CDR/TL2/14/2016/L1-L2-L3 PARTI 1, 2 eller 3 Bilaga I RAMAVTAL FÖR TJÄNSTER AVTAL NUMMER CDR/TL2/14/2016/L1-L2-L3 PARTI 1, 2 eller 3 1. Europeiska unionen (nedan kallad "unionen"), företrädd av Regionkommittén (nedan kallad "den upphandlande myndigheten"), som i sin tur företräds av Kyriakos Tsirimiagos, chef för enhet C3, utskottet för socialpolitik, utbildning, sysselsättning, forskning och kultur, för undertecknandet av detta avtal, å ena sidan, och 2. [Fullständig benämning] [Organisationsform] [organisationsnummer, nummer på ID-handling eller pass] [Fullständig adress] [momsregistreringsnummer] [gruppledare för medlemmarna i den grupp som lämnat in det gemensamma anbudet] ([gemensamt kallade] uppdragstagaren), som företräds av [den rättsligt behöriga företrädarens förnamn, efternamn, befattning och, vid gemensamma anbud, företag] för undertecknandet av detta avtal, å andra sidan 1/46
HAR ENATS OM FÖLJANDE särskilda villkor, allmänna villkor och följande bilagor: Bilaga I Kravspecifikation (nr CDR/TL2/14/2016 av den [...]) Bilaga II Uppdragstagarens anbud (nr [...] av den [...]) Bilaga III Bilaga IV Bilaga V Mall för särskilda avtal Formulär för rättssubjekt Formulär för bankuppgifter Bilagorna utgör en del av detta ramavtal (nedan kallat "ramavtalet"). Ramavtalet fastställer följande: 1. Det förfarande den upphandlande myndigheten ska använda för att beställa tjänster från uppdragstagaren. 2. Bestämmelser som är tillämpliga på särskilda avtal som den upphandlande myndigheten och uppdragstagaren kan komma att ingå enligt detta ramavtal. 3. Parternas rättigheter och skyldigheter under och efter ramavtalets löptid. Handlingar (slutanvändaravtal, allmänna villkor etc.) som upprättas av uppdragstagaren ska, med undantag för dennes anbud, inte vara tillämpliga, om inte annat uttryckligen sägs i de särskilda villkoren i detta ramavtal. Vid motstridiga bestämmelser i detta ramavtal och handlingar som upprättats av uppdragstagaren ska detta ramavtal ha företräde, oavsett vad som sägs i uppdragstagarens handlingar. 2/46
INNEHÅLLSFÖRTECKNING RAMAVTAL FÖR TJÄNSTER... 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 3 I. SÄRSKILDA VILLKOR... 5 I.1. Företrädesordning... 5 I.2. Avtalsföremål... 5 I.3. Ikraftträdande och löptid för ramavtalet... 5 I.4. Utnämning av uppdragstagaren och fullgörande av avtalet... 5 I.5. Pris... 6 I.6. Betalningsvillkor... 7 I.7. Faktura och bankkonto... 8 I.8. Kontaktuppgifter... 8 I.9. Registeransvarig... 9 I.10. Nyttjande av resultaten... 9 I.11. Uppsägning från någondera partens sida... 10 I.12. Tillämplig lag och tvistlösning... 10 II. ALLMÄNNA VILLKOR RAMAVTAL FÖR TJÄNSTER... 12 II.1. Definitioner... 12 II.2. Uppgifter och ansvar vid gemensamma anbud... 14 II.3. Avskiljbarhet... 14 II.4. Tillhandahållande av tjänster... 14 II.5. Kontakter mellan parterna... 15 II.6. Ansvar... 17 II.7. Intressekonflikt och yrkesmässig intressekonflikt... 18 II.8. Sekretess... 19 II.9. Behandling av personuppgifter... 20 II.10. Underentreprenad... 21 II.11. Ändringar... 21 II.12. Överlåtelse... 21 II.13. Immateriella rättigheter... 22 II.14. Force majeure... 26 II.15. Avtalsvite... 26 II.16. Prissänkning... 27 II.17. Tillfälligt avbrytande... 28 II.18. Uppsägning... 29 II.19. Fakturering, mervärdesskatt och e-fakturor... 31 II.20. Prisjustering... 31 II.21. Betalning och garanti... 32 II.22. Ersättningar... 35 II.23. Återkrav... 36 3/46
II.24. Kontroll och revision... 36 BILAGA I... 38 BILAGA II... 39 BILAGA III... 40 BILAGA IV... 45 BILAGA V... 46 4/46
I.1. FÖRETRÄDESORDNING I. SÄRSKILDA VILLKOR Vid konflikter mellan olika bestämmelser i ramavtalet ska följande företrädesordning gälla: (a) De särskilda villkoren ska ha företräde framför de övriga delarna av ramavtalet. (b) De allmänna villkoren i ramavtalet ska ha företräde framför särskilda avtal (bilaga III). (c) Villkoren i särskilda avtal (bilaga III) ska ha företräde framför övriga bilagor. (d) Villkoren i kravspecifikationen (bilaga I) ska ha företräde framför anbudet (bilaga II). (e) Villkoren i ramavtalet ska ha företräde framför särskilda avtal. I.2. AVTALSFÖREMÅL Föremålet för detta ramavtal är utförande av de uppgifter som beskrivs i kravspecifikationerna som utgör bilaga I till detta dokument. I.3. IKRAFTTRÄDANDE OCH LÖPTID FÖR RAMAVTALET I.3.1 I.3.2 I.3.3 I.3.4 Ramavtalet träder i kraft den dag då den sista av parterna undertecknar det. Ramavtalet får inte börja fullgöras innan det trätt i kraft. Ramavtalet ingås för en period av 12 månader med början den dag avtalet träder i kraft. De särskilda avtalen ska undertecknas innan det ramavtal som de hänför sig till löper ut. Ramavtalet ska fortsätta tillämpas på dessa särskilda avtal även efter ramavtalets löptid. Tjänster som tillhandahålls enligt särskilda avtal ska fullgöras senast sex månader efter det att ramavtalet löpt ut. I.3.5 Förlängning av avtalet Ramavtalet ska förlängas automatiskt högst tre gånger, vid varje tillfälle för en period av 12 månader i taget, såvida inte någon av parterna skriftligen motsätter sig detta och tillställer motparten en formell underrättelse, senast tre månader innan avtalet löper ut. En förlängning innebär inte några ändringar av eller uppskov med de befintliga skyldigheterna. I.4. UTNÄMNING AV UPPDRAGSTAGAREN OCH FULLGÖRANDE AV AVTALET I.4.1. Utnämning av uppdragstagare Uppdragstagaren väljs ut för ett multipelt ramavtal i kaskad och finns upptagen på [...] plats på förteckningen. 5/46
I.4.2. Perioden för tillhandahållande av tjänster Perioden för tillhandahållande av tjänster börjar löpa den dag då den sista av parterna undertecknar det särskilda avtalet. I.4.3. Genomförande av multipelt ramavtal i kaskad Ramavtalet fullgörs på följande sätt: den upphandlande myndigheten beställer tjänster genom att tillställa den uppdragstagare som är först rankad i kaskaden ett särskilt avtal via e-post. Inom fem arbetsdagar ska uppdragstagaren göra något av följande: (a) Återsända det särskilda avtalet vederbörligen undertecknat och daterat till den upphandlande myndigheten. (b) Lämna en förklaring till varför beställningen inte kan godtas. Om uppdragstagaren inte godtar beställningen, inte håller tidsfristen eller befinner sig i intressekonflikt som negativt påverkar fullgörandet av det särskilda avtalet (jfr artikel II.7) får den upphandlande myndigheten lägga beställningen hos den uppdragstagare som är rankad på nästa plats i kaskaden. Om uppdragstagaren upprepade gånger vägrar underteckna särskilda avtal eller inte återsänder dem inom utsatt tid kan detta anses utgöra en underlåtelse att fullgöra de avtalsenliga skyldigheterna på det sätt som avses i artikel II.18.1 c. I.5. PRIS I.5.1. Högsta tillåtna belopp och högsta tillåtna pris Det högsta totalbelopp som ska betalas ut enligt ramavtalet uppgår till [belopp med siffror och bokstäver] euro. Detta binder inte på något sätt den upphandlande myndigheten att göra inköp motsvarande totalbeloppet. Det högsta tillåtna priset på tjänsterna ska vara det som anges i bilaga II. I.5.2. Prisjustering Prisjustering tillåts inte enligt ramavtalet. I.5.3. Kostnadsersättning Kostnadsersättning tillåts inte enligt ramavtalet. De av uppdragstagarens kostnader för resor och uppehälle som uppstår till följd av en kallelse till möte från Regionkommittén ska ersättas i enlighet med ReK:s anvisningar för tredje part som deltar i Regionkommitténs verksamhet (anvisningar nr 5/2014). 6/46
