SIR Styrelseprotokoll 2014-05-08 Kalmar. Närvarande: Johan Pettersson JP, Christina Agvald - Öhman CAÖ, Susanne Wickberg SuW, Per Hederström PH, Pär Lindgren PL. Johnny Hillgren JH, Ritva Kiiski Berggren RKB, Peter Nordlund PN, Carl-Johan Wickerts CJW (VD). Frånvarande: Sten Walther SW 1. Formalia a. Mötet öppnades av ordföranden Christina Agvald - Öhman CAÖ b. Presentationsrunda av gamla och nya styrelsemedlemmar c. Susanne Wickberg valdes till protokollförare d. Ritva Kiiski Berggren valdes till protokolljusterare e. Dagordningen fastställdes f. Här och nu känsla. 2. Genomgång av föregående protokoll. 3. Rapporter a. Ekonomiska rapporter Se nedan under VD-rapport b. VD Allmän rapport. 1. SIR:s anställda finns numera i LiV anställningskatalog. 2. Ingen detaljerad ekonomirapport presenterades men på Jönköpingsmötet ska ekonomin redovisas för styrelsen. Överföringen av attesträtten till nuvarande VD har försenats pga. LiV. Styrelsen anser detta olyckligt men kan inte påverka detta i dagsläget. c. Speciellt begärda rapporter 1. PH redogjorde för SIR mikro slutrapport, se specifikt dokument SIR Mikro slutlig rapport av projektledare Sten Walther. Den fil vi får är inte tillräckligt bra för att vi ska kunna bygga ett utdatalager. PH har fortsatt kontakt i denna fråga och kommer att träffa SWEBAR under våren. 2. SIRI och folkhälsomyndigheten. Registreringen kan kopplas till VTF i SIR. Samkörningar kommer att göras inom folkhälsomyndigheten under sommaren. Diskussion och beslut måste tas i höst om och hur denna registrering ska permanentas inom SIR. PH. 3. SFAI-veckan. 1. Forskarkurs. Två stycken är anmälda men fler har lämnat intresse. CJW ombesörjer att skicka ut inbjudan till alla som har ansökt i SIR om uttag av data inom de senaste två åren. 2. Seminarium. Helena Odenstedt skulle återkomma om vår programpunkt CRRT-studien. CAÖ tar kontakt i maj. 4. Q-indikatorarbetet. JP presenterade ett förslag med åtta Q-indikatorer. Riktlinjen ska utformas till att vara kortare och enklare än tidigare version. 1 (5)
Del 1 ska vara en allmän instruktion. Del 2 ska innehålla bakgrundsinformation: Relevans, typ av indikator, mått /redovisning, tolkningsproblem/ felkällor. Q1 Svensk riktlinje för intensivvård Q2 Riskjusterad mortalitet Q3 Isolering av IVA-patienter med multiresistenta bakterier Q4 Överflyttning till annan IVA pga. egen resursbrist Q5 Oplanerad återinläggning på samma IVA inom 72 timmar Q6 Avlidna på IVA uppfölning Q7 Livsuppehållande behandling och behandlingsstrategi Q8 Användning av Sederingsskala och sederingsmål JP / PH skickar förslaget på remiss till anställda och Thomas I/Otimo för en första bedömning av arbete som krävs och att en tidsplan skapas. CJW ansvarar för tidsplan och kommunikation med anställda och Otimo. Förslag att följande äldre Q- indikatorer utgår: Q1 Uppföljning av hälsorealterad livskvalitet och funktionellt status efter intensivvård. Q4 VAP Q8 Nattlig utskrivning. Q10 Beläggning på IVA ( annan funktionalitet och rapportering ) Diskussioner om förslag från gruppen (SIR-SIS kvalitetsindikatorrevision) att skapa kontinuerlig beläggningsrapportering i realtid och metodologisk stöd för uppföljning av postiva mortalitet. Styrelsen är positiv till dessa två förslag men anser att de inte ingår i Q-indikatorarbetet utan bör hanteras separat. Detta bör diskuteras vidare på höstens internat på Krägga. CJW och PH diskuterar olika IT-lösningar med anställda och Otimo. 