Projektplan Produktionsledare media, ME109A Grupp 3 Allen, Emelie, Michael, Rebecka & Therese 10/10-13
Innehållsförteckning 1.Inledning...3 2. Projektet...4 2:1 Definition av projektet...4 2:2 Syfte...4 2:3 Mål...4 2:4 Krav...4 2:5 Omfattning...5 2:6 Genomförande...5 2:7 Ansvarsfördelning...6 2:8 Riskanalys...7 2:9 Grovbudget...9 2:10 Kommunikationsplan...10 2:11 Tidsplan...11 2:12 Personas...12 3. Genomförande...13 3:1 Genomförande av projektet...13 3:2 Gäster...13 3:3 Resväg och boende...13 3:4 Inbjudningar...13 3:5 Festplats...13 3:6 Kläder...13 2
1. Inledning Vi har fått i uppgift att pitcha ett bröllop för karaktärerna Petter och Esmeralda. Vi har tilldelats ett häfte med information om uppgiften. Här står allt om budget, tid, datum, önskemål och krav samt en beskrivning av personerna som vi ska anordna bröllopet för. Vi är fem personer som medverkar i projektgruppen: Emelie, Allen, Therese, Rebecka och Michael. Varje person i gruppen har sitt ansvarsområde som de ska presentera längre fram i projektet. Vi har delat in projektet i fem delprojekt som ska fixas till bröllopet. Var och en har till uppgift att följa budgeten för hela projektet. Vår kommunikation sker genom möten och genom Facebook. Varje vecka har vi även i uppgift att skriva en veckorapport som blir opponerade av två andra projektgrupper. För att underlätta kommunikationen mellan oss och dessa grupper har vi skapat en hemsida. Vi ser detta som en stor möjlighet till att lära oss att hålla i ett projekt, samarbeta och förstå dynamiken i en grupp, att lära oss kommunicera samt försöka sälja in oss på ett professionellt sätt. En uppgift som vi kommer att ha stor nytta till i våra framtida yrkesroller! 3
2.Projektet 2:1 Definition av projektarbetet Våra kunder är Esmerlda och Petter och de önskar sig ett naturnära bröllop den 20 september 2014. Vi har en budget på 250 000 att förhålla oss till. Det kommer 80 gäster till bröllopet varav ett tjugotal från Argentina, lika många från Sverige och ett okänt antal från spridda delar av världen. Maten ska vara näringsodlat och ekologisk med tillhörande passande dryck. Det finns inte möjlighet att kontakta brudparet då de är på semester i Argentina, en envägskommunikation. Vår uppgift är att anordna hela bröllopet, från planering till utförande. 2:2 Syfte Syftet är att organisera och planera ett familjärt och naturnära bröllop med ett tillfredställt par, glada gäster och en nöjd företagsledning. 2:3 Målet Vårt mål är att lyckas med vår pitch, bli betygsatta, klara av att samarbeta med varandra och kommunicera på ett bra sätt, lära oss planera, kunna göra en budget med pengar över till vår företagsledning, samt få förståelse över hur man går till väga i ett projekt. Vi vill lyckas skapa ett naturnära, mångkulturellt och familjärt bröllop med omkring 100 gäster. Maten ska ligga i hög prioritering och ska i största möjliga mån vara närodlad och ekologisk. Petter och Esmeralda ska få sitt sagolika bröllop som de drömt samtidigt som vi ska hålla oss inom budget och få vinst över. En förhoppning vi har är att genomföra ett lyckat bröllop även för gästerna så att de vill anlita oss nästa gång de har en happening på gång. 2:4 Krav Eftersom Petter och Esmeralda är bortresta och vi inte har en tvåvägskommunikation är det lite klurigt att avgöra vilka önskemål som är önskemål och vilka av dem som är krav. Det vi utläser av uppgiften är att vi ska planera ett bröllop med 80 gäster som äger rum i närheten Söderåsens nationalpark. På bröllopet ska det serveras en tre rätters middag skapad av närodlade och ekologiska matvaror, med tillhörande lämplig dryck. Vi har en budget på 250 000 kr som vi måste förhålla oss till. Hur vi ska prioritera dessa krav har vi diskuterat genom de personas vi har framställt (se nedan). Kraven från företagsledningen är att vi håller oss inom budget och genomför projektet med vinst. Ur företagsledningens aspekt är genomförandet med ett resultat av nöjda kunder inte lika högprioriterat som vinsten, dock är detta svårt att förutsätta eftersom vi inte vet företagets relation med Petter och Esmeralda. Inom teamet önskar vi att alla kommunicerar med varandra, är delaktiga och delar med sig av sina kunskaper och erfarenheter till projektet så att vi lyckas hålla arbetet flytande och skapa ett bra resultat. 4