I.6. BETALNINGSVILLKOR I.6.1. Förfinansiering Förfinansiering tillåts inte enligt ramavtalet. I.6.2. Mellanliggande betalningar Mellanliggande betalningar tillåts inte enligt ramavtalet. I.6.3. Slutbetalning av utestående belopp 1. Uppdragstagaren (eller vid gemensamma anbud gruppledaren) får begära slutbetalning enligt artikel II.21.6. Uppdragstagaren (eller vid gemensamma anbud gruppledaren) ska översända en faktura på papper för slutbetalning enligt det särskilda avtalet eller kravspecifikationen, tillsammans med följande: En sådan förteckning över alla befintliga rättigheter till resultaten eller delar av resultaten, alternativt en sådan förklaring om att det inte finns några sådana befintliga rättigheter som avses i artikel II.13.4. En slutrapport, produkt eller övriga handlingar som krävs enligt det särskilda avtalet. 2. Den upphandlande myndigheten ska godkänna handlingarna eller produkterna och verkställa betalning 90 dagar från det att fakturan mottagits. 3. Om den upphandlande myndigheten har anmärkningar ska dessa tillställas uppdragstagaren (eller vid gemensamma anbud gruppledaren) och betalningsfristen avbrytas i enlighet med artikel II.21.7. Uppdragstagaren (eller vid gemensamma anbud gruppledaren) har 30 dagar på sig att på den upphandlande myndighetens begäran lämna ytterligare uppgifter, rättelser, en ny rapport eller övriga handlingar. 4. Den upphandlande myndigheten ska lämna sitt godkännande och verkställa betalning inom den tidsfrist som anges i punkt 2, om inte handlingarna eller produkterna helt eller delvis avvisas. I.6.4. Fullgörandegaranti Fullgörandegaranti tillåts inte enligt ramavtalet. I.6.5. Innehållandegaranti Innehållandegaranti tillåts inte enligt ramavtalet. 7/46
I.7. FAKTURA OCH BANKKONTO Alla fakturor ska adresseras till: Europeiska regionkommittén Direktoratet för personal och ekonomi Budget and Finance Unit Accounting service 101 Rue Belliard B-1040 Bruxelles/Brussel Betalning ska göras i euro till uppdragstagarens (eller vid gemensamma anbud till gruppledarens) bankkonto med följande bankdata: Bank: Bankkontorets adress: Kontoinnehavarens fullständiga namn eller firma: Fullständigt kontonummer (inklusive bankkoder): IBAN-kod: I.8. KONTAKTUPPGIFTER All korrespondens avseende detta avtal ska ställas till följande adresser: Upphandlande myndighet: Europeiska regionkommittén Direktoratet för lagstiftningsarbete 2 Enhet C3 utskottet för socialpolitik, utbildning, sysselsättning, forskning och kultur Kyriakos Tsirimiagos 101 Rue Belliard B-1040 Bruxelles/Brussel E-postadress: studies@cor.europa.eu Uppdragstagare (eller vid gemensamma anbud gruppledare): [Fullständigt namn] [Befattning] [Firma] [Fullständig adress] E-postadress: [...] Utan att det hindrar tillämpningen av denna artikel får andra avtalsvillkor för den upphandlande myndigheten eller uppdragstagaren fastställas i de särskilda avtalen. 8/46
I.9. REGISTERANSVARIG Den registeransvariga som avses i artikel II.9 är den person som företräder Europeiska regionkommittén i samband med fullgörandet av detta ramavtal. I.10. NYTTJANDE AV RESULTATEN I.10.1. Nyttjanderätt till resultaten Följande användning är tillåten när unionen i enlighet med artikel I.13.1 förvärvat äganderätten till alla resultat på det sätt som anges i ramavtalet eller kravspecifikationen: a) Användning för eget bruk: tillhandahållande för den upphandlande myndighetens personal, tillhandahållande för personer och organ som arbetar för eller samarbetar med den upphandlande myndigheten, däribland uppdragstagare, underleverantörer, oavsett om de är juridiska eller fysiska personer, unionens övriga institutioner, organ och byråer, medlemsstaternas institutioner, installering, nedladdning, behandling, arrangering, samling, sammanställning, nedladdning, kopiering och mångfaldigande helt eller delvis utan begränsning av antalet exemplar. b) Spridning i pappersform, elektroniskt eller digitalt, på internet, däribland i sociala medier, som nerladdningsbar eller ej nerladdningsbar fil. c) Kommunikation via presstalesmän. d) Införlivande med brett tillgängliga databaser eller index, t.ex. i portaler för öppen tillgång eller för öppna data eller i liknande arkiv, oavsett om de är fritt tillgängliga eller kräver abonnemang. e) Bearbetning av den upphandlande myndigheten eller av tredje man för den upphandlande myndighetens räkning, till exempel genom att korta, sammanfatta, förändra innehåll eller format, tekniskt bearbeta innehållet (nödvändig korrigering av tekniska fel), lägga till nya delar eller funktioner, förändra funktionerna, överlämna ytterligare uppgifter om resultatet (t.ex. källkoder) till tredje man i syfte att göra bearbetningar, lägga till nya inslag, mellanrubriker, rubriker, fetstil, bildtext, innehållsförteckning, sammanfattning, grafik, undertextning, ljud, lägga till metadata för textutvinning och datautvinning, lägga till information om rättighetsförvaltning, lägga till tekniska skyddsåtgärder, omvandla till ljudfil, presentation, animering, piktogram, bildfiler, förevisning, göra utdrag av vissa delar eller uppdelning, översätta till olika språk, såsom - EU:s officiella språk, 9/46
