25 februari 2010 handlingar separat bilaga Nr 11 Program för Borås Stads styr- och ledningssystem
Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum: Reviderad den: För revidering ansvarar: Kommunstyrelsen För ev uppföljning och tidplan för denna ansvarar: Kommunstyrelsen Dokumentet gäller för: Alla nämnder, förvaltningar och bolag Dokumentet gäller till och med: 2013 Kommunstyrelsen har rätt att göra justeringar i programmet. 2 Styr- och ledningssystem
INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING... 4 Politiker- och tjänstemannarollen... 5 Styr- och ledningssystemets beståndsdelar... 5 STYRDOKUMENT... 6 Styrdokument fastställda av Kommunfullmäktige... 7 Styrdokument fastställda av Kommunstyrelsen... 8 Styrdokument fastställda av nämnd... 8 Styrdokument upprättade och fastställda av verksamhetsorganisationen... 9 Författningssamling... 9 PLANERING OCH UPPFÖLJNING... 10 Budgetprocessen... 10 Uppföljningsprocessen... 11 MEDBORGAR- OCH BRUKAR/KUNDPERSPEKTIV... 14 Medborgarkontrakt... 14 Synpunkts- och klagomålshantering... 15 Nöjd kund-index... 15 Kvalitativ årsredovisning Året som gick... 16 Mötesplatsen... 16 Sociala medier... 16 OMVÄRLDSBEVAKNING... 17 ATTRAKTIV ARBETSGIVARE... 18 Medarbetarskap... 19 Chefskap... 19 Styr- och ledningssystem 3
INLEDNING Den politiska visionen och strategin för Borås Stad är grunden i allt vårt arbete. För att stödja detta ska styr- och ledningssystemet utgå från en långtgående målstyrning. Det innebär att arbeta med tydliga mål, och då framför allt med mål som inte enbart är uttryckta i krontal. Det är grundläggande för en väl fungerande målkedja att det går att följa mål och uppdrag från Kommunfullmäktige via nämnderna/bolagen till den enskilda arbetsplatsen eller enheten. Genom att bryta ned vision och strategi till mätbara mål blir det också möjligt att föra en dialog om resultaten. Styr- och ledningssystemet ska grundas på en genomtänkt systematik och att alla delar i systemet samverkar; vem ska göra vad, när och hur. Det ska också kännetecknas av: att den politiska visionen, strategin och de övergripande målen är kända och bildar utgångspunkt för vad som ska göras. att det finns, tydliga och mätbara mål. att det finns tydliga samband mellan finansiella mål och verksamhetsmål. ändamålsenlig, rättvisande och tillförlitlig redovisning som snabbt ger information om avvikelser mot uppställda mål. ett rapporteringssystem som på olika nivåer kan ge relevant information om verksamhet och ekonomi. 4 Styr- och ledningssystem
Styrningen ska påverka organisationen så att verksamheten bedrivs effektivt. Det handlar om att skapa ett klart samband mellan resurser, prestationer, aktiviteter, effekter och mål. Organisationens effektivitet säkerställs genom ändamålsenlig struktur med balans mellan befogenheter och ansvar, och att medarbetarna har nödvändig kompetens och tydliga uppdrag. En viktig beståndsdel är också en kultur där var och en känner och tar sitt ansvar för både sitt eget arbete, sin enhet och sin förvaltning/bolag. I en framgångsrik organisation känner varje medarbetare sig ha förtroende att utföra och utveckla sina arbetsuppgifter, och cheferna på alla nivåer ser sin roll i att genomföra de politiska besluten. Alla medarbetare måste se sin roll i helheten och sträva mot samma mål. Därför är det viktigt att alla också känner till målen. De mål som sätts ska vara SMARTA, dvs Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidssatta och Aktivitetsskapande. Politiker- och tjänstemannarollen En viktig faktor för att styrningen och uppföljningen ska fungera optimalt är en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän, dvs. vem som