5. Webvalideringsprogram - rapport om läget. Tidsplan att börja testa i höst. PH, CJW 6. VD och personalens arbetsformer. CJW rapporterade att arbetet fungerar bra i arbetsgruppen. I Jönköping planerar vi in att anställda deltar vid utvalda diskussionsfrågor under styrelsemötet måndagen 15 september. CJW meddelar detta på telefonmötet på måndag. 4. Personalfrågor av strategisk karaktär a. Reviderad riktlinje för personal och lönepolitik. Inga ändringar i sakfrågor. Se beslut 10 i. CJW 2 (5)
b. Reviderad riktlinje för representation. Se beslut 10 j. Ändring gällande kost och alkohol i samband med möten, samt resor. Omarbetning behövs. CJW PH 5. FoU-frågor av strategisk karaktär FoU-resurs efter CJW. Inga ansökningar har inkommit efter annonsering. CJW Aktuella FoU-ansökningar - se diskussionsärenden 6. IS/IT-strategiska frågor Office 365 licenser är inhandlade för att SIR ska kunna ansluta till molnfunktion. Nästa steg är att dela ut licenser och ta fram hur strukturen ska se ut i dokumenthanteringen. Förslag ska presenteras i Jönköping. CJW 7. Juridiska frågor Se LiV punkt 3b. 8. Ärende från medlemmar motioner a. BIVA önskar övergång till PIM3 kompletterat med laktat och SpO2 från 2016-01- 01. Se diskussionsärende 9a. 9. Diskussionsärende: (samma bokstav nedan för beslutsärenden a-f) a. PIM3 förslag på ny riktlinje lämnas till IT-gruppen som granskar och bereder den till styrelsemötet i Jönköping. Huvudansvarig blir Caroline Mårdh. b. Aktuella FoU-ansökningar. Se beslutspunkt 10b. 1. T Norlin: Organdonation och behandlingsbegränsning. 2. M Aly: Prostata vävnadsprovtagning. 3. L de Geer: Hjärtsvikt efter sepsis. c. Bullerstudie. Stressfri och säker vårdmiljö på intensivvårdsavdelningar, IVA, med fokus på bullerpåverkan. Se beslut 10 c. d. Genomgång och fördelning över vilka i SIR:s arbetsgrupper och styrelse som är huvudansvariga för SIR:s riktlinjer. e. Det har kommit en förfrågan från Örebro/Lindesberg om hembesök. Fokus vid genomgången är diagnosregistrering. f. CAÖ redogjorde från certifieringsarbetet och åtgärdsplanen som fastställdes i Kalmar i februari. 1. Användarundersökning har skickats ut till alla våra kontakter. Svarsfrekvensen var låg. Enkäten bör skickas ut 1 g/ år. Komplettera med fler frågor som vi vill ha svar på. Samt att förbättra maillistor och mottagare av enkäten. 2. QRC CAÖ och CJW ska träffa QRC representanter för att få en bedömning hur de ser på SIR:s möjligheter till certifiering nivå 1 samt få deras synpunkter och idéer på vår nuvarande årsrapport (deskriptiv och analyserande). 3. Resultatdata anpassat för patienter arbete pågår och en det vore önskvärt att ha åtminstone delar på webben innan 25/5. 3 (5)
4. Att kunna påvisa förbättrade vårdresultat hur fixar vi det? Tex kvalitetsindikatorn Nattlig utskrivning där denna minskade efter fokus på detta. VAP minskning 2008-2013. 