Samkommunstyrelsen Protokoll 14/2012
Sammanträdesnummer 14/2012 Sammanträdestid Måndag kl. 15.30 16.50 Sammanträdesplats Optima, Trädgårdsgatan, "Kallan" Beslutande - Henrik Sandberg, ordförande Nils Backlund, viceordförande Lisbeth Staffans Marlén Timonen Mårten Forsander Seppo Filppula Johanna Överfors Veikko Kuusela Mikael Snellman Ulrika Björkell Lars Karlström Martin Stara Aleandra Biaudet Kim Djupsjöbacka Anne-Maria Hästbacka Inger Englund Majvor Östman Övriga närvarande Bjarne Häggblom, fmge:s ordförande, avl. sig kl. 16.00 under 153 Ulf Sourander, fmge:s I viceordf., avl. sig kl. 16.00 under 153 Rainer Smedman, fmge:s II viceordf. Mona Vikström, fmge:s III viceordf., avl. sig kl. 16.15 efter 155 Rabbe Ede, direktör Tiina Sjölund, förvaltningsdirektör Ma Gripenberg, rektor Paragrafer 150-162 Underskrifter Justering Henrik Sandberg Ordförande Tiina Sjölund Protokollförare Protokollet framlagt till påseende, ort och tid Intygar, underskrift tjänsteställning Utdragets riktighet bestyrker ort, tid och tjänsteställning Mikael Snellman Protokolljusterare Samkommunens kansli Tiina Sjölund, förvaltningsdirektör Veikko Kuusela Protokolljusterare
Samkommunstyrelsen 14/2012 Sammanträdestid Måndag kl. 15.30 16.50 Sammanträdesplats Optima, Trädgårdsgatan, "Kallan" ÄRENDEN: Sida i protokollet 150 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 1 151 Föredragningslista 1 152 Protokolljusterare 1 153 Godkännande av rumsprogram 2 154 Preliminära mötesdagar vintern 2013 3 155 Beviljade utmärkelsetecken 4 156 UUA-plan 2013 5 157 Ändring av direktörens befattningsbeskrivning 6 158 Yrkesteamen 7 159 Ekonomisk rapport 1-11/2012 9 160 Undervisnings- och kulturministeriets brev om nedskärning av kvotplatser 10 161 Anmälningsärenden 14 162 Tjänstemannabeslut och protokoll 15
1 150 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande beslutfört. - - - - - 151 Föredragningslista Föredragningslistan godkändes - - - - - 152 Protokolljusterare Till protokolljusterare valdes Mikael Snellman och Veikko Kuusela - - - - -
2 Dnr [504/2012] 153 Godkännande av rumsprogram Hänv.: bilaga 1 Planer Samkommunens direktör: Skst 153, Planeringskommittén för till- och ombyggnaden vid Trädgårdsgatan 30 har tillsammans med arkitektbyrå R.Wingren och personalen utarbetat ett rumsprogram. Projektet går under namnet Optima A- och I-delen Trädgårdsgatan 30. Tillbyggnaden omfattar 3000 m 2 och ändringsarbeten i A-delen omfattar ca 1020 m 2. Enligt planeringstidtabellen ska offerthandlingarna vara klara inom april 2013. Upphandlingen ska verkställas under de följande månaderna så att planerad byggstart skulle vara augusti-september 2013. På mötet presenterar arkitekt Gustav Simons planritningarna för bottenvåningen samt första och andra våningen, kompletterade med en del rumsvyer från de allmänna utrymmena. Rumskorten är just nu under arbete och ska vara klara innan julen. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen godkänner rumsprogrammet. Samkommunstyrelsen godkände rumsprogrammet.