ansvarar för vad/när och vem som ansvarar för hur/vem. Det finns två nivåer, dels den politiska nivån och dels verksamhetsnivån. På den politiska nivån ska man arbeta utifrån vad det är man vill ha utfört och när i tiden detta ska ske. Verksamhetens uppdrag är sedan att formulera hur och vem. Styr- och ledningssystemets beståndsdelar Borås Stads styr- och ledningssystem omfattar nedanstående delar och gäller för alla nämnder och bolag, om inget annat framgår. Detta dokument är en övergripande beskrivning av styr- och ledningssystemet och hur arbetet ska ske med följande strategiska områden: Styrdokument Planering och uppföljning Medborgar-, kund- och brukarperspektiv Omvärldsbevakning Attraktiv arbetsgivare/chefskap Styr- och ledningssystem 5
STYRDOKUMENT Styrning i kommunen betyder för många budgeten, och få kommunala dokument innebär så mycket arbete och diskussioner. Kommunen skiljer sig från andra organisationer genom att budgeten är lagstadgad. Kommunfullmäktiges budget är därför det viktigaste styrdokumentet för all verksamhet, men för att styra Borås Stad krävs även andra dokument Det finns ett stort antal styrdokument i Borås Stad. Dessa ska vara strukturerade på ett enkelt sätt så att det inte skapas alltför många olika nivåer i dokumentens hierarki. Tydliga styrdokument är en viktig förutsättning både för funktionen som styrinstrument och för uppföljningen. De ska vara utformade utifrån de mål och effekter som ska uppnås. Själva styrdokumentet ska kontinuerligt utvärderas, följas upp och revideras. Det är viktigt att dokumenten samordnas, och att de är så konkreta, enkla och få som möjligt. 1 Grunden för Borås Stads beslutsstruktur finns i kommunallagen, och i viss mån i aktiebolagslagen när det gäller kommunens bolag. I Borås Stad styr detta var olika styrdokument fastställs. Lagen slår fast följande: Kommunfullmäktige fattar beslut i ärenden av principiell beskaffenhet samt fastställer mål och riktlinjer. Kommunstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av kommunens angelägenheter och har uppsikt över övriga nämnders och bolags verksamhet. Kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder får inte fastställa mål och riktlinjer av större vikt. Nämnder fastställer förvaltningsinterna styrdokument. Bolagens styrelser fastställer bolagsinterna styrdokument. För att säkerställa att de olika styrdokumenten får en bred förankring bland politiker och tjänstemän finns ett par grundregler som gäller vid utformning/upprättande av styrdokument. 1 Det finns ett antal styrdokument vars namn och utformning regleras i lag, t ex översiktsplan och skolplan. För de verksamheter som är certifierade enligt en viss standard kan dokument finnas på andra/flera nivåer. 6 Styr- och ledningssystem
Dokumenten ska vara enkla, tydliga och kommunicerbara. tydliga i uppdelning mellan politisk nivå och verksamhetsnivå. förenliga med överordnade dokument. operativa eller kunna översättas till operativa mål eller indikatorer. utformade för att medge en långtgående decentralisering av beslutsfattandet. tidsbestämda. Det är viktigt att vara noga med vilka begrepp som används i olika sammanhang. Ambitionen måste vara att alla i organisationen känner till de begrepp som används och vet vem som beslutar om vad. Vilka benämningar på styrdokumenten som finns i Borås Stad och vem som fastställer dem framgår av följande bild: Översiktsbild styrdokument Styrdokument fastställda av Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ och fastställer den politiska visionen om Borås Stad. Denna vision ligger sedan till grund för Strategi för Borås Stad. Kommunfullmäktige anger i ett inledande avsnitt i budgeten övergripande verksamhets- och kvalitetsmål som har stor betydelse för verksamhetsutbudet. Synsättet Styr- och ledningssystem 7
