TEMA BELÖNING OCH MOTIVATION JEANETTE FAGERHALL INTERVJUAR ANNA-LENA STRID, VD PÅ DRI Företagen är fast i b Men forskarna är överens om att det är helt Anna-Lena Strid, VD på Drive Management TIPS! Forskaren Teresa Amabiles studier av dagboksanteckningar visade inte bara att det är de små framstegen i det dagliga arbetet som är de belöningar som motiverar oss allra mest. Studien visade även att man genom att föra dagbok kring sin arbetsdag kan höja både motivationen och prestationerna. Teresa ger därför rådet att ta några minuter i slutet på varje dag för att reflektera över dagen och skriva ner de framsteg som gjorts. Kort om Anna-Lena Strid och Drive Management Sedan fem år tillbaka är Anna-Lena Strid VD på managementkonsultbolaget Drive Management som arbetar med modern prestationsutveckling. Företaget har idag åtta anställda och målgruppen är stora företag med mer än 1000 anställda. Bland kunderna finns till exempel Länsförsäkringar, Swedbank, Teracom, Folksam, Skanska och E.ON. I grunden är Anna-Lena civilingenjör med inriktningen industriell ekonomi. Fokus har sedan examen varit på att arbeta med människor och organisationsutveckling. Hon började arbeta med affärsutveckling på dåvarande Enator (idag Tieto) och sedan som konsult på Askus, innan hon börjande som managementkonsult på Drive Management 2002. Självklart är det viktigt att mäta och följa upp resultat för att ha koll på verksamheten. Men att ekonomiskt belöna medarbetarnas resultat är inte det effektivaste sättet att öka deras motivation och prestation. Det här är forskarna rörande överens om. Tyvärr är företagen fast i en tradition med resultatbonus och gör inte det som forskningen vet, säger Anna-Lena Strid, VD på företaget Drive Management. Företaget skapar markanta resultatförbättringar i organisationer genom fokus på beteenden och strukturer som främjar medarbetarnas inre motivation helt i linje med den moderna forskningen. På de allra flesta arbetsplatser har man fortfarande fokus på externa belöningssystem enligt modellen om du gör eller uppnår x så får du y för att skapa motivation och förbättrad prestation. Detta har sitt ursprung i industrialismen och fungerade bra då, bland annat för att lönen betalades ut nära i tid i förhållande till utfört arbete, ibland redan samma dag, men också för att människors liv såg annorlunda ut. Idag är våra mest grundläggande fysiologiska behov som människor uppfyllda och dagens arbetsuppgifter har ett helt annat innehåll än under industrialismen. Belöningen betalas ut långt efter det att arbetet utförts, vilket gör den fortsatta fokuseringen på externa belöningssystem till en dålig motivator. Forskningen är tydlig med att det istället för de externa belöningarna, som bonusar, optionsprogram och andra förmåner, är inre belöningar som är det viktigaste för vårt välbefinnande, vår motivation och våra prestationer. Och inre belöningar, de får vi när arbetet i sig uppfyller våra grundläggande psykologiska behov, säger Anna-Lena. Psykologiska behov är viktiga drivkrafter Den ledande motivationspsykologiska teorin idag är Self Determination Theory (SDT). Den utvecklades redan på 70-talet av Edward Deci och Richard Ryan, vid University of Rochester i New York. De visade att vi, förutom våra fysiologiska behov som mat, vatten, värme, sömn och så vidare, även har grundläggande psykologiska behov och drivkrafter. De tre viktigaste psykologiska drivkrafterna enligt SDT är: 1 Självstyre (autonomi) Vi behöver känna att vi har beslutanderätt över våra handlingar så att vi inte riskerar att behöva agera i strid med våra värderingar. Många menar att detta är människans djupaste drivkraft. 2 Kompetens Behovet av att känna sig kompetent handlar om att man varje dag behöver uppleva sig själv som effektfull för att nå de mål som man har satt upp. 3 Mening och tillhörighet Det är människans grundläggande behov av att känna mening och tillhörighet som har gjort att vi har byggt upp våra samhällen och även bildat religiösa samfund världen över. Men idag är Sverige ett av världens mest sekulariserade länder, vilket gör att många söker mening och tillhörighet på jobbet och inte som tidigare i församlingen. Därför har det blivit extra viktigt för företag att ha en tydlig affärsidé, vision och värderingar. 2 2014 Insightlab
TEMA VE MANAGEMENT onustraditionen andra belöningar som ökar motivationen. Boktips! En fjärde drivkraft Trots att SDT har mer än 40 år på nacken har den inte blivit motsagd, utan bekräftad av senare forskning. Kenneth W Thomas vid Graduate School of Business and Public Policy i Monterey ser samma tre grundläggande drivkrafter som SDT, men han vill dessutom lyfta fram hur viktig känslan av att utvecklas är, så han lägger till detta som en fjärde drivkraft. 