Valberedningsmanual Förslag till bolagsstämma 2016-04-21
Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 2 2 Allmänt... 2 3 Process... 2 4 Valberedningens uppdrag och ansvar... 2 4.1 Förslag på styrelseledamöter... 3 4.2 Förslag till styrelsearvoden och övriga ersättningar... 3 4.3 Bedömning av nuvarande styrelses totala kravprofil... 3 4.4 Fastställande av kravprofiler för styrelseledamöter som ska rekryteras... 3 4.5 Förslag till ledamöter som ska ingå i nästkommande års valberedning... 3 4.6 Förslag till val av revisor... 3 5 Valberedningens arbetsmetoder... 3 5.1 Valberedningens ledamöter... 3 5.2 Valberedningens ordförande... 3 5.3 Möten, sammanträden, arbetsformer... 4 5.4 Kallelser... 4 5.5 Beslutsförhet... 4 5.6 Dokumentation... 4 5.7 Sekretess... 4 5.8 Arvode... 4 6 Denna manuals beslutsordning... 4 Bilaga 1 kompetensinventering... 5 Bilaga 2 styrelsens samlade kompetens... 6 1
1 Bakgrund Sparbanksstiftelsen Varberg äger samtliga aktier i Varbergs Sparbank AB. Sparbanksstiftelsen Varberg leds av en styrelse som utses av stiftelsens 48 huvudmän. Huvudmännen har enligt stiftelsens stadgar att utse en valberedning som på stiftelsens årsmöte lägger fram förslag på styrelseledamöter till stiftelsestyrelsen. Stiftelsestyrelsen består för närvarande av sex personer. Stiftelsestyrelsen skall utse samtliga ledamöter och ordförande i Varbergs Sparbank AB:s styrelse. I syfte att använda all samlad kundskap har stiftelsestyrelsen beslutat inrätta en beredning inför stiftelsestyrelsens beslut om bankstyrelsens sammansättning. Stiftelsestyrelsens beslut om ledamöter och ordförande i bankstyrelsen fastställs på bankaktiebolagets bolagsstämma. 2 Allmänt Syftet med detta styrdokument är att beskriva valberedningens ansvar, arbetsuppgifter och arbetsformer samt att ange valberedningens metoder för att förbereda stiftelsestyrelsens val av bankstyrelse att fastställa på bolagsstämman. 3 Process Arbetsprocessen som beskrivs här nedan avser inte styrelsens arbetsprocess i förvaltningen av bolaget utan processen med själva tillsättandet av styrelsen. Arbetet startar genom beslut av stiftelsestyrelsen och följs av kompetensinventeringar, utvärdering av styrelsens arbete samt kontakt med lämpliga kandidater för att mynna ut i ett förslag till stiftelsestyrelsen efterföljande år. Valberedningens arbetsprocess kan delas in i fyra delar; inventering, utvärdering, kontakt med tänkta kandidater och sist förslag till stiftelsestyrelsen och till bolagsstämman. Under arbetets gång inhämtas material från ett flertal intressenter. Slutprodukten av valberedningens arbetsprocess är förslaget till stiftelsestyrelsen och bolagsstämman gällande ny styrelse i banken, kompletterat av den samlade kompetensbedömningen som återfinns i bilaga 2. Valberedningens förslag ska vara klart i så god tid innan bolagsstämman att ledningsprövning ska hinna genomföras 4 Valberedningens uppdrag och ansvar Valberedningen ska planera för succession i styrelsen och då beakta att styrelsen som kollektiv, vid var tid, innehar tillräcklig expertis, erfarenhet, kompetens och förståelse för bankens verksamhet och inriktning. De ska även säkerställa att styrelseledamöterna har de personliga kvaliteter, däribland professionalitet och personlig integritet, som krävs för att fullgöra uppgifterna. Valberedningen ska komma med ett välgrundat, dokumenterat förslag till stiftelsestyrelsen i god tid innan bolagsstämman. 2
4.1 Förslag på styrelseledamöter Valberedningen skall tillse att valbarhetsreglerna i bankens reglemente uppfylls beträffande föreslagna kandidater till styrelsen. Härutöver gäller att till styrelseledamot eller suppleant bör föreslås kandidat som utan bindningar till annat kreditinstitut kan förväntas verka till sparbankens bästa. Som allmänna kriterier bör följande eftersträvas: God ekonomisk kompetens i styrelsen som helhet God lokal kännedom Jämn fördelning mellan män och kvinnor Allsidig åldersfördelning inom styrelsen Styrelseledamot bör inte samtidigt vara huvudman Proportionell geografisk representation 4.2 Förslag till styrelsearvoden och övriga ersättningar I valberedningens uppdrag ingår att lämna förslag på styrelsearvoden. 4.3 Bedömning av nuvarande styrelses totala kravprofil Valberedningen ska i sitt arbete bedöma i vilken grad Varbergs Sparbanks nuvarande styrelse uppfyller de krav som förväntas ställas på banken och dess styrelse framöver till följd av externa och/eller interna faktorer av relevant påverkan, exempelvis bankens marknadsposition/konkurrenssituation, framtida inriktning på affärsverksamheten, kommande regelverk etc. Som underlag för att bedöma styrelsens totala kravprofil används bilaga 2 och som underlag för att utvärdera enskild ledamot används bilaga 1. 