Protokoll Vv 53/2016 Vård- och omsorgsnämnd väster Datum: 2016-12-13 Klockan: 14:00-17:10 Plats: Dojan höger, Ringgatan 32 Närvarande ledamöter Gunhild Wallin (C) Gun Carlestam Lewin (S) Johanna Reimfelt (M) 175-180 Lindha Wetterberg Gustavsson (S) Hans Lindström (S) 175-194 Margareta Nylén Pellrud (S) Mujo Hoso (S) Per Danielsson (KD) Christina Dicksen (C) Lisbeth Lund (V) Ewy Eriksson (M) Anette Carlsson (M) Stefan Nyström (MP) Lennart Eriksson (L) Tjänstgörande ersättare Annette Jansson (S) ersätter Hans Lindström (S) 195 Carina Johansson (L) ersätter Josefin Pettersson (SD) Carmen Cristofor (M) ersätter Johanna Reimfelt (M) 181-195 Närvarande ersättare Lars Jakobsson (C) Jennie Nises (S) Erica Gidlöf (KD) Ewa Sohlborg (V) Övriga Daniel Jansson Hammargren Camilla Andersson Eva Jöbo Margareta Dalén Karin Geisler Tommy Ledin Anna-Stina Lander förvaltningschef områdeschef områdeschef områdeschef nämndadministratör ekonom planerare 1
Carina Neanro Maria Eck Lena Jansson enhetschef SAS enhetschef Paragraf 175-195 Karin Geisler, sekreterare Justerat den 21 december 2016 Gunhild Wallin (C), ordförande Lennart Eriksson (L), justerare Justeringen tillkännagiven på kommunens anslagstavla den 22 december 2016. 175 Protokollsjustering utse Lennart Eriksson (L) att justera dagens protokoll med Stefan Nyström (MP) som ersättare den 21 december 2016. 176 Godkännande av ärendelistan - godkänna ärendelistan. 177 Anmälan av jäv Inga jäv anmäls. 2
178 Anmälan av övriga frågor Inga övriga frågor anmäls. 179 Månadsrapport Ärendenummer: Vv 75/2016 Handläggare: Tommy Ledin Månadsrapport för november redovisas på nämndsammanträdet. sunderlag Månadsrapport Presentation - månadsrapporten godkänns 180 Information ekonomi i balans, omställning hemvård Ärendenummer: Vv 338/2015 Handläggare: Daniel Jansson Hammargren, Camilla Andersson Förvaltningschef Daniel Jansson Hammargren och områdeschef Camilla Andersson informerar om arbetet med en ekonomi i balans och omställningen av Hemvården. 3
181 Tillsynsrapport 2016 Ärendenummer: Vv 201/2015 Målet med intern kontroll är att säkerställa att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv samt följer tillämpliga lagar och rutiner. Tillsyn 2016 visar följande resultat av beslutade tillsynsområden: 1. SIP-rutinen: Tillsynsresultatet visar att det finns allvarliga brister för hur väl rutinen följs. Det tas i praktiken inte fram så många SIP ute i verksamheterna. SIP-rutinen behöver uppdateras och förtydligas samt bli mer lättillgänglig och bättre kommunicerad i verksamheterna. 2. Rutin för systematisk analys och utvärdering: Tillsynsresultatet visar att det finns inga brister gällande hur väl beslutsprocessen i ledningsgruppen fungerar. Dock finns förbättringspotential och vissa brister gällande framtagningen och redogörelsen av effektberäknande underlag gällande både ekonomi och kvalitet inför beslut. Skriftlig rutin behöver tas fram för att säkerställa beslutsprocessen. 3. Handbok för hantering av medarbetarenkätresultatet: Tillsynsresultatet visar att det finns vissa brister gällande hur väl handboken för medarbetarenkäten används. Dessutom bedöms vissa brister finnas avseende hur väl medarbetarenkätresultatet tas om hand och används i utvecklande syfte för arbetsgruppen. Kommunikationen behöver förbättras inom organisationen gällande vikten av att prioritera och använda resultatet från medarbetarenkäten. Driftsnämnden anses ha en god intern kontroll då det pågår ett systematiskt och stabilt arbete med intern kontroll som syftar till långsiktiga positiva effekter. Den samlade bedömningen av resultaten för 2016 års interna kontroll är att det finns vissa brister gällande hur väl rutinerna fungerar och följs inom Vård och omsorgs verksamheter. Resultaten bedöms vara väsentliga och av stor vikt då avvikelser kan innebära att kostnadseffektiv verksamhet inte bedrivs samt att riktlinjer och rutiner inte följs. sunderlag Tillsynsplan 2016 Vård- och omsorgsnämnd VÄSTER (Vv 201/2015) Tillsynsrapport 2016 Vård- och omsorgsnämnd VÄSTER (Vv 201/2015) 4
