Revisionsrapport Cecilia Axelsson Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013 Gästrike Räddningstjänst
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning 2 2.1 Delårsrapport 2 2.1.1 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 2 2.1.2 Revisionskriterier 2 2.1.3 Metod 3 2.2 Löpande redovisning och intern kontroll 3 3 Granskningsresultat 4 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed 4 3.2 Resultatanalys 5 3.3 God ekonomisk hushållning 6 3.3.1 Finansiella mål 6 3.3.2 Mål för verksamheten 6 3.4 Löpande redovisning och intern kontroll 7 Gästrike Räddningstjänst
1 Sammanfattande bedömning har på uppdrag av kommunalförbundets förtroendevalda revisorer granskat förbundets delårsrapport för perioden 2013-01-01 2013-08-31. Uppdraget ingår som en obligatorisk del av revisionsplanen för år 2013. Syftet med den översiktliga granskningen är att ge förbundets revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som direktionen fastställt. Resultatet för perioden är -4,6 mnkr (2,7 mnkr), vilket är 7,4 mnkr sämre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett resultat om -3,4 mnkr. Bedömningen i delårsrapporten är att balanskravet är uppfyllt för perioden och utifrån prognosen bedöms balanskravet även uppfyllas för helåret. Utifrån vår översiktliga granskning gör vi följande bedömning av förbundets delårsrapport, löpande redovisning och intern kontroll: - I vår översiktliga granskning har det inte framkommit några omständigheter som tyder på att kommunalförbundets delårsrapport inte, i allt väsentligt, är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. - I verksamhetsplanen 2013 fastställde direktionen tre finansiella mål med avseende på god ekonomisk hushållning. Med den information som finns i delårsrapporten och underlagen till denna delar vi förbundets bedömning att de finansiella målen inte är uppnådda per augusti 2013. Någon total bedömning av helåret kan inte göras då balansräkningen inte prognostiseras. - Direktionen har i verksamhetsplanen 2013 fastställt ett antal inriktningsmål för verksamheten. Arbete med dessa inriktningsmål har inte prioriterats under 2013, vilket beror på att förbundet bedömt att målen inte är ändamålsenliga för verksamheten. Förbundet har istället fokuserat sitt arbete på att ta fram nya verksamhetsmässiga mål inför 2014. Någon redogörelse av måluppfyllelse avseende inriktningsmålen för perioden och för helåret finns således inte i delårsrapporten, vilket innebär att vi inte kan göra någon bedömning huruvida det finns förutsättningar att målen kommer att uppnås för helåret. - Kommunalförbundet har fortsatt god intern kontroll i ekonomifunktionen. Gästrike Räddningstjänst 1 av 7
2 Inledning 2.1 Delårsrapport Kommunalförbund är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. KL 9 kap 9 a Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap. 20 a skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av direktionens mål för ekonomi och verksamhet. 2.1.1 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om delårsrapporten ger svar på följande revisionsfrågor. Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av direktionen fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av direktionen fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i delårsrapporten. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. 2.1.2 Revisionskriterier Direktionen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten. Granskningen av delårsrapporten innebär en bedömning av om rapporten följer: Kommunallagen och lag om kommunal redovisning God redovisningssed Direktionsbeslut avseende god ekonomisk hushållning Gästrike Räddningstjänst 2 av 7