4 Utveckling De senaste årens forskning visar att känslan av att utvecklas är en viktig drivkraft för vår motivation. Att hjälpa människor lära nytt och göra framsteg, är en viktig komponent för att skapa arbeten som ger inre belöning och motivation. Att göra framsteg är den bästa belöningen Teresa Amabile är forskningschef vid Harvard Business School och hennes forskning bekräftar vikten av utveckling. Som en del i sin forskning har hon låtit mer än 200 personer skriva dagbok över sina arbetsdagar. Totalt har hon analyserat mer än 12 000 dagboksanteckningar, och de visar att det som motiverar människor allra mest på jobbet är känslan av att göra framsteg. Och det behöver inte vara några revolutionerande framsteg, utan det räcker gott med små segrar i vardagen. För programmeraren kan en motiverande belöning vara att lösa buggen i programmet. För ekonomen kan det vara att hitta differensen i reskontran. Säljaren motiveras av att få in en ny kund, läraren av att eleverna skriver bra på provet och kassörskan av att ha lärt sig artikelnumret på ännu en grönsak. Att hjälpa människor lära nytt och göra framsteg, är en viktig komponent för att skapa arbeten som ger inre belöning och motivation och jag kan inte komma på någon yrkeskategori där det inte går, säger Anna-Lena. Det finns en marknad att ta hänsyn till Trots att forskningen visar att externa belöningar som resultatbonus inte driver motivationen i vardagen kan de ändå vara viktiga eftersom företagen konkurrerar på en arbetsmarknad och måste erbjuda sin personal marknadsmässiga villkor. Jag tror nog att det finansinstitut som helt slopar bonusar till sina mäklare kommer att få svårt att rekrytera och behålla personal. Vi kan inte utan vidare rycka bort de externa belöningarna, men vi kan behöva hitta andra former för dem och titta på vad de ger för konsekvenser på våra beteenden, säger Anna-Lena. Satsar man på att öka motivationen och prestationerna genom att skapa en kultur som främjar inre belöning, är det viktigt att de externa belöningssystemen hänger ihop med dessa. Det händer att vi kommer till företag där säljarna ska ha fokus på helhetslösningar, men får försäljningsbonus på en viss produkt och då hänger det inte ihop, konstaterar Anna-Lena. Fokusera på beteenden istället för resultat Utöver resultatbaserade externa belöningar har prestationsstyrning hittills mest handlat om mål- och utvecklingssamtal, en eller i bästa fall ett par gånger om året. Här arbetar Drive Management annorlunda. Istället för att enbart titta på resultaten, fokuserar de på de beteenden som skapar resultat. Prestationsstyrningen blir då ett arbete som bedrivs i vardagen, varje timme på jobbet. Eftersom vi jobbar med beteenden kan vi hjälpa medarbetarna att ändra dem och därmed prestera bättre. Det är här som man tidigare har gått bort sig. När man bara fokuserar på och belönar resultaten, ger man inte medarbetarna någon hjälp med hur de ska nå dessa resultat, utan de får klara sig själva bäst de kan. En del klarar det bra, andra mindre bra. Helt säkert är att alla klarar det bättre och snabbare när rätt beteenden får stå i fokus. Här finns massor med outnyttjad potential att ta vara på, säger Anna-Lena. I sin bok Intrinsic Motivation at Work: What Really Drives Employee Engagement definierar Kenneth W Thomas våra fyra inre drivkrafter och beskriver hur de belönar oss och hur ledare kan använda sig av dem för att öka medarbetarnas motivation och engagemang. Teresa Amabile, forskningschef vid Harvard Business School, har tillsammans med sin man och kollega Steven Kramer skrivit boken The Progress Principle, där de beskriver hur små framsteg i vardagen blir de inre belöningar som kan motivera till riktigt stora prestationer. 2014 Insightlab 3
TEMA BELÖNING OCH MOTIVATION 3 FRAMGÅNGSNYCKLAR FRÅN DRIVE MANAGEMENT Följande tre nycklar främjar inre belöning och resultatförbättring helt i linje med den moderna forskningen. 1. Best Practice Först tar man reda på vilka resultat organisationen eller gruppen vill åstadkomma, sedan vilka medarbetare som når dessa allra bäst. Därefter flyttar man fokus från resultaten till de beteenden som skapar dessa. Medarbetarna som lyckas bäst hur gör de? Vilka konkreta beteenden är det som skapar resultaten? För att de Best Practice-beteenden, som på detta sätt identifieras, ska komma till nytta behöver de vara så konkret formulerade att övriga medarbetare direkt kan kopiera dem och börja träna på dem. 2. Träningsstruktur När man vet vilka beteenden som driver de önskade resultaten skapas en lärandestruktur där var och en sätter upp träningsmål för Best Practice-beteendena, tränar i vardagen, reflekterar över sitt lärande och delar detta med andra i grupp. Förutom att man får feedback av gruppen, vilket är otroligt viktigt för lärandeprocessen, leder arbetet i gruppen också till ett grupptryck som ger den press de flesta av oss behöver för att prestera som bäst. 3. Självkontroll I arbetsmetoden läggs stor vikt vid autonomi självstyre. Därför är var och en själv ansvarig för att regelbundet utvärdera sin träning och följa upp hur väl man når sina uppsatta träningsmål. I gruppen berättar alla löpande om sin lärandeprocess och sina framsteg. För att medarbetarna ska kunna bli autonoma och styra sig själva är det viktigt att de får den feedback de behöver, när de behöver den. I många organisationer är informationsstrukturen föråldrad. Dels bygger den ofta på chefskontroll, vilket gör att det är chefen som får den information som det idag är medarbetarna som först och främst behöver. Det är också vanligt att informationen behöver snabbas upp. Kundnöjdhet har man kanske mätt en gång om året, men den typen av feedback skulle medarbetarna behöva efter varje kundsamtal. Först då kan de använda den för att ändra sina beteenden och nå bättre resultat. Drive Managements arbetsmetod, skapar en kultur för inre belöningar och ligger helt i linje med det som den moderna forskningen vet ökar både motivation och prestation. Stor vikt läggs vid självstyre, vilket enligt många forskare anser vara den allra djupaste drivkraften. Drivkrafterna känslan av kompetens och känslan av framsteg står i fokus och arbetet i grupp stärker även känslan av tillhörighet. Erfarenheterna från våra kunder visar att man genom denna arbetsmodell kan åstadkomma markanta resultatförbättringar, säger Anna-Lena. 4 2014 Insightlab