2:5 Omfattning Meningen är att vi ska skapa en pitch med så mycket kött på benen som möjligt. Vi ska alltså inte genomföra bröllopet i verkligheten. Vad vi däremot måste göra är att ta reda på fakta och undersöka hur man går tillväga när man skapar och ska genomföra ett projekt som detta. Eftersom vi inte har fått projektet tilldelat till oss måste vi det. Vi måste självklart göra en budget som vi känner ligger så nära verkligenheten som möjligt. Omfattningen och kraven måste på ett rimligtvis gå hand i hand för att projektet ska vara möjligt för oss att överhuvudtaget genomföra. Vad vi inom gruppen måste komma överens om är också hur mycket tid vi ska lägga på projektet. Vissa saker måste vi bortprioritera lite. Exempelvis är själva projektet för oss som studenter endast på fem högskolepoäng och redan där har vi en avgränsning att förhålla oss till (140 arbetstimmar på fyra månader, alltså åtta till nio timmar i veckan). 2:6 Genomförande Steg ett är att undersöka vad det finns för möjligheter att skapa ett bröllop för cirka 100 gäster, kring Petter och Esmeraldas önskemål så både dem, företagsledning och vi blir nöjda. För att konkretisera vad som krävs av oss, ska vi alltså göra följande: En projektplan, en budget, tidsplan, riskanalys, undersöka de juridiska svårigheterna, finna platser där bröllopet och festen kan äga rum, göra prisundersökningar på mat och dryck, boende, transport, och allt inom dekorationer. Vi behöver även undersöka vilka andra externa faktorer vi är beroende av, så som: personalkostnader, kläder och makeup, fotograf och underhållning. Av vårt moderföretag tillgodoses vi med behövande rekvisita. Vad vi också måste ta med i beräkningen är tillgången av hjälp från föreläsningar och lärare samt tillgången till varandra. Dessa undersökningar kommer att göras genom både olika former av personligkontakt till diverse företag samt sökningar på nätet. I vår tidsplan (se nedan) kan Ni se att vi delat upp i vilken ordning vi ska utföra våra undersökningar och kontakter. De flesta beslut är beroende av varandra, men en del av dem är primära för att vi ska kunna utveckla projektet framåt och måste därför prioriteras i startskedet av vår planering. Genom bland annat veckorapporter, kommunikation genom facebook och kontinuerliga möten gör vi så att arbetet går framåt och sätter standard för hur man ska bete sig inom gruppen. Vi har även skapat en ansvarsfördelning där varje område sköts av två personer, en a- ansvarig och en b-ansvarig. Denna åtgärd är främst till för att vi ska kunna opponera på varandra och ha varandra som ett bollplank, men även som en säkerhetsåtgärd då vi delar all information med varandra. 5
2:7 Ansvarfördelning Respektive gruppmedlems ansvarsområde redovisas här nedan. Inom varje delområde har vi valt en huvudansvarig och en assistent. Dessa personer är ansvariga för respektive delområde, men alla medlemmar i gruppen kommer att hjälpas åt inom samtliga delar så att vi kan utvecklas och lära oss att både samarbeta och delge oss av kontinuerlig information. Ansvarsfördelning Ansvarsområde Huvudansvar Assistent Inbjudningar, Art Director Allen Therese Dekoration och Vigsel Emelie Allen Underhållning Michael Rebecka Kommunikation, plats och lokal Rebecka Emelie Kläder och transport Therese Michael 6
