Exempel på Befattningsbeskrivningar Attest och delegeringsordning Årsmötesrutiner Protokollsjustering Att skriva en motion mm Vi har som föreningar olika förutsättningar i vårt arbete. Men vi har gemensamma stadgar, mål och syfte för vår verksamhet. Innehållet i detta material bör därför tillämpas efter de förutsättningar som gäller för den egna föreningen.
Innehållsförteckning Sid. 3 Organisationsstruktur, styrelse i lokalföreningen Sid. 4 Länsföreningen Sid. 5 Ledamöterna i Länsföreningens styrelse, samt övriga förtroendeuppdrag och mandatperiod. Sid. 6 Hjärt- och Lungsjukas Riksförbund organisation Sid. 7 Ansvaret i en ideell förening Sid. 8 Ansvaret i en ideell förening utan arvode Sid. 9 Befattningsbeskrivning Ordförande, 1:e v. ordf., 2:a v. ordf. Sid. 10 Befattningsbeskrivning Kassör, v. kassör Sid. 11 Befattningsbeskrivning Sekreterare, v. sekr. Sid. 12 Befattningsbeskrivning EVO (eftervårdsombud) hjärta o lunga Sid. 13 Befattningsbeskrivning SO (studieorganisatör) Sid. 14 Befattningsbeskrivning Revisor Sid. 15-16 Arbetsgrupper Sid. 17 Lunga Sid. 18 Hjärta Sid. 19 Ekonomi Sid. 20 Studier Sid. 21-28 Övriga arbetsgrupper Sid. 29 Valberedningens uppgifter 1-5 Sid. 30 Valberedningens uppgifter 6-11 Sid. 31 Attest- och delegationsordning. Bakgrund Sid. 32 Attest- och delegationsordning Styrelsen Sid. 33 Attest- och delegationsordning SO Sid. 34 Delegering Sid. 35-36 Årsmötesrutiner: Planering, kallelse m.m. Sid. 37-38 Medlemsmöten, protokoll, justering Sid. 39-40 Hur skriver man en motion Sid. 41 Ny medlem Sid. 42 Medlemsvård, aktiv och passiv. Bilagor Verksamhet, blanketter, inventering av utbildningsbehov, uppdrag mm
utbildningsbehov, uppdrag m.m Organisationsstruktur Styrelse och övriga förtroendevalda Ordförande Kassör Sekreterare Studieorg. Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ersättare Ersättare EVO-hjärta EVO-lunga HLR instruktör Revisorer Valberedning 3
Hjärt- och Lungsjukas länsförening Västra Götaland Lokalföreningarna Valberedning Länsföreningens årsmöte Revisorer Länsföreningens styrelse Arbetsgrupp Trygghet -stödgemenskap Arbetsgrupp AU Arbetsgrupp Hjärta Arbetsgrupp Studier Arbetsgrupp Media Arbetsgrupp HLR Arbetsgrupp D- HLR Arbetsgrupp Hjärt & Lungskolan Årlig Planeringskonferens Lokalföreningarna Alingsås Borås DAL - Vänersborg Falköping Göteborg Hjo-Ti-Borg Kungälv Lidköping Lysekil Mark Mölndal - Härryda- Partille Norra Dalsland Norra Skaraborg Skara Skövde Sotenäs Stenungsund - Tjörn - Orust Trollhättan - Lilla Edet Uddevalla Öckerö Arbetsgrupp Lunga Arbetsgrupp Ekonomi Arbetsgrupp Lokalföreningar Arbetsgrupp Projekt Arbetsgrupp Opinion Arbetsgrupp Nya föreningar Arbetsgrupp ABF Arbetsgrupp HSO 4
Hjärt- och Lungsjukas länsförening Västra Götaland Ledamöter i styrelsen, revisorer och valberedning 2009 Ordförande/AU V. Ordförande/ AU Studieorg./adj. AU 2:a V. Ordf./ EVO-lunga Kassör/AU Ledamot / EVO hjärta Ledamot/ bitr. EVO-hjärta Ledamot/ bitr. EVO-lunga Ledamot/ EVO ers./ v. sekr. Ersättare/bitr. kassör Ersättare/bitr. SO Ersättare/ Trygghet-stödgemenskap Revisorer Ersättare Valberedning Ersättare 5
Hjärt- och Lungsjukas Riksförbund 165 lokalföreningar 21 länsföreningar Kongress 63 ombud väljer Valberedning Förbundsstyrelse Revisorer 6
Ansvaret i en ideell förening Normalt sett har styrelsens ledamöter inte ansvar för föreningens förpliktelser mm. Då avtal och liknande tecknas i föreningens namn. Föreningen är en självständig juridisk person. Det kan dock förekomma situationer då styrelsen eller enskilda ledamöter bryter mot föreningens stadgar eller någon lag, vilket kan leda till att styrelsen eller någon styrelseledamot blir personligt ansvarig. Ansvarsfriheten Föreningens ledning, styrelsen, har på uppdrag av medlemmarna till uppgift att sköta föreningens verksamhet. Om medlemmarna inte är nöjda med någon eller några i styrelsen blir dessa antagligen inte omvalda på nästa årsmöte. Är föreningen misskött kan frågan om att bevilja eller inte bevilja ansvarsfrihet komma upp. Här har