: 1. Tillsynsrapport för 2016 godkänns och överlämnas till Kommunstyrelsen. 2. Information om genomförda uppdateringar av SIP-rutinen samt vidtagna åtgärder avseende den interna kommunikationen om rutinen inom organisationen redogörs för nämnden april 2017. 3. Information om framtagen rutin för beslutsfattande i ledningsgruppen redogörs för nämnden april 2017. 4. Information om genomförda åtgärder inom organisationen avseende rekommenderat arbetssätt kring medarbetarenkätresultatet redogörs för nämnden april 2017. 182 Tillsynsplan 2017 Ärendenummer: Vv 251/2016 Vård- och omsorgsnämnd väster ansvarar för den interna kontrollen av sina verksamhetsområden. En del av detta ansvar innebär att fastställa en tillsynsplan enligt kommunstyrelsebeslut. Syftet med en tillsynsplan är att den ska bidra till god kontroll och effektiva rutiner inom Vård- och omsorgsnämnd västers ansvarsområde. Det har under 2016 genomförts två risk- och väsentlighetsanalyser enligt framtagen intern rutin för arbetet med intern kontroll. Dessutom har arbetet under 2016 kompletterats med ytterligare en tredje riskanalys som initierades av politiken och där hela majoriteten deltog. Den första riskanalysen genomfördes av det interna processteamet för intern kontroll och den andra riskanalysen utfördes av presidier och ledningsgruppen. Utifrån risk- och väsentlighetsanalyserna föreslås tillsyn under 2017 utövas inom följande fyra områden. Det första området för tillsyn som föreslås är "Dokumentationsprocessen" där den totala riskbedömningen gav riskvärde 5 (hög sannolikhet för inträffande och allvarlig konsekvens). Metoden för tillsynen föreslås vara en kvalitativ utredning. Det andra området för tillsyn som föreslås är "Effektiviseringsprocessen, inriktning kostombud" där den totala riskbedömningen gav riskvärde 4 (hög sannolikhet för inträffande och betydlig konsekvens). Metoden för tillsynen föreslås vara en kvalitativ och kvantitativ utredning. Det tredje området för tillsyn som föreslås är "Effektiviseringsprocessen, inriktning anhörigstöd" där den totala riskbedömningen gav riskvärde 4 (hög sannolikhet för inträffande och 5
betydlig konsekvens). Metoden för tillsynen föreslås vara en kvalitativ och kvantitativ utredning. Det fjärde området för tillsyn som föreslås är "Processen för systematiskt arbetsmiljöarbete, inriktning sjukfrånvaro" där den totala riskbedömningen gav riskvärde 4 (medel sannolikhet för inträffande och allvarlig konsekvens). Metoden för tillsynen föreslås vara en kvalitativ och kvantitativ utredning. sunderlag Tillsynsplan 2017 Vård- och omsorgsnämnd VÄSTER Riskanalysrapport inför intern kontroll Vård och omsorg VÄSTER 2017 - Under 2017 ska tillsyn utövas på Dokumentationsprocessen, Effektiviseringsprocessen med inriktning kostombud, Effektiviseringsprocessen med inriktning anhörigstöd, Processen för systematiskt arbetsmiljöarbete med inriktning sjukfrånvaro. 183 Genderbudget resultat Ärendenummer: Vv 312/2016 Handläggare: Anna-Stina Lander Resultatet av gender budgetanalysen presenteras för nämnden. sunderlag Rapport genderbudgetanalys 2016 - Aktiviteter vobo Rapport genderbudgetanalys 2016 - Beviljad och utförd tid hemvård - områdescheferna ges i uppdrag att arbeta vidare med resultatet av gender budgetanalysen 6
184 Verksamhetsplan med budget 2017 Ärendenummer: Vv 367/2016 Handläggare: Anna-Stina Lander, Tommy Ledin Planerare Anna-Stina Lander och ekonom Tommy Ledin föredrar om Verksamhetsplan med budget 2017. sunderlag SAMMANSTÄLLNING indikatorer 2017 UPPDRAG VoO nämnder 2017 Preliminär sifferbudget Vänsterpartiets budget PSoV - ärendet anses berett i och med dagens sammanträde - enligt förvaltnings förslag 185 om aktivitetsstöd för 2017 Ärendenummer: Vv 396/2016 Handläggare: Carin Neanro Enhetschef Carin Neanro redogör för förslaget om fördelning av aktivitetsstöd. Kommunens aktivitetsstöd kan sökas av föreningar, organisationer, råd och grupper som bedriver aktiviteter riktade till äldre och öppna för kommunens äldre. Maxbelopp per ansökan är 25 000 kronor. 7