ska ha fokus på den faktiska måluppfyllelsen. Budgeten innehåller också Kommunfullmäktiges uppdrag till nämnder och bolag. Dessa ska årligen redovisa till Kommunfullmäktige i vilken grad de uppsatta målen uppnåtts och uppdragen utförts. I budgeten fastställer Kommunfullmäktige årligen också avgifter och taxor. Kommunfullmäktige fastställer Kommunstyrelsens och nämndernas uppdrag i reglementen. Reglementet är, utöver vad lag och författning säger, grunddokumentet för en nämnds/styrelses verksamhet och anger bland annat organisation, ansvarsområden, arbetsformer och beslutskompetens. Andra dokument som Kommunfullmäktige fastställer är policyer, riktlinjer och program. En policy anger vårt förhållningssätt till något. Den kan klargöra synen på t ex sponsring, internationella kontakter eller kvalitet. Policyn ger inte några fasta regler, bara principer som vägledning för bedömningar från fall till fall. Riktlinjer däremot ger mer konkret stöd för ett visst handlande och utformas för en viss verksamhet. Program kan blanda långsiktiga mål och översiktliga direktiv med mer konkreta. Slutligen fastställer Kommunfullmäktige planer och regler som är de mest konkreta dokumenten. Planer är instruktioner över initiativ som ska tas, och regler kan liknas vid en samling paragrafer som sätter exakta gränser för vårt handlande. Styrdokument fastställda av Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen kan, utan särskilt bemyndigande från Kommunfullmäktige, fastställa anvisningar för t ex lönesättning, budgetdirektiv och budgetramar. Frågor av större vikt eller principiell beskaffenhet ska beslutas av Kommunfullmäktige. För Kommunstyrelsen gäller också vad som gäller för övriga nämnder. Styrdokument fastställda av nämnd Kommunfullmäktiges mål och inriktning är i huvudsak övergripande och måste därför få en konkret uttolkning, som kan vägleda nämndens verksamhet. Därför gör varje nämnd årligen en budget som anger vad som ska åstadkommas, när i tiden det ska ske och hur resurserna ska fördelas. Nämndbudgeten är ett politiskt styrinstrument. Den bygger på verksamhetsplanerna och är grunddokument för nämndernas ansvarsområde. Den ska ange klara, mätbara mål för de verksamheter som nämnden ansvarar för. Det måste tydligt framgå vad som fordras för att man ska ha uppfyllt målen och hur uppföljningen ska ske. 8 Styr- och ledningssystem
Kommunens aktiviteter eller hur resurserna används är i sig inte avgörande för om medborgarna anser att politikerna fullgjort sitt uppdrag på ett bra sätt. Det är effekterna av resursinsatser och aktiviteter som är avgörande, och som nämndbudgeten måste sätta fokus på. I de fall nämnden inte kan hålla sin budget och det behövs särskilda åtgärder ska de beskrivas i en plan. Denna ska innehålla tidssatta åtgärder och konsekvenser. Nämnden kan också fastställa riktlinjer, planer och regler för sitt verksamhetsområde. För bolagen gäller samma som för nämnder, om inte annat framgår. Styrdokument upprättade och fastställda av verksamhetsorganisationen Verksamhetsorganisationen ska upprätta verksamhetsplaner som beskriver hur målen ska nås och uppdragen utföras. Planen ska innehålla nyckeltal och verksamhetsmått, samt en beskrivning av de ekonomiska resurserna. Verksamhetsplanerna och internbudgetarna ligger till grund för nämndbudgeten. Verksamhetsorganisationen fastställer också de rutiner som krävs. Dessa ska beskriva hur och när olika händelser ska uträttas och inträffa. Det ska framgå när rutinen senast reviderades, vem som har utarbetat den och vem som godkänt den. Verksamhetsorganisationen kan också ha behov av specifika handböcker eller liknande. Författningssamling Utöver de övergripande styrdokumenten finns ett antal dokument som har juridisk betydelse också för medborgarna. De är samlade i Författningssamlingen. Här finns reglementen för nämnderna, administrativa gränser, allmänna lokala ordningsföreskrifter, taxor och avgifter m.m. Styr- och ledningssystem 9