3 154 Preliminära mötesdagar vintern 2013 Förvaltningsdirektören: Skst 154, Den styrelse som valts för mandatperioden 2009 2012 fungerar fram tills dess att det nya samkommunfullmäktige valt en ny styrelse. Eftersom samkommunfullmäktiges medlemmar utses av medlemskommunernas fullmäktige torde det dröja fram till mitten av mars innan vi kan sammankalla det nya samkommunfullmäktige till dess första möte. Jag föreslår följande preliminära mötesdagar under vintern 2013: tisdag 29.1.2013 kl. 9:00 tisdag 19.2.2013 kl. 16:00, efter mötet middag i Yrkeskocken tisdag 26.3.2013 kl. 12:00 bokslutsmöte nya fullmäktige: tisdag 26.3.2013 gruppmöten kl. 14:00, möte kl. 15:00 Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen godkänner de föreslagna preliminära mötesdagarna under vintern 2013. Samkommunstyrelsen godkände de föreslagna preliminära mötesdagarna under vintern 2013.
4 155 Beviljade utmärkelsetecken Samkommunens direktör: På förslag av strategiska ledningsgruppen anhöll Optima på våren om utmärkelsetecken för fem anställda. Republikens president, Stormästare för Finlands Vita Ros ordnar har beviljat utmärkelsetecken för samtliga den 6.12.2012: Medalj av 1:a klass med guldkors av Finlands Vita Ros orden: Bergvall Bodil, löneansvarig Domars Olle, lektor Kattilakoski Katarina, socialkurator Nyman Elisabeth, lektor Medalj av Finlands Vita Ros orden: Gustafsson Eira, städare Medaljerna kommer att delas ut vid lämpligt tillfälle. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Skst 155, Samkommunstyrelsen antecknar de beviljade utmärkelserna för kännedom samt framför sin hälsning till mottagarna. Samkommunstyrelsen antecknade de beviljade utmärkelserna för kännedom samt framförde sin hälsning till mottagarna.
5 156 UUA-plan 2013 Dnr [505/2012] Hänv.: bilaga 2 UUA-plan Förvaltningsdirektören: Skst 156, Samarbetsdelegationen har omfattat att UUA-planen för 2013 till följd av det ekonomiska läget i samkommunen kan göras mindre omfattande än under tidigare år. Förutom att samkommunen enligt planen bistår med motions- och kultursedlar samt ordnar vissa aktiviteter har var och en anställd själv också ett ansvar för att sköta om att man mår bra och orkar med sitt arbete. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen godkänner förslaget till UUA-plan för 2013. Samkommunstyrelsen godkände förslaget till UUA-plan för 2013.
6 Dnr [506/2012] 157 Ändring av direktörens befattningsbeskrivning Hänv.: bilaga 3 Direktörens befattningsbeskrivning Förvaltningsdirektören: Skst 157, Samkommunfullmäktige behandlar den förslaget till ny förvaltningsstadga. Stadgan skall träda i kraft 1.1.2013. Till följd av ändringar i stadgan bör även befattningsbeskrivningen för samkommunens direktör uppdateras för att stämma överens med stadgan. Direktörens befattningsbeskrivning godkänns av samkommunstyrelsen. De föreslagna ändringarna i befattningsbeskrivningen framgår av bilagan. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen godkänner de föreslagna ändringarna i befattningsbeskrivningen för samkommunens direktör. Den nya befattningsbeskrivningen gäller fr.o.m. 1.1.2013. Rabbe Ede anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. Samkommunstyrelsen godkände de föreslagna ändringarna i befattningsbeskrivningen för samkommunens direktör. Den nya befattningsbeskrivningen gäller fr.o.m. 1.1.2013.
7 158 Yrkesteamen Dnr [415/2012] Hänv.: bilaga 6 Yrkesteamens sammansättning höstterminen 2012 Samkommunens direktör: Skst 96, 27.8.2012 Rektor Ma Gripenbergs redogörelse: Mandatperioden för våra yrkesteam tog slut 31.7.2012. Eftersom vi under hösten ser igenom behov av eventuella organisationsförändringar är det mest ändamålsenligt att de nuvarande teamen får förlängning på sin mandatperiod fram till årets slut. I några av teamen har meddelats förändringar i sammansättningen, vilket bör beaktas. Interiörsassistentutbildningen har startat, och ett yrkesteam behöver tillsättas för utbildningen. Mandatperioden är i första skedet densamma som för de övriga teamen, dvs. fram till årets slut. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen - besluter att mandatperioden för de yrkesteam som hittills fungerat inom Optima förlängs t.o.m. 31.12.2012, sammansättning enligt bilaga - besluter att för perioden 1.8 31.12.2012 tillsätta ett yrkesteam för Artesan, interiörsassistent med de i bilagan föreslagna arbetslivsrepresentanterna. Styrelsen utser även en egen representant till teamet. - utser en ersättare för Jaana Vainionpää-Tahvanainen i yrkesteamen för Beklädnadsbranschen och Skönhetsbranschen. Samkommunstyrelsen godkände förslaget och utsåg Marlén Timonen till styrelsens representant i yrkesteamet för Artesan, interiörsassistent samt utsåg Mona Vikström till styrelsens representant istället för Jaana Vainionpää- Tahvanainen i yrkesteamen för Beklädnadsbranschen och Skönhetsbranschen.
