Styrelsen och dess arbete 2014-10-02
Vilka Associationsformer har/skall ha en styrelse Aktiebolag Ekonomiska föreningar Ideella föreningar Handelsbolag (behöver inte men kan i avtal ha reglerat detta)
Vad syftar olika associationer till: Aktiebolag skall generera vinst/avkastning det är det som är syftet och det får inte kränkas Ekonomisk förening skall främja medlemmarnas ekonomiska intressen ett mer vidsträckt och därmed tänjbart begrepp Ideell förening skall främja ett intresse behöver inte vara ekonomiskt men medför sannolikt ett behov av att hantera pengar Handelsbolag i princip i grunden som aktiebolag men kan möjliggöra andra lösningar såvitt avser insatser etc.
Hur ser makt och rollfördelning ut i en association Medlemmarna eller ägarna - utövar sin makt på stämma - kan ha och förväntas ha motstridiga intressen - granskar och beslutar om förvaltningen av styrelse/. vd Styrelsen har det övergripande ansvaret för strategiska och operativa frågor (om vd eller föreståndare inte tillsatts) VD eller föreståndare skall arbeta med de operativa frågorna
För vem arbetar styrelsen? Styrelsens främsta arbetsuppgift är den rörelse den är satt att förvalta Tillsätts av stämman eller för handelsbolag av bolagsmännen Ledamoten - Har fått sitt uppdrag av stämman, inte av en enskild person/ sammanslutning - Har ett ansvar för att undvika egenfrågor innebärande att man inte får agera i egenintresse. Detta även om man är ägare.
Vad kan man inte göra i en styrelse som ledamot Generalklausulen (ABL samt Lag om ekonomisk förening) - Det är inte möjligt för en styrelse att fatta beslut till som innebär otillbörlig förmån för en ägare eller medlem som medför nackdel för annan ägare eller medlem Kompetensöverskridande Lagstiftningen ger en ram inom vilken alla organ har att agera. Åtgärd som ligger utanför den ramen med för ogiltighet. Innefattar exv om styrelsen fattar beslut som skall fattas av stämman. Jäv - en ledamot får inte handlägga fråga om - Avtal mellan sig själv och associationen - Avtal med tredje man om ledamoten har ett intresse som strider mot associationens - Avtal mellan associationen och juridisk person som ledamoten själv eller med annan får företräda - Med avtal avses även rättegång eller annan talan
Vad innebär detta? Det ställs höga krav på att känna till vad styrelsen förväntas göra i en association det är fråga om och den organisation man har. Det kan vara klokt att fråga sig följande: - Vad är det för fråga - Vem äger den enligt lag - Operativ eller strategisk om det finns VD eller föreståndare Principerna som kommer till uttryck i Aktiebolagslagen och lagen om ekonomisk förening är/ger sannolikt uttryck för allmänna principer annan associationsform löser inte problemet Följden av brott mot dessa regler är minst ogiltighet har någon lidit ekonomiska skada ligger det i farans riktning att man blir skyldig utge ersättning
Ställs det krav på metod? Aktiebolagslagen ställer krav på - Arbetsordning för styrelsen - Rapport instruktion (minst vad, i hur god tid samt vem skall ta fram det) - Arbetsfördelning mellan styrelse å ena sidan och å andra sidan VD eller andra av styrelsen inrättade organ, exv föräldragrupper Lagen om ekonomisk förening ställer endast krav på - Att sammanträde hålls när så erfordras - Att dessa protokollförs och numreras - Att avvikande meningar antecknas - Betryggande förvaring Idell förening - Inga uttryckta regler då det inte finns någon lag allmänna principer tillämpas Handelsbolag - Saknar också uttryckliga regler för detta allmänna principer och bolagsavtalet styr