PLANERING OCH UPPFÖLJNING Ledning och styrning kräver en enhetlig och ändamålsenlig struktur. Strukturen skapar ordning och förutsägbarhet och ger förutsättningar för en effektiv verksamhet. Budgetprocessen Budgeten är främst ett redskap för politiska prioriteringar. Den är också ett verktyg för planering och styrning, och underlag för uppföljning och kontroll. I budgeten fastställs den politiska viljan och vilken servicenivå som ska erbjudas kommuninvånarna. Budgeten är överordnad övriga styrdokument som program, riktlinjer och policyer. Dessa styrdokument ska fungera stödjande i planeringsarbetet. Budgetprocessen ska ske i nära dialog mellan politiker och verksamhetsorganisation samt i enlighet med samverkansavtalet. Kommunfullmäktige tilldelar varje nämnd ett eller flera kommunbidrag. Nämnden beslutar sedan om en nämndbudget som anger hur kommunbidraget ska fördelas på olika delverksamheter inom ansvarsområdet. Kommunstyrelsen utfärdar anvisningar om hur detaljerad denna fördelning ska vara. Utifrån verksamhets- och kvalitetsmålen samt uppdragen fastställer nämnden sina mål för respektive verksamhet. Kommunstyrelsen kan vid behandling av nämndbudgetarna justera det ekonomiska mål som Kommunfullmäktige fastställt så att en nämnd får disponera överskott eller får krav att täcka tidigare underskott. Med utgångspunkt från nämndens budget utformar respektive verksamhet och enhet sina planer med mål och uppdrag för kommande budgetår. Som stöd för verksamhetens arbete med mål tas också den ekonomiska detaljbudgeten fram. Förvaltningschefen fastställer ansvarsbudgeten, som är kopplad till nämndbudgeten. 10 Styr- och ledningssystem
För bolagen godkänner Kommunstyrelsen det ekonomiska resultatet för nästkommande år samt önskvärt läge på längre sikt. I förekommande fall görs detta även för bolagens affärsområden. Kommunfullmäktige godkänner bolagens finansiella mål. Uppföljningsprocessen Förutom att planera nämndernas och bolagens verksamheter gäller det också att få besked om verksamheten bedrivs enligt fattade beslut, till rätt kostnad och på rätt sätt. Detta gäller såväl löpande under året som vid bokslutet. Uppföljningen ger signaler som kan innebära nödvändiga förändringar. Utöver detta kräver statliga verk och myndigheter rapportering av en kontinuerlig och systematisk uppföljning och utvärdering, t ex genom Skolverket, Socialstyrelsen, Länsstyrelsen och SCB. 10-dagarsuppföljning Kommunledningskansliet fastställer vilka förvaltningar som under året ska rapportera i form av 10-dagarsuppföljning. Detta ska ske senast 10 dagar in på ny månad (gäller ej per januari, juni och december). Uppföljningen gäller dels ekonomi med årsprognos, dels ett antal verksamhetsmått, t ex placerade barn i barnomsorgen, timmar i hemtjänsten eller antal hushåll med försörjningsstöd. Månadsuppföljningar Månadsuppföljningen är förvaltningens rapport till nämnden av ekonomi och verksamhet. Den ska innehålla verksamhetsmått, förklaringar och analyser. Även här ska en årsprognos finnas med. I rapporten ska en uppföljning av nämndens Styr- och ledningssystem 11