8 Yrkesteamens sammansättning Samkommunens direktör: Rektor Ma Gripenberg skriver: Mandatperioden för Optimas yrkesteam upphör 31.12.2012. Eftersom verksamheten inom grundläggande yrkesutbildning förverkligas enligt den nya organisationsmodellen i 2 utbildningsområden från och med 1.1.2013, bör eventuella förändringar i yrkesteamens struktur och antal utredas under våren 2013. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Skst 158, Samkommunstyrelsen förlänger mandatperioden för Optimas nuvarande yrkesteam t.o.m. 31.7.2013. Den tillträdande styrelsen utser i april sina representanter fram till 31.7.2013. Samkommunstyrelsen förlängde mandatperioden för Optimas nuvarande yrkesteam t.o.m. 31.7.2013. Den tillträdande styrelsen utser i april sina representanter fram till 31.7.2013.
9 Dnr [509/2012] 159 Ekonomisk rapport 1-11/2012 Hänv.: bilaga 4 Driftsrapport bilaga 5 Investeringsrapport Förvaltningsdirektören: Skst 159, Rapporten presenteras vid sammanträdet. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar rapporten för kännedom. Samkommunstyrelsen antecknade rapporten för kännedom.
10 Dnr [476/2012] 160 Undervisnings- och kulturministeriets brev om nedskärning av kvotplatser Hänv.: bilaga 1 Undervisnings- och kulturministeriets meddelande 9.11.2012 bilaga 2 Undervisnings- och kulturministeriets brev 9.11.2012 bilaga 3 Inledande förslag till fördelning av kvotplatser Samkommunens direktör: I brevet från UKM daterat den 9 november gällande grundläggande yrkesutbildning ger ministeriet ett första förslag (alustava esitys) för åren 2014-2016 gällande maimiantalet studerande, dvs. kvotplatser. Man har delat in Finland i 18 områden enligt landskapsförbund. Enligt förslaget skulle platsantalet totalt sett i hela landet minska med 7351 platser. Endast 3 områden skulle få tilläggsplatser(nyland, Birkaland och Egentliga Finland) medan alla andra områden skulle få sänkt antal utbildningsplatser. Antalet ungdomar skulle under motsvarande tid minska så att utbudet totalt sett även efter minskade utbildningsplatser skulle vara större i relation till antalet ungdomar jämfört med läget idag. Enligt förslaget skulle platsantalet inom Österbotten minska med 285. Ministeriet begär nu per 31 december 2012 bemötande av utbildningsanordnarna. I brevet framgår också vad man bör ta hänsyn till i bemötandet. Ministeriet kommer sedan i mars med sitt förslag till utbildningsplatser per utbildningsanordnare. Då ges ytterligare möjligheter att bemöta detta förslag. Slutligt beslut om antalet utbildningsplatser ger ministeriet i maj-juni 2013. Tjänstemännen för Optima, Söfuk och Vaasan ammattiopisto Vasa yrkesinstitut har gemensamt diskuterat ministeriets brev och alternativa sätt till bemötande. Den 30 november kommer ledande tjänstemän från dessa organisationer och representanter för Österbottens Handelskammaren och Österbottens Förbund att träffas för att tillsammans formulera en gemensam åsikt med motiveringar angående Österbotten. Var och en utbildningsanordnare kommer dessutom att själv lyfta fram egna kompletterande delar till det bemötande som ska insändas före årsskiftet till ministeriet. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi
