Stadgar för Registrars.se, Ideell Förening 1 Firma Föreningens namn är Registrars.se, Ideell Förening. 2 Ändamål Registrars.se är en icke vinstdrivande intresseförening, med syfte att arbeta för en svensk registrarkår med hög trovärdighet hos domäninnehavare. Föreningens ändamål är bl a att: verka för att upprätthålla en hederlig och yrkesskicklig registrarkår verka för att medlemmarna tillvaratar kundernas intressen och utövar uppdragen under iakttagande av etik och god registrarsed tillvarata registrarskårens allmänna yrkesintressen främja medlemmarnas fortbildning i frågor som avser domännamn värna om ett kollegialt förhållande mellan medlemmarna främja och verka för en sund utveckling av toppdomäner med stark förankring på den svenska marknaden verka för branschgemensamma kontakter och ett gott samarbete mellan Registrarer och Registryt för landstoppdomänen.se, och andra toppdomäner som föreningen från tid till annan väljer att arbete med samt myndigheter 3 Medlemskap Till medlem kan antagas varje juridisk person, enskild firma eller motsvarande som har tecknat registraravtal med Registryt för landstoppdomänen.se och som dessutom kan förväntas bidra till uppfyllandet av föreningens ändamål. Ansökan om medlemskap görs till styrelsen, som beslutar om medlemskap. Medlemskap kan upphöra efter skriftlig anmälan till styrelsen eller efter det att medlemsavgift ej erlagts. Medlem kan uteslutas under förutsättning att minst två tredjedelar av de vid ett årsmöte företrädda rösterna biträder förslaget. Medlem som sagt upp sig till utträde, eller har uteslutits, förlorar genast rätten att delta i överläggningar och beslut om föreningens angelägenheter. 1
4 Styrelse Föreningens angelägenheter handhas av en bland dess ordinarie medlemmar vald styrelse av namngivna personer, som representerar föreningen utåt, verkställer föreningens beslut, sköter föreningens ekonomi och i övrigt handlägger ärenden som enligt dessa stadgar åligger styrelsen eller inte kräver behandling av föreningen i dess helhet. Styrelsen består av minst fem och högst sju ledamöter, varav en ordförande. Ordföranden väljs av föreningen, medan styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och kassör. Ordförande och övriga styrelseledamöter väljs med två års mandattid och väljs växelvis så att halva styrelsen väljs vartannat år. Samma person får ej vara styrelseledamot, inklusive tid som ordförande, mer än tre konsekutiva mandatperioder. Styrelseledamöterna bör tillhöra olika medlemsföretag. Företag inom samma företagsgrupp och/eller med i huvudsak samma ägare får inte tillhandahålla mer än två ledamöter. Skulle en styrelseledamot byta arbetsgivare under sin mandatperiod och skulle det få till följd att ett medlemsföretag eller en företagsgrupp tillhandahåller mer än två styrelseledamöter skall detta inte medföra någon åtgärd. Skulle däremot situationen uppstå att ett medlemsföretag eller en företagsgrupp tillhandahåller mer än 50 % av antalet styrelseledamöter skall extra årsmöte, i syfte att välja ny styrelse, hållas inom en månad från det att situationen uppstår. Den som väljs till styrelseledamot förväntas ha en oberoende ställning gentemot Registryt för de toppdomäner föreningen arbetar med samt företräder föreningens kollektiva åsikter. 5 Styrelsemöten Styrelsemöte hålls när styrelsen finner det lämpligt, dock minst sex gånger per verksamhetsår. Styrelsemöte skall även hållas om revisor så begär. Styrelsen är beslutsför då minst hälften av styrelsens ledamöter är närvarande. Alla styrelsemöten skall protokollföras och justeras av två närvarande ledamöter. Protokoll från styrelsemötena skall hållas tillgängliga på föreningens hemsida. Som styrelsens beslut gäller den mening för vilken mer än hälften röstar eller vid lika röstetal den mening som biträds av ordföranden. 2
Styrelsebeslut kan även ske elektroniskt, förutsatt att minst två tredjedelar (2/3) av styrelsens ledamöter deltar i beslutet. Sådana beslut skall protokollföras vid nästa styrelsemöte som en separat punkt i dagordningen. 6 Avgifter Medlem skall årligen erlägga den avgift som fastställs på ordinarie årsmöte för det räkenskapsår för vilken styrelsen presenterar en verksamhetsplan enligt 10. 7 Räkenskapsår Räkenskapsåret skall vara kalenderår. Registrars.se, Ideell förening skall avge en verksamhetsberättelse. 8 Revision För granskning av räkenskaperna utses på ordinarie årsmöte minst en och högst två revisorer med högst två suppleanter för ett år. Revisorer och revisorssuppleanter väljs på föreningsstämma för tiden från ordinarie föreningsstämma till nästa ordinarie föreningsstämma hållits. Revisorerna behöver inte vara medlemmar i föreningen. Väljer föreningen en revisor skall denne vara godkänd revisor. Väljer föreningen två revisorer behöver dessa inte vara godkända revisorer. Den som väljs som revisor skall dock alltid ha för uppdraget nödvändig kompetens. 9 Firmateckning Föreningens firma tecknas av tre styrelseledamöter i förening, samt av den eller de styrelsen utser. Utsedda att teckna firman skall protokollföras. 10 Årsmöte Ordinarie årsmöte hålls årligen under perioden januari till och med mars månad. Kallelse skall vara utsänd senast tre veckor före årsmöte. Extra årsmöte skall sammankallas när styrelsen finner det lämpligt eller då så skriftligen, med angivande av skäl, påfordras av föreningens revisor, eller då en tredjedel av medlemmarna skriftligt påfordrar detta. 3