- språk som används i kandidatländerna. f) Rätt att bevilja tredje man nyttjanderätt, licens eller underlicens till tidigare licensierade befintliga rättigheter för sådan användning som avses i led a e. g) Övriga anpassningar som parterna senare kan enas om, varvid den upphandlande myndigheten ska höra uppdragstagaren. Vid behov ska uppdragstagaren inhämta medgivande från upphovsmän eller övriga rättsinnehavare. Uppdragstagaren ska informera den upphandlande myndigheten inom en månad och ska lämna medgivande eller förslag till ändringar avgiftsfritt. Uppdragstagaren har endast rätt att vägra samtycka till de föreslagna ändringarna om upphovsmannen kan påvisa att de skadar dennes goda namn eller rykte på ett sätt som gör intrång i de ideella rättigheterna. Nyttjanderätten får preciseras vidare i det särskilda avtalet. I.10.2. Licens eller överlåtelse av befintliga rättigheter Unionen ska i förekommande fall beviljas licens till alla befintliga rättigheter till resultaten i enlighet med artikel II.13.2. I.10.3. Förteckning över befintliga rättigheter och stödjande handlingar Uppdragstagaren ska förse den upphandlande myndigheten med en förteckning över befintliga rättigheter enligt artikel II.13.4, senast när fakturan för slutbetalning översänds. Uppdragstagaren ska lägga fram relevanta och uttömmande underlag som visar att han eller hon förvärvat alla nödvändiga befintliga rättigheter tillsammans med en presentation av berörda resultat. Uppdragstagaren ska härvid lämna en sådan förklaring som avses i bilaga A till mallen för särskilda avtal. I.11. UPPSÄGNING FRÅN NÅGONDERA PARTENS SIDA Varje part har rätt att säga upp ramavtalet eller ramavtalet och särskilda avtal genom en formell underrättelse till motparten med en uppsägningstid på en månad. Om ramavtalet eller ett särskilt avtal sägs upp gäller följande: (a) Uppsägning medför ingen ersättningsskyldighet. (b) Uppdragstagaren har endast rätt till betalning för den del av tjänsterna som tillhandahållits innan uppsägningen träder i kraft. Artikel II.18.4 andra, tredje och fjärde stycket är tillämpliga. I.12. TILLÄMPLIG LAG OCH TVISTLÖSNING I.12.1 Detta avtal ska omfattas av unionens lagstiftning, vid behov kompletterad av lagstiftningen i Belgien. I.12.2 Domstolarna i Bryssel ska ha exklusiv behörighet att pröva tvister om tolkningen, tillämpningen eller giltigheten i detta avtal. 10/46
NAMNTECKNINGAR På uppdragstagarens vägnar [firma/förnamn/efternamn/befattning] Namnteckning: Upprättat i [ort] [datum] På den upphandlande myndighetens vägnar Kyriakos Tsirimiagos chef för enhet C3 utskottet för socialpolitik, utbildning, sysselsättning, forskning och kultur Namnteckning: Utfärdat i Bryssel den [...] Upprättat i två exemplar på engelska. 11/46
II. ALLMÄNNA VILLKOR RAMAVTAL FÖR TJÄNSTER II.1. DEFINITIONER I avtalet används följande definitioner (kursiverade i avtalstexten): back office: parternas interna system för att behandla elektroniska fakturor. sekretessbelagda uppgifter eller handlingar: alla uppgifter eller handlingar som utbyts mellan parterna eller som parterna får tillgång till i samband med fullgörandet av ramavtalet och som någon av parterna skriftligen angett ska behandlas med sekretess. Detta får inte avse uppgifter som redan är tillgängliga för allmänheten. intressekonflikt: familjeskäl, känslomässiga skäl, politiska eller nationella kopplingar, ekonomiska intressen eller andra gemensamma intressen med den upphandlande myndigheten eller tredje man som äventyrar ett opartiskt och objektivt fullgörande av ramavtalet från uppdragstagarens sida. upphovsman: fysisk person som bidragit till att framställa resultaten, däribland personer som är anställda av den upphandlande myndigheten eller tredje man. EDI-meddelande: meddelande av affärsmässig eller administrativ karaktär som skapas och utväxlas elektroniskt via EDI (elektroniskt datautbyte) mellan datorer enligt en överenskommen norm. e-prior: en tjänsteinriktad kommunikationsplattform för webbtjänster och utbyte av standardiserade elektroniska meddelanden och handlingar mellan parterna. Detta sker antingen med hjälp av webbtjänster, på en maskin-till-maskin-uppkoppling mellan parternas back officesystem (EDI-meddelande), eller genom en webbapplikation (leverantörsportal). Plattformen får användas för att utbyta elektroniska handlingar (e-handlingar) mellan parterna, t.ex. begäran om tjänster, särskilda avtal, godkännande av tjänster och fakturering. Tekniska beskrivningar (bl.a. dokument för gränssnittskontroll), uppgifter om tillgång och användarmanualer finns på följande webbplats: http://ec.europa.eu/dgs/informatics/supplier_portal/documentation/documentation_en.htm force majeure: oförutsedda och exceptionella situationer eller händelser som hindrar någondera parten från att uppfylla sina avtalsenliga skyldigheter, som ligger utanför parternas kontroll och inte har orsakats av något fel eller någon försummelse från deras eller en underleverantörs sida, och som inte har kunnat undvikas trots att de har gjort sitt bästa. Force majeure får inte åberopas i fråga om uteblivna tjänster, brister i eller försenad leverans av utrustning eller material, konflikter på arbetsmarknaden, strejker eller ekonomiska svårigheter såvida detta i sin tur inte direkt orsakats av force majeure. formell underrättelse: skriftliga kontakter mellan parterna via reguljärpost eller e-post, som ger avsändaren bevis på att meddelandet nått mottagaren. bedrägeri: uppsåtligt handlande eller underlåtenhet som påverkar unionens ekonomiska intressen genom användning eller presentation av falska, felaktiga eller ofullständiga 12/46
uppgifter eller handlingar; eller undanhållande av information i strid med en specifik skyldighet. fullgörande av ramavtalet: inköp av tjänster enligt ramavtalet med hjälp av undertecknande och fullgörande av särskilda avtal. dokument för gränssnittskontroll: vägledning med teknisk beskrivning, meddelandenormer, säkerhetsnormer, syntaktiska och semantiska kontroller osv. ska underlätta maskin-till-maskinuppkopplingen. Handlingen uppdateras fortlöpande. oriktighet: handlande eller underlåtenhet från en ekonomisk aktörs sida som leder till att unionslagstiftningen överträds och att unionens budget skadas eller skulle kunna skadas. underrättelse: skriftlig kontakt mellan parterna, även elektronisk kontakt. beställningssedel: en enklare sorts särskilt avtal genom vilket den upphandlande myndigheten beställer tjänster enligt ramavtalet. fullgörande av ett särskilt avtal: utförande av uppgifter och tillhandahållande av de tjänster som den upphandlande myndigheten köpt från uppdragstagaren. personal: personer som uppdragstagaren direkt eller indirekt anställt eller anlitar för att fullgöra ramavtalet. befintligt material: material, handlingar, teknik eller know-how som redan fanns innan uppdragstagaren använde det för att få fram ett resultat i samband med fullgörandet av ramavtalet. befintliga rättigheter: alla typer av immateriella rättigheter till befintligt material, såsom äganderätt, licens och/eller nyttjanderätt som