revisorerna en viktig uppgift, eftersom de i sin revisorsberättelse ska föreslå årsmötet bevilja eller inte bevilja. Ansvarsfriheten beslutas för räkenskapsåret medan styrelsen är vald för tiden mellan årsmötena. Även revisorerna uttalar sig om tiden motsvarande räkenskapsåret. Här uppstår ett glapp eftersom frågan om ansvarsfrihet för tiden mellan räkenskapsåret och årsmötet inte behandlas. Därför krävs det två årsmöten för att få ansvarsfrihet för hela den tid, som styrelsen suttit mellan årsmötena. I de flesta ideella föreningar låter man revisorerna i sin revisionsberättelse rekommendera årsmötet att ge styrelsen ansvarsfrihet eller att inte ge den det. Det finns dock inga formella regler om detta och det är inte helt klart vad begreppet ansvarsfrihet egentligen innebär. Det är inget som hindrar att vissa ledamöter beviljas ansvarsfrihet och att andra vägras ansvarsfrihet. Om ansvarsfrihet inte beviljas (orsaken till detta måste stå i mötesprotokollet), kan medlemmarna rikta skadeståndsanspråk mot styrelsen eller enskilda ledamöter. Därför är det viktigt att styrelsen är noga med allt, som skulle kunna kritiseras, dras fram i ljuset på årsmötet.
Ansvaret i en ideell förening Utan Arvode Du slipper inte undan med mindre ansvar bara för att Du arbetat ideellt i styrelsen utan arvode. Ställföreträdareansvar Även person som utsetts av styrelsen och som själv inte är med i styrelsen kan bli ansvarig om han gör något i strid mot stadgarna. (Exempel på en sådan ställföreträdare är en kontorist på kansliet, som genom fullmakt eller beslut om firmateckning får teckna föreningen och därigenom får stora befogenheter.) Skatter och avgifter Det är särskilt viktigt att inbetalning av skatter och arbetsgivareavgifter görs på ett riktigt sätt. Annars kan staten gå på enskilda ledamöter om föreningen har restskulder. Observera att det är hela styrelsen, som har ansvaret inte bara den inom styrelsen, som är utsedd till kassör. Kassören har bara en praktisk funktion. Därför är det viktigt att alla styrelseledamöter håller sig underrättade om hur föreningens ekonomi sköts. Revisorernas ansvar Även revisorn i en ideell förening kan bli skadeståndsskyldig, t.ex. om han har missat något i revisionsberättelsen så att medlemmarna har blivit vilseledda. Ovanstående utdrag ur ideella föreningar, Björn Lundén och Jan Lindblad, ISBN 91-7027-019-8, har godkänts för kopiering av författaren Björn Lundén. 8
Befattningsbeskrivning Ordförande 1. Huvudansvarig för totalverksamheten 2. Lokalföreningens talesman och representant utåt 3. Huvudansvarig för extern information 4. Ansvara för intern information i samarbete med sekreterare. 5. Stödja de olika funktionärerna 6. Ansvara för att kalla till styrelse- och AU-sammanträden 7. Leda styrelsens och AU:s sammanträden 8. Ansvara för att protokoll förs och justeras 9. Ansvara för att det finns beslut på den verksamhet som föreningen bedriver 10. Ansvara för att styrelsebeslut blir verkställda 11. Ansvara för samordning av föreningens verksamhet 12. Utarbeta verksamhetsplaner 13. Utarbeta kalendarium 14. Delta i budget och verksamhetsplanering 15. Ansvara för anställd personal och kansli Fler arbetsuppgifter:....... 1: a Vice ordförande 1. Biträda ordföranden i dennes uppgifter 2. Ansvara för årsmötesrutinerna 2: a Vice ordförande 1. Ta över 1:a v. ordf. vid behov 9
Befattningsbeskrivning Kassör 1. Svara för ekonomisk information till styrelsen 2. Svara för bokföringen 3. Svara för att verifikationer finns för alla in- och utbetalningar 4. Svara för utbetalningar 5. Svara för att fordringar krävs in 6. Svara för deklaration och inkomstuppgifter 7. Svara för att skatter och avgifter betalas 8. Göra årsbokslut 9. Föra inventarieförteckning 10. Ansvara för uppgörandet av budget 11. Ansvara för sökande av bidrag 12. Svara för inköp av inventarier och material 13. Verksamhetsplan 14. Delegeringsordning 15. Bevakning av fonder Fler arbetsuppgifter:..... V. kassör 1. Biträda kassören i dennes arbete Fler arbetsuppgifter:....