2:8 Riskanalys!"#$$%&'( )'* )+,-.',-"+/0+01 2300%$+-'4'(56789 :%0,'-/'0, )+,-/;"<' 6 =3('0>.$+"><?$+1 @ A B @ C'(>.#"D3">"'103>E0<'"><'0>,(%"3><31'0 8 8 @8 F G$'">,-3>1+H3>,+1>&?>,3II3>,(;$$'J>,3II3>K< 6 F F A L";,('0>-30>+0('>0;"/3"3 6 8 8 8!"E<&3"'(>.$+">,DE-3 6 8 8 M CE..'$.%-0+01>3/>&$3(,NO3('"+01P"I3 6 8 8 Q R0<'"4?$$0+01'0>-%II'">+0(' @ F M B C'(>.$+">,("#I3/."%S F F T T C'-%"3K%0'"03>-%II'">+0(' F @ M 6U V0.DE<0+013"03>0?">+0('>*"3I A 8 @U 66 G%(%1"3*'0,>-3I'"3>1?">,#0<'" 6 @ @ 6@ L$30'(>;">*#",'03(>*"?0>W"1'0K03 A 8 @U 6F!"E<&3"'(,>X"30,&%"(>-%$$3&,3" 6 6 6 6A :$;<'"03>&3,,3">+0(' 6 8 8 68 2/303"03>30*3$$'" 6 F F 6M G'$.'";-03(>30(3$>1;,('" F F T 6Q C'(>.#"D3">."+003 @ 8 6U 6B Y;,(>,%I>'D>+0*%"I'"3(>%I>3$$'"1+ A 8 @U 6T!$%II%"03>/+,03" @ 6 @ @U Z%-3$'0>;">+0('>430<+-3&,30&3,,3<> @ F M @6 Y"E&&I'<$'I>-30>'D>0;"/3"3>E0<'">."#$$%&,<31'0 6 F F!"#$$%&'( )'* +(,-". /01'..2'3'4( 5-".6,(2.7(89 : ;62<$$=7>.7=?$$'"2'>2@>206(2&"'1'>6>,21%927,'"7"2(742*#"2&7"22 A$%B=2,-1('" C8D6(12*#"1(#"126>('2%B=2*%$42 1$6&&'"2E$62*#"4F$.7G2 H0?2.7,7"26>>7>2E"#$$%&'( IJ I:7 ;62,#"2'>2E7B48&20672976$2%B=21'"2<$$27K2062*?"24$7"('B4'>2*"?>2 M"21-4"72&?27K26>EL8.>6>,7">72 179($6,726>EL8.>72%B=2*#$L'"28&&2%927$$72*?K216>726>EL8.>6>,7"2 =7"27>$'K2179(27>(7$'(2,-1('"G INOJPO:JIP Q&&97>7"2179($6,72RF,"'1'>-"'"27K24%9972.7,'>26>>7>G2C92.'K726>('2-"29#L$6,(2E#"2.'2?(96>1(%>.'27>$->.72<.6,(2179972 S>,72*#"1'>7.'2,-1('"2%B=2.7,G 6>,'(2%"%$6,(2E"8.&7"G T%><>8'"$6,(2'U'"2107"2*"?>22 6>EL8.>6>,7">7G I:E IY ;629?1('207"728&&.7('"7.'2&?206$472RF,2062-"2E'"%'>.'2702%B=2 *#$L72.'"7127>4%91V.'"G W'2%07>G IXOJPO:JIP2179(2:JOJPO:JIP Z-"2,-1('">72%17"2E'"2062.'92E'"-K72%92'0'>(8'$$727$$'",6'"G2 /K2'>29'>F24%9&%>1'"7122 1%92-"2621(#"1(729#L$6,729?>2 7>&7117.2<$$27$$'"6,4'"G2 /K206247>21$-B472E"7>.'>2 6>>7>2.'>2,'"2*#"#.7>.'2 I[ ;621'"2<$$27K2.'(262$%47$'>2@>>12<$$"-B4$6,(29'.2E"7>.8("81(>6>,G 4%>1'40'>1'"G INOJPO:JIP W'>71(2I\OIJO:JIP I] W'2"'*GIJ /K20620'(27>(7$'(2,-1('"29'.2 1-4'"='(G INOJPO:JIP I7 W'"2'U'"24%B47">712<.67,"'2"'*'"'>1'"G2!-1(729#L$6,72407$6('(2&?297(2 &?2E%".'(^ S2L7>87"62:JIP IE _"%019747"297('>2179972.7, W'2%07>G :JOIJO:JIP 7
8
2:9 Grovbudget Produkt: Kläder Bröllopsklänning, smoking, finkläder till alla barnen, smycken till bruden, brudbukett. Blommor Mat Ekologisk och närodlad mat Extern personal Till servering, uppriggning, mm. Fotograf Underhållning Dekoration Bordsdekorationer, dekorationer till loklen, mm. Musik Husband Mingel Tårta Vinst till företaget Dryck Transport Inbjudningar & Tackkort Buffert Totalt Beräknat pris: 15.000kr 10.000kr 62.000kr 10.000kr 15.000kr 10.000kr 15.000kr 5.000kr 5.500kr 3.000kr 50.000kr 10.000kr 3.500kr 3.000kr 20.000kr 237.000kr 9
2:10 Kommunikationsplan Intern kommunikation: Vår interna digitalakommunikation har vi främst via Facebook, då vi anser att det är mest lättåtkomligt för alla medlemmar i gruppen. På facebooksidan lägger vi upp alla filer och dokument vi skriver själv och de vi tycker är vettiga att dela från exempelvis andra grupper. Detta så att alla i gruppen alltid kan vara delaktiga och ha en sista åsikt innan någonting skickas in eller ett beslut tas. En risk när man använder ett skriftligt medium som exempelvis Facebook är att missförstånd kan ske på grund av fel ordval eller liknande. Ifall vi skulle behöva komma i kontakt angående något mer akut har vi delat telefonnummer med varandra. Mail använder vi för att skicka tyngre dokument. Vi har kontinuerliga möten varje vecka där diskuterar våra framtida uppgifter och planerar vår agenda. Om nödvändigt delar vi även in arbetsuppgifterna mellan oss. Extern kommunikation: Vi delar in den externa kommunikationen i två olika delar: kommunikationen