budgetpropositionen för 2014. Migrationsverkets långsiktiga utvecklingsambitioner fokuserar på insatser vad gäller effektivt flöde i mottagningssystemet, ökad service och lokal närvaro, en e-förvaltning som stödjer flexibilitet och kundvärde samt kvalitetssäkrad kompetens. Delar av de beskrivna utvecklingsinsatserna finansierar verket inom tilldelad anslagsram, men verket förmår inte fullt ut att finansiera utvecklingsinsatserna så att de sker i den takt som är önskvärd. Takten är viktig eftersom den påverkar måluppfyllelse, kvaliteten i verksamheten, service till sökande och de totala kostnaderna. Ju snabbare utvecklingen kan ske, desto snabbare uppstår nyttoeffekter. För att skapa optimala förutsättningar för en fortsatt utveckling av Migrationsverkets verksamhet, har en intern översyn av verksamheten genomförts under 2013. Översynen har mynnat ut i ett beslut om förändring av hur arbetet ska styras, organiseras och bedrivas (se sidan 10). Det stora antalet asylsökande innebär även att förstagångsansökningar avseende anknytningsärenden beräknas öka under 2014. Migrationsverket anser att en kraftig ökning av kapabiliteten i processerna är nödvändig för att kunna ha en acceptabel servicenivå. 5
Effektivt flöde i mottagingssystemet Inriktningen är att öka verkets boendeplatser i egen regi och successivt minska antalet tillfälliga boendeplatser. En ökning av antalet boendeplatser i verkets egen regi (ABK) med 3 000 platser under 2015 2018 kommer att minska kostnaderna på anslaget 1:2 ap.3 samt innebära en ökning på anslag 1:1. Tabell 1 Behov av medel för boendeplatser för perioden 2015-2018 (mkr ) Boendeplatser 2015 2016 2017 2018 Summa Anslag 1:1 20 20 20 20 80 Ökad service och lokal närvaro Kostnaden för etablering av kundcenter under åren 2015-2018 summerar totalt till 12 miljoner kronor, kostnaden för ökad lokal närvaro till 50 miljoner kronor och videoutbyggnad ytterligare 20 miljoner kronor. Kostnaden fördelas per år enligt följande: Tabell 2 Behov av medel för utveckling av kundcenter, ökad lokal närvaro samt för videoutbyggnad för perioden 2015-2018 (mkr) Anslag 1:1 2015 2016 2017 2018 Summa Utveckling av kundcenter 3 3 3 3 12 Ökad lokal närvaro 12,5 12,5 12,5 12,5 50 Utbyggnad av videoteknik 6 5 4,5 4,5 20 Totalt 21,5 20,5 20 20 82 En e-förvaltning som ger kundvärde Insatser utöver ordinarie utveckling under åren 2015 2018 för e-förvaltning inklusive digitalisering beräknas kosta 300 miljoner kronor. Kostnaden för insatser som rör Eurodac, den europeiska databasen för fingeravtryck, beräknas uppgå till 9,5 miljoner kronor under perioden. Anslagsbelastningen för e-förvaltning inklusive digitalisering består av direkta kostnader och avskrivningskostnader och fördelar sig enligt följande: Tabell 3 Behov av medel för digitalisering och e-förvaltning för perioden 2015-2018 (mkr) Anslag 1:1 2015 2016 2017 2018 Summa e-förvaltning, digitalisering 75 75 75 75 300 Eurodac 3,5 3,5 2,5 9,5 Totalt 78,5 78,5 77,5 75 309,5 6
Kvalitetssäkrad kompetens Extra insatser för långsiktig kompetensutveckling under åren 2015 2018, utöver ordinarie verksamhetsutveckling, uppskattas till en kostnad på sammanlagt 47,5 miljoner kronor. Dessa utvecklingsinsatser avser bland annat ledarförsörjning, medarbetarskap, uppbyggnad av Migrationsakademi samt kvalitetssäkring och fördelar sig över åren enligt tabellen nedan. Tabell 4 Behov av medel för kompetensutveckling för perioden 2015-2018 (mkr) Anslag 1:1 2015 2016 2017 2018 Summa Kompetensutveckling 14 13,5 12 8 47,5 Migrationsverkets behov utöver föreslagna ramar i BP 2013/ 2014:1 Tabell 5 Behov av medel för perioden 2015 2018 (mkr) Anslag 2014 2015 2016 2017 2018 Utgiftsområde 8, Migration 1:1 Migrationsverket varav: enligt prognos i februari 2014 utöver prognos 389 389 862 728 134 699 566 133 588 458 130 524 401 123 1:2 Ersättningar och bostadskostnader varav: enligt prognos i februari 2014 2 326 2 326 2 453 2 453 2 201 2 201 1 962 1 962 1 684 1 684 1:6 Offentliga biträden i utlänningsärenden. 0 69 11 0 0 1:7 Utresor för avvisade/utvisade 0 4 8 5 7 1:8 Från EU-budgeten finansierade insatser för asylsökande och flyktingar 31 7 0 0 0 Utgiftsområde 13, Integration och jämställdhet 1:2 Kommunersättningar 523 1 378 1 590 1 519 1452 7
2. Ärendeutveckling Fortsatt stor migration till Sverige Under 2013 har drygt 116 500 personer fått arbets- och uppehållstillstånd i Sverige. 1 Av dem är 79 500 tidsbegränsade tillstånd och 37 000 permanenta uppehållstillstånd. Det har inte varit så många personer som har fått arbets- och uppehållstillstånd under tidigare år, men jämfört med 2012 är det endast en ökning med fem procent. Antalet asylsökande ökade från 44 000 år 2012 till drygt 54 000 år 2013. Den stora ökningen beror framförallt på konflikten i Syrien och en ökad instabilitet i hela Mellanöstern och Nordafrika. Stort behov till följd av konflikten i Syrien Den svåra flyktingsituationen till följd av konflikten i Syrien har präglat förutsättningarna för verksamheten de två senaste åren. Antalet asylökande har varit mycket ojämnt fördelat över årets månader, vilket har ställt krav på myndighetens förmåga till flexibilitet och förmåga till snabb anpassning. Migrationsverkets bedömning är att fördelningen av asylsökande över året kommer att vara