Befattningsbeskrivning Sekreterare 1. Förbereda sammanträden 2. Föra protokoll vid olika sammanträden 3. Svara för diarium och förvaring av skrivelser mm 4. Se till att styrelsens beslut följs upp 5. Tillsammans med ordförande underteckna skrivelser 6. Tillsammans med ordf. och kassör göra förslag till verksamhetsberättelse 7. Svara för utskick av brev, kallelser, protokoll mm 8. Svara för besvarande av skrivelser 9. Svara för ev. föreningslokal Fler arbetsuppgifter:.......... V. sekreterare 1. Biträda sekreteraren i dennes arbete Fler arbetsuppgifter:.....
Befattningsbeskrivning EVO Hjärta och Lunga Eftervårdsombud I föreningen skall det finnas två eftervårdsombud = EVO. Hjärt- EVO skall i första hand arbeta med frågor som rör hjärtsjukdom och hjärtsjuka. Lung- EVO skall i första hand arbeta med frågor som rör lungsjukdom och lungsjuka. Eftervårdsombuden skall ses som resurspersoner till styrelsen. Föreningens styrelse har ansvaret för verksamheten och bestämmer vilka arbetsuppgifter eftervårdsombuden skall ha. 1. Tillsammans med studieorganisatören (SO) rekrytera ledare till Hjärt & Lungskolan 2. Besöka sjukhus och vårdcentraler 3. Tillsammans med SO starta aktiviteter i Hjärt & Lungskolan 4. Informera om Hjärt & Lungskolan 5. Samverka med SO medverka i utbildning av aktivitetsledare 6. Rekrytera nysjuka 7. Vara föredragande i eftervårdsfrågor vid styrelse- och AU-sammanträden 8. Medverka vid framtagning av verksamhetsplan 9. Medverka vid framtagning av budget län /lokalförening 10. Stödja cirkelledare i Hjärt & Lungskolans olika aktiviteter 11. Stödja motionsledare i Hjärt & Lungskolan 12. Tillsammans med SO medverka i utbildning av aktivitetsledare 13. Vara en resurs vid uppvaktningar och kontakter med sjukhus, vårdcentraler och andra berörda t.ex. politiker 14. Ordna speciella hjärtträffar 15. Samverka med studieorganisatören i utbildningsfrågor 16. Medverka till att det blir flera EVO i föreningen 17. Ta kontakt med skolsjuksköterskor för medverkan till rökstopp t.ex. 18. Ta hand om de nysjuka som kommer till föreningen 19. Tillsammans med styrelsen ordna nya medlemmar träffar 20. Skicka kort och ring om ett par veckor 21. Ordna speciella lungsjukdomsträffar 22. Personalvård medlemsvård Fler arbetsuppgifter:.... 12
Befattningsbeskrivning Studieorganisatör Studieorganisatören skall ses som en resursperson i styrelsen. Föreningens styrelse har ansvaret för verksamheten och bestämmer vilka arbetsuppgifter studieorganisatören (SO) skall ha. 1. Utarbeta studieplan och budgetförslag för studieplanen 2. Vara sammankallande i studiekommittén 3. Informera styrelsen om utbildningsfrågor på riks- regional och lokal nivå 4. Informera om studier/utbildningar till medlemmar 5. Samverka med EVO kring Hjärt & Lungskolans aktiviteter, rekrytera ledare till Hjärt & Lungskolan 6. Tillsammans med EVO rekrytera cirkeldeltagare 7. Tillsammans med EVO starta studiecirklar/kurser 8. Utbilda cirkelledare i samarbete med ABF 9. Samarbeta med ABF:s avdelningar lokalt/regionalt i cirklar/kurser/utbildningar 10. Samarbete mellan Läns/lokals EVO och SO 11. Skicka inbjudan till kurser/utbildningar och program, ta emot anmälningsuppgifter 12. Annskaffa lokaler, kursmaterial och ledare för utbildningar V. Studieorganisatör 1. Biträda SO i dennes arbetsuppgifter Fler arbetsuppgifter:................ 13
Befattningsbeskrivning Revisor Revisorerna väljs av årsmötet. De har medlemmarnas uppdrag att bevaka att allt går rätt till i föreningens verksamhet. Revisorerna äger, alltid närvarorätt och efter föranmälan, tillträde till styrelsens sammanträden och har därvid yttranderätt. 1. Avlämna revisionsberättelse till årsmötet 2. Kontrollera verifikationer 3. Granska bokföringen vid olika tidpunkter under året 4. Granska verksamhetsberättelsen 5. Granska balans- och resultaträkning 6. Granska kvartalsbokslut och årsbokslut 7. Granska protokoll 8. Kontrollera att beslut om firmatecknare stämmer med stadgarna 9. Kontrollera att det finns beslut för den bedrivna verksamheten 10. Kontrollera att fattade beslut utförs 11. Granska styrelsens internkontroll 12. Granska föreningens försäkringsskydd 13. Granska föreningens inventarieförteckning 14. Lämna råd till styrelsen i ekonomiska frågor Fler arbetsuppgifter:.................. 14