innehas av uppdragstagaren, upphovsmannen, den upphandlande myndigheten eller tredje man. yrkesmässiga intressekonflikter: en situation där uppdragstagarens tidigare eller pågående yrkesverksamhet påverkar dennes möjligheter att fullgöra ramavtalet eller ett särskilt avtal med lämplig kvalitet. någon till denne knuten person: personer som är behöriga att företräda uppdragstagaren eller fatta beslut för dennes räkning. begäran om tjänster: en handling från den upphandlande myndigheten som begär att uppdragstagare i ett multipelt ramavtal ska lämna särskilda anbud för tjänster som inte till fullo definieras i ramavtalet. resultat: alla avsedda utfall av fullgörandet av ramavtalet, oavsett form eller karaktär, som levereras och slutligt godkänns eller delvis godkänns av den upphandlande myndigheten. Ett resultat får preciseras vidare i ramavtalet som en produkt. Ett resultat kan, förutom material som framställs av uppdragstagaren eller på dennes begäran, även omfatta befintligt material. särskilt avtal: ett avtal som genomför ramavtalet och anger närmare detaljer för de tjänster som ska tillhandahållas. 13/46
väsentligt fel: handlande eller underlåtenhet som leder till att en avtalsbestämmelse överträds och att unionens budget skadas eller skulle kunna skadas. leverantörsportal: portalen för e-prior som ger uppdragstagaren möjlighet att ta emot och sända elektroniska affärshandlingar, till exempel fakturor, via ett grafiskt gränssnitt. Systemets huvuddrag beskrivs i dokumentet "e-prior Supplier Portal Overview" som går att ladda ner från följande adress: http://ec.europa.eu/dgs/informatics/supplier_portal/doc/um_supplier_portal_overview.pdf II.2. UPPGIFTER OCH ANSVAR VID GEMENSAMMA ANBUD När ett gemensamt anbud lämnas in av en grupp ekonomiska aktörer som inte tillsammans utgör en juridisk person eller har gemensam rättskapacitet ska en av gruppmedlemmarna utses till gruppledare. II.3. AVSKILJBARHET Alla bestämmelser i ramavtalet är åtskilda och fristående. Bestämmelser som helt eller delvis är eller blir olagliga, ogiltiga eller otillämpliga ska avskiljas från ramavtalet. Detta innebär inte att övriga bestämmelser blir olagliga, ogiltiga eller otillämpliga, utan de fortsätter ha full verkan och effekt. Olagliga, ogiltiga eller otillämpliga bestämmelser ska ersättas med lagliga, gällande och tillämpbara bestämmelser som ligger så nära parternas ursprungliga avsikter som möjligt. Bestämmelser ska ersättas i enlighet med artikel II.11. Avtalet ska tolkas som om ersättningsbestämmelserna hade funnits med redan när ramavtalet trädde i kraft. II.4. TILLHANDAHÅLLANDE AV TJÄNSTER II.4.1 Att ramavtalet undertecknas medför ingen köpskyldighet. Den upphandlande myndigheten är enbart bunden av sådana särskilda avtal som antas för att fullgöra ramavtalet. II.4.2 Uppdragstagaren ska tillhandahålla tjänster av god kvalitet som uppfyller den senaste kunskapsnivån i branschen och kraven i ramavtalet, i synnerhet i kravspecifikationerna och anbudet. II.4.3 Uppdragstagaren ska fullgöra minimikraven i kravspecifikationen. Detta omfattar förenlighet med tillämpliga miljörättsliga, socialrättsliga och arbetsrättsliga bestämmelser som fastställts i unionslagstiftningen, nationell rätt, kollektivavtal eller sådana internationella miljörättsliga, socialrättsliga och arbetsrättsliga bestämmelser som avses i bilaga X till direktiv 2014/24/EU 1. II.4.4 Uppdragstagaren ska utverka alla tillstånd och bemyndiganden som krävs i det land där tjänsterna ska tillhandahållas. II.4.5 Om inte annat anges ska denna period och andra tidsperioder som anges i ramavtalet beräknas i kalenderdagar. 1 EUT L 94, 28.3.2014, s. 65. 14/46
II.4.6 Uppdragstagaren får inte presentera sig som en företrädare för den upphandlande myndigheten och ska informera tredje man om att han eller hon inte tillhör den europeiska offentliga förvaltningen. II.4.7 Uppdragstagaren ska ha ansvaret för den personal som tillhandahåller tjänsterna och ska självständigt utöva sina befogenheter att leda personalen utan att detta berör den upphandlande myndigheten. Uppdragstagaren ska upplysa personalen om att: (a) De inte får ta emot direkta instruktioner från den upphandlande myndigheten. (b) Det faktum att de tillhandahåller tjänster inte leder till något anställningsförhållande eller annat avtalsmässigt förhållande med den upphandlande myndigheten. II.4.8 Uppdragstagaren ska se till att den personal som fullgör ramavtalet, och eventuella framtida ersättare, har den kompetens och erfarenhet som krävs för att tillhandahålla tjänsterna, i förekommande fall enligt urvalskriterierna i kravspecifikationen. II.4.9 På den upphandlande myndighetens begäran ska uppdragstagaren byta ut personal som (a) inte har de sakkunskaper som krävs för att tillhandahålla tjänsterna, eller (b) handlar så att det uppstår ett problem i den upphandlande myndighetens lokaler. Uppdragstagaren ska stå för kostnaderna för att byta ut personal och är ansvarig för alla förseningar i utförandet av uppgifterna som beror på byte av personal. II.4.10 Uppdragstagaren ska notera och till den upphandlande myndigheten rapportera alla problem som kan påverka möjligheterna att tillhandahålla tjänsterna. Rapporten ska beskriva problemet, när det uppkom och ange vilka åtgärder uppdragstagaren vidtagit för att lösa det. II.5. KONTAKTER MELLAN PARTERNA II.5.1. Kontaktform och kontaktvägar Alla kontakter och översändning av information, uppgifter eller handlingar avseende avtalet eller dess genomförande ska (a) ske skriftligen på papper eller elektroniskt på avtalsspråket, (b) ange ramavtalets nummer och i förekommande fall det särskilda avtalets nummer, (c) ske med hjälp av kontaktuppgifterna i artikel I.8, och (d) sändas i reguljärpost, e-post eller, för de handlingar som anges i de särskilda villkoren, via e-prior. Om någon av parterna begär skriftlig bekräftelse av e-post inom rimlig tid ska motparten så snart som möjligt tillhandahålla ett undertecknat pappersoriginal av meddelandet. Parterna enas om att kontakter via e-post ska ha full rättslig verkan och ska kunna användas som bevisning, även inför domstol. 15/46