sunderlag Ansökningar 2017 Tjänsteskrivelse 20161206 Riktlinjer - förslag till fördelning av aktivitetsstöd 2017 godkänns 186 Delegationsbeslut Ärendenummer: Vv 429/2016 Nämnden har enligt kommunallagen rätt att ge utskott, ledamot eller anställd i uppdrag att fatta beslut å nämndens vägnar, det vill säga att delegera beslutanderätten i vissa ärenden. Samtliga beslut som fattas på delegation ska anmälas till nämnden. sunderlag S Vård och Omsorg_Delegation_Anmälan av delegationsbeslut_väster nov 2016 S Vård och Omsorg_Delegation_Anmälan av delegationsbeslut_väster nov 2016 Atteständr till nämnd VoO Väster nov-16 Delegationsbeslut november 2016 bfo avskrivning osäkra kundf 2016 S Vård och Omsorg_Delegation_Anmälan av delegationsbeslut_väster 20161118 - anmälan tas till protokollet 8
187 Presentation av nyttjande av statliga medel Handläggare: Daniel Jansson Hammargren Förvaltningschef Daniel Jansson Hammargren informerar om nyttjande av stimulansmedel. sunderlag Presentation statliga medel 188 Ordförandes information Ordförande informerar om skyldigheten att lämna intyg som styrker den summa förtroendevald begärt ersättning för. sunderlag Information om skyldigheten att intyga inkomstbortfall 9
189 Förvaltningschefens information Handläggare: Daniel Jansson Hammargren Förvaltningschef Daniel Jansson Hammargren informerar kring aktuella frågor, händelser och nyheter som berör Vård- och omsorgsnämnd västers verksamheter. 190 Rapport från kontaktpolitikerbesök och konferenser, kommande kurser och konferenser Handläggare: Ledamöter Grupp 1 har påbörjat besöken av de 19 träffpunkter som finns i Örebro kommun. Träffpunkterna besöks inte samtidigt av hela gruppen. Gun Carlestam Lewin (S) har besökt Norrby träffpunkt på en högläsning med fika. Träffpunkten har många olika aktiviteter, bland annat sömnad och stickning. En uppskattad träffpunkt, dock saknar lokalen en fungerande hörselslinga. Jenny Nises (S) och Anette Carlsson (M) har besökt Haga träffpunkt (tidigare Haga frivilligcentral). Träffpunkten har många aktiviteter och många besökare. Lokalen saknar internetuppkoppling och hörselslinga. Grupp 2 har varit på besök i Dagrehab i Markbacken. Det finns nio platser per verksamhetsdag. De träffade personalen som var mycket nöjda. De har en bra och väl fungerande verksamhet. Ett önskemål från personalen är att förändra hur fakturorna skrivs. 10
sunderlag Kurs: Mänskliga rättigheter - för kännedom, ingen ersättning 191 Diarieförda ärenden, presidieanteckningar, skrivelser, handlingar Protokoll samverkan vo 20161129 Presidieanteckningar 20161201 Nya ärenden november 2016 Svar till Voo om utdrag ur belastningsregistret Information om Askenäs_vård- och omsorgsnämnd Jämställdhetsplan: JID-plan 2016-2019 bilaga uppföljning jid-plan 2012-2015 JID-plan 2016-2019 slutgiltig efter KF beslut JID-plan 2016-2019 tjänsteskrivelse till driftsnämnd Utdrag 192 AMV Haga Tysslinge hemvård Ärendenummer: Vv 187/2016 Handläggare: Camilla Andersson Områdeschef Camilla Andersson informerar om arbetet med arbetsmiljön i Haga Tysslinge hemvård. Arbetsmiljöverket har avslutat ärendet. 11
sunderlag Underrättelse från AMV 20160414 Yttrande till AMV 20160513 från AMV 20160621 Skrivelse 20160927 Avslutsbrev AMV 20161115 193 från IVO - Vintrosahemmet Ärendenummer: Vv 174/2016 Handläggare: Margareta Dalén Områdeschef Margareta Dalén informerar om ett beslut från IVO rörande Vintrosahemmet. IVO har avslutat ärendet. sunderlag från IVO 20161108 194 Revisionsgranskning biståndsbedömning Ärendenummer: Vv 420/2016 Handläggare: Maria Eck 12
SAS Maria Eck informerar om Stadsrevisionen i Örebro kommuns granskning i biståndshandläggningsprocessen och verkställighet inom ordinärt boende/hemvård. Nämnden har fått uppskov att med svaret till 20 januari 2017. sunderlag Missiv + rapport biståndsbedömning Revisionsgranskning presentation Myndighetsavdelningens svar på Stadsrevisionens rapport - ärendet anses berett i och med dagens sammanträde 195 från IVO - Löwenhjelmska huset - ej öppet möte Ärendenummer: Vv 279/2016 Handläggare: Lena Jansson, Maria Eck Enhetschef Lena Jansson och SAS Maria Eck informerar om beslut från IVO rörande Löwenhjelmska huset. IVO har avslutat ärendet. sunderlag från IVO 20161124 Presentation 13