Arbetsgruppernas arbetsuppgifter Gruppen kan bestå av 3-4 intresserade deltagare. Deltagarna kan vara ledamöter i styrelsen eller andra medlemmar från lokalföreningen. Styrelsen utser deltagarna och en sammankallande. Respektive grupp skall: 1. arbeta med idéer inom sitt område 2. lämna förslag till styrelsen som kan förbättra verksamheten 3. arbeta med uppgifter, som gruppen erhållit från styrelsen 15
EVO - Hjärta EVO - Lunga Studier Ekonomi Media Lokalföreningar HLR Projekt D-HLR Hjärt-lungskolan Opinion Trygghet-stöd-gem. Nya föreningar AU ICD unga hjärtop. ABF HSO Uppdragsblankett Arbetsgrupper X X X x x X x X X X x x X X X X X x X X x x X x X X x X X x x X x X x x X X x X X X x X x x x X x x X x X X x
Spirometri Hälsoteamet EVO-Träff Lungskolan Lungenkät Planering Uppdragsblankett Arbetsgrupp EVO-Lunga X X X x X X x x x X x x x x x x x x x X x X x x X X x x x x x x x x x x X x x x x
Sjukhusenkäten EVO - träffar Planering Uppdragsblankett Arbetsgrupp EVO-Hjärta Ansvarig: Ersättare: Unga ballongsprängda/ ICD X X X x x x x x X X X X x x x X x x x
Löpande bokföring Värdepapper fonder Budget Årsredovisning Revision Ekon. statistik Ekonomi arbetsgrupper Astra Zeneca Övriga sponsorer Uppdragsblankett Arbetsgrupp: Ekonomi Ansvarig: Ersättare: X X X X X X X x x x x x x x x x X X X x x x X x X
Hjärt & Lungskolan Ordförandeträffar HLR utbildning Övriga kurser Möten i ABF Årsplanering Kursplan HSO Nya föreningar D-HLR Uppdragsblankett Studier: Ansvarig: Ersättare: X X X X X X X X x x x x x x X x X X X X X X X X x x x x x x x X X X X X x x x x x x x x X Träff/kurs EVO - SO
Hälsoteamet Nya kursplanen Uppdragsblankett Arbetsgrupp: Projekt Ansvarig: Ersättare: Tar fram underlag för projektpengar i fonder m.m. Arbetsgrupperna lämnar förslag till projekt X X x x X x X X x x 21
Vägötingen Hemsidan Stadgar Översättning Vänerparken Kansliet Presskontakt Länsinfo Verksamhetsberättelse Uppdragsblankett Arbetsgrupp: Media Ansvarig: Ersättare: X x X x X x x X X X X X X X x x x X x x X x x X X X X X
Nya lokalföreningar Hjärt - Lungskolan Kontaktpersoner Uppdragsblankett Lokalföreningar Ansvarig: Styrelsen X X X X x x 23
Instruktörer HLR- H. instruktörer D-HLR HLR - träff D-HLR H. instr. Uppdragsblankett Arbetsgrupp HLR Ansvarig: Ersättare: X X X X X X X X x X X X X X X X X X X X X X X x X X X X x X X
Projektansvarig 1. Svara för att det söks ekonomiska bidrag under året. 2. Svara för att ansökningshandlingar sänds i god tid före ansökningstidens slut. 3. Kolla upp fonder som är möjliga för oss att söka. 4. Söka regionsbidrag 5. Söka projektpengar från Riksförbundet 6. Söka ev. stipendier 7. Alltid ta tillvara de olika gruppernas projekt. Hälsoteam 1. Ta emot anmälningar 2. Vidtala personal. 3. Göra schema för vår och höst 4. Se till att utrustningen fungerar 5. Bestämma tider för teamet 6. Fortbildning en gång/år 7. Utbilda nya i hälsoteamet 8. Tillsammans med kassören och övriga styrelsen föreslå budget för teamet. innebär tillsammans med kansliet. 25
Media 1. Författa skrivelser till press, politiker m.fl. 2. Samarbeta med kansliet när det gäller infobladet 3. Samarbeta med kansliet när det gäller Vägötingen 4. Arbeta för att hjärt- och lungsjukas föreningar syns i press och övrigt externt och internt 5. Opinionsbildning 6. Hemsidan 7. Bevakning av Hälso- och sjukvårdsfrågor 8. Information vid skolor och liknande Nya föreningar 1. Kontrollera förutsättningar för föreningar i flera kommuner 2. Bevaka önskningar från olika håll 3. Alla styrelsemedlemmar bosatta på olika ställen kollar sin trakt 4. Uppmärksammar om några gamla föreningar vill dela på sig. 5. Kansliet har möjlighet att förmedla till rätt person. 6. Brandkår vid problem 26