fortsatt ojämn under 2014 och sannolikt även 2015. Migrationsverket har under 2013 ökat förmågan att både ta emot asylsökande (från 43 000 inskrivna i mottagningen i början av året till 52 700 inskrivna i slutet av 2013) och att utreda asylärenden (från 36 500 avgjorda ärenden år 2012 till 49 800 avgjorda år 2013). En stor tröghet i processen är att det tar lång tid för dem som får uppehållstillstånd att kunna bosätta sig i någon kommun. Antalet som väntar på en kommunplats har fördubblats under 2013, från 5 000 till 10 000. I slutet av 2014 väntas antalet vara mer än 15 000. Antalet anvisade platser för bosättning behöver öka väsentligt för att möta det ökade behovet. Asylprocessen är prioriterad på humanitära grunder. Det finns även ekonomiska skäl för en prioritering eftersom ett växande mottagningssystem är kostnadsdrivande. Trots att många blir kvar i mottagningssystemet med uppehållstillstånd finns det ändå ekonomiska argument för att öka resurserna för prövning av asylärenden. Det sker ett utflöde ur mottagningssystemet, dels genom att avslagsbeslut fattas som leder till ett återvändande, dels att personer som får uppehållstillstånd själva hittar boende i kommun. Delvis, som en konsekvens av att Migrationsverket prioriterat resurser till asylprocessen, har antalet öppna ärenden avseende besök- och bosättningsprocessen ökat. Att låta väntetiderna öka ytterligare utan att se till serviceåtaganden är inte önskvärt. Det bör åtminstone finnas så mycket resurser för prövning av besök- och bosättningsärenden att inte dagens situation försämras. Det ökade inslaget av elektroniska ansökningar och digital handläggning syftar bland annat till att öka kostnadseffektiviteten i hanteringen. Införandet sker successivt och är beroende av i vilken mån det finns resurser till en fortsatt teknisk utveckling. I den prognos som Migrationsverket lämnade den 4 februari finns en närmare redovisning av den förväntade utvecklingen avseende olika ärendeslag de kommande åren. Bedömningen av resursbehovet baseras på ovan nämnda prognos samt på Migrationsverkets utvecklingsambitioner som beskrivs i det följande. Den extraordinära situationen kräver en beredskap i staten för en snabb och flexibel anpassning av resurser för att hantera det stora antalet asylsökande och ett, på grund av omvärldsläget, brett prognosintervall. Relativt stabil migration i övrigt Utvecklingen för övriga ärendekategorier förväntas, liksom tidigare, vara mycket mer stabil än för asylärenden. Anknytningsärenden varierar vad avser nationaliteter. För närvarande är det en minskning av antalet somaliska ansökningar. Samtidigt bedöms antalet syriska ansökningar öka successivt. Antalet arbetsmarknadsärenden minskar något till följd av ökad kontroll av vissa branscher. 1 I statistiken ingår personer som har fått tillstånd för att arbeta, studera, förenas med anhöriga eller för att de behöver skydd. Även EU/EES- 8 medborgare är inkluderade.
3. Utvecklingsambitioner de kommande åren Samverkan i migrantprocessen mellan berörda aktörer Förmågan att tillvarata migrationens positiva kraft är en fråga av växande betydelse i samhällslivet. Migrationsverkets utgångspunkt är att se migrantprocessen i ett helhetsperspektiv där människors behov står i centrum. Det krävs en ökad samsyn kring migrations- och integrationsfrågor bland alla berörda aktörer inom området. Ett nära och väl fungerande samarbete mellan berörda aktörer, liksom ett väl sammanhållet ansvar för hela processen från ansökan till etablering eller återvändande, är en förutsättning för en effektiv migrantprocess. Samarbete med och i ursprungsländer för att förbättra hela migrantprocessen är också av stor vikt. För att den asylsökandes tid inom mottagningssystemet ska bli så kort som möjligt arbetar Migrationsverket målmedvetet med att få bort onödiga väntetider, dubbelarbete och annat som inte tillför värde. Vid långa väntetider uppstår negativa effekter som en följd av att processen som helhet inte alltid är så effektiv som den kunde vara. Det får negativa effekter för den enskilde samtidigt som det ökar samhällets kostnader. När Migrationsverkets har tagit beslut och den sökande antingen ska etablera sig i Sverige eller lämna landet ska nästa steg ske utan fördröjning. Som en följd av fördröjning vid bosättning eller återvändande blir tiden i mottagningssystemet för den asylsökande oacceptabelt lång och därmed kostsam för samhället. Följande räkneexempel illustrerar detta. I Migrationsverkets årsredovisning för 2012 redovisas en schabloniserad dygnskostnad på 380 kronor för en person i verkets boende. Det innebär en kostnad för Migrationsverket på 3,8 miljoner kronor per dygn när 10 000 personer som fått beslut på sin asylansökan och antingen ska etablera sig i Sverige eller återvända finns kvar i verkets mottagningssystem. Behovet av samverkan kring migranterna är också en fråga om service utifrån den enskildes situation. Ökad samsyn och samverkan mellan berörda aktörer skapar bättre förutsättningar för en snabb etablering för den nyanlände och för ett väl fungerande återvändande för dem som fått slutligt avslag på sin ansökan. För att skapa en gemensam och heltäckande bild över hur migrantprocessen ser ut har Migrationsverket tagit initiativ till att i samverkan med andra strategiska aktörer genomföra en genomgripande kartläggning. 