Kommunstyrelsen 2013-01-28 1 ( ) Plats och tid Kommunhuset, KS-salen klockan, 14.30 17.00 Beslutande Catarina Pettersson, (S), ordf Kjell Ivemyr (S) Christina Aspenryd (S) Tony Frunk (S) Mariette Sjölund (S) Joakim Graning (S) Reijo Tarkka (V) Hans Strandlund (M) Sigge Synnergård (FP) Håkan Johansson (KD) Marianne Avelin (C) Övriga deltagande Närvarorätt Utses att justera Ersättarna Tommy Claesson (S), Susanne Johansson (S), Örjan Andersson (S), Berit Ulander (S), Richard Andersson (V), Anna Lundberg (FP), Göran Lindén (M), samt Carina Iwemyr, sekreterare, kommunchef Carin Becker-Åström, personalchef Helene Mårtén 3, XXX, Svealand 365 5, kultur- och fritidschef Sven-Olov Juvas 4, kanslichef Jari Heikkinen 8-9, ekonomichef Kenth Erngren 10. Kommunstyrelsen beslutar att medge närvarorätt för samtliga närvarande. Joakim Graning (S) och Hans Strandlund (M) Justeringens plats och tid Kommunhuset den 4 februari 2013 klockan 08.00 Underskrifter Paragrafer 3-12 Sekreterare Carina Iwemyr Ordförande Justerande Catarina Pettersson (S) Joakim Graning (S) Hans Strandlund (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och Kommunstyrelsen 3-12 2013-01-28 Anslaget uppsättes 2013-02-04 Anslaget nedtages 2013-02-26 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Nämndkansliet. Carina Iwemyr
Kommunstyrelsen 2013-01-28 2 () KS 3 Information om arbete med personalpolitisk handlingsplan utifrån personalpolitiska programmet Dnr 245/11 Kommunstyrelsen beslutade den 10 april 2012 att en lägesrapport skall lämnas om hur arbetet fortskrider med det personalpolitiska programmet. Personalchefen informerar att PA-enheten i samverkan med de fackliga organisationerna arbetar med att ta fram en handlingsplan utifrån personalpolitiska programmet. Grunden för handlingsprogrammet är att Hallstahammars kommun skall vara en attraktiv arbetsgivare, där folk vill arbeta, stanna kvar och ha det bra under tiden. I programmet tas bl a upp; ledarskap och medarbetarskap, arbetsmiljö och hälsa, personal- och kompetensförsörjning, jämställdhet och mångfald samt lönepolitik.
Kommunstyrelsen 2013-01-28 3 () KS 4 Information om projektet Kanal- och bergslagutvecklingen Idéutveckling kultur- och besöksnäring Västmanland och Södra Dalarna Dnr 62/12 Kommunstyrelsen beslutade den 12 mars 2012 31 att som avsiktsförklaring uttala att Hallstahammars kommun ställer sig positiv till att medverka i projektet Kanal och bergslagsutveckling under förutsättning att minst 3 av de andra samverkanskommunerna går med i projektet och Landstinget Västmanland och Landstinget Dalarna deltar, samt att för sin del anslå 50 000 kronor per år med start 2013 till och med 2015 för projektet Kanal- och bergslagsutveckling under förutsättning att övriga kommuner och landsting går in med resurser i projektet varvid medel härför ianspråktas från kommunstyrelsen budget för marknadsföring. Kultur- och fritidschefen informerar om projektet. Projektet har blivit större och utvecklingsidén inbegriper samliga kommuner i Västmanland och södra Dalarna. Fler samverkansparter har tillkommit, bl a Mälardalens högskola. Projektet heter numera Idéutveckling kultur- och besöksnäring Västmanland och Södra Dalarna. Under 2013 kommer en förstudie att göras i vilken bl a gemensam vision, strategier, förslag på finansieringsmodell och organisation, miljöer och spelplatser kommer att ingå. Avsikten är att evenemangen skall starta under 2015.