11 Skst 129, 23.11.2012 Samkommunstyrelsen antecknar i detta skede ministeriets brev för kännedom, samt ger Optimas ledning i uppdrag att tillsammans med Söfuk och Vaasan ammattiopisto Vasa yrkesinstitut göra en gemensam del till det brev som skall insändas till ministeriet före årsskiftet. Brevet kompletteras sedan med egna synpunkter från Optima. Samkommunstyrelsen behandlar brevet i sin helhet på sitt möte den 17 december. Samkommunstyrelsen godkände förslaget. Undervisnings- och kulturministeriets brev om nedskärning av kvotplatser Hänv.: bilaga 6 Undervisnings- och kulturministeriets brev 9.11.2012 bilaga 7 Webropolenkät bilaga 8 Österbottens förbunds förslag till utlåtande bilaga 9 Optima samkommuns förslag till utlåtande (utsänds före mötet) Samkommunens direktör: I Undervisnings- och kulturministeriets (UKM) brev begärs respons på planen för utbildningsutbudet och det totala antalet studerande inom den grundläggande yrkesutbildningen åren 2013-2016. Den svenskspråkiga versionen av ministeriets brev (daterat 9.11.2012) har kommit per e-post den 12.12.2012. Webropolenkäten finns enbart på finska. Utlåtandena skall vara inlämnade senast 31.12.2012 kl. 16:00. Planen utgår från regeringsprogrammet och regeringens utvecklingsplan för utbildning och forskning (KESU). För att uppnå nivån på antalet nybörjarplatser enligt KESU krävs det enligt ministeriet att man stegvis åren 2014-2016 minskar det maimala antalet studerande som hänför sig till tillstånden att ordna utbildning (kvotplatserna) med 7350 år 2016 jämfört med antalet tillstånd att ordna utbildning år 2013. Utöver den totala minskningen kommer man att rikta in mängden studerande på ett nytt sätt mellan regionerna. Samma gäller anordnarna av utbildning inom regionerna. Ministeriet har förberett storområdes- och regionvisa planer för utbudet av den yrkesinriktade grundutbildningen för unga och vuna. Planen är utbild-
12 ningsspecifik och omfattar tillstånden att ordna utbildning i förhållande till det totala antalet studerande åren 2013-2016. För landskapet Österbottens del föreslås att det totala antalet utbildningsplatser minskas med 285 (-5,6 %) fördelat årsvis enligt följande: år 2014 år 2015 år 2016-115 platser - 100 platser - 70 platser I detta skede berör ministeriets förslag landskapet Österbotten som helhet. Ministeriet kommer att bereda sitt förslag till anordnarspecifika studerandeantal i mars 2013, och sänder dem till utbildningsanordnarna för utlåtande. Avsikten är att de slutliga besluten om antalet studerande görs i maj-juni 2013. Österbottens förbund, Österbottens handelskammare, Närings-, trafik- och miljöcentralen i Österbotten understöder i sitt utlåtande förslagen från Optima samkommun, Svenska Österbottens förbund för utbildning och kultur samt Vasa stad (Vasa yrkesinstitut och Vasa vuenutbildningscenter) om att de nuvarande utbildningskvoterna ska kvarstå. Gemensamma överläggningar har hållits med samtliga ovan nämnda parter. I samtliga givna utlåtanden fokuseras på att landskapet bör få behålla alla sina nuvarande utbildningsplatser för att kunna trygga arbets- och näringslivets behov av utbildad arbetskraft samt för att kunna säkerställa utbildningsgarantin för unga. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen omfattar det utlåtande som Österbottens förbund ger till ministeriet, samt meddelar ovanstående beredning tillsammans med bilagda utlåtande som sin respons till Undervisnings- och kulturministeriet. Samkommunstyrelsen poängterar vikten av att nuvarande antal utbildningsplatser inom tillståndet för grundläggande yrkesutbildningen på andra stadiet behålls på nuvarande nivå i Österbotten och att antalet utbildningsplatser för Optima kvarstår på 1205.