2 Syftet är att identifiera samverkansbehov och utvecklingsmöjligheter och åstadkomma en utvecklad samordning inom processerna för migration, introduktion, etablering och återvändande. Migrationsverkets långsiktiga inriktning för ökad samsyn och samverkan med andra ansvariga aktörer inom området, sker i syfte att skapa förutsättningar för ett effektivt flöde i mottagningssystemet och för att den sammantagna vistelsetiden i mottagandet blir så kort som möjligt. 3 Det sammanfaller även med det regeringsuppdrag som verket fått att i samverkan med berörda aktörer genomföra en systemanalys av processen från en asylsökandes ansökan till bosättning och etablering eller återvändande. Migrationsverket återkommer med en delrapport i april och en slutredovisning i oktober för detta uppdrag. 4 Arbetet med återvändande Antalet inskrivna personer i Migrationsverkets mottagningssystem med lagakraftvunna avslagsbeslut var i slutet av januari cirka 11 000 personer. Av dessa 11 000 personer var Migrationsverket handläggande myndighet för 4 000 och Polisen var handläggande myndighet för resterande 7 000 personer. Målsättningen med återvändandearbetet är att ett eventuellt beslut om avvisning eller utvisning ska verkställas under värdiga former. I första hand ska Migrationsverket förmå personen att självmant återvända. Avviker en person eller om tvång antas behövas för att verkställa beslutet kan Migrationsverket överlämna frågan om verkställighet av beslutet till Polisen. Oaktat vilken myndighet som är ansvarig har en person rätt att vara inskriven i Migrationsverkets mottagningssystem under förutsättning att personen inte håller sig undan. Migrationsverket arbetar ständigt med att öka antalet personer som återvänder självmant och minska antalet personer som överlämnas till Polisen för verkställighet. För att uppnå målet krävs att flera faktorer samverkar. Först och främst krävs det att hela processen är sammanhållen. Migrationsverket tillämpar styrprinciper för att sortera ärenden i olika kategorier och boenden. För att underlätta ett återvändande placeras ärenden tillhörande Dublinprocessen och omedelbara verkställigheter i 2 Arbetsförmedlingen, Domstolsverket, Försäkringskassan, Kriminalvården, Länsstyrelsen i Västra Götaland, Rikspolisstyrelsen, Skatteverket, Skolverket, Socialstyrelsen samt Sveriges Kommuner och Landsting. 3 Förordning (2007:996) med instruktion för Migrationsverket, 2 punkt 2 och 6. 4 Uppdrag till Migrationsverket att genomföra en systemanalys från ansökan om asyl till bosättning eller återvändande Ju2013/8626/SIM. 9
boende nära en utreseort. Migrationsverket har under hösten 2013 tillsammans med Polisen genomfört ett arbete för att öka förståelsen för hur bristande åtgärder och information vid överlämnandet till Polisen ger konsekvenser i Polisens verkställighet. Identitet och resehandlingar är viktiga delar av återvändandearbetet. Migrationsverket ska i verksamheten utgå från att en person har ett eget ansvar för att styrka sin identitet samt lämnar kompletta och riktiga uppgifter i sin ansökan. Verket ska därför på ett tidigt stadium i migrantprocessen tydligt och klart informera om dessa utgångspunkter. Som ett stöd i identitetsarbetet ska ett ärende kategoriseras utifrån vilka identitetshandlingar som har lämnats till Migrationsverket i syfte att styrka identiteten. En del i återvändandearbetet som många gånger kan ha en avgörande betydelse, förutom identitetshandlingar, är samarbete med ursprungsländer. Återtagandeavtal, som är överenskommelser mellan stater för att reglera former och skyldigheter att återta personer, är en viktig del av detta. Ju fler återtagandeavtal desto bättre förutsättningar finns det för själva återvändandearbetet. Idag finns totalt tretton EU avtal och sjutton bilaterala återtagandeavtal. Vidare har Sverige ett fungerande återtagandeavtal med samtliga länder på Västra Balkan. 5 I detta sammanhang kan också nämnas att Migrationsverket, Polisen och Kriminalvårdens Transporttjänst under hösten 2013 etablerade en ny samverkansmodell, vars syfte är att öka förutsättningarna för en förstärkt samverkan mellan myndigheterna. 6 Ett annat sätt att öka förutsättningarna för ett återvändande är att få kunskap om möjligheter för migranten i hemlandet. Ett samarbete med frivilligorganisationer kan spela en viktig roll i arbetet med att motivera migranterna att återvända självmant och i förberedelser inför ett återvändande. Samverkan inom Europa Migrationsverket lägger stor vikt vid att fortsätta vara en stark kraft i det praktiska samarbetet inom och utanför Europa. Tillsammans med andra länders organisationer och myndigheter ska Migrationsverket verka för att möta de utmaningar som verket står inför. Inom EU:s nya Asyl-, migration- och integrationsfond (AMIF) finns möjligheter för Migrationsverket att driva, såväl som delta i, olika former av internationell projektverksamhet. Av AMIF:s fondmedel kommer 80 miljoner euro vara avsedda för särskilda åtgärder i hela EU. Dessa ska ledas av ett ansvarigt medlemsland tillsammans med ett eller flera partnerländer. De särskilda åtgärderna kommer i sin karaktär att vara omfattande och långsiktiga. Därmed ställs höga krav på ansvarigt