med andra projektgrupper Kommunikationen till alla våra externa resurser. En extern resurs i detta fall kan vara bröllopsfotografen, cateringfirman eller ägarna till lokalen där vi tänkt ha bröllopsfesten. Kommunikationen med de andra projektgrupperna har skett via mail på it's learning. Detta har dock skapat en viss oklarhet då varken vi eller våra opponentgrupper vetat vem i respektive grupp som ska vara mottagare av veckorapporterna/opponeringarna. Vi har noterat detta problem och i början av vecka 41 skapat ett nytt system att kommunicera med opponentgrupper på. Vi har tillsammans i gruppen diskuterat många olika alternativ, tills vi beslutat att skapa en webbplats avsedd för veckorapporter och opponeringar. Webbplatsen heter www.projektgrupp3mah.weebly.com. Vi har pratat med de berörda grupperna och hoppas att alla kommer acceptera detta tillvägagångssätt. Skulle de vara någon grupp som misstycker med vårt nya sätt att kommunicera, så löser vi det genom att ha mailkontakt vi vår nya gruppmail. Vi har skapat ett nytt mailkonto för att underlätta för alla som vill nå oss. Mailadressen heter projektgrupp3mah@gmail.com. Via denna mailadress kan vi nu kommunicera med de opponentgrupper som möjligtvis inte vill använda sig utav vår hemsida, men vi kan även enkelt kommunicera med alla våra externa resurser. Genom att alla i gruppen har tillgång till samma mailadress kan vi alla ha kontakt med de externa resurserna utan att en specifik person blir låst till uppdraget. Och i det fallet då någon skulle insjukna eller inte kan närvara av olika anledningar, är det enkelt för alla att följa mailkonversationen. 10
2:11 Tidplan 11
2:12 Personas Petter och Esmeralda har bott tillsammans i 14 år varav åtta år i Sverige och innan dess i Argentina där de träffades. De bor i en ombyggd järnvägsstation i Röstånga i nordöstra Skåne, med sina fem söner, en vallhund vid namn Rex, några katter, ett dussin får och en handfull höns. Petter och Esmeralda har valt att bosätta sig i ett relativt litet samhälle ganska långt från en större stad men med närheten till naturen. Paret har en sparsam ekonomi men har precis ärvt pengar. De har valt att spendera en del av pengarna på långresa för familjen. Rastrerande del av pengarna har de valt att lägga på ett bröllop vid Söderåsens nationalpark, i närheten av deras hem. Detta innebär att paret är oanträffbara under planeringen av bröllopet och har lämnat sina önskemål och en summa pengar till vårt (och andras) förfogande. Esmeralda är en argentinsk keramiker som även driver en restaurang med närodlad och ekologisk mat. Restaurangen heter Stationen och verksamheten ligger i huset där familjen bor. Hon tycker om att spendera sin fritid i stallet. Esmeralda jobbar hemifrån och har tid att slänga ett extra öga år sina pojkar när hon än känner för det. Petter är ingenjör och träffade Esmeralda någonstans i Sydamerika då han jobbade för Skanska. Under sina lediga dagar tycker han om att ägna sig åt fågelskådning. Rafael är deras äldsta son. Han är välorganiserad och ansvarstagande, men också något av en ensamvarg. Anatomi och frimärke är något han intresseras av, vilket han kan spendera tid åt när han inte känner för att följa med familjen ut i skogen. Emanuel och Lucas är tvillingar. De har båda ett stort intresse för djur och är båda tävlingsinriktade, därav deras hobbyer inom juniorryttare och agility. Ser man dem i hemmet är de oskiljaktiga så deras olika intressen är stund då de är ifrån varandra. Felix har under sin korta uppväxt inte riktigt fått vara med och leka med sina äldre tvillingsyskon och fann sitt sällskap inom musiken. Han har utvecklat en riktigt fallenhet för fiol och kan spendera timmar åt att öva. Hector är inte så gammal och ganska många år yngre än