Självutvärdering för leverantörer Innehållsförteckning 1. Introduktion 2. Miljö 3. Affärsetik 4. Arbetsmiljö och sociala villkor 5. Föreningsfrihet 6. Arbetstid 7. Löner 8. Tvångsarbete 9. Barnarbete 10. Diskriminering och förtryck 11. Arbetsmiljö och säkerhet 12. Uppföljning och efterlevnad Referens: Självutvärderingen bygger på FN:s Global Compact principer samt Danska Institutet för Mänskliga Rättigheters checklista Version 4-200907
Bäste leverantör, Vi nås dagligen av budskap som handlar om vår miljö och sociala hållbarhetsfrågor. Omvärlden ställer allt högre krav på ansvarstagande från företag och organisationer. Lantmännen vill ta sitt ansvar och har därför antagit en Uppförandekod som sammanfattar våra övergripande riktlinjer för ett etiskt, socialt och miljömässigt ansvarstagande. Vi behöver din hjälp för att kunna bidra till ett hållbart samhälle. Vår strategi är att steg för steg genomföra åtgärder som utvecklar vår verksamhet i en hållbar riktning. För att kunna säkerställa att vi följer våra löften behöver vi våra leverantörers samverkan. Detta ansvar beskriver vi i Lantmännens leverantörsuppförandekod. Vi ber därför dig att svara på frågorna i bifogade formulär för självutvärdering om efterlevnaden av Lantmännens leverantörsuppförandekod. En kopia av Lantmännens leverantörsuppförandekod bifogas som referens. Om du har några frågor eller funderingar är du alltid välkommen att kontakta oss. Det är vår förhoppning att vi tillsammans med ett målinriktat arbete ska arbeta för ett sunt och hållbart samhälle. Vänliga hälsningar
Formulär för självutvärdering - Leverantörer av varor och tjänster till Lantmännen Kryssa i lämplig ruta för samtliga frågor. Där förklaringar krävs, använd fältet kommentarer efter frågorna eller lägg till dem i ett separat dokument. Om rutan Ej tillämpligt kryssas, motivera gärna detta i utrymmet för kommentarer. Om endast delar av påståendet uppfylls utveckla resonemanget kring detta i kommentarrutan. 1. INTRODUKTION Företag: Adress: Land: Uppgiftslämnare: 1.1 Vårt företag har ett certifierat miljöledningssystem. Ange i så fall vilket: JA NEJ 1.2 Vårt företag har ett certifierat system för socialt ansvarstagande. Ange i så fall vilket: 1.3 Vårt företag är anslutet till Global Compact. 1.4 Vårt företag har en uppförandekod som är förankrad på ledningsnivå. Om Ja, bifoga koden eller ange en länk till Internet där koden går att hämta. 1.5 Vårt företag följer nationella lagar och bestämmelser. 1.6 Vårt företag gör en kontinuerlig uppföljning så att lagstiftningen efterlevs genom; utbildning, rutiner och kontroll av verksamheten. Sid 1 (8)
2. MILJÖ 2.1 2.2 I vårt företag arbetar vi aktivt med att minimera negativ miljöpåverkan från vår verksamhet till exempel genom att arbeta med och följa upp; Användning av knappa resurser, energi och vatten Utsläpp i luft och vatten Buller, lukt och dammutsläpp Potentiell och faktisk markförorening Hantering av farliga ämnen Hantering av farligt och icke-farligt avfall Miljöanpassad produktutveckling till exempel med avseende på design, förpackning, transport, användning och återanvändning/avfallshantering Vårt företag håller sig uppdaterad genom att bevaka aktuella miljörättsliga krav som gäller miljöpåverkan från våra aktiviteter, produkter och tjänster. Beskriv kortfattat hur ni arbetar med kontinuerliga förbättringar inom miljöområdet. 2.3 3. AFFÄRSETIK 3.1 Vårt företag tillåter ingen form av korruption, mutor, penningtvätt eller olaglig konkurrensbegränsning. Sid 2 (8)