medlemsland i termer av förvaltning och trovärdighet. Kommissionen har uppmuntrat Sverige att leda såväl som delta i särskilda åtgärsprojekt och Migrationsverket avser att ansöka i samband med antagandet av det nationella programmet i april 2014. Detta kommer att kräva extra insatser under 2014, men kan komma att ge stort mervärde under kommande år bland annat på grund av möjligheten att påverka på EU-nivå. Organisatorisk utveckling I enlighet med den breda genomlysning som myndigheten har gjort av verksamhet och organisation under det gångna året kommer Migrationsverket att lämna de nationella verksamhetsområdena och istället dela in verksamheten i regioner. Bakgrunden är att den nuvarande indelningen i verksamhetsområden, trots ett stort inslag av samarbete mellan områdena, sätter vissa gränser för möjligheten till flexibilitet, helhetssyn och samarbete kring de sökande. Idag har chefer på högre nivå dessutom ansvar för verksamhet som är spridd över stora avstånd och vägen till beslut kan kännas lång, särskilt i frågor som rör flera områden. Slutsatsen är att det behövs ett ökat lokalt ansvar med kortare beslutsvägar och större möjlighet att - med de sökandes bästa för ögonen - påverka den egna verksamheten på orten. Som ett led i förändringen kommer anställda bland annat också att börja arbeta i team med en bredare sammansättning av kompetens än idag, vilket ökar möjligheten att följa ett ärende hela vägen genom processen. Med ökad bredd i teamens kompetens kan verket även jobba mer flexibelt i förhållande till olika ärendeslag. För att balansera det ökade lokala ansvaret, stärker Migrationsverket samtidigt formerna för central styrning och uppföljning. Det sker bland annat genom inrättandet av en operativ chef, en kvalitetschef och ett antal processansvariga. Alla med nationellt ansvar. Den stärkta centrala styrningen är viktig för att hålla ihop verksamheten, samordna kapacitet och säkerställa att rättstillämpningen, servicen och verksamheten i övrigt håller en hög och jämn nivå över hela landet. I samband med övergången till regioner kommer nya arbetsformer att införas. Centralt stöd i utvecklingen av kundmötet Som ett led i att stärka den centrala styrningen kommer, som redan nämnts, en kvalitetschef att tillsättas i den nya organisationen. Som stöd för verksamheten kommer det att under denne finnas en särskild 10 5 Länder som räknas till Västra Balkan är Albanien, Bosnien och Hercegovina, Kosovo, Makedonien, Montenegro, Serbien och Kroatien. 6 Migrationsverkets verksamhets- och kostnadsprognos 2014-02-04, dnr 1.1.3-2014-5644
processägare som benämns kundansvarig. Den kundansvarige arbetar med de övergripande förutsättningarna för kundperspektivet inom alla processer och har bland annat ansvar för att ge de sökande stöd och vägledning, utveckla former för tillgänglighet och säkerställa att Migrationsverket har fungerande strukturer för tidig och ändamålsenlig fördelning av ärenden i olika processer. Den kundansvarige har också en viktig roll som kravställare i förhållande till organisationen avseende alla de faktorer som påverkar mötet med den sökande. Den nationella kundtjänsten integreras med ärendehandläggningen Migrationsverkets nationella kundtjänst når idag inte upp till målen när det gäller svarstider i telefon och kapaciteten räcker inte alltid för att ta emot alla inkommande samtal. 7 Därför är inriktningen att myndighetens kundtjänst ska stärkas genom att bli en integrerad del av ärendehandläggningen och inte enbart vara ett callcenter som verkar skilt från övrig operativ verksamhet. Medarbetare kommer i enlighet med det att utbildas för att, som en del av sina arbetsuppgifter, bemanna kundtjänsten. Fyra strategiskt viktiga spår Som redan nämnts kommer Migrationsverket att hålla fast vid den strategiska inriktningen av utvecklingsverksamheten som presenterades redan i samband med förra årets budgetunderlag. Områdena är 1. Effektivt flöde i mottagningssystemet. Det handlar bland annat om att utveckla systemet för ärendefördelning och boenden för att möjliggöra ett flexiblare och effektivare arbete med mottagande och återvändande för asylsökande. 2. Ökad service och lokal närvaro. Det handlar bland annat om etablering av kundcenter med brett utbud av tjänster vid strategiska orter samt ökad lokal närvaro på platser där verket har boenden. 3. En e-förvaltning som stödjer flexibilitet och kundvärde. Fortsatt kraftfull IT-utveckling och digitalisering av tjänster och handläggning. 4. Kvalitetssäkrad kompetens. Förmågan att tillgodose behovet av rätt kompetens och ledarskap utifrån verksamhetens behov idag och imorgon. I det följande ges en redovisning över utvecklingen av myndighetens verksamhet och utvecklingsambitioner med utgångspunkt i dessa områden. 7 Den nationella kundtjänsten i Norrköping ger service via telefon, e-post, växel och webbplats. 11