och verksamheternas mål ingå. Vid befarade budgetavvikelser (verksamhet eller ekonomi) ska nämnderna redovisa en åtgärdsplan för att nå ekonomisk balans och måluppfyllelse. Tertialuppföljningar Månadsuppföljningarna per april och augusti är nämndernas och bolagens rapporter till Kommunstyrelsen; tertialuppföljningar. Kommunstyrelsen bereder och sammanställer dem. Dessa uppföljningar, tillsammans med en analys av kommunens ekonomi, blir delårsrapporter som behandlas av Kommunfullmäktige. Delårsrapporten per augusti innehåller även ett delårsbokslut för hela kommunen. I tertialuppföljningarna ska nämnderna och bolagen fokusera på ett antal verksamhetsområden för en djupare analys av ekonomi och måluppfyllelse. Årsredovisning Borås Stads årsredovisning är i första hand ett analyserande beslutsunderlag för Kommunfullmäktige. Årsredovisningen ska tillsammans med nämndernas redovisningar och revisionsberättelser ligga till grund för Kommunfullmäktiges prövning av nämndledamöternas ansvar för det gångna årets förvaltning. ge Kommunfullmäktige en rättvisande bild över kommunens samlade finansiella ställning och utveckling. ligga till grund för Kommunfullmäktiges beslut om hur nämndernas resultat ska överföras till nästkommande år. För bolagen godkänner årsstämman årsredovisningen och beviljar styrelse och VD ansvarsfrihet för verksamhetsåret. Årsredovisningen ska ge information om hur nämnderna och bolagen följt Kommunfullmäktiges inriktning, om de mål och uppdrag som fastställts i budgeten uppnåtts och genomförts, samt hur anvisade resurser använts. För djupanalyser krävs att man lyfter ut några perspektiv och ägnar dessa särskilt intresse. Det kan gälla t ex barn och ungdom, äldre, funktionshindrade, integration eller miljö. Kommunfullmäktige fastställer i budget vad som ska följas upp under året och vilka nämnder och bolag som ska redovisa detta. Uppföljningen inom dessa områden ska fokusera på pågående och framtida utvecklingsarbete. Årsredovisningen ska också ge Kommunfullmäktige underlag för planering och utveckling av verksamheten. Detta ställer krav på att verksamhetsanalyserna redo- 12 Styr- och ledningssystem
visar problem och utvecklingstendenser som ska beaktas i kommande budgetarbete. Planerings- och uppföljningssamtal PLUPP Kommunstyrelsen har regelbundna planerings- och uppföljningssamtal med nämnderna och bolagen. Syftet med dessa samtal är att genom analys av måluppfyllelsen få en fördjupad bild av nämndernas och bolagens verksamheter inför budgetprocessen. I dessa samtal medverkar de programansvariga kommunalråden, nämndernas/ bolagens presidium, förvaltningschef/vd samt tjänstemän från Kommunledningskansliet. Planerings- och uppföljningssamtal TUPP Det finns även planerings- och uppföljningssamtal där tjänstemän från Kommunledningskansliet och respektive förvaltningschef deltar (TjänstemannaUPPföljning). Dessa samtal kan hållas i samband med budget eller årsredovisning och i övrigt när det finns särskild anledning. Styr- och ledningssystem 13
MEDBORGAR- OCH BRUKAR/KUNDPERSPEKTIV De senaste åren har ökat fokus på medborgarna och brukarna/kunderna och deras krav på information, valfrihet, kvalitet, delaktighet och medbestämmande i den offentligt finansierade verksamheten. Denna utveckling ställer nya krav på Borås Stad, krav på en ökad dialog med medborgarna/brukarna/kunderna, ständig effektivisering och en hög kvalitet på tjänsterna. Detta innebär att Borås Stad måste informera om rättigheter och skyldigheter för den enskilde informera om de kommunala tjänsternas innehåll, kvalitet och kostnader följa upp och utvärdera mål, kostnadseffektivitet och kvalitet. För att möta dessa krav har Kommunfullmäktige beslutat att följande verktyg ska användas för att förbättra information, dialog och medbestämmande för medborgarna: Medborgarkontrakt Synpunkts- och