Besök hos föreningar som kan ha nytta av vår hjälp 1. Besöka föreningar och informera om vår verksamhet 2. Ta kontakt, uppsökande, telefon och brev med förfrågan om de är intresserade av att vi kommer. 3. Invandrarföreningar där en del är svensktalande och kan tolka Basal HLR och D-HLR 1. Ansvara för utbildning till livräddare 2. Ansvara för att utbildningen sker efter HLR- rådets intentioner 3. Ansvara för utbildning av instruktörer i båda grenarna 4. Tillsammans med studieorganisatören inbjuda till årliga träffar 5. Ansvara för att inbjudningar går ut till HLR-träffar 6. Ansvara för uppföljning av utbildningen 27
Trygghet, Stöd och Gemenskap 1. Arbeta för att medlemmar trivs hos oss 2. Ta tillvara nya medlemmar och utbilda dem 3. Komma med förslag på olika aktiviteter som stimulerar 4. Tillsammans med studieorganisatören planera för trivsamma kurser 5. Om så önskas vara behjälplig med att ordna resor för flera föreningar, som vill samarbeta 28
Valberedningens uppgifter 1 Starta arbetet i god tid Valberedningen bör arbeta hela året. Valberedningens ledamöter bör under verksamhetsperioden hålla sig väl informerade om enskilda medlemmars föreningsarbete, så att de kan bilda sig en uppfattning om vilka personer som kan tänkas vara lämpliga för styrelseuppdrag 2 Medverka till att det finns utbildade Valberedningen bör också hjälpa styrelsen att utse lämpliga personer som kan delta i de kurser som anordnas för ordförande, sekreterare, kassörer, revisorer, studieorganisatörer, eftervårdsombud med flera. Det bör alltid finnas utbildade personer som kan rycka in när så erfordras. 3 Inhämta uppgifter Valberedningen ska i god tid inhämta uppgifter från styrelsen om vilka val som ska förrättas vid föreningens årsmöte. 4 Behov av förnyelse och ny kompetens Valberedningen ska ta ställning till behovet av förnyelse och behovet av att tillföra ny kompetens till styrelsen. Om valberedningen finner det lämpligt att byta ut någon eller några styrelseledamöter så ska de ha en rak kommunikation. Gör i god tid klart för de berörda att valberedningen inte tänker föreslå omval och förklara varför. (Det ger då möjlighet för de berörda personerna att själva agera genom att avsäga sig omval). 5 Avsägelser, omval och ny val Valberedningen ska i god tid före årsmötet ta reda på om de avgående ledamöterna avsäger sig omval eller om de är beredda att ställa upp för en ny valperiod. Har ledamot avsagt sig, eller om valberedningen vill förnya och tillföra ny kompetens, ska valberedningen föreslå nya namn 29
Valberedningens uppgifter 6. Information och nominering Föreningens medlemmar ska i god tid informeras om vilka som ingår i valberedningen och vilka val som är aktuella. Föreningsmedlemmarna ska ges möjlighet att nominera (föreslå) kandidater. 7 Skapa en väl fungerande styrelse Valberedningens uppdrag är att skapa en väl fungerande styrelse som förmår samarbeta på ett konstruktivt sätt. Det behövs olika kompetenser och erfarenheter för att möjliggöra en utveckling av föreningens arbete. 8 Klargör förutsättningarna Valberedningen ska föreslå sådana medlemmar som är intresserade av att delta i styrelsearbetet och att föra de hjärt- och lungsjukas talan. De som tillfrågas om att ingå i styrelsen ska erhålla en korrekt information om vad uppdraget innebär och vad som förväntas av dem. 9 Diskutera styrelsens arbetsmetoder Ledamöterna ska ta del av styrelsens handbok beträffande de olika funktionernas arbetsuppgifter. 10 Redovisa förslagen och motivera Valberedningen skriver ned sina motiverade förslag på en lista som presenteras vid årsmötet. Listan skall sändas ut i förväg. Valberedningen ska vara beredd att motivera sina förslag. 11 Årsmötesrutiner Valberedningen ska ta del av beslutade årsmötesrutiner. 30