4. ARBETSMILJÖ OCH SOCIALA VILLKOR 4.1 4.2 Vårt företag stödjer och respekterar internationellt deklarerade mänskliga rättigheter och behandlar våra medarbetare rättvist, jämlikt och med respekt. Vårt företag skyddar sina medarbetare från fysiska, verbala, sexuella eller psykiska trakasserier, övergrepp eller hot på arbetsplatsen. Alla anställda ska förses med ett skriftligt, begripligt och 4.3 rättsligt bindande anställningskontrakt. Vårt företag respekterar de anställdas rätt till personlig 4.4 integritet vid införande av metoder för övervakning av anställda samt när information samlas in eller förvaras. 5. FÖRENINGSFRIHET 5.1 Vårt företag respekterar och förhindrar inte de anställdas rätt att organisera sig i fackföreningar 5.2 Vårt företag respekterar våra anställdas möjlighet till kollektiva förhandlingar De anställdas representanter diskrimineras inte och ges 5.3 tillträde till de anställda på arbetsplatsen. Vårt företag accepterar valda representanter för anställda och respekterar de beslut som förhandlas fram. 5.4 Sid 3 (8)
6. ARBETSTID 6.1 Övertid ersätts (som minimum) enligt nationella lagar och avtal. 6.2 Övertid krävs inte kontinuerligt. Vårt företag ger de anställda betald semester varje år 6.3 och rätt till sjukfrånvaro och föräldraledighet enligt gällande lagbestämmelser. 7. LÖNER 7.1 Löner, förmåner och ersättning för övertid följer minst nationell lagstiftning och avtal. 7.2 Löneavdrag används aldrig som disciplinär åtgärd. 7.3 Löner betalas ut regelbundet och i lagliga medel. Sker löneavdrag ska de specificeras noga, så att mottagaren tydligt kan se orsaken. 7.4 8. TVÅNGSARBETE 8.1 Vårt företag tillåter ingen form av tvångsarbete eller arbete kopplat till någon form av bestraffning. 8.2 Inga medarbetare tvingas deponera värdeföremål eller identitetspapper hos sin arbetsgivare. Vårt företag hindrar inte sina anställda att fritt lämna 8.3 arbetsplatsen när de slutar sitt arbete. Sid 4 (8)
9. BARNARBETE 9.1 Vårt företag accepterar inte barnarbete. Varje barn skall skyddas från att bli ekonomiskt utnyttjat och från att utföra arbete som kan tänkas ha negativt påverkan på barnets utbildning eller vara skadligt för barnets hälsa och utveckling. Med barnarbete menas arbete som utförs av barn yngre än 15 år, eller som undantag 14 år i de länder som avses artikel 2.4 i ILO:s Konvention 138. Lärlingsprogram för barn under minimiåldern för 9.2 anställning ska ge ersättning och det ska ha ett klart mål som utbildning. Vårt företag anställer inte unga arbetare (under 18 år) 9.3 för att utföra någon slags arbete som kan riskera deras hälsa, säkerhet eller moral. 10. DISKRIMINERING OCH FÖRTRYCK 10.1 Vårt företag accepterar inte diskriminering, hot, förtryck eller trakasserier i någon form. Med detta avses till exempel diskriminering baserad på ras, hudfärg, kön, språk, religion, politisk åsikt, kast, nationellt eller socialt ursprung, egendom, fackföreningstillhörighet, sexuell läggning, ålder och funktionshinder. Anställda som tar föräldraledigt får inte sägas upp eller hotas med uppsägning pga. föräldraledighet och de ska 10.2 kunna gå tillbaka till sina tidigare anställningar med bibehållen lön och förmåner. Sid 5 (8)