klagomålshantering Nöjd kund-index Kvalitativ årsredovisning Mötesplatsen på Borås Stads webbplats Sociala medier Medborgarkontrakt Medborgarkontrakten är Borås Stads deklarerade standardnivå som beskriver vad medborgarna har rätt att förvänta sig av kommunens tjänster. Meningen med kontrakten är att tydliggöra vad som kan lovas, vad medborgaren kan kräva, vad medborgaren inte kan kräva, och vad som förväntas av medborgaren. Medborgarkontrakten ger en tydligare koppling mellan förväntningar, ekonomi, kvalitet och behov. De politiska målen omvandlas till konkreta tjänster och ambitionsnivån kopplas till budget och resurser. 14 Styr- och ledningssystem
I Borås Stad finns medborgarkontrakt för: Förskola Fritidshem Grundskola och förskoleklass Gymnasieskola och vuxenutbildning Äldreomsorg Individ- och familjeomsorg Handikappomsorg Teater och filmverksamhet Museer Färdtjänst Bibliotek Kulturskolan Kulturarrangemang och kulturbidrag Fritidsgårdar Vatten och avlopp Renhållning Gator och parker Byggnadsfrågor Miljö Särskoleskjutsar Synpunkts- och klagomålshantering En attraktiv kommun kan skapas på många olika sätt. Ett sätt är att uppmana och förmå kommuninvånarna att tala om vad man tycker i konkreta frågor. Syftet är att snabbt kunna rätta till de fel eller brister som uppstår. Klagomål är dessutom en viktig kunskapskälla för att identifiera brister, förbättra tjänster eller utveckla tjänsteutbudet. Nämnderna och bolagen ska använda synpunkter och klagomål som ett underlag i att fördela resurser för att på bästa sätt tillgodose medborgarnas och brukarnas/ kundernas krav och behov. Nöjd kund-index I budget fastställs ett antal övergripande verksamhets- och kvalitetsmål som har stor betydelse för kvaliteten i kommunens verksamhetsutbud. Det viktiga är att sätta fokus på den faktiska måluppfyllelsen. Det räcker inte med att formulera bra mål, det måste dessutom finnas rutiner för hur verksamheterna redovisar i vilken grad de når de uppsatta målen. En huvudinriktning är att använda verksamhetsstatistik som är relevant för att beskriva kvalitet, t.ex. andel elever med godkända betyg i alla ämnen, eller andel personal med undersköterskeutbildning i äldreomsorgen. Eftersom brukarnas uppfattning av kvalitet är avgörande är den andra huvudinriktningen att mäta måluppfyllelse. Detta görs genom enkätundersökningar som med ett vanligt begrepp betecknas Nöjd kund-index (NKI). De genomförs enligt en enhetlig modell, och syftet är att få fram uppfattningen hos dem som brukar vissa tjänster. Här kan det t.ex. gälla vad boråsare tycker om dricksvattnet eller hur nöjda Styr- och ledningssystem 15
ungdomar är med individ- och familjeomsorgens insatser. Resultaten av NKIundersökningarna ska ingå som en del i budgetprocessen och målarbetet. Kvalitativ årsredovisning Året som gick Medborgarna i Borås Stad bör ha tillgång till enkel och överskådlig information om vad skattepengarna används till och vilka resultat dessa satsningar lett till, det vill säga en presentation av nyttan som åstadkommits med de resurser som medborgarna bidragit med. För att möta detta ska Borås Stad årligen, genom en kvalitativ årsredovisning, tydligt och enkelt redovisa resultat och kvalitet. Mötesplatsen På Borås Stads webbplats boras.se finns forum för dialog med medborgare och brukare. Där går det att ställa frågor, lämna förslag, läsa de förtroendevaldas bloggar och se på Kommunfullmäktiges och Kommunstyrelsens möten i direktsänd webb-tv, eller lyssna i webbradio. Under ett antal av Kommunfullmäktiges sammanträden har allmänheten möjlighet att ställa frågor. Kommunstyrelsens och flertalet av övriga nämnders sammanträden är också öppna för