Attest- och delegeringsordning Bakgrund Styrelsen anser att styrelsesammanträden mer bör fokuseras på diskussioner och beslut i viktiga frågor som rör vår långsiktiga verksamhet. Styrelsen vill ha en mer verksamhetsinriktad debatt ang. ekonomi, eftervårdsverksamhet, studier och social gemenskap. För att klara av detta måste också en del ärenden delegeras till Arbetsutskottet Ordförande Kassör Studieorganisatör Eftervårdsombud eller Ansvarig grupp. Syfte Att skapa kortare och effektivare sammanträden. Strategi Syftet uppnås genom att dels styrelsesammanträdena mer bör fokusera på diskussioner och beslut i principiellt viktiga frågor i t.ex. ekonomi, eftervårdsverksamhet, studier och social gemenskap dels delegera ett antal olika ärenden till - arbetsutskott - ordförande - kassör - studieorganisatör - eftervårdsombud - arbetsgrupper Årsmöte Årsmötet beslutar om verksamhetsinriktning i ett tvåårsperspektiv. Behandlar verksamhet, ekonomi, revision samt inkomna motioner Förrättar val till förtroendeuppdrag Väljer valberedning Fastställer ev. arvode Fastställer medlemsavgift 31
Attest- och delegeringsordning Styrelsen Styrelsemötena bör inriktas på diskussioner av aktuella och långsiktiga politiska och organisatoriska, samt viktigare frågor Avger yttrande till myndigheter och förbund på motioner och remisser. Utser arbetsutskott och erforderliga funktionärer Fastställer ekonomiska regler för lokalföreningen Fastställer attesträtt Utser firmatecknare Rätt att enligt fastställd delegeringsordning delegera arbetsuppgifter som tillkommer styrelsen Tar emot återrapportering och anmälan av beslut som fattas av delegat AU Avger förslag till beslut i styrelsen Behandlar ekonomiska månadsrapporter. Om AU och kassör upptäcker större avvikelser skall rapport gå till styrelsen Behandlar skrivelser Behandlar investeringsärenden inom ramen för budget Får besluta i investeringsärenden inom ramen för budget Får besluta i utbildningsärende enligt styrelsens rambeslut Får besluta i ärende i styrelsens ställe, där beslut inte kan avvaktas till nästa sammanträde Ordförande Får besluta i AU:s ställe i frågor där beslut inte kan avvaktas Beslutar i representationsfrågor Kassör Får besluta i ekonomiska frågor inom fastlagda ramar, då beslut i AU inte kan avvaktas Eftervårdsombud Får besluta i ekonomi och verksamhetsfrågor inom ramen för budgeten för eftervårdsombudets verksamhetsplan 32
Attest- och delegeringsordning Studieorganisatör Får besluta inom fastlagda ramar för de utbildningar, som beställs av styrelsen/eftervårdsombud eller annan funktionär Projektledare Får besluta i ekonomi och verksamhetsfrågor inom ramen för projektbudget och plan Attester för utbetalning skall göras av Ledamot i styrelsen Studieorganisatör Eftervårdsombud Ansvarig för arbetsgrupp Den som inköpt/beställt vara/tjänst, skall kontrollera fakturan. Ordförande attesterar samtliga utbetalningar. Attest- och delegeringsordningen enligt styrelsebeslut den xx-xx-xx 33
Delegering Innebär inte att ÖVERLÅTA SIN BESLUTANDERÄTT till något organ, t.ex. att en styrelse tillsätter en kommitté, som får i uppdrag inte endast att utreda en fråga utan även att i styrelsens ställe fatta beslut i ärendet. I många organisationer är det vanligt att styrelsen generellt delegerar sin beslutanderätt inom något område till ett arbetsutskott e.d. Man kan emellertid inte delegera beslutanderätten i ett ärende, som enligt uttrycklig stadgeföreskrift skall handläggas på ett visst sätt. Delegation är ofta ett led i ett verkställighetsuppdrag. Styrelsen anger t.ex. riktlinjerna för ett projekt, men uppdrar åt en kommitté att vidareutveckla och förverkliga det. Innan mötesordföranden övergår till nästa beslut bör han bl.a. fråga sig själv Vem skall verkställa beslutet? Inte minst viktigt är att det står klart hur beslutet skall