5. Utveckling av PREM LO och EÅ har tagit fram bakgrundsmaterial de får nu jobba vidare med att konkret föreslå och ta fram PREM för SIR. 6. Validering av registerdatakvalitet vi har validering idag. Det kommer bli ännu bättre med nya webvalideringen där vi kan hänga på moduler för bl.a. intern kontroll. g. Avlidna på IVA-registrering och nya mätetal för organdonation. Vävnadsrådet har inte beslutat om mätetalen ännu utan det är endast ett förslag. h. Vårdbegäran. Otimo och PH har gjort klart ett datalager men ett omtag av datalagret ska ske under sommaren pga. förändringen av riktlinjen 2016, bl.a. för att kunna ta emot NEWS. Verksamheterna ska kunna begära in sin egen data. i. PH presenterade beläggningsenkäten som skickades ut medlemmarna i februari. Redovisning ska ske till medlemmarna på hemsidan. Förändringar av rapporten i utdataportalen ska göras. Resursåtgång uppskattas till 5 timmar. j. CJW presenterade användarenkäten som skickades ut i april till medlemmarna. PN tillsammans med Caroline sammanställer resultatet mer i detalj. Enkäten ska så småningom presenteras på hemsidan efter bearbetning. k. Internrevision avvikande data. Webbvalideringen måste vara klar och i bruk innan vi kan börja arbeta med ett nytt verktyg för egenkontroll av indata. l. Hur hantera data med dålig kvalité från avd / avvikande utdata? När vi ser mycket avvikande utdata / siffror bör vi uppmärksamma avdelningarna på detta. Det ger även SIR en uppfattning över datakvalitet och varför det avviker. m. Analyserande årsrapporten- genomgång och synpunkter från styrelsen. n. Inga övriga diskussionsärenden 10. Beslutsärenden: a. Styrelsen skjuter upp beslut av ny riktlinje för PIM3 till Jönköpingsmötet b. Aktuella FoU-ansökningar 1. T Norlin: Organdonation och behandlingsbegränsning. Styrelsen beslutar att ansökan godkännes. SIR tar på sig den IT-kostnad som uppstår då detta är grunden i ett SIR-projekt. 2. M Aly: Prostata vävnadsprovtagning. Styrelsen beslutar att ansökan godkännes med information om timkostnad för utdrag av data, krypterad överföring. CJW är kontaktperson. 3. L de Geer: Hjärtsvikt efter sepsis. Styrelsen beslutar att ansökan godkännes. Utsökningen av vårdtillfällen gör SW som också ombesörjer inskick till Socialstyrelsen för matchning med övriga register. c. Styrelsen beslutar att publicera ett upprop på hemsidan gällande bullerstudien. Det ska tydligt framgå att det inte är ett SIR projekt utan det ska framgå vilka som står bakom studien. SW får i uppdrag att ta kontakt med ansvariga och diskutera vad som skrivs på hemsidan. Bifoga dokument med information som kan öppnas på hemsidan. 4 (5)
d. Styrelsen beslutar att fördela och tydliggöra huvudansvaret för utformning och uppdatering av SIR:s riktlinjer. SuW skapar en förteckning med personerna. Den publiceras på hemsidan under fliken riktlinjer. e. Styrelsen ger PL i uppdrag att ta kontakt och göra hembesök i Örebro/Lindesberg. f. Inget beslut krävs rörande certifiering g. Styrelsen beslutar att ge CJW mandat att förhandla med SKL / Vävnadsrådet om totalfinansiering för att omarbeta Avlidna på IVA och ta emot de nya mätetalen. h. Inget beslut krävs rörande vårdbegäran. i. Styrelsen beslutar att godkänna riktlinje gällande ny personal och lönepolitik j. Styrelsen beslutar att inte godkänna förslag till riktlinje av nytt representationsdokument utan omarbeta den och dela upp de olika ämnena i separata dokument. CJW och PH ansvarar för detta. k. Eventuella övriga beslutsärenden 11. Kommande styrelsemöten: 2014-09-15 kl: 10-18 i Jönköping och 2014-12-04 05 på Krägga herrgård. 12. Reflektion 1 min/per person. 13. Mötet avslutades. Ort. Datum: Kalmar 20140508 Protokolljusterare Ritva Kiiski Berggren Ordförande Christina Agvald Öhman Protokollförare Susanne Wickberg 5 (5)