allmänheten. En viktig faktor är möjligheten att kunna jämföra verksamheter och kommuner med varandra. På hemsidan finns länkar till olika typer av jämförande mått, t.ex. Öppna jämförelser inom hälso- och sjukvården, grundskolan, gymnasieskolan och äldreomsorgen. Det finns även jämförande statistik Kommunens kvalitet i korthet om hur effektivt kommunens skattemedel används och vilka resultat det ger ur medborgarens perspektiv. Sociala medier Borås Stad satsar på att finnas i sociala medier. Vi medverkar på nätet där våra medborgare och intressenter finns. Inriktningen är tvåvägskommunikation och inbjudan till dialog. Målet är att öka möjligheterna till delaktighet, dialog och påverkan. Facebook, twitter, youtube och flickr är de mest använda kanalerna. Bland annat är kommunalråd och kommunchef aktiva på twitter. Samtliga kanaler kopplas också till stadens satsningar mot att vara en 24-timmarskommun. 16 Styr- och ledningssystem
OMVÄRLDSBEVAKNING Omvärlds- och framtidsanalys är i tider av förändring och osäkerhet det mest verksamma medlet för att stärka organisationens utvecklings- och konkurrenskraft. Ju mer konkurrensutsatt en verksamhet är, desto större är behovet av omvärldsbevakning. Beslutsprocessen är beroende av beslutsunderlag som bygger på en riktig omvärldsanalys; en del av planerings- och uppföljningsprocessen. Omvärldsbevakningen ska präglas av kontinuitet och långsiktighet. Resultatet ska påverka kortsiktiga och långsiktiga ställningstaganden. Bevakning och analys ska ständigt återkomma i planeringen. Omvärldsbevakningen ska ha två dimensioner och syften, en extern och en intern. Den externa delen omfattar strategisk analys och leder till förbättrade beslutsunderlag, medan den interna delen stärker känslan av sammanhang och skapar arbetstillfredsställelse hos dem som verkar inom organisationen. De övergripande målen för Borås Stads omvärldsbevakning är att - hitta och identifiera ny kunskap, nya trender, utveckling och händelser som är intressanta för kommunen. - öka beredskapen för händelser som kan påverka kommunen. - öka begripligheten i kommunens agerande, sätta saker i ett sammanhang och skapa meningsfullhet för dem som arbetar eller är politiskt verksamma i Borås Stad. - öka kommunens framförhållning vid förändrade förutsättningar för verksamheter i Borås Stad. Omvärldsbevakningen ska BESKRIVA en trend, ett tillstånd, händelse eller liknande. FÖRKLARA bakomliggande faktorer. FÖRUTSÄGA framtida händelser. ÖVERVAKA utvecklingen av vår verksamhet. VARNA oss i god tid så vi har möjlighet att agera. Styr- och ledningssystem 17
ATTRAKTIV ARBETSGIVARE Den viktigaste förutsättningen för att kommunen ska kunna fullfölja sina uppdrag och nå sina mål är engagerade och kompetenta medarbetare. Borås Stad ska fortsätta att utvecklas och bli bättre på att attrahera och rekrytera nya medarbetare, men också på att behålla de som finns idag. Borås ska vara en attraktiv stad att bo och arbeta i. Det innebär att det måste finnas goda bostäder och ett stort utbud av rekreationsmöjligheter, Det kan vara en Elfsborgsmatch på Borås Arena, en konstutställning eller en teaterföreställning på det nyrenoverade Kulturhuset. En aktiv högskola och många kaféer och mötesplatser är ytterligare faktorer som är viktiga, men det kan lika väl vara en väl fungerande förskola eller äldreomsorg som avgör. Att rekrytera nya medarbetare innebär alltid att konkurrera med andra arbetsgivare. Det är därför viktigt att vara medvetna om, och lyhörda för, de faktorer som Borås Stad som arbetsgivare bedöms utifrån. Kommunen måste kunna attrahera unga människor, med deras krav och förväntningar, och behålla de som redan är medarbetare, med