verkställas och vem eller vilka, som skall göra det. Ofta är det självklart och behöver alltså inte särskilt fastställas. Det förutsättes att beslutet skall verkställas av den funktionär, som svarar för arbetsområdet i fråga. Då det inte faller av sig självt att en viss funktionär skall verkställa ett beslut, måste sammanträdet särskilt bestämma vem eller vilka, som skall göra det. Ett sådant beslut skall antecknas i protokollet. Som tidigare nämnts innefattar ett verkställighetsuppdrag ofta delegation av beslutanderätt. Det är fallet t.ex. då styrelsen drar upp riktlinjer för ett projekt, men överlåter åt en kommitté att utforma de närmare detaljerna och svara för de praktiska arrangemangen. (Utdrag ur Sammanträde pågår sid. 65 resp. 137) 34
Årsmötesrutin lokalt Planering inför föreningens årsmöte i februari månad. 1. Vid styrelsemötet i beslutas beträffande: a) lokal b) mötesordförande c) föreläsare d) mat e) arrangemang f) kostnad g) övrigt 2. Valberedning: Ordinarie ledamöter deltar i styrelsemötet 3. Kallelse Handläggning: a) Ev. avsägelser inlämnas till valberedningen senast xx-xx-xx Ansvarig: Sammankallande i valberedningen Skriftlig kallelse skall sändas till medlemmarna minst 30 dagar före årsmötet 6 Mom. 3 Innehåll: a) Årsmöte när och var gäster b) Ev. övrigt 6 Mom. 3 HANDLINGAR tillgängliga 10 dagar för årsmötet 6 Mom. 3 Förslag till dagordning, verksamhets- och revisorsberättelse för det gångna året, av styrelsen behandlade motioner, valberedningens förslag samt övriga handlingar skall vara tillgängliga tio (10) dagar före årsmötet på plats som angivits av styrelsen 6 Mom. 3 35
Fortsättning Information om motionstid 6 Mom. 6 Motionsrätt tillkommer varje medlem. Motion skall vara skriftlig och lämnas till styrelsen senast 30 dagar före årsmötet. 4. Verksamhetsberättelse Korrektur klart för underskrift av styrelsemedlemmarna senast vid styrelsemötet i januari. 5. Bokslut, revision Bokslut och revisionsberättelse klar för underskrift senast vid styrelsemötet i januari. 6. Upptryckning av handlingar: 7. Huvudansvarig för rutinen: 8. Dagordning Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden behandlas: Årsmötets behöriga sammankallande Val av årsmötesordförande Val av årsmötessekreterare Val av protokolljusterare Val av rösträknare Styrelsens verksamhets- och ekonomiska berättelse Revisorernas berättelse Styrelsens ansvarsfrihet Behandling av motioner Behandling av styrelsens förslag Fastställande av lokalföreningens verksamhetsplan Fastställande av årsavgift Fastställande av budget Val av ordförande (* Val av kassör (* Val av ledamöter till styrelsen (* Val av ersättare till styrelsen (* Val av Studieorganisatör Val av två eftervårdsombud Val av revisorer (* Val av ersättare till revisorer (* Val av ombud till länsföreningens årsmöte (** Val av ersättare till länsföreningens årsmöte (** Val av ordförande till valberedning (* Val av ledamöter till valberedning (* Val av ersättare till valberedning (* *) Vid mandatperiodens utgång samt vid fyllnadsval under pågående mandatperiod. **) Ledamot i länsföreningens styrelse är ej valbar som ombud eller ersättare till länsföreningens årsmöte. 36
Medlemsmöte, protokoll - protokolljustering För att föreningsverksamheten ska fungera så bra som möjligt och för att diskussionerna ska ske så att alla som vill, får tillfälle att yttra sig, brukar man följa en viss ordning för verksamheten och hur och när man fattar beslut. Detta kallas mötesteknik Det finns många olika slags möten, t.ex. kongresser med ett stort antal deltagare, en liten förening med ett fåtal medlemmar. Mötesformerna anpassas efter omständigheterna. Men den demokratiska ordningen skall ändå fungera. Ett stort ansvar ligger på ordföranden för att mötet ska fungera på ett demokratiskt sätt. Ordföranden skall vara väl insatt i de ärenden som skall behandlas Leda mötet lugnt och effektivt Ger uppdrag