Rekommendation i metodfrågan Den försiktige gör klokt i att vid allt styrelsearbete följa de principer som kommer till uttryck i aktiebolagslagen. - Det är den mest utvecklade och tydliga metodbeskrivningen - Vid en mer komplex verksamhet kommer det att krävas en tydlig beskrivning av vem som gör vad och varför exv är det för friskolor av särskild vikt att tydliggöra gränsen mot den pedagogiska verksamheten både för egen del och vid tillsyn av verksamheten - En korrekt utförd arbetsfördelning är en av utgångspunkterna vid bedömning av exv arbetsmiljö frågor och ansvarsfrågor - Följderna om något blir fel är sådana att inom ramen för best practice ligger att vara försiktig
Vem gör vad och spelar det någon roll Ordföranden har det övergripande arbetet att tillse - att styrelsen arbetar - att styrelsen arbetar med rätt frågor - att möten hålls - att nödvändiga instruktioner finns - att delegationsordningar finns - att arbetet och besluten dokumenteras - att övrig lagstiftning följs, exv LAS
Vem gör vad och spelar det någon roll Sekreteraren har det övergripande arbetet att exv tillse - att stödja ordförande med den praktiska hanteringen vid möten - att underlag distribueras på rätt sätt och i rätt omfattning - att upprätta och arkivera protokoll - att tillse att protokoll justeras - att i förekommande kontroll ha kontroll på andra handlingar som tillhör styrelsen Ekonomiansvarig - att vara den som löpande följer upp verksamhetens budget - att följa upp utfall löpande - att tillse att underlag för bedömning finns - att tillse att arbete med årsredovisning och revision hanteras - att tillse att anskaffnings- och investeringsplaner följs upp, tas fram
Vem gör vad och spelar det någon roll Funktionsansvarig (personal, inköp) kan ha till uppgift att exv tillse - att avrapportering sker - att uppföljning sker (utvecklingssamtal) - att avrapportering till styrelsen sker - att uthållighet över tid säkerställs genom planläggning Ledamot utan särskild uppgift (alla) - att tillse att man är kommer till mötet förberedd - att även obehagliga frågor ventileras - att komma ihåg vem man arbetar för - att komma ihåg vem man inte arbetar för och vilka frågor man inte får vara med vid handläggningen av - att försöka tänka framåt i uppdragsgivarens intresse och för dess bästa och ta upp dessa frågor
Ansvarsfrågor Ansvar med bolaget enligt reglerna om likvidationsplikt i aktiebolagslagen (obs unikt) Kapitalanvändningsregler i ABL (unikt nästan) Ansvar för företrädare enligt skattebetalningslagen för förfallen skatt Skatterättsligt ansvar i övrigt Arbetsmiljöansvar Miljöbalken Ansvar mot fastighetsägare Skadeståndsansvar mot ägare/medlemmar Skadeståndsansvar mot tredje man
Ansvarsfrågor fortsättning Ansvaret är i princip i de flesta situationer individuellt Detta innebär att de som deltagit i ett beslut eller har kunskap om ett förhållande har sannolikt ansvaret Detta ställer särskilda krav på de ledamöter som på grund av lag eller arbetsfördelning har ett funktionsansvar. Detta ställer i fallet med exv miljö- och arbetsmiljöfrågor krav på att det finns tydliga delegationer om man vill frånhända sig ansvaret. Det ställer krav på att protokoll upprättas så att det framgår vem som reserverat sig mot ett beslut eller som röstat emot ett beslut.
Sammanfattning Arbetsordning - Tydlig tidsprioritet - Tydlighet - Ansvarsfördelning Dokumentation - För protokoll för spårbarhet - Dokumentera underlag för beslut - Dokumentera beslut - Dokumentera avvikande uppfattningar - Dokumentera inte diskussioner Ansvar - Inventera vad du vet som kan stå i strid med verksamhetens syfte - Håll reda på ev. jävsproblem - Var förberedd, ifrågasätt, håll inte med av bekvämlighet
Sammanfattning forts Strategiska frågor - Det är det arbetet som i längden skapar hållbara verksamheter - Försök undvika ett alltför operativt fokus
Frågor? Advokat Carl Sjöstedt 046 540 09 20/22 cs@vici.se