II.5.2. Kontaktdag i reguljärpost och e-post Kontakt anses ha ägt rum när meddelandet kommit fram till mottagaren, om inte ramavtalet hänvisar till den dag meddelandet avsändes. E-post anses mottagen av parterna den dag meddelandet avsändes, förutsatt att det ställts till den e-postadress som anges i artikel I.8. Avsändaren måste kunna styrka avsändningsdag. Om avsändaren får besked om att meddelandet inte nått fram, ska denne göra de ansträngningar som krävs för att motparten faktiskt ska få meddelandet via e-post eller reguljärpost. I sådana fall ska avsändaren inte anses ha brutit mot skyldigheten att ta kontakt inom utsatt tid. Reguljärpost ska anses mottagen av den upphandlande myndigheten den dag den diariefördes av den ansvariga avdelning som anges i artikel I.8. Formella underrättelser ska anses ha nått adressaten den dag som anges på det mottagningsbevis som avsändaren fått. II.5.3. Inlämning av handlingar via e-prior 1. Om detta fastställs i de särskilda villkoren ska utbytet av elektroniska handlingar (e-handlingar) såsom begäran om tjänster, särskilda avtal och fakturor mellan parterna ske via e-prior. Plattformen erbjuder två möjligheter: utbyte via webbtjänster (maskin-till-maskin-uppkoppling) eller via en webbapplikation (leverantörsportalen). 2. Den upphandlande myndigheten ska göra det som krävs för att upprätta och underhålla elektroniska system för att leverantörsportalen ska kunna fungera effektivt. 3. Vid maskin-till-maskin-uppkoppling etableras en direkt back office-förbindelse mellan parterna. Parterna ska göra det som krävs, var och en på sin sida, för att upprätta och underhålla elektroniska system för att maskin-till-maskinuppkopplingen ska kunna fungera effektivt. De elektroniska systemen beskrivs i dokumentet för gränssnittskontroll. Uppdragstagaren (eller vid gemensamma anbud gruppledaren) ska göra det som krävs för att upprätta maskin-till-maskinuppkopplingen på egen bekostnad. 4. Om kontakten via leverantörsportalen eller via webbtjänster (maskin-till-maskinuppkoppling) förhindras av omständigheter som ligger utanför någondera partens kontroll ska denne omedelbart underrätta motparten varefter de ska göra det som krävs för att återupprätta kontakten. 5. Om det inte går att återupprätta kontakten inom två arbetsdagar ska parten använda de alternativa kontaktvägar som anges i artikel II.5.1 och underrätta motparten om att dessa kontaktvägar kommer att användas till dess att leverantörsportalen eller maskin-till-maskin-uppkopplingen återställts. 6. När en ändring av dokumentet för gränssnittskontroll kräver anpassningar ska uppdragstagaren (eller vid gemensamma anbud gruppledaren) göra det som krävs, inom sex månader från mottagandet av underrättelsen. Perioden kan kortas genom ömsesidig överenskommelse mellan parterna. Denna period gäller inte för brådskande åtgärder som omedelbart måste vidtas enligt den upphandlande myndighetens säkerhetspolitik för att garantera uppgifternas integritet, sekretess och oavvislighet samt tillgången till e-prior. 16/46
II.5.4. E-handlingars giltighet och datering 1. Parterna enas om att alla e-handlingar och bilagor som sänds via e-prior (a) ska jämställas med pappershandlingar, (b) ska behandlas som original, (c) ska vara rättsligt bindande för parterna när en behörig person undertecknat dem i e-prior och att de därmed ska ha full rättslig verkan, och (d) ska kunna användas som bevisning för de uppgifter handlingen innehåller, även inför domstol. 2. Parterna avsäger sig uttryckligen rätten att bestrida handlingars giltighet enbart med hänvisning till att parterna haft kontakt via e-prior eller att handlingen undertecknats i e-prior. Om en direkt back office-förbindelse upprättas mellan parterna för översändning av elektroniska handlingar ska parterna behandla e-handlingar som översänts på det sätt som beskrivs i dokumentet för gränssnittskontroll som EDI-meddelanden. 3. Om e-handlingen översänds via leverantörsportalen ska den rättsligt anses ha upprättats eller ha avsänts när uppdragstagaren (eller vid gemensamma anbud gruppledaren) kunnat ladda upp den elektroniskt utan att få några felmeddelanden. Att en PDF-fil eller en XML-fil genereras för e-handlingen ska anses utgöra mottagningsbekräftelse från den upphandlande myndigheten. 4. Om e-handlingen översänds genom direkt back office-förbindelse mellan parterna ska den rättsligt anses ha upprättats eller ha avsänts när meddelandet "mottaget" lämnas på det sätt som anges i dokumentet för gränssnittskontroll. 5. När leverantörsportalen används kan uppdragstagaren (eller vid gemensamma anbud gruppledaren) ladda ner PDF-filen eller XML-filen under ett år efter det att den därmed sammanhängande e-handlingen lämnats in. Därefter finns kopior av e-handlingar inte längre tillgängliga för nedladdning från leverantörsportalen. II.5.5. Behöriga personer i e-prior Uppdragstagaren ska lämna in en ansökan för varje person som ska tilldelas rollen som användare i e-prior. Dessa personer ska identifiera sig genom ECAS-systemet (European Communication Authentication Service) och har rätt att få tillgång till de uppgifter och utföra de åtgärder i e-prior som är tillåtna för den användarprofil de tilldelats av den upphandlande myndigheten. Användarprofiler som ger behöriga användare i e-prior rätt att underteckna rättsligt bindande handlingar, såsom särskilda anbud eller särskilda avtal, beviljas först efter inlämnande av stödjande handlingar som styrker att personen i fråga är behörig att ingå rättsligt bindande avtal för uppdragstagarens räkning. II.6. ANSVAR II.6.1 Den upphandlande myndigheten ska inte bära ansvaret för skador eller förluster som orsakats av uppdragstagaren, och inte heller för skador eller förluster som uppdragstagaren åsamkat tredje man under eller som en följd av ramavtalets fullgörande. 17/46
II.6.2 Om detta krävs enligt tillämplig lagstiftning ska uppdragstagaren teckna en försäkring som täcker risker, skador och förluster som uppkommer i samband med fullgörandet av ramavtalet. Uppdragstagaren ska teckna de tilläggsförsäkringar som är rimliga enligt gängse bruk i branschen. På den upphandlande myndighetens begäran ska uppdragstagaren uppvisa styrkande handlingar avseende försäkringsskyddet. II.6.3 Uppdragstagaren ska bära ansvaret för skador eller förluster som den upphandlande myndigheten åsamkats under eller som en följd av ramavtalets fullgörande, även om uppgifterna lagts ut på entreprenad, men med högst tre gånger totalvärdet på det särskilda avtalet. Om förlusterna eller skadorna beror på avsiktliga fel eller grova försummelser som uppdragstagaren, dennes personal eller underleverantörer gjort sig skyldiga till kan uppdragstagaren hållas ansvarig utan någon övre gräns för ersättningen för förlusten eller skadan. II.6.4 Om tredje man väcker talan mot den upphandlande myndigheten i samband med ramavtalets fullgörande, även om påstådda immaterialrättsliga intrång, ska uppdragstagaren bistå den upphandlande