2.1.3 Metod Granskningen har utförts genom: - Intervjuer med berörda tjänstemän - Analys av relevanta dokument - Granskning av specifikationer och underlag till väsentliga balansposter i den omfattning som krävs för att i allt väsentligt säkerställa ett rättvisande resultat - Översiktlig analys av resultaträkning samt resultatprognos för året - Översiktlig analys av verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av direktionen fastställda målen Granskningen är inte lika omfattande som granskningen av årsredovisningen utan mer översiktlig. Granskningen är dessutom mer inriktad på analytisk granskning än på substansgranskning. Rapporten är faktagranskad av personal på ekonomikontoret. 2.2 Löpande redovisning och intern kontroll Granskningen syftar till att bedöma direktionens förvaltning av verksamheten. I direktionens förvaltning ingår att uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på förbundets ekonomiska ställning samt ta hand om den ekonomiska förvaltningen. För att uppfylla denna skyldighet bör det finns god intern kontroll vilket innebär interna rutiner och kontrollåtgärder. Granskningen har främst omfattat följande områden: - Genomgång av direktionsprotokoll - Bedömning av den interna kontrollen i väsentliga rutiner - Granskning av löpande redovisning, avstämningar och KRL s regler, attester mm - Granskning av redovisning av källskatter och sociala avgifter, betalning och redovisning till skatteverket - Granskning av redovisning av moms, betalning och redovisning till skatteverket - System för planering och kontroll, löpande resultatuppföljning - Granskning av försäkringsskydd - Uppföljning av planerade investeringar 2013 Gästrike Räddningstjänst 3 av 7
3 Granskningsresultat 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed Den upprättade delårsrapporten omfattar perioden januari augusti 2013. Resultatet för perioden uppgår till -4,6 mnkr. Delårsrapporten består av en förvaltningsberättelse samt resultaträkning och balansräkning. Resultaträkningen visar utfall för perioden, utfall för samma period föregående år samt budget och prognos för helåret. Delårsrapporten innehåller inte någon kassaflödesanalys, några redovisningsprinciper och inga noter. I delårsrapporten har årets lönerevision beaktats i utfallet och i prognosen, vilket framgår av förvaltningsberättelsen. I delårsrapporten har inte någon justering av komptids- och semesterlöneskulden skett, utan dessa uppgår till samma belopp som bokslutet 2012. I likhet med föregående år har AFA i september 2013 beslutat att återbetala ytterligare försäkringspremier, denna gång för åren 2005 och 2006. Utbetalningen kommer att ske först år 2014. Förbundet har ännu inte erhållit beslut på det belopp som kommer att återbetalas. Summan är beräknad till ca 1,8 mnkr och ingår inte i utfallet för perioden. Det beräknade beloppet är däremot beaktat i prognosen för helåret. Förbundets redovisning av återbetalning bedömer vi vara korrekt hanterat. Bedömning I vår översiktliga granskning har det inte framkommit några omständigheter som tyder på att kommunalförbundets delårsrapport inte, i allt väsentligt, är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Vi har granskat ett urval poster bl.a. periodiseringar som är gjorda i samband med delårsrapporten och konstaterar att väsentliga poster har periodiserats korrekt. Gästrike Räddningstjänst 4 av 7
3.2 Resultatanalys Prognosen för helåret pekar på ett negativt resultat, - 3,4 mnkr, vilket är 3,4 mnkr sämre än budgeterat. Avvikelsen beror på: Verksamhetens intäkter är 0,8 mnkr lägre än budget Återbetalning av AFA för åren 2005 och 2006 är beräknad till 1,8 mnkr och är i prognosen upptagen som en jämförelsestörande post. Verksamhetens kostnader är 0,6 mnkr högre än budget. Kostnader avseende sänkning av diskonteringsräntan på pensionsskulden är i prognosen beaktat med 4,9 mnkr. Avskrivningarna är 1,1 mnkr lägre än budget I nedanstående tabell redovisas utfallet för de första åtta månaderna 2013, prognos för utfallet för året samt avvikelsen mot budget. Utfall delår 2012 Utfall delår 2013 Prognos Avv. mot Resultaträkning tkr 2013 budget Verksamhetens intäkter 5 052,7 4 537,7 8 250,0-750,0 Jämförelsestörande post 0,0 0,0 1 800,0 1 800,0 Verksamhetens kostnader -65 428,4-69 367,4-105 875,0-568,0 Jämförelsestörande post 0,0-4 925,0-4 925,0-4 925,0 Avskrivningar -3 692,9-3 547,0-5 500,0 1 081,5 Verksamhetens -64 068,6-73 301,7-106 250,0-3 361,5 nettokostnader Kommunbidrag 66 066,7 67 733,3 101 600,0 0,0 Finansiella intäkter 717,8 929,7 1 300,0 0,0 Finansiella kostnader -1,4-6,2-10,0 0,0 Resultat 2 714,5-4 645-3 360,0-3 361,5 Resultatet enligt avstämningen mot balanskravet uppgår till +0,3 mnkr per augusti 2013 och utifrån prognosen bedöms balanskravet även uppfyllas för helåret. Utvecklingen av verksamhetens nettokostnader (exkl kostnader för sänkning av diskonteringsräntan) mellan augusti 2012 och augusti 2013 uppgår till 6,3% (6,3%). Mellan december 2012 och prognos för 2013 uppgår utvecklingen till 2,6%. Ökningen i nettokostnaderna mellan december 2012 och prognosen för 2013 förklaras främst av i prognosen minskade externa intäkter samt ökade pensionskostnader i jämförelse med utfallet 2012. Gästrike Räddningstjänst 5 av 7