13 Skst 160, Samkommunstyrelsen omfattade det utlåtande som Österbottens förbund ger till ministeriet, samt meddelade ovanstående beredning tillsammans med bilagda utlåtande som sin respons till Undervisnings- och kulturministeriet. Samkommunstyrelsen poängterade vikten av att nuvarande antal utbildningsplatser inom tillståndet för grundläggande yrkesutbildningen på andra stadiet behålls på nuvarande nivå i Österbotten och att antalet utbildningsplatser för Optima kvarstår på 1205. Paragrafen justerades omedelbart.
14 161 Anmälningsärenden Samkommunens direktör: Rektor: Helsingfors 14.12. SAR ry:s styrelsemöte samt träff med direktörerna för UBS och UKM Information om styrgruppsmöte för vuenutbildningsstrategi Skst 161, Ärendet antecknas för kännedom. Samkommunstyrelsen antecknade ärendet för kännedom.
15 162 Tjänstemannabeslut och protokoll Skst 162, Följande tjänstemannabeslut och protokoll har inlämnats till samkommunens kansli: Samkommundirektörens tjänstemannabeslut nr 94 100/2012 Förvaltningsdirektörens tjänstemannabeslut nr 90/2012 Rektors tjänstemannabeslut nr 315 355/2012 Rektor för yrkesinr. spec.underv. tjänstemannabeslut nr 169 184/2012 Chefen för studietorget tjänstemannabeslut nr 70 75/2012 Projektchefens tjänstemannabeslut nr 76 81/2012 Utvecklingschefen (vu) tjänstemannabeslut nr 7/2012 Fastighetschefen TG:s tjänstmannabeslut nr 18/2012 Utbildningsledare ALF:s tjänstemannabeslut nr 96 97/2012 Utbildningsledare NEM:s tjänstemannabeslut nr 112 117/2012 Utbildningsledare PL:s tjänstemannabeslut nr 55 59/2012 Utbildningsledare MB:s tjänstemannabeslut nr 63 64/2012 Utbildningsledare SBK:s tjänstemannabeslut nr 39 42/2012 Utbildningsledare KKN:s tjänstemannabeslut nr 101 103/2012 Samkommunstyrelsen kan, (KomL, 51, förv.stadga 30, 31) uppta till behandling ärenden som delegerats till samkommunens direktör och enhetscheferna. Samkommunstyrelsen konstaterar, att besluten inte ger anledning att med stöd av KomL uppta ärenden till behandling i samkommunstyrelsen. Samkommunstyrelsen godkände förslaget.
16 BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt 91 kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer 150 152, 155, 159, 161 Besvär kan inte anföras över nedan nämnda beslut, eftersom ett skriftligt rättelseyrkande enligt 89 1. mom. kommunallagen kan framställas över beslutet: Paragrafer 153, 154, 156-158, 160, 162 Enligt 3 1 mom. FörvBesvL/annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut. Paragrafer och grunden för besvärsförbudet. ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE Myndighet till vilken rättelseyrkande kan framställas samt tid för yrkande av rättelse Den som är missnöjd med nedan nämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande. Myndighet hos vilken rättelse yrkas, myndighetens adress och postadress: Optima Samkommunstyrelsen Trädgårdsgatan 30 68600 JAKOBSTAD Paragrafer 153, 154, 156-158, 160, 162 Yrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Rättelseyrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det. Fogas till protokollet
17 BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. Besvärsmyndighet, adress och postadress länsrätt Kommunalbesvär, paragrafer Förvaltningsbesvär, paragrafer Annan besvärsmyndighet, adress och postadress Paragrafer Besvärstid 30 dagar Besvärstid dagar Besvärstid dagar Besvärsskrift Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet I besvärsskriften skall uppges - ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som författat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Inlämnande av besvärs handlingarna Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvärshandlingarna kan även lämnas till: Paragrafer namn, adress och postadress Besvärshandlingarna skall lämnas till 1) : namn, adress och postadress Paragrafer Tilläggsuppgifter Detaljerad anvisning för rättelseyrkande/besvärsanvisning fogas till protokollsutdraget. 1) Om de skall lämnas till någon annan än besvärsmyndigheten