myndigheten, på begäran även genom inlägg till stöd för den upphandlande myndigheten. Om den upphandlande myndighetens ansvar i förhållande till tredje man är fastställt och situationen orsakats av uppdragstagaren under eller som en följd av ramavtalets fullgörande ska artikel II.6.3 tillämpas. II.6.5 Om två eller flera ekonomiska aktörer lämnat in ett gemensamt anbud ska de alla vara solidariskt ansvariga gentemot den upphandlande myndigheten för ramavtalets fullgörande. II.6.6 Den upphandlande myndigheten ska inte bära ansvaret för skador eller förluster som åsamkats uppdragstagaren under eller som en följd av ramavtalets fullgörande, förutom om den upphandlande myndigheten gjort sig skyldig till avsiktliga fel eller grova försummelser. II.7. INTRESSEKONFLIKT OCH YRKESMÄSSIG INTRESSEKONFLIKT II.7.1 Uppdragstagaren ska vidta alla nödvändiga åtgärder för att undvika intressekonflikter eller yrkesmässiga intressekonflikter. II.7.2 Uppdragstagaren ska snarast möjligt skriftligen underrätta den upphandlande myndigheten om alla intressekonflikter eller yrkesmässiga intressekonflikter som uppstår till följd av ramavtalets fullgörande. Uppdragstagaren ska omedelbart vidta åtgärder för att korrigera situationen. Den upphandlande myndigheten har möjlighet att göra något av följande: (a) Kontrollera att uppdragstagarens åtgärder är lämpliga. (b) Kräva att uppdragstagaren ska vidta ytterligare åtgärder inom utsatt tidsfrist. (c) Besluta att inte tilldela ett särskilt avtal till uppdragstagaren. 18/46
II.7.3 Information om alla relevanta skyldigheter ska även skriftligen vidarebefordras av uppdragstagaren till (a) dennes personal, (b) fysiska personer som är behöriga att företräda denne eller fatta beslut för dennes räkning, (c) tredjeman som medverkar till ramavtalets fullgörande, däribland underleverantörer. Uppdragstagaren ska även se till att de ovannämnda personerna inte försätts i intressekonflikt II.8. SEKRETESS II.8.1. Den upphandlande myndigheten och uppdragstagaren ska iaktta sekretess i fråga om alla sådana uppgifter och handlingar oavsett form som skriftligen belagts med sekretess och som de tagit skriftlig eller muntlig del av i samband med ramavtalets fullgörande. II.8.2. Vardera parten åtar sig att a) inte använda sekretessbelagda uppgifter eller handlingar i andra syften än att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter, utan skriftligt förhandstillstånd från motparten, b) ge sådana sekretessbelagda uppgifter och handlingar samma skydd som egna sekretessbelagda uppgifter och handlingar, och ägna rimlig omsorg åt detta, c) vare sig direkt eller indirekt yppa sekretessbelagda uppgifter eller handlingar för tredje man utan skriftligt förhandstillstånd från motparten. II.8.3 Sekretesskravet i denna artikel ska binda den upphandlande myndigheten och uppdragstagaren under hela den tid ramavtalet fullgörs samt under hela den tid uppgifterna eller handlingarna är sekretessbelagda, utom i följande fall: a) Den berörda parten befriar motparten från sekretesskravet innan fristen löpt ut. b) De sekretessbelagda uppgifterna eller handlingarna offentliggörs på annat sätt än genom brott mot sekretessbestämmelserna. c) Tillämplig lag kräver att de sekretessbelagda uppgifterna eller handlingarna yppas. II.8.4 Uppdragstagaren ska se till att alla fysiska personer som är behöriga att företräda denne eller fatta beslut för dennes räkning samt tredje man som medverkar till ramavtalets fullgörande åtar sig att följa denna artikel. På den upphandlande myndighetens begäran ska uppdragstagaren uppvisa styrkande handlingar avseende dessa åtaganden. 19/46
II.9. BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER II.9.1 Alla personuppgifter i eller rörande ramavtalet ska behandlas enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter. Uppgifterna får behandlas av registeransvarig enbart i syften som rör genomförandet, förvaltningen och tillsynen över avtalet. Detta hindrar inte överföring av uppgifter till organ som sköter tillsyn eller kontroller enligt unionsrätten. II.9.2 Uppdragstagaren har rätt att få tillgång till sina personuppgifter och korrigera dem. Eventuella frågor om behandlingen av uppdragstagarens personuppgifter kan ställas till den registeransvariga. II.9.3 Uppdragstagaren får när som helst vända sig till Europeiska datatillsynsmannen. II.9.4 När ramavtalet kräver behandling av personuppgifter får uppdragstagaren bara agera under den registeransvarigas tillsyn, i synnerhet i fråga om syftet med behandlingen, vilka kategorier av uppgifter som får behandlas, uppgifternas mottagare och den registrerades möjligheter att utöva sina rättigheter. II.9.5 Uppdragstagaren ska se till att uppgifterna lämnas ut enbart till personal som behöver få tillgång till dem för att fullgöra, förvalta eller kontrollera avtalet. II.9.6 Uppdragstagaren ska vidta tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som förebygger de risker som kan uppstå vid behandlingen på grund av personuppgifternas karaktär, och detta i följande syften: a) Hindra obehöriga personer från att få tillgång till datasystem som behandlar personuppgifter, i synnerhet för att i) förhindra att obehöriga läser, återger, ändrar eller tar bort personuppgifter i media som används för lagring, ii) hindra obehörig inmatning i minnet samt obehörig utlämning, ändring eller utplåning av lagrade personuppgifter, iii) förhindra otillåten användning av databehandlingssystem via utrustning för dataöverföring. b) Se till att behöriga användare av ett system som behandlar personuppgifter inte kan komma åt andra personuppgifter än de som deras åtkomsträtt avser. c) Registrera vilka personuppgifter som har lämnats ut, vid vilken tidpunkt och till vem. d) Se till att personuppgifter som behandlas på tredje mans vägnar endast kan behandlas på det sätt som föreskrivs av den upphandlande myndigheten. 20/46