Kommunstyrelsen 2013-01-28 4 () KS 5 Medverkan i marknadsföringsbolag för utveckling av region Strömsholms kanal Dnr 235/12 Inbjudan till delägarskap i marknadsbolaget Svealand 365 AB har tillställts bl a Hallstahammars kommun. Bolagets syfte är att utveckla regionen runt Strömsholms kanal genom att arbeta för att fler besökare kommer till regionen. Bolaget är planerat att vara ett samarbete med mellan kommunerna runt kanalen och näringslivet. Representanter för kommunerna Eskilstuna, Västerås, Hallstahammar, Surahammar, Fagersta och Smedjebacken har fört diskussioner med representanter för näringslivet, till väsentlig del inom ramen för samarbetet runt Strömsholms kanal. För Hallstahammars kommun innebär förslaget att kommunen erbjuds köpa aktier för 100 000 kronor i det föreslagna gemensamma bolaget. Kommunen förbinder sig inte att erlägga några årliga avgifter etc till bolaget. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 21 januari 2013 1. Representanter för Svealand 365 informerar om syftet med bolaget. Kommunstyrelsen beslutar att Hallstahammars kommun ser positivt på föreliggande förslag till marknadsbolag, att Hallstahammars kommun kommer att delta i de fortsatta diskussionerna angående detaljer beträffande bolagets styrning och verksamhet, att förslag till bolagsordning och aktieägareavtal presenteras/föreläggs för kommunen innan erforderliga beslut fattas, samt att under förutsättning av att övriga aktuella kanalkommuner ger ett positivt besked samt att näringslivet tecknar motsvarande mer än hälften av kommunernas insatta aktiekapital vid bolagets bildande, kommer förslag att teckna aktier i bolaget att tillställas kommunfullmäktige i Hallstahammars kommun. Exp till: Svealand 365 AB, Olbergavägen 15, 734 92 Hallstahammar Surahammars kommun, Box 203, 735 23 Surahammar Fagersta kommun, Norbergsvägen 19, 737 80 Fagersta Smedjebackens kommun, 777 81 Smedjebacken Eskilstuna kommun, 631 86 Eskilstuna
Kommunstyrelsen 2013-01-28 5 () KS 6 Information av kommunchefen Dnr 39/12 Kommunchefens informerar om Svenskt näringslivs erbjudande avseende Vandring för företagsamhet den 10 april 2013 Svenskt Näringslivs svar från den senaste enkätundersökningen av det lokala företagsklimatet. Hallstahammars kommun tillhör de 21 kommuner som får betyget bra av sina företagare
Kommunstyrelsen 2013-01-28 6 () KS 7 Leaderprojekt Gestaltning Herrevad godkännande av projektet Dnr 252/12 Arbetsgruppen för Gestaltning Herrevad anför i skrivelse den 30 augusti 2012 att Kolbäcks hembygdsförening beviljats leaderstöd för att förstärka och gestalta den kulturhistoriska platsen kring Kolbäcks Gästgivaregård, vilken även omfattar platsen för slaget vid Herrevad. Syftet med projektet är att levandegöra, väcka och bygga upp intresset för historien kring Herrevadsbro och dess område. I projektgruppen finns representanter från Kolbäcks hembygdsförening, Kolbäcks Gästgivaregård, Västmanlands Läns museum och Hallstahammars kommun (näringslivsenheten och kultur- och fritidsförvaltningen). Den första projektetappen som nu håller på att avslutas var att under sommaren 2012 förbättra nuvarande vägskyltning till Herrevadsbro, vid olika trafikinformationsplatser i Kolbäck med omnejd. Projektet har beviljats stöd med 404 000 kronor för förverkligande av etapp 2 vilket innebär att skapa en tidstypisk besökspark med permanent information om platsen Herrevadsbro. Tekniska nämnden har den 24 september 2012 69 beslutat att under förutsättning av att kommunen, tekniska förvaltningen, godkänt markarbetet, åta sig framtida skötsel och underhåll av platsen. Kultur- och fritidsnämnden har den 27 september 2012 beslutat att under förutsättning av att tekniska nämnden fattar beslut att underhålla området, åta sig att uppdatera och underhålla informationstavlor och historiska flaggor och flaggstänger på område som beskrivs i projektansökan. Beslut påkallas om ägare av projektet. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 21 januari 2013 2. På Kjell Ivemyrs (S) förslag ajourneras sammanträdet 10 minuter. Sammanträdet återupptas. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna medverkan i Leaderprojktet Gestaltning Herrevad. Exp till: Leader Norra Mälarstrande, Kungsgatan 42, 745 80 Enköping Näringslivsenheten
Kommunstyrelsen 2013-01-28 7 () KS 8 Tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll samt arbetsgång för framtagande av internkontrollplan Dnr 25/13 Biträdande kommunchefen anför i skrivelse den 14 januari 2013 bl a att kommunens revisorer har i granskningar lämnat förslag på förbättringsområden t ex hur kommunens samlade arbete med bedömning av väsentlighet och risk bedrivs, framtagning av kontrollplaner samt hur återrapportering kan och bör ske. Med anledning av detta har kommunledningsgruppen arbetat med att dels se över hela processen men också med att ta fram lathundar t ex tillämpningsanvisningar och arbetsgång för framtagande av internkontrollplanen. Tanken är att underlätta nämnds- och förvaltningsarbetet rörande internkontrollen. Alla nämnder ska följa samma modell, använda samma mallar, använda samma arbetsgång och risk- och väsentlighetsanalys. Utöver detta har kommunledningsgruppen dessutom arbetat fram ett antal kommunövergripande internkontrollobjekt som alla nämnder ska arbeta med under 2013. Dessa är tre till antalet och är för 2013, uppföljning av avtalstrohet, uppföljning och återrapportering av nämndsbeslut samt granskning av nämndernas attestreglementen. Utöver dessa tre gemensamma granskningsområden tillkommer nämndsspecifika granskningar. I regelverket och anvisningarna för kommunens internkontroll framgår hur nämnderna ska arbeta med internkontroll. Det är nämnderna som har det yttersta ansvaret för en god internkontroll. Nämnderna ska årligen fastställa en internkontrollplan för att följa upp att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom nämndernas verksamhet. Utifrån en risk- och väsentlighetsanalys fastställer nämnderna ett antal områden/rutiner som ska granskas särskilt under verksamhetsåret. Följande lathundar finns: Tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll Arbetsgång för framtagande av internkontrollplan Mall för internkontrollplanen (som alla nämnder ska använda) Mall för återrapportering till nämnd av beslut, uppföljning av beslut etc. Arbetet med internkontrollen enligt dessa riktlinjer ska integreras med kommunens ordinarie årsklocka. Detta innebär att redovisningen av internkontrollarbetet under året ska redovisas senast i årsredovisningen och interkontrollplanen för nästkommande år ska fastställas i samband med verksamhetsplanen för respektive nämnd.