11. ARBETSMILJÖ OCH SÄKERHET 11.1 Vårt företag förebygger olycksfall och arbetsskador. 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 Vårt företag säkerställer att våra anställda erbjuds en säker och hälsosam arbetsmiljö vilket, till exempel, innebär skydd mot eldsvåda, olyckor och giftiga ämnen. Vårt företag ger företagets anställda kostnadsfri skyddsutrustning och tillräcklig utbildning så att de kan utföra sina arbetsuppgifter på ett säkert sätt. Vårt företag erbjuder en passande, ren och hygienisk miljö, inklusive tillgång till toaletter och rent dricksvatten som överensstämmer med de anställdas behov och i tillräcklig omfattning för antalet anställda. Logi, om sådant erbjuds av vårt företag, överensstämmer med samma krav, inklusive de allmänna bestämmelserna om hälsa och säkerhet som listas ovan. Vårt företag har fastställt och upprätthåller skyddsåtgärder för att effektivt förebygga och ta hand om alla nödsituationer och industriolyckor som kan påverka den omgivande befolkningen eller som har en negativ inverkan på miljön, till exempel brand eller utsläpp. Beskriv kortfattat hur ni arbetar för att kontinuerligt uppnå förbättringar vad gäller era anställdas hälsa och säkerhet. 11.7 Sid 6 (8)
12. UPPFÖLJNING OCH TILLÄMPNING 12.1 Vårt företag arbetar för att säkerställa efterlevnaden av denna leverantörsuppförandekod. Register och dokumentation Vårt företag sparar lämpliga uppgifter som visar att kraven i denna leverantörsuppförandekod efterlevs och de 12.2 omfattar: Namn och ålder på alla anställda Tidrapporter Lönelistor, inklusive lönebesked och underlag för övertidsersättning. Hälso- och säkerhetsuppgifter, inklusive materialsäkerhetsdatablad, olycksuppgifter och lämpliga intyg och tillstånd Miljöuppgifter, inklusive data från granskning av betydande miljöpåverkan och relevanta tillstånd 12.3 12.4 Definition av roller och ansvar Vårt företag har utsett ansvariga för de områden som ingår i denna leverantörsuppförandekod. Vårt företag har utsett representant(er) från ledningen med ansvar och behörighet att säkerställa att innehållet i denna leverantörsuppförandekod följs. 12.5 Utbildning och ökat medvetande Alla anställda i vårt företag är informerade om innehållet i denna leverantörsuppförandekod och vikten av att agera enligt de krav som ställs i denna. I områden med hög andel icke läs- och skrivkunniga, ska de anställda få muntlig information. (Om innehållet i annan uppförandekod eller policy som verksamheten följer överensstämmer med innehållet i denna leverantörsuppförandekod ställs inga krav på att det specifika innehållet i Lantmännens leverantörsuppförandekod ska kommuniceras) 12.6 12.7 Hantering av klagomål Medarbetare har rätt att påverka genom att lämna in förslag och klagomål som rör alla arbetsplatsangelägenheter utan att frukta för straff eller fientliga aktioner. Detta gäller även klagomål där företaget misslyckats med att följa denna leverantörsuppförandekod. Vårt företag dokumenterar, åtgärdar och följer upp alla klagomål. Sid 7 (8)
12.8 12.9 Relationer till underleverantörer Vårt företag säkerställer att våra underleverantörer följer föreskrifterna som ingår i denna leverantörsuppförandekod genom att med rimliga ansträngningar kontrollera efterlevnaden. Vårt företag kräver att underleverantörer ska informera oss om andra affärsenheter i leveranskedjan, vars komponenter ingår i leveransen. Övriga kommentarer: Härmed intygas att den ifyllda självutvärderingen ger en sann beskrivning av vårt företags efterlevnad av Lantmännens leverantörsuppförandekod. Detta innebär även att Lantmännen kan följa upp svaren från denna självutvärdering till exempel genom en revision. Datum Företag Namnteckning Namnförtydligande Före Sid 8 (8)