Foto: Tomislav Stjepić 3.1 Effektivt flöde i mottagningssystemet Strategiskt utvecklingsområde 1 Verket ser behov av att utveckla systemet för mottagande av asylsökande bland annat genom att förstärka med fler boenden vid ankomst och utresa. Syftet är att öka flexibiliteten och effektiviteten i arbetet med mottagande och återvändande så att flödet och genomströmningen i mottagningssystemet ökar. 3.1.1 Stort behov av boendeplatser Kostnader under anslaget 1:2 ap.3 Boende för asylsökande styrs av antalet asylsökande och vistelsetider i mottagningssystemet, men även av kostnader per boendeplats. Migrationsverket har haft betydande utmaningar på grund av ett stort inflöde av nya asylsökande. Detta har krävt att Migrationsverket snabbt varit tvungna att skaffa fler boendeplatser, som till största del har skett genom upphandling av tillfälliga boendeplatser. Förutom svårigheterna i anskaffning av adekvata boenden har utmaningen varit att boendet ska matcha det efterfrågade behovet. Under 2013 har andelen personer med permanent uppehållstillstånd i verkets boendesystem ökat. Det beror på att en större andel personer har fått permanent uppehållstillstånd, samtidigt som tiden från beslut till bosättning blivit lång. Därmed finns en växande andel personer med beviljat uppehållstillstånd kvar i mottagningssystemet. När utflödet ur mottagningssystemet, framför allt av personer med permanent uppehållstillstånd som väntar på kommunplats, inte har varit lika stort som ärendeökningen har det skapats en obalans i mottagningssystemet. Konsekvensen blir att flödeseffektiviteten i systemet inte fungerar som önskat. För att öka effektiviteten och flödet i mottagningssystemet räcker det inte med att Migrationsverket organiserar och prioriterar rätt, det ställer även höga krav på externa aktörer, så som domstolarna, Arbetsförmedlingen, länsstyrelserna, kommunerna, Polisen med flera. När Migrationsverket har uppfyllt sitt åtagande, det vill säga att beslut är fattat, belastar kostnaderna fortfarande verkets anslag om den sökande är kvar i mottagningssystemet längre än nödvändigt. Således belastas anslag som Migrationsverket disponerar av kostnader som egentligen ska övergå till annan part. 3.1.2 Pågående utvecklingsinsatser under 2013 och 2014 Under 2013 har Migrationsverket tagit fram styrprinciper för hur anvisning av asylsökande till Migrationsverkets boenden ska ske. Syftet med styrprinciperna är att kunna styra olika ärendekategorier av sökande till de boenden som är mest lämpade för en fortsatt effektiv hantering av ärendet. Strävan att inrätta så kallade steg 1- och steg 2-boenden i Migrationsverkets regi har inte gått att förverkliga fullt ut under 2013. Ambitionerna är istället att dessa boenden ska var tillräckliga i antal 2014. Samtidigt kan konstateras att verksamheten kräver en beredskap och förmåga att möta variationer 12 8 Steg 1-boende är ankomstboende. Ett korttidsboende för nyanlända asylsökande. Mat ingår i boendet. Steg 2-boende är korridorboende av typ studentboende där mat ingår i boendet. Inget eget hushåll.
när förutsättningarna förändras. Om den kapacitet som verket planerat för inte räcker finns idag möjligheten att anskaffa geografiskt lämpliga boenden i egen regi (ABK) eller använda det dyrare alternativet, så kallade tillfälliga boendeplatser (ABT). Tillfälliga boenden är 4-5 gånger dyrare, vilket gör att en beredskap i form av ett större antal billigare boendeplatser (ABK) är att föredra. För att skapa ett bättre flöde i mottagningssystemet utvecklar verket arbetet med ärendefördelning och kapacitetsplanering. Logistiken mellan boende, utredning, resor, utnyttjande av video, användning av tolkar med mera, är då betydelsefulla planeringsfaktorer. Verket genomför ett pilotprojekt vars uppdrag är att ansvara för logistik, kapacitetsplanering, administrativt och initialt operativt stöd till mottagningsenheter som ska öppna nya boenden. Syftet är att säkra nationell samordning, styrning, stöd och uppföljning till den operativa verksamheten. 3.1.3 Planerade utvecklingsinsatser 2015 till 2018 Andelen tillfälliga boendeplatser (ABT) av det totala antalet boendeplatser är i dagsläget för hög. Anledningen till ett ökat antal ABT-platser beror på den mycket snabba ökningstakten av personer med uppehållstillstånd i mottagningssystemet och den långa väntetiden för bosättning och etablering i kommun. För att minska tillfälliga boendeplatser vidtar verket kraftfulla insatser för anskaffning av nya lägenhetsplatser eller boendeplatser i Migrationsverkets regi. Målsättningen att minimera antalet dyra tillfälliga boendeplatser innebär inte att den boendeformen kommer att försvinna helt, eftersom Migrationsverket alltid kommer ha ett behov av en reservkapacitet. Det ingår i Migrationsverkets utvecklingsinsatser att utreda vidare hur stort behovet av reservkapacitet kan vara. Vidare kommer verket att stäva efter fler platser i ABK med självhushåll. 9 Ytterligare utvecklingsinsatser är att minska antalet förflyttningar under asylprövningstiden, men även efter att ett beslut om uppehållstillstånd har meddelats. Detta kräver att samtliga involverade aktörer agerar samstämmigt och får goda förutsättningar för sitt arbete. I de kommuner där det råder brist på lägenheter kan ett alternativ vara att se över möjligheten att överlåta en del av Migrationsverkets lägenheter till kommunerna att användas för flyktingmottagande. Det skulle kunna vara ett alternativ för att undvika att personer med uppehållstillstånd fastnar i ett tillfälligt boende och att etableringen i Sverige därmed skjuts upp. Inriktningen är att öka verkets boendeplatser i egen regi och successivt minska antalet tillfälliga boendeplatser. En ökning av antalet boendeplatser i verkets egen regi (ABK) med 3 000 platser under 2015 2018 kommer att minska verket kostnader på anslag 1:2 ap.3 samt innebära en ökning på anslag 1:1. Fördelningen av anslagsbelastningen över perioden beskrivs i tabell 1 på sidan 6. 