sin närmsta bror. Med glimten i ögat målar han med fingerfärg, och det även utan papper. Och hans äventyrliga sida skrämmer hans föräldrar ibland då han försvinner ut i skogen och leker sina lekar i timmar. Utefter vår personas känner vi att denna familj värnar väldigt mycket om varandra och har ett naturligt nära band, samtidigt som dom har starka personligheter och trivs i sitt eget sällskap. Båda föräldrarna är naturkära och trivs i naturens tysta och förtrollande famn. Med tanke på deras respekt för naturen och Esmeraldas argentinska bakgrund, där det finns en stor kultur kring mat, är det inte svårt att förstå varför familjen föredrar ekologiskt och närproducerat. Om man ser till deras barn förstår man att föräldrarna uppmuntrar barnen till att göra vad de känner för, så länge de är aktiva och sköter sig. När man ser till barnens, och parets, olika intressen verkar de vara en ganska nyfiken familj som gärna provar nya saker. Med tanke på att Petter var villig att bo i Sydamerika och Esmeralda har varit villig att flytta ut i skogen i Sverige, kan man dra slutsatsen att de inte är rädda för att ta några risker. De känns som ett ganska äventyrligt par. Vi får bilden av att Petter är en glad, men tillbakadragen man omkring fyrtioårsåldern. Esmeralda är antagligen några år yngre än Petter och är en varm, kreativ människa med ett hett temperament. Hon är arbetsam och den som tar kommandot, och trots att hon verkar ha en bristande struktur i det mesta hon gör blir resultatet alltid positivt. 12
3. Genomförande av projektet Vi har inga fullständiga och bekräftade planer av hur genomförandet av bröllopsdagen kommer att se ut. Här kommer lite överseende tankar kring hur vi kan tänka oss att genomföra dagen, men är alltså i reservation för förändringar. 3:1 Gäster på bröllopet Brudparet har anmält 80 gäster för bröllopet men eftersom att vi inte vet om familjen är inräknad eller inte i den siffran så räknar vi med 100 personer. Detta är en säkerhetsåtgärd eftersom man aldrig vet om det tillkommer personer under dagen. Exempelvis brukar underhållningen vilja ha mat. 3:2 Resväg och boende för gästerna Många av gästerna kommer från Argentina och andra delar av världen och vi planerar inte att köpa flygbiljetter eller betala boende för deras. Vi planerar däremot att ta fram alla kostnader och bokningsalternativ för gästerna för att underlätta resvägen och övernattningen för dem. Skulle vår budget räcka till när vi har fått bekräftade offert kommer vi att se till att spendera dessa pengarna på gästernas övernattning. 3:3 Inbjudan I inbjudningarna ska vi ta fram boendeförslag, reseförslag samt önskningar om någon form av specialkost till bröllopsdagen. Osa dagen kommer att vara någon gång i mitten av april, då har vi en bra möjlighet att planera bröllopet efter antalet gäster och vilken typ av kost vi vill servera. Vi har räknat med att inbjudningarna kommer att kosta runt 100kr/st att skicka till Argentina och runt om till andra spridda delar av världen. Vi kommer att ha en backup och även skicka ut inbjudningarna genom e-post då vi vill säkerhetsställa att alla tillhandahåller dessa. Detta sker dock i ett senare skede. 3:4 Festplats Vi har funderat på flera olika platser och lösningar men inte fastställt någonting än. Vad vi föreställer oss är en vacker plats i nära anknytning till naturen. Dock vill vi inte att hela bröllopsfesten ska vara utomhus då det är september och trots önskan om en solig septemberdag är det för kallt att sitta utomhus under kvällen. 3:5 Kläder Inom budgeten för kläder har vi räknat in brudklänning, kläder till brudgummen och matchande fina kläder för barnen. Såklart planerar vi att beställa hem kläderna i god tid så att inga problem med storlekar uppstår på bröllopsdagen. 13