e) Se till att uppgifterna inte kan läsas, kopieras eller raderas utan bemyndigande, vid utlämning av personuppgifter och under transport av media som används för lagring. f) Anpassa sin organisation så att den uppfyller kraven på skydd av personuppgifter. II.10. UNDERENTREPRENAD II.10.1 Uppdragstagaren får inte använda underentreprenad och låta ramavtalet fullgöras av annan tredje man än de som anges i anbudet utan att först ha inhämtat den upphandlande myndighetens skriftliga medgivande. II.10.2 Även om den upphandlande myndigheten godkänner underentreprenad är uppdragstagaren fortsatt bunden av sina avtalsenliga skyldigheter och ensam ansvarig för ramavtalets fullgörande. II.10.3 Uppdragstagaren ska försäkra sig om att underentreprenaden inte påverkar den upphandlande myndighetens avtalsenliga rättigheter, särskilt de som avses i artikel II.8, artikel II.13 och artikel II.24. II.10.4 Den upphandlande myndigheten får kräva att uppdragstagaren ska ersätta en underleverantör som befinner sig någon av de situationer som avses i artikel II.18.1 d och e. II.11. ÄNDRINGAR II.11.1 Ändringar i ramavtalet eller särskilda avtal får göras skriftligen innan de avtalsenliga skyldigheterna fullgjorts. Ett särskilt avtal ska inte anses utgöra en ändring av ramavtalet. II.11.2 Ändringar i ramavtalet eller särskilda avtal får inte innebära avsteg från de ursprungliga kraven i samband med upphandlingen eller göra att anbudsgivarna eller uppdragstagarna behandlas olika. II.12. ÖVERLÅTELSE II.12.1 Uppdragstagaren får inte överlåta några rättigheter, såsom betalningsfordringar och fakturakrediter, eller skyldigheter som följer av ramavtalet, utan att först ha inhämtat den upphandlande myndighetens skriftliga medgivande. Uppdragstagaren ska meddela den upphandlande myndigheten till vem man vill överlåta dessa. II.12.2 Om medgivande saknas, blir uppdragstagarens överlåtelse inte gällande gentemot den upphandlande myndigheten. 21/46
II.13. IMMATERIELLA RÄTTIGHETER II.13.1. Äganderätt till resultaten Unionen ska erhålla oåterkallelig äganderätt i hela världen till resultaten och alla immateriella rättigheter som omfattas av ramavtalet. Dessa immateriella rättigheter ska omfatta alla typer rättigheter, däribland upphovsrätt och övrig intellektuell och industriell äganderätt till de resultat, de tekniska lösningar och den information som skapats eller tagits fram av uppdragstagaren eller dennes underleverantörer i samband med ramavtalets fullgörande. Den upphandlande myndigheten har rätt att använda och nyttja de förvärvade rättigheterna på det sätt som anges i ramavtalet. Rättigheterna ska förvärvas av unionen så snart den upphandlande myndigheten godkänt de resultat uppdragstagaren levererat. Leverans och godkännande innebär att rättigheterna överlåts till unionen. Betalning av priset omfattar även ersättning till uppdragstagaren för unionens förvärv av äganderätten, däribland fullständig rätt att fritt använda och nyttja resultaten. II.13.2. Licens till befintligt material Unionen förvärvar inte äganderätten till befintliga rättigheter enligt ramavtalet, om inte annat sägs i de särskilda villkoren. Uppdragstagaren ska avgiftsfritt bevilja unionen en icke exklusiv oåterkallelig licens för de befintliga rättigheterna så att unionen kan använda befintligt material på det sätt som anges i det föreliggande ramavtalet eller i de särskilda avtalen. Licensen av befintliga rättigheter till unionen ska träda i kraft så snart resultaten levererats och godkänts av den upphandlande myndigheten. Licensen av befintliga rättigheter till unionen i enlighet med ramavtalet ska gälla i hela världen och under de immateriella rättigheternas hela löptid. Betalning av de särskilda avtalens belopp ska även anses omfatta ersättning till uppdragstagaren för EU:s licens till befintliga rättigheter och rätten att utnyttja resultaten. Om uppdragstagaren för att fullgöra ramavtalet måste använda befintligt material som tillhör den upphandlande myndigheten, får denna begära att uppdragstagaren ska ingå ett licensavtal. Sådan användning ska inte medföra överlåtelse av rättigheter till uppdragstagaren och ska begränsas till behoven enligt ramavtalet. II.13.3. Ensamrätt Unionen förvärvar ensamrätt till följande: (a) Mångfaldigande: rätten att direkt eller indirekt tillåta eller förbjuda tillfälligt eller permanent mångfaldigande av alla eller delar av resultaten oavsett metod (mekaniskt, digitalt eller på annat sätt). (b) Överföring till allmänheten: ensamrätt till att tillåta eller förbjuda alla typer av utställning, uppträdande eller överföring till allmänheten, på trådbunden eller trådlös väg, däribland att ställa resultaten till allmänhetens förfogande på sätt som ger vem som helst 22/46
tillgång till dem på en plats och vid en tidpunkt de själva väljer. Detta omfattar även rättigheterna till överföring eller utsändning via kabel eller satellit. (c) Spridning: ensamrätt till att tillåta eller förbjuda alla typer av spridning av resultaten eller kopior av resultaten till allmänheten, genom försäljning eller på annat sätt. (d) Förhyrning: ensamrätt till att tillåta eller förbjuda uthyrning eller utlåning av resultaten eller kopior av resultaten. (e) Anpassning: ensamrätt till att tillåta eller förbjuda alla förändringar av resultaten. (f) Översättning: ensamrätt till att tillåta eller förbjuda all översättning, anpassning, modifiering och skapande av härledda verk som bygger på resultaten och övriga förändringar av resultaten, i förekommande fall med vederbörlig hänsyn till upphovsmännens ideella rättigheter. (g) I fråga om resultat som utgör eller omfattar databaser: ensamrätt till att tillåta eller förbjuda extraktion av hela eller väsentliga delar av databasens innehåll till ett annat medium oavsett metod och form, ensamrätt till att tillåta eller förbjuda återanvändning av hela eller väsentliga delar av databasens innehåll genom spridning av kopior, uthyrning, online eller genom andra former av överföring. (h) I fråga om resultat som utgör eller omfattar patenterbart material: rätten att ansöka om patentskydd och vidareutnyttja patentet till fullo. (i) I fråga om resultat som utgör eller omfattar logotyper eller material som kan varumärkesskyddas: rätten att ansöka om registrering av logotyp eller varumärke och vidareutnyttja och använda detta. (j) I fråga om resultat som utgör eller omfattar know-how: rätten att utnyttja detta know-how på det sätt som krävs för att utnyttja resultaten till fullo enligt ramavtalet, och rätten att ställa kunskaperna till förfogande för uppdragstagare och underleverantörer som agerar för den upphandlande myndighetens räkning, vid behov under förutsättning att de skriver på sekretessförbindelser. (k) I fråga om resultat som utgör handlingar: (i) (ii) rätten att vidareutnyttja handlingarna i enlighet med kommissionens beslut av den 12 december 2011 om vidareutnyttjande av kommissionens handlingar (2011/833/EU), i den mån beslutet är tillämpligt och handlingarna omfattas av dess bestämmelser och inte utesluts enligt någon av bestämmelserna i beslutet; i denna bestämmelse används uttrycken "vidareutnyttjande" och "handling" i samma betydelse som termerna har i beslutet, rätten att spara och arkivera resultaten enligt de regler om dokumenthantering som är tillämpliga på den upphandlande myndigheten, däribland rätten att digitalisera eller konvertera formatet för lagring eller användning i nya syften. (l) I fråga om resultat som utgör eller omfattar mjukvara ska utöver övriga rättigheter enligt föreliggande artikel följande rättigheter gälla avseende källkod, objektkod och i förekommande fall för dokumentation, förberedande material och manualer: (i) (ii) slutanvändarrätt till resultaten enligt ramavtalet och parternas avsikter för nyttjande av unionen eller underleverantörer, rätt att dela upp eller demontera mjukvaran. (m) I den mån uppdragstagaren kan åberopa ideella rättigheter ska den upphandlande myndigheten ha rätt att offentliggöra resultaten med eller utan omnämnande av upphovsmannens eller upphovsmännens namn, och rätt att bestämma när och om resultaten ska yppas och offentliggöras, om inte annat anges i ramavtalet. 23/46