deras krav och förväntningar. När Borås Stad rekryterar är det viktigt att lyfta fram framgångsfaktorer och det som kan erbjudas: Gemensamma värdegrunder Tydlig vision och tydliga mål Viktiga samhällsuppdrag Utvecklings- och karriärmöjligheter Delaktighet, ansvar och inflytande Vi ska vara tydliga med värderingar och mål; vad Borås Stad står för och vart vi vill nå. T.ex. en gemensam syn på miljö och rättvis handel, men även jämställdhet och mångfald. Att också visa på de viktiga arbetsuppgifter som utförs, allt från att vara med och ge barn och ungdomar en bra start i livet till att ge omsorg till våra äldre. Att Borås Stad är en stor organisation ger utvecklings- och karriärmöjligheter samt möjlighet till delaktighet och ansvar. Inom ramen för ett medarbetarskap måste Borås Stad arbeta med: Tydlig vision och tydliga mål Tydliga lönekriterier God arbetsmiljö positivt klimat Delaktighet, ansvar och inflytande Balans i livet livspusslet 18 Styr- och ledningssystem
Även som medarbetare är det självklart viktigt med en tydlig vision och tydliga och konkreta mål; vad är den politiska viljan och vad är mitt uppdrag?. Enkla och förutsägbara kriterier för lönesättning gör det möjligt att veta vilka krav arbetsgivaren ställer på mig som medarbetare. Det ska vara roligt att gå till jobbet! En god arbetsmiljö och ett positivt klimat innebär bättre effektivitet och trivsel. Detta ger i sin tur förutsättningar för delaktighet och vilja till ansvar. Som arbetsgivare ska Borås Stad ge förutsättningar för att utföra ett bra arbete, att kunna trivas på arbetet och genom flexibla lösningar underlätta balans i livet. Borås Stad ska också vara tydlig i de förväntningar som finns på medarbetarna och det egna ansvaret. Medarbetarskap Medarbetarskapet bygger på ett förhållningssätt där varje medarbetare inser sin roll och sin betydelse samt tar ett stort ansvar för både sitt eget arbete, sin enhet och sin förvaltning/bolag. Borås Stad ser medarbetaren som en person med befogenheter och resurser och som tar ansvar för att lösa sin uppgift. Medarbetarskapet i Borås Stad handlar om hur jag som anställd agerar vad jag gör, min attityd och hur jag förhåller mig till Borås Stads mål. Medarbetarnas kompetens är avgörande för hur vi ska lyckas nå Borås Stads mål. Det krävs ett kontinuerligt utvecklingsarbete för att se till att medarbetarna har rätt kompetens utifrån verksamhetens behov. I Borås Stad tar medarbetarna ansvar för sin egen utveckling. De ska få känna möjligheten att få använda och utveckla kunskaper och kreativitet till nytta för verksamhetens mål. Chefskap I Borås Stad innebär chefskapet en formell roll med ett tydligt ansvar för verksamhet, personal och ekonomi. Chefen är arbetsgivarens företrädare med krav att driva och utveckla verksamheten mot de uppställda målen. Chefskapet bedrivs både på strategisk och operativ nivå. Den strategiska nivån är en överordnad, långsiktig ledningsfunktion med fokus på Styr- och ledningssystem 19
övergripande beslut. Den operativa nivån innebär att omsätta detta i praktisk handling. Kvalitet, måluppfyllelse och effektivt resursutnyttjande är nyckelord för att beskriva kraven på en chef. I chefsrollen ingår även att företräda den kommungemensamma helheten. Ledarskapet är det sätt som chefen väljer att utöva sitt chefskap; hur uppgifterna ska utföras och att genom medarbetarna uppnå resultat, såväl kvantitativa som kvalitativa. Inom Borås Stad ska det kunna föras öppna diskussioner före beslut. När besluten sedan är fattade förväntas lojalitet mot besluten. Detta gäller såväl politiska beslut som tjänstemannabeslut. 20 Styr- och ledningssystem
Styr- och ledningssystem 21