åt i ärendet speciellt insatt person att vara föredragande Ger alla behöriga möjlighet att yttra sig och framföra åsikter Ingriper då talare inte håller sig till ämnet eller utrycker sig kränkande Ser till att ordningen vid mötet är god Undviker att under pågående debatt ta ställning till ärende som behandlas Kan knyta samman debatt och förslag Gör konstruktiva beslut Kan föreslå att begränsa debatten genom tidsbegränsning eller att genom att sätta streck Protokoll Det är ordförandes ansvar att det skrivs protokoll för varje möte. Det skall bl. a. innehålla uppgift om föreningens namn, närvarande, tid, plats och besluts som gjorts. Det enklaste är ett beslutsprotokoll. Om man också refererar de olika medlemmarnas inlägg och förslag så får man ett mer innehållsrikt protokoll, som speglar inte bara de beslut man kommer fram till, utan också bakgrunden till hur mötet kom fram till besluten. 37
Protokolljustering Att justera ett protokoll är en viktig uppgift som ibland inte tas riktigt på allvar. Protokollet skall ge en rätt bild av vad som förekommit på mötet och att besluten är rätt uppfattade av sekreteraren. Förts när protokollet är justerat så kan besluten verkställas. Därför brukar man i regel förklara vissa paragrafer i ett protokoll omedelbart justerade. Detta gäller t.ex. när man har utsett nya firmatecknare som omedelbart efter mötet anmälas till banker m fl. Den som utses som protokolljusterare bör föra sina egna minnesanteckningar av vad som händer på mötet och vilka beslut som tas, för att när protokollet skall justeras se om sekreteraren har refererat mötet riktigt. Det förekommer ibland att man utser protokolljusterare som samtidigt skall fungera som rösträknare. Det kan i vissa fall vara fel. Om det blir en sluten omröstning och rösträknarna måste dra sig tillbaka för att räkna rösterna, så fortsätter ofta mötet med andra frågor i avvaktan på att röstresultatet skall tillkännages av rösträknarna. Då är ju inte protokolljusterarna närvarande och kan ju inte i efterhand ha en egen uppfattning om vad som har diskuterats och beslutats på mötet. En god regel är därför att utse särskilda protokollsjusterare och inte blanda ihop uppdragen. 38
Motionsrätt tillkommer varje enskild medlem och medlemsorganisation. En motion är en demokratisk rättighet och är ett bra sätt att föra fram sin åsikt på. Att skriva en motion är att ha en önskan att påverka eller förändra något i sin organisation. Att skriva en motion är inte så svårt som det kanske kan verka. Det finns ändå vissa norrner för att man lättare skall kunna förstå innehållet och besluta i ärendet som motionärens motion handlar om. Du kan skriva en motion till din lokalförening, din länsförening och till riksförbundets kongress. Tänk på att alltid skriva kortfattat. Försök att använda enkla ord och formuleringar som inte kan missuppfattas. Ta endast upp ett ämne per motion. Lämna istället flera motioner om du har fler ämnen som du vill ska behandlas. Följande motionsmall med lite text som stöd kan vara vägledande i arbetet med att skriva motioner. Rubrik. Skriven tydlig och sammanfattande rubrik som säger vad motionen handlar om. Bakgrund. Beskriv anledningen till att denna motion behöver ställas. Ange relevant bakgrundsfakta, dels för att tydliggöra problemet, men också för att underlätta för dem som senare läser motionen och skall besluta i ärendet. Motivering. Beskriv problemet som du anser finns i föreningen med nuvarande situation. Varför finns det ett behov för föreningen att anta motionen? Diskutera även vilka eventuella hinder och invändningar som kan finnas mot den föreslagna förändringen. Bedömning. Föreslå en lösning på frågan och diskutera hur lösningen svarar mot behovet. Lämna förslag på eventuella riktlinjer för genomförandet samt om möjligt förslag på alternativa genomförande, om ärendet/ämnet är aven sådan karaktär att detta behövs. 39