3.1.4 Nyttoeffekter Genom att i ett initialt skede styra de asylsökandes boende efter olika ärendekategorier, ges bättre förutsättningar för en effektiv process. I ärenden som handläggs enligt Dublinförordningen eller med förordnande om avvisning med omedelbar verkställighet enligt 8 kap. 6 utlänningslagen (SFS 2005:716), skapas då ett handlingsutrymme för snabba processer. Prövning och arbete med självmant återvändande underlättas av att boendet för den sökande är i nära anknytning till ankomst- och utreseort. Samordning, planering och styrning utifrån ett helhetsperspektiv i boendefrågan innebär bland annat att kostnadskrävande tillfälliga lösningar undviks och därmed minskas användningen av dyra tillfälliga boenden. Detta förutsätter dock att verket har en beredskap så att antalet boendeplatser svarar mot behovet. 3.1.5 Ekonomiska nyttor Genom att ersätta tillfälliga boendeplatser (ABT) med platser i verkets egen regi (ABE och ABK) kommer boendekostnaderna att minska. Migrationsverket beräknar att med en utökning av 3 000 platser ABE/ABK kan kostnaden minska på anslag 1:2 ap.3. Inom 2 månader har hela utvecklingskostnaden på 1:1 sparats in förut-satt att den bedömning av antal asylsökande som gjordes i februariprognosen fortfarande gäller. En annan ekonomisk nytta uppstår när personer inte blir kvar i Migrationsverkets boende när de har fått ett beslut och antingen ska etablera sig i en kommun eller återvända. Enligt räkneexemplet på sidan 9 är boendekostnaden för 10 000 personer i verkets mottagningssystem cirka 3,8 miljoner kronor per dygn. 3.1.6 Osäkerheter Flödet i mottagningssystemet är en central fråga. En generell osäkerhet råder, vilken beror på volymen av antalet asylsökande under kommande år. En avgörande osäkerhet är dessutom i vilken utsträckning sökande blir kvar i Migrationsverkets boende efter beslut i väntan på bosättning i kommun eller ett återvändande. 9 ABK är korridorboende av typ studentboende med möjlighet till eget hushåll 13
Om verket väljer att överlåta lägenheter till kommun för flyktingmottagande, i kommun där det råder brist på lägenheter, tappar verket samtidigt boendeplatser. Osäkerheten består då i om det finns möjlighet för verket att ersätta dessa platser på annan ort. 3.1.7 Konsekvenser om utvecklingsinsatserna inte genomförs Om Migrationsverket inte har tillräcklig kapacitet i boendesystemet och en nödvändig beredskap för nykomna asylsökanden, står verket inför en stor och allvarlig risk att inte klara av myndighetens uppdrag och åtaganden. I Migrationsverkets senaste prognos visar verket i ett räkneexempel på en ökning av tillfälliga boendeplatser (ABT) från cirka 30 procent år 2014 till närmare 70 procent år 2018 om verket måste klara verksamheten med tillgängliga medel. Detta beror på att kapaciteten att anskaffa fasta platser i anläggningsboende är begränsad och att antalet inskrivna bedöms öka om verket inte erhåller medel för det volymstyrda behovet. Det skulle innebära en ökad kostnad från 1 995 miljoner kronor 2014 till 8 401 miljoner kronor 2018. 10 10 Verksamhets- och kostnadsprognos, februari 2014. Dnr 1.1.3-2014-5644, sidan 51. 14
Foto: Migrationsverkets bildbank 3.2 Ökad service och lokal närvaro Strategiskt utvecklingsområde 2 Migrationsverket satsar på lokalisering för bättre service och effektivitet genom att etablera kundcenter med ett brett utbud av tjänster. Verkets satsar också på att öka sin lokala närvaro där verket har boenden för asylsökande. Syftet är att öka servicenivån och samverka ännu bättre med närsamhället. Verket ser också behov av att fortsätta utbyggnaden av videorum för asylutredningar för att på så sätt öka effektiviteten och servicenivån. 3.2.1 Lokalisering för bättre service För att öka tillgängligheten och servicen för sökande, planerar Migrationsverket en fortsatt satsning på utbyggnad av verksamheten vid ett antal strategiska orter. Vid dessa orter ska verket etablera kundcenter med ett brett utbud av tjänster. Det är en strategisk inriktning som ligger i linje med att i högre grad samverka med kundens bästa för ögonen. Oavsett ärendeslag ska den sökande kunna vända sig till ett och samma ställe. Denna utgångspunkt är av stor vikt när Migrationsverket fortsätter att utveckla arbetssätt och organisation för att ännu bättre svara upp mot de högt ställda kraven på effektivitet, kvalitet, tillgänglighet och service. Idag hänvisas de som vill besöka Migrationsverket i stor utsträckning till olika receptioner beroende på ärendeslag. Inte sällan är miljöerna i receptionerna i behov av anpassning och modernisering för att svara mot de förväntningar som idag finns på en modern servicemyndighet. Verksamheten är vidare spridd över stora avstånd och som kund kan man ha svårt att veta vart man ska vända sig i olika frågor. Det är inte alltid kundvänligt och inte heller mest effektivt ur myndighetens perspektiv. Utbyggnaden av kundcenter sker successivt. Sedan tidigare finns ett kundcenter i Norrköping och