Uppdragstagaren intygar att unionen har ensamrätt och nyttjanderätt till alla delar av resultaten, oavsett om de tillkommit genom uppdragstagaren eller med hjälp av befintligt material. När befintligt material ingår i resultaten får den upphandlande myndigheten godta rimliga begränsningar i ovannämnda förteckning, om det befintliga materialet är lätt att identifiera och skilja ut från resten, inte utgör väsentliga inslag i resultaten och det vid behov finns tillfredsställande ersättningar som inte medför ytterligare kostnader för den upphandlande myndigheten. Den upphandlande myndigheten ska i sådana fall få tydlig information från uppdragstagaren om urvalet, och får vid behov vägra godta detta. II.13.4. Uppgift om befintliga rättigheter När resultaten levereras ska uppdragstagaren se till att resultaten och befintligt material som ingår i resultaten är fria från anspråk från upphovsmän eller tredje man och att befintliga rättigheter förvärvats eller licensierats för den upphandlande myndighetens användning enligt ramavtalet. Uppdragstagaren ska därför upprätta en förteckning över alla befintliga rättigheter till resultaten av ramavtalet eller delar därav, med angivande av rättshavarna. Om det inte föreligger några befintliga rättigheter till resultaten ska uppdragstagaren avge en förklaring om detta. Uppdragstagaren ska förse den upphandlande myndigheten med förteckningen eller förklaringen senast när fakturan för slutbetalning översänds. II.13.5. Bestyrkande avseende befintliga rättigheter På den upphandlande myndighetens begäran ska uppdragstagaren styrka sin äganderätt eller nyttjanderätt till alla förtecknade befintliga rättigheter, med undantag för rättigheter som överlåtits eller licensierats till unionen. Den upphandlande myndigheten kan begära ett sådant bestyrkande även efter det att ramavtalet löpt ut. Sådant bestyrkande kan bland annat krävas för delar av handlingar, bilder, illustrationer, typsnitt, tabeller, data, mjukvara, tekniska uppfinningar, know-how, verktyg för it-utveckling, rutiner, underrutiner eller andra program (underliggande teknik), begrepp, utformningar, installationer, konstnärligt material, data, käll- eller bakgrundsmaterial samt alla övriga delar som hämtats ur externa källor. Bestyrkandet ska när så är lämpligt omfatta följande: (a) Mjukvarans titel och versionsnummer. (b) Fullständigt namn på verket och författaren, utvecklaren, upphovsmannen, översättaren, programmeraren, den grafiska formgivaren, förläggaren, redaktören, fotografen och producenten. (c) En hänvisning eller en kopia av användningslicensen eller det avtal som ger uppdragstagaren vederbörliga rättigheter. (d) En kopia av det avtal eller utdrag ur det anställningsavtal som ger uppdragstagaren vederbörliga rättigheter, när delar av resultaten skapats av dennes personal. (e) Lydelsen på eventuella friskrivningsklausuler. 24/46
Bestyrkandet fritar inte uppdragstagaren från dennes skyldigheter, om det framkommer att han eller hon inte innehar rättigheterna, oavsett när eller från vem dessa uppgifter lämnats. Uppdragstagaren intygar även att han eller hon har vederbörlig rätt eller fullmakt att överlåta rättigheterna och att han eller hon har erlagt eller kontrollerat att alla avgifter avseende de slutliga resultaten har erlagts, däribland avgifter till upphovsrättsorganisationer. II.13.6. Citat ur befintliga verk Uppdragstagaren ska i resultatet tydligt markera citat ur befintliga verk. En fullständig hänvisning ska när så är lämpligt omfatta följande: upphovsmannens namn, verkets titel, publiceringsdag och publiceringsort, tillkomstdag, internetadress, nummer, volym och övriga uppgifter som behövs för att enkelt kunna spåra verket. II.13.7. Upphovsmännens ideella rättigheter Genom att leverera resultaten bekräftar uppdragstagaren att upphovsmännen inte med hänvisning till sina ideella rättigheter eller upphovsrätt kommer att invända mot (a) att deras namn anges eller utelämnas när resultaten offentliggörs för allmänheten, (b) att resultaten sprids, eller inte sprids, sedan de levererats i slutlig version till den upphandlande myndigheten, (c) att resultaten anpassas, förutsatt att detta inte skadar upphovsmannens goda namn eller rykte. Om det kan föreligga upphovsrättsligt skydd av de ideella rättigheterna till delar av resultaten ska upphovsmännens samtycke till att avstå dessa rättigheter enligt tillämplig lag inhämtas av uppdragstagaren, som på begäran ska kunna uppvisa stödjande handlingar om detta. II.13.8. Rätt till ljud och bild Om igenkännbara fysiska personer avbildas eller deras röst eller något annat personligt kännetecken upptas i resultaten ska uppdragstagaren på den upphandlande myndighetens begäran uppvisa en förklaring från personerna (eller från deras vårdnadshavare om personerna är underåriga) om att de tillåter att avbildningen eller upptagningen av röst eller personliga kännetecken används på avsett sätt. Uppdragstagaren ska vidta de åtgärder som krävs för att inhämta sådant samtycke enligt tillämplig lag. II.13.9. Upphovsrätt till befintliga rättigheter Om uppdragstagaren besitter befintliga rättigheter till resultaten eller delar därav ska detta anges när resultatet används på det sätt som avses i artikel I.10.1 tillsammans med följande varningstext: " - år Europeiska unionen. Med ensamrätt. Delar har licensierats till EU på vissa villkor." eller en liknande ansvarsfriskrivning som den upphandlande myndigheten bedömer lämplig eller som parterna enats om från fall till fall. Detta krävs inte när det av praktiska skäl är omöjligt att ange detta. 25/46