Kallelse skall innehålla uppgift om vilka ärenden som kommer att behandlas. Kallelse till ordinarie årsmöte skall dessutom innehålla styrelsens verksamhetsberättelse, balans- och resultaträkning, revisionsberättelse, förslag till verksamhetsplan, förslag till avgifter för det räkenskapsår vilket stämman hålls samt valberedningens förslag till styrelse m.fl. och styrelsens förslag till valberedning. Närvarorätt på årsmöte har den medlem som erlagt föregående års medlemsavgift och, på dagen för årsmötet, inte har några förfallna skulder till föreningen. På årsmötet har varje medlem en röst och denna får utövas av en av medlemmen utsedd fysisk person, som är anställd av eller på annat sätt knuten till, medlemmen, alternativt genom annan fullvärdig medlem som erhållit fullmakt att företräda medlemmen. Varje annan anställd vid medlemsföretag får närvara med yttranderätt, men har inte förslags- eller rösträtt. 11 Ärenden vid årsmöte Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden förekomma: 1. Val av ordförande samt sekreterare för årsmötet 2. Fastställande av röstlängd 3. Val av två personer att jämte ordföranden justera årsmötets protokoll tillika rösträknare 4. Fråga om årsmötet blivit behörigen utlyst 5. Framläggande av styrelsens berättelse över föreningens verksamhet under föregående kalenderår 6. Redovisning av eventuella etikärenden under föregående kalenderår 7. Föredragning av styrelsens redovisningshandlingar 8. Föredragande av revisorsberättelse 9. Fastställande av ekonomisk redovisning 10. Beslut om ansvarsfrihet för styrelse 11. Val av ordförande 4
12. Val av övriga styrelseledamöter 13. Val av revisorer och eventuella suppleanter enligt 8 14. Val av etikkommitté enligt 14 15. Val av valberedning enligt 12 16. Fastställande av medlemsavgift för räkenskapsåret 17. Ärende, som av styrelsen eller medlem hänskjutits till stämman 18. Övriga frågor 12 Valberedning Senast vid ordinarie årsmöte utser föreningen genom val bland ordinarie medlemmar en av tre ledamöter varav en ska vara sammankallande från olika medlemsföretag, och företagsgrupper, bestående valberedning, som skall lämna förslag till val av ordförande, övriga styrelseledamöter, revisorer och eventuella suppleanter samt ledamöter i etikkommittén och eventuella övriga kommittéer vid nästkommande årsmöte. Mandatperioden ska vara ett år för samtliga ledamöter. 13 Val och beslut Där ej annat är stadgat sker val och beslut vid årsmöte genom acklamation eller, om så begärs, genom omröstning, som är öppen, om icke sluten omröstning begärts. Årsmöte är beslutsmässigt med de fullvärdiga medlemmar, som deltar i mötet eller är genom fullmakt företrädda av annan fullvärdig medlem, dock max 5 fullmakter per medlem. Frånvarande medlem kan rösta genom befullmäktigad fullvärdig medlem eller genom insänd röst. Omröstning om uteslutning av medlem enligt 3 skall alltid vara sluten. För beslut i budget- och finansieringsfrågor, ändring av dessa stadgar, ändring av etikregler eller fråga om upplösning av föreningen erfordras minst två tredjedels (2/3) majoritet. För beslut angående ändring av dessa stadgar eller fråga om upplösning av föreningen, krävs beslut vid två på varandra följande årsmöten, med minst 30 dagars mellanrum, varav minst ett ordinarie. 5
14 Etikkommitté och disciplinära åtgärder Fråga om efterlevnad av dessa stadgar eller annan yrkesetisk fråga utreds av en av medlemmarna utsedd Etikkommitté. Etikkommittén utreder på styrelsens uppdrag frågor av ovan angiven art och föreslår åtgärder. Etikkommittén äger i föreningsinterna frågor rapportera direkt till föreningen. All extern kontakt sker genom styrelsen. Etikkommitténs sammansättning och arbetsordning skall följa särskilda av föreningen utfärdade bestämmelser. Kommittén ska bestå av tre ledamöter varav en är sammankallande och mandatperioden ska vara ett år för samtliga ledamöter. Vid utredning av anmälan om etikärende skall Etikkommittén till sitt stöd ha föreningens egna Etikregler samt det avtal, inklusive dess bilagor, som varje medlem ingått med Registryt för landstoppdomänen.se. Etikkommittén äger att till styrelsen föreslå följande disciplinära åtgärder: 1. Påpekande / erinran 2. Varning 3. Uteslutning 15 Behållna medel vid upplösning Vid föreningens upplösning skall dess tillgångar fördelas mellan medlemmarna i förhållande till erlagda avgifter under de tre närmast gångna åren. 6