i februari 2014 öppnades kundcenter i Malmö. Under 2015 etableras kundcenter i Göteborg, Boden, Umeå, Jönköping och Sundsvall med anpassning till lokala förutsättningar. Under 2015 2018 pågår dessutom planering och förberedelser för kundcenter i Stockholm och Gävle. Kostnaderna för etablering av kundcenter på tio orter under 2014 2017 är i tidigare budgetunderlag beräknad till 23 miljoner kronor. Med de resurser som verket för närvarande kan lägga på etableringen kommer utbyggnaden inte att kunna ske i den takt som tidigare planerats. Utöver redan etablerade kundcenter i Norrköping och Malmö är bedömningen att verket kan etablera kundcenter på fem orter under 2015 2018, vilket innebär att kostnaderna för den fortsatta utbyggnaden på de återstående orterna skjuts framåt i tid. Nyttoeffekter Kundcenterkonceptet innebär att Migrationsverket kan erbjuda en modern, öppen och välkomnande miljö. Det ligger i linje med hur myndigheten ser på migrationen 15
till Sverige. Vi vill arbeta i en anda av service och öppenhet. De sökande ska mötas av en miljö som inger förtroende. En viktig förbättring är att konceptet bygger på en högre grad av samverkan inom myndigheten kring migranterna och deras behov. Samverkan underlättas av att de sökande tas emot i en gemensam reception istället för flera olika. De lokala resurserna kan tas tillvara på ett mer flexibelt och effektivt sätt i förhållande till växlande behov. Det ligger i linje med ambitionen att utveckla verksamhet och organisation med sikte på en starkare processorientering och mindre strukturella begränsningar i form av organisatoriska stuprör. Utbyggnaden, till exempel i Malmö, innebär också att medarbetarna får en bättre arbetsmiljö med mer ändamålsenliga och moderna lokaler där all verksamhet samlas under ett och samma tak. Det är viktigt för att Migrationsverket ska vara en attraktiv arbetsplats i dag och i morgon. Konsekvenser om Migrationsverket inte tilldelas medel Om Migrationsverket inte tilldelas medel för att bygga ut kundcenter i den takt som det finns behov av försämras möjligheten att tillhandahålla tjänster som ger största möjliga nytta och service för sökande och andra intressenter inom givna ekonomiska ramar. Om utvecklingen drivs vidare, men i långsammare takt än enligt planeringen, kommer det att ta längre tid innan effekterna kan skördas. Migrationsverket bedömer inte att det inom ramen för den budget som anvisats finns utrymme att prioritera ner någon annan del av verksamheten, eftersom verket då skulle bli tvungen att välja mellan produktion och utveckling. 3.2.2 Ökad lokal närvaro Inriktningen att bygga verksamheten kring strategiska orter innebär inte att all service ska centraliseras till dessa orter. Ett väl fungerande mottagande av asylsökande förutsätter bland annat också att Migrationsverket har ett väl utvecklat samarbete med det lokala samhället där den asylsökande vistas under väntetiden. Det är bland annat viktigt att Migrationsverket i ett tidigt skede informerar om etablering av nya boenden så att det finns lokal förankring. Det är också viktigt att Migrationsverket under boendetiden har personal i rimlig närhet till de asylsökandes boenden för att kunna ge den service som följer av uppdraget. Det är bland annat en fråga om att stärka de sociala aspekterna av mottagandet. De sökande har bland annat behov av att få samhällsinformation, praktisk information och annat stöd. I dag upplever en del kommuner att de får ta ett för stort ansvar för sådan service. Det är inte bara en fråga om service till den enskilde utan också en fråga om att främja ett gott lokalt samarbetsklimat kring de asylsökande i kommuner och närsamhälle. Det är en förutsättning för en god etablering. Frågan om verkets närvaro och deltagande i lokal samverkan kan också kopplas till ambitionen att stärka arbetslinjen i mottagandet. Med god lokal kommunikation och samverkan kan arbetet med att ordna praktikplatser och kontakt med arbetsgivare underlättas. Till bilden hör att verket har boenden spridda över hela landet och att avståndet ibland kan vara långt mellan boenden och närmaste enhet. En avvägning som måste göras är var Migrationsverkets åtagande slutar och andra huvudmäns börjar i fråga om stöd och service lokalt. Migrationsverket har inte möjlighet att gå utanför ramarna för uppdraget. Ett sätt att överbrygga geografiska avstånd är att bygga ut möjligheten att göra utredningar via video. En sådan utbyggnad pågår (se nedan). Som ett led i utvecklingsarbetet kommer verket också att söka ytterligare lösningar för att öka servicen till de sökande i nära anslutning till deras boende, till exempel genom ökad mobilitet hos handläggande personal. I enlighet med tidigare budgetunderlag avser Migrationsverket att utöka den lokala närvaron för att kunna hålla en god servicenivå och mer aktivt delta i lokal samverkan. Den strategiska inriktningen är att fram till 2018 öka den lokala närvaron på 40-50 orter. Vilka orter som blir aktuella avgörs enligt kriterier som fastställs under 2014. Kostnaden för ökad lokal närvaro uppskattas, som i tidigare budgetunderlag, till 50 miljoner kronor under 4-årsperioden och avser personalkostnader. 