4.4 Fastställande av kravprofiler för styrelseledamöter som ska rekryteras Det är av yttersta vikt att valberedningens underlag för förslagen styrelseledamöter baseras på vid var tid tillämpliga regler utfärdade av relevanta myndigheter och att föreslagna styrelseledamöter därför på goda grunder får antas uppfylla de krav på insikt, erfarenhet och lämplighet som uppställs för att delta i ledningen av respektive sparbank. 4.5 Förslag till ledamöter som ska ingå i nästkommande års valberedning Valberedningen ska bestå av fem ledamöter som representeras enligt följande: Ledamot i Varbergs Sparbanks styrelse Två ledamöter i Sparbanksstiftelsen Varbergs styrelse Två ledamöter från Sparbanksstiftelsen Varbergs valberedning Verkställande direktör för Varbergs Sparbank är adjungerad 4.6 Förslag till val av revisor De år val av revisor för banken ska äga rum ska valberedningen föreslå revisor. 5 Valberedningens arbetsmetoder 5.1 Valberedningens ledamöter Stiftelsestyrelsen utser fem ledamöter för valberedningen, ledamot av valberedningen ska ägna uppdraget den tid och omsorg som krävs för att förberedal val av ledamöter inför bolagsstämma. 5.2 Valberedningens ordförande Valberedningens ordförande ska utses på av stiftelsestyrelsen. 3
Valberedningens ordförande ansvarar för att valberedningen i god tid fullgör sina arbetsuppgifter och att arbetet bedrivs effektivt. 5.3 Möten, sammanträden, arbetsformer Valberedningen ska sammanträda så ofta som krävs för att den på omsorgsfullt sätt ska kunna utföra sina uppgifter. Om en ledamot begär att valberedningen ska sammankallas så ska denna begäran efterkommas. Valberedningen sammanträder vid behov och i god tid före bolagsstämman för att kunna fullgöra sina uppgifter. Kallelser, beslutsunderlag, anteckningar och övrig information är arbetsmaterial för valberedningen och ska behandlas konfidentiellt. 5.4 Kallelser Kallelse ska sändas till valberedningens ledamöter i god tid före sammanträdesdag. Valberedningens ordförande kan undantagsvis kalla till möte med kortare varsel om omständigheterna så kräver. 5.5 Beslutsförhet Valberedningen är beslutsför om fler än hälften av hela antalet ledmöter är närvarande. Valberedningens beslut gäller den mening, för vilken mer än hälften av de närvarande röstar eller, vid lika röstetal, den mening som ordföranden biträder. 5.6 Dokumentation Valberedningen ska dokumentera åtminstone följande information om styrelseledamöter: Den tid som ledamot förväntas lägga ner på uppdraget Ledamots ålder samt huvudsakliga utbildning och arbetslivserfarenhet Ledamots andra uppdrag av väsentlig betydelse Vid omval, det år som ledmoten invaldes i styrelsen Övriga uppgifter som får antas vara av betydelse för stiftelsestyrelsen vid bedömningen av den föreslagna styrelseledamotens kompetens och lämplighet Vid valberedningens möten ska protokoll föras som ska undertecknas och/eller justeras av valberedningens ordförande och den ledamot som valberedningen utser. Protokollen ska föras och förvaras/sparas på ett säkert sätt som beslutas av sitftelsestyrelsen. 5.7 Sekretess Ledamöterna lyder under sekretess rörande Varbergs Sparbanks angelägenheter. På bankens begäran ska ledamot underteckna en särskild av banken framtagen sekretessförbindelse. 5.8 Arvode Arvode till ledamöterna ska utgå i enlighet med vad stiftelsestyrelsen beslutat. 6 Denna manuals beslutsordning Valberedningen ska löpande utvärdera såväl denna manual som sitt arbete och, efter samråd med bankstyrelsen, lämna förslag till stiftelsestyrelsen på sådana ändringar som bedöms ändamålsenliga. Valberedningsmanualen ska, efter redogörelse av valberedningens utvärdering fastställas och godkännas av stiftelsestyrelsen. Manualen kan vid behov ändras under löpande år genom beslut av stiftelsestyrelsen. 4
Bilaga 1 kompetensinventering 5
Bilaga 2 styrelsens samlade kompetens Kompetensområde N Nsson N Nsson N Nsson N Nsson N Nsson N Nsson N Nsson N Nsson N Nsson N Nsson Kreditgivning, process -Fastighet Branschkunskap -Lant/skogsbruk -Tillverkning -Transport -Handel -Tjänsteprod. Företagsledning (operativ) Allmän finansiell kompetens Bankkompetens (ledning) Riskhantering Juridik Företagsek., bokföring Placeringar, värdepapper, derivat Försäkring, pension Skatter Erfarenhet från annat styrelsearb. Offentlig förvaltning 6