3.3 God ekonomisk hushållning 3.3.1 Finansiella mål I delårsrapporten görs en överskådlig avstämning mot förbundets finansiella mål som fastställts i verksamhetsplanen 2013. Ingen avstämning sker mot prognostiserat utfall för helåret. I tabellen nedan presenteras utfall för perioden samt utfall för prognosen: Finansiellt mål, fastställt av direktionen i verksamhetsplan 2013 Resultat 2013-08-31 Prognos 2013 Soliditet mål överstiga 25%. 2012-08-31: 14% Prognos: ej mätbart i delårsrapporten Investeringar i % av avskrivningar mål 100% på en 10-årsperiod. 2013-08-31: 34% Prognos: 49% Resultat i % av totala intäkter mål 0% 2013-08-31: -6,3% Prognos: -3,0% Bedömning I delårsrapporten redogörs endast för utfallen av de finansiella målen per 2013-08-31. Vi delar förbundets bedömning att de finansiella målen inte är uppnådda per augusti 2013. Någon total bedömning av helåret kan inte göras då balansräkningen inte prognostiseras. 3.3.2 Mål för verksamheten Enligt Lag om skydd mot olyckor ska Räddningstjänsten ha ett handlingsprogram för räddningstjänstverksamheten. Förbundet har framtagit ett sådant handlingsprogram som gäller från 17 februari 2012. Utifrån handlingsprogrammet har en verksamhetsplan för 2013 tagits fram och fastställts av direktionen. Denna verksamhetsplan innehåller ett antal strategiska inriktningsmål. I likhet med föregående år beskrivs och utvärderas inte inriktningsmålen för verksamheten i delårsrapporten. Enligt uppgift från förbundet har arbete med dessa inriktningsmål inte prioriterats under 2013, vilket beror på att förbundet bedömt att målen inte är ändamålsenliga för verksamheten. Förbundet har istället fokuserat sitt arbete på att ta fram nya verksamhetsmässiga mål inför 2014. Av denna anledning finns det inte någon redogörelse av måluppfyllelse avseende inriktningsmålen för perioden och för helåret 2013 i delårsrapporten. Gästrike Räddningstjänst 6 av 7
Bedömning Någon redogörelse av måluppfyllelse avseende inriktningsmålen för perioden och för helåret finns inte i delårsrapporten, vilket innebär att vi inte kan göra någon bedömning huruvida det finns förutsättningar att målen kommer att uppnås för helåret. 3.4 Löpande redovisning och intern kontroll Vid vår granskning av löpande redovisning och intern kontroll har bland annat följande noterats: Det finns fungerande rutiner för avstämningar av väsentliga balanskonton. Förbundet har från 1 januari 2013 infört ett nytt ekonomisystem, Agresso, vilket är densamma som Gävle kommun har infört under 2013. Övergången till det nya ekonomisystemet har inneburit en hel del arbete för förbundet. De problem som har varit i samband med införandet av ekonomisystemet har åtgärdats av förbundet. Införandet av det nya ekonomisystemet har medfört förändrade rutiner för hantering av leverantörsfakturor. Genomgång av de nya rutinerna för inköp har skett och vi bedömer att goda rutiner finns. Genomgång av rutiner för fakturering och löner visar på att fortsatt goda rutiner finns. Löpande bokföringen bedöms fungera i enlighet med KRL s krav. Redovisning av moms samt skatter och avgifter fungerar bra, och redovisning och betalning till skatteverket sker i rätt tid. Förbundets system för planering och kontroll bedöms vara god med undantag av att beslutade inriktningsmål för verksamheten inte utgör underlag för styrning och ledning. Se ytterligare kommentar till detta under avsnitt 3.3.2. Bedömning Förbundet har fortsatt god intern kontroll i ekonomifunktionen. 2013-10-02 // Cecilia Axelsson och Pär Månsson Gästrike Räddningstjänst 7 av 7