3.2.3 Utveckling av den nationella kundtjänsten Migrationsverkets nationella kundtjänst i Norrköping ger service via framförallt telefon och e-post till sökande och andra som vänder sig till myndigheten med frågor. Kundtjänsten når idag inte upp till målen när det gäller svarstider i telefon och kapaciteten räcker inte för att ta emot alla inkommande samtal. Därför är inriktningen att myndighetens kundtjänst ska utvecklas. Inriktningen är bland annat att skapa ett tydligare huvudmannaskap inom verket och i högre grad integrera kundtjänsten med ärendehandläggningen. Den ska inte vara ett callcenter som verkar skilt från övrig operativ verksamhet. Med ett utvecklat arbetssätt där medarbetare arbetar viss tid med hanläggning och viss tid med kundtjänst, skulle effektivt öka kvaliteten i kundtjänsten. Bolagsverkets modell för nära samverkan mellan kundtjänst och handläggning, som har resulterat i ökad 16
tillgänglighet och kvalitet, är intressant att studera närmare och anpassa till Migrationsverkets förutsättningar. En sådan inriktning kräver utveckling av arbetssätt där medarbetare behöver utbildas för att, som en del av sina arbetsuppgifter, bemanna kundtjänsten. 3.2.4 Utbyggnad av video för utredningar samt för intern och extern kommunikation Asylutredningsrum Arbetet med utbyggnad av videomötesrum för asylutredningar har pågått under ett par år. Det finns nu både videorum för utredning och videomötesrum för distanstolkning. Det tillkommer ytterligare utredningsrum under våren 2014. Resterande utbyggnad styrs av verksamhetens behov och erfarenheter av dagens lösning. Migrationsverket räknar med att kunna genomföra 2 000 till 2 500 videutredningar innevarande år. Framöver blir videorummen bokningsbara genom verkets ärendefördelningssystem. Det ökar förutsättningarna att bättre utnyttja potentialen. Nyttoeffekter Utbyggnaden innebär att många asylsökande inte behöver resa långt till prövningsenheter för utredning och verket får bättre möjligheter att hantera växlingar i antalet asylsökande. Även om många fortfarande får viss resväg till orterna med videorum blir utredningarna i högre grad geografiskt obundna och verket kan använda sina totala resurser på ett bättre sätt genom att till exempel nyttja handläggarkapacitet över hela landet. Det ger också mottagningen större flexibilitet att ordna boenden på orter med långa avstånd till prövningen. Till bilden hör att det är relativt vanligt att utredningar ställs in på grund av att den sökande av olika anledningar uteblir, vilket medför kostnader i form av resor och hotell för till exempel offentliga biträden och tolkar. Ekonomiska nyttor Förutom minskade boendekostnader på sikt ger utbyggnaden av videomöteslösningen också andra ekonomiska vinster. Kostnader för resor och övernattningar för sökanden minskar och resekostnader för offentliga biträden minimeras då biträde kan förordnas på den ort där sökande deltar via video. Vidare minskar antalet inställda utredningar. Den tid som sparas in på att inte behöva resa kan istället användas till att handlägga fler ärenden. Vanliga videomötesrum Eftersom Migrationsverkets verksamhet är spridd över landet finns behov av ökad tillgång till videomöten för personalen för att underlätta samarbete inom organisationen såväl som med externa parter. Migrationsverket arbetar kontinuerligt med att utöka antalet vanliga mötesrum med videokonferensutrustning. Nyttoeffekter Videomöten underlättar kontakter inom verksamheten och besparar både arbetstid som behöver läggas på resor samt kostnader för resor. Möten kan hållas när det krävs utan att hänsyn behöver tas till när det finns tillräckligt med ledig tid i kalendern för resor. Säker extern kommunikation Under 2013 påbörjades ett arbete med att ta fram en teknisk lösning för att Migrationsverket ska kunna kommunicera via video med andra myndigheter via kommunikationsnätverket Swedish Government Secure Intranet. 11 I arbetet ingår även att ta fram en teknisk lösning för videokommunikation över internet. En pilot är planerad för test under slutet av första kvartalet 2014 för att sedan kunna tas i produktion under senare delen av 2014. Nyttoeffekter Lösningen med extern kommunikation är efterfrågad av flera verksamheter inom Migrationsverket. Genom denna lösning möjliggörs videosamtal med externa partner, till exempel UNHCR, ambassader, polismyndigheten och UD. Videomöten förbättrar samverkan med externa parter och underlättar utbildning och kunskapsöverföring. Ekonomiska nyttor Den främsta ekonomiska nyttan med att möjliggöra extern kommunikation är minskade resekostnader. En stor del av Migrationsverkets verksamhet innebär resor inom Sverige och utomlands. Dessa resor kostar både pengar, arbetstid samt administration och videomöten bidrar därmed till minskade resekostnader för Migrationsverket. In- och uppspelning Ett behov finns av att spela in videomöten för att göra dessa tillgängliga för fler personer inom Migrationsverket. Nyttoeffekter Inspelning av videomöten ger verksamheten möjligheten att realisera olika typer av nyttor. Det kan till exempel gälla ökad rättssäkerhet, ökad delaktighet och 11 SGSI, Swedish Government Secure Intranet, är ett kommunikationsnätverk som ger säker kommunikation med andra myndigheter i Sverige och i Europa. SGSI är skiljt från internet och dessutom är trafiken krypterad. Källa MSB:s hemsida. 17