Kommunstyrelsen 2013-01-28 8 () Forts KS 8 Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 21 januari 2013 3. Kommunstyrelsen beslutar att anta tillämpningsanvisningar till kommunfullmäktiges reglemente för intern kontroll, enligt en till ärendet hörande bilaga samt att godkänna arbetsgången för framtagande av internkontrollplan samt därtill hörande mallar och lathundar, enligt en till ärendet hörande bilaga. Exp till: Reglementspärmen Samtliga nämnder Kommunchefen Kanslichefen
Kommunstyrelsen 2013-01-28 9 () KS 9 Internkontrollplan för kommunstyrelsen 2013 Dnr 24/13 Biträdande kommunchefen anför i skrivelse den 14 januari 2013 bl a att utöver de kommunövergripande internkontrollobjekt som alla nämnder ska arbeta med under 2013 har kommunstyrelsen egna nämndsspecifika kontrollområden som ska granskas under 2013. Alla granskningsområden har en risk- och väsentlighetspoäng som visar på sannolikheten och risken kring ett specifikt tillsynsområde. I kommunstyrelsens kontrollplan för 2013 framgår att följande områden är under särskild kontroll under 2013: Uppföljning av avtalstrohet Uppföljning och återrapportering av nämndsbeslut Granskning av nämndernas attestreglemente Användning och rutiner kring bensinkort/körjournaler Representation Tillgänglighet e-post Ersättning från Migrationsverket Uppföljning av förekomsten av betalningspåminnelser Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 21 januari 2013 4. Kommunstyrelsen beslutar att fastställa internkontrollplanen för kommunstyrelsen för 2013. Exp till: Reglementspärmen Kommunchefen Kanslichefen Ekonomichefen
Kommunstyrelsen 2013-01-28 10 () KS 10 Godkännande av samarbetsavtal avseende överlåtelse av befintligt avtal till annan juridiskt person - Brukslinjen Dnr 23/13 I samband med bildanden av kollektivtrafikmyndigheten i Västmanlands län beslutade kommunfullmäktige den 26 november 2012 157 att uppdra till kommunstyrelsen att teckna erforderliga avtal med landstinget. Samarbetsavtal avseende överlåtelse av befintligt avtal till annan juridisk person Brukslinjen 2006-2011 (-16) har översänts för kommunens godkännande. Överenskommelsen avser att befintliga avtal mellan Västmanlands Lokaltrafik AB och Hallstahammars kommun överlåts. Västmanlands Lokaltrafik AB överlåter avtalet till Landstinget Västmanland, Kollektivtrafikmyndigheten vilken tar över rollen som utövare. I övrigt gäller avtalet med oförändrade villkor. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 21 januari 2013 5. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna samarbetsavtal avseende överlåtelse av befintligt avtal till annan juridiskt person Brukslinjen. Exp till: Kollektivtrafikmyndigheten, 728 05 Västerås Reglementspärmen
Kommunstyrelsen 2013-01-28 11 () KS 11 Ekonomisk rapport från nämnderna Dnr 85/12 Kommunstyrelsen beslutade den 5 december 2011 210 att nämnderna månadsvis skall rapportera alla eventuella budgetavvikelser (negativa/positiva) samt plan för hantering av avvikelsen. Nämnderna har nu inkommit med ekonomisk rapport t o m november 2012. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 21 januari 2013 6. Kommunstyrelsen beslutar att notera rapporterna som en anmälan. Exp till: Samtliga nämnder
Kommunstyrelsen 2013-01-28 12 () KS 12 Anmälningar Följande anmälningar noteras: - allmänna ärenden/handlingar enligt anmälningsbilaga daterad 2013-01-28 - delegationsbeslut enligt anmälningsbilaga daterad 2013-01-28 Anmälningarna föranleder inget kommunstyrelsens beslut.